Połączone skrzynki odbiorcze HubSpot | Często zadawane pytania

Szybko znajdź odpowiedzi i ogólne informacje dotyczące podłączania skrzynki e-mail do HubSpot. Podłączona skrzynka odbiorcza jest wymagana do wysyłania wiadomości e-mail za pośrednictwem CRM i korzystania z niektórych funkcji Sales Hub i Service Hub .

Co daje podłączenie skrzynki odbiorczej do HubSpot?

Po podłączeniu skrzynki odbiorczej wszelkie odpowiedzi na wiadomości e-mail wysłane z CRM lub z klienta pocztowego przy użyciu rozszerzenia wiadomości e-mail sprzedaży HubSpot będą automatycznie rejestr owane w CRM. Możesz również śledzić wszystkie wiadomości e-mail wysłane z CRM w folderze Wysłane połączonej skrzynki odbiorczej ( tylko w Google Apps, Gmail i Office 365).

Jak przetwarzane są wiadomości e-mail i załączniki w połączonych skrzynkach Office 365 i Exchange Online?

HubSpot śledzi i rejestruje wiadomości e-mail w różny sposób w zależności od typu podłączonej skrzynki odbiorczej.

Jak obsługiwane są załączniki przez HubSpot?

Domyślnie załączniki będą rejestrowane w powiązanym rekordzie w CRM, o ile całkowity rozmiar wiadomości e-mail nie przekracza 50 MB. Aby wyłączyć rejestrowanie załączników, postępuj zgodnie z instrukcjami w tym artykule.

Czy mogę połączyć moją skrzynkę odbiorczą z HubSpot przez POP3?

Nie. HubSpot umożliwia użytkownikom łączenie skrzynek odbiorczych z HubSpot wyłącznie za pośrednictwem protokołu IMAP. Zarówno POP3, jak i IMAP to metody dostępu do poczty e-mail z serwera.

POP3

POP3 pobiera wiadomości e-mail na komputer użytkownika. Gdy wiadomość e-mail jest wysyłana na Twój adres e-mail, jest ona przechowywana na Twoim serwerze poczty e-mail. Po otwarciu klienta poczty e-mail klient poczty e-mail faktycznie pobierze wiadomość e-mail na urządzenie. Po pobraniu na urządzenie jest ona usuwana z serwera poczty e-mail i przechowywana tylko lokalnie na urządzeniu.

Na przykład, jeśli masz skonfigurowaną pocztę e-mail za pośrednictwem protokołu POP3 i otworzysz pocztę e-mail na urządzeniu mobilnym, pobierze ona tam wiadomości e-mail. Jeśli sprawdzisz pocztę na komputerze, nie będzie żadnych wiadomości e-mail, ponieważ zostały one już pobrane na telefon komórkowy.

IMAP

IMAP umożliwia dostęp do poczty e-mail na różnych urządzeniach. Gdy uzyskujesz dostęp do poczty e-mail za pośrednictwem protokołu IMAP, oryginalny e-mail pozostaje na serwerze poczty e-mail i po prostu pobiera lokalną kopię wiadomości e-mail na urządzenie. W ten sposób można uzyskać dostęp do wszystkich wiadomości e-mail na dowolnym urządzeniu, w dowolnym czasie.

HubSpot musi mieć dostęp do poczty e-mail przez cały czas. Z tego powodu poczta e-mail musi być zawsze dostępna na serwerze poczty e-mail, aby HubSpot mógł ją zobaczyć. Połączenie przez IMAP pozwala na to; POP3 nie.

Jeśli przeglądasz ustawienia klienta poczty e-mail i zauważysz, że jesteś skonfigurowany przez POP3, musisz współpracować z zespołem IT, aby zmienić to na IMAP. Gdy to zrobisz, powinieneś zobaczyć serwery IMAP/SMTP i porty w ustawieniach klienta poczty e-mail, aby wprowadzić je do HubSpot w celu połączenia.

W jaki sposób HubSpot znajduje odpowiedzi do zalogowania po podłączeniu skrzynki odbiorczej?

