Caixas de entrada conectadas do HubSpot | Perguntas frequentes

Encontre respostas e informações gerais rapidamente sobre como conectar sua caixa de entrada de e-mail ao HubSpot. É necessário usar uma caixa de entrada conectada para enviar e-mails por meio do CRM e utilizar determinados recursos do Sales Hub e Service Hub . 

O que acontece quando uma caixa de entrada é conectada ao HubSpot?

Depois de conectar sua caixa de entrada, todas as respostas a e-mails enviadas do CRM ou de seu cliente de e-mail usando a extensão de e-mail de vendas do HubSpot serão registradas automaticamente em seu CRM. Você também pode rastrear qualquer e-mail enviado de seu CRM na pasta Enviados da caixa de entrada conectada (somente caixas de entrada do Google Apps, Gmail e Office 365).

Posso conectar minha caixa de entrada ao HubSpot por meio de POP3?

Não. O HubSpot proporciona a capacidade para que os usuários se conectem a suas caixas de entrada ao HubSpot por meio de IMAP. POP3 e IMAP são métodos usados para acessar seu e-mail de um servidor.

POP3

O POP3 faz download do e-mail para seu computador. Quando um e-mail é enviado ao seu endereço de e-mail, ele é armazenado em seu servidor de e-mail. Quando você abre seu cliente de e-mail, na verdade, este será baixado em seu dispositivo. Depois de baixado para seu dispositivo, ele é removido do servidor de e-mail e será armazenado apenas localmente em seu computador.

Por exemplo, se você tiver seu e-mail configurado por meio de POP3 e abrir seu e-mail em seu dispositivo móvel, seus e-mails serão baixados lá. Se você marcar seu e-mail em um computador, não haverá nenhum e-mail para mostrar pois eles já foram baixados para seu celular.

IMAP

O IMAP possibilita o acesso a seus e-mails em vários dispositivos. Quando você acessa seu e-mail via IMAP, ele mantém o e-mail original no servidor de e-mail e baixa apenas uma cópia local do e-mail para seu dispositivo. Dessa forma, você pode acessar todos os seus e-mails usando qualquer dispositivo, a qualquer momento.

O HubSpot precisa conseguir acessar seu e-mail sempre. Por isso, seu e-mail precisa estar disponível em seu servidor de e-mail para que o HubSpot possa vê-lo. A conexão via IMAP permite isso, o que não acontece com a conexão por POP3.

Ao examinar as configurações de seu cliente de e-mail, se você notar que ele está configurado por meio de POP3, converse com sua equipe de TI para alterá-la para IMAP. Assim que terminar, você deverá ver os servidores e as portas IMAP/SMTP em suas configurações de cliente de e-mail para que seja possível adicionar ao HubSpot para conexão.

Como o HubSpot encontra respostas para registrar depois que eu conecto minha caixa de entrada?

Quando você conecta sua caixa de entrada, a HubSpot tem acesso a informações sobre seus e-mails, incluindo o endereço de e-mail do qual você está enviando, os endereços de e-mail dos destinatários, a linha de assunto e o corpo do e-mail. 

Cada e-mail "de resposta" contém uma referência ao número de ID exclusivo do e-mail original. O HubSpot CRM monitorará os e-mails recebidos em busca de respostas que estejam atreladas a um e-mail enviado do CRM ou registrado (com CCO) no CRM. O HubSpot CRM apenas lerá e armazenará o corpo do e-mail em relação aos threads de e-mail que tiverem sido registrados anteriormente no CRM ou enviados deste.

Quais informações são registradas no CRM?

Quando você registra um e-mail em um registro do contato no CRM ou recebe uma resposta dele, o HubSpot CRM armazena o endereço de e-mail do contato, o nome, a linha de assunto e o texto do corpo para que o e-mail possa ser exibido como parte do registro do contato no CRM. O e-mail é armazenado e exibido como se você o tivesse colocado em CCO ou encaminhado ao CRM. Os anexos enviados fora do CRM serão armazenados na seção Anexos no registro do contato.

O que o CRM do HubSpot faz com o texto do corpo de e-mails que eu envio pelo CRM?

O HubSpot CRM só usa o texto de seus e-mails para exibi-los no registro do contato do destinatário no seu CRM. A HubSpot não compartilha essas informações com pessoas de fora da sua equipe, nem as vende ou se envolve em qualquer tipo de coleta anônima de corpos de e-mail para análise.

Como a HubSpot lida com a segurança das caixas de entrada conectadas?

Sempre que a HubSpot transmite ou armazena seus dados pessoais, terá muito cuidado para protegê-los. Por exemplo, a HubSpot criptografa os dados enquanto faz o intercâmbio deles com seu computador e usa as melhores medidas de segurança para impedir o acesso não autorizado ou não intencional a nossa rede. Leia mais sobre como a HubSpot protege seus dados na página de segurança do HubSpot.

