Asociar registros

En HubSpot, hay cuatro objetos estándar de CRM: contactos, empresas, negocios y tickets. Si tu cuenta tiene una suscripción Enterprise, también puede crear objetos personalizados. Para hacer seguimiento a las relaciones dentro y entre estos objetos, puedes asociar sus registros. Las asociaciones siempre son bidireccionales (es decir, si el registro A está asociado al registro B, el registro B también está asociado al registro A). Esto se puede ver en cada registro en la barra lateral derecha.

Ejemplos de cuándo asociarás los registros incluyen:

• Cuando se realiza una venta, te comunicas por correo electrónico con tres personas de la misma empresa. En HubSpot, asocias el negocio a los tres registros de contactos y a su registro de empresa. También puedes asociar los contactos entre sí como colegas, o si tienes una cuenta Pro o Enterprise, puedes etiquetar a uno de los contactos como mánager de los demás.
• Al manejar una queja del cliente, te comunicas por correo electrónico con dos personas. Estas personas también están en medio de una venta con tu empresa. En HubSpot, puedes asociar el registro del ticket a los dos registros de contactos y el registro del negocio.
• Un contacto es un asesor en una empresa y un empleado en otra. En HubSpot, puedes asociar el contacto a ambas empresas. Puedes establecer el empleador como tu empresa principal y, si estás en una cuenta Pro o Enterprise, puedes etiquetarlo como asesor de la otra empresa.

También puedes asociar las actividades en la cronología de un registro para que aparezca en otro registro. Si los registros ya están asociados, algunas actividades se asociarán automáticamente a los registros asociados. Si estás usando un dispositivo móvil, descubre cómo administrar asociaciones en la aplicación móvil de HubSpot.

Asociar registros

Agregar asociaciones a un registro:

Para agregar asociaciones a un registro individual:

• Ve a los registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM, y a continuación selecciona el objeto personalizado. Antes de poder asociar registros de objetos personalizados, debes definir la asociación.
• Haz clic en el nombre del registro para el que deseas editar las asociaciones.
• En la barra lateral derecha, haz clic en +Agregar [objeto] en la tarjeta de asociación de ese objeto (por ejemplo, la tarjeta Contactos para agregar asociaciones de contactos. Si no se muestra la tarjeta del objeto, puede personalizar la barra lateral derecha (solo Pro y Enterprise).

• Para crear y asociar un nuevo registro, en el panel derecho:
  • Haz clic en la pestaña Crear nuevo.
  • Introduce los valores de las propiedades de tu nuevo registro. Si deseas establecer una etiqueta de asociación, tendrás que establecer la etiqueta después de crear el registro.
  • Haz clic en Crear, o para crear y asociar otro registro, haz clic en Crear y agregar otro.

• Para asociar registros existentes, en el panel derecho:
  • Busca los registros que deseas asociar y luego selecciona las casillas de verificación.

• • Si vas a asociar empresas adicionales a un registro, haz clic en Siguiente para realizar una de las siguientes acciones:

• • • Para establecer la empresa principal selecciona Establecer como empresa principal de [registro] bajo la empresa que deseas que sea principal. Más información sobre cómo se establece y utiliza la empresa principal.
    • Para sustituir la empresa principal existente por una empresa que esté asociada, selecciona la casilla de verificación Reemplazar [empresa] como principal actual de [registro]. La empresa principal anterior seguirá estando asociada al registro, pero dejará de estar etiquetada como principal.

• • Para etiquetar la asociación (solo Pro y Enterprise), haz clic en Siguiente. Haz clic en +Agregar etiqueta de asociación para establecer etiquetas que describen la relación entre los registros.
  • Al finalizar, haz clic en Guardar.

Asociar registros de manera masiva.

Hay varias maneras de asociar registros de manera masiva:

• Asociar registros mediante una importación, que incluye la opción de importar etiquetas de asociación. Los registros importados pueden ser nuevos o ya existentes. Descubre cómo HubSpot identifica y desduplica los registros existentes.
• Asociar registros mediante API . 
• Activar la configuración para asociar automáticamente registros de contactos y empresas según el dominio de la empresa.

Asociación de empresa principal

Existe una etiqueta Principal predeterminada para las relaciones [Objeto] > Empresa. Por ejemplo, puedes establecer una empresa principal en un registro de contacto, pero no puede establecer un contacto principal en un registro de empresa. Si tienes una cuenta Pro o Enterprise, puedes crear una etiqueta principal personalizada para otras relaciones de objetos.

La empresa principal se establece o se utiliza de las siguientes maneras:

• Si asocias una empresa al crear un nuevo registro, esa empresa se establece como principal por opción predeterminada.
• Para los registros de contactos, la primera empresa que se asocia a un registro es la empresa principal por opción predeterminada. Si el contacto solo tiene una empresa asociada, esa asociación debe ser principal.
• La empresa principal aparece en las columnas [Objeto] → Empresa (principal) y [Objeto] → Empresas en otras páginas de inicio de objetos.
• Cualquier actividad en la cronología del registro (por ejemplo, correos electrónicos registrados, llamadas) se asociará automáticamente con la empresa principal. Todavía puedes asociar manualmente las actividades con las otras empresas.
• Si has activado las opciones para sincronizar las etapas del ciclo de vida de la empresa con los contactos o negocios, solo se actualizará la etapa del ciclo de vida de la empresa principal.
• Se hace referencia la asociación principal por listas, workflows, informes de objetos cruzados y tokens de personalización.