Po podłączeniu skrzynki odbiorczej HubSpot ma dostęp do informacji o Twoich wiadomościach e-mail, w tym adresu e-mail, z którego wysyłasz wiadomość, adresów e-mail odbiorców, tematu i treści wiadomości.

Każda "odpowiedź" e-mail zawiera odniesienie do unikalnego numeru ID oryginalnej wiadomości e-mail. HubSpot CRM będzie monitorować pocztę przychodzącą pod kątem odpowiedzi, które odnoszą się do wiadomości e-mail wysłanych z CRM lub zalogowanych (BCC) do CRM. HubSpot CRM będzie odczytywać i przechowywać treść wiadomości e-mail tylko w przypadku wątków e-mail, które zostały wcześniej zarejestrowane w CRM lub wysłane z CRM.

Jakie informacje są rejestrowane w CRM?

Kiedy rejestrujesz wiadomość e-mail do rekordu kontaktu w CRM lub otrzymujesz od niego odpowiedź e-mail, HubSpot CRM przechowuje adres e-mail kontaktu, imię i nazwisko, temat i treść wiadomości, aby wiadomość e-mail mogła być wyświetlana jako część rekordu kontaktu w CRM. Wiadomość e-mail jest przechowywana i wyświetlana tak samo, jak w przypadku BCC lub przekazania tej wiadomości do CRM. Załączniki wysłane poza CRM będą przechowywane w sekcji Załączniki w rekordzie kontaktu.

Co HubSpot CRM robi z treścią wiadomości e-mail wysyłanych przez CRM?

HubSpot CRM wykorzystuje tekst wiadomości e-mail tylko do wyświetlania wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu odbiorcy w CRM. HubSpot nie udostępnia tych informacji osobom spoza Twojego zespołu, nie sprzedaje ich ani nie angażuje się w anonimowe gromadzenie treści wiadomości e-mail do celów analitycznych.

Jak HubSpot radzi sobie z bezpieczeństwem połączonych skrzynek odbiorczych?

Za każdym razem, gdy HubSpot przesyła lub przechowuje Twoje dane osobowe, HubSpot dokłada wszelkich starań, aby je chronić. Na przykład HubSpot szyfruje dane podczas ich wymiany z komputerem użytkownika i stosuje najlepsze środki bezpieczeństwa, aby zapobiec nieautoryzowanemu lub niezamierzonemu dostępowi do naszej sieci. Przeczytaj więcej o tym, jak HubSpot chroni Twoje dane na stronie bezpieczeństwa HubSpot.

Jak długo dane wiadomości e-mail są przechowywane w HubSpot?

• Wiadomości e-mail wysłane za pomocą narzędzia sekwencji są przechowywane przez czas nieokreślony, chyba że konto HubSpot zostanie usunięte.
• Wiadomości e-mail wysłane z osi czasu kontaktu są przechowywane, chyba że odpowiednie zaangażowanie lub konto HubSpot zostanie usunięte, w którym to momencie mogą być przechowywane przez maksymalnie 90 dni, zanim zostaną usunięte.
• Wiadomości e-mail otrzymane w połączonej skrzynce odbiorczej i zalogowane na osi czasu kontaktu będą przechowywane, chyba że odpowiednie zaangażowanie lub konto HubSpot zostanie usunięte, w którym to momencie będą przechowywane przez okres do 90 dni przed usunięciem.
• Wszystkie wiadomości e-mail ze wszystkich połączonych skrzynek odbiorczych, niezależnie od tego, czy są wyświetlane na osi czasu kontaktu, są przechowywane przez 7 dni, zanim zostaną automatycznie usunięte.
• Wszystkie metadane wiadomości e-mail ze wszystkich połączonych skrzynek odbiorczych, niezależnie od tego, czy są wyświetlane na osi czasu kontaktu, są przechowywane przez maksymalnie 60 dni dla wszystkich połączonych skrzynek odbiorczych, zanim zostaną automatycznie usunięte.
  • Te metadane są przechowywane do celów selekcji podczas kontaktowania się z pomocą techniczną i obejmują informacje w nagłówkach wiadomości e-mail.
  • Metadane nie obejmują treści wiadomości e-mail (np. załączników, zwykłego tekstu i/lub sekcji HTML wiadomości e-mail).

