HubSpot 关联收件箱 | 常见问题解答

了解有关将您的电子邮件账户连接到 HubSpot 的解答和一般信息。若要通过 CRM 发送电子邮件并使用 Sales Hub 和Service Hub 的 某些功能， 必须连接收件箱。

将收件箱连接到 HubSpot 有什么作用？

将您的电子邮件账户连接到 HubSpot 后，您可以使用个人工作邮箱 通过 CRM发送一对一电子邮件 、跟踪和记录电子邮件、 发送系列邮件， 并安装 HubSpot Sales 以在收件箱中访问销售工具。

对于已连接的 Office 365 和 Exchange Online 收件箱，电子邮件和附件是如何处理的？

HubSpot 会根据您连接的收件箱类型，以不同的方式跟踪和记录您的邮件。

HubSpot 如何处理附件？

默认情况下，只要邮件总大小小于 50 MB，附件就会被记录到 CRM 中的相关记录中。若要关闭附件记录功能，请按照本文中的说明操作。

我可以通过 POP3 将收件箱连接到 HubSpot 吗？

不可以。HubSpot 仅支持用户通过 IMAP 将收件箱连接到 HubSpot。POP3 和 IMAP 都是从服务器访问电子邮件的方法。

POP3

POP3 会将邮件下载到您的设备上。当邮件发送至您的邮箱地址时，它会存储在邮件服务器上。当您打开邮件客户端时，客户端会将邮件下载到您的设备上。一旦下载到设备上，该邮件就会从邮件服务器中删除，仅保存在您的设备本地。

例如，如果您通过 POP3 设置了电子邮件，并在移动设备上查看邮件，系统会将邮件下载到该设备上。如果您在电脑上查看邮件，则不会显示任何邮件，因为它们已被下载到您的手机上了。

IMAP

IMAP 允许您在不同设备上访问邮件。当您通过 IMAP 访问邮件时，原始邮件会保留在邮件服务器上，系统仅将邮件的本地副本下载到您的设备中。这样，您就可以在任何设备上随时访问所有邮件。

HubSpot 需要能够随时访问您的邮件。因此，您的邮件必须始终保存在邮件服务器上，以便 HubSpot 能够读取。通过 IMAP 连接可以满足这一要求，而 POP3 则无法做到。

如果您查看邮件客户端设置时发现当前配置为 POP3，则需要与 IT 团队合作将其更改为 IMAP。完成此操作后，您应在邮件客户端设置中看到 IMAP/SMTP 服务器及端口信息，以便将其输入到HubSpot 中进行连接。

连接收件箱后，HubSpot 如何查找并记录邮件及回复？

连接收件箱后，您的 HubSpot 账户会访问有关您邮件的信息，包括发件人邮箱地址、收件人邮箱地址、邮件主题和邮件正文。联系人与已连接邮箱的用户之间的邮件，将根据您账户的联系人邮件记录规则记录到 CRM 中。

CRM 中会记录哪些信息？

当您将一封电子邮件记录到 CRM 中的联系人记录，或收到该联系人的电子邮件回复时，HubSpot CRM 会存储该联系人的电子邮件地址、姓名、主题行和正文内容，以便在 CRM 中将其作为联系人记录的一部分显示。 该邮件的存储和显示方式，与您将该邮件密件抄送（BCC）或转发至 CRM 时完全一致。在 CRM 外部发送的附件将存储在联系人记录的“附件”部分中。

HubSpot CRM 会如何处理我通过 CRM 发送的电子邮件正文内容？

HubSpot CRM 仅将您的邮件正文用于在 CRM 中收件人的联系人记录上显示邮件内容。HubSpot 不会将该信息分享给团队以外的人员，也不会出售该信息，更不会以任何形式匿名收集邮件正文用于分析。

HubSpot 如何处理已连接收件箱的安全问题？

每当 HubSpot 传输或存储您的个人数据时，我们都会竭尽全力加以保护。例如，HubSpot 在与您的计算机交换数据时会对数据进行加密，并采用顶级安全措施来防止未经授权或意外访问我们的网络。您可以在HubSpot 的安全页面上进一步了解 HubSpot 如何保护您的数据。

