Määritä työnkulun asetukset, joilla voit hallita toimintojen suorittamisajankohtaa, työnkulkuun liittyviä ilmoituksia ja työnkulun yhteyksiä. Työnkulkueditorista voit myös määrittää rekisteröinnin poistamisen käynnistimet ja sallia Salesforce-ilmoittautumisen.
Ajoitus
Ajoitusasetusten avulla voit määrittää, milloin työnkulun pitäisi tai ei pitäisi suorittaa toimia rekisteröinnin jälkeen.
- Napsauta työnkulun nimeä .
- Napsauta työnkulkueditorin vasemmassa yläkulmassa kohtaa Asetukset.
- Määritä oikeanpuoleisen paneelin Ajoitusosiossa seuraavat asetukset:
- Suorita työnkulku: Määritä, milloin tietueet voivat suorittaa työnkulun toimia tilisi aikavyöhykkeen perusteella. Oletusarvoisesti työnkulun toiminnot suoritetaan heti, kun kirjattu tietue saavuttaa toiminnon. Kun määrität suoritusaikoja, huomioi seuraavat seikat:
- Jos työnkululla ei ole taukopäivää:
- Jos tietue saavuttaa toiminnon määritetyn suoritusaikaikkunan ulkopuolella, työnkulku yrittää ajoittaa toiminnon uudelleen aikaisimpaan mahdolliseen aikaan seuraavana mahdollisena päivänä.
-
-
- Jos työnkululla on taukopäivä:
- Jos tietue saavuttaa toiminnon määritettyjen suoritusaikojen ulkopuolella, työnkulku yrittää siirtää työnkulun aikaisimpaan käytettävissä olevaan aikaan seuraavana käytettävissä olevana päivänä.
- Jos tietue saavuttaa toiminnon määritettyjen suoritusaikojen aikana, mutta ei määritettynä suorituspäivänä, työnkulku yrittää ajoittaa työnkulun uudelleen samaan aikaan seuraavana käytettävissä olevana päivänä.
- Työnkulun ylikuormituksen estämiseksi toimet ajoitetaan uudelleen siten, että ne suoritetaan 15 minuutin sisällä. Jos esimerkiksi seuraava käytettävissä oleva aika on klo 9:00, toimet ajoitetaan uudelleen klo 9:00 - 9:15 väliseksi ajaksi.
- Viiveitä ja jos/jos-haaroja ei ajoiteta uudelleen, mutta seuraava toiminto ajoitetaan uudelleen. Esimerkiksi kauppaan perustuva työnkulku on asetettu suorittamaan toimia vain maanantaista torstaihin klo 9:00-17:00. Kauppa siirtyy 2 päivän viiveeseen torstaina ja poistuu viiveestä lauantaina. Seuraava toiminto ajoitetaan uudelleen maanantaiksi klo 9:00-9:15 väliseksi ajaksi.
-
Älä suorita työnkulkua: Pysäytä työnkulku estääksesi toimintojen suorittamisen tiettyinä päivinä. Voit myös asettaa päivämäärät, jolloin keskeytys tehdään vuosittain. Näinä päivinä, kun tietue saavuttaa toiminnon, se keskeytetään seuraavaan käytettävissä olevaan päivämäärään asti. Kun käytät taukopäivämääriä, huomioi seuraavat seikat:
- Taukopäivämäärät ottavat muut päivämääräasetukset huomioon, kun toimintoja ajoitetaan uudelleen. Esimerkiksi työnkulku on asetettu suorittamaan toimia vain maanantaista keskiviikkoon klo 9-17. Jos lisäät taukopäivän, joka ajoittuu keskiviikkoon, seuraava toiminto ajoitetaan uudelleen seuraavalle maanantaille klo 9.00.
- Tietueet ilmoittautuvat edelleen ja syöttävät viiveitä ja if/then-haaroja taukopäivinä. Kun he poistuvat viiveestä tai if/then-haarasta, he keskeyttävät sen sijaan seuraavan toimenpiteen.
- Aikatauluta työnkulku sammumaan automaattisesti: aikatauluta työnkulku sammumaan tietyn päivämäärän ja kellonajan jälkeen. Lisätietoja työnkulkujen sammuttamisesta.
