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Tasks

Utiliser des tâches

Dernière mise à jour: juin 13, 2019

Disponible avec :

Hub Services Professional
Basique

Surveillez votre liste de choses à faire grâce à l'outil Tâches de HubSpot. Vous pouvez facilement accéder aux fiches d'informations associées à chaque tâche.

 

Créer des tâches

Vous pouvez créer des tâches à partir d'un certain nombre de sections sur la plateforme HubSpot :

Les utilisateurs Hub Sales Pro ou Entreprise peuvent également automatiser des tâches sur des phases de transaction.

 

Tableau de bord des tâches

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer une tâche.
  • Dans le volet de droite :
    • Titre : saisissez un nom de tâche dans le champ Titre. Vous pouvez inclure le texte appel ou e-mail dans le titre de la tâche pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
    • Associer aux fiches d'informations : cliquez sur le menu déroulant pour rechercher et sélectionner les fiches d'informations à associer à la tâche.
    • Date d'échéance : cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner la date et l'heure d'échéance.
    • Rappel par e-mail : cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner la date et l'heure du rappel par e-mail à envoyer au propriétaire de la tâche.
    • Notes : saisissez les détails de votre tâche.
    • Type : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner Appel, E-mail, ou À faire en tant que type de tâche.
    • File d'attente : cliquez sur le menu déroulant pour ajouter la tâche à une file d'attente existante ou pour créer une nouvelle file d'attente.
    • Attribuée à : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner un utilisateur à qui la tâche sera attribuée.
  • Cliquez sur Enregistrer.

 

Fiches d'informations de contacts, d'entreprises, de transactions ou de tickets

Créer une tâche manuellement

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
  • Cliquez sur le nom du contact, de l'entreprise, de la transaction ou du ticket.
  • Dans le volet de gauche, cliquez sur Tâche tasks.
  • Dans la fenêtre en bas, saisissez les détails de la tâche :
    1. Titre : saisissez le nom de la tâche. Vous pouvez inclure le texte appel ou e-mail pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
    2. Date d'échéance : cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner une date et une heure d'échéance pour la tâche.
    3. Notes : saisissez les détails de votre tâche.
    4. Associée à X fiche(s) d'informations : cliquez sur le menu déroulant pour consulter, ajouter et supprimer toute autre fiche d'informations associée à la tâche.
    5. Type de tâche : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner Appel, E-mail, ou À faire.
    6. Attribuée à : sélectionnez un utilisateur responsable de la tâche dans le menu déroulant Attribuée à.
    7. Rappel par e-mail : cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner une date et une heure pour l'envoi d'un rappel par e-mail au propriétaire de la tâche.
    8. File d'attente : cliquez sur le menu déroulant pour ajouter la tâche à une file d'attente existante ou pour créer une nouvelle file d'attente. Choisissez l'option Aucune si vous ne souhaitez pas ajouter cette tâche à une file d'attente.

  • Cliquez sur Enregistrer une tâche.

 

Créer une tâche de suivi lors de l'enregistrement d'un e-mail ou d'un appel

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
  • Cliquez sur le nom du contact, de l'entreprise, de la transaction ou du ticket.
  • Dans le volet de gauche, cliquez sur E-mail email ou sur Appel calling et saisissez l'e-mail ou les informations d'appel.
  • Avant d'envoyer l'e-mail ou d'enregistrer l'appel, cochez la case Créer une tâche pour assurer le suivi et cliquez sur le menu déroulant pour définir une date d'échéance pour votre tâche.

 

Créer des tâches en masse pour les contacts, les entreprises et les transactions

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises ou transactions.
  • Cochez la case à côté de la fiche d'informations.
  • Pour les contacts, cliquez sur le menu déroulant Plus dans la ligne d'en-tête et sélectionnez Créer des tâches. Pour les entreprises et les transactions, cliquez sur + Créer des tâches dans la ligne d'en-tête.  
  • Dans le volet de droite, saisissez les détails de vos tâches, puis cliquez sur Créer.

 

Application mobile HubSpot (iOS)

  • Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil.
  • Dans le menu de navigation inférieur, appuyez sur Résumé.
  • Dans la section Tâches, appuyez sur l'icône +.
  • Définissez un titre, un type et une date d'échéance pour votre tâche. Par défaut, la tâche vous sera attribuée. Sélectionnez le champ Attribuée à pour changer de responsable. Appuyez sur le champ Contact associéEntreprise associée ou Transaction associée pour sélectionner les fiches d'informations à associer à la tâche.
  • Appuyez sur Enregistrer.

Vous pouvez également ajouter une tâche à partir de la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise, d'une transaction ou d'un ticket.

