Última actualización: abril 19, 2022
En HubSpot, hay objetos CRM estándar: contactos, empresas, negocios, tickets y objetos personalizados. Para hacer seguimiento a las relaciones entre estos objetos, puedes asociar estos registros. Las asociaciones son siempre bidireccionales (es decir, si el registro A está asociado al registro B, el registro B también está asociado al registro A) y pueden verse en cada registro en el panel derecho.
Nota: a partir del 18 de abril de 2022, todas las cuentas de HubSpot tendrán acceso a las mejoras de las asociaciones, que incluyen la posibilidad de asociar varias empresas a un registro y crear etiquetas de asociación( sólo para Professional y Enterprise ). Más información sobre la nueva funcionalidad y cómo esto cambia su cuenta.
Ejemplos de cuándo asociarás los registros incluyen:
- Cuando se realiza una venta, te comunicas por correo electrónico con tres personas de la misma empresa. En HubSpot, asocias el negocio a los tres registros de contactos y a su registro de empresa.
- Al manejar una queja del cliente, te comunicas por correo electrónico con dos personas. Estas personas también están en medio de una venta con tu empresa. En HubSpot, puedes asociar el registro del ticket a los dos registros de contactos y el registro del negocio.
- Un contacto es un asesor en una empresa y un empleado en otra. En HubSpot, puedes asociar el contacto con ambas empresas. Puedes establecer al empleador como su empresa principal, y si estás en una cuenta Profesional o Empresarial, puedes etiquetarlo como asesor de la otra empresa.
También puedes asociar las actividades en la cronología de un registro para que aparezca en otro registro. Si los registros ya están asociados, algunas actividades se asociarán automáticamente a los registros asociados.
Añadir, editar o eliminar asociaciones en registros individuales
Para gestionar las asociaciones de un registro en tu escritorio:
- Navega a tus registros:
- Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
- Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
- Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
- Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
- Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > Contactos, luego haz clic en el menú desplegable en la parte superior izquierda y selecciona el nombre del objeto personalizado.
- Haz clic en el nombre del registro para el que deseas editar las asociaciones.
- Para agregar una nueva asociación, en el panel derecho, busca la sección del objeto relevante y haz clic en Agregar. Por ejemplo, si quieres asociar un negocio con el registro en el que estás, busca la sección Negocios y haz clic en Agregar. Puedes crear un nuevo registro para asociar al contacto o asociar un registro existente al contacto.
-
- Para crear un nuevo registro para asociar, en la pestaña Asociar nuevo, introduzca la información en los campos y haga clic en Crear. Puede hacer clic en Crear y añadir otro para crear y asociar este registro, y comenzar a crear y asociar otro.
- Para asociar un registro existente, haga clic en la pestaña Asociar existente, busque el registro que desea asociar y seleccione las casillas de verificación junto a los registros en los resultados de la búsqueda. También tendrás recomendaciones basadas en asociaciones y propiedades comunes como el nombre, la dirección de correo electrónico y el dominio de la empresa.
- Para crear un nuevo registro para asociar, en la pestaña Asociar nuevo, introduzca la información en los campos y haga clic en Crear. Puede hacer clic en Crear y añadir otro para crear y asociar este registro, y comenzar a crear y asociar otro.
-
- Si va a asociar varias o más empresas a un registro, puede hacer una de las siguientes cosas:
- Para establecer la empresa principal, seleccione Establecer como empresa principal de [registro ] bajo la empresa que desea que sea principal. Si está asociando la primera empresa de un registro, ésta será la principal por defecto.
- Para reemplazar la empresa principal existente por una empresa asociada, seleccione la casilla Reemplazar [empresa] como principal actual de [registro].
- Si va a asociar varias o más empresas a un registro, puede hacer una de las siguientes cosas:
-
- Si desea etiquetar esta asociación( sólo en Professional y Enterprise), haga clic en Añadir etiqueta de asociación. En el menú desplegable, seleccione una etiquetaadecuada. Si no hay etiquetas existentes que describan con precisión la relación entre el registro y la empresa, haga clic en Gestionar etiquetas de asociación para crear una nueva etiqueta.
-
- Haz clic en Guardar.
Nota: pordefecto, la primera empresa que se asocia a un registro es la empresa principal. Los siguientes escenarios se aplican a la empresa principal:
- La empresa principal aparece en la columnaEmpresa principal de la página de índice de contactos, y en la columnaEmpresas asociadasde las páginas de índice de contactos, ofertas, tickets y objetos personalizados.
- Cualquier actividaden la línea de tiempo del registro (por ejemplo, correos electrónicos registrados, llamadas) se asociará automáticamente con la empresa principal. Todavía puede asociar manualmente las actividades con las otras empresas.
- Si has activado las opciones para sincronizar las etapas del ciclo de vida de la empresa con los contactos o las ofertas, la sincronización sólo actualizará la etapa del ciclo de vida de la empresa principal.
- La asociación primaria es referenciada por listas, flujos de trabajo, informes de objetos cruzados, y tokens de personalización.
La etiqueta primaria por defecto sólo está disponible para las relaciones de [Objeto] > Empresa. Por ejemplo, puede establecer una empresa principal en un registro de contacto, pero no puede establecer un contacto principal en un registro de empresa. Si tiene una cuenta Professional o Enterprise, puede crear una etiqueta primaria personalizada para otras relaciones de objetos.
