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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Connected Email

Boîtes de réception connectées HubSpot | Foire aux questions

Dernière mise à jour: mai 2, 2022

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Trouvez rapidement des réponses et des informations de base concernant la connexion de votre boîte de réception à HubSpot. Une boîte de réception connectée est obligatoire pour envoyer des e-mails et profiter de certaines fonctionnalités de Sales Hub et Service Hub

À quoi sert la connexion d'une boîte de réception à HubSpot ?

Après avoir connecté votre boîte de réception, toutes les réponses aux e-mails que vous envoyez depuis le CRM ou depuis votre client de messagerie via l'extension de messagerie HubSpot Sales seront automatiquement enregistrés dans votre CRM. Vous pouvez également suivre tout e-mail envoyé depuis votre CRM dans le dossier Messages envoyés de votre boîte de réception connectée (boîtes de réception Google Apps, Gmail et Office 365 uniquement).

Puis-je connecter ma boîte de réception à HubSpot via POP3 ?

Non. HubSpot permet uniquement aux utilisateurs de connecter leurs boîtes de réception à HubSpot via IMAPPOP3 et IMAP sont des méthodes utilisées pour accéder à votre e-mail depuis un serveur.

POP3

POP3 télécharge l'e-mail sur votre ordinateur. Lorsqu'un e-mail est envoyé à votre adresse e-mail, il est stocké sur votre serveur de messagerie. Lorsque vous ouvrez votre client de messagerie, celui-ci télécharge en réalité l'e-mail sur votre appareil. Une fois téléchargé sur votre appareil, celui-ci est supprimé du serveur de messagerie et uniquement stocké localement sur votre ordinateur.

Par exemple, si votre messagerie est configurée via POP3 et que vous ouvrez votre e-mail sur votre appareil mobile, les e-mails seront téléchargés à cet endroit. Si vous consultez votre e-mail sur un ordinateur, aucun e-mail ne sera affiché car tous ont déjà été téléchargés sur votre téléphone mobile.

IMAP

IMAP vous permet d'accéder aux e-mails sur plusieurs appareils. Si vous accédez à votre e-mail via IMAP, l'e-mail initial est conservé sur le serveur de messagerie et une copie locale est téléchargée sur votre appareil. Ainsi, vous pouvez accéder à tous vos e-mails sur n'importe quel appareil, à tout moment.

HubSpot doit pouvoir accéder à vos e-mails à tout moment. C'est pourquoi votre messagerie doit être toujours disponible sur votre serveur de messagerie afin que HubSpot puisse la consulter. La connexion via IMAP permet cela, contrairement à POP3.

Si vous consultez les paramètres de votre client de messagerie et que vous remarquez que vous utilisez POP3, vous devrez solliciter votre équipe informatique pour passer à IMAP. Ensuite, vous devriez voir les serveurs et ports IMAP/SMTP dans les paramètres de votre client de messagerie pour permettre la connexion à HubSpot.

Comment HubSpot trouve-t-il les réponses à enregistrer une fois la boîte de réception connectée ?

Une fois la boîte de réception connectée, HubSpot a accès à des informations concernant vos e-mails, notamment l'adresse d'envoi que vous utilisez, les adresses e-mail des destinataires, ainsi que les sujets et les corps des e-mails. 

Chaque réponse à un e-mail contient une référence au numéro d'identifiant unique du message original. Le CRM de HubSpot suivra les réponses à un e-mail envoyé depuis le CRM ou enregistré dans ce dernier via la fonction Cci. Le CRM de HubSpot consulte et enregistre uniquement les textes des e-mails liés à des chaînes d'e-mails déjà enregistrées dans le CRM ou envoyées depuis ce dernier.

Quelles informations sont enregistrées dans le CRM ?

Lorsque vous enregistrez un e-mail dans la fiche d'informations d'un contact dans le CRM ou que vous recevez une réponse par e-mail de sa part, le CRM de HubSpot stocke l'adresse e-mail, le nom, le sujet et le corps de l'e-mail de ce contact, afin que l'e-mail puisse être affiché dans sa fiche d'informations. L'e-mail est enregistré et affiché comme si vous l'aviez envoyé en Cci ou fait suivre vers le CRM. Les pièces jointes envoyées en dehors du CRM seront stockées dans la section Pièces jointes de la fiche d'informations de contact.

Que fait le CRM de HubSpot du corps des e-mails envoyés par le biais du CRM ?

Le CRM de HubSpot n'utilise le texte de vos e-mails que pour afficher les e-mails sur la fiche d'informations du destinataire. HubSpot ne partage en aucun cas ces informations avec des personnes extérieures à votre équipe, ni ne les vend, ni ne participe à une collecte anonyme de corps d'e-mails pour analyse.

Comment HubSpot gère-t-il la sécurité des boîtes de réception connectées ?

