กล่องจดหมายที่เชื่อมต่อกับ HubSpot | คำถามที่พบบ่อย

ค้นหาคำตอบและข้อมูลทั่วไปได้อย่างรวดเร็วเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกล่องจดหมายเข้าอีเมลของคุณกับ HubSpot ต้องใช้กล่องจดหมายที่เชื่อมต่อเพื่อส่งอีเมลผ่าน CRM และใช้คุณลักษณะ Sales Hub และ Service Hub บางอย่าง 

การเชื่อมต่อกล่องจดหมายเข้ากับ HubSpot ทำอะไรได้บ้าง?

หลังจากที่คุณเชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณแล้วการตอบกลับอีเมลที่คุณส่งจาก CRM หรือจากไคลเอนต์อีเมลของคุณโดยใช้ส่วนขยายอีเมลขายของ HubSpot จะเข้าสู่ระบบ CRM ของคุณโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้คุณยังสามารถติดตามอีเมลใดๆที่ส่งจาก CRM ของคุณในโฟลเดอร์ที่ส่งกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อของคุณ (เฉพาะกล่องจดหมายเข้า Google Apps, Gmail และ Office 365 เท่านั้น)

มีการประมวลผลอีเมลและไฟล์แนบสำหรับกล่องจดหมาย Office 365 และ Exchange Online ที่เชื่อมต่ออย่างไร

HubSpot ติดตามและบันทึกอีเมลของคุณแตกต่างกันไปตามประเภทกล่องจดหมายที่คุณเชื่อมต่อ 

ไฟล์แนบที่ HubSpot จัดการอย่างไร

ตามค่าเริ่มต้นไฟล์แนบจะถูกบันทึกลงในบันทึกที่เกี่ยวข้องใน CRM ตราบเท่าที่ขนาดโดยรวมของอีเมลมีขนาดน้อยกว่า 50 MB หากต้องการปิดการบันทึกไฟล์แนบให้ทำตามคำแนะนำในบทความนี้

ฉันสามารถเชื่อมต่อกล่องจดหมายเข้ากับ HubSpot ผ่าน POP3 ได้หรือไม่?

ไม่ได้ HubSpot ให้ความสามารถแก่ผู้ใช้ในการเชื่อมต่อกล่องจดหมายเข้ากับ HubSpot ผ่าน IMAP เท่านั้น POP3 และ IMAP เป็นทั้งสองวิธีที่ใช้ในการเข้าถึงอีเมลของคุณจากเซิร์ฟเวอร์

POP3

POP3 ดาวน์โหลดอีเมลไปยังเครื่องของคุณ เมื่ออีเมลถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลของคุณมันจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณ เมื่อคุณเปิดไคลเอ็นต์อีเมลของคุณไคลเอ็นต์อีเมลจริงๆจะดาวน์โหลดอีเมลไปยังอุปกรณ์ของคุณ เมื่อดาวน์โหลดลงในอุปกรณ์ของคุณแล้วเซิร์ฟเวอร์จะถูกลบออกจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลและเก็บไว้ในเครื่องของคุณเท่านั้น

ตัวอย่างเช่นหากคุณตั้งค่าอีเมลของคุณผ่าน POP3 และเปิดอีเมลบนอุปกรณ์มือถืออีเมลนั้นจะดาวน์โหลดอีเมลที่นั่น หากคุณตรวจสอบอีเมลของคุณบนคอมพิวเตอร์จะไม่มีอีเมลใดๆที่จะแสดงให้คุณเห็นเนื่องจากมีการดาวน์โหลดลงในโทรศัพท์มือถือของคุณแล้ว

IMAP

IMAP ช่วยให้คุณเข้าถึงอีเมลของพวกเขาผ่านอุปกรณ์ต่างๆได้ เมื่อคุณเข้าถึงอีเมลของคุณผ่าน IMAP ระบบจะเก็บอีเมลต้นฉบับไว้บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลและดาวน์โหลดสำเนาอีเมลในเครื่องไปยังอุปกรณ์ของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเข้าถึงอีเมลทั้งหมดของคุณบนอุปกรณ์ใดก็ได้ตลอดเวลา

