Crear workflows

Usa workflows para automatizar los procesos comerciales. Puedes inscribir automáticamente registros con criterios de inscripción y luego realizar acciones en tus registros.

Por ejemplo, puedes inscribir a todos los contactos que hayan enviado un formulario específico y, a continuación, enviar un correo de marketing y asignar estos contactos a un usuario. También puedes tomar acciones en los registros asociados, como actualizar la empresa asociada de un contacto inscrito. Se recomienda utilizar la biblioteca de workflows de la comunidad para obtener ideas a la hora de ajustar su workflow.

Después de crear los workflows, aprende a organizarlos. 

Crear un nuevo workflow

Cree workflows desde cero o utilice plantillas de workflow para guiarse. El número de workflows que puede crear depende de las suscripciones de su cuenta.

Crear un nuevo workflow desde cero

Para crear un workflow desde cero:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows. 
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow > Desde cero.
• En el panel izquierdo, seleccione Basado en [objeto]. Esto determina qué tipo de registros se pueden inscribir en el workflow. Puede elegir entre los siguientes objetos:
  • Contactos
  • Empresas
  • Negocios
  • Cotizaciones (Sales Hub Pro o Enterprise)
  • Tickets (Service Hub Pro o Enterprise)
  • Objetos personalizados (solo Enterprise)
  • Conversaciones
  • Envíos de comentarios (Service Hub Pro o Enterprise)
  • Suscripciones
  • Pagos
  • Metas
  • Leads (Sales Hub Pro o Enterprise)
  • Usuarios
  • Tareas
  • Llamadas

• En la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.
• Para darle un nombre a tu workflow y agregar una descripción:
  • En la parte superior, haz clic en el edit icono del lápiz. A continuación, introduce el nombre de tu workflow y la descripción. 
  • Alternativamente, después de ajustar su workflow, haga clic en Generar descripción para utilizar Breeze para generar una descripción para su workflow basada en sus desencadenantes y acciones. 
  • En la parte inferior, haz clic en Guardar.
     

Crear un nuevo workflow utilizando plantillas

Utiliza una plantilla de workflow alineada con tus objetivos para agilizar tus procesos de automatización.

Para crear un workflow usando una plantilla.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows. 
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear workflow > Desde plantilla.
• En la biblioteca de plantillas, busca una plantilla que se ajuste a tus objetivos de workflow: 
  • Para filtrar plantillas por función u objetivo, en la barra lateral izquierda, selecciona una categoría. 
  • Para buscar una plantilla concreta, en la parte superior derecha, introduce una palabra clave de búsqueda. 
• Para revisar los detalles de una plantilla, haz clic en Vista previa. En el cuadro de diálogo, puedes comprobar si la plantilla es compatible con tus suscripciones de HubSpot. También puedes consultar los siguientes detalles:
  
  • Propósito: el propósito y la meta de este workflow. 

• • Qué tendrás que preparar: cualquier material que tengas que preparar para rellenar las acciones del marcador de posición, como correos electrónicos de marketing o formularios. 
  • Vista previa de plantilla: los desencadenantes de inscripción y las acciones de workflow que se incluyen en esta plantilla. 

• Una vez seleccionada la plantilla, haz clic en Usar plantilla. La plantilla aparecerá con acciones de marcador de posición. Puedes editar, agregar y eliminar acciones en el editor. 
   

Establecer activadores de inscripción

Los desencadenantes de inscripción son un conjunto de criterios que inscriben automáticamente registros en un workflow. Puede ajustar los desencadenantes de inscripción manualmente o generarlos con Breeze. Si no desea inscribir registros automáticamente en un workflow, puede dejar en blanco el cuadro desencadenante de inscripción e inscribir registros manualmente en su lugar.

• Filter-based
• Event-based
• Basado en un calendario

• En el editor del workflow, haz clic en Configurar activadores.
• En el panel izquierdo, selecciona Cuando ocurra un evento, Cuando se cumplan los criterios de filtrado o Basado en un calendario. 
• En el panel izquierdo, seleccione un tipo de inscripción para su desencadenante de inscripción. cuando se produzca un evento, cuando se cumplan los criterios de filtrado, en función de una programación periódica o cuando se reciba un webhook.
• Configura el desencadenante y luego haz clic en Guardar. 
   

