Importer optegnelser og aktiviteter

Hvis du vil tilføje eller opdatere data i større mængder, kan du importere filer til HubSpot. Du kan importere poster, såsom kontakter og virksomheder, eller aktiviteter, såsom en e-mail sendt til en kontakt eller et møde for en igangværende aftale.

Følgende er de typer af import, du kan gennemføre, og de objekter og aktiviteter, der understøttes:

• Import af et enkelt objekt eller en enkelt aktivitet: import for at oprette og/eller opdatere et objekt eller en aktivitet. I en import af et enkelt objekt:
  • Du kan oprette og/eller opdatere kontakter, virksomheder, tilbud, billetter, opkald, produkter og brugerdefinerede objekt poster.
  • Du kan oprette, men ikke opdatere, opgaver.
• Import af flere objekter og aktiviteter: Import for at oprette, opdatere og/eller tilknytte flere objekter og aktiviteter. Du kan importere flere objekter og aktiviteter i én fil, eller to objekter/et objekt og en aktivitet i to separate filer. I en import af flere objekter:
  • Du kan oprette og/eller opdatere kontakter, virksomheder, tilbud, billetter, opkald og brugerdefinerede objektposter. Du kan oprette og/eller opdatere varelinjer, men de skal være knyttet til aftaler.
  • Du kan oprette, men ikke opdatere, e-mails, møder, noter og opgaver. E-mails, møder og noter skal være knyttet til et objekt.

Du kan følge instruktionerne nedenfor for alle importer, men der er trin, der kun gælder for visse importtyper (f.eks. trin til at knytte poster i en import med flere objekter). For mere vejledning, se krav til importfiler.

Før du importerer

Før du starter en import:

• Du skal have importtilladelser og redigeringstilladelser til den objektpost, du importerer til HubSpot.
• Lær mere om objekter, poster, egenskaber, og hvordan du administrerer din CRM-database i HubSpot.
• Opsæt dine importfiler , og bekræft, at du har alle de nødvendige felter. Korrekt opsætning af dine filer hjælper dig med at undgå importfejl eller forkerte data, der bliver tilføjet til dit CRM. Du kan se eksempler på importfiler som hjælp til at komme i gang.
• Der er flere måder at oprette, synkronisere eller tilknytte poster på, som du kan overveje:
  • For kontakter og virksomheder kan du aktivere indstillingen til automatisk at oprette og tilknytte virksomheder til kontakter baseret på kontaktens e-mail-domæne. Hvis du har kontakter med e-mail-domæner, der er forskellige fra deres virksomheders domæner, eller hvis du importerer andre objekter, skal du følge instruktionerne for at tilknytte dine poster via import.
  • Hvis du har data i et andet system og ønsker at oprette en tovejssynkronisering, kan du lære, hvordan du opretter forbindelse og bruger HubSpot-datasynkronisering i stedet for at importere.

Importer optegnelser og aktiviteter

Når du har konfigureret dine filer, kan du importere dem til HubSpot:

• Klik på Import øverst til højre på en objektindeksside, eller få adgang til dine importindstillinger:
  • Klik i din HubSpot-konto på settings indstillingsikon i den primære navigationsbjælke.
  • Naviger til Import & Export i menuen i venstre side.
  • Klik på Gå til import.
• Klik på Start en import på siden Importer.
• Vælg Fil fra computer, og klik derefter på Næste. Du kan også vælge Gentag en tidligere import for at fuldføre en import med de samme egenskaber som en tidligere import.
• Vælg antallet af filer og objekter/aktiviteter afhængigt af importtypen:
  • Import af enkelt objekt eller aktivitet:
    • Vælg Én fil, og klik derefter på Næste.
    • Vælg Et objekt, og klik derefter på Næste.
    • Vælg objektet eller aktiviteten i din importfil. Opkald og opgaver er de eneste aktiviteter, der kan importeres alene.

• • Import af flere objekter eller aktiviteter i én fil:
    • Vælg Én fil, og klik derefter på Næste.
    • Vælg Flere objekter, og klik derefter på Næste.
    • Vælg objekterne og aktiviteterne i din importfil, og klik derefter på Næste.

• • Import af flere objekter eller aktiviteter i to filer:
    • Vælg Flere filer med associationer, og klik derefter på Næste.
    • Vælg de to objekter eller objektet og aktiviteten, og klik derefter på Næste.

