Crear workflows

Usa workflows para automatizar los procesos comerciales. Puedes inscribir automáticamente registros con criterios de inscripción y luego realizar acciones en tus registros.

Por ejemplo, puedes inscribir a todos los contactos que hayan enviado un formulario específico y, a continuación, enviar un correo de marketing y asignar estos contactos a un usuario. También puedes tomar acciones en los registros asociados, como actualizar la empresa asociada de un contacto inscrito.

Después de crear los workflows, aprende a organizarlos. 

Crear un nuevo workflow

Puedes crear workflows desde cero o utilizar plantillas para guiarte. También puedes consultar la biblioteca de workflows de la comunidad para obtener ideas a la hora de configurar el tuyo. El número de workflows que puedes crear depende de las suscripciones de tu cuenta.

Crear un nuevo workflow desde cero

Para crear un workflow desde cero:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows. 
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow > Desde cero. 
• En el panel izquierdo, selecciona Basado en [objeto] para seleccionar el objeto de workflow. Esto determina qué tipo de registros se pueden inscribir en el workflow. Puedes seleccionar entre los siguientes objetos:

• • Contactos
  • Empresas
  • Negocios
  • Cotizaciones (Sales Hub Pro o Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Pro o Enterprise)
  • Objetos personalizados (solo Enterprise)
  • Conversaciones
  • Envíos de comentarios (Service Hub Pro o Enterprise)
  • Suscripciones
  • Pagos
  • Metas
  • Leads (Sales Hub Pro o Enterprise)
  • Usuarios
  • Tareas
• En el panel derecho, en Elegir tipo, selecciona Workflow en blanco. Esta opción estará seleccionada por opción predeterminada. 
• En la parte superior izquierda, haz clic en Siguiente.
• Para darle un nombre a tu workflow y agregar una descripción:
  • En la parte superior, haz clic en el edit icono del lápiz. A continuación, introduce el nombre de tu workflow y la descripción. 
  • O, después de configurar tu workflow, haz clic en Generar descripción para utilizar Breeze, la IA HubSpot, para generar una descripción para tu workflow basada en los desencadenantes y las acciones de tu workflow. 
  • En la parte inferior, haz clic en Guardar.
     

Crear un nuevo workflow utilizando plantillas

Utiliza una plantilla de workflow alineada con tus objetivos para agilizar tus procesos de automatización. También puedes navegar por las plantillas para explorar diferentes opciones de automatización del workflow. 

Para crear un workflow usando una plantilla.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows. 
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow > Desde plantilla.
• En la biblioteca de plantillas, busca una plantilla que se ajuste a tus objetivos de workflow: 
  • Para filtrar plantillas por función u objetivo, en la barra lateral izquierda, selecciona una categoría. 
  • Para buscar una plantilla concreta, en la parte superior derecha, introduce una palabra clave de búsqueda. 
• Para revisar los detalles de una plantilla, haz clic en Vista previa. En el cuadro de diálogo, puedes comprobar si la plantilla es compatible con tus suscripciones de HubSpot. También puedes consultar los siguientes detalles:
  
  • Propósito: el propósito y la meta de este workflow. 

• • Qué tendrás que preparar: cualquier material que tengas que preparar para rellenar las acciones del marcador de posición, como correos electrónicos de marketing o formularios. 
  • Vista previa de plantilla: los desencadenantes de inscripción y las acciones de workflow que se incluyen en esta plantilla. 

• Una vez seleccionada la plantilla, haz clic en Usar plantilla. En el editor de workflow, la plantilla se mostrará con acciones de marcador de posición. Puedes editar, agregar y eliminar acciones en el editor.
   

Establecer activadores de inscripción

Los activadores de inscripción son un conjunto de criterios que se inscriben automáticamente en el workflow. Puedes agregar desencadenantes de inscripción manualmente, utilizar la IA para generar desencadenantes de inscripción o no agregar ninguno:

• Al configurar desencadenantes de inscripción, puedes utilizar los siguientes tipos. Más información sobre cómo configurar los desencadenantes de inscripción.
  • Filter-based
  • Event-based
  • Basado en un calendario
• También puedes utilizar Breeze, la IA de HubSpot, para generar desencadenantes de inscripción. Más información sobre el uso de la IA en los workflows. 
• Para inscribir registros manualmente únicamente, deja la casilla desencadenante de inscripción en blanco.

