Caselle di posta collegate a HubSpot | Domande frequenti

Trova risposte e informazioni generali su come collegare il tuo account e-mail a HubSpot. È necessario disporre di una casella di posta collegata per inviare e-mail tramite il CRM e utilizzare alcune funzionalità di Sales Hub e Service Hub .

A cosa serve collegare una casella di posta a HubSpot?

Dopo aver collegato il tuo account e-mail a HubSpot, potrai utilizzare la tua e-mail di lavoro personale per inviare e-mail individuali dal CRM, monitorare e registrare le e-mail, inviare e-mail in sequenza e installare HubSpot Sales per accedere agli strumenti di vendita direttamente dalla tua casella di posta.

Come vengono gestite le email e gli allegati per le caselle di posta collegate di Office 365 ed Exchange Online?

HubSpot tiene traccia e registra le tue email in modo diverso a seconda del tipo di casella di posta che colleghi.

Come vengono gestiti gli allegati da HubSpot?

Per impostazione predefinita, gli allegati verranno registrati nel record associato nel CRM, a condizione che la dimensione complessiva dell’e-mail sia inferiore a 50 MB. Per disattivare la registrazione degli allegati, segui le istruzioni contenute in questo articolo.

Posso collegare la mia casella di posta a HubSpot tramite POP3?

No. HubSpot consente agli utenti di collegare le proprie caselle di posta a HubSpot solo tramite IMAP. POP3 e IMAP sono entrambi metodi utilizzati per accedere alla posta elettronica da un server.

POP3

Il protocollo POP3 scarica le email sul tuo dispositivo. Quando un'email viene inviata al tuo indirizzo di posta, viene archiviata sul tuo server di posta. Quando apri il tuo client di posta, questo scaricherà l'email sul tuo dispositivo. Una volta scaricata sul tuo dispositivo, l'email viene rimossa dal server di posta e archiviata solo localmente sul tuo dispositivo.

Ad esempio, se hai configurato la tua posta tramite POP3 e apri la posta sul tuo dispositivo mobile, le email verranno scaricate su quel dispositivo. Se controlli la posta su un computer, non ci saranno email da visualizzare poiché sono già state scaricate sul tuo cellulare.

IMAP

IMAP ti consente di accedere alle tue e-mail da qualsiasi dispositivo. Quando accedi alla tua posta tramite IMAP, l’e-mail originale rimane sul server di posta e viene semplicemente scaricata una copia locale sul tuo dispositivo. In questo modo, puoi accedere a tutte le tue e-mail su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento.

HubSpot deve poter accedere alla tua posta in ogni momento. Per questo motivo, le tue email devono essere sempre disponibili sul tuo server di posta, in modo che HubSpot possa visualizzarle. La connessione tramite IMAP lo consente; POP3 no.

Se controlli le impostazioni del tuo client di posta e noti che è configurato tramite POP3, dovrai rivolgerti al tuo team IT per passare a IMAP. Una volta fatto ciò, dovresti vedere i server IMAP/SMTP e le porte nelle impostazioni del tuo client di posta, da inserire in HubSpot per effettuare la connessione.

In che modo HubSpot individua le email e le risposte da registrare dopo che ho collegato la mia casella di posta?

Dopo aver collegato la tua casella di posta, il tuo account HubSpot accede alle informazioni relative alle tue email, tra cui l’indirizzo email da cui invii, gli indirizzi email dei destinatari, l’oggetto e il corpo del messaggio. Le email tra i contatti e gli utenti con indirizzi email collegati vengono registrate nel CRM in base alle regole di registrazione delle email dei contatti del tuo account.

Quali informazioni vengono registrate nel CRM?

Quando registri un’e-mail in un record di contatto nel CRM o ricevi una risposta via e-mail da parte di un contatto, il CRM di HubSpot memorizza l’indirizzo e-mail del contatto, il nome, l’oggetto e il testo del corpo del messaggio, in modo che l’e-mail possa essere visualizzata come parte del relativo record di contatto nel CRM. L’e-mail viene archiviata e visualizzata proprio come se l’avessi inviata in CCN o inoltrata al CRM. Gli allegati inviati al di fuori del CRM verranno archiviati nella sezione Allegati della scheda del contatto.

Cosa fa il CRM di HubSpot con il testo delle e-mail che invio tramite il CRM?

HubSpot CRM utilizza il testo delle tue email esclusivamente per visualizzarle nella scheda del contatto del destinatario all’interno del tuo CRM. HubSpot non condivide tali informazioni con persone esterne al tuo team, non le vende né effettua alcuna raccolta anonimizzata dei testi delle email a fini di analisi.

In che modo HubSpot gestisce la sicurezza con le caselle di posta collegate?

Ogni volta che HubSpot trasmette o archivia i tuoi dati personali, si impegna al massimo per proteggerli. Ad esempio, HubSpot crittografa i dati durante lo scambio con il tuo computer e adotta misure di sicurezza all’avanguardia per impedire accessi non autorizzati o involontari alla nostra rete. Scopri di più su come HubSpot tutela i tuoi dati nella pagina dedicata alla sicurezza di HubSpot.