Editar o eliminar asociaciones de un registro

Para actualizar o eliminar una asociación:

• Ve a los registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM, y a continuación selecciona el objeto personalizado.
• Haz clic en el nombre del registro para el que deseas editar las asociaciones.
• En el panel derecho del registro, coloca el cursor sobre la tarjeta de asociacióny luego haz clic en Más:

• • Establecer como principal (solo empresas): para las empresas asociadas, selecciona para hacer que la asociación de empresas sea principal. En el cuadro de diálogo, selecciona la casilla de verificación si vas a sustituir a otra empresa y luego haz clic en Actualizar. 
  • Eliminar como principal (solo empresas): selecciona esta opción para eliminar la asociación de la empresa como principal. Para seleccionar una nueva empresa principal, en el cuadro de diálogo, utiliza el menú desplegable selecciona la nueva empresa principal y luego haz clic en Actualizar. La empresa principal original seguirá estando asociada al registro, pero dejará de estar etiquetada como principal.

Nota: para los registros de contacto, se requiereuna asociación de empresa principal. En los contactos con varias empresas asociadas, si eliminas una empresa como principal, deberás seleccionar otra empresa principal. Si un contacto solo tiene una empresa asociada, esa empresa es la principal por opción predeterminada y no se puede eliminar la etiqueta principal.

• • Editar etiquetas de asociación (solo Pro y Enterprise): selecciona esta opción para actualizar la etiqueta de asociación. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y selecciona una etiqueta o haz clic en x para eliminar una etiqueta. Haz clic en Actualizar. También puedes establecer etiquetas de asociación en masa a través de la importación.
  • Eliminar asociación: selecciona esta opción para eliminar la asociación. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar asociación. Si la asociación que estás eliminando es una empresa principal, utiliza el menú desplegable para elegir una nueva empresa principal.

Ver asociaciones de registros en una página de inicio

Puedes ver los registros asociados en masa en la página de inicio de cada objeto en las columnas de objetos asociados. Puedes mostrar columnas para cada tipo de asociación (por ejemplo, Negocio → Empresas) y para la empresa principal de un registro (por ejemplo, Contacto → Empresa (principal)).

• Ve a los registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.

• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM, y a continuación selecciona el objeto personalizado.
• Para mostrar los registros asociados como columnas en la tabla:
  • En la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Editar columnas. 
  • En el cuadro de diálogo, a la izquierda, selecciona la casilla de verificación situada junto a [Objeto] → [Objetos] para mostrar las asociaciones de ese tipo. Por ejemplo, si estás en la página de índice de contactos, podrías seleccionar Contacto → Empresas, Contacto → Empresa (principal), Contacto → Negocios, etc.
  • Haz clic en Aplicar. Más información sobre cómo personalizar la tabla.
• En las columnas, haz clic en [x] registros para ver las asociaciones del registro para esa relación de objeto. En el cuadro emergente, haz clic en el nombre nombre para ver un registro asociado específico, o haz clic en Ver [Objetos] asociados para abrir una vista de todos los registros asociados para esa relación.

Ver el historial de asociación de un registro

Puedes ver el historial de las asociaciones de un registro, incluidos todos los registros y actividades asociadas. También puedes ver cuándo se asociaron originalmente los registros y el origen de la asociación.

• Ve a los registros:
• Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
• Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
• Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM, y a continuación selecciona el objeto personalizado.
• Haz clic en el nombre de un registro.
• En el panel izquierdo, haz clic en Acciones y luego selecciona Ver historial de asociaciones.

• En el menú desplegable Seleccionar un objeto, selecciona un objeto o interacción para ver qué registros o actividades de ese tipo se han asociado al registro.
• En la tabla, puedes ver el nombre de cada registro o actividad asociada, su ID de registro, cómo se actualizó ( Creó o Eliminó), y la fecha y hora de la actualización. También puedes ver la fuente de la actualización, que será una de las siguientes: 
  • Usuario: la asociación fue actualizada manualmente por un usuario. La fuente incluirá el nombre del usuario, o si se desconoce, el ID de usuario.
  • Eliminación de objetos: la asociación se ha actualizado porque se ha eliminado el registro o la actividad.
  • Fusión de objetos: la asociación se ha actualizado como resultado de la fusión de registros.
  • Restauración de objetos: la asociación se ha actualizado como resultado de un registro restaurado.
  • Importación: la asociación se ha actualizado a través de una importación.
  • Asociación automática por dominio: para los contactos y las empresas, la asociación fue actualizada automáticamente por HubSpot en función del dominio de la empresa. 
  • API: la asociación se ha actualizado a través de la API.
  • Trabajo: la asociación se actualizó a través de la automatización interna.
  • Migración: la asociación se ha actualizado mediante una migración de datos.
  • Desconocido: no se ha podido determinar el origen de la asociación.

• Para copiar un enlace a un registro o interacción en la tabla, coloca el cursor sobre la asociación y haz clic en el duplicate ícono copiar.
• Para ver todo el historial de una asociación específica, coloca el cursor sobre el registro o interacción y haz clic en Ver historial. En el panel de la derecha, ve los detalles de cada actualización de la asociación con tu registro, ordenados del más reciente al más antiguo.