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Usar cotizaciones

Última actualización: abril 1, 2019

Requisitos

Sales Hub Professional, Enterprise

La cotizaciones son una característica para los usuarios de Sales Hub Pro y Enterprise que desean ofrecer a los compradores una página web con información de precios de los productos.

Crear cotizaciones

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • En el lado derecho del registro del negocio, en la sección Cotizaciones haz clic en Crear cotización.

Ten en cuenta: se deben agregar productos al negocio antes de poder crear una cotización. Si estás usando la integración de Shopify con HubSpot, no puedes crear una cotización para los negocios sincronizados desde Shopify. En este caso, no verás la tarjeta Cotizaciones en el registro del negocio.  

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  • Continua configurando las cotizaciones siguiendo los pasos que aparecen a continuación.

1. Detalles

Introduce los detalles de tu cotización:

  1. Nombre de la cotización: ingresa un nombre para la cotización.
  2. Fecha de vencimiento: selecciona una fecha de vencimiento. Por defecto, las cotizaciones expirarán dentro de 90 días desde la creación de la cotización. También puedes ajustar este límite de tiempo a 30 días, 60 días o una fecha personalizada. Cuando una cotización expira, los contactos ya no pueden acceder a ella y se les solicitará que se comuniquen con tu equipo.

Ten en cuenta: si o otro usuario intenta ver la cotización después de que expire, en el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en Ver cotización para ver una versión PDF de la cotización. 

  1. Comentarios para el comprador: ingresa cualquier información adicional que sea útil para el comprador. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el ícono de los fragmentos destacados para ingresar un bloque de texto corto y reutilizable.
  2. Términos de compra: cualquier regla o normativa que el cliente debe tener en cuenta. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el ícono de los fragmentos destacados para ingresar un bloque de texto corto y reutilizable.
  3. Branding: ve el logotipo y el color de tu empresa, el cual se establece en la configuración de branding de tu cuenta de HubSpot. quote-details-screen
  • Haz clic en Siguiente.

2. Información del comprador

Agregar contactos y un registro de la empresa a esta cotización para usar como información de contacto. Si un contacto y una empresa ya están asociados con el negocio, verás su información detallada en esta página. Borra la casilla de comprobación junto al registro asociado si no deseas incluir su información en la cotización. quote-buyer-information

Para agregar un nuevo contacto o empresa:

  • Haz clic en Agregar contacto. En el cuadro de diálogo, marca las casillas junto a los contactos que deseas que aparezcan en la cotización. Luego haz clic en Guardar.
  • Haz clic en Agregar empresa. En el cuadro de diálogo, busca una empresa y luego haz clic en Seleccionar junto a la empresa que deseas que aparezca en la cotización.

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  • Haz clic en Siguiente.

3. Tu información

Verifica que tu información personal y la información de la empresa sea exacta. Por defecto, tu información personal se extrae desde tu perfil y preferencias y la información de tu empresa se establece en la configuración de la cuenta. Para editar tu información personal para una cotización individual:

  • Haz clic en tu nombre.
  • En el panel derecho, actualiza tu información personal.
  • Haz clic en Guardar. quotes-edit-personal-information

Para actualizar la información de tu empresa:

  • Haz clic en el nombre de la empresa.
  • En el panel derecho, actualiza la información de la empresa.
  • Haz clic en Guardar. quotes-edit-company-information
  • Haz clic en Siguiente.

quotes-your-info4. Productos

Revisa y edita los productos que van a aparecer en tu cotización. Cualquier cambio que realices aquí actualizará los productos detallados en el registro del negocio:

  • Para agregar productos adicionales, haz clic en Agregar producto.
  • Para editar un producto, pasa el cursor sobre el producto y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Editar. También puedes editar los términos, el precio y la cantidad productos directamente en el elemento de línea del producto. quotes-edit-a-line-item
  • Para eliminar un producto, pasa el cursor sobre el producto y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Eliminar.
  • Para volver a ordenar los productos, arrastra y suelta cada elemento de la línea de productos.

En la sección Totales, tienes la opción de agregar impuestos, tarifas y descuentos.

