HubSpot-tilkoblede innbokser | Ofte stilte spørsmål

Finn raskt svar og generell informasjon om hvordan du kobler e-postboksen din til HubSpot. En tilkob let innboks er nødvendig for å kunne sende e-post via CRM-systemet og bruke visse Sales Hub- og Service Hub -funksjoner.

Hva gjør jeg når jeg kobler en innboks til HubSpot?

Når du har koblet innboksen din til HubSpot, vil alle svar på e-poster du sender fra CRM-systemet, eller fra e-postklienten din ved hjelp av HubSpots salgsutvidelse, automatisk logges inn i CRM-systemet. Du kan også spore alle e-poster som sendes fra CRM-systemet, i mappen Sendt i den tilkoblede innboksen ( kun innbokser i Google Apps, Gmail og Office 365).

Hvordan behandles e-poster og vedlegg for tilkoblede innbokser i Office 365 og Exchange Online?

HubSpot sporer og logger e-postene dine på forskjellige måter avhengig av hvilken type innboks du kobler til.

Hvordan håndteres vedlegg av HubSpot?

Som standard logges vedlegg i den tilknyttede posten i CRM-systemet, så lenge e-postens totale størrelse er mindre enn 50 MB. Følg instruksjonene i denne artikkelen for å slå av loggføring av vedlegg.

Kan jeg koble innboksen min til HubSpot via POP3?

Nei. HubSpot gjør det kun mulig for brukere å koble innboksen sin til HubSpot via IMAP. POP3 og IMAP er begge metoder som brukes for å få tilgang til e-post fra en server.

POP3

POP3 laster ned e-posten til maskinen din. Når en e-post sendes til e-postadressen din, lagres den på e-postserveren. Når du åpner e-postklienten, laster e-postklienten ned e-posten til enheten din. Når e-posten er lastet ned til enheten, fjernes den fra e-postserveren og lagres kun lokalt på maskinen din.

Hvis du for eksempel har konfigurert e-posten din via POP3 og åpner e-posten på mobilenheten, lastes e-posten ned der. Hvis du sjekker e-posten din på en datamaskin, vil du ikke se noen e-poster, siden de allerede er lastet ned til mobiltelefonen.

IMAP

IMAP gir deg tilgang til e-posten din på tvers av enheter. Når du får tilgang til e-posten din via IMAP, beholdes den opprinnelige e-posten på e-postserveren, og en lokal kopi av e-posten lastes ned til enheten din. På denne måten får du tilgang til all e-post på hvilken som helst enhet, når som helst.

HubSpot må alltid ha tilgang til e-posten din. Derfor må e-posten din alltid være tilgjengelig på e-postserveren slik at HubSpot kan se den. Tilkobling via IMAP gjør dette mulig; POP3 gjør det ikke.

Hvis du ser i innstillingene i e-postklienten din at du er konfigurert via POP3, må du samarbeide med IT-avdelingen for å endre dette til IMAP. Når det er gjort, bør du se IMAP/SMTP-serverne og -portene i innstillingene for e-postklienten som du kan legge inn i HubSpot for å koble til.

Hvordan finner HubSpot svar som skal logges etter at jeg har koblet til innboksen?

Når du har koblet til innboksen, har HubSpot tilgang til informasjon om e-postene dine, inkludert e-postadressen du sender fra, e-postadressene til mottakerne, emnelinjen og brødteksten i e-posten.

Hver svar-e-post inneholder en referanse til det unike ID-nummeret til den opprinnelige e-posten. HubSpot CRM overvåker innkommende e-post for svar som kan knyttes til en e-post som er sendt fra CRM eller logget (BCC) til CRM. HubSpot CRM leser og lagrer bare e-postteksten for e-posttråder som tidligere er logget i CRM eller sendt fra CRM.

Hvilken informasjon logges i CRM?

Når du logger en e-post til en kontaktoppføring i CRM eller mottar et e-postsvar fra vedkommende, lagrer HubSpot CRM kontaktens e-postadresse, navn, emnelinje og brødtekst slik at e-posten kan vises som en del av kontaktoppføringen i CRM. E-posten lagres og vises på samme måte som om du hadde BCC'et eller videresendt e-posten til CRM. Vedlegg som sendes utenfor CRM, lagres i vedleggsdelen i kontaktoppføringen.

Hva gjør HubSpot CRM med brødteksten i e-poster jeg sender via CRM?

HubSpot CRM bruker bare teksten i e-postene dine til å vise e-postene på kontaktoppføringen til mottakeren i CRM-systemet. HubSpot deler ikke denne informasjonen med andre utenfor teamet ditt, selger den ikke, og foretar ingen form for anonymisert innsamling av e-posttekster til analyseformål.

Hvordan håndterer HubSpot sikkerheten ved tilkoblede innbokser?