• En el editor del workflow, haz clic en Configurar activadores.
• En el panel izquierdo, selecciona Cuando ocurra un evento, Cuando se cumplan los criterios de filtrado o Basado en un calendario.
• En el panel izquierdo, selecciona un tipo de filtro para tu activador de inscripción. Configura el desencadenante y luego haz clic en Guardar. 
   

• Por opción predeterminada, los registros solo se inscribirán en un workflow la primera vez que cumplen con los activadores de inscripción. Para activar la reinscripción:
  • En el panel de la izquierda, haz clic en la pestaña Reinscripción. 
  • Haz clic para activar el interruptor Reinscripción.
  • Selecciona los activadores que deseas usar para volver a inscribirse. Más información sobre añadir activadores de reinscripción a los workflows.
• Agrega más activadores de inscripción si es necesario. Al finalizar, haz clic en Guardar.
  
  

Agregar acciones

Puede utilizar Breeze para generar acciones para un flujo de trabajo o seleccionar y añadir acciones manualmente. Por ejemplo, puedes utilizar un workflow para enviar un correo electrónico de marketing o asignar tus registros. Obtén más información sobre las diferentes acciones de workflow disponibles en HubSpot.

Después de agregar una acción, puedes clonarla o moverla para optimizar el proceso de creación de workflows. Si quieres dejar una nota en una acción de workflow para consulta, aprende cómo agregar comentarios a acciones de workflow. 

Nota: las acciones disponibles dependen de tu suscripción. Las acciones bloqueadas locked requieren una actualización de una cuenta para poder usarlas. 

Para agregar acciones a un workflow:

• En el editor del workflow, haz clic en el + icono de signo más.
• En el panel izquierdo, selecciona una acción. Más información sobre cómo elegir las acciones de tu workflow.
• Después de configurar los detalles de la acción, haz clic en Guardar. O, si agregas la acción como marcador de posición, haz clic en Guardar sin completar los detalles de la acción. Las acciones de los marcadores de posición deben rellenarse antes de poder activar el workflow. Más información sobre las acciones de los marcadores de posición.

Utilizar el panel de datos al agregar acciones

Dependiendo de la acción de workflow seleccionada, también puedes utilizar el panel de datos para usar datos de varias fuentes de objetos. Por ejemplo, puedes utilizar los datos de un registro de contacto y su operación asociada para enviar una notificación dentro de la aplicación al propietario de la operación. 

La funcionalidad del panel de datos se puede utilizar con las siguientes acciones de workflow:

• Enviar notificación interna por correo
• Crear tarea

• Enviar notificación en la aplicación.
• El valor es igual a la bifurcación
• Establecer valor de propiedad (al establecer propiedades de texto).
• Copiar propiedad
• Crear registro (al establecer las propiedades de texto)
• Enviar notificación a Slack (requiere integración con Slack)

• Acciones de integración que permiten pasar datos (como con Google Sheets o Asana)

• Código personalizado (solo Operation Hub Pro o Enterprise )

• Formato de los datos (solo Operation Hub Pro o Enterprise ).

• Enviar un webhook (solo Operation Hub Pro o Enterprise) 
   

• Después de seleccionar tu acción, en la sección Datos disponibles, haz clic en Editar datos disponibles. 
• En el panel derecho, haz clic en + Agregar fuente de datos.
• Haz clic en el menú desplegable Elegir un tipo de registro y selecciona una fuente de datos .
• Configura los detalles de la fuente de datos y luego haz clic en Agregar.
• Después de agregar tus fuentes de datos, utiliza datos de una fuente específica:
  • En el panel izquierdo, haz clic en el campo con el que deseas utilizar los datos.
  • En el panel Insertar datos, haz clic en el menú desplegable Ver propiedades o salida de acción de y selecciona una fuente de datos.. 
  • Después de seleccionar la fuente, haz clic para expandir el tipo de datos que deseas utilizar y luego haz clic en la propiedad que deseas utilizar en el campo.
    • La propiedad se insertará automáticamente en el campo.
    • Las propiedades personalizadas del evento pueden utilizarse para acciones compatibles con el panel de datos . Las propiedades disponibles del evento personalizado se mostrarán bajo el nombre del evento personalizado en el panel de datos.

