Caixas de entrada conectadas do HubSpot | Perguntas frequentes

Encontre respostas e informações gerais rapidamente sobre conectando sua caixa de entrada de e-mail ao HubSpot. É necessária uma caixa de entrada ligada para enviar mensagens de correio eletrónico através do CRM e utilizar determinadas funcionalidades do Sales Hub e do Service Hub . 

O que acontece quando uma caixa de entrada é conectada ao HubSpot?

Depois de ligar a sua caixa de entrada, todas as respostas aos e-mails que enviou a partir do CRM ou do seu cliente de e-mail utilizando a extensão de e-mail de vendas da HubSpot, irão registar automaticamente no seu CRM. Você também pode rastrear qualquer e-mail enviado de seu CRM na pasta Enviados da caixa de entrada conectada (somente caixas de entrada do Google Apps, Gmail e Office 365).

Como são processados os emails e anexos para as caixas de entrada do Office 365 e do Exchange Online ligadas?

O HubSpot rastreia e regista os seus e-mails de forma diferente com base no tipo de caixa de entrada que liga. 

Como é que os anexos são tratados pelo HubSpot?

Por predefinição, os anexos serão registados no registo associado no CRM, desde que o tamanho total da mensagem de correio eletrónico seja inferior a 50 MB. Para desativar o registo de anexos, siga as instruções em este artigo.

Posso conectar minha caixa de entrada ao HubSpot por meio de POP3?

Não. A HubSpot apenas fornece a capacidade de os utilizadores ligarem as suas caixas de entrada ao HubSpot através de IMAP. POP3 e IMAP são ambos métodos utilizados para aceder ao seu correio eletrónico a partir de um servidor.

POP3

O POP3 faz download do e-mail para seu computador. Quando um e-mail é enviado ao seu endereço de e-mail, ele é armazenado em seu servidor de e-mail. Quando você abre seu cliente de e-mail, na verdade, este será baixado em seu dispositivo. Depois de baixado para seu dispositivo, ele é removido do servidor de e-mail e será armazenado apenas localmente em seu computador.

Por exemplo, se você tiver seu e-mail configurado por meio de POP3 e abrir seu e-mail em seu dispositivo móvel, seus e-mails serão baixados lá. Se você marcar seu e-mail em um computador, não haverá nenhum e-mail para mostrar pois eles já foram baixados para seu celular.

IMAP

O IMAP possibilita o acesso a seus e-mails em vários dispositivos. Quando você acessa seu e-mail via IMAP, ele mantém o e-mail original no servidor de e-mail e baixa apenas uma cópia local do e-mail para seu dispositivo. Dessa forma, você pode acessar todos os seus e-mails usando qualquer dispositivo, a qualquer momento.

O HubSpot precisa conseguir acessar seu e-mail sempre. Por isso, seu e-mail precisa estar disponível em seu servidor de e-mail para que o HubSpot possa vê-lo. A conexão via IMAP permite isso, o que não acontece com a conexão por POP3.

Ao examinar as configurações de seu cliente de e-mail, se você notar que ele está configurado por meio de POP3, converse com sua equipe de TI para alterá-la para IMAP. Uma vez feito isso, deverá ver os servidores IMAP/SMTP e as portas nas definições do seu cliente de e-mail para introduzir em HubSpot para ligar.

Como o HubSpot encontra respostas para registrar depois que eu conecto minha caixa de entrada?

Quando você conecta sua caixa de entrada, a HubSpot tem acesso a informações sobre seus e-mails, incluindo o endereço de e-mail do qual você está enviando, os endereços de e-mail dos destinatários, a linha de assunto e o corpo do e-mail. 

Cada e-mail "de resposta" contém uma referência ao número de ID exclusivo do e-mail original. O HubSpot CRM monitorará os e-mails recebidos em busca de respostas que estejam atreladas a um e-mail enviado do CRM ou registrado (com CCO) no CRM. O HubSpot CRM apenas lerá e armazenará o corpo do e-mail em relação aos threads de e-mail que tiverem sido registrados anteriormente no CRM ou enviados deste.

Quais informações são registradas no CRM?

Quando você registra um e-mail em um registro do contato no CRM ou recebe uma resposta dele, o HubSpot CRM armazena o endereço de e-mail do contato, o nome, a linha de assunto e o texto do corpo para que o e-mail possa ser exibido como parte do registro do contato no CRM. A mensagem de correio eletrónico é armazenada e apresentada tal como se tivesse BCC'd ou reencaminhado essa mensagem de correio eletrónico para o CRM. Os anexos enviados fora do CRM serão armazenados na seção Anexos no registro do contato.

O que o CRM do HubSpot faz com o texto do corpo de e-mails que eu envio pelo CRM?

O HubSpot CRM só usa o texto dos seus e-mails para exibir os e-mails no registo de contacto do destinatário no seu CRM. A HubSpot não compartilha essas informações com pessoas de fora da sua equipe, nem as vende ou se envolve em qualquer tipo de coleta anônima de corpos de e-mail para análise.

Como a HubSpot lida com a segurança das caixas de entrada conectadas?

Sempre que a HubSpot transmite ou armazena seus dados pessoais, terá muito cuidado para protegê-los. Por exemplo, a HubSpot criptografa os dados enquanto faz o intercâmbio deles com seu computador e usa as melhores medidas de segurança para impedir o acesso não autorizado ou não intencional a nossa rede. Leia mais sobre como a HubSpot protege seus dados na página de segurança do HubSpot.

