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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Connected Email

E-Mail in Ihrem CRM mit der BCC- oder Weiterleitungsadresse protokollieren

Zuletzt aktualisiert am: Juni 11, 2021

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Mit der HubSpot Sales E-Mail-Erweiterung oder dem Add-In können Sie automatisch E-Mails protokollieren, die von außerhalb von HubSpot an das CRM gesendet werden. Wenn Sie nicht die Vertriebserweiterung oder das Add-In verwenden, können Sie die HubSpot-BCC-Adresse oder die Weiterleitungsadresse verwenden, um E-Mails manuell zu protokollieren.

E-Mails, die mithilfe der BCC-Adresse oder der Weiterleitungsadresse in HubSpot protokolliert werden, enthalten die E-Mail-Inhalte und alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind. Die protokollierte E-Mail wird automatisch dem Kontaktdatensatz des Empfängers, dem zugehörigen Unternehmensdatensatz und den fünf zuletzt geöffneten Kontaktdatensätzen, die dem Kontakt zugeordnet sind, zugeordnet. Erfahren Sie mehr über das Protokollieren von E-Mail-Antworten an HubSpot.

Bitte beachten: E-Mail-Anhänge, die größer als 50 MB sind, werden nicht im CRM protokolliert. Die E-Mail selbst wird im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang. Sie erhalten außerdem einen E-Mail-Zustellungsfehler in Ihr Postfach.

Verwendung der BCC-Adresse

Wenn Sie eine E-Mail von Ihrem E-Mail-Client senden, fügen Sie die BCC-Adresse zur BCC-Zeile der E-Mail hinzu. Der E-Mail-Inhalt wird automatisch im Datensatz des Kontakts in HubSpot aufgezeichnet.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Aktivitäten.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Protokollierung .
  • Klicken Sie rechts neben dem Feld BCC-Adresse auf Kopieren.

copy-outgoing-bcc-address

  • Navigieren Sie zu Ihrem E-Mail-Posteingang und erstellen Sie eine neue E-Mail.
  • Fügen Sie die kopierte BCC-Adresse zur BCC-Zeile der E-Mail hinzu.

Die gesendete E-Mail wird im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokolliert. Wenn der E-Mail-Empfänger nicht mit einem Kontaktdatensatz in HubSpot verknüpft ist, wird ein neuer Datensatz erstellt.

Bitte beachten: Beim Protokollieren von E-Mails mithilfe der BCC-Adresse:
  • HubSpot erstellt einen neuen Kontaktdatensatz für jede Person, die in Ihrer protokollierten E-Mail als Empfänger aufgeführt ist. Wenn aber ein Empfänger in einer E-Mail auf BCC gesetzt ist, erstellt die E-Mail keinen neuen Datensatz, und wenn der Empfänger als Kontakt vorhanden ist, wird die E-Mail nicht in seinem bestehenden Datensatz protokolliert.
  • Wenn mehrere Benutzer dieselbe E-Mail-Adresse als ihr persönliches Postfach verknüpfen, werden E-Mails, die über die BCC-Adresse protokolliert werden, nach dem Zufallsprinzip einem dieser Benutzer zugeordnet. Dies kann sich auf die Berichterstattung zu den Aktivitäten Ihres Teams auswirken. In diesem Fall wird empfohlen, E-Mails vom CRM aus zu senden oder die E-Mail als eine Team-E-Mail-Adresse im Conversations-Postfach zu verknüpfen.

 

Voraussetzungen für das Protokollieren von E-Mails im CRM mithilfe der BCC-Adresse

Ihre E-Mail muss für die Protokollierung im CRM die folgenden Kriterien erfüllen:

Bitte beachten: Wenn Sie die BCC-Adresse manuell in einem E-Mail-Client ohne Tracking verwenden, wird die E-Mail nur in einem Kontaktdatensatz in HubSpot protokolliert. In diesem Fall können Sie nicht nachverfolgen, ob Ihre E-Mails geöffnet bzw. ihre Inhalte angeklickt werden.

