Workflows erstellen

Verwenden Sie Workflows, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Sie können Datensätze mit Aufnahmekriterien automatisch aufnehmen und dann Maßnahmen für Ihre Datensätze ergreifen.

Sie können beispielsweise alle Kontakte aufnehmen, die ein bestimmtes Formular eingesendet haben, dann eine Marketing-E-Mail senden und diese Kontakte einem Benutzer zuweisen. Sie können auch Schritte für zugeordnete Datensätze durchführen, z. B. das verknüpfte Unternehmen eines aufgenommenen Kontakts aktualisieren.

Nachdem Sie Workflows erstellt haben, erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Workflows organisieren. 

Neuen Workflow erstellen

Sie können Workflows von Grund auf neu erstellen oder Workflow-Vorlagen verwenden, die Sie dabei unterstützen. Sie können auch auf die Community-Workflow-Bibliothek zurückgreifen, um beim Einrichten Ihres Workflows Anregungen zu erhalten. Die Anzahl von Workflows, die Sie erstellen können, hängt von den Abonnements Ihres Accounts ab.

Neuen Workflow komplett neu erstellen

So erstellen Sie einen komplett neuen Workflow:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows. 
• Klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen > Komplett neu.
• Wählen Sie im linken Bereich die Option [objekt]basiert aus, um Ihr Workflow-Objekt auszuwählen. Dadurch wird festgelegt, welche Art von Datensätzen in den Workflow aufgenommen werden können. Sie können zwischen den folgenden Objekten auswählen:

• • Kontakte
  • Unternehmen
  • Deals
  • Angebote (Sales Hub Professional oder Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise)
  • Konversationen
  • Feedback-Einsendungen (Service Hub Professional oder Enterprise)
  • Abonnements
  • Zahlungen
  • Ziele
  • Leads (Sales Hub Professional oder Enterprise)
  • Benutzer
  • Aufgaben
• Wählen Sie im rechten Bereich unter Typ auswählen die Option Leerer Workflow aus. Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. 
• Klicken Sie oben links auf Weiter.
• So geben Sie Ihrem Workflow einen Namen und fügen eine Beschreibung hinzu:
  • Klicken Sie oben auf das edit Bleistift-Symbol. Geben Sie dann den Namen und die Beschreibung Ihres Workflows ein. 
  • Oder klicken Sie nach dem Einrichten Ihres Workflows auf Beschreibung generieren, um mithilfe von Breeze, der KI von HubSpot, eine Beschreibung für Ihren Workflow basierend auf den Triggern und Aktionen Ihres Workflows zu generieren. 
  • Klicken Sie unten auf Speichern.
     

Einen neuen Workflow mithilfe von Vorlagen erstellen

Verwenden Sie eine auf Ihre Ziele abgestimmte Workflow-Vorlage, um Ihre Automatisierungsprozesse zu optimieren. Sie können auch durch die Vorlagen blättern, um verschiedene Optionen der Workflow-Automatisierung zu erkunden. 

So erstellen Sie einen Workflows mithilfe einer Vorlage:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows. 
• Klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen > Aus Vorlage.
• Suchen Sie in der Vorlagenbibliothek nach einer Vorlage, die Ihren Workflow-Zielen entspricht: 
  • Um Vorlagen nach Funktion oder Ziel zu filtern, wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Kategorie aus. 
  • Um nach einer bestimmten Vorlage zu suchen, geben Sie oben rechts einen Suchbegriff ein. 
• Um die Details einer Vorlage zu überprüfen, klicken Sie auf Vorschau. In dem Dialogfeld können Sie überprüfen, ob die Vorlage mit Ihren HubSpot-Abonnements kompatibel ist. Sie können auch die folgenden Details einsehen:
  
  • Zweck: der Zweck und das Ziel dieser Workflow-Vorlage. 

• • Was Sie vorbereiten müssen: jegliche Elemente, die Sie vorbereiten müssen, um die Platzhalteraktionen zu füllen, wie Marketing-E-Mails oder Formulare. 
  • Vorlagenvorschau: die Aufnahme-Trigger und Workflow-Aktionen, die in dieser Vorlage enthalten sind. 

• Nachdem Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf Vorlage verwenden. Im Workflow-Editor wird die Vorlage mit Platzhalteraktionenangezeigt. Sie können Aktionen im Editor bearbeiten, hinzufügen und entfernen.
   

Aufnahme-Trigger festlegen

Aufnahme-Trigger sind ein Satz von Kriterien, mit denen automatisch Datensätze in den Workflow aufgenommen werden. Sie können Aufnahme-Trigger manuell hinzufügen, KI verwenden, um Aufnahme-Trigger zu generieren, oder überhaupt keine Trigger hinzufügen:

• Beim Einrichten von Aufnahme-Triggern können Sie die folgenden Aufnahme-Trigger-Typen verwenden. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Aufnahme-Triggern.
  • Filter-basiert
  • Event-basiert
  • Basierend auf einem Zeitplan
• Sie können auch Breeze, die KI von HubSpot, verwenden, um Aufnahme-Trigger zu generieren. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von KI in Workflows. 
• Wenn Sie Datensätze nur manuell aufnehmen möchten, lassen Sie das Feld für Aufnahme-Trigger leer.

