HubSpot-tilkoblede innbokser | Ofte stilte spørsmål

Finn raskt svar og generell informasjon om hvordan du kobler e-postinnboksen din til HubSpot. En tilkoblet innboks er nødvendig for å sende e-post gjennom CRM-systemet og for å bruke visse funksjoner i Sales Hub og Service Hub .

Hva gjør det å koble en innboks til HubSpot?

Når du har koblet til innboksen din, vil alle svar på e-poster som du har sendt fra CRM eller fra e-postklienten din ved hjelp av e-postutvidelsen for salg i HubSpot, automatisk logges inn i CRM. Du kan også spore alle e-poster som sendes fra CRM i mappen Sendt i den tilkoblede innboksen ( kun Google Apps-, Gmail- og Office 365-innbokser).

Hvordan behandles e-post og vedlegg for tilkoblede Office 365- og Exchange Online-innbokser?

HubSpot sporer og logger e-postene dine ulikt avhengig av hvilken type innboks du kobler til.

Hvordan håndteres vedlegg av HubSpot?

Som standard logges vedlegg til den tilknyttede posten i CRM-systemet, så lenge den totale størrelsen på e-posten er mindre enn 50 MB. Følg instruksjonene i denne artikkelen for å slå av logging av vedlegg.

Kan jeg koble innboksen min til HubSpot via POP3?

HubSpot gir kun brukere muligheten til å koble innboksen sin til HubSpot via IMAP. POP3 og IMAP er begge metoder som brukes for å få tilgang til e-posten din fra en server.

POP3

POP3 laster ned e-posten til enheten din. Når en e-post sendes til e-postadressen din, lagres den på e-postserveren din. Når du åpner e-postklienten din, vil e-postklienten laste ned e-posten til enheten din. Når den er lastet ned til enheten din, fjernes den fra e-postserveren og lagres kun lokalt på enheten din.

Hvis du for eksempel har konfigurert e-posten din via POP3 og åpner e-posten på mobilenheten din, lastes e-posten ned dit. Hvis du sjekker e-posten din på en datamaskin, vil det ikke være noen e-poster å vise deg, siden de allerede er lastet ned til mobiltelefonen.

IMAP

IMAP gir deg tilgang til e-posten din på tvers av enheter. Når du åpner e-posten din via IMAP, beholder den den opprinnelige e-posten på e-postserveren og laster ganske enkelt ned en lokal kopi av e-posten til enheten din. På denne måten får du tilgang til all e-posten din på hvilken som helst enhet, når som helst.

HubSpot må ha tilgang til e-posten din til enhver tid. Derfor må e-posten din alltid være tilgjengelig på e-postserveren din, slik at HubSpot kan se den. Tilkobling via IMAP gjør dette mulig, men ikke POP3.

Hvis du ser på innstillingene i e-postklienten din og oppdager at du er konfigurert via POP3, må du samarbeide med IT-teamet ditt for å endre dette til IMAP. Når det er gjort, bør du se IMAP/SMTP-serverne og portene i innstillingene for e-postklienten din, som du kan legge inn i HubSpot for å koble til.

Hvordan finner HubSpot e-poster og svar som skal logges etter at jeg har koblet til innboksen min?

Når du har koblet til innboksen din, får HubSpot-kontoen din tilgang til informasjon om e-postene dine, inkludert e-postadressen du sender fra, e-postadressene til mottakerne, emnelinjen og brødteksten i e-posten. E-poster mellom kontakter og brukere med tilkoblede e-poster logges i CRM-systemet basert på kontoens regler for loggføring av kontakt-e-post:

• Loggfør kun svar: Svar logges kun hvis de er en del av en eksisterende tråd som allerede er loggført i CRM, identifisert med referansen til det unike ID-nummeret til den opprinnelige e-posten. E-postteksten leses og lagres bare for e-posttråder som tidligere har blitt logget eller sendt fra CRM-systemet.
• Logg alle e-poster fra kjente kontakter: Alle e-poster mellom kjente kontakter i CRM og brukere med tilkoblede e-poster logges.
  

Hvilken informasjon logges i CRM?

Når du logger en e-post til en kontaktoppføring i CRM eller mottar et e-postsvar fra vedkommende, lagrer HubSpot CRM kontaktens e-postadresse, navn, emnelinje og brødtekst, slik at e-posten kan vises som en del av kontaktoppføringen i CRM. E-posten lagres og vises på samme måte som om du hadde BCC'et eller videresendt e-posten til CRM-systemet. Vedlegg som sendes utenfor CRM, lagres i vedleggsdelen i kontaktoppføringen.

Hva gjør HubSpot CRM med brødteksten i e-poster jeg sender gjennom CRM?

HubSpot CRM bruker kun teksten i e-postene dine til å vise e-postene i kontaktoppføringen til mottakeren i CRM-systemet. HubSpot deler ikke denne informasjonen med personer utenfor teamet ditt, selger den ikke, eller driver noen form for anonymisert innsamling av e-posttekster for analyse.

Hvordan håndterer HubSpot sikkerhet med tilkoblede innbokser?