Ilmoitukset( vainEnterprise )
Varmista ennen ilmoitusten määrittämistä työnkulkueditorissa, että käyttäjäilmoitukset on otettu käyttöön. Vaikka Enterprise-tilien pääkäyttäjät voivat asettaa oletusarvoiset ilmoitusasetukset muille käyttäjille, yksittäisten käyttäjien asettamat asetukset ovat ensisijaisia oletusasetuksiin nähden. Lisätietoja käyttäjäilmoitusten määrittämisestä HubSpotissa.
- Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ilmoitukset.
- Napsauta yläreunassa Sähköposti-välilehteä .
- Napsauta Sähköposti-kohdassa kytkintä päälle, jotta saat sähköposti-ilmoituksia saapuneet sähköpostit -postilaatikkoosi.
- Selaa alaspäin ja laajenna Työnkulut-osio napsauttamalla sitä.
- Valitse asiaankuuluvien ilmoitustyyppien vieressä olevat valintaruudut.
Työnkulkuilmoitusten asettaminen
Voit käynnistää työnkulkuilmoitukset:
- Napsauta työnkulun nimeä .
- Napsauta työnkulkueditorin vasemmassa yläkulmassa Asetukset.
- Määritä oikean paneelin Ilmoitukset-osiossa seuraavat asetukset:
- Saada sähköposti-ilmoituksia, kun tämä työnkulku tarvitsee tarkistusta (BETA): Ilmoita käyttäjille ja tiimeille aina, kun työnkulun tila muuttuu tilaan Tarvitsee tarkistusta.
- Saat ilmoituksen ensimmäisen kerran, kun tässä työnkulussa ilmenee ongelmia.
- Kun ongelmat on tarkistettu, tila muuttuu tilaan Tarkistettu.
- Jos uusia ongelmia ilmenee tai jos jo tarkastettuja ongelmia ilmenee uudelleen, tila muuttuu takaisin tilaan Tarpeet tarkastetaan ja käynnistää ilmoituksen uudelleen.
-
- Saada sähköposti-ilmoituksia, kun ilmoittautuminen ylittää kynnysarvon: Ilmoita käyttäjille ja tiimeille aina, kun työnkulun ilmoittautuminen kasvaa tai laskee tietyn kynnysarvon yli.
- Tarkista määrä: valitse, tarkistetaanko ilmoittautumisten määrä viikoittain vai päivittäin .
- Viikoittain: Tarkista ja lähetä sisäinen sähköposti-ilmoitus joka perjantai kello 10, jos työnkulun ilmoittautumismäärät kasvavat tai vähenevät määritetyn prosenttiosuuden verran viikoittain.
- Päivittäin: Tarkista ja lähetä sisäinen sähköposti-ilmoitus joka päivä klo 10 aamulla, jos työnkulun päivittäiset ilmoittautumismäärät kasvavat tai vähenevät määritetyn prosenttiosuuden verran.
- Lisääntynyt vähintään: anna prosenttiosuus, jonka mukaan ilmoitus käynnistyy, jos ilmoittautuminen lisääntyy.
- Jos ilmoittautumismäärät kasvavat yli tämän prosenttiosuuden, työnkulun sähköposti-ilmoitus lähetetään.
- Jos tämä vaihtoehto jätetään tyhjäksi, ilmoitussähköpostia ei käynnistetä, jos työnkulun ilmoittautumismäärät kasvavat.
- Vähentynyt vähintään: Anna prosenttiosuus, jolla tämä ilmoitus käynnistetään, jos ilmoittautuminen vähenee.
- Jos ilmoittautumismäärät laskevat yli tämän prosenttiosuuden, työnkulun sähköposti-ilmoitus lähetetään.
- Jos tämä vaihtoehto jätetään tyhjäksi, ilmoitussähköpostia ei lähetetä, jos työnkulun ilmoittautumismäärät vähenevät.
-
-
Ilmoitusten vastaanottajat: Jos Get email notifications when this workflow needs review (Hanki sähköposti-ilmoituksia, kun tämä työnkulku tarvitsee tarkistusta ) tai Get email notifications when enrollment passes a threshold (Hanki sähköposti-ilmoituksia, kun ilmoittautuminen ylittää kynnysarvon ) -vaihtoehto on kytketty päälle, tämä
- Lähetä näille käyttäjille: Valitse tietyt käyttäjät, joille työnkulun ilmoitussähköposti lähetetään. Yksittäisten käyttäjien asetuksissa on oltava työnkulun sähköposti-ilmoitukset käytössä, jotta he voivat vastaanottaa tämän sähköpostin.
