Tarkista puhelutallenteet ja pöytäkirjat

Voit tarkastella tallenteita, jotka on tehty HubSpotin soittotyökalun kautta, HubSpotin ja Zoomin integraation avulla tai käyttämällä kolmannen osapuolen soittopalveluntarjoajaa, joka on integroitu HubSpotiin.

Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -paikka, voit käyttää Conversation Intelligence (CI) -toimintoa tallenteiden puhtaaksikirjoittamiseen ja analysointiin. Näin voit valmentaa tiimiäsi tehokkaammin ja saada tallenteista ja transkripteistä arvokasta asiakasymmärrystä.

Jos käytät HubSpotin mobiilisovellusta, opettele, miten voit tarkastella tallenteita liikkeellä ollessasi.

Ennen kuin aloitat

• Määritä soittotyökalu. Voit joko hankkia HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron, rekisteröidä lähtevän puhelinnumerosi HubSpotiin, ottaa käyttöön HubSpotin integraation Zoomin kanssa tai integroitua kolmannen osapuolen soittopalveluntarjoajan kanssa.

Huomaa: HubSpot tukee vain valittua ryhmää kolmannen osapuolen soittopalvelujen tarjoajia. Lue lisää siitä, mitä soittopalvelujen tarjoajia tuetaan HubSpot App Marketplace -sovelluskaupassa.

• HubSpot-puhelutallenteet ovat oletusarvoisesti käytössä. Varmista, että puhelutallennus on päällä asetuksissa.
• Jos olet Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-käyttäjä, varmista, että Conversation Intelligence on myös kytketty päälle asetuksissasi, jotta tallenteet kirjoitetaan puhtaaksi.
• Jos käytät Zoomia puheluiden soittamiseen, varmista, että pilvitallennus on päällä.
• Tutustu alueesi puhelutallennuslainsäädäntöön.

Tarkista tallenteet

Voit käyttää tallennetta ja lisätä muistiinpanoja.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Puhelut.
• Napsauta puhelun otsikkoa.
• Aloita tallennus valitsemalla tarkastelunäytön vasemmalla puolella playerPlay Toista. Voit myös käyttää ohjaimia playerFastForward hyppäämiseen tai playerRewind kelaus taaksepäin. Jos tarkastelet Zoom-pilvitallennetta, voit myös toistaa, pysäyttää tai siirtyä eteenpäin.
• Valitse alareunassa Huomautuksia ja lisää sitten puhelun huomautukset valitsemalla Lisää huomautuksia. Jos haluat lähettää ilmoituksen toiselle tiimin jäsenelle, kirjoita @ ja sen jälkeen käyttäjän nimi. Kirjoita huomautus ja napsauta sitten Tallenna. Jos sinulla on Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-tili, voit myös lisätä säikeistettyjä rivikommentteja.
  • Jos haluat tuottaa Breezen, HubSpotin tekoälytyökalujen, tuottaman puheluyhteenvedon, valitse Yhteenveto tästä puhelusta (Sales Hub tai Service Hub Professional tai Enterprise). Tätä kenttää ei voi muokata. Käytä alla olevaa Huomautuksia-tekstikenttää lisätietojen lisäämiseen.
  • Jos haluat kysyä Copilotilta lisätietoja puhelusta, valitse Kysy kysymys.

• • Jos haluat antaa palautetta yhteenvedosta, napsauta thumbsUp peukku ylös tai thumbsDown peukku alas -kuvaketta.
  • Voit kopioida yhteenvedon napsauttamalla kopioi viesti -kuvaketta.
  • Voit piilottaa yhteenvedon napsauttamalla Sulje.

Huomaa: Breeze-puhelujen yhteenvetojen käyttäminen edellyttää, että tililläsi on otettu käyttöön AI Assistant ja puhelutallennus.

• Jos sinulla on Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-tili, napsauta oikealla Insights-, Stats- ja Transcript-välilehtien välillä nähdäksesi seuratut termit, puhelutilastot ja puhelujen yhteenvedon. Voit tarkastella seurattuja termejä vain, jos sinulla on Sales Hub- tai Service Hub Enterprise -tili ja jos pääkäyttäjä on lisännyt seuratut termit.

Jaa tallenteet tai lisää tallenteet soittolistoihin

• Voit jakaa tallenteen:
  • Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa share Jaa-painiketta.
  • Napsauta Send email to -pudotusvalikkoa lisätäksesi tiimin jäseniä, joiden kanssa voit jakaa tallenteen.
  • Kirjoita viesti tekstiruutuun.
  • Säädä toiston kahvoilla tai Alku- ja Loppu-tekstiruuduilla se osa tallenteesta, jonka haluat jakaa.
  • Napsauta Jaa tai Kopioi linkki. Jos sinulla on Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tili, voit myös jakaa tiettyjä otteita pöytäkirjasta.

