Gérer la facturation et les paiements récurrents avec des abonnements

Les abonnements vous permettent d'automatiser la gestion des abonnements et la facturation récurrente depuis le CRM. Utilisez les abonnements pour automatiser les paiements récurrents avec vos clients ou envoyer des factures récurrentes demandant un paiement. 

• Comment fonctionnent les abonnements
• Comment créer des abonnements
• Comment gérer les abonnements

Comment fonctionnent les abonnements

Il existe deux manières de créer des abonnements :

Paiements récurrents : automatisez la collecte des paiements. HubSpot facturera automatiquement l'acheteur en fonction de la fréquence de facturation définie dans le lien de paiement ou le devis. Ainsi, vous n'avez pas besoin de créer des liens de paiement ou des devis distincts pour collecter les paiements d'abonnements.

Facturation récurrente : automatisez la facturation des clients. Envoyez des factures en utilisant une fréquence de facturation récurrente pour demander un paiement. Les factures peuvent être exigibles à réception ou avoir des conditions de paiement net.

Pour collecter des paiements d'abonnements via les liens de paiement et les devis, vous devrez configurer l'un des prestataires de services de paiement suivants :

• HubSpot payments: configurer HubSpot payments, le processeur de paiement intégré de HubSpot, qui est disponible pour Starter, Professional, et Enterprise comptes.
• Traitement des paiements par Stripe : connectez votre compte Stripe existant pour utiliser Stripe pour le traitement des paiements, qui est disponible pour tous les abonnements.

Veuillez noter : Les devises actuellement prises en charge pour les abonnements sont répertoriées ici.

Créer des abonnements

Découvrez ci-dessous comment facturer automatiquement les abonnements des clients via des liens de paiement et des devis ou comment envoyer des factures récurrentes pour collecter les paiements d'abonnements.

Collecter des paiements récurrents

Les abonnements sont automatiquement configurés lorsqu'un acheteur achète une ligne de produit récurrente. Si vous n'avez pas établi de lien de paiement ou de devis pour percevoir le paiement de votre acheteur, suivez les étapes pour créer un lien de paiement ou un devis. Vous pouvez également créer un lien de paiement directement à partir de la page index des abonnements :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Cliquez sur Créer un abonnement dans l'angle supérieur droit.
• Cliquez sur Utiliser le lien de paiement pour facturer un abonnement automatiquement.
• Dans le panneau de droite, remplissez les détails de la ligne de produit.
• Ou bien, cliquez sur Annuler et continuez à créer le lien de paiement.

Envoyer des factures récurrentes

Pour automatiser la facturation des clients :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Cliquez sur Créer un abonnement dans l'angle supérieur droit.
• Cliquez sur Envoyer automatiquement des factures récurrentes aux clients.

• Ajoutez un contact et une entreprise à l'abonnement. Si l'ajout d'une entreprise est facultatif, l'abonnement doit avoir un contact.
• Vous pouvez également ajouter une adresse de facturation. Elle apparaîtra sur les factures envoyées au client.
• Ajoutez vos postes .
• Sous Payment Collection, cliquez sur le menu déroulant Payment due et sélectionnez when the payment will be due.

• Pour accepter les paiements en ligne, laissez activée l'option Inclure un lien de paiement pour les paiements en ligne. Les choix pré-remplis sur cet écran reflètent ce qui est défini sur dans les paramètres de paiement.
  • Sélectionnez ou désélectionnez les cases à cocher Modes de paiement acceptés pour choisir les types de paiement que vous accepterez pour cet abonnement.
  • Sélectionnez ou désélectionnez la case à cocherCollecter une adresse de facturation pour les achats payés avec une carte bancaire pour choisir de collecter ou non l'adresse de facturation de vos clients.
  • Sélectionnez ou décochez la case Recueillir l'adresse de livraison pour choisir de collecter ou non l'adresse de livraison de vos clients.

• Vous pouvez également désactiver l'option Inclure un lien de paiement pour les paiements en ligne si vous prévoyez d'utiliser un autre moyen de paiement.
• Cliquez sur l'option Paramètres avancés pour appliquer les paramètres aux factures associées à cet abonnement :
  • Si vous souhaitez ajouter des notes à l'attention de votre acheteur sur la facture, vous pouvez le faire dans le champ Commentaires de facture. Vous pouvez utiliser les options de texte au bas du champ de texte pour formater votre texte, ajouter un lien hypertexte ou insérer un bloc de code. Découvrez comment ajouter un commentaire par défaut qui apparaîtra sur chaque facture dans les paramètres de la facture.
  • Sous Livraison des factures, cochez la case Automatically email invoices to the customer on each billing date pour envoyer automatiquement les factures au client à la date de facturation.
  • Sous Invoice tax ID, sélectionnez tous les tax ID qui doivent être inclus dans la facture. Découvrez comment ajouter des identifiants fiscaux dans les paramètres.
  • Cliquez sur le menu déroulant Language et sélectionnez une langue .
  • Cliquez sur le menu déroulant Locale et sélectionnez locale.

• Lorsque vous avez terminé, en haut à droite, cliquez sur Create.

