HubSpot-anslutna inkorgar | Vanliga frågor

Här hittar du svar och allmän information om hur du kopplar ditt e-postkonto till HubSpot. En kopplad inkorg krävs för att kunna skicka e-post via CRM-systemet och använda vissa funktioner i Sales Hub och Service Hub .

Vad innebär det att koppla en inkorg till HubSpot?

När du har kopplat ditt e-postkonto till HubSpot kan du använda din personliga jobbrelaterade e-postadress för att skicka individuella e-postmeddelanden från CRM-systemet, spåra och logga e-postmeddelanden, skicka e-postserier samt installera HubSpot Sales för att få tillgång till säljverktyg direkt i din inkorg.

Hur hanteras e-postmeddelanden och bilagor för anslutna inkorgar i Office 365 och Exchange Online?

HubSpot spårar och loggar dina e-postmeddelanden på olika sätt beroende på vilken typ av inkorg du ansluter.

Hur hanteras bilagor av HubSpot?

Som standard loggas bilagor till den associerade posten i CRM-systemet, så länge e-postmeddelandets totala storlek är mindre än 50 MB. För att inaktivera loggning av bilagor följer du anvisningarna i den här artikeln.

Kan jag ansluta min inkorg till HubSpot via POP3?

Nej. HubSpot erbjuder endast möjligheten för användare att ansluta sina inkorgar till HubSpot via IMAP. POP3 och IMAP är båda metoder som används för att komma åt din e-post från en server.

POP3

POP3 hämtar e-postmeddelandena till din enhet. När ett e-postmeddelande skickas till din e-postadress lagras det på din e-postserver. När du öppnar din e-postklient hämtar den e-postmeddelandet till din enhet. När det väl har hämtats till din enhet tas det bort från e-postservern och lagras endast lokalt på din enhet.

Om du till exempel har konfigurerat din e-post via POP3 och öppnar din e-post på din mobila enhet kommer e-postmeddelandena att laddas ner dit. Om du kollar din e-post på en dator kommer det inte att finnas några e-postmeddelanden att visa eftersom de redan har laddats ner till din mobiltelefon.

IMAP

IMAP gör det möjligt för dig att komma åt dina e-postmeddelanden på olika enheter. När du kommer åt din e-post via IMAP behålls det ursprungliga e-postmeddelandet på e-postservern och endast en lokal kopia av meddelandet laddas ner till din enhet. På så sätt kan du komma åt all din e-post på vilken enhet som helst, när som helst.

HubSpot måste kunna komma åt dina e-postmeddelanden hela tiden. Av den anledningen måste dina e-postmeddelanden alltid finnas tillgängliga på e-postservern så att HubSpot kan se dem. Anslutning via IMAP möjliggör detta; POP3 gör det inte.

Om du tittar på inställningarna i din e-postklient och märker att du är ansluten via POP3 måste du kontakta ditt IT-team för att ändra detta till IMAP. När det är klart bör du se IMAP-/SMTP-servrarna och portarna i inställningarna för din e-postklient, som du sedan anger i HubSpot för att ansluta.

Hur hittar HubSpot e-postmeddelanden och svar som ska loggas efter att jag har anslutit min inkorg?

När du har anslutit din inkorg får ditt HubSpot-konto tillgång till information om dina e-postmeddelanden, inklusive den e-postadress du skickar från, mottagarnas e-postadresser, ämnesraden och e-postmeddelandets brödtext. E-postmeddelanden mellan kontakter och användare med anslutna e-postadresser loggas i CRM-systemet enligt ditt kontos regler för loggning av kontakters e-post.

Vilken information loggas i CRM-systemet?

När du loggar ett e-postmeddelande till en kontaktpost i CRM-systemet eller får ett e-postsvar från dem lagrar HubSpot CRM din kontakts e-postadress, namn, ämnesrad och brödtext så att e-postmeddelandet kan visas som en del av deras kontaktpost i CRM-systemet. E-postmeddelandet sparas och visas precis som om du hade skickat det i BCC eller vidarebefordrat det till CRM-systemet. Bilagor som skickas utanför CRM-systemet sparas i avsnittet Bilagor i kontaktposten.

Vad gör HubSpot CRM med brödtexten i e-postmeddelanden som jag skickar via CRM-systemet?

HubSpot CRM använder endast texten i dina e-postmeddelanden för att visa dem i mottagarens kontaktpost i ditt CRM-system. HubSpot delar inte den informationen med personer utanför ditt team, säljer den inte och bedriver inte någon form av anonymiserad insamling av e-posttexter för analysändamål.

Hur hanterar HubSpot säkerheten för anslutna inkorgar?

När HubSpot överför eller lagrar dina personuppgifter arbetar HubSpot hårt för att skydda dem. HubSpot krypterar till exempel data när den utbyts med din dator och använder de bästa säkerhetsåtgärderna för att förhindra obehörig eller oavsiktlig åtkomst till vårt nätverk. Läs mer om hur HubSpot skyddar dina data på HubSpots säkerhetssida.