Når HubSpot overfører eller lagrer personopplysningene dine, jobber HubSpot hardt for å beskytte dem. HubSpot krypterer for eksempel data når de utveksles med datamaskinen din, og bruker de beste sikkerhetstiltakene for å forhindre uautorisert eller utilsiktet tilgang til nettverket vårt. Les mer om hvordan HubSpot beskytter dataene dine på HubSpots sikkerhetsside.

Hvor lenge lagres e-postdata i HubSpot?

• E-poster sendt med sekvensverktøyet lagres på ubestemt tid, med mindre HubSpot-kontoen din slettes.
• E-poster som sendes fra kontakttidslinjen, lagres med mindre det tilhørende engasjementet eller HubSpot-kontoen din slettes, og da kan de lagres i opptil 90 dager før de slettes.
• E-poster som mottas i en tilkoblet innboks og logges på kontaktens tidslinje, beholdes med mindre det tilsvarende engasjementet eller HubSpot-kontoen din slettes, og da beholdes de i opptil 90 dager før de slettes.
• Alle e-posttekster fra alle tilkoblede innbokser, uavhengig av om de vises på en kontakts tidslinje, lagres i 7 dager før de automatisk slettes.
• Alle e-postmetadata fra alle tilkoblede innbokser, uansett om de vises på kontaktens tidslinje eller ikke, lagres i opptil 60 dager for alle tilkoblede innbokser før de automatisk slettes.
  • Disse metadataene lagres for triageformål når du kontakter kundestøtte, og inkluderer informasjon i e-postoverskriftene.
  • Metadataene omfatter ikke selve e-postteksten (f.eks. vedlegg, ren tekst og/eller HTML-delen av e-posten).

Hvorfor tar det lang tid før e-posten som sendes fra innboksen min, vises i CRM?

Hvis du bruker Microsoft Outlook eller Exchange, kan det oppstå ytelsesproblemer ved synkronisering fra mapper med over 100 000 elementer. Se Microsofts dokumentasjon for anbefalinger for å løse dette.

Hvorfor vises ikke e-posten jeg sendte fra CRM, i mappen sendt i innboksen min?

Når du har koblet e-postinnboksen din til HubSpot ved hjelp av IMAP, er det ikke sikkert at e-postene du sender fra kontakt-, firma- eller avtaleoppføringer i HubSpot, vises i mappen sendt.

Når en e-post sendes via CRM-systemet, overføres dataene i e-posten fra HubSpot til e-postleverandøren din. E-postleverandøren sender deretter e-posten til mottakeren via sine SMTP-servere.

Hvis innboksen du har koblet til via IMAP, støtter postkasseflagg for spesialbruk, for eksempel postkasser for utkast eller sendte meldinger, kopierer HubSpot meldingen til mappen med sendt-attributtet. Hvis postkassen ikke støtter postkasser for spesialbruk, kopierer HubSpot meldingen til den første mappen den finner som inneholder sent i etiketten.

Hvorfor ble e-postinnboksen min frakoblet?

Hvis du mottar et varsel om at e-postinnboksen din ble frakoblet, kan det ha oppstått et problem med e-postleverandøren din, og du må koble til innboksen igjen. Vanlige problemer som fører til at innboksen kobles fra, er blant annet:

• Tilgangen til HubSpot-appen ble inndratt.
• Passordet til innboksen er endret.

Avhengig av hvilken type innboks du har koblet til, kan det være andre grunner til at innboksen ble frakoblet:

• Office 365: postkassen din har gjennomgått en migrering.
• IMAP: IMAP-serveren har vært utilgjengelig i en lengre periode, eller serveren har trukket tilbake HubSpots tilkobling. Finn ut mer om feilsøking av IMAP-tilkoblingsfeil.
• Exchange: Exchange-serveren din var utilgjengelig i en lengre periode, eller serveren tilbakekalte HubSpots tilkobling. Finn ut mer om feilsøking av Exchange-tilkoblingsfeil.
• Gmail: Du har tilbakekalt tilgangen til HubSpot-appen i Googles sikkerhetssenter.

Merk: Fra og med desember 2019 må brukerne koble til Gmail-innboksen på nytt på grunn av nye sikkerhets- og personvernforbedringer i forbindelsen mellom HubSpot og Gmail-innboksen.

Hvorfor vises urelaterte e-poster i samme tråd?

Hvis du ser urelaterte e-poster i samme tråd, kan det skyldes måten du skriver nye e-poster på. Hvis du skriver en ny e-post til en ny kontakt, klikker på videresend på en sendt e-post, fjerner den videresendte teksten øverst og deretter endrer e-postmottakeren før du sender, vil disse e-postene vises i samme tråd. Dette skyldes at de andre e-postene refererer til den opprinnelige e-posten og derfor er samlet i samme tråd.

Selv om fremgangsmåten kan variere fra e-postklient til e-postklient, anbefaler vi at du ikke klikker på svar- eller videresendingsknappene for å sende en ny e-post, men heller bruker malverktøyet til raskt å sende ferdiglagde e-poster til ulike kontakter.