Boîtes de réception HubSpot connectées | Foire aux questions

Trouvez rapidement des réponses et des informations générales concernant la connexion de votre boîte e-mail à HubSpot. Une boîte de réception connectée est nécessaire pour envoyer des E-mails par l'intermédiaire du CRM et utiliser certaines fonctionnalités de Sales Hub et Service Hub . 

À quoi sert la connexion d'une boîte de réception à HubSpot ?

Après avoir connecté votre boîte de réception, toutes les réponses aux e-mails que vous avez envoyés depuis le CRM, ou depuis votre client de messagerie utilisant l'extension d'e-mail de vente HubSpot, seront alors automatiquement enregistrées dans votre CRM. Vous pouvez également suivre tout e-mail envoyé depuis votre CRM dans le dossier Envoyé de votre boîte de réception connectée (boîtes de réception Google Apps, Gmail et Office 365 uniquement).

Comment les e-mails et les pièces jointes sont-ils traités pour les boîtes de réception connectées d'Office 365 et d'Exchange Online ?

HubSpot suit et enregistre vos E-mails différemment en fonction du type de boîte de réception que vous connectez. 

Comment les pièces jointes sont-elles traitées par HubSpot ?

Par défaut, les pièces jointes seront enregistrées dans l'enregistrement associé dans le CRM, à condition que la taille totale de l'e-mail soit inférieure à 50 Mo. Pour désactiver l'enregistrement des pièces jointes, suivez les instructions figurant dans cet article.

Est-il possible de connecter ma boîte de réception à HubSpot via POP3 ?

Non. HubSpot permet uniquement aux utilisateurs de connecter leurs boîtes de réception à HubSpot via IMAP. POP3 et IMAP sont deux méthodes utilisées pour accéder à votre e-mail à partir d'un serveur.

POP3

POP3 télécharge l'e-mail sur votre machine. Lorsqu'un e-mail est envoyé à votre adresse e-mail, il est stocké sur votre serveur de messagerie. Lorsque vous ouvrez le client de messagerie, le client de messagerie téléchargera en fait l'e-mail sur votre appareil. Dès qu'il est téléchargé sur votre appareil, il est retiré du serveur de messagerie et n'est stocké que localement sur votre machine.

Par exemple, si votre e-mail est configuré via POP3 et que vous ouvrez un e-mail sur votre appareil mobile, les e-mails se téléchargeront ici. Si vous vérifiez votre e-mail sur un ordinateur, il n'y a pas d'e-mails à afficher car ils ont déjà été téléchargés dans votre téléphone mobile.

IMAP

IMAP permet d'accéder à leurs e-mails sur plusieurs appareils. Lorsque vous accédez à l'e-mail via IMAP, celui-ci conserve l'e-mail initial sur le serveur d'e-mail et télécharge simplement une copie locale de l'e-mail sur votre appareil. Ainsi, il est possible d'accéder à l'ensemble de vos e-mails sur tout appareil, à tout moment.

HubSpot doit pouvoir accéder à l'e-mail à tout moment. Pour cette raison, votre e-mail doit toujours être disponible sur votre serveur de messagerie afin que HubSpot puisse le voir. La connexion via le protocole IMAP le permet, mais pas celle de POP3.

Si vous consultez les paramètres de votre client de messagerie et que vous vous rendez compte que vous êtes configuré via POP3, vous devrez consulter votre équipe informatique pour passer au IMAP. Une fois que c'est fait, vous devriez voir les serveurs IMAP/SMTP et les ports dans les paramètres de votre client e-mail à saisir dans HubSpot pour se connecter.

Comment HubSpot trouve-t-il les réponses à enregistrer après avoir connecté ma boîte de réception ?

Une fois la boîte de réception connectée, HubSpot a accès à des informations concernant vos e-mails, notamment l'adresse d'envoi que vous utilisez, les adresses e-mail des destinataires, ainsi que les sujets et les corps des e-mails. 

Chaque e-mail de réponse contient une référence au numéro d'identification unique du message initial. HubSpot CRM suivra les réponses à un e-mail envoyé depuis le CRM ou enregistré dans ce dernier via la fonction Cci. HubSpot CRM consulte et enregistre uniquement les textes des e-mails liés à des chaînes d'e-mails déjà enregistrées dans le CRM ou envoyées depuis ce dernier.

Quelles informations sont enregistrées dans le CRM ?

Lorsque vous enregistrez un e-mail dans la fiche d'informations d'un contact dans le CRM ou que vous recevez une réponse par e-mail de sa part, HubSpot CRM stocke l'adresse e-mail, le nom, le sujet et le corps de l'e-mail de ce contact, afin que l'e-mail puisse être affiché dans sa fiche d'informations. L'e-mail est stocké et affiché comme si vous aviez BCC ou transféré cet e-mail dans le CRM. Les pièces jointes envoyées en dehors du CRM seront stockées dans la section Pièces jointes dans la fiche d'informations du contact.

Que fait le CRM de HubSpot du corps des e-mails envoyés par le biais du CRM ?

Le CRM HubSpot n'utilise jamais que le texte de vos e-mails pour afficher les e-mails sur la fiche de contact du destinataire dans votre CRM. HubSpot ne partage en aucun cas ces informations avec des personnes extérieures à votre équipe, ni ne les vend, ni ne participe à une collecte anonyme de corps d'e-mails pour analyse.

Comment HubSpot gère-t-il la sécurité des boîtes de réception connectées ?

HubSpot met tout en œuvre pour protéger vos données personnelles lorsqu'il les transmet ou les stocke. Par exemple, HubSpot crypte les données lors de leur échange avec votre ordinateur et utilise des mesures de sécurité de pointe pour empêcher tout accès non autorisé ou involontaire à notre réseau. Découvrez-en davantage sur la façon dont HubSpot protège vos données sur la page de sécurité de HubSpot.