Por quanto tempo os dados de e-mail são armazenados no HubSpot?

• Os e-mails enviados utilizando a ferramenta de sequências são armazenados indefinidamente, a menos que a sua conta da HubSpot seja eliminada.
• Os e-mails enviados a partir da linha cronológica do contacto são retidos, a menos que o envolvimento correspondente ou a sua conta da HubSpot seja eliminada, altura em que podem ser retidos até 90 dias antes de serem eliminados.
• Os e-mails recebidos numa caixa de entrada ligada e registados na linha cronológica do contacto serão retidos, a menos que o compromisso correspondente ou a sua conta da HubSpot seja eliminada, altura em que serão retidos até 90 dias antes de serem eliminados.
• Todos os corpos de correio eletrónico de todas as caixas de entrada ligadas, independentemente de serem ou não apresentados na linha cronológica de um contacto, são armazenados durante 7 dias antes de serem automaticamente eliminados.
• Todos os metadados de correio eletrónico de todas as caixas de entrada ligadas, independentemente de serem apresentados na linha cronológica do contacto, são armazenados até 60 dias para todas as caixas de entrada ligadas antes de serem automaticamente eliminados.
  • Estes metadados são armazenados para fins de triagem quando se contacta o suporte, e incluem informações nos cabeçalhos das mensagens de correio eletrónico.
  • Os metadados não não incluem o corpo da mensagem de correio eletrónico (por exemplo, anexos, texto simples e/ou a secção HTML da mensagem de correio eletrónico).

Porque é que a mensagem de correio eletrónico enviada da minha caixa de entrada está a demorar muito tempo a aparecer no CRM?

Se estiver a utilizar o Microsoft Outlook ou o Exchange, podem ocorrer problemas de desempenho ao sincronizar a partir de pastas com mais de 100 000 itens. Para resolver este problema, consulte a documentação da Microsoft para obter recomendações. 

Por que o e-mail que enviei do CRM não está aparecendo na pasta de enviados em minha caixa de entrada de e-mail?

Depois de conectar sua caixa de entrada de e-mail ao HubSpot usando IMAP, os e-mails que você envia dos registros de contato, empresa ou negócio no HubSpot podem não aparecer na sua pasta enviada.

Quando um e-mail é enviado através do CRM, os dados do e-mail são realmente transferidos da HubSpot para o seu provedor de e-mail. Seu provedor de e-mail envia o e-mail para o destinatário por meio de seus servidores SMTP.

Se a caixa de entrada que ligou usando IMAP suportar sinalizadores de caixas de correio de uso especial, tais como caixas de correio para mensagens de rascunho ou mensagens enviadas, o HubSpot copiará a mensagem para a pasta com o atributo sent. Se a caixa de correio não suportar caixas de correio de uso especial, o HubSpot copiará a mensagem para a primeira pasta que puder encontrar que contenha enviado no rótulo.

Por que minha caixa de entrada de e-mail foi desconectada?

Se receber uma notificação de que a sua caixa de entrada de correio eletrónico foi desligada, poderá ter ocorrido um problema com o seu fornecedor de correio eletrónico e terá de voltar a ligar a sua caixa de entrada. Problemas comuns que causam a desconexão da caixa de entrada incluem:

• O acesso ao aplicativo HubSpot foi rejeitado.
• A senha da conta da caixa de entrada de e-mail foi alterada. Isso também desconectará todos os calendários que você conectou ao HubSpot, e você não poderá marcar nenhuma reunião através de suas páginas de agendamento até que você reconecte sua caixa de entrada.

Dependendo do tipo de caixa de entrada, outros motivos de desconexão incluem:

• Office 365: a sua caixa de correio foi submetida a uma migração.
• IMAP: seu servidor IMAP ficou indisponível por muito tempo ou a conexão com o servidor foi revogada pela HubSpot. Saiba mais sobre resolução de problemas de erros de ligação IMAP.
• Exchange: seu servidor Exchange ficou indisponível por muito tempo ou a conexão com o servidor foi revogada pela HubSpot. Saiba mais sobre resolução de problemas de erros de ligação ao Exchange.
• Gmail: revogou o acesso à aplicação HubSpot em Centro de Segurança do Google.

Por que os e-mails não relacionados aparecem no mesmo thread?

Se estiver vendo e-mails não relacionados no mesmo thread, isso pode ser causado pelo modo como você está escrevendo novos e-mails. Ao escrever uma nova mensagem de correio eletrónico para um novo contacto, se clicar em reencaminhar numa mensagem de correio eletrónico enviada, remover o texto reencaminhado na parte superior e, em seguida, alterar o destinatário da mensagem de correio eletrónico antes de a enviar, estas mensagens de correio eletrónico aparecerão no mesmo segmento. Isto deve-se ao facto de as outras mensagens de correio eletrónico fazerem referência à mensagem original e, por conseguinte, estarem interligadas.

Embora as etapas exatas possam ser diferentes entre clientes de e-mail, não é recomendável clicar nos botões de resposta ou encaminhamento para enviar um novo e-mail, mas usar a ferramenta de modelos para enviar rapidamente e-mails predefinidos para diferentes contatos.