Caixas de entrada conectadas do HubSpot | Perguntas frequentes

Encontre respostas e informações gerais rapidamente sobre como conectar sua caixa de entrada de e-mail ao HubSpot. É necessário usar uma caixa de entrada conectada para enviar e-mails por meio do CRM e utilizar determinados recursos do Sales Hub e do Service Hub . 

O que acontece quando uma caixa de entrada é conectada ao HubSpot?

Depois de conectar sua caixa de entrada, todas as respostas a e-mails enviadas do CRM ou de seu cliente de e-mail usando a extensão de e-mail de vendas do HubSpot serão registradas automaticamente em seu CRM. Você também pode rastrear qualquer e-mail enviado de seu CRM na pasta Enviados da caixa de entrada conectada (somente caixas de entrada do Google Apps, Gmail e Office 365).

Como os emails e anexos são processados para as caixas de entrada conectadas do Office 365 e do Exchange Online?

O HubSpot rastreia e registra seus e-mails de forma diferente com base no tipo de caixa de entrada que você conecta. 

Como os anexos são tratados pela HubSpot?

Por padrão, os anexos serão registrados no registro associado no CRM, desde que o tamanho geral do e-mail seja inferior a 50 MB. Para desativar o registro de anexos, siga as instruções deste artigo.

Posso conectar minha caixa de entrada ao HubSpot por meio de POP3?

Não. O HubSpot proporciona a capacidade para que os usuários se conectem a suas caixas de entrada ao HubSpot por meio de IMAP. POP3 e IMAP são métodos usados para acessar seu e-mail de um servidor.

POP3

O POP3 faz download do e-mail para o seu dispositivo. Quando um e-mail é enviado ao seu endereço de e-mail, ele é armazenado em seu servidor de e-mail. Quando você abre seu cliente de e-mail, este é baixado em seu dispositivo. Depois de baixado para seu dispositivo, ele é removido do servidor de e-mail e será armazenado apenas localmente em seu dispositivo.

Por exemplo, se você tiver seu e-mail configurado por meio de POP3 e abrir seu e-mail em seu dispositivo móvel, seus e-mails serão baixados lá. Se você marcar seu e-mail em um computador, não haverá nenhum e-mail para mostrar pois eles já foram baixados para seu celular.

IMAP

O IMAP possibilita o acesso a seus e-mails em vários dispositivos. Quando você acessa seu e-mail por meio de IMAP, ele mantém o e-mail original no servidor de e-mail e baixa apenas uma cópia local do e-mail para seu dispositivo. Dessa forma, você pode acessar todos os seus e-mails usando qualquer dispositivo, a qualquer momento.

O HubSpot precisa conseguir acessar seu e-mail sempre. Por isso, seu e-mail precisa estar disponível em seu servidor de e-mail para que o HubSpot possa vê-lo. A conexão por IMAP permite isso; O POP3 não.

Ao examinar as configurações de seu cliente de e-mail, se você notar que ele está configurado por meio de POP3, converse com sua equipe de TI para alterá-la para IMAP. Assim que terminar, você deverá ver os servidores e as portas IMAP/SMTP em suas configurações de cliente de e-mail para que seja possível adicionar ao HubSpot para conexão.

Como o HubSpot encontra e-mails e respostas para registrar depois que eu conecto minha caixa de entrada?

Depois de conectar sua caixa de entrada, sua conta da HubSpot acessa informações sobre seus e-mails, incluindo o endereço de e-mail do qual você está enviando, os endereços de e-mail dos destinatários, a linha de assunto e o corpo do e-mail. Os e-mails entre contatos e usuários com e-mails conectados são registrados no CRM com base nas regras de registro de e-mails de contato da sua conta:

• Somente registrar respostas: as respostas serão registradas apenas se fizerem parte de um thread existente registrado no CRM. As mensagens de entrada não associadas a um thread registrado não serão registradas.
• Registrar todos os e-mails (de contatos conhecidos): log todos os e-mails de e para contatos existentes para usors com caixas de entrada pessoais conectadas. Esta é a opção de registro padrão para todas as contas.
• Criar novos contatos a partir de e-mails registrados (BETA): além de registrar todos os e-mails para contatos conhecidos, essa opção cria novos contatos a partir dos e-mails recebidos para as caixas de entrada pessoais conectadas , se elas não existirem no seu CRM.
  

Quais informações são registradas no CRM?

Quando você registra um e-mail em um registro do contato no CRM ou recebe uma resposta dele, o HubSpot CRM armazena o endereço de e-mail do contato, o nome, a linha de assunto e o texto do corpo para que o e-mail possa ser exibido como parte do registro do contato no CRM. O e-mail é armazenado e exibido como se você o tivesse colocado em CCO ou encaminhado ao CRM. Os anexos enviados fora do CRM serão armazenados na seção Anexos no registro do contato.

O que o CRM do HubSpot faz com o texto do corpo de e-mails que eu envio pelo CRM?

O CRM da HubSpot só usa o texto de seus e-mails para exibi-los no registro do registro do contato do destinatário no seu CRM. A HubSpot não compartilha essas informações com pessoas de fora da sua equipe, nem as vende ou se envolve em qualquer tipo de coleta anônima de corpos de e-mail para análise.

