Hallitse asiakasportaalin asetuksia

Siirrä asiakasportaalisi uuteen portaaliin

Jos olet jo määrittänyt asiakasportaalisi, voit päivittää sen uuteen asiakasportaalikokemukseen. Siirron aikana portaali ei ole tilapäisesti käytettävissä. Kaikki pyynnöt, keskustelut ja asiakastiedot siirretään automaattisesti. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Sisältö > Asiakaspalvelu. 

3. Napsauta sivun yläreunassa olevassa bannerissa Päivitä. 
   
   
   

4. Napsauta Aloita siirto. 

5. Esikatsele uutta teemaa Teema -sivulla.

   • Päivitetty asiakasportaali käyttää yksinkertaistettua teemaa. Olemassa olevia teemamuuttujia ei siirretä.

   • Voit mukauttaa teemaa siirron jälkeen.

   • Voit esikatsella teemaa napsauttamalla Avaa teeman esikatselu. 

6. Kun olet tarkistanut teeman, valitse oikeassa alakulmassa oleva valintaruutu Olen tarkistanut uuden teeman. Napsauta sitten Seuraava: Kiinteistön päivitykset. 

7. Vahvista Ticket-ominaisuudet -sivulla lipun yksityiskohdat-sivulla näkyvät lipun ominaisuudet. 

   • Voit lisätä ominaisuuden lippujen tietosivulle seuraavasti:
     • Napsauta Lisää ominaisuus.
     • Napsauta ponnahdusikkunassaValitse ominaisuus -pudotusvalikkoa ja valitse ominaisuus.
     • Kirjoita näyttönimi.
     • Napsauta Tallenna.
8. Napsauta Seuraava: Valikon päivitykset.
9. Tarkista portaalin valikko Valikko -sivulla. Uusi portaali sisältää automaattisesti linkit Tiketit ja Kirjaudu ulos. Voit tarkastella ja muokata navigointivalikossa käytettyjä linkkejä napsauttamallaAvaa valikkoasetukset.
10. Valitse valintaruutu Olen tarkistanut uuden portaalin valikon ja napsauta Seuraava: Keskustelupäivitykset.
11. Tarkista keskustelujen näkyvyyttä koskevat päivitykset ja napsauta Seuraava: Vahvistus.
12. Valitse Olen valmis siirtämään portaalini -valintaruutu ja napsauta sitten Siirrä portaali. 

Kun siirto on valmis, asiakkaat ohjataan automaattisesti päivitettyyn portaaliin.

Muokkaa portaalin nimeä

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Kirjoita portaalin nimi. Tämä on otsikko, joka näkyy selaimen välilehdessä, kun asiakkaat ovat kirjautuneet asiakasportaaliin.

Hallitse verkkotunnusta

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Siirry URL-osoitteeseen. Slug- kentässä voit muokata URL-slugia. Hallitse asiakaspalveluportaalissasi käytettävää verkkotunnusta napsauttamalla Hallitse verkkotunnuksiasi.
3. Asiakasportaali näkyy verkkotunnuksellesi asetetulla ensisijaisella kielellä. Jos muutat verkkotunnuksesi kieltä Verkkotunnukset ja URL-osoitteet -asetuksissa , myös asiakasportaalin kieli päivittyy. Lue lisää HubSpotin kielitarjonnasta.

Huomaa: monikielisiä asiakasportaaleja ei tueta tällä hetkellä.

Muokkaa oletuspostilaatikkoa tai asiakaspalvelua

Voit valita oletuspostilaatikon tai asiakaspalvelun asiakasportaalissasi olevien kontaktien luomille tiketeille. Kun asiakas kirjautuu asiakasportaaliinsa, hän voi vastata tikettiin, ja vastaus näkyy valitussa postilaatikossa tai asiakaspalvelussa.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Napsauta Liput -välilehteä. 
3. Napsauta Valitse, minne portaalin tikit lähetetään -osiossa avattavaa valikkoa ja valitse postilaatikko tai asiakaspalvelu.

