HubSpot anslutna inboxar | Vanliga frågor

Hitta snabbt svar och allmän information om hur duansluter din e-postinkorg till HubSpot. En ansluten inkorg krävs för att skicka e-post via CRM och använda vissa funktioner i Sales Hub ochService Hub.

Vad gör anslutningen av en inkorg till HubSpot?

När du har anslutit din inkorg kommer alla svar på e-postmeddelanden som du har skickat från CRM eller från din e-postklient med hjälp av HubSpot-tillägget för försäljningsmeddelanden att automatiskt logga in i ditt CRM. Du kan också spåra alla e-postmeddelanden som skickas från CRM i din anslutna inkorgs mapp Skickat ( endast inkorgar i Google Apps, Gmail och Office 365).

Kan jag ansluta min inkorg till HubSpot via POP3?

Nej. HubSpot ger endast användare möjlighet att ansluta sina inboxar till HubSpot via IMAP.POP3 och IMAP är båda metoder som används för att komma åt din e-post från en server.

POP3

POP3 laddar ner e-postmeddelandet till din dator. När ett e-postmeddelande skickas till din e-postadress lagras det på din e-postserver. När du öppnar din e-postklient hämtar e-postklienten faktiskt e-postmeddelandet till din enhet. När det har laddats ner till din enhet tas det bort från e-postservern och lagras endast lokalt på din dator.

Om du till exempel har din e-post inställd via POP3 och öppnar din e-post på din mobila enhet kommer den att hämta e-postmeddelandena där. Om du kollar din e-post på en dator kommer det inte att finnas några e-postmeddelanden att visa dig eftersom de redan har laddats ner till din mobiltelefon.

IMAP

IMAP gör det möjligt att komma åt sin e-post på olika enheter. När du får tillgång till din e-post via IMAP behåller den originalmeddelandet på e-postservern och laddar helt enkelt ner en lokal kopia av meddelandet till din enhet. På så sätt kan du komma åt all din e-post på vilken enhet som helst, när som helst.

HubSpot måste alltid kunna komma åt din e-post. Därför måste din e-post alltid finnas tillgänglig på din e-postserver så att HubSpot kan se den. Anslutning via IMAP möjliggör detta, vilket POP3 inte gör.

Om du tittar på inställningarna för din e-postklient och ser att du är inställd via POP3 måste du samarbeta med ditt IT-team för att ändra detta till IMAP. När det är gjort bör du se IMAP/SMTP-servrar och portar i inställningarna för din e-postklient som du kan mata in iHubSpot för att ansluta.

Hur hittar HubSpot svar att logga in efter att jag har anslutit min inkorg?

När du ansluter din inkorg har HubSpot tillgång till information om dina e-postmeddelanden, inklusive den e-postadress du skickar från, mottagarnas e-postadresser, ämnesraden och e-postens text.

Varje "svars"-mejl innehåller en hänvisning till det unika ID-numret för det ursprungliga mejlet. HubSpot CRM kommer att övervaka inkommande e-post för att hitta svar som har en koppling till ett e-postmeddelande som skickats från CRM eller som loggats (BCC) till CRM. HubSpot CRM kommer endast att läsa och lagra e-postkroppen för e-posttrådar som tidigare har loggats i CRM eller skickats från CRM.

Vilken information loggas i CRM?

När du loggar ett e-postmeddelande till en kontaktpost i CRM eller får ett e-postsvar från dem, lagrar HubSpot CRM din kontakts e-postadress, namn, ämnesrad och brödtext så att e-postmeddelandet kan visas som en del av deras kontaktpost i CRM. E-postmeddelandet lagras och visas precis som om du hade BCC:at eller vidarebefordrat e-postmeddelandet till CRM. Bilagor som skickas utanför CRM lagras i avsnittet Bilagor i kontaktregistret.

Vad gör HubSpot CRM med brödtexten i e-postmeddelanden som jag skickar via CRM?

HubSpot CRM använder endast texten i dina e-postmeddelanden för att visa e-postmeddelandena i mottagarens kontaktpost i CRM. HubSpot delar inte den informationen med personer utanför ditt team, säljer den inte och deltar inte i någon form av anonymiserad insamling av e-posttexter för analys.

Hur hanterar HubSpot säkerheten med anslutna inkorgar?

När HubSpot överför eller lagrar dina personuppgifter arbetar HubSpot hårt för att skydda dem. HubSpot krypterar till exempel data när de utbyts med din dator och använder toppmoderna säkerhetsåtgärder för att förhindra obehörig eller oavsiktlig åtkomst till vårt nätverk. Läs mer om hur HubSpot skyddar dina uppgifter på HubSpot-säkerhetssidan.

