Gestionar la base de datos del CRM

Tu cuenta de HubSpot se fundamenta en una base de datos que almacena toda la información sobre tus relaciones y procesos comerciales, denominada CRM (Customer Relationship Management o gestión de relaciones con los clientes). En este artículo, encontrarás más información sobre los principales componentes del CRM, y recursos para empezar a gestionar una base de datos en el CRM de HubSpot.

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Acerca de los objetos, registros y propiedades

Los componentes principales del CRM de HubSpot son los objetos, los registros y las propiedades.

• Objetos: representan la información de sus clientes y procesos empresariales. 
• Registros: instancias individuales de un objeto, donde se puede almacenar información en propiedades, realizar un seguimiento de las interacciones y ver las asociaciones.
• Propiedades: los distintos campos en los que se puede almacenar la información sobre un registro. Hay propiedades predeterminadas incluidas en su cuenta para cada objeto. En el caso de la mayoría de los objetos, también puedes crear propiedades personalizadas que se adapten a las necesidades de tu empresa.

Por ejemplo, si Juan Aguado es el registro de un contacto, su dirección de correo electrónico, juanaguado@email.com se almacena en la propiedad de contacto Correo electrónico. Su empresa, Tropicalia S. L., es el registro de una empresa, que está asociado al registro del contacto Juan Aguado. A medida que Juan interactúa con tus equipos de ventas y de asistencia, puedes crear y asociar negocios y tickets con él y con su empresa. En los registros también puedes guardar cualquier interacción que hayas tenido con Juan, como correos electrónicos y llamadas.

Obtén más información sobre los objetos disponibles y las herramientas de HubSpot con las que interactúan.

Para comprender mejor las relaciones entre los objetos y los datos de los que ya dispones, descubre cómo obtener una visión general de tu modelo de datos.

Crear e importar registros

Los registros se pueden agregar a HubSpot de varias maneras. Puedes crearlas manualmente o importarlas de manera masiva desde otros sistemas. Al importar registros, puedes hacerlo desde un único objeto (por ejemplo, contactos) o importar y asociar registros desde múltiples objetos (por ejemplo, contactos y empresas). También puedes usar la sincronización de datos de HubSpot para configurar una sincronización bidireccional entre HubSpot y otras plataformas. Si necesitas información específica, consulta cómo hacer lo siguiente:

• Crear registros manualmente
• Conocer la herramienta de importación
• Configura tus archivos de importación
• Importar registros y actividades: Un solo objeto |Varios objetos
• Conecta y utiliza la sincronización de datos de HubSpot

Gestionar propiedades

Las propiedades te permiten almacenar en HubSpot todos los tipos de información que recojas sobre tus registros. Esta información te permite segmentar, hacer seguimiento y crear informes sobre tu base de datos de HubSpot. Cada uno de los objetos estándar del CRM de HubSpot tiene su propio conjunto de propiedades predeterminadas, que son las mismas para todos los registros de ese objeto. También puedes crear propiedades personalizadas para almacenar tipos de información adicionales sobre tus registros. 

• Crear y editar propiedades
• Organizar, exportar o eliminar propiedades
• Tipos de campos de propiedad en HubSpot

Ver y segmentar registros

Cada objeto de HubSpot tiene una página de índice donde puedes ver todos los registros de ese objeto. En cada página de índice, puedes filtrar los registros en función de la información almacenada en los valores de sus propiedades, y guardar los filtros como una vista que puedes volver a consultar. Por ejemplo, puedes filtrar la página de índice de contactos para mostrar todos los contactos con los que no se ha contactado en los últimos 90 días. Con la herramienta «Segmentos» (antes denominada «Listas»), puedes filtrar los registros en función de los valores de las propiedades, así como de otros criterios adicionales.

• Ver y filtrar registros
• Crear y gestionar vistas guardadas
• Diferencias entre vistas guardadas, segmentos activos y segmentos estáticos
• Crear y utilizar segmentos
• Establece tus criterios de filtrado

Editar registros y registrar actividades

En cada registro, puedes ver y editar la información almacenada en cada propiedad. Los registros tienen barras laterales y tarjetas de vista previa que puedes personalizar para elegir qué propiedades se muestran en cada uno de ellos. También puedes ver una cronología de todas las actividades, como las llamadas, reuniones, correos electrónicos, tareas y notas. Algunas propiedades y actividades de HubSpot se actualizan y registran automáticamente, pero también puedes editar los valores de las propiedades y agregar actividades manualmente. Consulta información sobre cómo hacer lo siguiente: 

• Editar valores de propiedades: en un registro concreto | Varios registros a la vez
• Ver y filtrar actividades en la cronología de un registro
• Registrar manualmente una nueva llamada, nota, correo electrónico o reunión en un expediente
• Asociar las actividades existentes a los registros

Asociar registros

Asociar registros te permite hacer un seguimiento de las relaciones entre registros en distintos objetos. Por ejemplo, si tienes varios contactos de una empresa, puedes asociar todos ellos a esa misma empresa. Si tienes una suscripción a Pro o Enterprise, también puedes crear etiquetas de asociación para definir las relaciones entre los registros.

• Registros asociados
• Registro automático de actividades entre registros relacionados
• Crear y utilizar etiquetas de asociación ( solo en las versionesProfessional y Enterprise )
• Ver las asociaciones de objetos disponibles.

Personalizar registros

En cada registro hay secciones que muestran información sobre las propiedades, los registros asociados y cómo se utiliza el registro en otras herramientas, como segmentos o informes. Para que los usuarios de tu cuenta tengan acceso a la información más útil posible, puedes personalizar qué propiedades, asociaciones y herramientas se muestran en los registros de cada objeto. Si tu cuenta tiene equipos, también puedes personalizar las vistas de registros para equipos concretos.

• Personalizar los diseños de los registros
• Personalizar las barras laterales de vistas previas de registro
• Personaliza las propiedades que se muestran en los registros para ti

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