Revisar el minimapa del workflow

• En la parte superior izquierda de la cronología del workflow, haz clic en Mostrar minimapa.
  
  

• Con el minimapa abierto, puedes colocar el cursor sobre las acciones del workflow para ver el nombre de la acción y hacer clic en un área del minimapa para navegar hasta allí.
• Para cerrar el minimapa, haz clic en el icono de X en la parte superior derecha del minimapa.

• Si tu workflow requiere algún cambio antes de ser publicado, la acción se resaltará en amarillo. Haz clic en el enlace de la alerta y revisa los cambios que debes realizar. 

Deshacer o rehacer cambios

Cuando edites tu workflow, puedes deshacer o rehacer los cambios realizados en el workflow en los 30 días anteriores. No puedes deshacer o rehacer ciertos cambios como, entre otros:

Para deshacer o rehacer una acción:

• Para deshacer una acción, haz clic en el undo icono de deshacer situado en la parte superior izquierda. Los cambios se desharán de uno en uno.
• Para rehacer una acción, haz clic en el redo icono de rehacer situado en la parte superior izquierda. Los cambios se reharán de uno en uno.
   

Administrar configuración

Administrar la configuración de tu workflow:

• En la parte superior izquierda, haz clic en la pestaña Configuración para gestionar los valores de configuración de ejecución y notificación del workflow. Más información sobre cómo administrar la configuración de tu workflow.
• En la parte superior izquierda, haz clic en Editar > Editar desencadenante de inscripción para gestionar la configuración de inscripción, anulación de inscripción y reinscripción del workflow. 
  
  

Activa tu workflow

Después de activar tu workflow, puedes ver el historial del workflow para controlar los registros que están inscritos. Si has guardado alguna acción de marcador de posición, debe completarse antes de poder activar el workflow.

Nota: el número de contactos existentes que aparece en la página de revisión es una estimación. Para ver un número exacto de contactos, crea una lista estática de contactos que cumplan los criterios haciendo clic en Usar las listas para ver estos contactos.

Para revisar y activar tu workflow:

• En la esquina superior derecha, haz clic en Revisar y publicar.
• En el panel derecho, revisa los detalles de tu workflow:
  • Ver todos los contactos en listas: si tienes una cuenta Marketing Hub Starter, Pro o Enterprise, en workflows basados en contactos, puedes ver una lista estática de contactos que cumplan con los criterios de inscripción. La lista se guardará automáticamente y se puede acceder a ella desde tu panel de listas.

• • ¿Quieres inscribir los contactos que actualmente cumplen con los criterios de inscripción al activar el workflow?: Elige inscribir registros que cumplan actualmente con los desencadenantes de inscripción o solo inscribir registros que cumplan con los desencadenantes en el futuro:
    • Sí, inscribir [objetos] existentes que cumplan con los criterios de activación ahora: inscribe todos los objetos existentes que cumplan con los desencadenantes de inscripción.
    • No, solo inscribir [objetos] que cumplan con los criterios de activación después de activar el workflow: inscribe únicamente registros que cumplan solo con los desencadenantes de inscripción después de activar el workflow. Cuando se selecciona esta opción: 
      • Si el [objeto] cambia para cumplir los desencadenantes de inscripción por primera vez después de activar el workflow, el [objeto] se inscribirá.
      • Si el [objeto] vuelve a cumplir los criterios de inscripción y se activa la reinscripción, el [objeto] será inscrito. Más información sobre los desencadenantes de reinscripción.

• • En la parte inferior, haz clic en Siguiente. Puedes revisar Horario y notificaciones, Conexiones y Detalles del workflow de tu workflow. O bien, haz clic en Omitir para activar. 
  • En la parte inferior, haz clic en Activar el workflow.