 

Application mobile HubSpot (Android)

  • Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil.
  • Dans le menu de navigation inférieur, appuyez sur Tâches.
  • Dans le coin inférieur droit, appuyez sur l'icône +.
  • Définissez un titre, un type et une date d'échéance pour votre tâche. Par défaut, la tâche vous sera attribuée. Appuyez sur le champ Attribuer à pour changer de responsable. Appuyez sur les champs Ajouter un contactune entreprise ou une transaction pour sélectionner les fiches d'informations à associer à cette tâche.
  • Appuyez sur Enregistrer.

Vous pouvez également ajouter une tâche à partir de la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise, d'une transaction ou d'un ticket.

 

Créer des files d'attente

Créez diverses files d'attente de tâches pour organiser vos listes de tâches et effectuer des tâches en série.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Ajouter une file d'attente.
  • Saisissez un nom pour la file d'attente et cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez désormais ajouter des tâches existantes à une file d'attente spécifique :

  • Cochez la case à côté de la tâche.
  • Dans la ligne d'en-tête, cliquez sur + Ajouter à la file d'attente.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant File d'attente et sélectionnez une file d'attente. Cliquez ensuite sur Ajouter.

Pour commencer à effectuer les tâches dans la file d'attente :

  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur le nom de la file d'attente.
  • Si nécessaire, glissez-déposez les tâches dans la file d'attente pour modifier leur ordre.
  • Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Démarrer la file d'attente.
  • Ceci vous conduira à la fiche d'informations correspondante pour que vous puissiez terminer votre tâche. Cliquez sur l'icône de coche à côté de la tâche dans la chronologie pour signaler la tâche comme étant effectuée.
  • Cliquez sur Suivant pour passer à la tâche suivante dans la file d'attente. Vous pouvez également laisser la tâche inachevée et cliquez sur Ignorer si vous souhaitez laisser une tâche pour plus tard et passer à la suivante.

Remarque : la capacité de chaque file d'attente est limitée à 500 tâches et chaque utilisateur est limité à 10 files d'attente par compte. Si vous devez créer une nouvelle file d'attente et que vous avez atteint la limite, envisagez la suppression d'une file d'attente terminée, pour pouvoir en créer une nouvelle.

 

Afficher, modifier, compléter et supprimer des tâches

À partir du tableau de bord des tâches

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • À partir du tableau de bord des tâches :
    1. Tableau/Tableau de bord : cliquez pour passer d'un type d'affichage à l'autre. L'affichage Tableau présente une liste de vos tâches, tandis que l'affichage Tableau de bord permet de glisser et de déposer les tâches à des statuts différents.
    2. Statut : cliquez pour afficher les tâches en fonction de leurs statuts.
    3. Filtrer par : cliquez sur les menus déroulants pour filtrer les tâches par responsable, type et date d'échéance.
    4. Recherche : saisissez des termes pour rechercher une tâche spécifique.
    5. Files d'attente : cliquez sur le nom d'une file d'attente pour consulter les tâches qu'elle contient.

  • Cliquez sur le nom d'une tâche dans le tableau de bord pour y apporter des modifications ou la supprimer.
  • Pour indiquer qu'une tâche a été réalisée, passez le curseur de la souris sur la tâche et cliquez sur Marquer comme terminée.

 Découvrez comment exporter vos tâches.

À partir d'une fiche d'informations

  • Pour consulter les tâches associées à la fiche d'informations, cliquez sur Tâches dans le volet central.
  • Sur chaque tâche :
    • Associée à X fiche(s) d'informations : cliquez sur le menu déroulant pour consulter, ajouter et supprimer toute autre fiche d'informations associée à la tâche.
    • Supprimer : cliquez pour supprimer la tâche.
    • Terminée : cliquez sur l'icône Terminée success pour indiquer que la tâche a été réalisée.
    • Titre : saisissez le nom de la tâche. Vous pouvez inclure le texte appel ou e-mail pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
    • Attribuée à : sélectionnez un utilisateur responsable de la tâche dans le menu déroulant Attribuée à.
    • Date d'échéance : cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner une date et une heure d'échéance pour la tâche.
    • Notes : saisissez les détails de votre tâche.
    • Détails : cliquez pour afficher les options suivantes.
      • Type de tâche : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner Appel, E-mail, ou À faire.
      • Rappel par e-mail : cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner une date et une heure pour l'envoi d'un rappel par e-mail au propriétaire de la tâche.
      • File d'attente : cliquez sur le menu déroulant pour ajouter la tâche à une file d'attente existante ou pour créer une nouvelle file d'attente. Choisissez l'option Aucun si vous ne souhaitez pas ajouter cette tâche à une file d'attente.