HubSpot ต้องเข้าถึงอีเมลของคุณได้ตลอดเวลา ด้วยเหตุนี้อีเมลของคุณจึงต้องพร้อมใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณเสมอเพื่อให้ HubSpot สามารถมองเห็นได้ การเชื่อมต่อผ่าน IMAP ช่วยให้สามารถทำสิ่งนี้ได้แต่ POP3 ไม่สามารถทำได้

หากคุณกำลังดูการตั้งค่าไคลเอ็นต์อีเมลของคุณและสังเกตเห็นว่าคุณได้รับการตั้งค่าผ่าน POP3 คุณจะต้องทำงานร่วมกับทีมไอทีของคุณเพื่อเปลี่ยนเป็น IMAP เมื่อเสร็จแล้วคุณจะเห็นเซิร์ฟเวอร์ IMAP/SMTP และพอร์ตในการตั้งค่าไคลเอ็นต์อีเมลของคุณเพื่อป้อนลงใน HubSpot เพื่อเชื่อมต่อ

HubSpot จะหาคำตอบเพื่อเข้าสู่ระบบหลังจากเชื่อมต่อกล่องจดหมายได้อย่างไร?

เมื่อเชื่อมต่อกล่องจดหมายแล้ว HubSpot จะเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับอีเมลของคุณรวมถึงที่อยู่อีเมลที่คุณส่งที่อยู่อีเมลของผู้รับบรรทัดหัวเรื่องและเนื้อหาของอีเมล 

อีเมล "ตอบกลับ" ทุกฉบับมีการอ้างอิงถึงหมายเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกันของอีเมลฉบับเดิม HubSpot CRM จะตรวจสอบจดหมายขาเข้าสำหรับการตอบกลับที่เชื่อมโยงกลับไปยังอีเมลที่ส่งจาก CRM หรือบันทึก (BCC'd) ไปยัง CRM CRM ของ HubSpot จะอ่านและจัดเก็บเนื้อหาอีเมลสำหรับชุดข้อความอีเมลที่เคยเข้าสู่ระบบ CRM หรือส่งจาก CRM เท่านั้น

ข้อมูลใดที่เข้าสู่ระบบ CRM

เมื่อคุณบันทึกอีเมลไปยังบันทึกการติดต่อใน CRM หรือได้รับการตอบกลับทางอีเมล HubSpot CRM จะจัดเก็บที่อยู่อีเมลชื่อหัวเรื่องและข้อความเนื้อหาของผู้ติดต่อของคุณเพื่อให้สามารถแสดงอีเมลเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการติดต่อใน CRM ได้ อีเมลจะถูกจัดเก็บและแสดงผลเหมือนกับว่าคุณมี BCC หรือส่งต่ออีเมลนั้นไปยัง CRM ไฟล์แนบที่ส่งนอก CRM จะถูกจัดเก็บไว้ในส่วนไฟล์แนบในบันทึกการติดต่อ

HubSpot CRM ทำอะไรกับเนื้อหาของอีเมลที่ฉันส่งผ่าน CRM

CRM ของ HubSpot จะใช้ข้อความในอีเมลของคุณเพื่อแสดงอีเมลในบันทึกการติดต่อของผู้รับใน CRM ของคุณเท่านั้น HubSpot จะไม่แบ่งปันข้อมูลนั้นให้กับบุคคลภายนอกทีมของคุณขายหรือมีส่วนร่วมในคอลเล็กชันเนื้อหาอีเมลที่ไม่ระบุตัวตนใดๆสำหรับการวิเคราะห์

HubSpot จัดการกับความปลอดภัยด้วยกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อได้อย่างไร