Como a HubSpot lida com a segurança das caixas de entrada conectadas?

Sempre que a HubSpot transmite ou armazena seus dados pessoais, terá muito cuidado para protegê-los. Por exemplo, a HubSpot criptografa os dados enquanto faz o intercâmbio deles com seu computador e usa as melhores medidas de segurança para impedir o acesso não autorizado ou não intencional a nossa rede. Leia mais sobre como a HubSpot protege seus dados na página de segurança do HubSpot.

Por quanto tempo os dados de e-mail são armazenados no HubSpot?

• Os e-mails enviados usando a ferramenta de sequências são armazenados indefinidamente, a menos que sua conta da HubSpot seja excluída.
• Os e-mails enviados do contato linha do tempo são retidos, a menos que o engajamento correspondente ou sua conta da HubSpot seja excluída, momento em que eles podem ser retidos por até 90 dias antes de serem removidos.
• Os e-mails recebidos em uma caixa de entrada conectada e registrados no contato linha do tempo serão retidos, a menos que o engajamento correspondente ou sua conta da HubSpot seja excluída, momento em que eles serão retidos por até 90 dias antes de serem removidos.
• Todos os corpos de e-mail de todas as caixas de entrada conectadas, independentemente de serem exibidos em uma contato linha do tempo, são armazenados por 7 dias antes de serem automaticamente removidos.
• Todos os metadados de e-mail de todas as caixas de entrada conectadas, independentemente de serem exibidos no contato linha do tempo, são armazenados por até 60 dias para todas as caixas de entrada conectadas antes de serem automaticamente removidos.
  • Esses metadados são armazenados para fins de triagem ao entrar em contato com o suporte e incluem informações nos cabeçalhos de e-mail.
  • Os metadados não incluem o corpo do e-mail (por exemplo, anexos, texto simples e/ou a seção HTML do e-mail).

Por que o e-mail enviado da minha caixa de entrada está demorando muito para aparecer no CRM?

Se você estiver usando o Microsoft Outlook ou Exchange, podem ocorrer problemas de desempenho ao sincronizar de pastas com mais de 100.000 itens. Para resolver isso, consulte a documentação da Microsoft para obter recomendações. 

Por que o e-mail que enviei do CRM não está aparecendo na pasta de enviados em minha caixa de entrada de e-mail?

Depois de conectar sua caixa de entrada de e-mail ao HubSpot usando o IMAP, os e-mails enviados dos registros de contato, empresa ou negócio no HubSpot podem não aparecer em sua pasta enviada.

Quando um e-mail é enviado através do CRM, os dados do e-mail são realmente transferidos da HubSpot para o seu provedor de e-mail. Seu provedor de e-mail envia o e-mail para o destinatário por meio de seus servidores SMTP.

Se a caixa de entrada que você conectou usando IMAP for compatível com as caixas de correio de uso especial, como caixas de correio para mensagens de rascunho ou mensagens enviadas , a HubSpot copiará a mensagem para a pasta com o atributo enviado. Se a caixa de correio não for compatível com as caixas de correio de uso especial, a HubSpot copiará a mensagem para a primeira pasta que puder encontrar e que contenha o rótulo enviado.

Por que minha caixa de entrada de e-mail foi desconectada?

Se você receber uma notificação de que sua caixa de entrada de e-mail foi desconectada, provavelmente ocorreu um problema com seu provedor de e-mail e você precisará reconectar a caixa de entrada. Problemas comuns que causam a desconexão da caixa de entrada incluem:

• O acesso ao aplicativo HubSpot foi rejeitado.
• A senha da conta da caixa de entrada de e-mail foi alterada. Isso também desconectará todos os calendários que você conectou ao HubSpot e você não poderá agendar nenhuma reunião por meio de suas páginas de agendamento até reconectar sua caixa de entrada.

Dependendo do tipo de caixa de entrada, outros motivos de desconexão incluem:

• Office 365: sua caixa de correio passou por uma migração.
• IMAP: seu servidor IMAP ficou indisponível por muito tempo ou a conexão com o servidor foi revogada pela HubSpot. Saiba mais sobre como solucionar erros de conexão do IMAP.
• Exchange: seu servidor Exchange ficou indisponível por muito tempo ou a conexão com o servidor foi revogada pela HubSpot. Saiba mais sobre como solucionar erros de conexão do Exchange.
• Gmail: você revogou o acesso ao aplicativo HubSpot no Google Security Center.

Por que os e-mails não relacionados aparecem no mesmo thread?

Se estiver vendo e-mails não relacionados no mesmo thread, isso pode ser causado pelo modo como você está escrevendo novos e-mails. Ao escrever um novo e-mail para um novo contato, se você clicar em encaminhar em um e-mail enviado, remova o texto encaminhado no canto superior e altere o destinatário do e-mail antes de enviá-lo. Esses e-mails serão exibidos no mesmo thread. Isso ocorre porque os outros e-mails referenciam o e-mail original e, portanto, entram juntos no thread.

Embora as etapas exatas possam ser diferentes entre clientes de e-mail, não é recomendável clicar nos botões de resposta ou encaminhamento para enviar um novo e-mail, mas usar a ferramenta de modelos para enviar rapidamente e-mails predefinidos para diferentes contatos.