Tietueiden synkronointi HubSpotin ja Salesforcen välillä

Salesforce-integraation avulla voit luoda ja käyttää sisällyttämissegmenttejä hallitaksesi, mitkä tietueet synkronoidaan HubSpotista Salesforceen.

Sisällyttämissegmentit määrittävät tiettyjen kriteerien perusteella, mitkä tietueet voidaan synkronoida HubSpotista Salesforceen. Segmenttiin kuulumattomat tietueet eivät synkronoidu HubSpotin ja Salesforcen välillä.

Voit esimerkiksi luoda sisällyttämissegmentin, joka synkronoi vain tietyssä elinkaarivaiheessa olevat yritykset tai vain tietyn tilan omaavat tiketit.

Jos haluat rajoittaa, mitkä tietueet synkronoidaan Salesforcesta HubSpotiin, lue lisää valikoivan synkronoinnin käytöstä.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat segmenttien määrittämisen, varmista, että ymmärrät, miten ne vaikuttavat Salesforce-synkronointiin.

• Voit käyttää sisällytyssegmenttejä synkronoidessasi yhteystietoja, yrityksiä (kun olet päivittänyt uuteen yrityssynkronointiin), kauppoja (kun olet päivittänyt uuteen kauppasynkronointiin), tikettejä ja mukautettuja objekteja.
• Vain aktiiviset segmentit voidaan asettaa Salesforce-sisällytyssegmentiksi, sillä ne päivittyvät dynaamisesti sen mukaan, täyttävätkö tietueet segmentin kriteerit vai eivät.
• Segmentin valitseminen sisällytyssegmentiksi ei synkronoi segmenttiä automaattisesti Salesforcen kanssa. Segmentin jäsenet synkronoidaan Salesforcen kanssa vasta, kun synkronointi käynnistetään. Lue, miten segmentti synkronoidaan manuaalisesti Salesforcen kanssa.
• Jos integrointiasetuksissa on määritetty, että uudet tai olemassa olevat Salesforce-liidit tai -yhteystiedot luovat automaattisesti HubSpot-yhteystietoja, uusi yhteystieto luodaan tai olemassa oleva yhteystieto synkronoidaan HubSpotissa, kun Salesforce-liidi tai -yhteystieto luodaan, vaikka HubSpot-yhteystieto ei olisikaan sisällytyssegmentissäsi. Myöhemmät yhteystiedon tai liidin päivitykset joko HubSpotista tai Salesforcesta eivät synkronoidu toiseen alustaan, ennen kuin ne täyttävät segmentin kriteerit.
• Harvinaisissa tapauksissa, kun ominaisuuden päivitys muuttaa tietueen sisällyttämissegmentin jäsenyyttä, tietueen päivitys saattaa synkronoitua ennen kuin sisällyttämissegmentti arvioidaan uudelleen. Tämän seurauksena tietue saattaa synkronoitua sen sijaan, että se ohitettaisiin. Tämä voi tapahtua vain silloin, kun ominaisuuden päivitys poistaisi tietueen sisällyttämissegmentistä, koska synkronointi saattaa tapahtua nopeammin kuin sisällyttämissegmentin arviointi.

Määritä sisällyttämissegmentti

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta Salesforce.
3. Siirry Tietojen synkronointi -välilehteen.
4. Napsauta [Objekti] (esim. yhteystiedot, yritykset jne.) > Synkronointisäännöt.
5. Napsauta Synkronoitavien tietojen rajoittaminen -osiossa avattavaa valikkoa ja valitse olemassa oleva aktiivinen segmentti. Voit luoda uuden aktiivisen segmentin napsauttamalla + Luo sisällyttämisluettelo.

• • Jos valitset olemassa olevan aktiivisen segmentin, asetus päivittyy automaattisesti.
  • Jos napsautat + Luo sisällyttämisluettelo, sinut ohjataan luomaan uusi segmentti segmenttityökalussa.
    
    • Napsauta vasemmassa yläkulmassa kynäkuvaketta edit ja anna segmentille nimi, minkä jälkeen valitse kriteerit. Lue lisää segmentin kriteerien määrittämisestä.
    • Napsauta oikeassa yläkulmassa Tarkista ja tallenna. Segmentin käsittely voi kestää jonkin aikaa.
    • Palaa Salesforce-integraatioasetuksiin. Napsauta Sisällyttämisluettelo -asetuksessa avattavaa valikkoa ja valitse äskettäin luotu aktiivinen segmentti. Asetus päivittyy automaattisesti.