HubSpot met tout en œuvre pour protéger vos données personnelles lorsqu'il les transmet ou les stocke. Par exemple, HubSpot chiffre les données lorsqu'il les échange avec votre ordinateur, et utilise les meilleures mesures de sécurité possible pour prévenir tout accès non autorisé ou involontaire à son réseau. Découvrez-en davantage sur la protection de vos données par HubSpot sur la page de sécurité de HubSpot.

Pendant combien de temps les données de messagerie sont-elles stockées dans HubSpot ?

  • Les métadonnées pour les e-mails individuels envoyés et synchronisés par HubSpot sont stockées pendant le mois calendaire actuel et le précédent avant d'être automatiquement supprimées. Les métadonnées sont les informations des en-têtes des e-mails. Elles excluent le corps des e-mails, c'est-à-dire les pièces jointes, le texte brut et/ou la section HTML. 
  • Pour les e-mails envoyés depuis l'outil Séquences ou enregistrés avec l'une des extensions HubSpot Sales, les en-têtes complets des e-mails, y compris le corps des e-mails, sont stockés pendant un jour avant d'être automatiquement supprimés. 
  • Les en-têtes complets des e-mails synchronisés depuis une boîte de réception connectée sont stockés pendant sept jours avant d'être automatiquement supprimés. 

    Les en-têtes complets des e-mails envoyés via des fonctionnalités nécessitant une boîte de réception connectée, comme les e-mails individuels envoyés depuis le CRM ou les e-mails séquentiels, sont stockés pendant un an avant d'être automatiquement supprimés.
  • Si une interaction par e-mail sur la chronologie d'un objet de CRM est supprimée, les données d'interaction sont conservées pendant 90 jours.

Pourquoi l'e-mail envoyé depuis ma boîte de réception met-il du temps à apparaître dans le CRM ?

Si vous utilisez Microsoft Outlook ou Exchange, des problèmes de performances peuvent survenir lors de la synchronisation à partir de dossiers contenant plus de 100 000 éléments. Pour résoudre ce problème, consultez la documentation de Microsoft pour obtenir des recommandations 

Pourquoi l'e-mail que j'ai envoyé depuis le CRM ne s'affiche-t-il pas dans le dossier Messages envoyés dans ma boîte de réception ?

Après avoir connecté votre boîte de réception à HubSpot via IMAP, les e-mails que vous envoyez depuis une fiche d'informations de contact, d'entreprise et de transaction dans HubSpot peuvent ne pas s'afficher dans votre dossier Messages envoyés.

Si un e-mail est envoyé via le CRM, les données de l'e-mail sont transférées de HubSpot vers votre fournisseur de messagerie. Votre fournisseur de messagerie envoie alors l'e-mail au destinataire via ses serveurs SMTP.

Si la boîte de réception que vous avez connectée via IMAP prend en charge les options de boîtes de réception spéciales, comme les boîtes de réception pour les brouillons ou les messages envoyés, HubSpot copiera le message dans le dossier avec l'attribut Envoyé. Si la boîte de réception ne prend pas en charge ces options, HubSpot copiera le message dans le premier dossier dans lequel le libellé Envoyé est trouvé.

Pourquoi ma boîte de réception a-t-elle été déconnectée ?

Si vous recevez une notification de déconnexion de votre boîte de réception, un problème peut survenir avec votre fournisseur de messagerie et vous devrez reconnecter votre boîte de réception. Les problèmes courants qui peuvent provoquer une déconnexion de la boîte de réception incluent :

  • la révocation de l'accès à l'application HubSpot ;
  • la modification de votre mot de passe pour votre compte de boîte de réception.

En fonction du type de boîte de réception, d'autres causes peuvent expliquer la déconnexion de votre boîte de réception :

Remarque : À compter de décembre 2019, les utilisateurs devront reconnecter leurs boîtes de réception Gmail en raison des nouvelles améliorations en matière de sécurité et de confidentialité apportées à la connexion de boîte de réception entre HubSpot et Gmail.

Pourquoi des e-mails sans rapport s'affichent-ils dans le même fil de discussion ?

Si vous apercevez des e-mails sans rapport dans le même fil de discussion, cela peut s'expliquer par la rédaction de vos nouveaux e-mails. Lorsque vous rédigez un nouvel e-mail pour un nouveau contact, si vous cliquez sur Transférer pour un e-mail envoyé, que vous supprimez le texte transféré en haut et que vous modifiez le destinataire avant l'envoi, ces e-mails s'afficheront dans le même fil de discussion. En effet, les autres e-mails font référence à l'e-mail initial et sont donc regroupés.

Si les étapes peuvent varier selon les clients de messagerie, il n'est pas recommandé de cliquer sur les boutons Répondre ou Transférer pour envoyer un nouvel e-mail. Utilisez plutôt l'outil Modèles pour envoyer rapidement des e-mails prédéfinis à différents contacts.

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