Combien de temps les données d'e-mails sont-elles conservées dans HubSpot ?

• Les E-mails envoyés à l'aide de l'outil de séquences sont stockés indéfiniment à moins que votre compte HubSpot ne soit supprimé.
• Les E-mails envoyés à partir de la chronologie des contacts sont conservés à moins que l'engagement correspondant ou votre compte HubSpot ne soit supprimé, auquel cas ils peuvent être conservés jusqu'à 90 jours avant d'être purgés.
• Les E-mails reçus dans une boîte de réception connectée et enregistrés dans la chronologie des contacts seront conservés à moins que l'engagement correspondant ou votre compte HubSpot ne soit supprimé, auquel cas ils seront conservés jusqu'à 90 jours avant d'être purgés.
• Tous les corps d'e-mails de toutes les boîtes de réception connectées, qu'ils soient ou non affichés sur la chronologie d'un contact, sont stockés pendant 7 jours avant d'être automatiquement purgés.
• Toutes les métadonnées des e-mails de toutes les boîtes de réception connectées, qu'elles soient ou non affichées sur la chronologie des contacts, sont stockées pendant 60 jours maximum pour toutes les boîtes de réception connectées avant d'être automatiquement purgées.
  • Ces métadonnées sont stockées à des fins de triage lors de la prise de contact avec le service d'assistance et comprennent des informations dans les en-têtes des e-mails.
  • Les métadonnées ne pas comprennent le corps de l'e-mail (par exemple, les pièces jointes, le texte brut et/ou la section HTML de l'e-mail).

Pourquoi l'e-mail envoyé depuis ma boîte de réception met-il du temps à apparaître dans le CRM ?

Si vous utilisez Microsoft Outlook ou Exchange, des problèmes de performance peuvent survenir lors de la synchronisation de dossiers contenant plus de 100 000 éléments. Pour résoudre ce problème, consultez la documentation de Microsoft ( ) pour obtenir des recommandations (). 

Pourquoi l'e-mail envoyé depuis le CRM n'apparait-il pas dans le dossier Envoyés dans ma boîte de réception ?

Après avoir connecté votre boîte de réception d'e-mails à HubSpot en utilisant IMAP, les e-mails que vous envoyez à partir des enregistrements de contact, d'entreprise ou d'affaire dans HubSpot peuvent ne pas apparaître dans votre dossier d'envoi.

Lorsqu'un e-mail est envoyé via le CRM, les données de l'e-mail sont effectivement transférées de HubSpot à votre fournisseur de messagerie. Votre fournisseur de messagerie envoie ensuite l'e-mail au destinataire via ses serveurs SMTP.

Si la boîte de réception que vous avez connectée en utilisant IMAP prend en charge les drapeaux de boîtes aux lettres à usage spécial, tels que les boîtes aux lettres pour les brouillons ou les messages envoyés, HubSpot copiera le message dans le dossier avec l'attribut sent. Si la boîte aux lettres ne prend pas en charge les boîtes aux lettres à usage spécial, HubSpot copiera le message dans le premier dossier qu'il peut trouver et qui contient sent dans le libellé.

Pourquoi ma boîte de réception a-t-elle été déconnectée ?

Si vous recevez une notification indiquant que votre boîte de réception a été déconnectée, il se peut qu'un problème soit survenu avec votre fournisseur de messagerie et que vous deviez reconnecter votre boîte de réception. Les problèmes courants qui provoquent cette déconnexion sont les suivants :

• L'accès a été refusé à l'application HubSpot.
• Le mot de passe de votre boîte de réception a changé. Cela déconnectera également tous les calendriers que vous avez connectés à HubSpot, et vous ne pourrez pas réserver de réunions via vos pages de planification jusqu'à ce que vous reconnectiez votre boîte de réception.

Selon le type de boîte de réception que vous avez connectée, il peut y avoir d'autres raisons pour lesquelles cette dernière a été déconnectée :

• Office 365: votre boîte aux lettres a subi une migration.
• IMAP : votre serveur IMAP n'était pas disponible pendant une période prolongée ou le serveur a refusé la connexion à HubSpot. En savoir plus sur pour dépanner les erreurs de connexion IMAP.
• Exchange : votre serveur Exchange n'était pas disponible pendant une période prolongée ou le serveur a refusé la connexion à HubSpot. En savoir plus sur le dépannage des erreurs de connexion Exchange.
• Gmail: vous avez révoqué l'accès à l'application HubSpot dans Centre de sécurité Google.

Pourquoi des e-mails sans rapport les uns avec les autres s'affichent-ils dans le même fil de discussion ?

Si vous constatez la présence d'e-mails sans rapport les uns avec les autres dans le même fil de discussion, c'est peut-être dû à la façon dont vous rédigez de nouveaux e-mails. Lorsque vous écrivez un nouvel e-mail à un nouveau contact, si vous cliquez sur le transfert d'un e-mail envoyé, que vous supprimez le texte transféré en haut, puis que vous modifiez le destinataire de l'e-mail avant de l'envoyer, ces e-mails apparaîtront dans le même fil de discussion. En effet, les autres e-mails font référence à l'e-mail original et s'enchaînent donc.

Même si les étapes précises peuvent différer d'un client de messagerie à l'autre, il n'est pas recommandé de cliquer sur les boutons de réponse ou de transfert pour envoyer un nouvel e-mail, mais plutôt d'utiliser l'outil Modèles pour envoyer rapidement des e-mails prêts à l'emploi à différents contacts.