Tutustu Salesforce-tuontiin ja sisällytyssegmentteihin

Tuomalla Salesforce-tietueita HubSpot-palveluun voit siirtää olemassa olevat tiedot Salesforce-instanssistasi suoraan HubSpot-tiliisi.

Jos tuot liidejä tai yhteyshenkilöitä Salesforcesta, tuonnin yhteydessä synkronoidaan Salesforcesta vain liidin tai yhteyshenkilön sähköpostiosoite. HubSpot-tileillä, joilla ei ole sisällyttämissegmenttiä, tai sisällyttämissegmentissä olevien kontaktien osalta synkronointi käynnistyy automaattisesti tuonnin jälkeen, jolloin muut Salesforce-kenttien arvot synkronoidaan. Sisällyttämissegmentin ulkopuolella olevien kontaktien osalta kaikki muut kontaktin ominaisuudet jäävät tyhjiksi ensimmäisen tuonnin jälkeen.

Miten sisällytyssegmentit toimivat ensimmäisessä synkronoinnissa ja päällekkäisyyksien yhteydessä

Kun käytät sisällytyssegmenttejä HubSpotissa, on tärkeää ymmärtää niiden rooli ensimmäisessä synkronoinnissa ja kaksoiskappaleiden hallinnassa.

Ensimmäisen synkronoinnin toiminta

Kun tietue synkronoidaan ensimmäisen kerran HubSpotin ja Salesforcen välillä, kartoitettuja kenttiä saatetaan päivittää Salesforcen tietueeseen, vaikka tietue ei vielä kuuluisi HubSpotin sisällyttämissegmenttiin. Tämä tapahtuu, kun HubSpot tunnistaa Salesforcen tietueen tunnuksen, mutta vastaavaa HubSpot-tietuetta ei vielä ole olemassa. Koska sisällytyssegmentit perustuvat HubSpotin tietoihin, HubSpot ei voi arvioida sisällytyskriteereitä ennen kuin HubSpot-tietue on luotu ja synkronoitu. Tämän seurauksena kartoitettujen kenttien tiedot saatetaan synkronoida takaisin Salesforceen ensimmäisen synkronoinnin aikana.

Ymmärrä päällekkäiset tietueet

Jos HubSpot-tietue liitetään eri Salesforce-tietueeseen, integraatio käsittelee tämän uutena synkronointiparina. Aina kun uusi HubSpot–Salesforce-pari luodaan, integraatio pitää sitä ensimmäisenä synkronointina, joten kenttäliitännät saattavat synkronoida tietoja takaisin Salesforceen.

Käytä valikoivaa synkronointia Salesforce-objekteille

Valikoivan synkronoinnin avulla voit hallita, mitkä Salesforce-tietueet synkronoidaan Salesforcesta HubSpotiin, soveltamalla suodattimia suoraan HubSpotin Salesforce-integraatioasetuksissa.

Valikoiva synkronointi on käytettävissä seuraaville objekteille:

• Mukautetut objektit
• Tukipyynnöt
• Yritykset (kun on päivitetty uuteen yritysten synkronointiin)
• Kaupat (kun on päivitetty uuteen kauppasynkronointiin)
• Toiminnot

Valikoivan synkronoinnin ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Etsi ja valitse Salesforce.
3. Napsauta Data Sync -välilehteä.
4. Napsauta [objekti] > Synkronointisäännöt.
5. Napsauta Valikoiva synkronointi -osiossa Lisää suodatin.
6. Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa Kenttä -pudotusvalikkoa ja valitse suodatin.
7. Napsauta Tallenna ja käytä suodatinta. Lisää suodattimia tarpeen mukaan. Useat suodattimet yhdistetään AND -logiikalla.
8. Kytke valikoivan synkronoinnin kytkin päälle.
9. Napsauta Tallenna.

Kun suodatin on tallennettu, vain suodatinperusteet täyttävät Salesforce-tietueet synkronoidaan HubSpotin kanssa. Perusteita täyttämättömät tietueet ohitetaan.