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Tasks

Utiliser des tâches

Dernière mise à jour: janvier 25, 2019

L’outil Tâches de la plateforme HubSpot facilite le suivi de votre to-do list et l’accès facile aux informations relatives à chaque tâche.

Cet article explique comment :


Créer des tâches

Vous pouvez créer des tâches à partir d’un certain nombre de sections sur la plateforme HubSpot. 

Si vous êtes un utilisateur Hub Sales  Pro , apprenez-en davantage sur sur l’automatisation des tâches à chaque phase d’une transaction.

Version de bureau

À partir du tableau de bord des tâches :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Cliquez sur Créer une tâche.
  • Saisissez un nom de tâche dans le champ  Titre Vous pouvez inclure « appel » ou « e-mail » dans le titre de la tâche pour définir automatiquement le type de tâche correspondant. 
  • Ajustez la date d’échéance à l’aide du menu Date d’échéance  si nécessaire. Cliquez sur Ajouter une heure  afin de définir une heure d’échéance précise.
  • Cliquez sur Ajouter une tâche ou cliquez sur Ajouter et modifier pour ajouter la tâche et poursuivre la modification des informations.

  • Si vous avez cliqué sur Ajouter et modifier, un panneau apparaît immédiatement, vous permettant d’ajouter/de modifier les éléments suivants (si vous avez plutôt cliqué sur Ajouter , cliquez sur le nom de la tâche et ajoutez plus d’informations) :
    • Nom de la tâche : cliquez sur le  nom de la tâche en haut de la fenêtre pour saisir un autre nom. Puis cliquez sur Enregistrer.
    • Associé à : associez une fiche d’informations de contact, d’entreprise et de transaction à la tâche dans la section  Associé à .
    • Date d’échéance : dans les menus déroulants figurant en dessous de Date d’échéance, sélectionnez une date et une heure à laquelle la tâche doit être terminée.
    • Rappel d’e-mail : dans les menus déroulants figurant en dessous de Rappel d’e-mail, indiquez une date et une heure pour envoyer un e-mail de rappel au propriétaire de la tâche.
    • Note : ajoutez des informations relatives à la tâche dans le champ Notes. Cliquez sur Enregistrer  pour enregistrer tout changement apporté aux notes.
    • Type : sélectionnez un type de tâche dans le menu déroulant  Type . Les options sont les suivantes :  Appel, E-mail ou À faire. Veuillez noter qu’il est actuellement impossible de personnaliser un type de tâche.
    • File d’attente : utilisez le menu déroulant en dessous de File d’attente pour ajouter la tâche à une file d’attente ou en créer une nouvelle. Vous pouvez également choisir l’option Aucun  si vous ne souhaitez pas ajouter la tâche à une file d’attente. 
    • Attribué à : sélectionnez un utilisateur à qui attribuer la tâche pour former le menu déroulant Attribué à.
  • Cliquez sur Enregistrer.

À partir de la fiche d’informations d’un contact, d’une entreprise ou d’une transaction :

  • Accéder aux contacts, entreprises ou transactions
  • Cliquez sur le nom du contact, de l’entreprise ou de la transaction auquel ou à laquelle vous souhaitez ajouter une tâche.
  • Dans la section au-dessus de la chronologie, cliquez sur l’onglet Créer une tâche.
  • Saisissez les détails de votre tâche :
    • Titre : saisissez un nom dans le champ intitulé  Saisissez votre tâche Vous pouvez inclure un « appel » ou « e-mail » dans le titre de la tâche pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
    • Détails de la tâche : ajoutez les informations de base concernant la tâche dans le champ Notes.  
    • Date d’échéance : sélectionnez une date dans le menu déroulant Date d’échéance . Vous pouvez également cliquer sur Ajouter une heure  afin de définir une heure d’échéance précise.
    • Type de tâche : dans le menu déroulant Type , vous pouvez choisir Appel, E-mail, ou À faire. Veuillez noter qu’il est actuellement impossible de personnaliser un type de tâche.
    • Attribué à : sélectionnez un utilisateur responsable de la tâche dans le menu déroulant Attribué à  
    • Rappel d’e-mail : dans les menus déroulants figurant en dessous de Rappel d’e-mail, indiquez une date et une heure à laquelle envoyer un e-mail de rappel au propriétaire de la tâche.
    • File d’attente : utilisez le menu déroulant en dessous de File d’attente pour ajouter la tâche à une file d’attente ou en créer une nouvelle. Choisissez l’option Aucun  si vous ne souhaitez pas ajouter cette tâche à une file d’attente. 
    • Associé à : dans la section  Associé à , la fiche d’informations de contact, d’entreprise ou de transaction depuis laquelle vous créez la tâche est automatiquement associée à cette dernière. Les deux autres types de fiche d’informations vous permettent de déterminer quelles fiches vous souhaitez associer à la tâche.
  • Cliquez sur Enregistrer une tâche.

Vous pouvez également créer une tâche de suivi lorsque vous consignez un e-mail ou lorsque vous effectuez un appel depuis la fiche d’informations d’un contact. Pour cela :

  • Cliquez sur E-mail ou sur Appel et saisissez les informations pertinentes.
  • Avant d’enregistrer ou d’envoyer, cochez la case la tâche Créer une tâche à suivre et cliquez sur le menu déroulant pour définir un délai pour votre tâche.

Vous pouvez également créer des tâches en masse pour plusieurs contacts et entreprises.

