HubSpot-tilkoblede innbokser | Ofte stilte spørsmål

Finn raskt svar og generell informasjon om hvordan du kobler e-postboksen din til HubSpot. En tilkob let innboks er nødvendig for å kunne sende e-post via CRM-systemet og bruke visse Sales Hub- og Service Hub -funksjoner.

Hva gjør jeg når jeg kobler en innboks til HubSpot?

Når du har koblet innboksen din til HubSpot, vil alle svar på e-poster du sender fra CRM-systemet, eller fra e-postklienten din ved hjelp av HubSpots salgsutvidelse, automatisk logges inn i CRM-systemet. Du kan også spore alle e-poster som sendes fra CRM-systemet, i mappen Sendt i den tilkoblede innboksen ( kun innbokser i Google Apps, Gmail og Office 365).

Hvordan behandles e-poster og vedlegg for tilkoblede innbokser i Office 365 og Exchange Online?

HubSpot sporer og logger e-postene dine på forskjellige måter avhengig av hvilken type innboks du kobler til.

Hvordan håndteres vedlegg av HubSpot?

Som standard logges vedlegg i den tilknyttede posten i CRM-systemet, så lenge e-postens totale størrelse er mindre enn 50 MB. Følg instruksjonene i denne artikkelen for å slå av loggføring av vedlegg.

Kan jeg koble innboksen min til HubSpot via POP3?

Nei. HubSpot gjør det kun mulig for brukere å koble innboksen sin til HubSpot via IMAP. POP3 og IMAP er begge metoder som brukes for å få tilgang til e-post fra en server.

POP3

POP3 laster ned e-posten til maskinen din. Når en e-post sendes til e-postadressen din, lagres den på e-postserveren. Når du åpner e-postklienten, laster e-postklienten ned e-posten til enheten din. Når e-posten er lastet ned til enheten, fjernes den fra e-postserveren og lagres kun lokalt på maskinen din.

Hvis du for eksempel har konfigurert e-posten din via POP3 og åpner e-posten på mobilenheten, lastes e-posten ned der. Hvis du sjekker e-posten din på en datamaskin, vil du ikke se noen e-poster, siden de allerede er lastet ned til mobiltelefonen.

IMAP

IMAP gir deg tilgang til e-posten din på tvers av enheter. Når du får tilgang til e-posten din via IMAP, beholdes den opprinnelige e-posten på e-postserveren, og en lokal kopi av e-posten lastes ned til enheten din. På denne måten får du tilgang til all e-post på hvilken som helst enhet, når som helst.

HubSpot må alltid ha tilgang til e-posten din. Derfor må e-posten din alltid være tilgjengelig på e-postserveren slik at HubSpot kan se den. Tilkobling via IMAP gjør dette mulig; POP3 gjør det ikke.

Hvis du ser i innstillingene i e-postklienten din at du er konfigurert via POP3, må du samarbeide med IT-avdelingen for å endre dette til IMAP. Når det er gjort, bør du se IMAP/SMTP-serverne og -portene i innstillingene for e-postklienten som du kan legge inn i HubSpot for å koble til.

Hvordan finner HubSpot svar som skal logges etter at jeg har koblet til innboksen?

Når du har koblet til innboksen, har HubSpot tilgang til informasjon om e-postene dine, inkludert e-postadressen du sender fra, e-postadressene til mottakerne, emnelinjen og brødteksten i e-posten.

Hver svar-e-post inneholder en referanse til det unike ID-nummeret til den opprinnelige e-posten. HubSpot CRM overvåker innkommende e-post for svar som kan knyttes til en e-post som er sendt fra CRM eller logget (BCC) til CRM. HubSpot CRM leser og lagrer bare e-postteksten for e-posttråder som tidligere er logget i CRM eller sendt fra CRM.

Hvilken informasjon logges i CRM?

Når du logger en e-post til en kontaktoppføring i CRM eller mottar et e-postsvar fra vedkommende, lagrer HubSpot CRM kontaktens e-postadresse, navn, emnelinje og brødtekst slik at e-posten kan vises som en del av kontaktoppføringen i CRM. E-posten lagres og vises på samme måte som om du hadde BCC'et eller videresendt e-posten til CRM. Vedlegg som sendes utenfor CRM, lagres i vedleggsdelen i kontaktoppføringen.

Hva gjør HubSpot CRM med brødteksten i e-poster jeg sender via CRM?

HubSpot CRM bruker bare teksten i e-postene dine til å vise e-postene på kontaktoppføringen til mottakeren i CRM-systemet. HubSpot deler ikke denne informasjonen med andre utenfor teamet ditt, selger den ikke, og foretar ingen form for anonymisert innsamling av e-posttekster til analyseformål.

Hvordan håndterer HubSpot sikkerheten ved tilkoblede innbokser?

