Połączone skrzynki odbiorcze HubSpot | Najczęściej zadawane pytania

Znajdź odpowiedzi i ogólne informacje dotyczące podłączania konta e-mail do HubSpot. Podłączona skrzynka odbiorcza jest niezbędna do wysyłania wiadomości e-mail za pośrednictwem CRM oraz korzystania z niektórych funkcji Sales Hub i Service Hub .

Co daje połączenie skrzynki odbiorczej z HubSpot?

Po połączeniu konta e-mail z HubSpot możesz używać swojego służbowego adresu e-mail do wysyłania indywidualnych wiadomości e-mail z poziomu CRM, śledzenia i rejestrowania wiadomości, wysyłania sekwencji e-maili oraz zainstalowania HubSpot Sales, aby uzyskać dostęp do narzędzi sprzedażowych bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej.

W jaki sposób przetwarzane są wiadomości e-mail i załączniki w przypadku połączonych skrzynek odbiorczych Office 365 i Exchange Online?

HubSpot śledzi i rejestruje wiadomości e-mail w różny sposób w zależności od typu podłączonej skrzynki odbiorczej.

W jaki sposób HubSpot obsługuje załączniki?

Domyślnie załączniki są rejestrowane w powiązanym rekordzie w systemie CRM, o ile łączny rozmiar wiadomości e-mail nie przekracza 50 MB. Aby wyłączyć rejestrowanie załączników, postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w tym artykule.

Czy mogę podłączyć swoją skrzynkę odbiorczą do HubSpot za pomocą protokołu POP3?

Nie. HubSpot umożliwia użytkownikom podłączenie skrzynek odbiorczych do platformy wyłącznie za pośrednictwem protokołu IMAP. Zarówno POP3, jak i IMAP to metody służące do uzyskiwania dostępu do wiadomości e-mail z serwera.

POP3

POP3 pobiera wiadomości e-mail na Twoje urządzenie. Gdy wiadomość e-mail zostanie wysłana na Twój adres, jest ona przechowywana na serwerze poczty. Po otwarciu klienta poczty elektronicznej pobierze on wiadomość na Twoje urządzenie. Po pobraniu na urządzenie wiadomość jest usuwana z serwera poczty i przechowywana wyłącznie lokalnie na Twoim urządzeniu.

Na przykład, jeśli masz skonfigurowaną pocztę e-mail za pomocą protokołu POP3 i otworzysz pocztę na urządzeniu mobilnym, wiadomości zostaną pobrane właśnie tam. Jeśli sprawdzisz pocztę na komputerze, nie będzie tam żadnych wiadomości do wyświetlenia, ponieważ zostały one już pobrane na telefon komórkowy.

IMAP

IMAP umożliwia dostęp do wiadomości e-mail z różnych urządzeń. Kiedy uzyskujesz dostęp do poczty za pośrednictwem protokołu IMAP, oryginalna wiadomość pozostaje na serwerze pocztowym, a na urządzenie pobierana jest jedynie jej lokalna kopia. Dzięki temu możesz uzyskać dostęp do wszystkich swoich wiadomości e-mail na dowolnym urządzeniu i w dowolnym momencie.

HubSpot musi mieć stały dostęp do Twojej poczty. Z tego powodu Twoje wiadomości muszą być zawsze dostępne na serwerze pocztowym, aby HubSpot mógł je wyświetlić. Połączenie przez IMAP to umożliwia; protokół POP3 – nie.

Jeśli przeglądasz ustawienia swojego klienta poczty i zauważysz, że korzystasz z protokołu POP3, musisz skontaktować się z zespołem IT, aby zmienić to ustawienie na IMAP. Gdy to zrobisz, w ustawieniach klienta poczty powinny pojawić się serwery IMAP/SMTP oraz porty, które należy wprowadzić w HubSpot w celu nawiązania połączenia.

W jaki sposób HubSpot wyszukuje wiadomości e-mail i odpowiedzi, które ma rejestrować po podłączeniu mojej skrzynki odbiorczej?