  • Accéder aux contacts ou aux entreprises. 
  • Cochez les cases à gauche de la fiche d’informations pour laquelle vous souhaitez créer des tâches.
  • Pour les contacts, cliquez sur le menu déroulant Plus dans la ligne d’en-tête et sélectionnez Créer des tâches. Pour les entreprises, cliquez sur + Créer des tâches dans la ligne d’en-tête. 
  • Saisissez les détails de vos tâches.
  • Cliquez sur Créer.

Version mobile

Application pour iOS

  • Accédez à l’application HubSpot.
  • Dans l’onglet Résumé, faites défiler jusqu’à la section Tâches et appuyez sur l’icône +

  • Définissez un titre, un type et une date d’échéance pour votre tâche. Par défaut, la tâche vous sera attribuée. Sélectionnez le champ Attribué à pour changer de responsable. Sélectionnez le champ Contact associé, Entreprise associée ou Transaction associée pour sélectionner les fiches d’informations à associer à cette tâche. 

  • Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également ajouter une tâche depuis le dossier d’un contact, d’une entreprise ou d’une transaction sur iOS en cliquant sur Ajouter une note, une activité ou une tâche en haut de la chronologie et en sélectionnant l’onglet Tâche

Application Android

  • Accédez à l’application HubSpot (CRM et Hub Sales)
  • Sélectionnez l’onglet Tâches et appuyez sur l’icône +.
  • Définissez un titre, un type et une date d’échéance pour votre tâche. Par défaut, la tâche vous sera attribuée. Sélectionnez le champ Attribué à pour changer de responsable. Cliquez sur Ajouter un contact, une entreprise ou une transaction pour sélectionner les fiches d’informations à associer à cette tâche. 

  • Cliquez sur Enregistrer.

Créer des files d’attente

Vous pouvez créer des files d’attente de tâches différentes pour organiser vos listes de tâches et effectuer des tâches dans une série. Pour cela :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Ajouter une file d’attente
  • Donnez un nom à votre file d’attente, puis cliquez sur Enregistrer

Vous pouvez désormais ajouter des tâches existantes à une file d’attente spécifique :

  • Cochez la case figurant à côté de la ou des tâches.
  • Cliquez sur + Ajouter à la file d’attente, sélectionnez une file d’attente dans le menu déroulant, puis cliquez sur Ajouter

Pour commencer à effectuer les tâches dans la file d’attente :

  • Cliquez sur le nom de la file d’attente dans le menu latéral de gauche.
  • Si nécessaire, faites glisser et déposez les tâches dans la file d’attente pour modifier leur ordre, puis cliquez sur Démarrer la file d’attente.
  • Vous serez dirigé vers la fiche d’informations concernée, où vous pourrez réaliser votre tâche. Cliquez sur la coche à côté de la tâche sur la chronologie pour marquer la tâche comme effectuée.
  • Cliquez sur Suivant pour passer à la tâche suivante dans la file d’attente. Vous pouvez également laisser la tâche inachevée et cliquez sur  Ignorer  si vous souhaitez laisser une tâche pour plus tard et passer à la suivante.

Pour supprimer ou renommer une file d’attente de tâches, sélectionnez-la à partir du menu déroulant, puis cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Supprimer la file d’attente [nom de la file d’attente de tâches] ou Renommer une file d’attente.

Note : il existe une limite de 10 files d’attente par utilisateur dans chaque compte. Si vous devez créer une nouvelle file d’attente et que vous avez atteint la limite, envisager la suppression d’une file d’attente terminée afin d’en créer une autre pour votre utilisateur. 

Afficher, modifier et supprimer des tâches

Toutes les tâches apparaîtront sur le tableau de bord des tâches (Sales Tâches). Vous pouvez personnaliser et filtrer l’affichage de vos tâches :

  • Pour passer d’un type de présentation à un autre, utilisez les boutons Tableau et Tableau de bord. L’affichage Tableau présente une liste de vos tâches, tandis que l’affichage Tableau de bord permet de glisser et de déposer les tâches à des statuts différents.
  • Pour filtrer les tâches par responsable, type et date d’échéance, utilisez les menus déroulants en haut de l’écran.
  • Pour consulter les tâches ouvertes, dues le même jour, dues cette semaine, en retard ou terminées, ou pour consulter les tâches dans une file d’attente spécifique, cliquez sur les éléments du menu latéral de gauche.
  • Pour personnaliser les colonnes figurant dans l’affichage Tableau du tableau de bord des tâches, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Modifier les colonnes.  Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cochez la case à gauche de la colonne pour l’ajouter à l’affichage.Faites glisser les éléments des Colonnes sélectionnées pour réorganiser l’ordre des colonnes ou cliquez sur x à droite de l’élément pour le supprimer.Cliquez sur Enregistrer.

Cliquez sur le titre d’une tâche dans le tableau de bord afin d’effectuer des modifications ou de la supprimer.Pour marquer une tâche comme terminée, cliquez surl’icône Terminer Terminé à gauche du titre de la tâche ou, dans l’affichage Tableau de bord , glissez et déposez une tâche pour modifier son statut.

Les tâches apparaîtront également dans les chronologies des fiches d’informations de contacts, d’entreprises, de transactions et de tickets. Recherchez la tâche dans la chronologie (si les tâches n’apparaissent pas, cliquez sur le menu déroulant Filtrer la chronologie et cochez la case Tâches), puis cliquez sur Modifier pour effectuer des modifications ou cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Supprimer pour supprimer la tâche. Pour marquer une tâche comme terminée, cliquez sur l’ icône Terminer Terminé à gauche.

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Les tâches terminées seront également reflétées dans le rapport Productivité sur le tableau de bord des ventes. Les tâches apparaîtront ici lorsque leur date d’échéance est comprise dans la période sélectionnée du rapport.

Note : il n’est actuellement pas possible d'exporter les tâches à partir de HubSpot.