HubSpot tarjoaa useita työkaluja sähköpostiviestien lähettämiseen yhteystietoihisi sen mukaan, minkälainen suhde heillä on yrityksesi kanssa ja mikä on sähköpostiviestien tavoittavuus. Voit esimerkiksi lähettää henkilökohtaisen sähköpostiviestin uudelle liidille, joka on kiinnostunut oppimaan lisää tietystä tarjoamastasi tuotteesta, tai voit lähettää markkinointisähköpostin, jossa mainostetaan uutiskirjettä nykyisille asiakkaille, jotka haluavat pysyä ajan tasalla organisaatiosi uusimmista tarjouksista.
Tämä artikkeli toimii oppaana siitä, miten sähköpostin lähettäminen toimii HubSpotissa. Se sisältää myös luettelon tärkeistä vaatimuksista ja parhaista käytännöistä, jotka sinun tulisi pitää mielessä, jotta sähköpostiviestien toimitus onnistuu ja jotta voit ylläpitää brändisi lähetysmaineen terveenä.
Kun lähetät sähköpostia markkinointisähköpostityökalun avulla, se lähetetään HubSpotin oman sähköpostin lähetysverkon kautta avaamalla SMTP-yhteys vastaanottajan postilaatikkopalveluntarjoajan (ISP), kuten Googlen tai Outlookin, kanssa. Tämän jälkeen ISP tarkistaa sähköpostin ja päättää, lykkääkö, hylkääkö vai toimittaako se sähköpostin aiotulle vastaanottajalle.
Internet-palveluntarjoajan päätös sähköpostin hyväksymisestä, hylkäämisestä tai lykkäämisestä perustuu moniin tekijöihin, kuten lähettäjän sähköpostin maineeseen, siihen, onko sähköposti todennettu asianmukaisesti ja rikkooko sähköposti jotakin Internet-palveluntarjoajan ohjeista ja käytännöistä. Vastaanottajilla voi olla käytössä muita sähköpostin turvatoimia, jotka vaikuttavat siihen, hyväksytäänkö vai hylätäänkö sähköposti.
Koska markkinointisähköpostityökalu lähettää sähköpostia HubSpotin oman sähköpostin lähetysverkon kautta, vaatimuksia noudatetaan jokaisella sähköpostin lähetysyrityksellä. Jos et pysty täyttämään näitä vaatimuksia, sinun kannattaa harkita, sopiiko yksi yhteen -sähköposti tai lähettäminen sarjan kautta paremmin käyttötapaukseesi.
Kaikkien markkinointisähköpostityökalun avulla lähetettävien sähköpostiviestien on täytettävä seuraavat kriteerit:
On myös tärkeää varmistaa, että sähköpostin tarkoitus ja sisältö eivät ole harhaanjohtavia. Markkinointisähköpostityökalun sähköpostiviestien naamioiminen siten, että ne näyttävät luonteeltaan one-to-one-sähköpostiviesteiltä, merkitsee vastaanottajan Internet-palveluntarjoaja todennäköisemmin roskapostiksi, tai ne voivat rikkoa HubSpotin hyväksyttävän käytön käytäntöä, jos käytetään väärää nimeä tai aihealuetta.
Kun aloitat sähköpostien lähettämisen markkinointisähköpostityökalun avulla, muista, että sinun ei pitäisi suunnitella sähköpostien lähettämistä samasta aliverkkotunnuksesta, jota käytetään sisällön, kuten blogin, verkkosivuston sivujen tai laskeutumissivujen, isännöintiin. Kannattaa harkita sähköpostin lähettämiseen tarkoitetun aliverkkotunnuksen käyttämistä, jotta voit suojella pääverkkotunnuksesi sähköpostin lähetysmaineita.
Jos yrität käyttää samaa verkkotunnusta sekä sisällön isännöintiin että sähköpostin lähettämiseen, saat alla olevan virheen, kun määrität sähköpostin todennuksen HubSpotissa, ja sinua kehotetaan valitsemaan eri verkkotunnus.
