HubSpot connected inboxes | Vanliga frågor och svar

Hitta snabbt svar och allmän information om hur du ansluter din e-postinkorg till HubSpot. En ansluten inkorg krävs för att skicka e-post via CRM och för att använda vissa funktioner i Sales Hub och Service Hub .

Vad gör man när man ansluter en inkorg till HubSpot?

När du har anslutit din inkorg kommer alla svar på e-postmeddelanden som du har skickat från CRM eller från din e-postklient med hjälp av HubSpots tillägg för försäljningsmail automatiskt att loggas in i ditt CRM. Du kan också spåra alla e-postmeddelanden som skickas från ditt CRM i din anslutna inkorgs skickade mapp ( endast Google Apps, Gmail och Office 365-inkorgar).

Hur behandlas e-postmeddelanden och bilagor för anslutna Office 365- och Exchange Online-inkorgar?

HubSpot spårar och loggar dina e-postmeddelanden på olika sätt beroende på vilken typ av inkorg du ansluter.

Hur hanteras bilagor av HubSpot?

Som standard kommer bilagor att loggas till den associerade posten i CRM, så länge den totala storleken på e-postmeddelandet är mindre än 50 MB. För att stänga av loggning av bilagor, följ instruktionerna i den här artikeln.

Kan jag ansluta min inkorg till HubSpot via POP3?

Nej. HubSpot ger endast möjlighet för användare att ansluta sina inkorgar till HubSpot via IMAP. POP3 och IMAP är båda metoder som används för att komma åt din e-post från en server.

POP3

POP3 laddar ner e-postmeddelandet till din enhet. När ett e-postmeddelande skickas till din e-postadress lagras det på din e-postserver. När du öppnar din e-postklient kommer e-postklienten att ladda ner e-postmeddelandet till din enhet. När det har laddats ner till din enhet tas det bort från e-postservern och lagras endast lokalt på din enhet.

Om du till exempel har din e-post konfigurerad via POP3 och öppnar din e-post på din mobila enhet, kommer den att ladda ner e-postmeddelandena där. Om du kollar din e-post på en dator kommer det inte att finnas några e-postmeddelanden att visa dig eftersom de redan har laddats ner till din mobiltelefon.

IMAP

Med IMAP kan du komma åt dina e-postmeddelanden på flera enheter. När du kommer åt din e-post via IMAP behålls originalmejlet på e-postservern och en lokal kopia av mejlet laddas bara ner till din enhet. På så sätt kan du komma åt all din e-post på vilken enhet som helst, när som helst.

HubSpot måste kunna komma åt din e-post hela tiden. Av den anledningen måste din e-post alltid vara tillgänglig på din e-postserver så att HubSpot kan se den. Att ansluta via IMAP möjliggör detta; POP3 gör det inte.

Om du tittar på dina e-postklientinställningar och märker att du är konfigurerad via POP3, måste du arbeta med ditt IT-team för att ändra detta till IMAP. När det är gjort bör du se IMAP/SMTP-servrarna och portarna i dina e-postklientinställningar för att mata in i HubSpot för att ansluta.

Hur hittar HubSpot e-postmeddelanden och svar att logga efter att jag har anslutit min inkorg?

När du har anslutit din inkorg får ditt HubSpot-konto tillgång till information om dina e-postmeddelanden, inklusive den e-postadress du skickar från, mottagarnas e-postadresser, ämnesraden och e-postmeddelandets text. E-postmeddelanden mellan kontakter och användare med anslutna e-postmeddelanden loggas till CRM baserat på ditt kontos regler för loggning av kontaktmeddelanden:

• Logga endast svar: svar loggas endast om de är en del av en befintlig tråd som är loggad i CRM. Inkommande meddelanden som inte är kopplade till en loggad tråd loggas inte.
• Logga alla e-postmeddelanden (från kända kontakter):logga alla e-postmeddelanden till och från befintliga kontakter för användaremed anslutna personliga inkorgar.Detta är standardalternativet för loggning för alla konton.
• Skapa nya kontakter från loggade e-postmeddelanden (BETA): förutom att logga alla e-postmeddelanden för kända kontakter skapar det här alternativet nya kontakter från inkommande e-postmeddelanden till anslutna personliga ink orgar om de inte finns i ditt CRM.
  

Vilken information loggas i CRM?

När du loggar ett e-postmeddelande till en kontaktpost i CRM eller får ett e-postsvar från dem, lagrar HubSpot CRM din kontakts e-postadress, namn, ämnesrad och brödtext så att e-postmeddelandet kan visas som en del av deras kontaktpost i CRM. E-postmeddelandet lagras och visas precis som om du hade BCC:at eller vidarebefordrat e-postmeddelandet till CRM. Bilagor som skickas utanför CRM kommer att lagras i avsnittet Bilagor i kontaktposten.

Vad gör HubSpot CRM med brödtexten i e-postmeddelanden som jag skickar via CRM?

HubSpot CRM använder bara texten i dina e-postmeddelanden för att visa e-postmeddelandena på mottagarens kontaktpost i ditt CRM. HubSpot delar inte den informationen till personer utanför ditt team, säljer den inte eller deltar i någon form av anonymiserad insamling av e-posttexter för analys.