Hur länge lagras e-postdata i HubSpot?

• E-postmeddelanden som skickas med hjälp av sekvensverktyget lagras på obestämd tid så länge ditt HubSpot-konto inte raderas.
• E-postmeddelanden som skickas från kontakttidslinjen sparas så länge som den motsvarande interaktionen eller ditt HubSpot-konto inte raderas. I så fall kan de sparas i upp till 90 dagar innan de raderas.
• E-postmeddelanden som tas emot i ett anslutet e-postkonto och loggas i kontaktens tidslinje sparas så länge som den tillhörande interaktionen eller ditt HubSpot-konto inte raderas, varefter de sparas i upp till 90 dagar innan de raderas.
• Alla e-postmeddelandetexter från alla anslutna e-postkonton, oavsett om de visas på en kontakttidslinje eller inte, lagras i 7 dagar innan de raderas automatiskt.
• All e-postmetadata från alla anslutna e-postkonton, oavsett om de visas på kontaktens tidslinje eller inte, lagras i upp till 60 dagar för alla anslutna inkorgar innan de raderas automatiskt.
  • Dessa metadata lagras för att underlätta hanteringen när du kontaktar supporten och inkluderar information i e-postrubrikerna.
  • Metadata omfattar inte e-postmeddelandets brödtext (t.ex. bilagor, ren text och/eller HTML-delen av e-postmeddelandet).

Varför dröjer det så länge innan e-postmeddelandet som skickats från min inkorg visas i CRM-systemet?

Om du använder Microsoft Outlook eller Exchange kan prestandaproblem uppstå vid synkronisering från mappar med över 100 000 objekt. För att lösa detta, läs Microsofts dokumentation för rekommendationer.

Varför visas inte e-postmeddelandet som jag skickade från CRM i mappen ”Skickat” i min e-postinkorg?

När du har kopplat ditt e-postkonto till HubSpot via IMAP kan det hända att de e-postmeddelanden du skickar från kontakt-, företags- eller affärsposter i HubSpot inte visas i mappen ”Skickade”.

När ett e-postmeddelande skickas via CRM överförs e-postmeddelandets data i själva verket från HubSpot till din e-postleverantör. Din e-postleverantör skickar sedan e-postmeddelandet till mottagaren via sina SMTP-servrar.

Om den inkorg som du har kopplat via IMAP stöder flaggor för specialpostlådor, till exempel postlådor för utkast eller skickade meddelanden, kommer HubSpot att kopiera meddelandet till mappen med attributet ”skickat ”. Om postlådan inte stöder specialpostlådor kommer HubSpot att kopiera meddelandet till den första mappen som den hittar och som innehåller ”skickat” i etiketten.

Varför har mitt e-postkonto kopplats bort?

Om du får ett meddelande om att ditt e-postkonto har kopplats bort kan det ha uppstått ett problem hos din e-postleverantör, och du måste då återansluta ditt e-postkonto. Vanliga problem som kan leda till att en inkorg kopplas bort är bland annat:

• Åtkomsten till HubSpot-appen har återkallats.
• Lösenordet till e-postkontot har ändrats. Detta kommer också att koppla bort alla kalendrar som du har kopplat till HubSpot, och du kommer inte att kunna boka några möten via dina schemaläggningssidor förrän du har kopplat om ditt e-postkonto.

Beroende på vilken typ av e-postkonto du har kopplat kan det finnas andra orsaker till att det kopplades bort:

• Office 365: din e-postlåda har genomgått en migrering.
• IMAP: din IMAP-server var otillgänglig under en längre tid, eller så har servern återkallat HubSpots anslutning. Läs mer om felsökning av IMAP-anslutningsfel.
• Exchange: din Exchange-server var otillgänglig under en längre tid, eller så har servern återkallat HubSpots anslutning. Läs mer om felsökning av Exchange-anslutningsfel.
• Gmail: Du har återkallat åtkomsten till HubSpot-appen i Google Security Center.

Varför visas e-postmeddelanden som inte har något samband med varandra i samma tråd?

Om du ser e-postmeddelanden som inte hör ihop i samma tråd kan det bero på hur du skriver nya e-postmeddelanden. När du skriver ett nytt e-postmeddelande till en ny kontakt och klickar på ”Vidarebefordra” på ett skickat e-postmeddelande, tar bort den vidarebefordrade texten högst upp och sedan ändrar mottagaren innan du skickar, kommer dessa e-postmeddelanden att visas i samma tråd. Detta beror på att de andra e-postmeddelandena hänvisar till det ursprungliga e-postmeddelandet och därför sammanfogas i en tråd.

Även om de exakta stegen kan variera mellan olika e-postklienter rekommenderas det inte att klicka på knapparna ”Svara” eller ”Vidarebefordra” för att skicka ett nytt e-postmeddelande, utan att istället använda mallverktyget för att snabbt skicka färdiga e-postmeddelanden till olika kontakter.