Huomaa: käyttäjät, joilla on oikeus tarkastella nauhoitusleikettä, voivat myös kuunnella koko nauhoituksen. Leikkeen tarkoituksena on antaa selkeä fokus ja suunta.

• Tallenteen lisääminen soittolistaan:
  • Napsauta + Lisää soittolistaan.
  • Voit lisätä tallenteen eri soittolistoihin napsauttamalla Valitse soittolista -pudotusvalikkoa.
  • Kirjoita kuvaus tekstiruutuun.
  • Säädä toiston kahvoilla tai Alku- ja Loppu-tekstiruuduilla se osa tallenteesta, jonka haluat jakaa.
  • Napsauta Lisää.

Tarkastele seurattuja ehtoja(Sales Hubtai Service Hub Enterprise).

Voit luoda jäljitettyjä termejä, joiden avulla voit siirtyä sellaisiin pöytäkirjan osiin, joissa termi mainitaan.

Huomaa: sinun on oltava superadmin, jotta voit lisätä tai muokata jäljitettyjä termejä.

• Napsauta oikeassa paneelissa Insights-välilehteä nähdäksesi jäljitetyt termit.
• Voit muokata jäljitettyjä termejä valitsemalla Muokkaa.
• Oikeassa paneelissa voit lisätä luokkia jäljitetyille termeille napsauttamalla + Lisää luokka.
• Voit lisätä seuratun termin luokkaan napsauttamalla + Lisää seurattu termi ja kirjoittamalla sitten seuratun termin tekstiruutuun.
• Napsauta oikean paneelin alareunassa Tallenna.

Lisää puheluiden kaiuttimet ja katso puhelutilastoja(Sales Hubtai Service Hub Professional tai Enterprise).

Voit tarkastella puhelutilastoja linkittämällä osallistujien yhteystietoja puheluun.

• Voit yhdistää puhelun osallistujat tietueisiin valitsemalla ylhäällä Osallistujat. Napsauta oikeassa paneelissa Puhelun vastaanottaja -osiossa puhujan vieressä olevaa link -linkkipainiketta. Kirjoita yhteystiedon nimi hakupalkkiin. Jos tietuetta ei ole olemassa, voit luoda tietueen yhteyshenkilölle napsauttamalla + Lisää yhteyshenkilö. Napsauta sitten Linkki-painiketta. Jos haluat poistaa yhteystiedon linkityksen, katkaise linkki napsauttamalla uudelleen link linkkipainiketta.

Huomaa: HubSpot vastaa automaattisesti puhujien nimiä Zoom Basic- tai Pro-ohjelmalla tehtyihin kahden osapuolen puheluihin. Manuaalinen puhujien yhdistäminen ei ole mahdollista Zoom Business, Business Plus tai Enterprise -ohjelmilla soitetuissa puheluissa, koska nämä puhtaaksikirjoitukset ovat Zoomin eikä HubSpotin tuottamia.

• Pääset puhelun vastaanottajan yhteystietoihin napsauttamalla oikeassa paneelissa yhteyshenkilön nimeä, jolloin pääset kyseisen yhteyshenkilön tietueeseen.

• Kun olet lisännyt puhujia, napsauta oikeassa paneelissa Tilastot-välilehteä tarkastellaksesi seuraavia puhelutilastoja.
  • Puhelun omistajan puheaika: prosenttiosuus ajasta, jonka puhelun omistaja puhuu.
  • Puhelun nopeus: puhelun omistajan sanojen määrä minuutissa.
  • Pisin monologi: puhelun omistaja puhuu pisimpään.
  • Pisin asiakastarina: asiakkaan pisin puheaika.
  • Interaktiivisuus: vuorovaikutuksen määrä puhelun aikana.
  • Kärsivällisyys: osallistujien välisten taukojen määrä.

Tarkastele pöytäkirjoja ja lisää kommentteja(Sales Hubtai Service Hub Professional tai Enterprise).

Kun tarkastelet transkriptioita, voit lisätä säikeistettyjä rivikommentteja tai jakaa linkin tiettyyn transkriptin osaan. Edustajat voivat helposti vastata kommentteihin, jolloin keskustelut pysyvät keskittyneinä ja kaikki olennainen tieto on yhdessä paikassa.

Huomaa: automaattinen transkriptio on käytettävissä HubSpotin oletussisällönluontikielille. HubSpot transkriboi tallenteen tilisi asetuksissa valitulla kielellä. Lisätietoja HubSpotin kielitarjonnasta.