Määritä asiakastikettien käyttöoikeudet

Voit hallita, mitä tikettejä asiakkaasi voivat tarkastella asiakasportaalissa, määrittämällä asiakastikettien käyttöoikeudet:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Napsauta Liput -välilehteä.
3. ValitseAsiakaspyyntöjen käyttöoikeudet -osiosta vaihtoehto:
   • Vain liput, joihin heillä on yhteys : kun yhteyshenkilö kirjautuu asiakasportaaliin, näkyviin tulevat kaikki liput, jotka liittyvät hänen ensisijaiseen yritystietueeseensa, sekä liput, jotka liittyvät hänen yhteystietueeseensa.
   • Kaikki yrityksen tiketit: kun yhteyshenkilö kirjautuu asiakasportaaliin, näkyviin tulevat vain hänen yhteyshenkilötietueeseensa liittyvät tiketit.
   • Valitut asiakkaat voivat nähdä yrityksen tikettejä: vain määritellyt kriteerit täyttävät yhteyshenkilöt voivat tarkastella yrityksensä tikettejä. 
     • Napsauta Aseta yhteyshenkilön ominaisuudet.
       
       
     • Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa + Lisää suodatin asettaaksesi kriteerit. 
     • Voit lisätä uuden suodattimen napsauttamalla+ Lisää suodatinAND-taiOR-ryhmissä. Kun asetat suodattimen AND-kriteerillä, tietueiden on täytettävä kaikki suodatinryhmän kriteerit, jotta ne sisällytetään näkymään. Kun valitset OR-kriteerin, tietueiden on täytettävä vähintään yhden suodatinryhmän kriteerit, jotta ne sisällytetään näkymään. Valitseominaisuus, jonka perusteella haluat suodattaa,asetaominaisuudenkriteeritja napsauta sittenKäytä suodatinta.
     • Napsauta Tallenna. 
     • Kun olet valmis, napsauta X-painiketta oikeassa yläkulmassa. Suodattimesi otetaan käyttöön, mutta sinun on tallennettava näkymä, jotta suodattimet säilyvät. 
4. Napsauta Tallenna

Jos olet antanut yhteyshenkilöille oikeuden tarkastella kaikkia yrityksensä tikettejä( ), asiakkaasi voivat vaihtaa omien tikettien ja yrityksensä tikettien välillä. Kun asiakas kirjautuu asiakasportaaliin, hän voi napsauttaa Tiketit-näkymän oikeassa yläkulmassa olevaa Näytä-pudotusvalikkoa ja valita sitten jonkin seuraavista vaihtoehdoista:

• Organisaation tiketit: näkyviin tulevat kaikki asiakkaan yritykseen liittyvät tiketit.
• Omistamani: näkyviin tulevat vain asiakkaan yhteyshenkilöön liittyvät tiketit.

Lisää tukilomake asiakasportaaliin

Voit lisätä tukilomakkeen asiakasportaaliin, jotta kirjautunut kävijä voi lähettää uuden tukipyynnön asiakasportaalista.

Huomaa: kun lisäät tukilomakkeen asiakasportaaliin, se luo automaattisesti tiketin

,

joka liittyy kirjautuneeseen käyttäjään. Siksi sähköpostikentän lisääminen ei ole tarpeen. Lue lisää lomakekenttien lisäämisestä. 

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Valitse Tukilomake-osiosta Yhdistä tukilomake -valintaruutu.
3. Kirjoita lomakkeen valikkoteksti. Tämä näkyy linkkinä asiakasportaalin navigointivalikossa.
4. Kirjoita lomakkeen otsikkoteksti. Se näkyy lomakkeen yläosassa.
5. Valitse lomake avattavasta Lomakkeet -valikosta.
6. Napsauta vasemmassa alakulmassa Tallenna.

Sinun on valittava lomake, joka sisältää tiketin ominaisuudet ja joka on kytketty keskustelujen saapuneet-kansiin tai tukipalveluun. Voit lisätä tiketin ominaisuudet lomakkeeseesi joko luomalla lomakkeen Support-lomakemallin avulla tai ottamalla tiketin ominaisuudet käyttöön lomakkeen luontityökalussa.

