E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot Sales nachverfolgen und protokollieren

Verwenden Sie die Funktionen „Nachverfolgen“ und „Protokollieren“ mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von Sales Hub. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnen. Bei aktivierter Funktion „Nachverfolgen“ können Sie Echtzeitbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet. Sie können auch die E-Mail im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokollieren, um einen Überblick über alle früheren Benachrichtigungen für Ihr Team zu erhalten.

Sie können die E-Mail-Öffnungs- und Klickinformationen im Aktivitäten-Feed überprüfen. Protokollierte E-Mails werden in einzelnen Kontaktdatensätze und deren zugehörigen Datensätzen gespeichert.

Bitte beachten: Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutz-Grundverordnungsfunktionalität (DSGVO) aktiviert haben, ist Ihr Juristenteam die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und Verfolgung benutzt. Sie können auch Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen, um diese Funktionalität für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Domains zu deaktivieren. Alle bestehenden Kontakte, die keine rechtmäßige Grundlage für die Datenverarbeitung erteilt haben, werden anonym verfolgt.

Zunächst einmal zum Unterschied zwischen nachverfolgten und protokollierten E-Mails:

• Nachverfolgen: Verwenden Sie die Tracking-Funktion, um zu überwachen, wann Kontakte Ihre E-Mails öffnen. Um E-Mails zu tracken, fügt HubSpot ein Ein-Pixel-Bild in die E-Mail nach dem Senden ein. Wenn Sie die Sales Hub-Tray-App für Windows installiert haben oder Chrome mit der Sales Hub-Chrome-Erweiterung verwenden, erhalten Sie eine Echtzeitbenachrichtigung auf Ihrem Desktop, wenn ein Kontakt die nachverfolgte E-Mail öffnet. Benutzer mit zugewiesenen Sales Hub-Lizenzen können auch nachverfolgen, wann ein Empfänger auf einen Link in der E-Mail klickt. Benutzer der kostenlosen Version können Klicks nicht nachverfolgen. HubSpot zeichnet nachverfolgte E-Mail-Öffnungen und -Klicks im Aktivitäten-Feed und in der Chronik des Datensatzes auf. Wenn Sie das Kontrollkästchen „E-Mail nachverfolgen“ aktivieren, wird keine Kopie der E-Mail im Datensatz in HubSpot protokolliert.

• Protokollieren: Verwenden Sie die Protokollfunktion, um eine Kopie einer E-Mail in einem Datensatz in HubSpot zu protokollieren. Alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind, werden ebenfalls im Datensatz des Kontakts protokolliert. Protokollieren Sie Ihre E-Mails, um einen Überblick über die zurückliegende Kommunikation zu erhalten. Protokollierte E-Mails geben Ihnen keinen Einblick über Öffnungen oder Klicks.

Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail senden können, die sowohl nachverfolgt als auch protokolliert wird. So können Sie in der HubSpot-Software auf Informationen zur E-Mail-Kommunikation und darüber, ob die Mails geöffnet wurden, zurückgreifen.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von Sales Hub. Wenn Sie das Office-365-Add-In verwenden, können Sie in diesem Leitfaden erfahren, wie Sie E-Mails mit dem Office 365 Add-In nachverfolgen und protokollieren: E-Mails mit dem Office 365-Add-in nachverfolgen und protokollieren.

Bitte beachten: Das Add-in für die Outlook-Desktopversion wird in jeder E-Mail-Adresse angezeigt, die Sie in Ihrem Outlook-Konto eingerichtet haben. Daher werden E-Mails, die von einer dieser E-Mail-Adressen gesendet werden, bei aktivierter Tracking-Funktion nachverfolgt. E-Mails, die von einer zusätzlichen E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nur in HubSpot protokolliert, wenn die Protokollierung aktiviert ist und die E-Mail-Adresse mit HubSpot verbunden ist oder unter „Profil & Einstellungen“ als Alias hinzugefügt wird.

E-Mails nachverfolgen

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC:

• Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
• Erstellen Sie eine neue E-Mail.
• Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
• Aktivieren Sie im Menüband der Nachricht das Kontrollkästchen „E-Mail nachverfolgen“ und klicken Sie auf „Senden“.

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed als „Gesendet“ angezeigt.

Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert. Die E-Mail-Benachrichtigung wird in Ihrem Aktivitäten-Feed als „Geöffnet“ angezeigt.Wann ein Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü heraus, das unter dem Namen des jeweiligen Kontakts angezeigt wird. Sie sehen auch einen Verlauf der im Dropdown-Menü aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts.

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen werden angezeigt, wenn Sie nachverfolgte E-Mails mit dem Office 365-Add-in in Verbindung mit der Sales Hub-Chrome-Erweiterung oder der Sales Hub-Tray-App für Windows (nur Windows) senden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed sehen.

Sie können auch in der Chrome-Erweiterung oder Windows Tray-App sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitäten-Feed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket. Wenn Sie Sales Hub für Windows installiert haben, klicken Sie auf das HubSpot-Symbol sprocket in Ihrem Windows-Tray.

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking und Sales-Benachrichtigungen und wie Sie Tracking deaktivieren können.

Protokollieren von E-Mails

Um eine E-Mail zu protokollieren und in HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, die Sie in Ihrem E-Mail-Client senden, eine der folgenden sein:

• Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verbunden sein.
• Sie muss eine Ihrer verknüpften E-Mail-Adressen sein.
• Sie muss ein in Ihrem E-Mail-Client eingerichteter Alias sein (entweder ein Alias, der in Ihrem verknüpften Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihren Profil & Einstellungen hinzugefügt wurde).

In den Einstellungen Ihres HubSpot-Accounts können Sie E-Mail-Adressen und Domains angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains auch in den Add-in-Einstellungen hinzufügen.

Bitte beachten: E-Mail-Anhänge, die größer als 50 MB sind, werden nicht in HubSpot protokolliert. Ihre E-Mail wird weiterhin erfolgreich an den Kontakt übermittelt und im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang.

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC:

• Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
• Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
• Aktivieren Sie im Menüband der Nachricht das Kontrollkästchen „Im CRM protokollieren“. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingetragen.

• Sie können auswählen, ob die E-Mail in den zugehörigen Datensätzen der E-Mail-Empfänger protokolliert werden soll. Standardmäßig wählt das Add-in automatisch die ersten drei zugeordneten Deal-Datensätze des Kontakts aus, um E-Mails darin zu protokollieren. Um ausdrücklich anzugeben, in welchen zugehörigen Datensätzen die E-Mail protokolliert werden soll:
  • Klicken Sie unter dem Kontrollkästchen „Im CRM protokollieren“ auf das Dropdown-Menü „Datensätze“. 
  • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, in denen Sie die E-Mail protokollieren möchten.
    
    
  • Wenn Sie die E-Mail an einen Empfänger senden, der kein Kontakt in Ihrem CRM ist, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Sie sehen die E-Mail des Kontakts aufgeführt, wenn Sie die Zuordnungen bearbeiten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die E-Mail nicht im neuen Kontaktdatensatz protokolliert werden soll. Erfahren Sie, wie E-Mails nur in vorhandenen Kontakten protokolliert werden.
• Klicken Sie auf „Senden“.

In den Einstellungen Ihrer Desktopversion des Outlook-Add-ins können Sie anpassen, in welchen verknüpften Datensätzen Ihre E-Mails automatisch protokolliert werden. Wenn Sie Marketingkontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der von einer protokollierten E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketingkontakt eingestuft. 

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mithilfe der Desktopversion des Outlook-Add-ins in HubSpot protokolliert werden, werden automatisch den Einträgen zugeordnet, die Sie vor dem Senden der E-Mail angegeben haben. So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in der HubSpot-Software an:

So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in der HubSpot-Software an:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
  • Unternehmen:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
  • Deals:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
  • Tickets:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
  
  1. Zugehörige Datensätze: Klicken Sie auf diese Option, um die zugeordneten Datensätze zu bearbeiten. 
  2. Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Chronik anzuheften.
  3. Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.
  4. Details: Klicken Sie auf diese Option, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen.
  5. Erweitern: Klicken Sie auf diese Option, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf „Thread anzeigen“, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
  6. Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.
  7. Antworten: Klicken Sie auf „Antworten“, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.

Bitte beachten: Sie können nur dann in HubSpot auf E-Mails antworten und eingehende Antworten in HubSpot protokollieren, wenn Sie Ihren Posteingang mit HubSpot verknüpft haben.