HubSpot-tilkoblede innbokser | Ofte stilte spørsmål

Her finner du svar og generell informasjon om hvordan du kobler e-postkontoen din til HubSpot. En tilkoblet innboks er nødvendig for å kunne sende e-post via CRM-systemet og benytte visse funksjoner i Sales Hub og Service Hub .

Hva oppnår du ved å koble en innboks til HubSpot?

Når du har koblet e-postkontoen din til HubSpot, kan du bruke din personlige arbeids-e-post til å sende individuelle e-poster fra CRM-systemet, spore og loggføre e-poster, sende e-postsekvenser og installere HubSpot Sales for å få tilgang til salgsverktøy i innboksen din.

Hvordan behandles e-poster og vedlegg for tilkoblede Office 365- og Exchange Online-innbokser?

HubSpot sporer og logger e-postene dine på forskjellige måter, avhengig av hvilken type innboks du kobler til.

Hvordan håndteres vedlegg av HubSpot?

Som standard blir vedlegg logget til den tilknyttede posten i CRM-systemet, så lenge den totale størrelsen på e-posten er mindre enn 50 MB. For å deaktivere logging av vedlegg, følg instruksjonene i denne artikkelen.

Kan jeg koble innboksen min til HubSpot via POP3?

Nei. HubSpot gir kun brukerne muligheten til å koble innboksen sin til HubSpot via IMAP. Både POP3 og IMAP er metoder som brukes for å få tilgang til e-posten din fra en server.

POP3

POP3 laster ned e-posten til enheten din. Når en e-post sendes til e-postadressen din, lagres den på e-postserveren. Når du åpner e-postklienten, vil den laste ned e-posten til enheten din. Når den er lastet ned til enheten din, fjernes den fra e-postserveren og lagres kun lokalt på enheten din.

Hvis du for eksempel har konfigurert e-posten din via POP3 og åpner e-posten på mobilenheten din, vil e-postene lastes ned dit. Hvis du sjekker e-posten din på en datamaskin, vil det ikke være noen e-poster å vise deg, siden de allerede er lastet ned til mobiltelefonen din.

IMAP

IMAP gir deg tilgang til e-postene dine på tvers av enheter. Når du åpner e-posten din via IMAP, beholdes den opprinnelige e-posten på e-postserveren, og det lastes bare ned en lokal kopi av e-posten til enheten din. På denne måten kan du få tilgang til alle e-postene dine på hvilken som helst enhet, når som helst.

HubSpot må ha tilgang til e-posten din til enhver tid. Derfor må e-posten din alltid være tilgjengelig på e-postserveren, slik at HubSpot kan se den. Tilkobling via IMAP muliggjør dette, mens POP3 ikke gjør det.

Hvis du sjekker innstillingene i e-postklienten din og oppdager at du er konfigurert via POP3, må du samarbeide med IT-avdelingen for å endre dette til IMAP. Når det er gjort, bør du se IMAP-/SMTP-serverne og portene i innstillingene til e-postklienten din, som du må oppgi i HubSpot for å koble til.

Hvordan finner HubSpot e-poster og svar som skal loggføres etter at jeg har koblet til innboksen min?

Når du har koblet til innboksen din, får HubSpot-kontoen din tilgang til informasjon om e-postene dine, inkludert e-postadressen du sender fra, mottakernes e-postadresser, emnelinjen og selve e-postteksten. E-poster mellom kontakter og brukere med tilkoblede e-postadresser logges i CRM-systemet i henhold til kontoens regler for logging av kontakt-e-post.

Hvilken informasjon logges i CRM-systemet?

Når du loggfører en e-post til en kontaktpost i CRM-systemet eller mottar et e-postsvar fra dem, lagrer HubSpot CRM kontaktens e-postadresse, navn, emnelinje og brødtekst, slik at e-posten kan vises som en del av kontaktposten i CRM-systemet. E-posten lagres og vises akkurat som om du hadde sendt den i BCC eller videresendt den til CRM-systemet. Vedlegg som sendes utenfor CRM-systemet, lagres i delen «Vedlegg» i kontaktoppføringen.

Hva gjør HubSpot CRM med brødteksten i e-postene jeg sender via CRM-systemet?

HubSpot CRM bruker kun teksten i e-postene dine til å vise e-postene i mottakerens kontaktoppføring i CRM-systemet. HubSpot deler ikke denne informasjonen med personer utenfor teamet ditt, selger den ikke og driver ikke med noen form for anonymisert innsamling av e-posttekster til analyseformål.

Hvordan håndterer HubSpot sikkerheten ved tilkoblede innbokser?

Når HubSpot overfører eller lagrer dine personopplysninger, gjør HubSpot sitt ytterste for å beskytte dem. For eksempel krypterer HubSpot dataene mens de utveksles med datamaskinen din, og bruker de strengeste sikkerhetstiltakene for å forhindre uautorisert eller utilsiktet tilgang til nettverket vårt. Les mer om hvordan HubSpot beskytter dataene dine på HubSpots sikkerhetsside.

