Asociar registros

En HubSpot, hay cuatro objetos estándar de CRM: contactos, empresas, negocios y tickets. Si tu cuenta tiene una suscripción de Enterprise, también puede crear objetos personalizados. Para hacer seguimiento a las relaciones entre estos objetos, puedes asociar estos registros. Las asociaciones siempre son bidireccionales (es decir, si el registro A está asociado al registro B, el registro B también está asociado al registro A). Esto se puede ver en cada registro en la barra lateral derecha.

Ejemplos de cuándo asociarás los registros incluyen:

• Cuando se realiza una venta, te comunicas por correo electrónico con tres personas de la misma empresa. En HubSpot, asocias el negocio a los tres registros de contactos y a su registro de empresa.
• Al manejar una queja del cliente, te comunicas por correo electrónico con dos personas. Estas personas también están en medio de una venta con tu empresa. En HubSpot, puedes asociar el registro del ticket a los dos registros de contactos y el registro del negocio.
• Un contacto es un asesor en una empresa y un empleado en otra. En HubSpot, puedes asociar el contacto a ambas empresas. Puedes establecer el empleador como tu empresa principal y, si estás en una cuenta Pro o Enterprise, puedes etiquetarlo como asesor de la otra empresa.

También puedes asociar las actividades en la cronología de un registro para que aparezca en otro registro. Si los registros ya están asociados, algunas actividades se asociarán automáticamente a los registros asociados. Si estás usando un dispositivo móvil, descubre cómo administrar asociaciones en la aplicación móvil de HubSpot.

Nota: el número de asociaciones por registro depende del objeto y de tu suscripción a HubSpot .

Agregar asociaciones a un registro individual

Para agregar asociaciones a un registro:

• Navega a tus registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
• Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > [Objeto personalizado]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y selecciona el objeto personalizado que deseas ver.

• Haz clic en el nombre del registro para el que deseas editar las asociaciones.
• En el panel derecho, busca la sección del objeto relevante y haz clic en Agregar. Por ejemplo, si quieres asociar un negocio con el registro en el que estás, busca la sección Negocios y haz clic en Agregar. Puedes crear un nuevo registro para asociar al contacto o asociar un registro existente al contacto.

• Para crear un nuevo registro para asociar, en la pestaña Crear nuevo, introduce la información en los campos y, luego, haz clic en Crear. También puedes hacer clic en Crear y agregar otro para crear y asociar este registro, y comenzar a crear y asociar otro
• Para asociar un registro existente, haz clic en la pestaña Agregar existente, busca el registro que deseas asociar y selecciona las casillas de comprobación junto a los registros en los resultados de búsqueda. También tendrás recomendaciones basadas en asociaciones y propiedades comunes como el nombre, la dirección de correo electrónico y el dominio de la empresa.
  

• • Si asocias varias empresas o cualquier otra empresa a un registro, puedes realizar una de las siguientes acciones:

• • • Para establecer la empresa principal selecciona Establecer como empresa principal de [registro] bajo la empresa que deseas que sea principal. Más información sobre cómo se establece y utiliza la empresa principal.
    • Para sustituir la empresa principal existente por una empresa que esté asociada, selecciona la casilla de comprobación Reemplazar [empresa] como principal actual de [registro]. La empresa principal anterior seguirá estando asociada al registro, pero dejará de estar etiquetada como principal.

• • Si desea etiquetar esta asociación (solo Pro y Enterprise), haz clic en +Agregar etiqueta de asociación. En el menú desplegable, selecciona una etiqueta adecuada. Si no hay etiquetas existentes que describan con precisión la relación entre el registro y la empresa, haz clic en Administrar etiquetas de asociación para crear una nueva etiqueta.
  • Haz clic en Guardar.

Editar o eliminar asociaciones de un registro

Para actualizar o eliminar una asociación:

• Navega a tus registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
• Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > [Objeto personalizado]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y selecciona el objeto personalizado que deseas ver.
• Haz clic en el nombre del registro para el que deseas editar las asociaciones.
• En el panel derecho del registro, coloca el cursor sobre la tarjeta de asociacióny luego haz clic en Más:

• • Establecer como principal (solo empresas): para las empresas asociadas, selecciona para hacer que la asociación de empresas sea principal. En el cuadro de diálogo, selecciona la casilla de comprobación si vas a sustituir a otra empresa y luego haz clic en Actualizar.  
  • Eliminar como principal (solo empresas): selecciona esta opción para eliminar la asociación de la empresa como principal. Para seleccionar una nueva empresa principal, en el cuadro de diálogo, utiliza el menú desplegable selecciona la nueva empresa principal y luego haz clic en Actualizar. La empresa principal original seguirá estando asociada al registro, pero dejará de estar etiquetada como principal.