Alla on lueteltu joitakin esimerkkejä verkkotunnus- ja alaverkkoalueyhdistelmistä. Jos et tunne tiettyjä verkkotunnuksen termejä, tutustu tämän artikkelin lopussa olevaan sanastoon.
Jos et ole ostanut dedikoitua IP-osoitetta tai transaktiosähköpostin lisäosia, markkinointisähköpostit lähetetään HubSpotin jaettujen IP-osoitteiden kautta. Tutustu alla olevaan taulukkoon, jotta voit päättää organisaatiollesi sopivan sähköpostin lähetysverkkotunnuksen:
| Sisällön hosting-verkkotunnus | Sähköpostin lähettävä verkkotunnus | Tulokset |
| www.example.com | @example.com | Useimmat jaetut lähettäjät noudattavat tätä kaavaa. Vaikka tämä yhdistelmä ei aiheuta DNS-ristiriitoja, saatat haluta käyttää sähköpostin lähetysverkkotunnusta aliverkkotunnuksen avulla, jotta voit suojata toimitettavuutesi. Huomaa, että |
| www.example.com | @news.example.com | Tämä on HubSpotin suosittelema polku jaetuille lähettäjille. Yksilöllisen aliverkkotunnuksen käyttäminen jokaiselle pääverkkotunnukselle estää DNS-konfliktit ja suojaa pääverkkotunnusta siltä, että markkinointisähköpostitoiminnot vaikuttaisivat siihen. |
| news.example.com | @news.example.com | DNS-palveluntarjoajasi saattaa merkitä ristiriidan ja estää sinua jatkamasta todennusta. Tämän seurauksena saatat huomata todentamishäiriöitä ja hyppyjä. |
Jos olet ostanut dedikoidun IP-osoitteen lisäosan tai transaktiosähköpostin lisäosan, tutustu seuraaviin verkkotunnusyhdistelmäesimerkkeihin:
| Sisällön hosting-verkkotunnus | Sähköpostin lähettävä verkkotunnus | Paluupolun verkkotunnus (Dedicated IP domain) | Tulokset |
| www.example.com | @example.com | 12345m.example.com | Useimmat erityiset IP-lähettimet noudattavat tätä kaavaa. Vaikka tällä yhdistelmällä ei ole DNS-ristiriitoja, saatat haluta käyttää sähköpostin lähetysverkkotunnusta aliverkkotunnusta sähköpostin lähetysverkkotunnuksen suojaamiseksi. |
| www.example.com | @news.example.com | 12345m.example.com | Tämä onHubSpotin suosittelema reitti IP-lähettäjille. Yksilöllisen aliverkkotunnuksen käyttäminen jokaiselle pääverkkotunnukselle estää DNS-konfliktit ja suojaa pääverkkotunnusta siltä, että markkinointisähköpostitoiminnot vaikuttaisivat siihen. |
| www.example.com | @email.example.com | email.example.com | DNS-palveluntarjoajasi saattaa merkitä ristiriidan ja estää sinua jatkamasta todennusta. Se voi myös merkitä ristiriitaisen MX-tietueen. Tämän seurauksena saatat huomata todentamishäiriöitä, pomppuja ja vaikeuksia lähettää ja vastaanottaa sähköposteja yrityksen sähköpostiverkosta. Tämä on erittäin riskialtista, ja IP-lähettäjien olisi vältettävä sitä. |
Jos et aseta HubSpot-tilillesi asianmukaista todennusta, HubSpot käyttää Lähettäjä-osoitteena sähköpostin muuttuvaa verkkotunnusta, mikä voi vaikuttaa epäilyttävältä vastaanottajan Internet-palveluntarjoajalle. Kunnollisen todennuksen määrittäminen antaa HubSpotille mahdollisuuden lisätä sähköpostin otsikoihin tietoja, jotka todistavat, että verkkotunnuksesi on antanut HubSpotille luvan lähettää puolestasi.