• Confirmez la création de l'abonnement dans la boîte de dialogue en cliquant sur Créer, ou cliquez sur Annuler pour revenir en arrière et modifier l'abonnement.

Créer un lien de paiement à partir d'une fiche d'informations de contact, d'entreprise ou de transaction

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
  • Pour les contacts et les entreprises, dans la barre latérale droite, dans la section Abonnements, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Créer un nouvel abonnement : créez un nouvel abonnement pour le contact ou l'entreprise.
    • Ajouter un abonnement existant : associez un abonnement existant au contact ou à l'entreprise.

• •  
  • Pour les transactions, dans la barre latérale droite, dans la section Abonnements, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez l'une des options suivantes :
    
    • Convertir la transaction en abonnement : créez un abonnement à l'aide des informations de la transaction, y compris des lignes de produits associées.
    • Créer un nouvel abonnement : créez un nouvel abonnement pour le contact ou l'entreprise.
    • Ajouter un abonnement existant : associez un abonnement existant au contact ou à l'entreprise.

• • • Vous pouvez également créer un abonnement à partir de l'éditeur de postes d'une transaction.

Créer un abonnement à partir d'un devis publié

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Cliquez sur le nom  de la transaction.
• Accédez à la section Quotes dans la barre latérale droite.
• En survolant un devis existant, cliquez sur Actions, puis sur Convertir le devis en abonnement.

Le processus d'abonnement

Lorsqu'un acheteur achète une ligne de produit récurrente, voici ce qui se produit :

• L'acheteur et vous recevrez une notification de paiement pour le premier paiement de l'abonnement. 
  
  

  Reçu de l'acheteur	Reçu du commerçant

• HubSpot créera un enregistrement d'abonnement pour suivre la facturation et les paiements récurrents.
  • Pour les abonnements à paiement automatique à partir de devis et de liens de paiement, l'enregistrement de l'abonnement sera automatiquement associé au contact qui a payé, ainsi qu'à toutes les transactions associées aux devis ou aux liens de paiement qui ont été payés.
  • Pour les abonnements avec encaissement manuel des paiements qui sont convertis à partir de devis ou d'affaires, l'enregistrement de l'abonnement sera automatiquement associé au contact, à la société, à l'affaire et au devis à partir desquels il a été converti.

Remarque : une nouvelle transaction ne sera pas créée pour les paiements récurrents, même si vous avez activé l'option Autoriser les liens de paiement à créer de nouvelles transactions dans les paramètres des liens de paiement. Les paiements récurrents seront enregistrés dans la fiche d'informations de l'abonnement, qui est associée à toutes les transactions auxquelles l'abonnement est associé.

• • Les lignes de produits ayant la même fréquence de facturation, les mêmes conditions de facturation, la même date de début de facturation et le même nombre de paiements sont suivies via la même fiche d'informations d'abonnement, car elles peuvent être facturées ensemble.
  • Les lignes de produits ayant des fréquences de facturation, des conditions de facturation, des dates de début de facturation et un nombre de paiements différents sont suivies via des fiches d'informations d'abonnement distinctes. Par exemple, si un lien de paiement comprend deux lignes de produit récurrentes, l'une mensuelle et l'autre annuelle, deux fiches d'informations d'abonnement seront créées. De même, si un lien de paiement contient deux lignes de produit récurrentes avec des conditions de facturation différentes, deux fiches d'informations d'abonnement seront créées.
  • Si un paiement récurrent est effectué par virement bancaire, comme un virement ACH, une fiche d'informations d'abonnement sera créée une fois le paiement autorisé et soumis, même si le paiement est toujours en attente.

• Si vous avez sélectionné Renouvellement automatique jusqu'à annulation dans le menu déroulant Conditions de facturation de votre poste , il n'y aura pas de date de fin associée à l'abonnement. Pour définir une date de fin, sélectionnez Nombre de paiements fixes dans le menu déroulant Conditions de facturation, puis choisissez le nombre de paiements associés à l'abonnement dans le menu déroulant Nombre de paiements. HubSpot fixera automatiquement la date de fin en fonction du nombre de paiements définis. Par exemple, si le lien de paiement a été utilisé le 1er mars et que le menu déroulant Nombre de paiements a été défini sur 6, la date de fin sera automatiquement définie au 1er septembre.

• À la date d'échéance du prochain paiement, HubSpot facture automatiquement l'acheteur en utilisant le mode de paiement initial. Si le client a besoin de mettre à jour ce mode de paiement, vous pouvez lui envoyer un lien pour le mettre à jour.
• Pour chaque prélèvement, HubSpot enverra un reçu à l'acheteur par e-mail et les propriétés de la fiche d'informations d'abonnement dans HubSpot seront mises à jour. Vous pouvez également activer les e-mails de rappel pour avertir l'acheteur 14 jours avant le prochain paiement de son abonnement. 
• HubSpot enverra des notifications par e-mail aux administrateurs de compte lorsqu'un paiement d'abonnement est effectué ou échoue. Vous pouvez désactiver ces notifications dans vos paramètres de notification.

