Workflows erstellen

Verwenden Sie Workflows, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Sie können Datensätze mit Aufnahmekriterien automatisch aufnehmen und dann Aktionen für Ihre Datensätze durchführen.

Sie können beispielsweise alle Kontakte aufnehmen, die ein bestimmtes Formular übermittelt haben, dann eine Marketing-E-Mail senden und diese Kontakte einem Benutzer zuweisen. Sie können auch Schritte für zugeordnete Datensätze durchführen, z. B. das zugeordnete Unternehmen eines aufgenommenen Kontakts aktualisieren. Es wird empfohlen, beim Einrichten Ihres Workflows die Community-Workflow-Bibliothek zu verwenden, um Ideen zu erhalten.

Nachdem Sie Workflows erstellt haben, erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Workflows organisieren. 

Neuen Workflow erstellen

Erstellen Sie Workflows von Grund auf neu oder lassen Sie sich von Workflow Vorlagen leiten. Die Anzahl der Workflows, die Sie erstellen können, hängt von den Abonnements Ihres Accounts ab.

Neuen Workflow komplett neu erstellen

So erstellen Sie einen komplett neuen Workflow:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows. 
• Klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen > Komplett neu.
• Wählen Sie im linken Bereich die Option [Objekt]-basiert aus. Dadurch wird festgelegt, welche Art von Datensätzen in den Workflow aufgenommen werden können. Folgende Objekte stehen zur Auswahl:
  • Kontakte
  • Unternehmen
  • Deals
  • Angebote (Sales Hub Professional oder Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise)
  • Konversationen
  • Feedback-Einsendungen (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Abonnements
  • Zahlungen
  • Ziele
  • Leads (Sales Hub Professional oder Enterprise)
  • Benutzer
  • Aufgaben
  • Anrufe

• Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
• So geben Sie Ihrem Workflow einen Namen und fügen eine Beschreibung hinzu:
  • Klicken Sie oben auf das edit Bleistift-Symbol. Geben Sie dann den Namen und die Beschreibung Ihres Workflows ein. 
  • Alternativ können Sie nach dem Einrichten Ihres Workflows auf Beschreibung generieren klicken, um mithilfe von Breeze eine Beschreibung für Ihren Workflow basierend auf seinen Triggern und Aktionen zu generieren. 
  • Klicken Sie unten auf Speichern.
     

Einen neuen Workflow mithilfe von Vorlagen erstellen

Verwenden Sie eine auf Ihre Ziele abgestimmte Workflow-Vorlage, um Ihre Automatisierungsprozesse zu optimieren.

So erstellen Sie einen Workflows mithilfe einer Vorlage:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows. 
• Klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen > Aus Vorlage.
• Suchen Sie in der Vorlagenbibliothek nach einer Vorlage, die Ihren Workflow-Zielen entspricht: 
  • Um Vorlagen nach Funktion oder Ziel zu filtern, wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Kategorie aus. 
  • Um nach einer bestimmten Vorlage zu suchen, geben Sie oben rechts einen Suchbegriff ein. 
• Um die Details einer Vorlage zu überprüfen, klicken Sie auf Vorschau. In dem Dialogfeld können Sie überprüfen, ob die Vorlage mit Ihren HubSpot-Abonnements kompatibel ist. Sie können auch die folgenden Details einsehen:
  
  • Zweck: der Zweck und das Ziel dieser Workflow-Vorlage. 

• • Was Sie vorbereiten müssen: jegliche Elemente, die Sie vorbereiten müssen, um die Platzhalteraktionen zu füllen, wie Marketing-E-Mails oder Formulare. 
  • Vorlagenvorschau: die Aufnahmetrigger und Workflow-Aktionen, die in dieser Vorlage enthalten sind. 

• Nachdem Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf Vorlage verwenden. Die Vorlage wird mit Platzhalteraktionen angezeigt. Sie können Aktionen im Editor bearbeiten, hinzufügen und entfernen.
   