Tunnistaminen edellyttää DKIM-, SPF- ja DMARC-tietojen määrittämistä HubSpot-tilisi toimialueasetuksissa. Lue lisää kustakin näistä todennusmenetelmistä tässä artikkelissa.
Kun olet lähettänyt markkinointisähköpostin, voit analysoida tuloksia ja sitä, onko sähköposti toimitettu onnistuneesti sähköpostin suorituskykysivulla. Voit tarkastella toimitustulosta vastaanottajakohtaisesti tarjottujen yhteenlaskettujen mittareiden lisäksi Vastaanottajat-välilehdellä ja napsauttamalla sitten mitä tahansa eri tulostyyppiä.
Jos Internet-palveluntarjoaja ei vastaa HubSpotin yhteyspyyntöön, sähköpostia ei katsota palautetuksi. Sen sijaan se näkyy sähköpostin suorituskykysivun Ei lähetetty -osiossa. Nämä yhteyshenkilöt kelpaavat edelleen tuleviin lähetyksiin.
Kun Internet-palveluntarjoaja hylkää sähköpostiviestin, sitä pidetään palautuksena. Internet-palveluntarjoaja antaa palautuskoodin ja vastaavan syyn. Jotkin palautuskoodit tarkoittavat pysyvää palautusta (hard bounce), kun taas toiset tarkoittavat väliaikaista palautusta (soft bounce). Tämä palautuskoodi osoitetaan HubSpotissa johonkin luokkaan, kuten Tuntematon käyttäjä, Policy tai Spam. Voit oppia lisää pomppimisista tässä artikkelissa.
Kun Internet-palveluntarjoaja hylkää sähköpostin, se ei pysty hyväksymään sähköpostia sen saapumishetkellä. Jos näin tapahtuu, ne ilmoittavat HubSpotille lykkäysperusteen. Syystä riippuen HubSpot jatkaa lähetyksen uudelleen yrittämistä, kunnes Internet-palveluntarjoaja hyväksyy tai hylkää sähköpostin tai kunnes ensimmäisestä yrityksestä on kulunut 72 tuntia.
Kun Internet-palveluntarjoaja hyväksyy HubSpotin sähköpostin, se merkitään toimitetuksi, jolloin HubSpotin näkyvyys lähetysprosessiin päättyy. Tämän jälkeen ISP ottaa hyväksytyn sähköpostin ja päättää, suodattaako se ensisijaiseen postilaatikkoon, kampanjoihin, roskapostiin, karanteeniin vai johonkin muuhun postilaatikkoon. Internet-palveluntarjoajat eivät aina raportoi postilaatikkosijoittelua takaisin lähettäjille, joten HubSpot ei voi tarjota raportointitietoja sijoitustiedoista.
Lue lisää siitä, miksi yhteyshenkilö voi olla merkitty toimitetuksi HubSpotissa, mutta hän ei löydä sähköpostia postilaatikostaan.
Hyväksytty sähköpostiviesti päätyy todennäköisemmin ensisijaiseen postilaatikkoon, kun lähettäjällä on hyvä lähetysmaine ja vastaanottajat ovat osoittaneet, että verkkotunnuksestasi tulevat sähköpostiviestit ovat ensisijaisia heidän postilaatikkoonsa. Vastaanottajat osoittavat, että sähköpostit ovat ensisijaisia avaamalla, klikkaamalla, suosimalla, vastaamalla tai lähettämällä sähköpostin eteenpäin. On erittäin tärkeää lähettää sähköpostia vain sellaisille yhteystahoille, joilla on todennettavissa oleva suostumus, ja hylätä yhteystahot, jotka eivät ole sitoutuneet sähköpostin lähettämiseen.
Lue lisää siitä, miten Kampanjat-välilehti toimii Gmailin käyttäjille.
