Mit der HubSpot Sales E-Mail-Erweiterung können Sie automatisch E-Mails protokollieren, die von außerhalb von HubSpot an das CRM gesendet wurden. Wenn Sie die Vertriebserweiterung nicht verwenden, können Sie die HubSpot BCC-Adresse oder Weiterleitungsadresse verwenden, um E-Mails manuell zu protokollieren.
E-Mails, die mithilfe der BCC-Adresse oder der Weiterleitungsadresse in HubSpot protokolliert werden, enthalten die E-Mail-Inhalte und alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind. Die protokollierte E-Mail wird automatisch dem Kontaktdatensatz des Empfängers, dem zugehörigen Unternehmensdatensatz und den fünf zuletzt geöffneten Kontaktdatensätzen, die dem Kontakt zugeordnet sind, zugeordnet. Erfahren Sie mehr über das Protokollieren von E-Mail-Antworten an HubSpot.
Bitte beachten: E-Mail-Anhänge, die größer als 30 MB sind, werden nicht im CRM protokolliert. Die E-Mail selbst wird im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang. Sie erhalten außerdem einen E-Mail-Zustellungsfehler in Ihr Postfach.
Verwendung der BCC-Adresse
Wenn Sie eine E-mail von Ihrem E-mail-client senden, fügen Sie die BCC-Adresse der E-mail der E-mail hinzu. Der E-Mail-Inhalt wird automatisch im Datensatz des Kontakts in HubSpot aufgezeichnet.
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen.
- Navigieren Sie im Menü der Seitenleiste links zu„Integrationen“ > „E-Mail-Integrationen“.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Protokollieren und tracken“.
- Klicken Sie rechts neben dem Feld „BCC-Adresse“ auf „Kopieren“.
- Navigieren Sie zu Ihrem E-Mail-Posteingang und erstellen Sie eine neue E-Mail.
- Hinzufügen der kopierten BCC-Adresse zur BCC-Zeile der E-Mail.
Die gesendete E-Mail wird im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokolliert. Wenn der E-Mail-Empfänger nicht mit einem Kontaktdatensatz in HubSpot verknüpft ist, wird ein neuer Datensatz erstellt.
- HubSpot erstellt einen neuen Kontaktdatensatz für jeden, der in Ihrer verfolgten E-Mail als Empfänger gelistet ist. Wenn aber ein Empfänger in einer E-Mail auf BCC gesetzt ist, erstellt die E-Mail keinen neuen Datensatz, und wenn der Empfänger als Kontakt vorhanden ist, wird die E-Mail nicht in seinem bestehenden Datensatz protokolliert.
- Wenn mehrere Benutzer dieselbe E-Mail-Adresse als ihr persönliches Postfach verknüpfen, werden E-Mails, die über die BCC-Adresse protokolliert werden, nach dem Zufallsprinzip einem dieser Benutzer zugeordnet. Dies kann sich auf die Berichterstattung zu den Aktivitäten Ihres Teams auswirken. In diesem Fall wird empfohlen, E-Mails vom CRM aus zu senden oder die E-Mail als eine Team-E-Mail-Adresse im Conversations-Postfach zu verknüpfen.
Voraussetzungen für das Protokollieren von E-Mails im CRM mithilfe der BCC-Adresse
Ihre E-Mail muss für die Protokollierung im CRM die folgenden Kriterien erfüllen:
- Der Benutzer, der die E-Mail sendet, hat Sales-Zugriff.
- Die E-Mail-Adresse, von der aus Sie die E-Mail versenden, muss eine der folgenden sein:
- Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verbunden sein.
- Einer Ihrer verbundenen E-Mail Eingänge.
- Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verbundenen Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihren Profil & Einstellungen hinzugefügt wurde).
- Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist in Ihrer Liste Nie protokollieren nicht aufgeführt.
Bitte beachten: Wenn Sie die BCC-Adresse manuell in einem E-Mail-Client ohne Tracking verwenden, wird die E-Mail nur in einem Kontaktdatensatz in HubSpot protokolliert. In diesem Fall können Sie nicht nachverfolgen, ob Ihre E-Mails geöffnet bzw. ihre Inhalte angeklickt werden.