- Para actualizar una asociación, pase el ratón por encima de la tarjeta de la asociacióny haga clic en Más:
- Establecer como primario (Sólo empresas): para las empresas asociadas, seleccione hacer que la asociación de empresas sea primaria. En el cuadro de diálogo, seleccione la casilla de verificación y haga clic en Actualizar. Esta asociación primaria será la empresa asociada que se muestra en las páginas de índice de registros, y será referenciada por listas, flujos de trabajo, informes de objetos cruzados y tokens de personalización.
- Eliminar como principal (Sólo empresas): para las empresas asociadas, seleccione eliminar esta asociación de empresas como principal. En el cuadro de diálogo, utilice el menú desplegable para seleccionar una nueva empresa principal y, a continuación, haga clic en Actualizar.
- Editar asociación( sólo en Professional y Enterprise): seleccione esta opción para actualizar la etiqueta de la asociación. En el cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable y seleccione una nueva etiqueta o haga clic en x para eliminar una etiqueta. Haz clic en Actualizar. También puede establecer etiquetas de asociación de forma masiva a través de la importación.
- Eliminar la asociación: seleccione esta opción para eliminar la asociación. En el cuadro de diálogo, haga clic en Eliminar asociación. Si la asociación que va a eliminar es una empresa principal, utilice el menú desplegable para elegir una nueva empresa principal.
También puedes actualizar las asociaciones de registros en la aplicación móvil de HubSpot.
Asociar registros de manera masiva.
Hay varias maneras de asociar registros de manera masiva:
- Asociar registros a través de una importación que incluye la opción de importar etiquetas de asociación. Los registros de su importación pueden ser nuevos o existentes. Aprende cómo HubSpot identifica y deduplica los registros existentes.
- Asociar registros a través de la API.
- Activa la configuración para asociar automáticamente registros de contactos y empresas según el dominio de la empresa.
Ver las asociaciones de registros en una página de índice
Puede ver los registros asociados de forma masiva en la página de índice de cada objeto en las columnas de [objetos] asociados. Si un registro tiene varias empresas asociadas, todas las empresas se muestran en la columna Empresas asociadas de las páginas del índice del registro. La empresa principaltambién se mostrará como el Empresa principal en la página de índice de contactos.
- Navega a tus registros:
- Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
- Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
- Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
- Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
- Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > Contactos, luego haz clic en el menú desplegable en la parte superior izquierda y selecciona el nombre del objeto personalizado.
- Para ver todos los registros de un objeto específico asociado a sus registros, navegue hasta la columna [objetos] asociados. para ver la asociación con la empresa principal de tus contactos, en la página de índice de contactos, navega hasta la columna Empresa principal. Si no ves estas columnas:
- Encima de la tabla, haga clic en Acciones de la tabla y, a continuación, seleccione Editar columnas
- En el cuadro de diálogo, a la izquierda, seleccione la casilla casilla de verificación junto a Asociado [objetos]. Si está en la página de índice de contactos, también puede seleccionar la casilla junto a Empresa principal.
- Haga clic en Aplicar. Más información sobre personalizar la tabla.
- En las columnas:
- Asociado [objetos]: haga clic en el botón [x] registros para ver todas las asociaciones del registro para ese objeto. En el cuadro emergente, haga clic en el nombre para ver el registro.
- Empresa principal: en la página de índice de contactos, haga clic en el nombre de la empresa principal para ver el registro de la empresa.
Ver el historial de asociación de un registro
Puede ver el historial de las asociaciones de un contacto, empresa, billete y registro de operaciones, incluidos todos los registros y compromisosasociados. También puedes ver cuándo se asociaron originalmente los registros y el origen de la asociación.
- Navega a tus registros:
- Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
- Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
- Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
- Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
- Haz clic en el nombre de un registro.
- En el panel izquierdo, haz clic en Acciones y luego selecciona Ver historial de asociaciones.
- En el menú desplegable Seleccionar un objeto, selecciona un objeto o interacción para ver qué registros o actividades de ese tipo se han asociado al registro.
- En la tabla, puedes ver el nombre de cada registro o actividad asociada, su ID de objeto, cómo se actualizó ( Creado o Eliminado), y la fecha y hora de la actualización. También puedes ver la fuente de la actualización, que será una de las siguientes:
- Usuario: la asociación fue actualizada manualmente por un usuario. La fuente incluirá el nombre del usuario, o si se desconoce, el ID de usuario.
- Eliminación de objetos: la asociación se ha actualizado porque se ha eliminado el registro o la actividad.
- Fusión de objetos: la asociación se ha actualizado como resultado de la fusión de registros.
- Restauración de objetos: la asociación se ha actualizado como resultado de un registro restaurado.
- Importación: la asociación se ha actualizado a través de una importación.
- Asociación automática por dominio: para los contactos y las empresas, la asociación fue actualizada automáticamente por HubSpot en función del dominio de la empresa.
- API: la asociación se ha actualizado a través de la API.
- Trabajo: la asociación se actualizó a través de la automatización interna.
- Migración: la asociación se ha actualizado mediante una migración de datos.
- Desconocido: no se ha podido determinar el origen de la asociación.
- Para copiar un enlace a un registro o interacción en la tabla, coloca el cursor sobre la asociación y haz clic en el icono copiar.
- Para ver todo el historial de una asociación específica, coloca el cursor sobre el registro o interacción y haz clic en Ver historial. En el panel de la derecha, ve los detalles de cada actualización de la asociación con tu registro, ordenados del más reciente al más antiguo.
