E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot Sales nachverfolgen und protokollieren

Verwenden Sie die Funktionen „Nachverfolgen“ und „Protokollieren“ mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von Sales Hub. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnen. Bei aktivierter Funktion „Nachverfolgen“ können Sie Echtzeitbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet. Sie können auch die E-Mail im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokollieren, um einen Überblick über alle früheren Benachrichtigungen für Ihr Team zu erhalten.

Sie können die E-Mail-Öffnungs- und Klickinformationen im Aktivitäten-Feed überprüfen. Protokollierte E-Mails werden in einzelnen Kontaktdatensätze und deren zugehörigen Datensätzen gespeichert.

Bitte beachten: Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutz-Grundverordnungsfunktionalität (DSGVO) aktiviert haben, ist Ihr Juristenteam die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und Verfolgung benutzt. Sie können auch Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen, um diese Funktionalität für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Domains zu deaktivieren. Alle bestehenden Kontakte, die keine rechtmäßige Grundlage für die Datenverarbeitung erteilt haben, werden anonym verfolgt.

Zunächst einmal zum Unterschied zwischen nachverfolgten und protokollierten E-Mails:

• Nachverfolgen: Verwenden Sie die Tracking-Funktion, um zu überwachen, wann Kontakte Ihre E-Mails öffnen. Um E-Mails zu tracken, fügt HubSpot ein Ein-Pixel-Bild in die E-Mail nach dem Senden ein. Wenn Sie die Sales Hub-Tray-App für Windows installiert haben oder Chrome mit der Sales Hub-Chrome-Erweiterung verwenden, erhalten Sie eine Echtzeitbenachrichtigung auf Ihrem Desktop, wenn ein Kontakt die nachverfolgte E-Mail öffnet. Benutzer mit zugewiesenen Sales Hub-Lizenzen können auch nachverfolgen, wann ein Empfänger auf einen Link in der E-Mail klickt. Benutzer der kostenlosen Version können Klicks nicht nachverfolgen. HubSpot zeichnet nachverfolgte E-Mail-Öffnungen und -Klicks im Aktivitäten-Feed und in der Chronik des Datensatzes auf. Wenn Sie das Kontrollkästchen „E-Mail nachverfolgen“ aktivieren, wird keine Kopie der E-Mail im Datensatz in HubSpot protokolliert. 

• Protokollieren: Verwenden Sie die Protokollfunktion, um eine Kopie einer E-Mail in einem Datensatz in HubSpot zu protokollieren. Alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind, werden ebenfalls im Datensatz des Kontakts protokolliert. Protokollieren Sie Ihre E-Mails, um einen Überblick über die zurückliegende Kommunikation zu erhalten. Protokollierte E-Mails geben Ihnen keinen Einblick über Öffnungen oder Klicks.

Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail senden können, die sowohl nachverfolgt als auch protokolliert wird. So können Sie in der HubSpot-Software auf Informationen zur E-Mail-Kommunikation und darüber, ob die Mails geöffnet wurden, zurückgreifen.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von Sales Hub. Wenn Sie das Office-365-Add-In verwenden, können Sie in diesem Leitfaden erfahren, wie Sie E-Mails mit dem Office 365 Add-In nachverfolgen und protokollieren: E-Mails mit dem Office 365-Add-in nachverfolgen und protokollieren.

Bitte beachten: Das Add-in für die Outlook-Desktopversion wird in jeder E-Mail-Adresse angezeigt, die Sie in Ihrem Outlook-Konto eingerichtet haben. Daher werden E-Mails, die von einer dieser E-Mail-Adressen gesendet werden, bei aktivierter Tracking-Funktion nachverfolgt. E-Mails, die von einer zusätzlichen E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nur in HubSpot protokolliert, wenn die Protokollierung aktiviert ist und die E-Mail-Adresse mit HubSpot verbunden ist oder unter „Profil & Einstellungen“ als Alias hinzugefügt wird.

E-Mails nachverfolgen

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC:

• Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
• Erstellen Sie eine neue E-Mail.
• Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
• Aktivieren Sie im Menüband der Nachricht das Kontrollkästchen „E-Mail nachverfolgen“ und klicken Sie auf „Senden“.

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed als „Gesendet“ angezeigt.

Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert. Die E-Mail-Benachrichtigung wird in Ihrem Aktivitäten-Feed als „Geöffnet“ angezeigt.Wann ein Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü heraus, das unter dem Namen des jeweiligen Kontakts angezeigt wird. Sie sehen auch einen Verlauf der im Dropdown-Menü aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts.

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen werden angezeigt, wenn Sie nachverfolgte E-Mails mit dem Office 365-Add-in in Verbindung mit der Sales Hub-Chrome-Erweiterung oder der Sales Hub-Tray-App für Windows (nur Windows) senden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed sehen.

Sie können auch in der Chrome-Erweiterung oder Windows Tray-App sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitäten-Feed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket. Wenn Sie Sales Hub für Windows installiert haben, klicken Sie auf das HubSpot-Symbol sprocket in Ihrem Windows-Tray.

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking und Sales-Benachrichtigungen und wie Sie Tracking deaktivieren können.

Protokollieren von E-Mails

Um eine E-Mail zu protokollieren und in HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, die Sie in Ihrem E-Mail-Client senden, eine der folgenden sein:

• Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verbunden sein.
• Sie muss eine Ihrer verknüpften E-Mail-Adressen sein.
• Sie muss ein in Ihrem E-Mail-Client eingerichteter Alias sein (entweder ein Alias, der in Ihrem verbundenen Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihren Profil & Einstellungen hinzugefügt wurde).

In den HubSpot-Kontoeinstellungen können Sie E-Mail-Adressen und Domänen angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains auch in den Add-in-Einstellungen hinzufügen.

Bitte beachten: E-Mail-Anhänge, die größer als 50 MB sind, werden nicht in HubSpot protokolliert. Ihre E-Mail wird weiterhin erfolgreich an den Kontakt übermittelt und im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang. 

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC:

• Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
• Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
• Aktivieren Sie im Menüband der Nachricht das Kontrollkästchen „Im CRM protokollieren“. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingetragen.
• Klicken Sie auf „Senden“.

Wenn für diesen Kontakt nicht bereits ein Datensatz in HubSpot vorhanden ist, wird ein neuer Datensatz erstellt. Wenn Sie Marketingkontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der von einer protokollierten E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketingkontakt eingestuft. 

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) protokolliert werden, werden automatisch dem Kontaktdatensatz des Empfängers, dem zugehörigen Firmendatensatz und den fünf letzten offenen Dealdatensätzen, die dem Kontakt zugeordnet sind, zugeordnet.

So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in der HubSpot-Software an:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen oder Deals.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
  
  1. Zugehörige Datensätze: Klicken Sie auf diese Option, um zugehörige Unternehmens- oder Deal-Datensätze zu bearbeiten.
  2. Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Kontakt-Chronik anzuheften.
  3. Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.
  4. Details;: Klicken Sie auf diese Option, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen.
  5. Erweitern: Klicken Sie auf diese Option, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf „Thread anzeigen“, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
  6. Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.
  7. Antworten: Klicken Sie auf „Antworten“, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.

Bitte beachten: Sie können nur dann in HubSpot auf E-Mails antworten und eingehende Antworten in HubSpot protokollieren, wenn Sie Ihren Posteingang mit HubSpot verknüpft haben.