Crear y utilizar etiquetas de asociación

En tu cuenta de HubSpot, puedes asociar registros para conectarlos en tu base de datos. Los superadministradores de las cuentas Pro y Enterprise también pueden etiquetar la asociación para especificar la relación entre cualquier objeto estándar de CRMasociado.

Si quieres automatizar las asociaciones en tu sistema, conoce más sobre las aplicaciones relacionadas con las operaciones en el Mercado de aplicaciones de HubSpot.

Crear y editar etiquetas de asociación

Todas las cuentas de HubSpot pueden utilizar la etiqueta principal para empresas, pero en las cuentas Pro y Enterprise, los administradores pueden crear etiquetas de asociación personalizadas para especificar la relación entre los registros asociados. Las etiquetas de asociación pueden describir las relaciones entre todos los objetos estándar de CRM, incluidos los contactos, las empresas, los negocios, los tickets y los objetos personalizados. Por ejemplo:

• Un contacto puede ser Gerente en una empresa, pero también Antiguo empleado en otra empresa.
• Un negocio puede tener varios contactos asociados, uno que sea el Responsable de tomar decisiones y otro que sea el Contacto de facturación.

Puedes crear hasta 10 etiquetas por par de objetos (por ejemplo, Contacto > Negocio) y las etiquetas son bidireccionales (por ejemplo, si creas una etiqueta de asociación para Contacto > Empresa, la etiqueta también se creará para Empresa > Contacto). No se pueden crear etiquetas de asociación para una relación de objetos iguales como Contacto > Contacto.

Para crear una etiqueta de asociación:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos y luego selecciona el objeto para el que deseas crear una etiqueta de asociación.
• Haz clic en la pestaña Asociaciones.
• Haz clic en Crear asociación.
• En el panel derecho:
  • Haz clic en el menú desplegable Asociar [Objetos] con y selecciona el otro objeto para el que estás creando la etiqueta de asociación.
  • En el campo Etiqueta de asociación, introduce el nombre de la etiqueta que desees.

• En la parte inferior, haz clic en Crear.
• Una vez creada la etiqueta, vuelve a tu registro y actualiza la página. Ahora aparecerá la etiqueta para que la selecciones.

También puedes editar o eliminar las etiquetas de asociación existentes. Para administrar las etiquetas de asociación existentes:

• Utiliza el menú desplegable Seleccionar objeto para ver solo las etiquetas de una relación específica, por ejemplo, Negocio > Contacto. También puedes utilizar los menús desplegables Filtrar por para filtrar tus etiquetas en función de la cardinalidad (1 a varios o 1-1) o del usuario que creó la etiqueta. 
• Para editar o eliminar una etiqueta individual, coloca el cursor sobre la etiqueta y luego:
  • Haz clic en Editar. En el panel derecho, edita el nombre de la etiqueta y luego haz clic en Guardar.
  • Haz clic en Eliminar. Selecciona la casilla de comprobación para reconocer que no puedes restaurar una etiqueta eliminada y luego haz clic en Eliminar para confirmar. Si una etiqueta se utiliza dentro de los registros u otras herramientas de HubSpot, primero tendrás que eliminar las etiquetas de esos materiales antes de eliminarlas. Para ver dónde se utiliza una etiqueta:
    • Coloca el cursor sobre Eliminar y luego haz clic en Ver en cuáles automatizaciones se utiliza la etiqueta de asociación en el cuadro emergente.
    • En el panel derecho, haz clic en el nombre de un registro o de una herramienta para navegar hasta el material que utiliza la etiqueta.

Establecer o actualizar las etiquetas de asociación de los registros

Puedes editar la empresa principal de un registro, así como agregar o eliminar tus propias etiquetas personalizadas. Puedes actualizar las etiquetas de las asociaciones de tus registros directamente en un registro o establecer etiquetas de asociación de forma masiva a través de la importación. Para actualizar una etiqueta en un registro:

• Navega hasta el registro con la asociación que deseas actualizar.

