Última actualización: agosto 17, 2022
En HubSpot, hay objetos estándares de CRM: contactos, empresas, negocios y tickets. Si tu cuenta tiene una suscripción Enterprise, también puedes crear objetos personalizados. Para hacer seguimiento a las relaciones entre estos objetos, puedes asociar estos registros. Las asociaciones siempre son bidireccionales (es decir, si el registro A está asociado al registro B, el registro B también está asociado al registro A). Esto se puede ver en cada registro en la barra lateral derecha.
Ejemplos de cuándo asociarás los registros incluyen:
- Cuando se realiza una venta, te comunicas por correo electrónico con tres personas de la misma empresa. En HubSpot, asocias el negocio a los tres registros de contactos y a su registro de empresa.
- Al manejar una queja del cliente, te comunicas por correo electrónico con dos personas. Estas personas también están en medio de una venta con tu empresa. En HubSpot, puedes asociar el registro del ticket a los dos registros de contactos y el registro del negocio.
- Un contacto es un asesor en una empresa y un empleado en otra empresa. En HubSpot, puedes asociar el contacto con ambas empresas. Puedes establecer al empleador como su empresa principal, y si estás en una cuenta Pro o Enterprise, puedes etiquetarlo como asesor de la otra empresa.
También puedes asociar las actividades en la cronología de un registro para que aparezca en otro registro. Si los registros ya están asociados, algunas actividades se asociarán automáticamente a los registros asociados.
Nota: el número de asociaciones por registro depende del objeto y de tu suscripción de HubSpot.
Añadir, editar o eliminar asociaciones en registros individuales
Para gestionar las asociaciones de un registro en tu escritorio:
- Navega a tus registros:
- Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
- Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
- Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
- Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
- Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > [Objeto personalizado]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados, luego selecciona el objeto personalizado que deseas ver.
- Haz clic en el nombre del registro para el que deseas editar las asociaciones.
- Para agregar una nueva asociación, en el panel derecho, busca la sección del objeto relevante y haz clic en Agregar. Por ejemplo, si quieres asociar un negocio con el registro en el que estás, busca la sección Negocios y haz clic en Agregar. Puedes crear un nuevo registro para asociar al contacto o asociar un registro existente al contacto.
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- Para crear un nuevo registro para asociar, en la pestaña Asociar nuevo, ingresa información en los campos y haz clic en Crear. Puedes hacer clic en Crear y agregar otro para crear y asociar este registro, y comenzar a crear y asociar otro.
- Para asociar un registro existente, haz clic en la pestaña Asociar un registro existente, busca el registro que deseas asociar y selecciona las casillas de comprobación junto a los registros en los resultados de búsqueda. También tendrás recomendaciones basadas en asociaciones y propiedades comunes como el nombre, la dirección de correo electrónico y el dominio de la empresa.
- Para crear un nuevo registro para asociar, en la pestaña Asociar nuevo, ingresa información en los campos y haz clic en Crear. Puedes hacer clic en Crear y agregar otro para crear y asociar este registro, y comenzar a crear y asociar otro.
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- Si asocias varias o cualquier compañía adicional a un registro, puedes hacer una de las siguientes acciones:
- Para establecer la empresa principal, selecciona Establecer como la empresa principal de [registro] en la empresa que deseas ser principal. Si estás asociando la primera empresa de un registro, ésta será la principal por opción predeterminada.
- Para reemplazar la empresa principal existente con una empresa que estás asociando, selecciona la casilla de verificación Reemplazar [empresa] como [registro] principal actual. La empresa principal anterior seguirá asociada con el registro, pero ya no se etiquetará como principal.
- Si asocias varias o cualquier compañía adicional a un registro, puedes hacer una de las siguientes acciones:
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- Si desea etiquetar esta asociación (solo Pro y Enterprise), haga clic en Agregar etiqueta de asociación. En el menú desplegable, selecciona una etiqueta adecuada. Si no hay etiquetas existentes que describan con precisión la relación entre el disco y la empresa, haz clic en Administrar etiquetas de asociación para crear una nueva etiqueta.
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- Haz clic en Guardar.
Ten en cuenta: por defecto, la primera empresa que asocias con un registro es la empresa principal. Los siguientes escenarios se aplican a la empresa principal:
- La empresa principal aparece en la columnaEmpresa principal de la página de índice de contactos, y en la columnaEmpresas asociadasde las páginas de índice de contactos, negocios, tickets y objetos personalizados.
- Cualquier actividad en la línea de tiempo del registro (por ejemplo, correos electrónicos registrados, llamadas) se asociará automáticamente con la empresa principal. Todavía puedes asociar manualmente las actividades con las otras empresas.
- Si has activado las opciones para sincronizar las etapas del ciclo de vida de la empresa con los contactos o negocios, solo se actualizará la etapa del ciclo de vida de la empresa principal.
- Se hace referencia la asociación principal por listas, workflows, informes de objetos cruzados, y tokens de personalización.
La etiqueta Principal por opción predeterminada solo está disponible para las relaciones de [Objeto] > Empresa. Por ejemplo, puedes establecer una empresa principal en un registro de contacto, pero no puede establecer un contacto principal en un registro de empresa. Si tienes una cuenta Pro o Enterprise, puedes crear una etiqueta principal personalizada para otras relaciones de objetos.