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Trigger einrichten.
• Wählen Sie im linken Bereich Wenn ein Event auftritt, Wenn die Filterkriterien erfüllt sind oder Basierend auf einem Zeitplan aus.
• Wählen Sie im linken Bereich einen Filtertyp für Ihren Aufnahme-Trigger aus. Richten Sie den Trigger ein und klicken Sie dann auf Speichern.
   

• Standardmäßig werden Datensätze nur dann in einen Workflow aufgenommen, wenn Sie zum ersten Mal die Aufnahme-Trigger für einen Workflow erfüllen. So aktivieren Sie die Wiederaufnahme:
  • Klicken Sie im linken Bereich auf die Registerkarte Wiederaufnahme.
  • Aktivieren Sie den Schalter Wiederaufnahme.
  • Wählen Sie die Trigger aus, die Sie für die Wiederaufnahme verwenden möchten. Erfahren Sie mehr über und das Hinzufügen von Triggern für die erneute Registrierung zu Workflows.
• Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufnahme-Trigger hinzu. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
  
  

Aktionen hinzufügen

Sie können Breeze verwenden, um Aktionen für einen Workflow zu generieren oder manuell Aktionen auswählen und hinzufügen. Sie können zum Beispiel einen Workflow verwenden, um eine Marketing-E-Mail zu versenden oder Ihre Datensätze zuzuweisen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen in HubSpot verfügbaren Workflow-Aktionen.

Nachdem Sie eine Aktion hinzugefügt haben, können Sie sie klonen oder verschieben, um das Erstellen von Workflows zu optimieren. Wenn Sie zu Referenzzwecken eine Notiz zu einer Workflow-Aktion hinterlassen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Kommentare zu Workflow-Aktionen hinzufügen. 

Bitte beachten: Die für Sie verfügbaren Aktionen hängen von Ihrem Abonnement ab. Damit gesperrte Aktionen locked verwendet werden können, muss der Account hochgestuft werden. 

So fügen Sie Aktionen zu einem Workflow hinzu:

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das + Plus-Symbol.
• Wählen Sie im linken Bereich eine Aktion aus. Erfahren Sie mehr über Auswahl Ihrer Workflow-Aktionen.
• Nachdem Sie die Details der Aktion festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie die Aktion als Platzhalter hinzufügen, klicken Sie auf Speichern, ohne die Details der Aktion auszufüllen. Platzhalteraktionen müssen ausgefüllt werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können. Erfahren Sie mehr überPlatzhalteraktionen.

Datenbereich beim Hinzufügen von Aktionen verwenden

Je nach ausgewählter Workflow-Aktion können Sie im Datenbereich auch Daten aus verschiedenen Objektquellen verwenden. Sie können zum Beispiel Daten von einem Kontaktdatensatz und dem zugeordneten Deal verwenden, um eine In-App-Benachrichtigung an den für den Deal zuständigen Mitarbeiter zu senden. 

Die Funktionalität des Datenbereichs kann mit den folgenden Workflow-Aktionen genutzt werden:

• Interne E-Mail-Benachrichtigung senden
• Aufgabe erstellen

• In-App-Benachrichtigung senden
• Ist-gleich-Verzweigung
• Eigenschaftwert festlegen (beim Festlegen von Text-Eigenschaften)
• Eigenschaft kopieren
• Datensatz erstellen (beim Festlegen von Texteigenschaften)
• Slack-Benachrichtigung senden (erfordert Slack-Integration)

• Integrationsaktionen, die die Weitergabe von Daten ermöglichen (z. B. mit Google Tabellen oder Asana)

• Benutzerdefinierter Code (nur Operations Hub Professional oder Enterprise )

• Daten formatieren (nur Operations Hub Professional oder Enterprise)

• Einen Webhook senden (nur Operations Hub Professional oder Enterprise)
   

• Klicken Sie nach der Auswahl Ihrer Aktion im Abschnitt Verfügbare Daten auf Verfügbare Daten bearbeiten. 
• Klicken Sie im rechten Bereich auf + Datenquelle hinzufügen.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Einen Datensatztyp auswählen und wählen Sie eine Quelle aus.
• Konfigurieren Sie die Details der Datenquelle und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
• Nachdem Sie Ihre Datenquellen hinzugefügt haben, verwenden Sie Daten aus einer bestimmten Quelle:
  • Klicken Sie im linken Bereich auf das Feld, für das Sie die Daten verwenden möchten.
  • Klicken Sie im Bereich Daten einfügen auf das Dropdown-Menü Eigenschaften oder Aktionsausgaben anzeigen von und wählen Sie eine Datenquelle aus. 
  • Klicken Sie nach der Auswahl der Quelle auf den Datentyp, den Sie verwenden möchten, um ihn zu erweitern, und klicken Sie dann auf die Eigenschaft, die Sie im Feld verwenden möchten.
    • Die Eigenschaft wird automatisch in das Feld eingefügt.
    • Benutzerdefinierte Eigenschaften können für Aktionen verwendet werden, die von der data panelunterstützt werden. Die verfügbaren benutzerdefinierten Event-Eigenschaften werden unter dem Namen des benutzerdefinierten Events im Datenbereich angezeigt.