• Para agregar nuevas asociaciones y etiquetarlas, localiza la sección del objeto correspondiente en el panel derecho y haz clic en Agregar. Puedes asociar un registro existente o crear y asociar un nuevo registro. En el panel derecho:

• • Si asocias varias empresas o cualquier otra empresa a un registro, puedes realizar una de las siguientes acciones:
    • Para establecer la empresa principal, selecciona Establecer como empresa principal de [registro] bajo la empresa que deseas que sea principal. Si estás asociando la primera empresa de un registro, ésta será la principal por opción predeterminada.
    • Para sustituir la empresa principal existente por una empresa que esté asociada, selecciona la casilla de comprobación Reemplazar [empresa] como principal actual de [registro].
  • Para establecer una etiqueta para la asociación, haz clic en Agregar etiqueta de asociación. En el menú desplegable, selecciona una etiqueta adecuada. Si no hay etiquetas existentes que describan con precisión la relación entre el registro y la empresa, haz clic en Administrar etiquetas de asociación para crear una nueva etiqueta.

• Para editar las etiquetas de una asociación existente, coloca el cursor sobre la tarjeta de la asociación que desees editar y haz clic en Más:

• • Establecer como principal (solo empresas): para las empresas asociadas, selecciona hacer que la asociación de empresas sea principal. En el cuadro de diálogo, selecciona la casilla de comprobación y haz clic en Actualizar. Esta asociación principal será la empresa asociada que se muestra en las páginas de índice de registros, y será referenciada por listas, workflows, informes de objetos cruzados y tokens de personalización.
  • Eliminar como principal (solo empresas): para las empresas asociadas, selecciona eliminar esta asociación de empresas como principal. En el cuadro de diálogo, utiliza el menú desplegable para seleccionar una nueva empresa principal y luego haz clic en Actualizar. Si un registro solo tiene una empresa asociada, esa empresa será la principal por opción predeterminada y no puedes eliminar la etiqueta principal. Obtén más información sobre cómo se utiliza la asociación de empresa principal en HubSpot.
  • Editar etiquetas de asociación: selecciona esta opción para actualizar o eliminar etiquetas de asociación. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y selecciona una etiqueta o haz clic en x para eliminar una etiqueta. Haz clic en Actualizar.

Utilizar etiquetas de asociación en las herramientas de HubSpot

Una vez que hayas creado etiquetas de asociación para describir las relaciones entre los registros, puedes agregar etiquetas de asociación a las asociaciones nuevas o existentes en un registro o de forma masiva a través de la importación. Luego puedes filtrar por estas etiquetas en las herramientas de HubSpot, como las listas, los workflows y los informes personalizados. Conoce los posibles casos de uso de las nuevas asociaciones.

Nota: las etiquetas de asociación no son compatibles con la sincronización a través de la integración HubSpot-Salesforce.

Filtrar por asociaciones en las listas

Al crear una lista de contactos o de empresas, puedes filtrar los registros en función de sus asociaciones. En el caso de las listas basadas en contactos, puedes filtrar en función de las asociaciones de empresa principal de los contactos. Los usuarios de las cuentas Pro y Enterprise también pueden filtrar los registros en las listas por etiquetas de asociación.

• Crear o editar una lista.
• Selecciona el filtro de Propiedades de [objeto] que corresponda al objeto asociado. Por ejemplo, si estás creando una lista de contactos y quieres establecer criterios basados en asociaciones de empresas, seleccionarías Propiedades de la empresa.
• Selecciona una propiedad por la cual filtrar.
• Por opción predeterminada, la lista incluirá registros cuando cualquier registro asociado de ese objeto se ajuste a los criterios. También puedes establecer tus criterios basándose en la asociación principal de la empresa o en una etiqueta de asociación personalizada. Para ello, haz clic en el menú desplegable Cualquier [objeto]:  