• Por opción predeterminada, los registros solo se inscribirán en un workflow la primera vez que cumplen con los activadores de inscripción. Para activar la reinscripción:
  • En el panel de la izquierda, haz clic en la pestaña Reinscripción.
  • Haz clic para activar el interruptor Reinscripción.
  • Selecciona los activadores que deseas usar para volver a inscribirse. Más información sobre añadir activadores de reinscripción a los workflows.
• Agrega más activadores de inscripción si es necesario. Al finalizar, haz clic en Guardar. Más información sobre el ajuste de los desencadenantes de inscripción.
  
  

Agregar acciones

Puede utilizar Breeze para generar acciones para un flujo de trabajo o seleccionar y añadir acciones manualmente. Por ejemplo, puedes utilizar un workflow para enviar un correo electrónico de marketing o asignar tus registros. Obtén más información sobre las diferentes acciones de workflow disponibles en HubSpot.

Después de agregar una acción, puedes clonarla o moverla para optimizar el proceso de creación de workflows. Si quieres dejar una nota en una acción de workflow para consulta, aprende cómo agregar comentarios a acciones de workflow. 

Nota: las acciones disponibles dependen de tu suscripción. locked Las acciones bloqueadas requieren una actualización de cuenta para su uso. 

Para agregar acciones a un workflow:

• En el editor del workflow, haz clic en el + icono de signo más.
• En el panel izquierdo, selecciona una acción. Más información sobre cómo elegir las acciones de tu workflow.
• Después de configurar los detalles de la acción, haz clic en Guardar. O, si agregas la acción como marcador de posición, haz clic en Guardar sin completar los detalles de la acción. Las acciones de los marcadores de posición deben rellenarse antes de poder activar el workflow. Más información sobre las acciones de los marcadores de posición.

Añadir variables de datos a las acciones

Dependiendo de la acción de workflow seleccionada, puede utilizar el panel de datos para insertar variables de datos de varias fuentes de objetos. Por ejemplo, puede utilizar los datos de un registro de contacto y su negocio asociado para enviar un correo electrónico de notificación interna que contenga tokens de personalización de ambos registros.

• Después de seleccionar su acción, en el panel izquierdo, haga clic en el campo con el que desea utilizar los datos.
• En la sección Elegir variable de datos, haga clic en Editar datos disponibles.
  
  

• Para crear una nueva fuente de datos, en el panel derecho, haga clic en + Añadir registros.
• Introducir un nombre para la fuente de datos en el campo Nombre de la fuente de datos .
• Haz clic en el menú desplegable Elegir un tipo de registro y selecciona una fuente de datos .
• Haga clic en el menú desplegable Elija una condición para filtrar [tipo de registro de fuente de datos] y seleccione una de las siguientes: 
  • Si está asociado al [registro] inscrito: utilice los datos de los registros asociados. Por ejemplo, en un workflow basado en contactos, puede utilizar datos de un registro de empresa asociado. 
    • Etiqueta de asociación : seleccione la etiqueta de asociación por la que desea refinar los registros asociados, especialmente si tiene más de un registro asociado del mismo tipo de registro. Más información sobre las etiquetas de asociación.
       
  
  .
  
  • Si los valores de propiedad coinciden: utilice los datos de los registros con valores de propiedad coincidentes. Por ejemplo, en un workflow basado en negocios, puede refinar sólo las empresas en las que el valor de la propiedad de dominio coincida con el valor de la propiedad de contacto inscrito. 
    • Se revisan todos los registros de su CRM para encontrar una propiedad coincidente: elija una propiedad del tipo de registro seleccionado para que coincida con el registro inscrito. 
    • Tiene el mismo valor que: elija una propiedad de su registro inscrito. 
  
  
  
  
   
  • Si un valor de propiedad es igual a: utilizar datos de registros con valores de propiedad específicos. Generalmente se recomienda utilizar esta opción si está utilizando una propiedad personalizada para almacenar identificadores únicos. Por ejemplo, puede seleccionar sólo objetos personalizados en los que la propiedad de función ID de listado tenga el valor ABC12345. 
    • Todos los registros de su CRM se revisan para encontrar una propiedad coincidente: elija una propiedad del tipo de registro seleccionado para refinar.
    • Es igual a: seleccione o introduzca un valor de propiedad, sólo se seleccionarán los registros con el valor de propiedad específico. 
• Haga clic en el menú desplegable Elija una condición para filtrar [tipo de registro] hasta uno y seleccione entre Actualizado más recientemente, Creado más recientemente o Creado por primera vez.
   