• For hvert objekt eller hver aktivitet skal du klikke på Vælg en fil og derefter vælge din importfil.
• Klik på dropdown-menuen Choose how to import [objects/activities] for hvert objekt/aktivitet, og vælg, hvordan du vil importere dine data:

• • Opret og opdater [poster/aktiviteter]: Importen vil oprette nye poster og aktiviteter samt identificere og opdatere eksisterende poster. For at oprette nye poster eller aktiviteter skal din fil indeholde de nødvendige egenskaber for det pågældende objekt/aktivitet . For at opdatere eksisterende poster skal din fil indeholde en unik identifikator.
  • Opret kun nye [poster/aktiviteter]: Importen opretter kun nye poster og aktiviteter. Eksisterende poster i importfilen vil blive ignoreret. For at oprette nye poster eller aktiviteter skal din fil indeholde de nødvendige egenskaber for det pågældende objekt/aktivitet.
  • Opdater kun eksisterende [poster/aktiviteter]: Importen vil kun opdatere eksisterende poster. Nye poster eller aktiviteter i importfilen vil blive ignoreret. For at opdatere eksisterende poster skal din fil indeholde en unik identifikator.

Bemærk: e-mails, møder, noter og opgaver kan ikke opdateres via import, uanset hvordan du vælger at importere dataene.

• Hvis du importerer data på et andet sprog end dit standardsprog, skal du klikke på rullemenuen Vælg sproget for kolonneoverskrifterne i din fil og vælge sproget. Ved at vælge det korrekte sprog kan HubSpot bedre matche dine kolonneoverskrifter med eksisterende standardegenskaber. Hvis der ikke er noget match på det valgte sprog, vil HubSpot søge efter en engelsk egenskab, der kan matche.
• Klik på Næste.
• Hvis du importerer og associerer flere objekter i to filer, skal du angive, hvilken kolonne der er inkluderet i begge filer:
  • Klik på rullemenuen Common column headers found in your files, og vælg navnet på den fælles kolonne.
  • Klik på rullemenuen Hvilket objekt er [fælles kolonne] den unikke nøgle for? og vælg derefter det objekt, som egenskaben skal importeres til. Hvis du f.eks. importerer kontakter og virksomheder og bruger Firmanavn som den fælles kolonne, skal du vælge Virksomhed for at uploade disse data til virksomhedsregistre.
• Klik på Næste.
• På skærmen Map columns in your file to [object/activity] properties vil HubSpot mappe kolonnerne i din fil til det valgte objekts eller aktivitets egenskaber baseret på headeren, headerens sprog og egenskabens navn. Hvis du har importeret to filer, vil der være en mapping-side for hvert objekt eller hver aktivitet.
• Mapping Guide viser de egenskaber, der kræves for at oprette og/eller opdatere objekter eller aktiviteter. Hvis din fil mangler nogle af de egenskaber, der er nødvendige for at fuldføre målet med din import (f.eks. hvis du har valgt at opdatere eksisterende aftaler, men ikke har inkluderet en Record ID-kolonne ), bør du rette din importfil og genstarte importen for at undgå fejl.
• I kolonnen Preview Information er der en forhåndsvisning af de første tre rækker fra dit regneark.
  • Hvis der ikke er fundet fejl i de første 100 rækker af en kolonne, vil der være et success flueben i kolonnen Mapped.
  • Hvis der opdages visse fejl i de første 100 rækker i en kolonne, vil der være et exclamation advarselsikon i kolonnen Mapped. Hold musen over ikonet for at se fejlen, og klik på Fix import errors for at se, hvordan du kan løse fejlen.

• Hvis nogle kolonner blev mappet til det forkerte objekts eller den forkerte aktivitets egenskaber, skal du klikke på rullemenuen i kolonnen Importer som og derefter vælge de korrekte [Objekt/Aktivitet]-egenskaber.

• Hvis nogle kolonner ikke mapper til en eksisterende egenskab eller mapper til den forkerte egenskab, skal du klikke på dropdown-menuen i kolonnen HubSpot Property. I dropdown-menuen kan du gøre et af følgende:
  
  • For at mappe kolonnen til en eksisterende egenskab skal du søge efter og vælge en eksisterende egenskab. Du kan holde musen over en egenskab for at se dens detaljer og sikre, at du mapper til den korrekte egenskab, før du vælger.
  • Hvis du vil oprette en ny brugerdefineret egenskab (kun objekter), skal du klikke på Opret en ny egenskab og derefter oprette din egen skab i højre panel. Dataene i kolonnen vil blive mappet til denne nye brugerdefinerede egenskab.

• Hvis du vil springe import af data fra en individuel række over, skal du klikke på dropdown-menuen i kolonnen Import as og derefter vælge Don't import column. Hvis du vil springe import af data fra alle ikke-tilknyttede kolonner over, skal du markere afkrydsningsfeltet Importér ikke data i ikke-tilknyttede kolonner nederst til højre.

• Hvis du opdaterer eksisterende optegnelser eller vil undgå dubletter, mens du forbinder optegnelser, skal du sikre dig, at du har kortlagt den korrekte unikke identifikator (f.eks. Record ID, e-mail, virksomhedens domænenavn eller brugerdefinerede unikke værdiegenskaber):
  
  • Record ID: Klik på dropdown-menuen i kolonnen Import as, og vælg derefter Record ID, eller hvis du importerer flere objekter, skal du vælge Record ID - [Objects] for det korrekte objekt. Hvis en række i din fil ikke indeholder en værdi for Record ID, vil der blive oprettet en ny post.