  • Para agregar un impuesto, haz clic en +Agregar impuesto. Ingresa un nombre para el impuesto y un valor en el campo USD.
  • Para agregar una tarifa, haz clic en +Agregar tarifa. Ingresa un nombre para la tarifa y un valor en el campo USD.
  • Para agregar un descuento, haz clic en +Agregar descuento. Ingresa un nombre para el descuento y un valor en el campo USD.quotes-add-fee-tax-discount
  • Elimina cualquier impuesto, tarifa o descuento haciendo clic en el ícono de la papelera junto al campo USD
  • El total se calcula automáticamente sumando el subtotal y los impuestos, las tarifas y los descuentos. 
  • Haz clic en Siguiente.

5. Firma y pago

Selecciona una opción de firma para tu cotización:

  • Sin firma: no se requiere firma para autorizar la cotización.
  • Incluir espacio para firma manuscrita: usar una firma manuscrita en una copia impresa de la cotización.
  • Usar firma electrónica: usar una firma digital para firmar una cotización.
    • Selecciona la casilla de comprobación junto al correo del contacto cuya firma se requiere.
    • Haz clic en el menú desplegable Refrendarios y selecciona el nombre de un usuario de HubSpot. e-signature-required-sig-countersigners
  • Después de configurar tus opciones de firma, si estás usando la integración con Stripe para facturar a tus clientes directamente desde la cotización, haz clic para activar el interruptor Usar cuenta conectada de Stripe.
  • Haz clic en Siguiente

6. Vista previa

Revisar tu cotización. Al finalizar, haz clic en Terminar cotización. Si tienes activada la configuración Todas las cotizaciones requieren aprobación haz clic en Solicitar cotización.

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Ten en cuenta: la vista previa de la cotización aparecerá en el idioma de tu cuenta, pero un visitante verá la cotización basada en sus preferencias de idioma del navegador. Por ejemplo, si el idioma del navegador de un visitante es francés, verá una cotización generada en francés en la página de cotización.

Compartir cotizaciones

Después de publicar la cotización, en el cuadro de diálogo:

  • Haz clic en Copiar para copiar la URL de la página de la cotización. Puedes pegar la URL en un nuevo navegador para ver la cotización o enviar la URL a otros que deseas que vean la página de la cotización. 
  • Haz clic en Escribir correo electrónico con cotización. Será redirigido a la cronología del contacto en HubSpot y la pestaña Correo electrónico con un enlace a la página de la cotización se va a abrir automáticamente.quotes-write-email-with-quote
  • También puedes compartir la cotización desde el registro de un contacto, empresa o negocio:
    • En tu cuenta de HubSpot, navega hasta contactos, empresas o negocios.
    • Haz clic en el nombre de un registro.
    • En el panel de la izquierda, haz clic en la pestaña Correo electrónico.
    • En la ventana del redactor de correo electrónico en la parte inferior derecha, haz clic en el menú desplegable Cotizaciones y selecciona una cotización. Para ver las cotizaciones en el menú desplegable, debe haber una cotización creada para los negocios asociados a ese registro del contacto o la empresa. select-quote-from-crm-communicator
  • Con la URL de la página de la cotización, el contacto puede ver la cotización en su navegador, puede descargarla o imprimirla.quotes-download-quote-or-print-quote

Exportar cotizaciones

Puedes exportar todas tus cotizaciones existentes de HubSpot:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Productos y cotizaciones.
  • Haz clic en la pestaña Cotizaciones y luego haz clic en Exportar.export-quotes
  • En el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en el menú desplegable Formato del archivo y selecciona el tipo de archivo que deseas recibir. Ingresa tu correo electrónico, luego haz clic en Exportar.
  • Se enviará un enlace de descarga con tus datos de cotización a la dirección de correo electrónico indicada.

Eliminar cotizaciones

Si quieres eliminar una cotización:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Haz clic en el nombre del negocio para el cual creaste una cotización.
  • En el panel derecho en la tarjeta Cotizaciones haz clic en el menú desplegable Acciones que está junto a la cotización y selecciona Eliminar. Si la cotización ya fue firmada o se pagó, no podrás eliminarla.quotes-delete-quote
  • En el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en Sí, eliminar cotización.

cotizaciones con firma electrónica (Sales Hub Enterprise únicamente)

Una firma electrónica, o firma digital, es una expresión de consentimiento electrónica de una persona sobre un documento en particular. Las firmas electrónicas son válidas y legales en Estados Unidos, Canadá, la Unión Europea, el Reino Unido y muchos otros países. Tienen el mismo peso legal que las firmas escritas.