Hur hanterar HubSpot säkerheten med anslutna inkorgar?

När HubSpot överför eller lagrar dina personuppgifter arbetar HubSpot hårt för att skydda dem. Till exempel krypterar HubSpot data när de utbyts med din dator och använder de bästa säkerhetsåtgärderna för att förhindra obehörig eller oavsiktlig åtkomst till vårt nätverk. Läs mer om hur HubSpot skyddar dina uppgifter på HubSpots säkerhetssida.

Hur länge lagras e-postdata i HubSpot?

• E-postmeddelanden som skickas med hjälp av sekvensverktyget lagras på obestämd tid om inte ditt HubSpot-konto raderas.
• E-postmeddelanden som skickas från kontakttidslinjen behålls såvida inte motsvarande engagemang eller ditt HubSpot-konto raderas, då de kan behållas i upp till 90 dagar innan de rensas.
• E-postmeddelanden som tas emot i en ansluten inkorg och loggas till kontakttidslinjen sparas såvida inte motsvarande engagemang eller ditt HubSpot-konto raderas, varvid de sparas i upp till 90 dagar innan de rensas.
• Alla e-postmeddelanden från alla anslutna inkorgar, oavsett om de visas på en kontakttidslinje, lagras i 7 dagar innan de automatiskt rensas bort.
• Alla e-postmetadata från alla anslutna inkorgar, oavsett om de visas på kontakttidslinjen eller inte, lagras i upp till 60 dagar för alla anslutna inkorgar innan de automatiskt rensas bort.
  • Dessa metadata lagras för triageändamål när du kontaktar support och inkluderar information i e-postrubrikerna.
  • Metadata omfattar inte själva e-postmeddelandet (t.ex. bilagor, vanlig text och/eller HTML-delen av e-postmeddelandet).

Varför tar det lång tid innan ett e-postmeddelande som skickats från min inkorg visas i CRM?

Om du använder Microsoft Outlook eller Exchange kan det uppstå prestandaproblem när du synkroniserar från mappar med över 100 000 objekt. För att lösa detta, se Microsofts dokumentation för rekommendationer.

Varför dyker inte e-postmeddelandet jag skickade från CRM upp i den skickade mappen i min e-postinkorg?

När du har anslutit din e-postinkorg till HubSpot med IMAP kanske de e-postmeddelanden du skickar från kontakt-, företags- eller affärsposter i HubSpot inte visas i din skickade mapp.

När ett e-postmeddelande skickas via CRM överförs e-postmeddelandets data faktiskt från HubSpot till din e-postleverantör. Din e-postleverantör skickar sedan e-postmeddelandet till mottagaren via sina SMTP-servrar.

Om den inkorg som du anslöt med IMAP stöder flaggor för brevlådor för specialanvändning, t.ex. brevlådor för utkast eller skickade meddelanden, kopierar HubSpot meddelandet till mappen med attributet skickat. Om brevlådan inte stöder brevlådor för specialanvändning kommer HubSpot att kopiera meddelandet till den första mappen som den kan hitta som innehåller sent i etiketten.

Varför blev min e-postinkorg bortkopplad?

Om du får ett meddelande om att din e-postinkorg har kopplats bort kan det ha uppstått ett problem med din e-postleverantör och du måste återansluta din inkorg. Vanliga problem som gör att en inkorg kopplas bort inkluderar:

• Åtkomsten till HubSpot-appen återkallades.
• Ditt lösenord till e-postinkorgskontot har ändrats. Detta kommer också att koppla bort alla kalendrar som du har anslutit till HubSpot, och du kommer inte att kunna boka några möten via dina schemaläggningssidor förrän du återansluter din inkorg.

Baserat på vilken typ av inkorg du anslöt kan det finnas andra skäl till varför din inkorg kopplades bort:

• Office 365: din brevlåda har genomgått en migrering.
• IMAP: din IMAP-server var otillgänglig under en längre tid, eller så återkallade servern HubSpots anslutning. Läs mer om felsökning av IMAP-anslutningsfel.
• Exchange: din Exchange-server var otillgänglig under en längre tid, eller så återkallade servern HubSpots anslutning. Läs mer om felsökning av Exchange-anslutningsfel.
• Gmail: du återkallade åtkomsten till HubSpot-appen i Google Security Center.

Varför visas orelaterade e-postmeddelanden i samma tråd?

Om du ser orelaterade e-postmeddelanden i samma tråd kan det bero på hur du skriver nya e-postmeddelanden. Om du skriver ett nytt e-postmeddelande till en ny kontakt, om du klickar på vidarebefordra på ett skickat e-postmeddelande, tar bort den vidarebefordrade texten högst upp och sedan ändrar e-postmottagaren innan du skickar, kommer dessa e-postmeddelanden att visas i samma tråd. Detta beror på att de andra e-postmeddelandena refererar till det ursprungliga e-postmeddelandet och därför trådar ihop.

Även om de exakta stegen kan skilja sig åt mellan olika e-postklienter rekommenderas det inte att klicka på svars- eller vidarebefordringsknapparna för att skicka ett nytt e-postmeddelande, utan att använda mallverktyget för att snabbt skicka färdiga e-postmeddelanden till olika kontakter.