Dlaczego wiadomość e-mail wysłana z mojej skrzynki odbiorczej długo pojawia się w CRM?

Jeśli korzystasz z programu Microsoft Outlook lub Exchange, mogą wystąpić problemy z wydajnością podczas synchronizacji z folderów zawierających ponad 100 000 elementów. Aby rozwiązać ten problem, zapoznaj się z dokumentacją firmy Microsoft w celu uzyskania zaleceń.

Dlaczego wiadomości e-mail wysłane z CRM nie pojawiają się w folderze wysłanych w mojej skrzynce odbiorczej?

Po połączeniu skrzynki e-mail z HubSpot za pomocą protokołu IMAP, wiadomości e-mail wysyłane z rekordów kontaktów, firm lub transakcji w HubSpot mogą nie pojawiać się w folderze wysłanych.

Gdy wiadomość e-mail jest wysyłana za pośrednictwem CRM, dane wiadomości e-mail są faktycznie przesyłane z HubSpot do dostawcy poczty e-mail. Następnie dostawca poczty e-mail wysyła wiadomość e-mail do odbiorcy za pośrednictwem swoich serwerów SMTP.

Jeśli skrzynka odbiorcza połączona za pomocą protokołu IMAP obsługuje flagi skrzynek specjalnego przeznaczenia, takie jak skrzynki robocze lub skrzynki wiadomości wysłanych, HubSpot skopiuje wiadomość do folderu z atrybutem wysłane. Jeśli skrzynka pocztowa nie obsługuje skrzynek specjalnego przeznaczenia, HubSpot skopiuje wiadomość do pierwszego znalezionego folderu zawierającego w etykiecie atrybut wysłane.

Dlaczego moja skrzynka e-mail została rozłączona?

Jeśli otrzymasz powiadomienie, że Twoja skrzynka e-mail została rozłączona, mógł wystąpić problem z dostawcą poczty e-mail i musisz ponownie podłączyć skrzynkę. Typowe problemy powodujące rozłączenie skrzynki odbiorczej obejmują:

• Dostęp do aplikacji HubSpot został cofnięty.
• Zmieniono hasło do konta skrzynki e-mail. Spowoduje to również rozłączenie wszystkich kalendarzy połączonych z HubSpot i nie będzie można rezerwować żadnych spotkań za pośrednictwem stron planowania do czasu ponownego połączenia skrzynki odbiorczej.

W zależności od typu połączonej skrzynki odbiorczej, mogą istnieć inne powody jej rozłączenia:

• Office 365: skrzynka pocztowa została poddana migracji.
• IMAP: serwer IMAP był niedostępny przez dłuższy czas lub serwer odwołał połączenie HubSpot. Dowiedz się więcej o rozwiązywaniu błędów połączenia IMAP.
• Exchange: serwer Exchange był niedostępny przez dłuższy czas lub serwer odwołał połączenie HubSpot. Dowiedz się więcej o usuwaniu błędów połączenia Exchange.
• Gmail: cofnięto dostęp do aplikacji HubSpot w Google Security Center.

Dlaczego niepowiązane wiadomości e-mail są wyświetlane w tym samym wątku?

Jeśli widzisz niepowiązane wiadomości e-mail w tym samym wątku, może to być spowodowane sposobem tworzenia nowych wiadomości e-mail. Podczas pisania nowej wiadomości e-mail do nowego kontaktu, jeśli klikniesz prześlij dalej w wysłanej wiadomości e-mail, usuniesz przekazany tekst u góry, a następnie zmienisz odbiorcę wiadomości e-mail przed wysłaniem, wiadomości te pojawią się w tym samym wątku. Dzieje się tak dlatego, że inne wiadomości e-mail odwołują się do oryginalnej wiadomości e-mail, a zatem wątki są ze sobą powiązane.

Chociaż dokładne kroki mogą się różnić w zależności od klienta poczty e-mail, nie zaleca się klikania przycisków odpowiedzi lub przesyłania dalej w celu wysłania nowej wiadomości e-mail, ale raczej korzystanie z narzędzia szablonów do szybkiego wysyłania gotowych wiadomości e-mail do różnych kontaktów.