• Configure los detalles de la fuente de datos y, a continuación, haga clic en Añadir en la parte inferior. 
• Después de añadir una fuente de datos, para revisar o eliminar una fuente de datos existente:
  • En la sección Elegir variable de datos , haga clic en Editar datos disponibles. En el panel derecho, revise todas las fuentes de datos añadidas. 
  • Para revisar más detalles sobre una fuente de datos existente, haga clic en el icono del ojo. 
  • Para eliminar una fuente de datos existente, haga clic en el icono de eliminación.
    
    

• Después de agregar tus fuentes de datos, utiliza datos de una fuente específica:
  • En el panel Insertar datos, haz clic en el menú desplegable Ver propiedades o salida de acción de y selecciona una fuente de datos.. 
  • Después de seleccionar la fuente, haz clic para expandir el tipo de datos que deseas utilizar y luego haz clic en la propiedad que deseas utilizar en el campo.
    • La propiedad se insertará automáticamente en el campo.

Revisar el minimapa del workflow

• En la parte superior izquierda de la cronología del workflow, haz clic en Mostrar minimapa.
  
  

• Con el minimapa abierto, puedes colocar el cursor sobre las acciones del workflow para ver el nombre de la acción y hacer clic en un área del minimapa para navegar hasta allí.
• Si tu workflow requiere algún cambio antes de ser publicado, la acción se resaltará en amarillo. Haz clic en el enlace de la alerta y revisa los cambios que debes realizar.
   

Deshacer o rehacer cambios

Cuando edites tu workflow, puedes deshacer o rehacer los cambios realizados en el workflow en los 30 días anteriores. No puede deshacer o rehacer ciertos cambios como, por ejemplo,las acciones de código personalizadas.

Para deshacer o rehacer una acción:

• Para deshacer una acción, haz clic en el undo icono de deshacer situado en la parte superior izquierda. Los cambios se desharán de uno en uno.
• Para rehacer una acción, haz clic en el redo icono de rehacer situado en la parte superior izquierda. Los cambios se harán de uno en uno.
   

Administrar configuración

Administrar la configuración de tu workflow:

• En la parte superior izquierda, haz clic en la pestaña Configuración para gestionar los valores de configuración de ejecución y notificación del workflow. Más información sobre cómo administrar la configuración de tu workflow.
• En la parte superior izquierda, haz clic en Editar > Editar desencadenante de inscripción para gestionar la configuración de inscripción, anulación de inscripción y reinscripción del workflow. 
  
  

Activa tu workflow

Para revisar y activar tu workflow:

• En la esquina superior derecha, haz clic en Revisar y publicar.
• En el panel derecho, revisa los detalles de tu workflow:
  • Ver todos los contactos en listas: si tienes una cuenta Marketing Hub Starter, Pro o Enterprise, en workflows basados en contactos, puedes ver una lista estática de contactos que cumplan con los criterios de inscripción. La lista se guardará automáticamente y se puede acceder a ella desde tu panel de listas.

• • ¿Quieres inscribir los contactos que actualmente cumplen con los criterios de inscripción al activar el workflow?: Elige inscribir registros que cumplan actualmente con los desencadenantes de inscripción o solo inscribir registros que cumplan con los desencadenantes en el futuro:
    • Sí, inscribir [objetos] existentes que cumplan con los criterios de activación ahora: inscribe todos los objetos existentes que cumplan con los desencadenantes de inscripción.
    • No, solo inscribir [objetos] que cumplan con los criterios de activación después de activar el workflow: inscribe únicamente registros que cumplan solo con los desencadenantes de inscripción después de activar el workflow. Cuando se selecciona esta opción: 
      • Si el [objeto] cambia para cumplir los desencadenantes de inscripción por primera vez después de activar el workflow, el [objeto] se inscribirá.
      • Si el [objeto] vuelve a cumplir los criterios de inscripción y se activa la reinscripción, el [objeto] será inscrito. Más información sobre los desencadenantes de reinscripción.

Nota: el número de contactos existentes que aparece en la página de revisión es una estimación. Para ver un número exacto de contactos, crea una lista estática de contactos que cumplan los criterios haciendo clic en Ver todos los contactos en listas.

• En la parte inferior, haz clic en Siguiente. Puedes revisar Horario y notificaciones, Conexiones y Detalles del workflow de tu workflow. O bien, haz clic en Omitir para activar. 
• En la parte inferior, haga clic en Activar workflow.