Aufnahme-Trigger festlegen

Aufnahme-Trigger sind ein Satz von Kriterien, mit denen automatisch Datensätze in einen Workflow angemeldet werden. Sie können Aufnahme-Trigger manuell festlegen oder mit Breeze generieren. Wenn Sie Datensätze nicht automatisch in einen Workflow anmelden möchten, können Sie das Feld für den Aufnahmetrigger leer lassen und die Datensätze stattdessen manuell anmelden .

• Filter-basiert
• Eventbasiert
• Basierend auf einem Zeitplan

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Trigger einrichten.
• Wählen Sie im linken Bereich Wenn ein Event auftritt, Wenn die Filterkriterien erfüllt sind oder Basierend auf einem Zeitplan aus.
• Wählen Sie im linken Bereich einen Aufnahmetyp für Ihren Aufnahmetrigger aus. Wenn ein Event auftritt, wenn die Filterkriterien erfüllt sind, basierend auf einem wiederkehrenden Zeitplan oder wenn ein Webhook empfangen wird.
• Richten Sie den Trigger ein und klicken Sie dann auf Speichern.
   

• Standardmäßig werden Datensätze nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn Sie zum ersten Mal die Aufnahme-Trigger für einen Workflow erfüllen. So aktivieren Sie die Wiederaufnahme:
  • Klicken Sie im linken Bereich auf den Tab Wiederaufnahme.
  • Aktivieren Sie den Schalter Wiederaufnahme.
  • Wählen Sie die Trigger aus, die Sie für die Wiederaufnahme verwenden möchten. Erfahren Sie mehr über und das Hinzufügen von Triggern für die erneute Registrierung zu Workflows.
• Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufnahme-Trigger hinzu. Klicken Sie anschließend auf Speichern. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Aufnahme-Triggern.
  
  

Aktionen hinzufügen

Sie können Breeze verwenden, um Aktionen für einen Workflow zu generieren oder manuell Aktionen auswählen und hinzufügen. Sie können zum Beispiel einen Workflow verwenden, um eine Marketing-E-Mail zu versenden oder Ihre Datensätze zuzuweisen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen in HubSpot verfügbaren Workflow-Aktionen.

Nachdem Sie eine Aktion hinzugefügt haben, können Sie sie klonen oder verschieben, um das Erstellen von Workflows zu optimieren. Wenn Sie zu Referenzzwecken eine Notiz zu einer Workflow-Aktion hinterlassen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Kommentare zu Workflow-Aktionen hinzufügen. 

Bitte beachten: Die für Sie verfügbaren Aktionen hängen von Ihrem Abonnement ab. locked Damit gesperrte Aktionen verwendet werden können, muss der Account hochgestuft werden. 

So fügen Sie Aktionen zu einem Workflow hinzu:

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das + Plus-Symbol.
• Wählen Sie im linken Bereich eine Aktion aus. Erfahren Sie mehr über Auswahl Ihrer Workflow-Aktionen.
• Nachdem Sie die Details der Aktion festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie die Aktion als Platzhalter hinzufügen, klicken Sie auf Speichern, ohne die Details der Aktion auszufüllen. Platzhalteraktionen müssen ausgefüllt werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Erfahren Sie mehr überPlatzhalteraktionen.

Datenvariablen zu Aktionen hinzufügen

Je nach ausgewählter Workflow-Aktion können Sie das Datenpanel verwenden, um Datenvariablen aus verschiedenen Objektquellen einzufügen. Beispielsweise können Sie Daten aus einem Kontaktdatensatz und dem zugehörigen Deal verwenden, um eine interne Benachrichtigungs-E-Mail zu senden, die Personalisierungstoken von beiden Datensätzen enthält.

• Nachdem Sie Ihre Aktion ausgewählt haben, klicken Sie im linken Bereich auf das Feld, für das Sie die Daten verwenden möchten.
• Klicken Sie im Abschnitt Daten-Variable auswählen auf Verfügbare Daten bearbeiten.
  