- Lähetä näille tiimeille: Valitse tietyt tiimit, joille lähetetään työnkulkuilmoitussähköposti. Näiden tiimien käyttäjillä on oltava työnkulun sähköposti-ilmoitukset käytössä asetuksissaan, jotta he voivat vastaanottaa tämän sähköpostin.
Yhteystietoihin perustuvissa työnkuluissa voit määrittää, pitääkö yhteyshenkilön poistua muista työnkuluista, kun hänet on kirjattu valittuun työnkulkuun. Asetusta sovelletaan vain rekisteröintihetkellä, se ei poista kontaktin rekisteröintiä muista työnkuluista tulevaisuudessa. Oletusarvoisesti tämä asetus on pois käytöstä.
Rekisteröinnin poistaminen muista työnkuluista, kun yhteyshenkilö on kirjattu valittuun työnkulkuun:
- Napsauta työnkulun nimeä .
- Napsauta vasemmassa yläkulmassa Settings (Asetukset).
- Kytke oikeassa paneelissa Connections (Yhteydet ) -osiossa Unenroll contacts from other workflow when enrolled in this workflow switch ( Poista yhteystietojen rekisteröinti muista työnkuluista, kun ne on kirjattu tähän työnkulkuun ). Valitse sitten, mistä työnkuluista yhteyshenkilön pitäisi poistua:
- Unenroll from all other workflows (Poista ilmoittautuminen kaikista muista työnkuluista ): Yhteyshenkilö poistetaan kaikista muista työnkuluista ilmoittautumisen yhteydessä.
- Poista ilmoittautuminen tietyistä työnkuluista: yhteyshenkilö poistetaan tietyistä työnkuluista ilmoittautumisen yhteydessä.
- Voit valita työnkulun napsauttamalla pudotusvalikkoa ja valitsemalla sen työnkulun vieressä olevat valintaruudut, josta haluat poistaa yhteystiedot.
- Voit poistaa työnkulun tästä asetuksesta napsauttamalla työnkulun nimen vieressä olevaa x-kuvaketta .
Rekisteröinnin lopettaminen
Yhteystietopohjaisissa työnkuluissa voit hallita yhdistettyjen yhteystietojen rekisteröintiä, poistaa yhteystietoja, jotka eivät enää täytä rekisteröintikriteerejä, ja estää yhteystietojen rekisteröinnin tietyissä luetteloissa.
Muissa työnkulutyypeissä voit määrittää kriteerit aktiivisten tietueiden rekisteröinnin poistamiselle ja estää niiden rekisteröinnin tai uudelleenrekisteröinnin.
Yhteyspohjaisen työnkulun Rekisteröinnin poistaminen ja estäminen -välilehdellä:
- Napsauta työnkulun nimeä .
- Napsauta työnkulun editorissa Muokkaa > Muokkaa ilmoittautumisen laukaisinta.
- Laajenna Rekisteröinti-välilehti napsauttamalla Rekisteröintiasetukset . Tämän jälkeen voit määrittää seuraavat asetukset:
- Voit hallita rekisteröinnin poistoasetuksia napsauttamalla vasemmassa paneelissa Rekisteröinnin poisto -välilehteä. Sen jälkeen voit määrittää seuraavat asetukset:
- Yhteyshenkilöt ovat estoluettelossa tai liittyvät siihen: Lisää luettelo yhteystiedoista, joita et halua rekisteröidä.
- Jos tukahduttamisluettelo poistetaan tai jos yhteystietoja poistetaan tukahduttamisluettelosta, nämä yhteystiedot eivät rekisteröidy automaattisesti työnkulkuun, vaikka ne täyttäisivät työnkulun rekisteröinnin käynnistimet. Ne voidaan rekisteröidä, kun ne seuraavan kerran täyttävät työnkulun rekisteröinti- tai uudelleenrekisteröintiperusteet.