Voit ottaa tiketin ominaisuudet käyttöön lomakkeessa seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Lomakkeet.
2. Vie hiiri lomakkeen päälle ja napsauta Muokkaa.
3. Napsauta lomakkeen muokkausnäkymän vasemmassa paneelissa asetuskuvaketta.
4. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Tiketit.
5. Kytke Yhdistä tämä lomake postilaatikkoon tai tukipalveluun -kytkimen päälle.
6. Napsauta valintaikkunassa avattavaa valikkoa ja valitse postilaatikko tai asiakaspalvelu ja napsauta sitten Yhdistä.
7. Napsauta oikeassa yläkulmassa Tarkista ja päivitä. Napsauta Päivitä julkaistaksesi lomakkeen ja viimeistelläksesi postilaatikon tai asiakaspalvelun yhteyden.

Jokaisesta lomakkeen lähetyksestä luodaan tiketti, joka näkyy asiakkaan omassa asiakasportaalissa sekä keskustelujen saapuneet-kansiossasi.

Jos sinulla on ongelmia lomakkeen toiminnassa tai lähetyksissä, tutustu yleisiin ongelmiin ja niiden ratkaisuvaiheisiin.

Mukauta teema

Voit muokata asiakasportaalin ulkoasua seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Napsauta Teemat -välilehteä. 
3. Napsauta Muokkaa portaalin ulkoasua -osiossa Muokkaa teemaa.
4. Varmista teeman esikatselussa tyylivaihtoehtojen avulla, että asiakaspalveluportaalin ulkoasu on yhdenmukainen muun verkkosivustosi kanssa. Lue lisää teeman tyyliasetusten muokkaamisesta.

Huomaa: jos teet muutoksia teeman tyyleihin, nämä muutokset koskevat tikettiluetteloa, tiketin tietoja ja tikettilomakkeen sivua.

Mukauta tikettien näyttö

Hallitse, miten tikit näkyvät asiakkaille portaalissasi muokkaamalla tikettien nimikkeitä, suodattamalla näkyviä tikettejä ja valitsemalla, mitkä sarakkeet näkyvät tikettisivulla.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. NapsautaLiput-välilehteä.
3. Voit muuttaa lippujen näyttönimeä lippujen kotisivulla kirjoittamalla uuden näyttönimen Lippujen näyttönimi -kenttään. Voit esimerkiksi muuttaa nimikkeen nimeksi Tilaukset, Tapaukset tai Pyynnöt. Lue , miten voit päivittää lomakkeen otsikkotekstin vastaamaan uutta nimikettä.
4. Voit mukauttaa asiakaspalveluportaalissa näkyviä tikettejä seuraavasti:
   • Napsauta Lipun näkyvyys -osiossa Valitse lipun ominaisuudet.
   • Valitse oikeanpuoleisesta paneelista lippuominaisuus, jonka perusteella haluat suodattaa, ja valitse sitten suodatuskriteerit.
5. Voit myös valita, mitkä sarakkeet näkyvät tiketin näyttösivulla. Voit lisätä enintään 10 ominaisuutta:
   • Voit järjestää sarakkeet uudelleen napsauttamalla ja vetämällä ominaisuuksia haluamaasi järjestykseen.
   • Voit lisätä ominaisuuden napsauttamalla + Lisää ominaisuus.
   • Voit muokata saraketta viemällä hiiren sen päälle ja napsauttamalla Muokkaa.
   • Voit poistaa ominaisuuden taulukosta viemällä hiiren sen päälle ja napsauttamalla Poista.
   • Palauta sarakkeet oletusasetuksiin napsauttamalla Palauta suositellut oletusasetukset.
6. Valitse näyttövaihtoehto kohdasta Mukauta tiketin omistajan näyttönimi. Oletusarvoisesti käytetään omistajan etunimeä, mutta voit valita, näytetäänkö omistajan koko nimi, sukunimi vai mukautettu alias.

7. Oletusarvoisesti tiketin tila näkyy vain avoimena tai suljettuna. Jos haluat näyttää mukautetut tiketin vaiheet (esim. Odottaa vastausta) tiketin tietosivulla, kytke Tiketin vaiheet -kytkin päälle. 

8. Napsauta Tallenna.

Voit tarkistaa, mitkä keskustelut näkyvät asiakasportaalissa, käyttämällä Keskustelut-korttia tiketin tietueen oikeassa sivupalkissa. Jos tikettiin liittyy useita keskusteluketjuja, vain alkuperäinen ketju näkyy asiakasportaalissa.