Verwendung einer Weiterleitungsadresse
Verwenden Sie die Weiterleitungsadresse, um eine E-Mail-Antwort in der Chronik des Kontaktdatensatzes zu protokollieren. Die Weiterleitungsadresse ist hilfreich, wenn Sie eine E-Mail protokollieren müssen, nachdem Sie sie erhalten haben.
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen.
- Navigieren Sie im Menü der Seitenleiste links zu„Integrationen“ > „E-Mail-Integrationen“.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Protokollieren und tracken“.
- Klicken Sie rechts neben dem Feld Weiterleitungsadresse auf Kopieren.
- Gehen Sie zu Ihrem E-Mail-Postfach und öffnen Sie die E-Mail, die Sie in HubSpot protokollieren möchten.
- Leiten Sie die E-Mail an die kopierte Weiterleitungsadresse weiter.
Die weitergeleitete E-Mail wird an den Datensatz des Kontakts in HubSpot protokolliert. Wenn der E-Mail-Empfänger nicht mit einem Kontaktdatensatz in HubSpot verknüpft ist, wird ein neuer Datensatz erstellt.
Bitte beachten: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten und dann den E-Mail-Thread an HubSpot weiterleiten, wird die E-Mail nicht im Datensatz des Kontakts protokolliert. Nach einer Antwort ändert sich der E-Mail-Header, und die Weiterleitungsadresse kann den Header in diesem Format nicht unterstützen.
Voraussetzungen für das Protokollieren von Antworten im CRM mithilfe der Weiterleitungsadresse
Ihre E-Mail muss für die Protokollierung im CRM die folgenden Kriterien erfüllen:
- Sie leiten die individuelle Antwort-E-Mail (keine anderen Teile der E-Mail-Kette) weiter. Der Header der weitergeleiteten Nachricht, der von Ihrem E-Mail-Client erzeugt wurde, muss vorhanden sein:
- Die E-Mail-Adresse, die Sie für den Versand der weitergeleiteten E-Mail verwenden, muss eine der folgenden sein:
- Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verbunden sein.
- Einer Ihrer verbundenen E-Mail Eingänge.
- Ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verbundenen Gmail-Posteingang konfiguriert wurde, oder ein Alias, der zu Ihren Profil & Einstellungen hinzugefügt wurde).
- Die E-Mail des Kontakts ist nicht in Ihrer „Nie protokollieren“-Liste aufgeführt.
- Die weitergeleitete E-Mail wird in der Chronik des Kontakts angezeigt.
- Wenn die Person, die Ihnen die ursprüngliche E-Mail gesendet hat, nicht in Ihrem CRM ist, wird beim Weiterleiten der Nachricht ein Kontaktdatensatz erstellt, solange die E-Mail oder E-Mail-Domain der Person nicht in Ihrer Liste „Nie protokollieren“ aufgeführt ist.
- Die weitergeleitete Nachricht muss in einer der von HubSpot unterstützten Sprachen vorliegen.
- Die weitergeleitete Nachricht muss sowohl den HTML-Code als auch den Klartext der E-Mail enthalten.
Wenn Ihre weitergeleitete E-Mail die oben genannten Voraussetzungen erfüllt, aber dennoch nicht in HubSpot protokolliert wird, ist Ihr E-Mail-Client nicht mit der Weiterleitungsfunktion von HubSpot kompatibel. Es gibt keine Standardformatierung für eine weitergeleitete E-Mail. Wenn HubSpot das E-Mail-Format nicht verarbeiten kann, wird die E-Mail nicht in HubSpot protokolliert. Wenn Ihr E-Mail-Client nicht mit der Weiterleitungsfunktion kompatibel ist, erfahren Sie hier, wie Sie eine E-Mail in HubSpot manuell protokollieren.
Bitte beachten: Wenn Sie eine E-Mail-Antwort von einem Kontakt oder potenziellen Kunden erhalten, bei der Empfänger auf CC sind, fügt HubSpot diese Empfänger nicht als Kontakte in Ihrem Portal hinzu.