เมื่อใดก็ตามที่ HubSpot ส่งหรือจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ HubSpot จะทำงานอย่างหนักเพื่อปกป้องข้อมูลดังกล่าว ตัวอย่างเช่น HubSpot เข้ารหัสข้อมูลในขณะที่แลกเปลี่ยนกับคอมพิวเตอร์ของคุณและใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยชั้นนำเพื่อป้องกันการเข้าถึงเครือข่ายของเราโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่ได้ตั้งใจ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ HubSpot ปกป้องข้อมูลของคุณในหน้าความปลอดภัยของ HubSpot

ข้อมูลอีเมลถูกจัดเก็บไว้ใน HubSpot นานแค่ไหน

• อีเมลที่ส่งโดยใช้เครื่องมือลำดับจะถูกจัดเก็บอย่างไม่มีกำหนดเว้นแต่บัญชี HubSpot ของคุณจะถูกลบ
• อีเมลที่ส่งจากไทม์ไลน์การติดต่อจะถูกเก็บไว้เว้นแต่การมีส่วนร่วมที่เกี่ยวข้องหรือบัญชี HubSpot ของคุณจะถูกลบซึ่งอาจถูกเก็บไว้นานถึง 90 วันก่อนที่จะถูกลบออก
• อีเมลที่ได้รับในกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อและบันทึกไว้ในไทม์ไลน์การติดต่อจะถูกเก็บไว้เว้นแต่การมีส่วนร่วมที่เกี่ยวข้องหรือบัญชี HubSpot ของคุณจะถูกลบซึ่งจะถูกเก็บไว้นานถึง 90 วันก่อนที่จะถูกลบออก
• เนื้อหาอีเมลทั้งหมดจากกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อทั้งหมดไม่ว่าจะแสดงในไทม์ไลน์การติดต่อหรือไม่จะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 7 วันก่อนที่จะถูกลบออกโดยอัตโนมัติ
• ข้อมูลเมตาอีเมลทั้งหมดจากกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อทั้งหมดไม่ว่าจะแสดงในไทม์ไลน์การติดต่อหรือไม่จะถูกจัดเก็บไว้นานถึง 60 วันสำหรับกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อทั้งหมดก่อนที่จะถูกลบออกโดยอัตโนมัติ
  • ข้อมูลเมตานี้จัดเก็บไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการคัดแยกเมื่อติดต่อฝ่ายสนับสนุนและรวมถึงข้อมูลในส่วนหัวของอีเมล
  • ข้อมูลเมตาไม่รวมเนื้อหาอีเมล (เช่นไฟล์แนบข้อความธรรมดาและ/หรือส่วน HTML ของอีเมล)

ทำไมอีเมลที่ส่งจากกล่องจดหมายของฉันจึงใช้เวลานานกว่าจะปรากฏใน CRM?

หากคุณใช้ Microsoft Outlook หรือ Exchange ปัญหาด้านประสิทธิภาพอาจเกิดขึ้นได้เมื่อซิงค์จากโฟลเดอร์ที่มีรายการมากกว่า 100,000 รายการ หากต้องการแก้ไขปัญหานี้โปรดอ่านคำแนะนำในเอกสารของ Microsoft 

ทำไมอีเมลที่ฉันส่งจาก CRM จึงไม่ปรากฏในโฟลเดอร์ที่ส่งในกล่องจดหมายอีเมลของฉัน

หลังจากเชื่อมต่อกล่องจดหมายอีเมลของคุณกับ HubSpot โดยใช้ IMAP อีเมลที่คุณส่งจากผู้ติดต่อบริษัทหรือบันทึกข้อตกลงใน HubSpot อาจไม่ปรากฏในโฟลเดอร์ที่ส่งของคุณ

เมื่อมีการส่งอีเมลผ่าน CRM ข้อมูลของอีเมลจริงๆแล้วจะถูกถ่ายโอนจาก HubSpot ไปยังผู้ให้บริการอีเมลของคุณ จากนั้นผู้ให้บริการอีเมลของคุณจะส่งอีเมลไปยังผู้รับผ่านเซิร์ฟเวอร์ SMTP