Sähköposti luokitellaan todennäköisemmin roskapostiksi tai muuhun suodatettuun postilaatikkoon, jos lähettäjä ei ole noudattanut asianmukaisia opt-in-suostumuksen lähdeohjeita, lähettänyt säännöllisesti sähköpostia sitoutumattomille yhteyshenkilöille tai sisältänyt epäilyttävää sähköpostin sisältöä tai linkkejä.
Jos sähköpostisi hyväksytään, mutta suodatetaan roskapostiin, saatat haluta parantaa sähköpostin lähetysmaineesi korjaussuunnitelman avulla.
Liitetyn postilaatikon, kuten keskustelujen postilaatikon, sekvenssityökalun tai yhteystietueesta lähetettävien sähköpostiviestien kautta lähetetyt sähköpostit eivät käytä HubSpotin sähköpostin lähetysverkkoa. Sen sijaan ne lähetetään yhdistetyn postilaatikon verkon kautta.
Yhdistämällä postilaatikkosi HubSpotiin annat HubSpotille luvan lähettää sähköposteja käyttämällä yrityksesi sähköpostin lähetysverkkoa. Jos esimerkiksi Outlook on postilaatikkosi palveluntarjoaja, Outlookin lähetysverkko suorittaa lähetyksen.
Kun käynnistät lähetyksen yhdistetystä postilaatikosta, HubSpot muodostaa yhteyden postilaatikkopalveluntarjoajaan. Kun postilaatikkopalveluntarjoaja hyväksyy sähköpostin, se yrittää toimittaa sähköpostin vastaanottajan postilaatikkoon. Jos sähköpostiviestiäsi lykätään, se hylätään tai sitä ei muuten saada valmiiksi, saatat saada palautussähköpostiviestin From-osoitteeseesi. Riippuen siitä, miten postilaatikkopalveluntarjoajasi jakaa nämä tiedot, HubSpot ei ehkä pysty raportoimaan siihen liittyvästä toimitusongelmasta.
Jos haluat käyttää keskustelujen postilaatikkoa, mutta et pysty yhdistämään postilaatikkoasi HubSpotiin, voit myös perustaa HubSpotin isännöimän postilaatikon. Kun se on määritetty, kaikki lähetykset kulkevat HubSpotin sähköpostin lähetysverkon kautta. Jos olet ostanut dedikoidun IP-lisäosan tai transaktiosähköpostilisäosan, HubSpotin isännöimästä postilaatikosta lähetetyt sähköpostit käyttävät myös dedikoitua IP-osoitettasi.
Seuraavassa määritellään seuraavat yleiset sähköpostin lähettämiseen liittyvät termit. Muiden HubSpotin termien ja käsitteiden määritelmät löydät HubSpotin sanastosta.
BIMI: sähköpostin määrittely (Brand Indicators for Message Identification), joka tarjoaa sähköpostin lähettäjille valinnaisen tavan lisätä lähetettyjen sähköpostiviestiensä tunnettuutta ja luottamusta. Kun se on määritetty, tuotemerkkisi logo näkyy todennettujen viestien vieressä tuetuissa postilaatikkopalvelujen tarjoajissa.
Toimitettavuus: kyky päästä vastaanottajan ensisijaiseen postilaatikkoon eikä toiseen suodatettuun postilaatikkoon, kuten roskapostiin tai roskapostiin.
DKIM: sähköpostin todennusstandardi (DomainKeys Identified Mail), jota käytetään sen tarkistamiseen, että sähköpostin lähettäjäverkko on valtuutettu lähettämään sähköposteja verkkotunnuksesi puolesta. DKIM on yleensä määritetty Friendly From -osoitteelle. Lue lisää DKIM:stä tästä artikkelista.
DKIM-kohdistus: DKIM:n lisäominaisuus, jossa sekä Friendly From -osoite että paluupolun verkkotunnus vastaavat toisiaan.