Por quanto tempo os dados de e-mail são armazenados no HubSpot?

• Os metadados de todos os e-mails individuais enviados e sincronizados pelo HubSpot são armazenados para os meses atuais e anteriores antes dos dados serem eliminados automaticamente. Os metadados referem-se às informações nos cabeçalhos do e-mail, mas excluem o corpo do e-mail, o que significa que anexos, texto simples e/ou a seção de HTML não são incluídos. 
• Para e-mails enviados da ferramenta de sequências ou registrados usando uma das extensões ou complementos do HubSpot Sales, os cabeçalhos de e-mail completos, incluindo o corpo do e-mail, são armazenados por um dia antes de serem excluídos automaticamente. 
• Os cabeçalhos de e-mail completos de todos os e-mails sincronizados de uma caixa de entrada conectada são armazenados por sete dias antes de serem eliminados automaticamente. 
  
  Os cabeçalhos de e-mail completos para os e-mails enviados usando recursos que exigem uma caixa de entrada conectada, como e-mails individuais enviados do CRM ou e-mails de sequência, são armazenados por um ano antes de serem eliminados automaticamente.
• Se um envolvimento de e-mail em uma linha do tempo do objeto do CRM for excluído, os dados do envolvimento serão retidos por 90 dias.

Porque é que o e-mail enviado da minha caixa de entrada está a demorar muito tempo a aparecer no CRM?

Se estiver a utilizar o Microsoft Outlook ou Exchange, podem ocorrer problemas de desempenho ao sincronizar a partir de pastas com mais de 100.000 itens. Para resolver isto, rever a documentação da Microsoft para recomendações 

Por que o e-mail que enviei do CRM não está aparecendo na pasta de enviados em minha caixa de entrada de e-mail?

Depois de conectar sua caixa de entrada de e-mail ao HubSpot usando o IMAP, os e-mails enviados dos registros de contato, empresa ou transação no HubSpot podem não aparecer em sua pasta enviada.

Quando um e-mail é enviado através do CRM, os dados do e-mail são realmente transferidos da HubSpot para o seu provedor de e-mail. Seu provedor de e-mail envia o e-mail para o destinatário por meio de seus servidores SMTP.

Se a caixa de entrada que você conectou usando IMAP for compatível com as caixas de correio de uso especial, como caixas de correio para mensagens de rascunho ou mensagens enviadas, a HubSpot copiará a mensagem para a pasta com o atributo enviado. Se a caixa de correio não for compatível com as caixas de correio de uso especial, a HubSpot copiará a mensagem para a primeira pasta que puder encontrar e que contenha o rótulo enviado.

Por que minha caixa de entrada de e-mail foi desconectada?

Se você receber uma notificação de que sua caixa de entrada de e-mail foi desconectada, provavelmente ocorreu um problema com seu provedor de e-mail e você precisará reconectar a caixa de entrada. Problemas comuns que causam a desconexão da caixa de entrada incluem:

• O acesso ao aplicativo HubSpot foi rejeitado.
• A senha da conta da caixa de entrada de e-mail foi alterada.

Dependendo do tipo de caixa de entrada, outros motivos de desconexão incluem:

• Office 365: sua caixa de correio passou por uma migração.
• IMAP: seu servidor IMAP ficou indisponível por muito tempo ou a conexão com o servidor foi revogada pela HubSpot. Saiba mais sobre como solucionar erros de conexão do IMAP.
• Exchange: seu servidor Exchange ficou indisponível por muito tempo ou a conexão com o servidor foi revogada pela HubSpot. Saiba mais sobre como solucionar erros de conexão do Exchange.
• Gmail: você revogou o acesso ao aplicativo HubSpot no Google Security Center.

Observação: a partir de dezembro de 2019, os usuários precisarão reconectar suas caixas de entrada do Gmail devido às novas melhorias de segurança e de privacidade na conexão de caixas de entrada entre o Gmail e o HubSpot.

Por que os e-mails não relacionados aparecem no mesmo thread?

Se estiver vendo e-mails não relacionados no mesmo thread, isso pode ser causado pelo modo como você está escrevendo novos e-mails. Ao escrever um novo e-mail para um novo contato, se você clicar em encaminhar em um e-mail enviado, remova o texto encaminhado no canto superior e altere o destinatário do e-mail antes de enviá-lo. Esses e-mails serão exibidos no mesmo thread. Isso ocorre porque os outros e-mails referenciam o e-mail original e, portanto, entram juntos no thread.

Embora as etapas exatas possam ser diferentes entre clientes de e-mail, não é recomendável clicar nos botões de resposta ou encaminhamento para enviar um novo e-mail, mas usar a ferramenta de modelos para enviar rapidamente e-mails predefinidos para diferentes contatos.