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Usar cotizaciones

Última actualización: November 26, 2018

Requisitos

Sales Hub
sales-pro-enterprise
Professional, Enterprise

Cotizaciones es una característica para los usuarios de Sales Hub Pro y Enterprise que desean ofrecer a los compradores una página web con información de precios de los productos

Crear cotizaciones

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • En el área de Cotizaciones en el lado izquierdo del registro de negocio, haz clic en Crear cotización

Ten en cuenta: se deben agregar los productos al negocio antes de poder crear una cotización. Si estás usando la integración entre HubSpot y Shopify, no puedes crear una cotización para los negocios sincronizados desde Shopify. En este caso, no verás un área de Cotizaciones en el registro de negocio.

crear cotización desde registro de negocio

Luego, haz clic en los pasos de crear tu cotización:

Detalles 

Introduce los detalles de tu cotización: 

  1. Nombre de la cotización: título de tu cotización. 
  2. Fecha de vencimiento: la fecha en que vence tu cotización. Cuando una cotización vence, tus prospectos no pueden acceder al enlace, pero pueden ver tu información de contacto.
  3. Comentarios para el comprador: cualquier información adicional que sea útil para tu comprador. Haz clic en Insertar fragmento para seleccionar un fragmento.
  4. Términos: cualquier norma o regulación que debería tener en cuenta tu comprador. Haz clic en Insertar fragmento para seleccionar un fragmento.
  5. Marca: el logotipo y el color de tu empresa, definido en la configuración de tu marca de tu cuenta de HubSpot. 

Haz clic en Siguiente después de personalizar los detalles de tu cotización.

detalles de cotizacionesInformación del comprador 

Selecciona un contacto y una empresa para la cotización:

  • Haz clic en Agregar contacto. En el cuadro de diálogo, marca las casillas junto al contacto que deseas que aparezca en la cotización. Luego haz clic en Guardar.   
  • Haz clic en Agregar empresa. En el cuadro de diálogo, busca una empresa y luego haz clic en Seleccionar junto a la empresa que deseas que aparezca en la cotización. 
  • Haz clic en Siguiente después de seleccionar un contacto y una empresa.

agregar contacto a cotización

Tu información 

Verifica que la información sobre ti y tu empresa sea correcta. A continuación, haz clic en Siguiente.

tu información de cotizacionesProductos 

Revisa los productos que se mostrarán en la página de tu cotización.

  • Para agregar productos adicionales, haz clic en Agregar producto
  • Para editar un producto, coloca el cursor sobre él y haz clic en Acciones > Editar.
  • Para eliminar un producto, haz clic en Acciones > Eliminar.

Cualquier cambio realizado aquí actualizará los productos incluidos en el registro del negocio. 

En la sección Totales, tienes la opción de agregar impuestos y tarifas. 

  • Para agregar un impuesto, haz clic en +Agregar impuesto. Introduce un nombre para el impuesto y un valor en el campo USD a la derecha. 
  • Para agregar una tarifa, haz clic en +Agregar tarifa. Introduce un nombre para la tarifa y un valor en el campo USD a la derecha. 

Puedes eliminar cualquier impuesto o tarifa que agregues haciendo clic en el eliminar la papelera a la derecha del campo USD. El total se calcula automáticamente agregando el subtotal y los impuestos y tarifas.

Cuando hayas finalizado, haz clic en Siguiente.

cotizaciones productos impuestos tarifas

Firma y pago 

Selecciona una opción de firma para tu cotización: 

  • No hay firma: se requiere para autorizar la cotización. 
  • Incluir espacio para una firma manuscrita usa una firma manuscrita en una copia impresa de la cotización.  
  • Usar firma electrónica : usa una firma digital para firmar una cotización. 
Si seleccionas Usar firma electrónica, determinas qué firmas necesarias desde tu equipo de prospectos y quién de tu equipo debe refrendar la cotización: 
  • Selecciona la casilla de verificación junto al correo del contacto cuya firma es obligatoria. 
  • Haz clic en el menú desplegable Refrendarios y selecciona el nombre del miembro del equipo.  firma electrónica obligatoria refrendarios

Después de configurar tus opciones de firma, si estás usando la integración con Stripe para facturar a tus clientes directamente desde la cotización, haz clic para activar la opción Usar cuenta conectada de Stripe.

Vista preliminar 

Después de revisar la vista preliminar de la cotización, haz clic en Finalizar cotización. Si tienes activada la configuración Requiere aprobación en todas las cotizaciones,haz clic en Solicitar cotización

cerrar cotización

Ten en cuenta: la vista preliminar de la cotización aparecerá en el idioma de tu cuenta, pero un visitante verá la cotización en el idioma de su navegador. Por ejemplo, si el idioma del navegador de un visitante es francés, verá una cotización generada en francés en la página de cotización.

Compartir cotizaciones

Puedes compartir tu cotización de distintas maneras: 

  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Copiar para copiar la URL de la página de cotización. Luego puedes pegar la URL en una ventana nueva del navegador para ver la página de cotización y enviar la URL a otros que deseas ver la página de cotización. 
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Escribir correo con cotización. Se abrirá la línea de tiempo del contacto en HubSpot, y la pestaña Correo electrónico con un enlace a la página de cotización se abrirá automáticamente. 

cotización copia correo electrónico

  • Desde un registro de contacto, empresa o negocio, haz clic en la pestaña Correo electrónico. Luego haz clic en el menú desplegable Cotizaciones y selecciona una cotización. Para ver las cotizaciones en el menú desplegable, tiene que haber una cotización creada para los negocios asociados a ese contacto o registro de empresa. seleccionar cotización de comunicador crm

Con la URL de la página de cotización, el contacto puede ver la cotización en su navegador o imprimirla.