หากกล่องจดหมายที่คุณเชื่อมต่อโดยใช้ IMAP รองรับการตั้งค่าสถานะกล่องจดหมายที่ใช้งานพิเศษเช่นกล่องจดหมายสำหรับข้อความฉบับร่างหรือข้อความที่ส่ง HubSpot จะคัดลอกข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่มีแอตทริบิวต์ที่ ส่ง หากกล่องจดหมายไม่สนับสนุนกล่องจดหมายที่ใช้งานพิเศษ HubSpot จะคัดลอกข้อความไปยังโฟลเดอร์แรกที่พบว่ามีการส่งในป้ายกำกับ

ทำไมกล่องจดหมายอีเมลของฉันถึงถูกตัดการเชื่อมต่อ?

หากได้รับการแจ้งเตือนว่ากล่องจดหมายอีเมลของคุณถูกตัดการเชื่อมต่ออาจมีปัญหาเกิดขึ้นกับผู้ให้บริการอีเมลของคุณและคุณจะต้องเชื่อมต่อกล่องจดหมายอีกครั้ง ปัญหาทั่วไปที่จะทำให้กล่องข้อความยกเลิกการเชื่อมต่อได้แก่:

• การเข้าถึงถูกเพิกถอนไปยังแอป HubSpot
• เปลี่ยนรหัสผ่านไปยังบัญชีกล่องจดหมายอีเมลของคุณแล้ว การดำเนินการนี้จะยกเลิกการเชื่อมต่อปฏิทินที่คุณเชื่อมต่อกับ HubSpot และคุณจะจองการประชุมผ่านหน้ากำหนดการไม่ได้จนกว่าจะเชื่อมต่อกล่องข้อความอีกครั้ง

ตามประเภทกล่องจดหมายที่คุณเชื่อมต่ออาจมีสาเหตุอื่นที่ทำให้กล่องจดหมายของคุณถูกตัดการเชื่อมต่อ:

• Office 365: กล่องจดหมายของคุณได้รับการโอนย้ายแล้ว
• IMAP: เซิร์ฟเวอร์ IMAP ของคุณไม่สามารถใช้งานได้เป็นระยะเวลานานหรือเซิร์ฟเวอร์ถอนการเชื่อมต่อของ HubSpot เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดในการเชื่อมต่อ IMAP
• Exchange: เซิร์ฟเวอร์ Exchange ของคุณไม่พร้อมใช้งานเป็นระยะเวลานานหรือเซิร์ฟเวอร์ถอนการเชื่อมต่อของ HubSpot เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดในการเชื่อมต่อ Exchange
• Gmail: คุณเพิกถอนการเข้าถึงแอป HubSpot ในศูนย์รักษาความปลอดภัยของ Google

เหตุใดอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องจึงแสดงในชุดข้อความเดียวกัน

หากคุณเห็นอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องในชุดข้อความเดียวกันอาจเป็นเพราะวิธีเขียนอีเมลใหม่ เมื่อเขียนอีเมลใหม่ไปยังผู้ติดต่อใหม่หากคุณคลิกไปข้างหน้าในอีเมลที่ส่งให้ลบข้อความที่ส่งต่อที่ด้านบนจากนั้นเปลี่ยนผู้รับอีเมลก่อนส่งอีเมลเหล่านี้จะปรากฏในชุดข้อความเดียวกัน นี่เป็นเพราะอีเมลอื่นๆอ้างอิงถึงอี เมลต้นฉบับดังนั้นจึงรวมกระทู้เข้าด้วยกัน

แม้ว่าขั้นตอนที่แน่นอนอาจแตกต่างกันระหว่างไคลเอนต์อีเมลแต่ก็ไม่แนะนำให้คลิกปุ่มตอบกลับหรือส่งต่อเพื่อส่งอีเมลใหม่แต่ควรใช้เครื่องมือเทมเพลตเพื่อส่งอีเมลที่ทำไว้ล่วงหน้าไปยังผู้ติดต่อที่แตกต่างกันอย่างรวดเร็ว