La función de firma electrónica de HubSpot cuenta con la tecnología proporcionada por HelloSign. Los usuarios no necesitan crear una cuenta con HelloSign para usar la firma electrónica como parte del proceso habitual de creación de cotizaciones en HubSpot.

Para firmar electrónicamente una cotización, abre el enlace de la cotización en tu navegador o accede a la cotización directamente desde el registro del negocio:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
  • Haz clic en el nombre del negocio.
  • En la tarjeta Cotizaciones a la izquierda, busca la cotización que necesita una firma y haz clic en Acciones > Refrendar. countersign-quote
  • Haz clic en Firmar en la parte inferior de la cotización. click-sign-on-quote
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Verificar junto a tu dirección de correo electrónico. verify-email-dialog-box
  • Se enviará un correo de verificación a tu bandeja de entrada. Inicia sesión en tu cuenta de correo electrónico y busca el correo electrónico de verificación. Haz clic en Verificar y firmar. verify-and-sign-quote
  • Desplázate hasta la parte inferior de la cotización y haz clic en el campo de la firma junto a tu nombre. O bien, haz clic en Comenzar en la esquina superior derecha y luego haz clic en el campo de la firma.
  • En el cuadro de diálogo, crea tu firma. Luego, haz clic en Insertar. sign-quote-with-hello-sign
  • Haz clic en Continuar.
  • Revisa los términos del acuerdo y luego haz clic en Acepto.
  • Haz clic en Cerrar.

Para ver si el prospecto firmó la cotización, navega hasta la tarjeta Cotizaciones en el registro del negocio. Haz clic en Acciones > Descargar cotización firmada para descargar e imprimir una copia de la cotización firmada. Si estás esperando las firmas, haz clic en Acciones > Ver firmas para ver quién falta por firmar todavía.

Ten en cuenta: cada usuario puede usar 30 firmas electrónicas por mes en su cuenta de HubSpot. Cada firma individual cuenta para este límite. Esto incluye cotizaciones con varias firmas.

Aprobar cotizaciones (Sales Hub Enterprise únicamente; BETA)

Los gerentes de ventas pueden querer revisar los términos de una cotización o aprobar la tasa de descuento antes de enviarla a un prospecto. Activa la configuración de aprobación de cotizaciones para solicitar la aprobación de un usuario antes de compartir la cotización con tus prospectos. Esta característica actualmente está en versión beta.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Productos y cotizaciones.
  • Haz clic en la pestaña Cotizaciones .
  • Haz clic para activar el interruptor Requiere aprobación en todas las cotizaciones. all-quotes-require-approvals
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Aprobador y selecciona un usuario para que apruebe todas las cotizaciones.

Ten en cuenta: solo los usuarios de Sales Hub Enterprise pueden aprobar cotizaciones y solo puede haber un aprobador por cuenta de HubSpot.

  • Haz clic en Establecer aprobador y crear Workflows. choose-a-quotes-approver

Cuando actives esta configuración, se agregarán automáticamente a tu cuenta tres workflows activos. Los workflows son: Cuando las cotizaciones requieren aprobación, cuando se solicitan cambios en una cotización y cuando se aprueban las cotizaciones. Puedes personalizar cada uno de estos workflows basados en cotizaciones en la herramienta Workflows.

Con workflows basados en cotizaciones, puedes agregar acciones para que una etapa del negocio se actualice automáticamente cuando se firma una cotización, o enviar una notificación interna a tu equipo cuando se necesite hacer seguimiento a sus contactos. Más información sobre el uso de Workflows basados en cotizaciones.

Una vez que personalices tus workflows basados en cotizaciones de acuerdo con tus preferencias, puedes solicitar cambios o aprobar cotizaciones directamente desde la cotización. Todas las tareas y actualizaciones del valor de la propiedad se producirán automáticamente gracias a la automatización del workflow. Para solicitar cambios o aprobar una cotización:

  • En la esquina superior de la cotización, haz clic en Solicitar cambios.
  • En el cuadro de diálogo, ingresa comentarios en el campo de texto y luego haz clic en Solicitar cambios. request-changes-dialog-box
  • Cuando la cotización está corregida y lista para ser publicada, haz clic en Aprobar y publicar en la esquina superior derecha de la cotización.