• Napsauta oikeassa paneelissa Transkriptio-välilehteä nähdäksesi puhelun transkriptiota. Käytä hakupalkkia tiettyjen avainsanojen etsimiseen. Tulokset palauttavat minkä tahansa osan transkriptiosta, jossa avainsanaa on käytetty.
• Jos haluat lähettää ilmoituksen toiselle tiimin jäsenelle tai lisätä aikaleimalla varustetun kommentin, tee jokin seuraavista toimista:
  • Napsauta kommentit-välilehteä tallenteen toiston alapuolella. Kirjoita tekstikenttään @ ja sen jälkeen käyttäjän nimi. Kirjoita kommentti ja napsauta sitten Tallenna.

• • Aikaleiman lisääminen:
    • Lisää aikaleima seuraavasti: Kirjoita aikaleima tekstikentän alapuolelle ja napsauta sitten tekstikenttää aikaleiman lisäämiseksi. Oikeanpuoleisessa Transkriptio-välilehdessä se siirtyy kyseiseen transkriptin osaan.

• • • Vie hiiren kursori sen osan päälle, johon haluat lisätä kommentin. Napsauta comments Kommentti-painiketta. Tallenteen toiston alla olevassa Kommentit-välilehdessä avautuu tekstiruutu, jossa on oikea aikaleima.
  • Napsauta Kommentoi.
  • Aloita viestiketju napsauttamalla jonkin kommentin alla olevaa Vastaa-painiketta. Kun olet kirjoittanut vastauksesi, napsauta Vastaa.

• Jos haluat jakaa tietyn osan transkriptiosta, siirrä hiiren kursori kyseisen transkriptio-otteen päälle ja napsauta sitten share Jaa-painiketta. Käytä valintaikkunassa puhujaradan varrella olevia kahvoja tai kirjoita Aloitus- ja Lopetusajankohta muuttaaksesi äänitysleikkeen pituutta. Jos haluat jakaa koko tallenteen, varmista, että puhujaradan varrella olevat kahvat ovat tallenteen alussa ja lopussa.

Huomaa: käyttäjät, joilla on oikeus tarkastella äänileikettä, voivat myös kuunnella koko äänitteen. Leikkeen tarkoituksena on antaa selkeä fokus ja suunta.

Zoom-tallenteiden synkronointi

Jos sinulla on Zoom Business- tai Enterprise-tili, voit synkronoida Zoom-pilvitallenteesi HubSpotissa tarkasteltavaksi. Kun pilvitallennus on otettu käyttöön Zoom-tililläsi, tallenteet näkyvät siihen liittyvän tietueen aikajanalla. Jos olet käyttäjä, jolle on määritettySales Hub- tai Service HubProfessional- tai Enterprise-paikka , Conversation Intelligence transkriboi Zoom-pilvitallenteet ja nämä transkriptit synkronoidaan myös tallenteen aikajanalle.

Zoom-tallenteen määrittäminen Conversation Intelligence -palvelun avulla:

• Ota pilvitallennus käyttöön Zoomissa. Varmista, että Äänitallenteet-valintaruutu on valittuna, jotta saat HubSpotissa äänitallenteiden tallenteet Zoom-tallenteista.
• Valitse Zoom-integraatioasetuksissa Synkronoi tallenteiden ja transkriptien tiedot -valintaruutu. Kun valitset Synkronoi tiedot tallenteista ja transkripteistä -valintaruudun, kaikki uudet tallenteet ja transkriptit synkronoidaan automaattisesti HubSpotiin sekä kokousten että webinaarien osalta. Voit poistaa puhelutallenteen Puheluindeksi-sivulta.

• Jos haluat määrittää tallenteet HubSpot-tilisi käyttäjille, varmista, että he yhdistävät Zoom-tilinsä. Tallentavat sitoutumistoiminnot osoitetaan HubSpot-tilisi käyttäjälle, jos hänen sähköpostiosoitteensa vastaa puhelun Zoom-käyttäjän sähköpostia.

Tallenteiden yhdistäminen muihin tietueisiin

Oletusarvoisesti HubSpot AI yhdistää tallenteet automaattisesti puhelun osallistujiin liittyvään ensisijaiseen yritykseen.

Voit myös liittää tallenteen muihin CRM:ssä oleviin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- tai kokousrekistereihin. Tallenne näkyy liitetyn tietueen aikajanalla, joten voit tarkastella tallenteen yksityiskohtia saadaksesi lisää kontekstia.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Puhelut.
• Napsauta puhelun otsikkoa.
• Valitse yläreunasta Associations.
• Voit lisätä assosiaation napsauttamalla oikeassa paneelissa + Lisää jonkin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- tai kokousvälilehden vieressä.

Yhdistetyt tietueet näkyvät myös Puheluindeksi-sivulla. Jos yhdistetyt tietueet eivät näy taulukossa, muokkaa taulukon sarakkeita.