Hur länge lagras e-postdata i HubSpot?

• Metadata för alla en-till-en-e-postmeddelanden som skickas och synkroniseras av HubSpot lagras för den aktuella och föregående kalendermånaden innan uppgifterna rensas automatiskt. Metadata avser informationen i e-posthuvudet, men utesluter e-postkroppen, vilket innebär att bilagor, ren text och/eller HTML-delen inte ingår.
• För e-postmeddelanden som skickas från sekvensverktyget eller som loggas med hjälp av ett av HubSpot Sales tillägg eller add-ins lagras hela e-posthuvudet, inklusive e-postkroppen, i en dag innan de raderas automatiskt.
• De fullständiga e-posthuvudena för alla e-postmeddelanden som synkroniseras från en ansluten inkorg lagras i sju dagar innan de automatiskt rensas.
  
  De fullständiga e-posthuvudena för e-postmeddelanden som skickats med hjälp av funktioner som kräver en ansluten inkorg, till exempel en-till-en e-postmeddelanden som skickats från CRM-verktyget eller sekvensmeddelanden, lagras i ett år innan de automatiskt rensas.
• Om ett e-postengagemang på en tidslinje för ett CRM-objekt raderas sparas engagemangsdata i 90 dagar.

Varför tar det lång tid innan e-postmeddelandet som skickats från min inkorg visas i CRM?

Om du använder Microsoft Outlook eller Exchange kan prestandaproblem uppstå när du synkroniserar från mappar med över 100 000 objekt. För att lösa detta kan du läsa Microsofts dokumentation för rekommendationer.

Varför visas inte det e-postmeddelande jag skickat från CRM i mappen skickad i min inkorg?

När du har anslutit din e-postinkorg till HubSpotmed IMAP kan det hända att e-postmeddelanden som du skickar från kontakt-, företags- eller affärsposter i HubSpot inte visas i din mapp för skickade meddelanden.

När ett e-postmeddelande skickas via CRM överförs faktiskt e-postdata från HubSpot till din e-postleverantör. Din e-postleverantör skickar sedan e-postmeddelandet till mottagaren via sina SMTP-servrar.

Om inkorgen som du anslutit med IMAP stöder flaggor för brevlådor för specialanvändning, t.ex. brevlådor för utkast eller skickade meddelanden, kopierar HubSpot meddelandet till mappen med attributet skickat. Om brevlådan inte har stöd för brevlådor för specialanvändning kopierar HubSpot meddelandet till den första mapp som hittas och som innehåller skickadi etiketten.

Varför har min e-postinkorg kopplats bort?

Om du får ett meddelande om att din e-postinkorg har kopplats bort kan det ha uppstått ett problem med din e-postleverantör och du måste ansluta din inkorg igen. Vanliga problem som gör att en inkorg kopplas bort är bland annat följande:

• Åtkomst till HubSpot-appen har återkallats.
• Lösenordet till e-postinkorgskontot har ändrats.

Baserat på vilken typ av inkorg du anslutit kan det finnas andra orsaker till att din inkorg kopplades bort:

• Office 365: Din brevlåda har genomgått en migrering.
• IMAP: din IMAP-server var otillgänglig under en längre tid, eller så återkallade servern HubSpot-anslutningen. Läs mer om felsökning av IMAP-anslutningsfel.
• Exchange: Exchange-servern var otillgänglig under en längre tid eller så återkallade servern HubSpot-anslutningen. Läs mer om felsökning av Exchange-anslutningsfel.
• Gmail: Du återkallade åtkomsten till HubSpot-appen i Google Security Center.

Observera: Från och med december 2019 måste användarna återansluta sina Gmail-inkorgar på grund av nya säkerhets- och integritetsförbättringar för anslutningen mellan HubSpot och Gmail-inkorgar.

Varför visas orelaterade e-postmeddelanden i samma tråd?

Om du ser orelaterade e-postmeddelanden i samma tråd kan det bero på hur du skriver nya e-postmeddelanden. När du skriver ett nytt e-postmeddelande till en ny kontakt, om du klickar på vidarebefordra på ett skickat e-postmeddelande, tar bort den vidarebefordrade texten överst och sedan ändrar e-postmottagaren innan du skickar, kommer dessa e-postmeddelanden att visas i samma tråd. Detta beror på att de andra e-postmeddelandena hänvisar till det ursprungliga e-postmeddelandet och därför går de i samma tråd.

Även om de exakta stegen kan skilja sig åt mellan olika e-postklienter rekommenderas det inte att klicka på svars- eller vidarekopplingsknapparna för att skicka ett nytt e-postmeddelande, utan att använda mallverktyget för att snabbt skicka färdiga e-postmeddelanden till olika kontakter.