Når HubSpot overfører eller lagrer personopplysningene dine, jobber HubSpot hardt for å beskytte dem. HubSpot krypterer for eksempel data når de utveksles med datamaskinen din, og bruker de beste sikkerhetstiltakene for å forhindre uautorisert eller utilsiktet tilgang til nettverket vårt. Les mer om hvordan HubSpot beskytter dataene dine på HubSpots sikkerhetsside.

Hvor lenge lagres e-postdata i HubSpot?

• E-poster sendt med sekvensverktøyet lagres på ubestemt tid, med mindre HubSpot-kontoen din slettes.
• E-poster som sendes fra kontakttidslinjen, lagres med mindre det tilhørende engasjementet eller HubSpot-kontoen din slettes, og da kan de lagres i opptil 90 dager før de slettes.
• E-poster som mottas i en tilkoblet innboks og logges på kontaktens tidslinje, beholdes med mindre det tilsvarende engasjementet eller HubSpot-kontoen din slettes, og da beholdes de i opptil 90 dager før de slettes.
• Alle e-posttekster fra alle tilkoblede innbokser, uavhengig av om de vises på en kontakts tidslinje, lagres i 7 dager før de automatisk slettes.
• Alle e-postmetadata fra alle tilkoblede innbokser, uansett om de vises på kontaktens tidslinje eller ikke, lagres i opptil 60 dager for alle tilkoblede innbokser før de automatisk slettes.
  • Disse metadataene lagres for triageformål når du kontakter kundestøtte, og inkluderer informasjon i e-postoverskriftene.
  • Metadataene omfatter ikke selve e-postteksten (f.eks. vedlegg, ren tekst og/eller HTML-delen av e-posten).

Hvorfor tar det lang tid før e-posten som sendes fra innboksen min, vises i CRM?

Hvis du bruker Microsoft Outlook eller Exchange, kan det oppstå ytelsesproblemer ved synkronisering fra mapper med over 100 000 elementer. Se Microsofts dokumentasjon for anbefalinger for å løse dette.

Hvorfor vises ikke e-posten jeg sendte fra CRM, i mappen sendt i innboksen min?

Når du har koblet e-postinnboksen din til HubSpot ved hjelp av IMAP, er det ikke sikkert at e-postene du sender fra kontakt-, firma- eller avtaleoppføringer i HubSpot, vises i mappen sendt.

Når en e-post sendes via CRM-systemet, overføres dataene i e-posten fra HubSpot til e-postleverandøren din. E-postleverandøren sender deretter e-posten til mottakeren via sine SMTP-servere.

Hvis innboksen du har koblet til via IMAP, støtter postkasseflagg for spesialbruk, for eksempel postkasser for utkast eller sendte meldinger, kopierer HubSpot meldingen til mappen med sendt-attributtet. Hvis postkassen ikke støtter postkasser for spesialbruk, kopierer HubSpot meldingen til den første mappen den finner som inneholder sent i etiketten.

Hvorfor ble e-postinnboksen min frakoblet?

Hvis du mottar et varsel om at e-postinnboksen din ble frakoblet, kan det ha oppstått et problem med e-postleverandøren din, og du må koble til innboksen igjen. Vanlige problemer som fører til at innboksen kobles fra, er blant annet:

• Tilgangen til HubSpot-appen ble inndratt.
• Passordet til innboksen er endret. Dette vil også koble fra eventuelle kalendere du har koblet til HubSpot, og du vil ikke kunne booke møter via planleggingssidene dine før du kobler til innboksen på nytt.

Avhengig av hvilken type innboks du har koblet til, kan det være andre grunner til at innboksen ble frakoblet:

• Office 365: postkassen din har gjennomgått en migrering.
• IMAP: IMAP-serveren har vært utilgjengelig i en lengre periode, eller serveren har trukket tilbake HubSpots tilkobling. Finn ut mer om feilsøking av IMAP-tilkoblingsfeil.
• Exchange: Exchange-serveren din var utilgjengelig i en lengre periode, eller serveren tilbakekalte HubSpots tilkobling. Finn ut mer om feilsøking av Exchange-tilkoblingsfeil.
• Gmail: Du har tilbakekalt tilgangen til HubSpot-appen i Googles sikkerhetssenter.

Hvorfor vises urelaterte e-poster i samme tråd?

Hvis du ser urelaterte e-poster i samme tråd, kan det skyldes måten du skriver nye e-poster på. Hvis du skriver en ny e-post til en ny kontakt, klikker på videresend på en sendt e-post, fjerner den videresendte teksten øverst og deretter endrer e-postmottakeren før du sender, vil disse e-postene vises i samme tråd. Dette skyldes at de andre e-postene refererer til den opprinnelige e-posten og derfor er samlet i samme tråd.

Selv om fremgangsmåten kan variere fra e-postklient til e-postklient, anbefaler vi at du ikke klikker på svar- eller videresendingsknappene for å sende en ny e-post, men heller bruker malverktøyet til raskt å sende ferdiglagde e-poster til ulike kontakter.