HubSpot 会将电子邮件数据存储多长时间？

• 使用序列工具 发送的电子邮件将无限期存储，除非您的 HubSpot 账户被删除。
• 从联系人时间轴发送的电子邮件将被保留，除非相应的互动记录或您的 HubSpot 账户被删除；若发生上述情况，这些邮件可能会被保留最长 90 天，之后才会被清除。
• 在已连接的电子邮件账户中接收并记录到联系人时间轴的电子邮件将被保留，除非相应的互动记录或您的 HubSpot 账户被删除；在此情况下，这些邮件将保留最长 90 天后被清除。
• 所有已连接电子邮件账户中的邮件正文，无论是否显示在联系人时间轴上，都会存储 14 天，之后自动清除。
• 所有已连接邮箱账户中的电子邮件元数据，无论是否显示在联系人时间轴上，在所有已连接收件箱中均会保存最长 60 天，之后将被自动清除。
  • 这些元数据用于联系支持时进行分类处理，其中包括电子邮件头中的信息。
  • 元数据不包括电子邮件正文（例如附件、纯文本和/或电子邮件的 HTML 部分）。

为什么从我的收件箱发送的电子邮件需要很长时间才会显示在 CRM 中？

如果您使用的是 Microsoft Outlook 或 Exchange，从包含超过 100,000 个项目的文件夹进行同步时可能会出现性能问题。要解决此问题，请查阅Microsoft 的文档以获取建议。

为什么我从 CRM 发送的邮件没有出现在我的收件箱“已发送”文件夹中？

通过 IMAP 将您的电子邮件账户连接到 HubSpot 后，您从 HubSpot 中的联系人、公司或商机记录发送的电子邮件可能不会出现在“已发送”文件夹中。

当通过 CRM 发送邮件时，邮件数据实际上是从 HubSpot 传输到您的邮件服务提供商处。随后，您的邮件服务提供商会通过其 SMTP 服务器将邮件发送给收件人。

如果您通过 IMAP 连接的邮箱支持特殊用途邮箱标记（例如草稿箱或已发送邮件箱），HubSpot 会将邮件复制到带有“已发送”属性的文件夹中。如果该邮箱不支持特殊用途邮箱，HubSpot 会将邮件复制到其能找到的、标签中包含“已发送”字样的第一个文件夹中。

为什么我的电子邮件账户断开了连接？

如果您收到电子邮件账户已断开连接的通知，可能是您的电子邮件服务提供商出现了问题，您需要重新连接该电子邮件账户。导致收件箱断开连接的常见问题包括：

• HubSpot 应用的访问权限被撤销。
• 您的电子邮件账户密码已更改。这也会导致您已连接到 HubSpot的任何日历断开连接，并且在您重新连接电子邮件账户之前，将无法通过日程安排页面预订任何会议。

根据您连接的电子邮件账户类型，断开连接还可能有其他原因：

• Office 365：您的邮箱已进行迁移。
• IMAP：您的 IMAP 服务器长时间不可用，或者服务器撤销了 HubSpot 的连接权限。了解有关排查 IMAP 连接错误的更多信息。
• Exchange：您的 Exchange 服务器长时间不可用，或者服务器撤销了 HubSpot 的连接权限。了解有关排查 Exchange 连接错误的更多信息。
• Gmail：您已在Google 安全中心撤销了 HubSpot 应用的访问权限。

为什么同一邮件线程中会显示无关的邮件？

如果您发现同一邮件线程中出现了无关的邮件，这可能是由于您撰写新邮件的方式所致。 当您向新联系人撰写新邮件时，如果先点击已发送邮件的“转发”按钮，删除顶部的转发文本，然后在发送前更改收件人，这些邮件就会出现在同一个讨论线程中。这是因为其他邮件引用了原始 邮件，因此被归入同一个讨论线程。

虽然不同邮件客户端的具体操作步骤可能有所不同，但不建议点击“回复”或“转发”按钮来发送新邮件，而是建议使用模板工具，快速向不同联系人发送预先撰写的邮件。