Exportar cotizaciones 

Puedes exportar todas tus cotizaciones existentes de HubSpot:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En la barra lateral izquierda del menú, dirígete a Ventas > Productos y cotizaciones.
  • Haz clic en la pestaña Cotizaciones y luego haz clic en Exportar.exportar cotizaciones
  • En el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona el tipo de archivo que deseas recibir. Introduce tu correo electrónico y haz clic en Exportar.
  • Se enviará un enlace de descarga con tus datos de cotización a la dirección de correo electrónico indicada.

Firma electrónica de cotizaciones (solo Sales Hub Enterprise)  

Una firma electrónica, o firma digital, es una expresión de consentimiento electrónica de una persona sobre un documento en particular. Las firmas electrónicas son válidas y legales en Estados Unidos, Canadá, la Unión Europea, el Reino Unido y muchos otros países. Tienen el mismo peso legal que las firmas escritas. 

La función de firma electrónica de HubSpot cuenta con la tecnología proporcionada por HelloSign. Los usuarios no necesitan crear una cuenta con HelloSign para usar la firma electrónica como parte del proceso habitual de creación de cotizaciones en HubSpot.

Para firmar electrónicamente una cotización, abre el enlace de cotización en tu navegador o accede a la cotización directamente desde el registro del negocio: 

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Haz clic en el nombre del negocio.
  • En el área de Cotizaciones a la izquierda, busca la cotización que necesita una firma y haz clic en Acciones > Refrendarrefrendar-cotización
  • Haz clic en Firmar en la parte inferior de la cotización. hacer-clic-firmar-cotización
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Verificar junto a tu dirección de correo electrónico. verificar-cuadro-diálogo-correo
  • Se enviará un correo de verificación a tu bandeja de entrada. Inicia sesión en tu cuenta de correo electrónico y busca el correo electrónico de verificación. Haz clic en Verificar y firmarverificar-y-firmar-cotización
  • Desplázate hasta la parte inferior de la cotización y haz clic en el campo de firma junto a tu nombre. O bien, haz clic en Comenzar en la esquina superior derecha y luego haz clic en el campo de firma
  • En el cuadro de diálogo, crea tu firma. A continuación, haz clic en Insertar.firmar-cotización-con-hellosign
  • Haz clic en Continuar
  • Revisa los términos del acuerdo y luego haz clic en Acepto
  • Haz clic en Cerrar

Para ver si tu prospecto ha firmado la cotización, navega hasta el área Cotizaciones del registro del negocio. Haz clic en Acciones > Descargar cotización firmada para descargar e imprimir una copia de la cotización firmada. Si estás esperando firmas, haz clic en Acciones > Ver firmas para ver quién falta por firmar. 

Ten en cuenta: cada usuario puede usar 30 firmas electrónicas al mes en su cuenta de HubSpot. 

Aprobar cotizaciones (Sales Hub Enterprise solo versión beta)

Los gerentes de ventas pueden querer revisar los términos de una cotización o aprobar la tasa de descuento antes de enviarla a un prospecto. Activa la configuración de aprobación de cotizaciones para solicitar la aprobación de un usuario antes de compartir la cotización con tus prospectos. Esta característica actualmente está en versión beta

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En la barra lateral izquierda del menú, dirígete a Ventas > Productos y cotizaciones.
  • Haz clic en la pestaña Cotizaciones .
  • Haz clic para activar la opción Requiere aprobación en todas las cotizacionestodas-las-cotizaciones-requieren-aprobación
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Aprobador y selecciona un usuario para que apruebe todas las cotizaciones. 

Ten en cuenta: solo los usuarios de Sales Hub Enterprise pueden aprobar cotizaciones y solo pueden haber un aprobador por cuenta de HubSpot.

  • Haz clic en Establecer aprobador y crear workflows.elegir-aprobador-de-cotizaciones

Cuando actives esta configuración, se agregarán automáticamente a tu cuenta tres workflows activos. Los workflows son: Cuando las cotizaciones requieren aprobación, cuando se solicitan cambios en una cotización y cuando se aprueban las cotizaciones. Puedes personalizar cada uno de estos workflows basados en cotizaciones en la herramienta Workflows.

Con workflows basados en cotizaciones, puedes agregar acciones para que una etapa del negocio se actualice automáticamente cuando se firma una cotización, o enviar una notificación interna a tu equipo cuando se necesite hacer seguimiento a sus contactos.  Más información sobre cómo usar un workflow basado en cotizaciones

Una vez que personalices tus workflows basados en cotizaciones de acuerdo con tus preferencias, puedes solicitar cambios o aprobar cotizaciones directamente desde la cotización. Todas las tareas y actualizaciones del valor de la propiedad se producirán automáticamente gracias a la automatización del workflow. Para solicitar cambios o aprobar una cotización:

  • En la esquina superior de la cotización, haz clic en Solicitar cambios.
  • En el cuadro de diálogo, escribe comentarios en el campo de texto y luego haz clic en Solicitar cambios.   cuadro-de-diálogo-solicitud-de-cambio
  • Cuando la cotización esté corregida y lista para ser publicada, haz clic en Aprobar y publicar en la esquina superior derecha de la cotización.  

Eliminar cotizaciones

Si quieres eliminar una cotización:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Haz clic en el nombre del negocio para el que creaste una cotización. 
  • En el área Cotizaciones, haz clic en Eliminar junto a la cotización que deseas eliminar de tu cuenta. Si la cotización ya fue firmada o se pagó, no podrás eliminarla. eliminar-cotización
  • En el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en Sí, eliminar cotización