Caselle di posta collegate a HubSpot | Domande frequenti

Trova rapidamente risposte e informazioni generali sulla connessione della tua casella di posta elettronica a HubSpot. Una casella di posta elettronica collegata è necessaria per inviare e-mail attraverso il CRM e per utilizzare alcune funzioni di Sales Hub e Service Hub .

Cosa comporta la connessione di una casella di posta elettronica a HubSpot?

Dopo aver collegato la casella di posta, tutte le risposte alle e-mail inviate dal CRM o dal client di posta elettronica utilizzando l'estensione e-mail di vendita di HubSpot verranno registrate automaticamente nel CRM. È inoltre possibile tenere traccia di qualsiasi e-mail inviata dal CRM nella cartella Inviati della casella di posta connessa ( solo per le caselle di Google Apps, Gmail e Office 365).

Come vengono elaborati le e-mail e gli allegati per le caselle di posta connesse di Office 365 e Exchange Online?

HubSpot traccia e registra le e-mail in modo diverso a seconda del tipo di casella di posta elettronica collegata.

Come vengono gestiti gli allegati da HubSpot?

Per impostazione predefinita, gli allegati vengono registrati nel record associato del CRM, purché la dimensione complessiva dell'e-mail sia inferiore a 50 MB. Per disattivare la registrazione degli allegati, seguire le istruzioni riportate in questo articolo.

Posso collegare la mia casella di posta a HubSpot tramite POP3?

No. HubSpot consente agli utenti di collegare la propria casella di posta a HubSpot solo tramite IMAP. POP3 e IMAP sono entrambi metodi utilizzati per accedere alla posta elettronica da un server.

POP3

POP3 scarica le e-mail sul vostro computer. Quando un'e-mail viene inviata al vostro indirizzo di posta elettronica, viene memorizzata sul vostro server di posta elettronica. Quando si apre il client di posta elettronica, quest'ultimo scarica effettivamente l'e-mail sul dispositivo. Una volta scaricata sul dispositivo, l'e-mail viene rimossa dal server e-mail e memorizzata solo localmente sul computer.

Ad esempio, se la posta elettronica è impostata tramite POP3 e si apre la posta elettronica sul dispositivo mobile, la posta verrà scaricata lì. Se si controlla la posta elettronica su un computer, non ci sarà alcuna e-mail da mostrare perché sono già state scaricate sul cellulare.

IMAP

IMAP consente di accedere alle proprie e-mail da un dispositivo all'altro. Quando si accede alle e-mail tramite IMAP, l'e-mail originale viene mantenuta sul server e-mail e viene semplicemente scaricata una copia locale dell'e-mail sul dispositivo. In questo modo, è possibile accedere a tutte le e-mail su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento.

HubSpot deve essere in grado di accedere alle vostre e-mail in qualsiasi momento. Per questo motivo, le e-mail devono essere sempre disponibili sul server di posta elettronica, in modo che HubSpot possa vederle. La connessione tramite IMAP permette di farlo, mentre POP3 non lo fa.

Se, guardando le impostazioni del vostro client di posta elettronica, notate che siete impostati su POP3, dovrete collaborare con il vostro team IT per modificarlo in IMAP. Una volta fatto questo, nelle impostazioni del client di posta elettronica si dovrebbero vedere i server IMAP/SMTP e le porte da inserire in HubSpot per la connessione.

Come fa HubSpot a trovare le risposte da registrare dopo aver collegato la casella di posta?

Una volta connessa la casella di posta, HubSpot ha accesso alle informazioni sulle vostre e-mail, tra cui l'indirizzo e-mail da cui state inviando, gli indirizzi e-mail dei destinatari, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.

Ogni e-mail di "risposta" contiene un riferimento al numero ID univoco dell'e-mail originale. Il CRM HubSpot monitora la posta in arrivo alla ricerca di risposte che facciano riferimento a un'e-mail inviata dal CRM o registrata (BCC) al CRM. HubSpot CRM leggerà e memorizzerà il corpo dell'e-mail solo per i thread di e-mail che sono stati precedentemente registrati nel CRM o inviati dal CRM.

Quali informazioni vengono registrate nel CRM?

Quando si registra un'e-mail nel record di un contatto nel CRM o si riceve una risposta via e-mail, HubSpot CRM memorizza l'indirizzo e-mail, il nome, l'oggetto e il corpo del testo del contatto in modo che l'e-mail possa essere visualizzata come parte del suo record di contatto nel CRM. L'e-mail viene memorizzata e visualizzata proprio come se fosse stata inviata in BCC o inoltrata al CRM. Gli allegati inviati al di fuori del CRM saranno memorizzati nella sezione Allegati del record del contatto.

Che cosa fa HubSpot CRM con il testo delle e-mail che invio attraverso il CRM?

Il CRM HubSpot utilizza il testo delle e-mail solo per visualizzarle nel record di contatto del destinatario nel CRM. HubSpot non condivide queste informazioni con persone esterne al team, non le vende e non effettua alcun tipo di raccolta anonima dei corpi delle e-mail per le analisi.

Come gestisce HubSpot la sicurezza delle caselle di posta connesse?

