E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot Sales tracken und protokollieren

Tracken und protokollieren Sie E-Mails aus Ihrem Postfach mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot Sales.

Zunächst einmal zum Unterschied zwischen nachverfolgten und protokollierten E-Mails: 

• Verfolgte E-Mails: Wenn Sie eine E-Mail verfolgen, erhalten Sie Einblick in die Interaktion des Empfängers mit der E-Mail. Ihnen wird durch eine Popup-Meldung auf Ihrem Desktop mitgeteilt, wenn der Kontakt die E-Mail öffnet, sofern Sie die HubSpot Sales-Tray-App für Windows installiert haben oder den Chrome-Browser mit der HubSpot Sales-Chrome-Erweiterung verwenden. Kostenpflichtige Sales Hub-Benutzer werden benachrichtigt, wenn der Empfänger außerdem auf einen Link in der E-Mail klickt. Diese Informationen werden in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed oder in Ihrer Tray-App für Windows gespeichert, wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden. E-Mails, die nachverfolgt, aber nicht protokolliert werden, werdennicht in einer Kontaktchronik in der HubSpot-Software aufgezeichnet. 
• Protokollierte E-Mails: Eine protokollierte E-Mail wird in die Kontaktchronik des Empfängers in der HubSpot-Software aufgenommen. So können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation mit einem potenziellen Kunden in der HubSpot-Software aufzeichnen, um nachzuverfolgen, wo sie sich in Ihrem Marketing-Trichter befinden. Der Kommunikationsverlauf hilft Ihnen auch dabei, die frühere E-Mail-Kommunikation im Blick zu behalten, damit Sie keine vielversprechenden Leads vernachlässigen. Protokollierte E-Mails haben den Zweck, Ihre Interaktionen mit Kontakten aufzuzeichnen. Sie geben Ihnen keinen Einblick in die Öffnungs- oder Klick-Informationen. 

Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail senden können, die sowohl nachverfolgt als auch protokolliert wird. So können Sie in der HubSpot-Software auf Informationen zur E-Mail-Kommunikation und darüber, ob die Mails geöffnet wurden, zurückgreifen. 

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot Sales. Wenn Sie das Office-365-Add-In verwenden, können Sie in diesem Leitfaden erfahren, wie Sie E-Mails mit dem Office 365 Add-In nachverfolgen und protokollieren: E-Mails mit dem Office 365-Add-in nachverfolgen und protokollieren.

E-Mails nachverfolgen

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC: 

• Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
• Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
• Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
• Aktivieren Sie im Menüband der Nachricht das Kontrollkästchen E-Mail tracken, und klicken Sie auf Senden. 

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed als Gesendet angezeigt.

Sie können auch in der Chrome-Erweiterung oder Windows Tray-App sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitäten-Feed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket.

Alternativ können Sie auch über die Windows-Tray-App auf Ihren Aktivitäten-Feed zugreifen, wenn Sie HubSpot Sales für Windows installiert haben. Klicken Sie in Ihrem Windows-Tray auf das HubSpot-Symbol sprocket.

E-Mails protokollieren

Um eine E-Mail zu protokollieren und in der HubSpot-Software aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, die Sie in Ihrem E-Mail-Client senden, eine der folgenden sein:

• Ein Benutzer Ihres Accounts
• Eine Ihrer verknüpften E-Mail-Adressen
• Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verknüpften Gmail-Postfach konfiguriert wurde oder ein Alias, der zu Profil & Einstellungen hinzugefügt wurde)

In den HubSpot-Kontoeinstellungen können Sie E-Mail-Adressen und Domänen angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domänen auch in den Add-in-Einstellungen hinzufügen. 

Bitte beachten: E-Mails, die größer als 15 MB sind, werden nicht in Ihrem HubSpot-Konto protokolliert. Anhänge sind bei diesem Limit inbegriffen. Ihre E-Mail wird noch immer erfolgreich an den Kontakt übermittelt, die E-Mail wird jedoch nicht in ihrem Datensatz protokolliert.

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC: 

• Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
• Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
• Aktivieren Sie im Menüband der Nachricht das Kontrollkästchen Im CRM protokollieren. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingetragen.
• Klicken Sie auf Senden.

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) protokolliert werden, werden automatisch dem Kontaktdatensatz des Empfängers, dem zugehörigen Firmendatensatz und den fünf letzten offenen Dealdatensätzen, die dem Kontakt zugeordnet sind, zugeordnet.

So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in der HubSpot-Software an: 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Konto zu Ihren Kontakten, Unternehmen oder Deals.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes. 
• Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
  
  1. Bearbeiten: Sie können die E-Mail zu verbundenen Unternehmens- oder Deal-Datensätzen hinzufügen oder aus diesen entfernen. Der Unternehmensdatensatz und die Deal-Datensätze müssen dem Kontakt zugeordnet sein, um sie hier hinzuzufügen.
  2. Aktionen: Hier können Sie die E-Mail löschen oder beantworten. 
  3. Details: Klicken Sie hier, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen. 
  4. Erweitern: Klicken Sie hier, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf Thread anzeigen, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen. 
  5. Antworten: Klicken Sie auf Antworten, um direkt in der HubSpot-Software auf die E-Mail zu antworten.

Bitte beachten: Sie können nur dann in der HubSpot-Software auf E-Mails antworten und eingehende Antworten in der HubSpot-Software protokollieren, wenn Sie Ihren Posteingang mit der HubSpot-Software verknüpft haben.