Recevoir une demande de rendez-vous dans l'outil Réunions

Dernière mise à jour: May 2, 2018

Une fois les paramètres de vos rendez-vous configurés, vous pouvez recevoir votre première demande de rendez-vous. Cet article explique comment partager les rendez-vous de votre calendrier tout en décrivant ce processus du point de vue du client.

Partager vos liens de prise de rendez-vous personnalisés

Vous pouvez inciter les prospects à programmer des rendez-vous dans votre agenda en leur faisant parvenir des liens de prise de rendez-vous personnalisés. Pour ce faire, passez le curseur de votre souris sur le lien souhaité, puis cliquez sur le bouton Copier le lien qui apparaît sur la droite. Vous pouvez également intégrer un formulaire pour que les visiteurs programment un rendez-vous dans votre agenda en cliquant sur PlusIntégrer, puis en copiant le code d'intégration sur votre page (disponible uniquement pour les versions Starter et Pro du Hub Sales). 


Des options prédéfinies permettent à vos prospects de sélectionner la durée du rendez-vous (15, 30 ou 60 minutes). Ils peuvent aussi choisir l'un des liens de prise de rendez-vous prédéfini de 15, 30 ou 60 minutes. En outre, vous avez également la possibilité de copier un lien ou d'intégrer un lien personnalisé.

Voici deux exemples de lien de prise de rendez-vous :

Vous pouvez également intégrer un lien de prise de rendez-vous dans vos e-mails avec les extensions le Hub Sales Chrome, Office 365 ou Outlook. 

  • Extension Hub Sales Chrome : dans Gmail, composez un nouvel e-mail et ajoutez le destinataire dans le champ À. Cliquez ensuite sur Réunions et sélectionnez le lien de prise de rendez-vous souhaité.  

  • Extension Hub Sales Office 365 : dans Outlook, composez un nouvel e-mail et ajoutez le destinataire dans le champ À. Cliquez ensuite sur Outils de vente dans la barre de navigation Outlook (ou sur l'icône HubSpot située dans le coin inférieur droit de l'écran si vous utilisez l'application web). Enfin, sélectionnez Réunions dans le menu latéral.

  • Extension Hub Sales Outlook : dans Outlook, composez un nouvel e-mail et ajoutez le destinataire dans le champ ÀCliquez sur Outils de vente dans la barre de navigation Outlook, puis passez le curseur de votre souris sur Réunions et sélectionnez le rendez-vous souhaité.

Que se passe-t-il lorsqu'un prospect programme un rendez-vous ?

Lorsqu'un prospect clique sur l'un de vos liens de prise de rendez-vous, il peut choisir une date, un créneau horaire, et même la durée d'un rendez-vous si vous avez configuré ce paramètre. Si vous souhaitez proposer un rendez-vous dont la durée est prédéfinie, utilisez l'un des liens prédéfinis mentionnés plus haut.

Une fois que le prospect a sélectionné la date et l'heure du rendez-vous, il doit encore le confirmer. Si vous avez ajouté des propriétés de contact ou des questions personnalisées au formulaire (disponible uniquement pour les versions Starter et Pro du Hub Sales), il est invité à compléter les informations demandées. Découvrez comment configurer les paramètres de vos rendez-vous, comme la date, la langue, ou encore les questions de formulaire personnalisées ici.

Lorsqu'un visiteur consulte une page de votre site web contenant un lien de prise de rendez-vous intégré (disponible uniquement pour les versions  Starter et Pro du Hub Sales), il peut également sélectionner une date et une heure de rendez-vous dans vote agenda.

Il lui sera demandé de confirmer le rendez-vous, de renseigner les informations et propriétés de contact requises, et de répondre aux questions personnalisées le cas échéant.

Lorsqu'un rendez-vous est programmé dans votre agenda, vous recevez un e-mail de notification indiquant le créneau horaire sélectionné et le nom du contact. Depuis cette notification, vous pouvez également accéder aux informations du contact dans votre CRM ou à l'événement programmé dans votre calendrier personnel intégré par défaut. Veuillez noter que l'invitation n'est pas ajoutée à vos autres calendriers intégrés. Le contact reçoit, lui aussi, une invitation contenant tous les détails du rendez-vous. 

Remarque : si vous apportez des modifications à la description d'un rendez-vous depuis la fiche d'informations d'un contact dans votre CRM, ce dernier n'en sera pas informé. Pour qu'elles lui parviennent automatiquement, ces modifications doivent être effectuées depuis l'événement de calendrier.

Page de demande de rendez-vous

Si vous ne parvenez pas à accéder à l'un de vos calendriers intégrés, vos prospects ne pourront plus programmer de rendez-vous, même si vous avez intégré d'autres calendriers auxquels vous avez accès. Cliquer sur l'un de vos liens de prise de rendez-vous les redirigera alors vers une page de demande de rendez-vous, et vous recevrez un e-mail de notification vous informant de cette demande et vous indiquant que votre calendrier n'est pas connecté. 

Lorsque l'un de vos calendriers intégrés n'est plus accessible, une alerte s'affiche sur la page de listing des liens de l'outil Réunions, disponible dans votre compte Hub Sales sous Outils de vente > Réunions.

De plus, le calendrier inaccessible apparaît en rouge sur la page d'intégration des calendriers dans les paramètres de l'outil Réunions. Pour accéder à cette page dans votre compte Hub Sales, cliquez sur Paramètres, puis sur Sales et enfin sur Réunions dans le menu latéral de gauche. Cliquez ensuite sur l'onglet Intégration de l'agenda.

Vous pouvez alors supprimer le calendrier en cliquant sur le signe X situé à sa droite, ou contacter son propriétaire pour lui demander de vous y redonner accès. Une fois votre accès au calendrier rétabli, rendez-vous à nouveau sur la page d'intégration des calendriers dans les paramètres de l'outil Réunions, puis rafraîchissez-la. 

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