On suositeltavaa, että sinä ja tiimisi käytätte muistiinpanoja ja kommentteja sisäiseen viestintään lippujen yhteydessä tai määritätte suodatussäännöt, joilla suodatetaan sisäinen viestintä pois asiakasportaalista.

Määritä lipputoiminnot asiakkaille

Hallitse asiakkaiden vuorovaikutusta lippujen kanssa portaalissa antamalla heidän vastata suljettuihin lippuihin tai sulkea lippuja itse.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Napsauta Liput -välilehteä.
3. Valitse Tikettitoiminnot-osiosta vaihtoehto:
   • Salli asiakkaiden vastata suljettuihin keskusteluihin: anna asiakkaiden vastata suljetun tiketin olemassa olevaan ketjuun.
   • Salli asiakkaiden sulkea tikettejä portaalista: anna asiakkaiden sulkea tikettejä suoraan portaalista.
     • Napsauta Ticket stage -pudotusvalikkoa ja määritä suljettu vaihe jokaiselle putkelle.
     • Jos putkistossasi on vain yksi suljettu vaihe, se valitaan oletuksena.
4. Napsauta Tallenna.

Muokkaa käyttöoikeuksia

Voit joko sallia asiakkaiden luoda oman käyttäjätunnuksen tai määrittää käyttöoikeudet tietyille käyttäjäryhmille.

1. Voit myöntää käyttöoikeuden tietylle kontaktiryhmälle seuraavasti:

• • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
  • Napsauta Vierailijoiden käyttöoikeudet -välilehteä.

• • Valitse vaihtoehto Vaaditaan pääsyryhmän jäsenyys , napsauta sitten avattavaa valikkoa ja valitse pääsyryhmät , joille haluat myöntää pääsyn.
    
    

2. Jotta käyttäjät voivat luoda oman kirjautumistunnuksensa:
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
   • Napsauta Vierailijoiden käyttöoikeudet -välilehteä.

2. • Valitse vaihtoehto Itse rekisteröityminen vaaditaan. Tämä sallii kenen tahansa rekisteröityä ja luoda oman käyttäjätunnuksen asiakasportaaliin. Jotta voit valita tämän vaihtoehdon, itse rekisteröitymisen on oltava käytössä yksityisen sisällön asetuksissa.
3. Voit määrittää SSO:n yksityisen sisällön asetuksissa napsauttamalla Todentamismenetelmä.
4. Voit hallita suostumusilmoitustasi yksityisen sisällön asetuksissa napsauttamalla Suostumusilmoitus.

Määritä yksityisen sisällön järjestelmäsivut

Voit valita ja muokata järjestelmäsivuja, joita asiakkaasi käyttävät portaaliin kirjautuessaan, mukaan lukien sivut, joilla he voivat rekisteröityä, kirjautua sisään ja ulos. Voit myös määrittää pääsynestosivun ja salasanan nollaussivut.

Voit määrittää asiakasportaalin järjestelmäsivut seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Sisältö > Yksityinen sisältö.
3. Napsauta Sivut-v älilehteä.
4. Napsauta kunkin järjestelmäsivutyypin alla olevaa avattavaa valikkoa ja valitse malli.
5. Kun olet valinnut mallin, voit muokata tai esikatsella sitä napsauttamalla Toiminnot ja valitsemalla sitten vastaavan vaihtoehdon.

Mukauta tietojen käsittelyä koskevan suostumuksen tekstiä (valinnainen)

Jos annat asiakkaiden rekisteröityä itse asiakaspalveluportaaliin, sinun tulee määrittää suostumusilmoitus, jossa kerrot heille, miten aiot käyttää heidän tietojaan.

