E-Mail in Ihrem CRM mit der BCC- oder Weiterleitungsadresse protokollieren

Mit der HubSpot Browser-Erweiterung oder dem Add-In können Sie automatisch E-Mails protokollieren, die von außerhalb von HubSpot an das CRMgesendet werden. Wenn Sie die HubSpot-Browsererweiterung nicht verwenden, können Sie die BCC-Adresse oder Weiterleitungsadresse von HubSpot verwenden, um E-Mails manuell zu protokollieren.

E-Mails, die mithilfe der BCC-Adresse oder der Weiterleitungsadresse in HubSpot protokolliert werden, enthalten die E-Mail-Inhalte und alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind. Die protokollierte E-Mail wird automatisch dem Kontaktdatensatz des Empfängers, dem zugehörigen Unternehmensdatensatz und den fünf zuletzt geöffneten Kontaktdatensätzen, die dem Kontakt zugeordnet sind, zugeordnet. Erfahren Sie mehr über die Protokollierung von E-Mail-Antworten an HubSpot. 

Bitte beachten: E-Mail-Anhänge, die größer als 50 MB sind, werden nicht im CRM protokolliert. Die E-Mail selbst wird im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang. Sie erhalten außerdem einen E-Mail-Zustellungsfehler in Ihr Postfach.

Verwendung der BCC-Adresse

Wenn Sie eine E-Mail von Ihrem E-Mail-Client senden, fügen Sie die BCC-Adresse zur BCC-Zeile der E-Mail hinzu. Der E-Mail-Inhalt wird automatisch im Datensatz des Kontakts in HubSpot aufgezeichnet.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Objekte > Aktivitäten.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „E-Mail-Protokollierung“.

• Klicken Sie rechts neben dem Feld „BCC-Adresse“ auf „Kopieren“.

• Gehen Sie zu Ihrem E-Mail-Posteingang und erstellen Sie eine neue E-Mail.
• Fügen Sie die kopierte BCC-Adresse zur BCC-Zeile der E-Mail hinzu.

Die gesendete E-Mail wird im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokolliert. Wenn der E-Mail-Empfänger nicht mit einem Kontaktdatensatz in HubSpot verknüpft ist, wird ein neuer Datensatz erstellt.

Voraussetzungen für das Protokollieren von E-Mails im CRM mithilfe der BCC-Adresse

• Der Benutzer, der die E-Mail versendet, muss über den persönlichen E-Mail-Zugang verfügen.
• Die E-Mail-Adresse, von der aus Sie die E-Mail versenden, muss eine der folgenden sein:
  • Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verknüpft sein.
  • Eine Ihrer verbundenen persönlichen E-Mails.
  • Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verbundenen Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihrem Profil & Einstellungenhinzugefügt wurde).
• Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist nicht in Ihrer Never Log Listeaufgeführt.
• Wenn Sie in Ihrem HubSpot-Account die DSGVO-Datenschutzeinstellungen aktiviert haben, müssen Sie über eine rechtliche Grundlage für die Kommunikation mit den Empfängern der E-Mail verfügen.

Bitte beachten: Wenn Sie die BCC-Adresse manuell in einem E-Mail-Client ohne Tracking verwenden, wird die E-Mail nur in einem Kontaktdatensatz in HubSpot protokolliert. In diesem Fall können Sie nicht nachverfolgen, ob Ihre E-Mails geöffnet bzw. ihre Inhalte angeklickt werden.

Verwendung der Weiterleitungsadresse

Verwenden Sie die Weiterleitungsadresse, um eine E-Mail-Antwort in der Chronik des Kontaktdatensatzes zu protokollieren. Die Weiterleitungsadresse ist hilfreich, wenn Sie eine E-Mail protokollieren müssen, nachdem Sie sie erhalten haben. Bevor Sie loslegen, stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Client von der Weiterleitungsfunktion unterstützt wird. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu „Objekte“ > „Aktivitäten“.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „E-Mail-Protokollierung“.
• Klicken Sie rechts neben dem Feld „Weiterleitungsadresse“ auf „Kopieren“.

• Gehen Sie zu Ihrem E-Mail-Postfach und öffnen Sie die E-Mail, die Sie in HubSpot protokollieren möchten.
• Leiten Sie die E-Mail an die kopierte Weiterleitungsadresse weiter.

Die weitergeleitete E-Mail wird an den Datensatz des Kontakts in HubSpot protokolliert. Wenn der E-Mail-Empfänger nicht mit einem Kontaktdatensatz in HubSpot verknüpft ist, wird ein neuer Datensatz erstellt.