• • Selecciona Cualquier [objeto] para filtrar en base a todos los registros asociados de ese tipo de objeto (por ejemplo, la lista incluiría un contacto cuando cualquiera de sus empresas asociadas cumpla los criterios).
  • Si estás creando una lista basada en contactos, selecciona [Objeto] principal para filtrar basándose solo en la empresa principal asociada (por ejemplo, la lista incluiría un contacto solo si la empresa principal asociada cumple los criterios).
  • En la sección Con etiqueta, selecciona una etiqueta para filtrar basándose solo en las asociaciones que utilizan la etiqueta seleccionada (por ejemplo, la lista incluiría un contacto solo si tiene una empresa asociada con esa etiqueta y esa empresa cumple los criterios).
• Una vez que hayas terminado de establecer los criterios de la lista, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar lista.

Utilizar etiquetas de asociación en los workflows

Una vez creadas las etiquetas de asociación, puedes utilizarlas para desencadenar la inscripción y determinadas acciones dentro de los workflows.

Criterios de inscripción en el workflow y bifurcaciones si/entonces

Puedes utilizar las etiquetas de asociación en los workflows basados en contactos, empresas, negocios, tickets u objetos personalizados al establecer los desencadenantes de inscripción y los desencadenantes de las bifurcaciones si/entonces. Las etiquetas de asociación no son compatibles con los desencadenantes en los workflows basados en contactos.

Para establecer desencadenantes basados en etiquetas de asociación:

• Crea un workflow 
• En el editor de workflow:
  • Para establecer los workflow de la inscripción, haz clic en Establecer desencadenantes de inscripción.
  • Para crear una bifurcación si/entonces, haz clic en el icono + más para agregar una nueva acción, y luego en el panel derecho, selecciona Bifurcación si/entonces.
• En el panel derecho, selecciona un tipo de filtro. Selecciona el objeto asociado que tiene la propiedad que deseas utilizar.
• Selecciona una propiedad, establece los criterios y luego haz clic en Aplicar filtro.
• Por opción predeterminada, la inscripción en el workflow se desencadenará en base a la empresa principal asociada para los filtros de empresa,
  y se basará en todos los registros asociados para los filtros de contacto, negocio, ticket u objeto personalizado. Para establecer a qué asociaciones específicas deben aplicarse los criterios, haz clic en el menú desplegable Empresa principal o Todos los [objetos].

• En el menú desplegable, selecciona una etiqueta de asociación. El workflow solo inscribirá un registro si tus registros asociados se ajustan a los criterios y tienen la etiqueta de asociación seleccionada.
• Una vez que hayas terminado de configurar tus activadores, en la parte inferior, haz clic en Guardar.

Acciones del workflow

También puedes utilizar etiquetas de asociación en workflows basados en contactos, empresas, negocios, tickets u objetos personalizados para activar las siguientes acciones de workflow: Enviar correo electrónico (solo workflows basados en empresa), Establecer un valor de propiedad, Copiar un valor de propiedad y Borrar un valor depropiedad.

Para utilizar etiquetas de asociación en una acción de workflow:

• Crea un workflow 
• Para agregar una acción de workflow, haz clic en el icono + más.
  • Si está creando un workflow para editar un valor de propiedad, selecciona Establecer valor de propiedad, Copiar un valor de propiedad o Borrar valor de propiedad.
    • En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Tipo de propiedad de destino y selecciona el objeto asociado para el que está editando una propiedad. 
    • Haz clic en el menú desplegable Etiqueta de asociación y selecciona la etiqueta por la que deseas filtrar. Cuando se inscribe un registro en el workflow, esta acción solo actualizará la propiedad de los registros asociados si se utiliza la etiqueta seleccionada para describir la asociación.

• • • En función de la acción elegida, utiliza los menús desplegables para seleccionar sus propiedades.