Workflow-Minimap überprüfen

• Klicken Sie oben links im Workflow-Editor auf Minimap-Bereich anzeigen.
  
  

• Bei geöffneter Minimap können Sie den Mauszeiger über Workflow-Aktionen bewegen, um den Aktionsnamen anzuzeigen, und auf einen Bereich der Minimap klicken, um dort zu navigieren.
• Um die Minimap zu schließen, klicken Sie auf das X-Symbol oben rechts in der Minimap.

• Wenn Ihr Workflow Änderungen erfordert, bevor er veröffentlicht werden kann, wird die Aktion gelb markiert. Klicken Sie auf den Link in dem Hinweis und überprüfen Sie die erforderlichen Änderungen.
   

Änderungen rückgängig machen oder wiederherstellen

Beim Bearbeiten Ihres Workflows können Sie Änderungen, die Sie in den letzten 30 Tagen an dem Workflow vorgenommen haben, rückgängig machen oder wiederherstellen. Bestimmte Änderungen können nicht rückgängig gemacht oder wiederhergestellt werden, wie zum Beispiel:

So machen Sie eine Aktion rückgängig oder wiederholen diese:

• Um eine Aktion rückgängig zu machen, klicken Sie auf das undo Symbol für Rückgängigmachen oben links. Änderungen werden nacheinander rückgängig gemacht.
• Um eine Aktion wiederherzustellen, klicken Sie auf das redo Symbol für Wiederherstellen oben links. Die Änderungen werden nacheinander wiederhergestellt.
   

Einstellungen verwalten

So verwalten Sie Ihre Workflow-Einstellungen:

• Klicken Sie oben links auf die Registerkarte Einstellungen, um die Ausführungs-und Benachrichtigungseinstellungen des Workflows zu verwalten. Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Workflow-Einstellungen.
• Klicken Sie oben links auf Bearbeiten > Aufnahme-Trigger bearbeiten, um die Einstellungen des Workflows für die Aufnahme, Entfernung und Wiederaufnahme zu verwalten.
  
  

Workflow aktivieren

Nachdem Sie Ihren Workflow aktiviert haben, können Sie unter den Workflow-Verlauf einsehen, um die erfassten Datensätze zu überwachen. Wenn Sie Platzhalteraktionen gespeichert haben, müssen diese abgeschlossen werden, bevor Sie den Workflow aktivieren können.

Bitte beachten: Die Anzahl der bestehenden Kontakte, die auf der Überprüfungsseite angezeigt wird, ist eine Schätzung. Um eine genaue Anzahl von Kontakten anzuzeigen, erstellen Sie eine statische Liste von Kontakten, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf Diese Kontakte mithilfe von Listen anzeigen klicken.

So überprüfen und aktivieren Sie Ihren Workflow:

• Klicken Sie oben rechts auf Überprüfen und veröffentlichen.
• Überprüfen Sie im rechten Bereich die Details Ihres Workflows:
  • Alle Kontakte in Listen anzeigen: Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows eine statische Liste von Kontakten anzeigen, die die Aufnahmekriterien erfüllen. Die Liste wird automatisch gespeichert und kann von Ihrem Listen-Dashboard aus aufgerufen werden.

• • Möchten Sie Kontakte, die derzeit die Aufnahmekriterien erfüllen, aufnehmen, wenn der Workflow aktiviert wird: Wählen Sie aus, ob Datensätze aufgenommen werden sollen, die derzeit die Aufnahme-Trigger erfüllen, oder ob nur Datensätze aufgenommen werden sollen, die die Trigger in der Zukunft erfüllen.
    • Ja, vorhandene [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien jetzt erfüllen: Es werden alle vorhandenen Datensätze aufgenommen, die die Kriterien der Aufnahme-Trigger erfüllen.
    • Nein, nur [Objekte] aufnehmen, die die Trigger-Kriterien erfüllen, nachdem der Workflow aktiviert wurde: Es werden nur Datensätze aufgenommen, die nach Aktivierung der Workflows die Kriterien der Aufnahme-Trigger erfüllen. Wenn diese Option ausgewählt ist: 
      • Wenn sich das [Objekt] so verändert, dass es den Aufnahme-Triggern zum ersten Mal entspricht, nachdem der Workflow aktiviert wurde, wird das [Objekt] aufgenommen.
      • Wenn sich das [Objekt] so verändert, dass es die Aufnahmekriterien erneut erfüllt, und Wiederaufnahme aktiviert ist, wird das [Objekt] aufgenommen. Erfahren Sie mehr über Wiederaufnahme-Trigger.

• • Klicken Sie unten auf Weiter. Sie können die Details für Zeitplan & Benachrichtigungen, Verbindungen und Workflow-Informationen Ihres Workflows überprüfen. Oder klicken Sie auf Zum Aktivieren überspringen. 
  • Klicken Sie unten auf Workflow aktivieren.