Hver gang HubSpot overfører eller lagrer dine personopplysninger, jobber HubSpot hardt for å beskytte dem. HubSpot krypterer for eksempel data mens de utveksles med datamaskinen din, og bruker de beste sikkerhetstiltakene for å forhindre uautorisert eller utilsiktet tilgang til nettverket vårt. Les mer om hvordan HubSpot beskytter dataene dine på HubSpots sikkerhetsside.

Hvor lenge lagres e-postdata i HubSpot?

• E-poster som sendes ved hjelp av sekvensverktøyet lagres på ubestemt tid med mindre HubSpot-kontoen din slettes.
• E-poster sendt fra kontakttidslinjen beholdes med mindre det tilsvarende engasjementet eller HubSpot-kontoen din slettes, og da kan de beholdes i opptil 90 dager før de blir slettet.
• E-poster som mottas i en tilkoblet innboks og logges på kontakttidslinjen, beholdes med mindre det tilhørende engasjementet eller HubSpot-kontoen din slettes, og da beholdes de i opptil 90 dager før de blir slettet.
• Alle e-poster fra alle tilkoblede innbokser, uavhengig av om de vises på en kontakttidslinje eller ikke, lagres i 7 dager før de automatisk blir slettet.
• Alle e-postmetadata fra alle tilkoblede innbokser, uavhengig av om de vises på kontakttidslinjen eller ikke, lagres i opptil 60 dager for alle tilkoblede innbokser før de automatisk blir slettet.
  • Disse metadataene lagres for triageformål når du kontakter kundestøtte, og inkluderer informasjon i e-postens overskrifter.
  • Metadataene omfatter ikke selve e-postteksten (f.eks. vedlegg, ren tekst og/eller HTML-delen av e-posten).

Hvorfor tar det lang tid før e-posten som sendes fra innboksen min, vises i CRM-systemet?

Hvis du bruker Microsoft Outlook eller Exchange, kan det oppstå ytelsesproblemer når du synkroniserer fra mapper med over 100 000 elementer. For å løse dette, se Microsofts dokumentasjon for anbefalinger.

Hvorfor dukker ikke e-posten jeg har sendt fra CRM opp i sendt-mappen i innboksen min?

Etter at du har koblet e-postinnboksen din til HubSpot ved hjelp av IMAP, kan det hende at e-postene du sender fra kontakt-, firma- eller avtaleposter i HubSpot ikke vises i sendt-mappen din.

Når en e-post sendes gjennom CRM-systemet, overføres dataene i e-posten fra HubSpot til e-postleverandøren din. E-postleverandøren din sender deretter e-posten til mottakeren via SMTP-serverne sine.

Hvis innboksen du har koblet til ved hjelp av IMAP, støtter flagg for spesialpostkasser, for eksempel postkasser for utkast eller sendte meldinger, vil HubSpot kopiere meldingen til mappen med sendt-attributtet. Hvis postkassen ikke støtter spesialpostkasser, vil HubSpot kopiere meldingen til den første mappen den kan finne som inneholder sent i etiketten.

Hvorfor ble e-postinnboksen min frakoblet?

Hvis du mottar et varsel om at e-postinnboksen din ble frakoblet, kan det ha oppstått et problem med e-postleverandøren din, og du må koble til innboksen din på nytt. Vanlige problemer som kan føre til at en innboks kobles fra inkluderer:

• Tilgangen til HubSpot-appen ble opphevet.
• Passordet ditt til innboksen er endret. Dette vil også koble fra eventuelle kalendere du har koblet til HubSpot, og du vil ikke kunne booke møter via planleggingssidene dine før du kobler til innboksen på nytt.

Basert på hvilken type innboks du har koblet til, kan det være andre grunner til at innboksen din ble frakoblet:

• Office 365: Postkassen din har gjennomgått en migrering.
• IMAP: IMAP-serveren din var utilgjengelig i en lengre periode, eller serveren opphevet HubSpots tilkobling. Lær mer om feilsøking av IMAP-tilkoblingsfeil.
• Exchange: Exchange-serveren din var utilgjengelig i en lengre periode, eller serveren opphevet HubSpots tilkobling. Finn ut mer om feilsøking av Exchange-tilkoblingsfeil.
• Gmail: Du har opphevet tilgangen til HubSpot-appen i Google Security Center.

Hvorfor vises urelaterte e-poster i samme tråd?

Hvis du ser urelaterte e-poster i samme tråd, kan det skyldes måten du skriver nye e-poster på. Hvis du skriver en ny e-post til en ny kontakt, klikker på videresend på en sendt e-post, fjerner den videresendte teksten øverst og deretter endrer e-postmottakeren før du sender den, vil disse e-postene vises i samme tråd. Dette skyldes at de andre e-postene refererer til den opprinnelige e-posten, og derfor samles i samme tråd.

Selv om de nøyaktige trinnene kan variere fra e-postklient til e-postklient, anbefales det ikke å klikke på svar- eller videresendingsknappene for å sende en ny e-post, men heller bruke malverktøyet til raskt å sende ferdiglagde e-poster til ulike kontakter.