• • E-mail (kun kontakter) eller virksomhedsdomænenavn (kun virksomheder): Tilknyt kolonnen til den tilsvarende egenskab i HubSpot-egenskabskolonnen.
  • Brugerdefineret egenskab, der kræver unikke værdier (kun virksomheder, tilbud, billetter og brugerdefinerede objekter): Hvis du har oprettet en egenskab, der kræver unikke værdier, skal du mappe kolonnen til denne egenskab i HubSpot-egenskabskolonnen. Hvis du importerer flere egenskaber med unikke værdier, skal du vælge, hvilken egenskab du vil bruge som identifikator på siden Detaljer, før du afslutter din import.

• Hvis du opdaterer poster, skal du markere afkrydsningsfelterne i kolonnen Administrer eksisterende værdier for at forhindre importen i at overskrive posternes eksisterende egenskabsværdier. Når dette er valgt for en egenskab, vil importen ikke opdatere egenskaben for poster, der allerede har en værdi, men vil opdatere egenskaben for nye poster eller eksisterende poster uden en aktuel værdi for egenskaben.
  • Hvis du vil forhindre importen i at overskrive eksisterende værdier for individuelle egenskaber, skal du markere afkrydsningsfeltet Overskriv ikke i egenskabens række.
  • For at forhindre importen i at overskrive eksisterende værdier for alle egenskaber, der er inkluderet i importen, skal du markere afkrydsningsfeltet øverst i tabellen.

• Hvis du importerer og tilknytter flere objekter, kan du importere tilknytningsetiketter ( kunProfessional og Enterprise ):

• • Klik på dropdown-menuen i kolonnen Importer som, og vælg derefter Foreningsetiket. Import af en ny tilknytningsetiket overskriver ikke en eksisterende tilknytningsetiket. Den importerede label tilføjes til posten som en ekstra tilknytningslabel. Lær, hvordan du manuelt fjerner en tilknytningslabel fra en post.
  • Når du importerer to objekter, vil HubSpot-egenskabskolonnen automatisk udfylde objektrelationen for de objekter, du importerer (f.eks. Kontakt og Virksomhed). Hvis du importerer mere end to objekter, skal du vælge de to objekter, hvis relation tilknytningsetiketterne beskriver.

• Når alle kolonner er mappet eller indstillet til Importer ikke kolonne, skal du klikke på Næste. Hvis du har importeret to filer, skal du mappe det andet objekts eller den anden aktivitets egenskaber og derefter klikke på Næste.
• Indtast dine importoplysninger:
  
  • Indtast et importnavn.
  • Hvis dine filer indeholder flere egenskaber med unikke værdier (kun tilbud, billetter, brugerdefinerede objekter), skal du klikke på rullemenuen Egenskab, der skal bruges til at finde eksisterende [objekter] og vælge den egenskab, du vil bruge til at opdatere eller deduplikere poster.
  • Hvis du importerer kontakter:
    
    • Hvis du automatisk vil oprette en liste over de importerede kontakter, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret en liste over kontakter fra denne import. Selv hvis du kun har importeret for at tilføje eksisterende kontakter til en liste (dvs. en fil med e-mail- eller Record ID-værdier, men ingen nye egenskabsværdier), vil posterne stadig blive inkluderet som opdaterede poster i importhistoriktabellen og den individuelle imports resumé.
    • Hvis du vil acceptere, at kontakter forventer at høre fra dig, og at din importfil ikke indeholder en købt liste, skal du markere afkrydsningsfeltet. Læs mere om HubSpots politik for acceptabel brug.
    • Hvis du har aktiveret GDPR-funktionaliteten (General Data Protection Regulation) på din konto, skal du klikke på rullemenuen Indstil det juridiske grundlag for behandling af en kontakts data og vælge et juridisk grundlag for behandling.

• • Hvis du importerer en fil med en datoegenskab, skal du klikke på rullemenuen Datoformat og bekræfte, hvordan datoværdierne i dit regneark er formateret.
  • Hvis du importerer en fil med en talegenskab, skal du klikke på rullemenuen Talformat og bekræfte, hvilket lands talformat du vil bruge til dine data.
• Når du har indstillet indstillingerne for din import, skal du klikke på Afslut import.

Når du har importeret, kan du se nye og opdaterede poster på hvert objekts indeksside, nye opgaver på opgavens indeksside eller nye aktiviteter på poster. Hvis din import indeholdt fejl, kan du lære, hvordan du løser importfejl. Du kan også se, analysere og udføre handlinger med dine tidligere importer, herunder oprette en liste, se eller slette importerede poster.