  

• Um eine neue Quelle zu erstellen, klicken Sie im rechten Bereich auf + Datensätze hinzufügen.
• Geben Sie im Feld "Quelle benennen " einen Namen für Ihre Quelle ein.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Einen Datensatztyp auswählen und wählen Sie eine Quelle aus.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bedingung zum Filtern von [Daten- Quelle Eintrag-Typ] auswählen und wählen Sie aus den folgenden Optionen aus: 
  • Bei Zuordnung zum aufgenommenen [Eintrag]: Daten aus zugeordneten Datensätzen verwenden. In einem kontaktbasierten Workflow können Sie beispielsweise Daten aus einem zugeordneten Unternehmensdatensatz verwenden. 
    • Zuordnung Label: Wählen Sie die Zuordnungslabel aus, nach der Sie die zugeordneten Datensätze eingrenzen möchten, insbesondere wenn Sie mehr als eine zugeordnete Eintrag desselben Eintrag Typs haben. Erfahren Sie mehr über Zuordnung-Labels.
       
  
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  • Wenn Eigenschaften-Werte übereinstimmen: Verwenden Sie Daten aus Datensätzen mit übereinstimmenden Eigenschaften-Werten. In einem dealbasierten Workflow können Sie beispielsweise nur Unternehmen eingrenzen, bei denen der Wert der Domain-Eigenschaft mit dem Wert der Domain-Eigenschaft eines aufgenommenen Kontakts übereinstimmt. 
    • Alle Datensätze in Ihrem CRM werden überprüft, um eine übereinstimmende Eigenschaft zu finden: Wählen Sie eine Eigenschaft aus dem ausgewählten Eintragtyp aus, die mit dem aufgenommenen Eintrag abgeglichen werden soll. 
    • Hat denselben Wert wie: Wählen Sie eine Eigenschaft aus Ihrem aufgenommenen Eintrag aus. 
  
  
  
  
   
  • Wenn ein Eigenschaftswert gleich ist: Verwenden Sie Daten aus Datensätzen mit bestimmten Eigenschaftenwerten. Es wird allgemein empfohlen, diese Option zu verwenden, wenn Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft zum Speichern eindeutiger IDs verwenden. Sie können beispielsweise nur benutzerdefinierte Objekte auswählen, bei denen die Eigenschaft Listing-ID einen Wert von ABC12345 hat. 
    • Alle Datensätze in Ihrem CRM werden überprüft, um eine passende Eigenschaft zu finden: Wählen Sie eine Eigenschaft aus dem ausgewählten Eintrag-Typ aus, nach der Sie eingrenzen möchten.
    • ist gleich: Wählen Sie einen Eigenschaftswert aus oder geben Sie ihn ein, es werden nur Datensätze mit dem spezifischen Eigenschaftswert ausgewählt. 
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bedingung auswählen, um [Eintrag-Typ] auf eine zu filtern , und wählen Sie zwischen Zuletzt aktualisiert, Zuletzt erstellt oder Erste Erstellung.
   

• Konfigurieren Sie die Details der Quelle und klicken Sie dann unten auf Hinzufügen. 
• So überprüfen oder löschen Sie vorhandene Datenquellen nach dem Hinzufügen einer Quelle:
  • Klicken Sie im Abschnitt Daten-Variable auswählen auf Verfügbare Daten bearbeiten. Überprüfen Sie im rechten Bereich alle hinzugefügten Datenquellen. 
  • Um weitere Details zu einem vorhandenen Daten-Quelle anzuzeigen, klicken Sie auf das Augensymbol. 
  • Um einen vorhandenen Daten-Quelle zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
    
    

• Nachdem Sie Ihre Datenquellen hinzugefügt haben, nutzen Sie Daten aus einer bestimmten Quelle:
  • Klicken Sie im Bereich Daten einfügen auf das Dropdown-Menü Eigenschaften oder Aktionsausgaben anzeigen von und wählen Sie eine Datenquelle aus. 
  • Klicken Sie nach der Auswahl der Quelle auf den Datentyp, den Sie verwenden möchten, um ihn zu erweitern, und klicken Sie dann auf die Eigenschaft, die Sie im Feld verwenden möchten.
    • Die Eigenschaft wird automatisch in das Feld eingefügt.

Workflow-Minimap überprüfen

• Klicken Sie oben links im Workflow-Editor auf Minimap-Bereich anzeigen.
  
