Establecer tus activadores de inscripción de workflows

Establece que los desencadenantes del workflow inscriban automáticamente registros en un workflow cuando cumplan criterios específicos o completen un evento. Según el tipo de workflow, estarán disponibles diferentes activadores de inscripción.

Comprender las limitaciones y consideraciones

Ten en cuenta lo siguiente:

• Puedes agregar hasta 250 filtros a los activadores de inscripción de un workflow.
• Por opción predeterminada, los registros solo se pueden inscribir en workflows la primera vez que cumplan con los activadores de inscripción de workflow o si se inscriben manualmente. Aprende a utilizar los desencadenantes de reinscripción para permitir que los registros se reinscriban en tus workflows.
• No necesitas establecer activadores de inscripción si sólo vas a inscribir registros manualmente en un workflow o inscribir registros a través de la acción Inscribir en otro workflow de otro workflow.
• Puedes inscribir contactos en un workflow desde un chatflow. Esto se considera una inscripción manual.
• Si estás refinando tu activador de inscripción agregando un criterio Refinar por, solo se puede agregar un criterio Refinar por. Por ejemplo, no se puede refinar un activador de inscripción con vista de página tanto por la fecha como por el número de veces que se ha visto.
• Algunos activadores de inscripción pueden depender de tus permisos de usuario . Por ejemplo, si tu cuenta de usuario no tiene permiso para Formularios, el activador de inscripción de Envío de formulario no se mostrará. 
• Los workflows pueden activarse a partir de criterios basados en filtros o en eventos. Más información sobre activadores de inscripción basados en eventos.
• Cuando un visitante acceda a un archivo, ya sea como descarga o como URL, no contará para ninguna métrica de visualización de página y no podrá utilizarse como filtro ni para inscribirse en workflows. 

Tipos de desencadenantes de la inscripción

Por lo general, existen varios desencadenantes de inscripción:

• Cuando se produce un evento: los objetos se inscribirán cuando se haya producido un evento. Por ejemplo, cuando se haya enviado un formulario. También incluye desencadenantes de eventos personalizados. Aprenda a ajustar los desencadenantes de la inscripción de eventos.
• Cuando se cumplan los criterios de filtrado: los objetos se inscribirán cuando se cumpla un criterio. Por ejemplo, cuando un contacto cuya ciudad es igual a Dublín, realizar la acción [X]. Aprenda a ajustar los desencadenantes de inscripción de filtros.
• Cuando se recibe un webhook: inscribe automáticamente registros en un workflow cuando se recibe un webhook de un tercero externo. Este tipo de desencadenante de inscripción sólo está disponible con Data Hubs Professional y Enterprise. Más información sobre cómo ajustar desencadenantes de inscripción basados en webhooks. 
• Basado en un calendario: los objetos se inscribirán basándose en una fecha de calendario especificada o utilizando una propiedad de fecha. Para inscribirse automáticamente, debes agregar criterios de filtrado adicionales. Más información sobre el uso de los desencadenantes de inscripción Basado en un horario.
• Desencadenante manual: en lugar de ajustar desencadenantes de inscripción, puede inscribir manualmente registros individuales o listas de registros. También puede ajustar los workflows para que se inscriban manualmente cuando se inscriban desde otras herramientas, como otros workflows o una conversación de bot. Más información sobre cómo inscribir registros manualmente en workflows.
  
  

Diferencias entre los desencadenantes de eventos y los criterios basados en filtros 

Revisa las diferencias entre los desencadenantes basados en filtros y los desencadenantes basados en eventos en la tabla siguiente:

Selección de desencadenantes de inscripción en workflows

La forma de elegir los desencadenantes de inscripción en el workflow cambiará en función de si ha seleccionado un tipo de objeto asociado para el workflow.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Seleccione un workflow existente o cree uno nuevo desde cero. 
3. Al iniciar un workflow desde cero: 
   • Para desencadenar un workflow manualmente, seleccione Desencadenar manualmente, 
   • Para desencadenar un workflow basado en criterios de filtrado, seleccione Met filter criteria. 
   • Para desencadenar su workflow basándose en un horario, seleccione En un horario. 
   • Para desencadenar su workflow basado en eventos, haga clic para expandir las secciones respectivas y seleccione un desencadenante. En general, la mayoría de los desencadenantes de esta sección son desencadenantes de inscripción de eventos, excepto los siguientes:
     • El registro cumple una serie de condiciones de filtrado
     • Eventos integradores
     • Se ha recibido un webhook de una aplicación externa.
   • Para seleccionar primero su tipo de objeto, en la parte inferior del panel izquierdo, haga clic en Omitir desencadenante y elija registros elegibles. Obtenga más información sobre el ajuste del tipo de registro inscrito en su workflow primero.
     
     

4. Si ha seleccionado la opción Omitir desencadenante y elegir registros elegibles, o si está actualizando un workflow existente: 
   • Para desencadenar un workflow manualmente, en la parte superior, haga clic en Guardar. El workflow se ajustará automáticamente sólo a inscripción manual.
   • Para utilizar la IA para generar un desencadenante, haga clic en Generar un desencadenante con IA. Más información sobre el uso de la IA con workflows. 
   • Para desencadenar su workflow basándose en eventos, seleccione Cuando ocurra un evento. Obtenga más información sobre el ajuste de desencadenantes de inscripción de eventos. 
   • Para desencadenar un workflow basado en criterios de filtrado, seleccione Cuando se cumpla un criterio de filtrado. Más información sobre el ajuste de desencadenantes basados en filtros. 
   • Para desencadenar su workflow basándose en un ajuste de horario, seleccione Basado en un horario. Más información sobre el ajuste de desencadenantes basados en un horario.
     
     

Cambiar el tipo de desencadenante de inscripción de tu workflow 

Si previamente has creado un workflow utilizando desencadenantes Cuando se cumple un criterio de filtro o Basado en un calendario, puedes actualizar el workflow para utilizar desencadenantes Cuando se produce un evento. Para cambiar el tipo de desencadenante de tu workflow 

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haga clic en el nombre del workflow.
3. En el editor de workflow, haga clic en la tarjeta Desencadenante de inscripción para [objeto] .
4. En el panel izquierdo, haga clic en Cambiar desencadenante de inicio.
5. En el cuadro de diálogo, haz clic en Confirmar. 
6. Continúe ajustando su desencadenante de inscripción.
   
   
   

Ajustes adicionales de inscripción en workflows basados en contactos

En los workflows basados en contactos, puedes gestionar los ajustes de inscripción adicionales para contactos fusionados y contactos de Salesforce: 

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de tu workflow.
3. En el Editor de workflow, haz clic en Editar > Editar desencadenantes de inscripción.
4. En la pestaña Inscripción , en la parte superior, haga clic en la pestaña Ajustes . En la sección Opciones avanzadas , puede configurar lo siguiente: 
   • Inscribir automáticamente registros combinados : de forma predeterminada, los workflows no inscribirán contactos combinados aunque el contacto cumpla los criterios de inscripción del workflow. Sin embargo, los contactos fusionados pueden inscribirse posteriormente si vuelven a cumplir los activadores de inscripción y se activa la reinscripción .
     • Por ejemplo, el desencadenante de inscripción es ha rellenado el envío de Cualquier formulario en Cualquier página. Cuando se fusionan dos contactos que han rellenado formularios previamente, el nuevo contacto no se inscribirá en el workflow.
     • Sin embargo, si el contacto recién fusionado vuelve a enviar un formulario más tarde, quedará inscrito en el workflow.
   • Habilitar la inscripción manual de registros de Salesforce mediante la ventana Visualforcede HubSpot: si ha instalado la integración de Salesforce y ha añadido la ventana Visualforce de HubSpot, puede optar por inscribir los clientes potenciales y contactos de Salesforce que se han sincronizado con HubSpot en workflows basados en contactos. Más información sobre inscribiendo tus clientes potenciales o contactos de Salesforce en workflows de HubSpot directamente desde Salesforce.