• • Si estás creando un workflow basado en la empresa para enviar un correo electrónico, selecciona Enviar correo electrónico.
    • En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable de la etiqueta de asociación y selecciona las etiquetas por las que deseas filtrar. Para enviar el correo electrónico a todos los contactos asociados, selecciona Todos los contactos.
    • Seleccionar un correo Cuando una empresa está inscrita en el workflow, el correo electrónico solo se enviará a sus contactos asociados si se utilizan las etiquetas seleccionadas para describir la asociación contacto-empresa.

• En la parte inferior, haz clic en Guardar.

Utilizar etiquetas de asociación en los informes personalizados

En los informes personalizados con múltiples fuentes de datos, puedes utilizar etiquetas de asociación para especificar qué registros incluir en el informe en función de sus etiquetas. También puedes utilizar las etiquetas de asociación como eje, campo de desglose o filtro en tu informe personalizado.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear informe personalizado.
• En la barra lateral izquierda, selecciona Generador de informes personalizados.
• Para seleccionar las fuentes de datos:
  • Selecciona la fuente principal haciendo clic en el menú desplegable Fuente de datos principal y seleccionando una fuente principal.  La fuente principal que se seleccione afecta a las etiquetas disponibles. Por ejemplo, un informe con una fuente de datos principal de Contactos solo incluirá las etiquetas que hayas creado en la configuración de la asociación de contactos.

• •  Selecciona las fuentes secundarias eligiendo entre las secciones CRM, Marketing, Ventas, Servicio y Objetos personalizados (solo Enterprise). Para utilizar las etiquetas, tendrás que seleccionar al menos un objeto adicional de CRM.
• En la parte superior del editor de fuentes de datos, haz clic en Personalizar asociaciones.
• En el menú desplegable, selecciona las etiquetas que deseas incluir en el informe.  Puede seleccionar la casilla de comprobación Todos los [objetos] para incluir todos los registros asociados de ese objeto, independientemente de sus etiquetas. Se seleccionará por opción predeterminada si no hay etiquetas definidas para una relación de objetos.
• Puedes hacer clic en Volver a fuentes de datos para continuar editando tus fuentes, o hacer clic en Siguiente para continuar. Puedes actualizar las fuentes de datos en cualquier momento en el generador de informes haciendo clic en Editar fuentes de datos en la barra lateral izquierda. 

Etiquetas de asociación

• Para utilizar las etiquetas de asociación como un eje o campo de desglose en tu informe, busca y selecciona Etiqueta de asociación en el panel izquierdo del generador de informes y luego haz clic y arrástrala a la pestaña Configurar. Por ejemplo: tú gestionas el alquiler de apartamentos y has creado un objeto Alquileres personalizado con dos etiquetas de asociación para los arrendamientos a largo y corto plazo. Para dividir los datos de tu informe por estas etiquetas:
  
  • Haz clic y arrastra la etiqueta de asociación Alquileres al canal del eje X .
  • Haz clic y arrastra la propiedad Recuento de contactos al canal del eje Y .
  • A continuación, haz clic y arrastra la propiedad Fuente original al canal Desglosar por.  
  • El gráfico mostrará cuántos contactos han alquilado una estancia de corta y larga duración y de qué fuente han encontrado el alquiler.

• • Como alternativa, puedes hacer clic y arrastrar el campo Etiqueta de asociación Alquileres al canal Desglose por para crear un informe de una sola columna con los alquileres a largo y corto plazo separados por colores.

Agregar filtros

• Para agregar una etiqueta de asociación como filtro, haz clic en la pestaña Filtros y luego haz clic y arrastra la etiqueta de asociación al campo de filtro. Por ejemplo, para informar solo de los contactos con una etiqueta de asociación de alquileres de Corta duración:
  • Haz clic en el filtro de la etiqueta de asociación Alquileres.
  • Selecciona es cualquiera de, y haz clic en Corto plazo.

• Termina de crear tu informe personalizado.