- Para actualizar una asociación, coloca el cursor sobre la tarjeta de asociación y haz clic en Más:
- Establecer como principal (solo empresas): para las empresas asociadas, selecciona hacer que la asociación de empresas sea principal. En el cuadro de diálogo, selecciona la casilla de comprobación y haz clic en Actualizar. Esta asociación principal será la empresa asociada que se muestra en las páginas de índice de registros, y será referenciada por listas, workflows, informes de objetos cruzados y tokens de personalización.
- Eliminar como principal (solo empresas): para las empresas asociadas, selecciona eliminar esta asociación de empresas como principal. En el cuadro de diálogo, utiliza el menú desplegable para seleccionar una nueva empresa principal y luego haz clic en Actualizar. La empresa seguirá estando asociada al registro, pero ya no será etiquetada como principal.
- Editar asociación (solo Pro y Enterprise): seleccione para actualizar la etiqueta de asociación. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y selecciona una etiqueta o haz clic en x para eliminar una etiqueta. Haz clic en Actualizar. También puedes establecer etiquetas de asociación en bloque a través de la importación.
- Eliminar asociación: selecciona para eliminar la asociación. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar asociación. Si la asociación que estás eliminando es una empresa principal, usa el menú desplegable para elegir una nueva empresa principal.
También puedes actualizar las asociaciones de registros en la aplicación móvil de HubSpot.
Asociar registros de manera masiva.
Hay varias maneras de asociar registros de manera masiva:
- Asociar registros a través de una importación, que incluye la opción de importar etiquetas de asociación. Los registros de tu importación pueden ser registros nuevos o registros existentes. Descubre cómo HubSpot identifica y desduplicar registros existentes.
- Asociar registros a través de API.
- Activa la configuración para asociar automáticamente registros de contactos y empresas según el dominio de la empresa.
Ver asociaciones de registros en una página de índice
Puedes ver los registros asociados de manera masiva en la página de índice de cada objeto en las columnas [Objetos] asociados. Si un registro tiene varias empresas asociadas, todas las empresas se muestran en la columna Empresas asociadas de las páginas de índice de registros. La empresa principal también se mostrará como la empresa principal en la página de índice de contactos.
- Navega a tus registros:
- Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
- Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
- Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
- Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
- Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > [Objeto personalizado]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados, luego selecciona el objeto personalizado que deseas ver.
- Para ver todos los registros de un objeto específico asociado con los registros, navega a la columna [Objetos] asociados. Para ver la asociación principal de la empresa de tus contactos, en la página del índice de contactos, navega a la columna Empresa principal. Si no ves estas columnas:
- En la parte superior de la tabla, haz clic en Acciones de tabla y selecciona Editar columnas.
- En el cuadro de diálogo, a la izquierda, selecciona la casilla de comprobación junto a [Objetos] asociados. Si estás en la página de índice de contactos, también puedes seleccionar la casilla de verificación junto a Empresa principal.
- Haz clic en Aplicar. Más información sobre cómo personalizar la tabla.
- En las columnas:
- [Objetos] asociados: haz clic en el enlace [x] registros para ver todas las asociaciones del registro para ese objeto. En el cuadro emergente, haz clic en el nombre para ver el registro.
- Empresa principal: en la página del índice de contactos, haz clic en el nombre de la empresa principal para ver el registro de la empresa.
Ver el historial de asociación de un registro
Puedes ver el historial de las asociaciones de un registro de contacto, empresa, ticket y negocio, incluidos todos los registros y compromisos asociados. También puedes ver cuándo se asociaron originalmente los registros y el origen de la asociación.
- Navega a tus registros:
- Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
- Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
- Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
- Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
- Haz clic en el nombre de un registro.
- En el panel izquierdo, haz clic en Acciones y luego selecciona Ver historial de asociaciones.
- En el menú desplegable Seleccionar un objeto, selecciona un objeto o interacción para ver qué registros o actividades de ese tipo se han asociado al registro.
- En la tabla, puedes ver el nombre de cada registro o actividad asociada, su ID de objeto, cómo se actualizó ( Creado o Eliminado), y la fecha y hora de la actualización. También puedes ver la fuente de la actualización, que será una de las siguientes:
- Usuario: la asociación fue actualizada manualmente por un usuario. La fuente incluirá el nombre del usuario, o si se desconoce, el ID de usuario.
- Eliminación de objetos: la asociación se ha actualizado porque se ha eliminado el registro o la actividad.
- Fusión de objetos: la asociación se ha actualizado como resultado de la fusión de registros.
- Restauración de objetos: la asociación se ha actualizado como resultado de un registro restaurado.
- Importación: la asociación se ha actualizado a través de una importación.
- Asociación automática por dominio: para los contactos y las empresas, la asociación fue actualizada automáticamente por HubSpot en función del dominio de la empresa.
- API: la asociación se ha actualizado a través de la API.
- Trabajo: la asociación se actualizó a través de la automatización interna.
- Migración: la asociación se ha actualizado mediante una migración de datos.
- Desconocido: no se ha podido determinar el origen de la asociación.
- Para copiar un enlace a un registro o interacción en la tabla, coloca el cursor sobre la asociación y haz clic en el icono copiar.
- Para ver todo el historial de una asociación específica, coloca el cursor sobre el registro o interacción y haz clic en Ver historial. En el panel de la derecha, ve los detalles de cada actualización de la asociación con tu registro, ordenados del más reciente al más antiguo.