Per quanto tempo vengono conservati i dati delle email in HubSpot?

• Le e-mail inviate utilizzando lo strumento "Sequenze " vengono conservate a tempo indeterminato, a meno che il tuo account HubSpot non venga eliminato.
• Le e-mail inviate dalla cronologia dei contatti vengono conservate a meno che non venga eliminata l’interazione corrispondente o il tuo account HubSpot; in tal caso, potrebbero essere conservate per un massimo di 90 giorni prima di essere eliminate.
• Le email ricevute in un account email collegato e registrate nella timeline del contatto saranno conservate a meno che non venga eliminata l’interazione corrispondente o il tuo account HubSpot; in tal caso, saranno conservate per un massimo di 90 giorni prima di essere eliminate.
• Tutti i corpi delle email provenienti da tutti gli account di posta collegati, indipendentemente dal fatto che siano visualizzati nella cronologia del contatto, vengono conservati per 7 giorni prima di essere eliminati automaticamente.
• Tutti i metadati delle email provenienti da tutti gli account di posta collegati, indipendentemente dal fatto che siano visualizzati nella cronologia del contatto, vengono conservati per un massimo di 60 giorni per tutte le caselle di posta collegate prima di essere eliminati automaticamente.
  • Questi metadati vengono conservati a scopo di valutazione quando si contatta l’assistenza e includono le informazioni presenti nelle intestazioni delle e-mail.
  • I metadati non includono il corpo dell’e-mail (ad esempio, allegati, testo in chiaro e/o la sezione HTML dell’e-mail).

Perché l’e-mail inviata dalla mia casella di posta impiega molto tempo a comparire nel CRM?

Se utilizzi Microsoft Outlook o Exchange, possono verificarsi problemi di prestazioni durante la sincronizzazione da cartelle contenenti oltre 100.000 elementi. Per risolvere questo problema, consulta la documentazione di Microsoft per i consigli.

Perché l’e-mail che ho inviato dal CRM non compare nella cartella “Posta inviata” della mia casella di posta?

Dopo aver collegato il tuo account e-mail a HubSpot tramite IMAP, le e-mail inviate dai record di contatto, azienda o opportunità in HubSpot potrebbero non comparire nella cartella "Inviati".

Quando un'e-mail viene inviata tramite il CRM, i dati dell'e-mail vengono effettivamente trasferiti da HubSpot al tuo provider di posta elettronica. Il tuo provider di posta elettronica invia quindi l'e-mail al destinatario tramite i propri server SMTP.

Se la casella di posta che hai collegato tramite IMAP supporta i flag delle caselle di posta per usi speciali, come quelle per le bozze o i messaggi inviati, HubSpot copierà il messaggio nella cartella con l’attributo “inviato ”. Se la casella di posta non supporta le caselle di posta per usi speciali, HubSpot copierà il messaggio nella prima cartella che riesce a trovare contenente “inviato” nell’etichetta.

Perché il mio account e-mail è stato disconnesso?

Se ricevi una notifica che indica che il tuo account e-mail è stato disconnesso, potrebbe essersi verificato un problema con il tuo provider di posta elettronica e dovrai ricollegare il tuo account e-mail. Tra i problemi comuni che causano la disconnessione di una casella di posta figurano:

• L’accesso all’app HubSpot è stato revocato.
• La password dell’account e-mail è stata modificata. Ciò comporterà anche la disconnessione di eventuali calendari collegati a HubSpot e non sarà possibile prenotare riunioni tramite le pagine di pianificazione finché non si ricollegherà l’account e-mail.

A seconda del tipo di account e-mail collegato, potrebbero esserci altri motivi alla base della disconnessione:

• Office 365: la tua casella di posta ha subito una migrazione.
• IMAP: il tuo server IMAP è stato indisponibile per un periodo di tempo prolungato oppure il server ha revocato la connessione di HubSpot. Scopri di più sulla risoluzione degli errori di connessione IMAP.
• Exchange: il tuo server Exchange è stato indisponibile per un periodo di tempo prolungato oppure il server ha revocato la connessione di HubSpot. Scopri di più su come risolvere gli errori di connessione a Exchange.
• Gmail: hai revocato l’accesso all’app HubSpot nel Centro sicurezza di Google.

Perché nella stessa conversazione compaiono email non correlate?

Se vedi email non correlate nello stesso thread, ciò potrebbe essere dovuto al modo in cui componi le nuove email. Quando scrivi una nuova email a un nuovo contatto, se clicchi su "Inoltra" su un'email già inviata, rimuovi il testo inoltrato nella parte superiore e poi modifichi il destinatario prima di inviarla, queste email appariranno nello stesso thread. Questo accade perché le altre email fanno riferimento all'email originale e quindi vengono raggruppate nello stesso thread.

Sebbene i passaggi esatti possano variare a seconda del client di posta elettronica, si sconsiglia di fare clic sui pulsanti "Rispondi" o "Inoltra" per inviare una nuova email; è invece consigliabile utilizzare lo strumento dei modelli per inviare rapidamente email predefinite a diversi contatti.