Po podłączeniu skrzynki odbiorczej Twoje konto HubSpot uzyskuje dostęp do informacji o Twoich wiadomościach e-mail, w tym adresu e-mail, z którego wysyłasz wiadomości, adresów e-mail odbiorców, tematu oraz treści wiadomości. Wiadomości e-mail między kontaktami a użytkownikami z podłączonymi adresami e-mail są rejestrowane w CRM zgodnie z zasadami rejestrowania wiadomości e-mail kontaktów obowiązującymi na Twoim koncie.

Jakie informacje są rejestrowane w systemie CRM?

Kiedy rejestrujesz wiadomość e-mail w rekordzie kontaktu w CRM lub otrzymujesz od niego odpowiedź e-mailową, CRM HubSpot zapisuje adres e-mail kontaktu, jego imię i nazwisko, temat oraz treść wiadomości, dzięki czemu wiadomość ta może być wyświetlana jako część jego rekordu w CRM. E-mail jest przechowywany i wyświetlany tak samo, jakbyś wysłał go w kopii ukrytej (BCC) lub przekazał do systemu CRM. Załączniki wysłane poza systemem CRM będą przechowywane w sekcji „Załączniki” w rekordzie kontaktu.

Co HubSpot CRM robi z treścią wiadomości e-mail, które wysyłam za pośrednictwem systemu CRM?

System CRM HubSpot wykorzystuje treść wiadomości e-mail wyłącznie w celu wyświetlenia ich w rekordzie kontaktu odbiorcy w systemie CRM. HubSpot nie udostępnia tych informacji osobom spoza Twojego zespołu, nie sprzedaje ich ani nie gromadzi w żadnej formie zanonimizowanych treści wiadomości e-mail do celów analitycznych.

W jaki sposób HubSpot zapewnia bezpieczeństwo połączonych skrzynek odbiorczych?

Za każdym razem, gdy HubSpot przesyła lub przechowuje Twoje dane osobowe, dokłada wszelkich starań, aby je chronić. Na przykład HubSpot szyfruje dane podczas ich wymiany z Twoim komputerem i stosuje najwyższe standardy bezpieczeństwa, aby zapobiec nieuprawnionemu lub niezamierzonemu dostępowi do naszej sieci. Dowiedz się więcej o tym, jak HubSpot chroni Twoje dane, na stronie poświęconej bezpieczeństwu HubSpot.

Jak długo dane e-mailowe są przechowywane w HubSpot?

• E-maile wysłane za pomocą narzędzia sekwencji są przechowywane bezterminowo, chyba że konto HubSpot zostanie usunięte.
• E-maile wysłane z osi czasu kontaktu są przechowywane, chyba że odpowiednia interakcja lub Twoje konto HubSpot zostanie usunięte – wówczas mogą być przechowywane przez maksymalnie 90 dni, po czym zostaną usunięte.
• E-maile otrzymane na połączonym koncie e-mailowym i zarejestrowane na osi czasu kontaktu będą przechowywane, chyba że zostanie usunięta odpowiednia interakcja lub Twoje konto HubSpot; wówczas będą przechowywane przez maksymalnie 90 dni, po czym zostaną usunięte.
• Wszystkie treści wiadomości e-mail ze wszystkich połączonych kont e-mail, niezależnie od tego, czy są wyświetlane na osi czasu kontaktu, są przechowywane przez 14 dni, po czym są automatycznie usuwane.
• Wszystkie metadane wiadomości e-mail ze wszystkich połączonych kont e-mail, niezależnie od tego, czy są one wyświetlane na osi czasu kontaktu, są przechowywane przez maksymalnie 60 dni dla wszystkich połączonych skrzynek odbiorczych, a następnie automatycznie usuwane.
  • Metadane te są przechowywane w celu wstępnej klasyfikacji podczas kontaktowania się z pomocą techniczną i obejmują informacje zawarte w nagłówkach wiadomości e-mail.
  • Metadane nie obejmują treści wiadomości e-mail (np. załączników, zwykłego tekstu i/lub części HTML wiadomości).

Dlaczego wiadomość e-mail wysłana z mojej skrzynki odbiorczej pojawia się w systemie CRM z dużym opóźnieniem?