Voraussetzungen für das Protokollieren von Antworten im CRM mithilfe der Weiterleitungsadresse

Ihre E-Mail muss für die Protokollierung im CRM die folgenden Kriterien erfüllen:

• Der Benutzer, der die E-Mail versendet, muss über den persönlichen E-Mail-Zugang verfügen.

• Sie leiten die individuelle Antwort-E-Mail (keine anderen Teile der E-Mail-Kette) weiter. Der Header der weitergeleiteten Nachricht, der von Ihrem E-Mail-Client erzeugt wurde, muss vorhanden sein:

• Die E-Mail-Adresse, die Sie für den Versand der weitergeleiteten E-Mail verwenden, muss eine der folgenden sein:
  • Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verknüpft sein.
  • Eines Ihrer mit verbundenen E-Mail-Postfächer.
  • Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verbundenen Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihrem Profil & Einstellungenhinzugefügt wurde).
• Die E-Mail des Kontakts ist nicht in Ihrer Never Log Listeaufgeführt.
• Wenn Sie in Ihrem HubSpot-Account die DSGVO-Datenschutzeinstellungen aktiviert haben, müssen Sie über eine rechtliche Grundlage für die Kommunikation mit den Empfängern der E-Mail verfügen.
• Die weitergeleitete E-Mail wird in der Chronik des Kontakts angezeigt.

• Wenn die Person, die Ihnen die ursprüngliche E-Mail geschickt hat, nicht in Ihrem CRM ist, wird durch die Weiterleitung der Nachricht ein Datensatz für den Kontakt erstellt, solange ihre E-Mail oder E-Mail-Domain nicht in Ihrer Never Log Liste aufgeführt ist.
• Die weitergeleitete Nachricht muss in einer der von HubSpot unterstützten Sprachenverfasst sein. 
• Die weitergeleitete Nachricht muss sowohl den HTML-Code als auch den Klartext der E-Mail enthalten.
• Ihr E-Mail-Server muss die externe Weiterleitung zulassen. 

Es gibt keine Standardformatierung für eine weitergeleitete E-Mail. Wenn HubSpot das E-Mail-Format nicht verarbeiten kann, wird die E-Mail nicht in HubSpot protokolliert. Erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail manuell in HubSpot protokollieren. 

Bitte beachten: Wenn Sie eine E-Mail-Antwort von einem Kontakt oder potenziellen Kunden erhalten, bei der Empfänger auf CC sind, fügt HubSpot diese Empfänger nicht als Kontakte in Ihrem Portal hinzu.

E-Mail-Clients, die von der Weiterleitungsfunktion unterstützt werden

Wenn Ihre weitergeleitete E-Mail die oben genannten Voraussetzungen erfüllt, aber dennoch nicht in HubSpot protokolliert wird, ist Ihr E-Mail-Client nicht mit der Weiterleitungsfunktion von HubSpot kompatibel. Wenn Ihr E-Mail-Client nicht mit der Weiterleitungsfunktion kompatibel ist, können Sie keine E-Mail zu einem Datensatz in HubSpot weiterleiten.

Die folgenden E-Mail-Clients sind mit dem Weiterleitungstool kompatibel:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo! E-Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Absenderzuordnung für BCC und weitergeleitete E-Mails

Beim Versenden von E-Mails unter Verwendung der BCC- oder Weiterleitungsadresse bestimmen die folgenden Regeln, welcher Benutzer als Absender der im CRM protokollierten E-Mail gilt. Diese Regeln bestimmen in der Reihenfolge ihrer Priorität, welche E-Mails für die Gesamtaktivität eines Benutzers in Ihren Vertriebsberichten gezählt werden.

1. Wenn nur ein Benutzer die Versand-E-Mail-Adress als verknüpfte persönliche E-Mail-Adresse hat, ordnen Sie sie diesem Benutzer zu.
2. Wenn nur ein Benutzer die Versand-E-Mail-Adresse als E-Mail-Adresse seines HubSpot-Benutzer-Accounts hat, ordnen Sie sie diesem Benutzer zu.
3. Wenn nur ein Benutzer die Versand-E-Mail-Adress als Alias hat, ordnen Sie sie diesem Benutzer zu.
4. Wenn mehrere Benutzer die Versand-E-Mail-Adresse als verknüpfte persönliche E-Mail-Adresse haben, ordnen Sie sie dem Benutzer zu, der die E-Mail-Adresse am längsten verknüpft hat.

Wenn Sie eine E-Mail von außerhalb von HubSpot unter Verwendung der BCC-Adresse protokollieren und von einer E-Mail-Adresse senden, die als Team-E-Mail in HubSpot verknüpft ist, wird die E-Mail immer dem Benutzer zugeordnet, der den Team-E-Mail-Account ursprünglich verknüpft hat.