Nota: para los registros de contacto, se requiereuna asociación de empresa principal. Si un contacto tiene varias empresas asociadas y eliminas una empresa como principal, debes seleccionar otra empresa principal. Si un contacto solo tiene una empresa asociada, esa empresa es la principal por opción predeterminada y no se puede eliminar la etiqueta principal.

• • Editar etiquetas de asociación (solo Pro y Enterprise): selecciona esta opción para actualizar la etiqueta de asociación. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y selecciona una etiqueta o haz clic en x para eliminar una etiqueta. Haz clic en Actualizar. También puedes establecer etiquetas de asociación en masa a través de la importación.
  • Eliminar asociación: selecciona esta opción para eliminar la asociación. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar asociación. Si la asociación que estás eliminando es una empresa principal, utiliza el menú desplegable para elegir una nueva empresa principal.

Asociar registros de manera masiva.

Hay varias maneras de asociar registros de manera masiva:

• Asociar registros mediante una importación, que incluye la opción de importar etiquetas de asociación. Los registros importados pueden ser nuevos o ya existentes. Descubre cómo HubSpot identifica y desduplica los registros existentes.
• Asociar registros mediante API . 
• Activar la configuración para asociar automáticamente registros de contactos y empresas según el dominio de la empresa.

Ver asociaciones de registros en una página de índice

Puedes ver los registros asociados en masa en la página de índice de cada objeto en las columnas de objetos asociados. Puedes mostrar columnas para cada tipo de asociación (por ejemplo, Negocio → Empresas) y para la empresa principal de un registro (por ejemplo, Contacto → Empresa (principal)).

• Navega a tus registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.

• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
• Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > [Objeto personalizado]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y selecciona el objeto personalizado que deseas ver.

• Para mostrar los registros asociados como columnas en la tabla:
  • En la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Editar columnas. 
  • En el cuadro de diálogo, a la izquierda, selecciona la casilla de comprobación situada junto a [Objeto] → [Objetos] para mostrar las asociaciones de ese tipo. Por ejemplo, si estás en la página de índice de contactos, podrías seleccionar Contacto → Empresas, Contacto → Empresa (principal), Contacto → Negocios, etc.
  • Haz clic en Aplicar. Más información sobre cómo personalizar la tabla.
• En las columnas:
  
  • [Objeto] → [Objetos]: haz clic en [x] registros para ver todas las asociaciones del registro para ese objeto. En el cuadro emergente, haz clic en el nombre para ver el registro.
  • [Objeto] → Empresa (Principal): en la página de índice de contactos, haz clic en el nombre de la empresa principal para ver el registro de la empresa.

Ver el historial de asociación de un registro

Puedes ver el historial de las asociaciones de tus registros de contacto, empresa, ticket y negocio, incluidos todos los registros e interacciones asociados. También puedes ver cuándo se asociaron originalmente los registros y el origen de la asociación.

• Navega a tus registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
• Haz clic en el nombre de un registro.
• En el panel izquierdo, haz clic en Acciones y luego selecciona Ver historial de asociaciones.

• En el menú desplegable Seleccionar un objeto, selecciona un objeto o interacción para ver qué registros o actividades de ese tipo se han asociado al registro.
• En la tabla, puedes ver el nombre de cada registro o actividad asociada, su ID de objeto, cómo se actualizó ( Creado o Eliminado), y la fecha y hora de la actualización. También puedes ver la fuente de la actualización, que será una de las siguientes: 
  • Usuario: la asociación fue actualizada manualmente por un usuario. La fuente incluirá el nombre del usuario, o si se desconoce, el ID de usuario.
  • Eliminación de objetos: la asociación se ha actualizado porque se ha eliminado el registro o la actividad.
  • Combinación de objetos: la asociación se ha actualizado como resultado de la combinación de registros.
  • Restauración de objetos: la asociación se ha actualizado como resultado de un registro restaurado.
  • Importación: la asociación se ha actualizado a través de una importación.
  • Asociación automática por dominio: para los contactos y las empresas, la asociación fue actualizada automáticamente por HubSpot en función del dominio de la empresa. 
  • API: la asociación se ha actualizado a través de la API.
  • Trabajo: la asociación se actualizó a través de la automatización interna.
  • Migración: la asociación se ha actualizado mediante una migración de datos.
  • Desconocido: no se ha podido determinar el origen de la asociación.

• Para copiar un enlace a un registro o interacción en la tabla, coloca el cursor sobre la asociación y haz clic en el duplicate ícono copiar.
• Para ver todo el historial de una asociación específica, coloca el cursor sobre el registro o interacción y luego haz clic en Ver historial. En el panel de la derecha, ve los detalles de cada actualización de la asociación con tu registro, ordenados del más reciente al más antiguo.