- Estoluettelon lisääminen työnkulkuun tekee yhden kolmesta asiasta riippuen yhteyshenkilön tämänhetkisestä ilmoittautumistilanteesta:
- Yhteyshenkilöä ei ole tällä hetkellä kirjattu työnkulkuun ja hän ontukilistan jäsen: Yhteyshenkilöä ei kirjata työnkulkuun, vaikka hän täyttäisikin kirjoitusperusteet myöhemmin, ja hän näkyy työnkulun historiassa tukilistalla ja ei ole kirjattu. Yhteyshenkilöä ei myöskään voi rekisteröidä manuaalisesti.
- Yhteyshenkilö on tällä hetkellä kirjattu työnkulkuun ja on tukilistan jäsen: Yhteyshenkilö poistetaan, kun hän pääsee työnkulun seuraavaan suoritettavaan vaiheeseen, kuten Lähetä sähköpostia -toimintoon. Yhteyshenkilön rekisteröintiä ei poisteta haaroitus-, viivytys- tai siirtymistoimintojen aikana.
- Yhteyshenkilö on tällä hetkellä kirjattu työnkulkuun eikä kuulupoistoluetteloon: Yhteyshenkilö pysyy työnkulussa. Jos yhteyshenkilö kuitenkin täyttää tukilistan kriteerit myöhemmin, hänen rekisteröintinsä poistetaan.
- Yhteyshenkilöt täyttävät tavoitteen: Yhteyshenkilöt poistetaan, kun ne täyttävät määritetyn tavoitteen. Lisätietoja tavoitteiden käyttämisestä yhteystietopohjaisissa työnkuluissa.
-
- Yhteyshenkilö ei enää täytä ilmoittautumiskriteerejä: Päätä, poistetaanko yhteyshenkilö, jos hän ei enää täytä ilmoittautumisen käynnistyskriteerejä ilmoittautumisen aikana. Oletusarvoisesti tämä asetus ei ole käytössä. Tätä asetusta sovelletaan vain Kun suodatinkriteeri täyttyy -ilmoittautumislaukaisimiin.
- Kun tämä asetus on valittuna, yhteystietoja, jotka eivät täytä kriteerejä, ei voida kirjata manuaalisesti.
- Jos työnkulussa on tällä hetkellä kirjattu yhteyshenkilö, joka ei täyttänyt kirjautumisen käynnistäviä kriteerejä ennen kuin tämä asetus otettiin käyttöön, yhteyshenkilön kirjautumista ei poisteta, ennen kuin yhteyshenkilö saavuttaa seuraavan toiminnon (lukuun ottamatta haaroja ja viiveitä). Jos haluat, että yhteyshenkilö poistetaan välittömästi, sinun on poistettava yhteyshenkilön rekisteröinti manuaalisesti.
- Jos rekisteröit testiyhteystiedon , joka ei täytä rekisteröinnin käynnistäviä tekijöitä, kun tämä asetus on käytössä, hänet poistetaan automaattisesti työnkulusta eikä hän suorita mitään vaiheita.
Rekisteröinnin poistamisen käynnistimien määrittäminen muille työnkulutyypeille
Muissa työnkulutyypeissä kirjautumisen poistamisen käynnistimet poistavat aktiivisesti kirjatut tietueet työnkulusta ja estävät niitä kirjautumasta tai kirjautumasta uudelleen. Käytä alla olevia ohjeita, kun poistat kohteiden rekisteröinnin yritys-, kauppa-, lippu-, tarjous-, keskustelu-, palautteen lähetys- ja urakoitsijapohjaisista työnkuluista.
Rekisteröinnin poistamisen käynnistimien asettaminen:
- Napsauta työnkulun nimeä .
- Napsauta työnkulun editorissa Muokkaa > Muokkaa ilmoittautumisen laukaisinta.
- Napsauta yläreunassa Unenrollment-välilehteä .
- Napsauta + Lisää kriteerit.
- Määritä vasemmassa paneelissa rekisteröinnin poistamisen käynnistimet. Napsauta sitten Käytä suodatinta. Lisätietoja työnkuluissa käytettävistä rekisteröinnin poistamisen laukaisimista.
- Lisää tarpeen mukaan lisää rekisteröinnin poistamisen käynnistimiä ja napsauta sitten Tallenna.