Ogni volta che HubSpot trasmette o memorizza i vostri dati personali, si impegna a proteggerli. Ad esempio, HubSpot cripta i dati durante lo scambio con il computer dell'utente e utilizza misure di sicurezza di alto livello per impedire l'accesso non autorizzato o involontario alla nostra rete. Per saperne di più su come HubSpot protegge i vostri dati, consultate la pagina sulla sicurezza di HubSpot.

Per quanto tempo i dati delle e-mail vengono conservati in HubSpot?

• Le e-mail inviate tramite lo strumento sequenze vengono archiviate a tempo indeterminato, a meno che l'account HubSpot non venga cancellato.
• Le e-mail inviate dalla timeline dei contatti vengono conservate a meno che non venga eliminato l'impegno corrispondente o l'account HubSpot, nel qual caso possono essere conservate per un massimo di 90 giorni prima di essere eliminate.
• Le e-mail ricevute in una casella di posta connessa e registrate nella timeline dei contatti saranno conservate a meno che l'impegno corrispondente o l'account HubSpot non vengano eliminati, a quel punto saranno conservate per un massimo di 90 giorni prima di essere eliminate.
• Tutti i corpi delle e-mail di tutte le caselle di posta collegate, indipendentemente dal fatto che siano visualizzati nella timeline dei contatti, vengono conservati per 7 giorni prima di essere eliminati automaticamente.
• Tutti i metadati delle e-mail di tutte le caselle di posta collegate, indipendentemente dal fatto che siano visualizzati nella timeline dei contatti, vengono archiviati per un massimo di 60 giorni per tutte le caselle di posta collegate prima di essere eliminati automaticamente.
  • Questi metadati vengono memorizzati per scopi di triage quando si contatta l'assistenza e comprendono le informazioni contenute nelle intestazioni delle e-mail.
  • I metadati non includono il corpo dell'e-mail (ad esempio, gli allegati, il testo normale e/o la sezione HTML dell'e-mail).

Perché l'e-mail inviata dalla mia casella di posta elettronica impiega molto tempo per essere visualizzata nel CRM?

Se si utilizza Microsoft Outlook o Exchange, possono verificarsi problemi di prestazioni quando si sincronizzano cartelle con oltre 100.000 elementi. Per risolvere il problema, consultare la documentazione di Microsoft per le raccomandazioni.

Perché le e-mail inviate dal CRM non vengono visualizzate nella cartella Inviati della mia casella di posta elettronica?

Dopo aver collegato la casella di posta elettronica a HubSpot tramite IMAP, è possibile che le e-mail inviate dai record di contatti, aziende o trattative in HubSpot non vengano visualizzate nella cartella degli inviati.

Quando si invia un'e-mail attraverso il CRM, i dati dell'e-mail vengono trasferiti da HubSpot al provider di posta elettronica. Il provider di posta elettronica invia poi l'e-mail al destinatario attraverso i propri server SMTP.

Se la casella di posta collegata tramite IMAP supporta i flag delle caselle di posta ad uso speciale, come le caselle per le bozze o i messaggi inviati, HubSpot copierà il messaggio nella cartella con l'attributo inviato. Se la casella di posta elettronica non supporta le caselle ad uso speciale, HubSpot copierà il messaggio nella prima cartella trovata che contiene l'etichetta sent.

Perché la mia casella di posta elettronica è stata scollegata?

Se si riceve una notifica che indica che la casella di posta elettronica è stata scollegata, è possibile che si sia verificato un problema con il provider di posta elettronica e che sia necessario ricollegare la casella di posta. I problemi più comuni che causano la disconnessione della casella di posta elettronica sono i seguenti

• È stato revocato l'accesso all'app HubSpot.
• La password dell'account della casella di posta elettronica è cambiata. In questo modo si scollegano anche tutti i calendari collegati a HubSpot e non sarà possibile prenotare alcuna riunione attraverso le pagine di pianificazione finché non si ricollega la casella di posta.

In base al tipo di casella di posta elettronica collegata, potrebbero esserci altri motivi per cui la casella di posta è stata scollegata:

• Office 365: la casella di posta elettronica ha subito una migrazione.
• IMAP: il server IMAP non è stato disponibile per un periodo di tempo prolungato o il server ha revocato la connessione a HubSpot. Ulteriori informazioni sulla risoluzione degli errori di connessione IMAP.
• Exchange: il server Exchange non è stato disponibile per un lungo periodo di tempo o il server ha revocato la connessione a HubSpot. Ulteriori informazioni sulla risoluzione degli errori di connessione di Exchange.
• Gmail: è stato revocato l'accesso all'app HubSpot nel Centro sicurezza di Google.

Perché vengono visualizzate e-mail non correlate nello stesso thread?

Se vengono visualizzate e-mail non correlate nello stesso thread, ciò potrebbe dipendere dal modo in cui si compongono le nuove e-mail. Quando si scrive una nuova e-mail a un nuovo contatto, se si fa clic su inoltra su un'e-mail inviata, si rimuove il testo inoltrata in alto e si cambia il destinatario dell'e-mail prima di inviarla, queste e-mail appariranno nello stesso thread. Questo perché le altre e-mail fanno riferimento all'e-mail originale e quindi sono collegate tra loro.

Anche se i passaggi esatti possono variare da un client di posta elettronica all'altro, non è consigliabile fare clic sui pulsanti di risposta o di inoltro per inviare una nuova e-mail, ma piuttosto utilizzare lo strumento dei modelli per inviare rapidamente e-mail predefinite a diversi contatti.