Huomaa: vaikka nämä ominaisuudet ovat HubSpotissa, lakitiimisi on paras taho antamaan sinulle vaatimustenmukaisuusneuvontaa juuri sinun tilanteeseesi.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Napsauta Vierailijoiden pääsy -välilehteä .
3. Napsauta Suostumusilmoitus.
4. Siirryt yksityisen sisällön -asetuksiin. Napsauta Valitse muokattava verkkotunnus -pudotusvalikkoa ja valitse verkkotunnus, jossa asiakasportaali on isännöity.
5. Napsauta Tietojen käsittelyyn liittyvä suostumus -osiossa Muokkaa nimenomaista suostumusta koskevaa sisältöä.
6. Päivitä Ilmoitus ja suostumus -paneelissa tekstiä Tietojen käsittelyyn liittyvä suostumus tai valintaruudun tekstiä Tietojen käsittelyyn liittyvä suostumus ja napsauta sitten Tallenna. Voit myös linkittää Ilmoitus ja suostumus -tekstistä lakitiimisi ulkoisiin resursseihin, jos se on tarpeen.

Tämä päivittää vain asiakaspalveluportaalisi suostumuksen käsittelytekstin. Lue, miten voit asettaa oletusilmoituksen ja suostumuksen tekstin muille HubSpot-työkaluille.

Ota käyttöönasiakasportaalinportaali

Kun olet suorittanut asetusvaiheet, voit ottaa asiakasportaalin käyttöön.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Kytke asiakaspalveluportaalin kytkin päälle sivun yläosassa.

Kaikki asiakaspalveluportaalista tiimillesi lähetetyt viestit näkyvät keskustelujen saapuneet-kansiossa ja näkyvät sähköpostiviestinä

tietueen

aikajanalla.

Anna yhteyshenkilöille pääsy asiakaspalveluportaaliin

Asiakaspalveluportaaliin pääsee joko jakamalla linkin portaaliin asiakkaillesi tai asiakkaat voivat käyttää portaalia tietopankin kautta. Voit tarkastella asiakaspalveluportaalia seuraavasti:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Asiakasportaali.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Näytä portaali.
3. Valitsemastasi kirjautumis- ja todennusmenetelmästä riippuen asiakkaan on ehkä määritettävä kirjautumistietonsa ennen kuin hän pääsee asiakaspalveluportaaliin:
   • Jos asiakkaat voivat rekisteröityä itse, kirjautumistietokenttien alle ilmestyy Rekisteröidy tästä -linkki .

1. • Jos pääsy on vain tietyllä kontaktiryhmällä, heille lähetetään sähköposti, jotta he voivat määrittää kirjautumistietonsa.

Huomaa: jos olet kirjautuneena HubSpot-tiliisi vieraillessasi asiakasportaalissa, sinun ei tarvitse kirjautua sisään nähdäksesi tikettiluettelosivun.

Käytä asiakasportaalia

Kun vierailijasi kirjautuvat asiakasportaaliin, he voivat tarkastella kaikkia avoimia ja suljettuja tikettejään tikettiluettelosivulla sekä suodattaa ja etsiä olemassa olevia tikettejä.

Seuraavat tiketin ominaisuudet ovat oletusarvoisesti näkyvissä asiakasportaalissa:

• Aihe
• Pyytäjä
• Luontipäivä
• Tiketin omistaja
• Viimeinen toimintapäivä
• Tila

Jos asiakas haluaa tarkastella lisätietoja tikistä ja siihen liittyvistä keskusteluista, hän voi napsauttaa tikin nimeä avatakseen lipun tietosivun.

Huomaa: jos lippuun liittyy useita keskusteluketjuja, asiakaspalveluportaalissa näkyy vain vanhin ketju.

Vie tikettitiedot asiakasportaalista

Viedäkseen tikettitiedot asiakkaat voivat napsauttaa taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Vie CSV-tiedostoon -painiketta. Tämä vie kaikki nykyisessä näkymässä näkyvät tiedot, mukaan lukien vientihetkellä käytössä olevat suodattimet.

Jos asiakkaan on lähetettävä uusi tiketti, hän voi napsauttaa Lähetä tukitiketti. Tämä vie hänet luomallesi tikettilomakkeelle, jossa hän voi lähettää uuden ongelman.

Kirjautuakseen ulos portaalista asiakas voi napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa Kirjaudu ulos -painiketta. Voit asettaa istunnon aikakatkaisun, jolloin asiakkaat kirjautuvat ulos automaattisesti tietyn ajan kuluttua, jos he eivät ole olleet aktiivisia.