Hvor lenge lagres e-postdata i HubSpot?

• E-poster som sendes ved hjelp av sekvensver kt øyet, lagres på ubestemt tid, med mindre HubSpot-kontoen din slettes.
• E-poster sendt fra kontakttidslinjen beholdes med mindre den tilhørende interaksjonen eller HubSpot-kontoen din slettes. I så fall kan de beholdes i opptil 90 dager før de slettes.
• E-poster mottatt i en tilkoblet e-postkonto og logget på kontaktens tidslinje vil bli oppbevart med mindre den tilhørende interaksjonen eller HubSpot-kontoen din slettes, og da vil de bli oppbevart i opptil 90 dager før de slettes.
• Alle e-posttekster fra alle tilknyttede e-postkontoer, uavhengig av om de vises på en kontakttidslinje, lagres i 14 dager før de slettes automatisk.
• Alle e-postmetadata fra alle tilknyttede e-postkontoer, uavhengig av om de vises på kontaktens tidslinje, lagres i opptil 60 dager for alle tilknyttede innbokser før de slettes automatisk.
  • Denne metadatainformasjonen lagres for å kunne sortere henvendelser når du kontakter kundestøtte, og inkluderer informasjon i e-postoverskriftene.
  • Metadata omfatter ikke e-postteksten (f.eks. vedlegg, ren tekst og/eller HTML-delen av e-posten).

Hvorfor tar det så lang tid før e-posten jeg sender fra innboksen min, vises i CRM-systemet?

Hvis du bruker Microsoft Outlook eller Exchange, kan det oppstå ytelsesproblemer ved synkronisering fra mapper med over 100 000 elementer. For å løse dette, kan du se Microsofts dokumentasjon for anbefalinger.

Hvorfor vises ikke e-posten jeg sendte fra CRM i mappen «Sendte» i e-postinnboksen min?

Etter at du har koblet e-postkontoen din til HubSpot via IMAP, kan det hende at e-postene du sender fra kontakt-, bedrifts- eller avtaleposter i HubSpot ikke vises i mappen «Sendte».

Når en e-post sendes via CRM-systemet, overføres e-postdataene faktisk fra HubSpot til e-postleverandøren din. E-postleverandøren din sender deretter e-posten til mottakeren via sine SMTP-servere.

Hvis innboksen du koblet til ved hjelp av IMAP støtter spesialpostkasser, for eksempel postkasser for utkast eller sendte meldinger, vil HubSpot kopiere meldingen til mappen med attributten «sendt ». Hvis postkassen ikke støtter spesialpostkasser, vil HubSpot kopiere meldingen til den første mappen den finner som inneholder «sendt» i etiketten.

Hvorfor ble e-postkontoen min koblet fra?

Hvis du mottar et varsel om at e-postkontoen din ble koblet fra, kan det ha oppstått et problem hos e-postleverandøren din, og du må koble til e-postkontoen din på nytt. Vanlige problemer som kan føre til at en innboks kobles fra, inkluderer:

• Tilgangen til HubSpot-appen ble tilbakekalt.
• Passordet til e-postkontoen din er endret. Dette vil også koble fra eventuelle kalendere du har koblet til HubSpot, og du vil ikke kunne booke møter via planleggingssidene dine før du kobler til e-postkontoen din på nytt.

Avhengig av hvilken type e-postkonto du har koblet til, kan det være andre grunner til at den ble koblet fra:

• Office 365: Postkassen din har gjennomgått en migrering.
• IMAP: IMAP-serveren din var utilgjengelig i en lengre periode, eller serveren opphevet HubSpots tilkobling. Les mer om feilsøking av IMAP-tilkoblingsfeil.
• Exchange: Exchange-serveren din var utilgjengelig i en lengre periode, eller serveren opphevet HubSpots tilkobling. Les mer om feilsøking av Exchange-tilkoblingsfeil.
• Gmail: Du har tilbakekalt tilgangen til HubSpot-appen i Google Security Center.

Hvorfor vises e-poster som ikke hører sammen i samme tråd?

Hvis du ser e-poster som ikke henger sammen i samme tråd, kan dette skyldes måten du skriver nye e-poster på. Når du skriver en ny e-post til en ny kontakt, og du klikker på «Videresend» på en sendt e-post, fjerner den videresendte teksten øverst og deretter endrer e-postmottakeren før du sender, vil disse e-postene vises i samme tråd. Dette skyldes at de andre e-postene refererer til den opprinnelige e-posten og derfor kobles sammen i en tråd.

Selv om de nøyaktige trinnene kan variere mellom e-postklienter, anbefales det ikke å klikke på «Svar»- eller «Videresend»-knappene for å sende en ny e-post, men heller å bruke malverktøyet for raskt å sende forhåndsdefinerte e-poster til ulike kontakter.