 

Verwendung der Weiterleitungsadresse

Verwenden Sie die Weiterleitungsadresse, um eine E-Mail-Antwort in der Chronik des Kontaktdatensatzes zu protokollieren. Die Weiterleitungsadresse ist hilfreich, wenn Sie eine E-Mail protokollieren müssen, nachdem Sie sie erhalten haben. Bevor Sie loslegen, stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Client von der Weiterleitungsfunktion unterstützt wird

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Aktivitäten.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Protokollierung .
  • Klicken Sie rechts neben dem Feld Weiterleitungsadresse auf Kopieren.

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  • Gehen Sie zu Ihrem E-Mail-Postfach und öffnen Sie die E-Mail, die Sie in HubSpot protokollieren möchten.
  • Leiten Sie die E-Mail an die kopierte Weiterleitungsadresse weiter.

Die weitergeleitete E-Mail wird an den Datensatz des Kontakts in HubSpot protokolliert. Wenn der E-Mail-Empfänger nicht mit einem Kontaktdatensatz in HubSpot verknüpft ist, wird ein neuer Datensatz erstellt.

Bitte beachten: Wenn Sie auf eine E-Mail antworten und dann den E-Mail-Thread an HubSpot weiterleiten, wird die E-Mail nicht im Datensatz des Kontakts protokolliert. Nach einer Antwort ändert sich der E-Mail-Header, und die Weiterleitungsadresse kann den Header in diesem Format nicht unterstützen.

 

Voraussetzungen für das Protokollieren von Antworten im CRM mithilfe der Weiterleitungsadresse

Ihre E-Mail muss für die Protokollierung im CRM die folgenden Kriterien erfüllen:

  • Sie leiten die individuelle Antwort-E-Mail (keine anderen Teile der E-Mail-Kette) weiter. Der Header der weitergeleiteten Nachricht, der von Ihrem E-Mail-Client erzeugt wurde, muss vorhanden sein:

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  • Wenn die Person, die Ihnen die ursprüngliche E-Mail gesendet hat, nicht in Ihrem CRM ist, wird beim Weiterleiten der Nachricht ein Kontaktdatensatz erstellt, solange die E-Mail oder E-Mail-Domain der Person nicht in Ihrer Liste „Nie protokollieren“ aufgeführt ist.
  • Die weitergeleitete Nachricht muss in einer der von HubSpot unterstützten Sprachen vorliegen.
  • Die weitergeleitete Nachricht muss sowohl den HTML-Code als auch den Klartext der E-Mail enthalten.
  • Ihr E-Mail-Server muss die externe Weiterleitung zulassen. 

Es gibt keine Standardformatierung für eine weitergeleitete E-Mail. Wenn HubSpot das E-Mail-Format nicht verarbeiten kann, wird die E-Mail nicht in HubSpot protokolliert. Erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail manuell in HubSpot protokollieren

Bitte beachten: Wenn Sie eine E-Mail-Antwort von einem Kontakt oder potenziellen Kunden erhalten, bei der Empfänger auf CC sind, fügt HubSpot diese Empfänger nicht als Kontakte in Ihrem Portal hinzu.

E-Mail-Clients, die von der Weiterleitungsfunktion unterstützt werden

Wenn Ihre weitergeleitete E-Mail die oben genannten Voraussetzungen erfüllt, aber dennoch nicht in HubSpot protokolliert wird, ist Ihr E-Mail-Client nicht mit der Weiterleitungsfunktion von HubSpot kompatibel. Wenn Ihr E-Mail-Client nicht mit der Weiterleitungsfunktion kompatibel ist, können Sie keine E-Mail zu einem Datensatz in HubSpot weiterleiten.

Die folgenden E-Mail-Clients sind mit dem Weiterleitungstool kompatibel 

  • Apple iPhone
  • Gmail
  • Apple Mail
  • Outlook Desktop 2010-2019
  • Yahoo! E-Mail
  • Samsung Mail
  • Apple iPad
  • Google Android
  • Windows Live Mail
  • Outlook.com
  • Thunderbird