  

• Bei geöffneter Minimap können Sie den Mauszeiger über Workflow-Aktionen bewegen, um den Aktionsnamen anzuzeigen, und auf einen Bereich der Minimap klicken, um dort zu navigieren.
• Wenn Ihr Workflow Änderungen erfordert, bevor er veröffentlicht werden kann, wird die Aktion gelb markiert. Klicken Sie auf den Link in dem Hinweis und überprüfen Sie die erforderlichen Änderungen.
   

Änderungen rückgängig machen oder wiederherstellen

Beim Bearbeiten Ihres Workflows können Sie Änderungen, die Sie in den letzten 30 Tagen an dem Workflow vorgenommen haben, rückgängig machen oder wiederherstellen. Bestimmte Änderungen, wie z. B. benutzerdefinierteCode-Aktionen, können nicht rückgängig gemacht oder wiederholt werden.

So machen Sie eine Aktion rückgängig oder wiederholen diese:

• Um eine Aktion rückgängig zu machen, klicken Sie auf das undo Symbol für Rückgängigmachen oben links. Änderungen werden nacheinander rückgängig gemacht.
• Um eine Aktion wiederherzustellen, klicken Sie auf das redo Symbol für Wiederherstellen oben links. Die Änderungen werden nacheinander wiederholt.
   

Einstellungen verwalten

So verwalten Sie Ihre Workflow-Einstellungen:

• Klicken Sie oben links auf den Tab Einstellungen, um die Ausführungs-und Benachrichtigungseinstellungen des Workflows zu verwalten. Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Workflow-Einstellungen.
• Klicken Sie oben links auf Bearbeiten > Aufnahme-Trigger bearbeiten, um die Einstellungen des Workflows für die Aufnahme, Entfernung und Wiederaufnahme zu verwalten.
  
  

Workflow aktivieren

So überprüfen und aktivieren Sie Ihren Workflow:

• Klicken Sie oben rechts auf Überprüfen und veröffentlichen.
• Überprüfen Sie im rechten Bereich die Details Ihres Workflows:
  • Alle Kontakte in Listen anzeigen: Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows eine statische Liste von Kontakten anzeigen, die die Aufnahmekriterien erfüllen. Die Liste wird automatisch gespeichert und kann von Ihrem Listen-Dashboard aus aufgerufen werden.

• • Möchten Sie Kontakte, die derzeit die Aufnahmekriterien erfüllen, aufnehmen, wenn der Workflow aktiviert wird: Wählen Sie aus, ob Datensätze aufgenommen werden sollen, die derzeit die Aufnahmetrigger erfüllen, oder ob nur Datensätze aufgenommen werden sollen, die die Trigger in der Zukunft erfüllen.
    • Ja, vorhandene [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien jetzt erfüllen: Es werden alle vorhandenen Datensätze aufgenommen, die die Kriterien der Aufnahmetrigger erfüllen.
    • Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde: Es werden nur Datensätze aufgenommen, die nach Aktivierung der Workflows die Kriterien der Aufnahmetrigger erfüllen. Wenn diese Option ausgewählt ist: 
      • Wenn sich das [Objekt] so verändert, dass es den Aufnahme-Triggern zum ersten Mal entspricht, nachdem der Workflow aktiviert wurde, wird das [Objekt] aufgenommen.
      • Wenn sich das [Objekt] so verändert, dass es die Aufnahmekriterien erneut erfüllt, und Wiederaufnahme aktiviert ist, wird das [Objekt] aufgenommen. Erfahren Sie mehr über Wiederaufnahme-Trigger.

Bitte beachten: Die Anzahl der bestehenden Kontakte, die auf der Überprüfungsseite angezeigt wird, ist eine Schätzung. Um eine genaue Anzahl von Kontakten anzuzeigen, erstellen Sie eine statische Liste von Kontakten, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf Alle Kontakte in Listen anzeigen klicken.

• Klicken Sie unten auf Weiter. Sie können die Details für Zeitplan & Benachrichtigungen, Verknüpfungen und Workflow-Informationen Ihres Workflows überprüfen. Oder klicken Sie auf Zum Aktivieren überspringen. 
• Klicken Sie unten auf Workflow aktivieren .