DMARC: sähköpostin todennusprotokolla (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), joka määrittelee, miten vastaanottajan palvelimien tulisi käsitellä verkkotunnuksestasi tulevia todentamattomia sähköposteja. DMARC on määritetty Friendly From -osoitteelle. Lue lisää DMARC:stä tästä artikkelista.
Sähköpostiohjelma: ohjelmisto, jota vastaanottajat käyttävät sähköpostiviestiensä tarkasteluun. Monet vastaanottajat käyttävät usein samaa sähköpostiohjelmaa kuin heidän Saapuneet-palveluntarjoajansa, mutta ne voivat poiketa toisistaan. Vastaanottaja voi esimerkiksi käyttää Apple Mail -palvelua Gmailin sähköpostiviestien tarkasteluun.
Sähköpostin otsikot: vastaanotetun sähköpostin piilotetut metatiedot. Nämä metatiedot sisältävät teknisiä tietoja sähköpostin lähettämisestä ja sen todentamisesta.
Sähköpostin lähetysverkkotunnus: sähköpostiviestien lähettäjäosoitteessa käytetty verkkotunnus. Voit seurata tämän artikkelin vaiheita yhdistääksesi sähköpostin lähettävän verkkotunnuksen määrittämällä DKIM-todennuksen HubSpotissa.
Ystävällinen lähettäjän osoite: sähköpostiosoite, joka on valittu lähettäjän osoitteeksi sähköpostieditorissa.
Saapuneet-palveluntarjoaja: palvelu, joka tarjoaa vastaanottajan sähköposteille saapuneet sähköpostit. Suosittuja palveluntarjoajia ovat Gmail, Yahoo ja Outlook.
Paluupolun verkkotunnus: sähköpostin lähettävän verkon verkkotunnus. Tämä voi poiketa From-osoitteesta HubSpotia käytettäessä. HubSpotin jaetussa verkossa olevat lähettäjät eivät voi mukauttaa tätä, mutta sitä voidaan mukauttaa, jos olet ostanut dedikoidun IP-lisäosan tai transaktiosähköpostin lisäosan.
Root-verkkotunnus: organisaatiosi verkkosivuston tai sähköpostiosoitteen verkkotunnus. Se ei sisällä www -osoitetta nimen edessä. Esimerkiksi URL-osoitteessa www.hubspot.com juurialueen nimi on hubspot.com. Tätä voidaan kutsua myös organisaation verkkotunnukseksi tai pääverkkotunnukseksi.
SMTP: verkkokieli (Simple Mail Transfer Protocol), jota sähköpostipalvelimet käyttävät viestien välittämiseen toistensa välillä. Kun lähetät sähköpostia jollakin HubSpotin sähköpostityökalulla, jokaisen vastaanottajan sähköpostipalvelimen kanssa avataan istunto. Näitä yhteyksiä kutsutaan SMTP-tapahtumiksi.
SPF: sähköpostin todennusstandardi (Sender Policy Framework), jota käytetään sen todentamiseen, että verkkotunnuksestasi tulevien sähköpostiviestien odotetaan olevan lähetetty ulkoisesta sähköpostinlähetysverkosta (esim. HubSpot). SPF on yleensä määritetty paluupolun verkkotunnukselle. Lue lisää SPF:n määrittämisestä tästä artikkelista.
SPF-kohdistus: SPF:n lisäominaisuus, jossa sekä Friendly from -osoite että paluupolun toimialue vastaavat toisiaan.
Subdomain: teksti, joka edeltää organisaatiosi nimeä verkkosivustosi URL-osoitteessa. Sisällön isännöinnissä yleisin aladomain on www. Sähköpostin lähetysverkkotunnukset eivät vaadi alaverkkotunnusta, mutta ne voivat usein hyötyä siitä. Esimerkiksi osoitteessa help@emails.hubspot.com on alidomainina emails.