Jeśli korzystasz z programu Microsoft Outlook lub Exchange, podczas synchronizacji z folderami zawierającymi ponad 100 000 elementów mogą wystąpić problemy z wydajnością. Aby rozwiązać ten problem, zapoznaj się z dokumentacją firmy Microsoft, w której znajdziesz zalecenia.

Dlaczego wiadomość e-mail wysłana z CRM nie pojawia się w folderze „Wysłane” w mojej skrzynce odbiorczej?

Po połączeniu konta e-mail z HubSpot za pomocą protokołu IMAP wiadomości wysyłane z rekordów kontaktów, firm lub transakcji w HubSpot mogą nie pojawiać się w folderze „Wysłane”.

Kiedy wiadomość e-mail jest wysyłana za pośrednictwem CRM, dane tej wiadomości są faktycznie przesyłane z HubSpot do Twojego dostawcy poczty e-mail. Następnie Twój dostawca poczty e-mail wysyła wiadomość do odbiorcy za pośrednictwem swoich serwerów SMTP.

Jeśli skrzynka odbiorcza, którą podłączyłeś za pomocą protokołu IMAP, obsługuje oznaczenia skrzynek o specjalnym przeznaczeniu, takie jak skrzynki na wiadomości w wersji roboczej lub wysłane, HubSpot skopiuje wiadomość do folderu z atrybutem „wysłane ”. Jeśli skrzynka nie obsługuje skrzynek o specjalnym przeznaczeniu, HubSpot skopiuje wiadomość do pierwszego znalezionego folderu, którego etykieta zawiera słowo „wysłane ”.

Dlaczego moje konto e-mail zostało odłączone?

Jeśli otrzymasz powiadomienie, że Twoje konto e-mail zostało odłączone, mogła wystąpić usterka u dostawcy poczty e-mail i konieczne będzie ponowne połączenie konta e-mail. Typowe przyczyny odłączenia skrzynki odbiorczej to:

• Cofnięto dostęp do aplikacji HubSpot.
• Zmiana hasła do konta e-mail. Spowoduje to również odłączenie wszelkich kalendarzy połączonych z HubSpot i uniemożliwi rezerwowanie spotkań za pośrednictwem stron do planowania, dopóki nie połączysz ponownie konta e-mail.

W zależności od typu podłączonego konta e-mail mogą istnieć inne przyczyny jego odłączenia:

• Office 365: Twoja skrzynka pocztowa została poddana migracji.
• IMAP: serwer IMAP był niedostępny przez dłuższy czas lub serwer cofnął połączenie HubSpot. Dowiedz się więcej o rozwiązywaniu problemów z połączeniem IMAP.
• Exchange: serwer Exchange był niedostępny przez dłuższy czas lub serwer cofnął połączenie HubSpot. Dowiedz się więcej o rozwiązywaniu problemów z połączeniem Exchange.
• Gmail: cofnąłeś dostęp do aplikacji HubSpot w Centrum bezpieczeństwa Google.

Dlaczego w tym samym wątku pojawiają się niepowiązane wiadomości e-mail?

Jeśli w tym samym wątku widzisz niepowiązane ze sobą wiadomości e-mail, może to wynikać ze sposobu, w jaki tworzysz nowe wiadomości. Podczas pisania nowej wiadomości e-mail do nowego kontaktu, jeśli klikniesz „Prześlij dalej” w wysłanej wiadomości, usuniesz tekst przekazania u góry, a następnie zmienisz odbiorcę wiadomości przed wysłaniem, te wiadomości pojawią się w tym samym wątku. Dzieje się tak, ponieważ pozostałe wiadomości odwołują się do oryginalnej wiadomości i w związku z tym są połączone w jeden wątek.

Chociaż dokładne kroki mogą się różnić w zależności od klienta poczty, nie zaleca się klikania przycisków „Odpowiedz” lub „Przekaż dalej” w celu wysłania nowej wiadomości e-mail, ale raczej korzystania z narzędzia szablonów, aby szybko wysyłać gotowe wiadomości do różnych kontaktów.