Afficher les abonnements

Vous pouvez afficher les abonnements soit à partir de la page index des abonnements, soit à partir des fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction et de paiement associées à un abonnement. Vous pouvez vérifier l'état d'un abonnement, modifier l'abonnement ou envoyer à l'acheteur un lien pour mettre à jour son mode de paiement.

Afficher les abonnements sur la page index des abonnements

Utilisez la page index des abonnements pour afficher tous les abonnements, créer et utiliser des vues enregistrées pour filtrer les abonnements selon des critères spécifiques.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Abonnements.
• La page index des abonnements comprend deux vues par défaut, auxquelles vous pouvez accéder en cliquant sur les onglets Non payé et Planifié au-dessus du tableau. Ces vues filtrent les abonnements en fonction de la propriété Statut. Découvrez-en davantage sur les statuts des abonnements.
• Utilisez les menus déroulants Statut et Date d'échéance du prochain paiement pour filtrer rapidement tous les abonnements en fonction de ces attributs. Pour configurer des critères de filtrage supplémentaires, cliquez sur Filtres avancés.
• Pour enregistrer une vue pour une utilisation ultérieure, cliquez sur l'icône Enregistrer dans le coin supérieur droit du tableau.
• Pour afficher les détails complets d'un abonnement ou modifier l'abonnement, cliquez sur le nom de l'abonnement.

Pour en savoir plus sur l'affichage et le filtrage des enregistrements sur la page d'index, consultez le site .

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations associée à l'abonnement.
• Dans la barre latérale droite, accédez à la carte Abonnements pour afficher le statut de l'abonnement et sa date de début.

• Pour plus d'informations, passez la souris sur l'abonnement et cliquez sur Aperçu.

• Dans le panneau de droite, consultez les détails de l'abonnement et modifiez l'abonnement si nécessaire. 

Statuts de l'abonnement

Découvrez ci-dessous la signification de chaque statut :

• Actif : tous les paiements planifiés ont été traités.
• Non payé : le paiement planifié pour le cycle de facturation en cours a échoué. Un e-mail sera envoyé à l'acheteur pour lui demander de mettre à jour ses informations de paiement. En savoir plus sur pour traiter les échecs de paiement d'abonnements.
• Annulé : l'abonnement a été annulé avant sa fin. Les abonnements annulés ne seront pas facturés.
• Expiré : l'acheteur a été facturé conformément à la période de facturation initiale et aucuns frais supplémentaires ne sont prévus. Les abonnements expirés ne seront pas facturés.
• Planifié : la facturation de l'abonnement est prévue pour plus tard, comme indiqué dans la propriété Date de début. 

Modifier un abonnement

Si vous devez mettre à jour un abonnement existant, notamment ses postes, la prochaine échéance de paiement, le mode de paiement et le contact associé, consultez cet article.

Annuler un abonnement

Si un acheteur demande à annuler son abonnement, vous pouvez annuler l'abonnement via la fiche d'informations d'abonnement dans HubSpot. L'abonnement sera immédiatement annulé et le client ne sera plus facturé. Vous pouvez attendre la fin de la période de facturation pour annuler ou annuler l'abonnement et demander un remboursement correspondant aux jours de service non utilisés. Si vous annulez un abonnement pour lequel un paiement par virement bancaire est en attente, tel qu'un virement ACH, le paiement en attente ne sera pas automatiquement annulé et remboursé. Vous devrez donc également demander le remboursement de ce paiement en attente.

Remarque : si vous n'avez pas de politique de remboursement, il est recommandé d'annuler votre abonnement à l'approche de la date de facturation.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

• À partir de la page index des abonnements, cliquez sur le nom de l'abonnement.
• En haut à droite du tableau de bord, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Annuler l'abonnement.
• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la case à cocher Je comprends que le client ne sera plus facturé.
• Cliquez sur Annuler l'abonnement.

Le client recevra un e-mail d'annulation de son abonnement.

Si vous avez annulé l'abonnement avant la fin de la période de facturation, découvrez comment demander un remboursement dans votre tableau de bord des paiements. Vous pouvez également créer un Workflow basé sur l'abonnement pour envoyer une notification à votre équipe lorsque le prochain paiement d'un client est dû afin de lui rappeler d'annuler l'abonnement.

Activer les e-mails de rappel de paiement

Vous pouvez envoyer un e-mail de rappel de paiement à vos acheteurs 14 jours avant la date d'échéance de leur prochain paiement.

Veuillez noter : pour les abonnements dont le paiement est collecté par SEPA direct debit, le rappel de paiement à venir est automatiquement envoyé deux jours avant la date de la facture pour des raisons de conformité.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Paiements.
• Cliquez sur l'onglet Notifications.
• Cliquez pour activer l'option Rappel de paiement à venir.

• Cliquez sur Enregistrer.

Par la suite, un rappel par e-mail sera envoyé à l'acheteur avant son prochain paiement. Vous pouvez également utiliser des workflows pour envoyer des notifications concernant le paiement à venir d'un abonnement.

Utilisation des abonnements dans d'autres outils HubSpot

Vous pouvez utiliser les données d'abonnement dans d'autres outils HubSpot, notamment les workflows, les listes et les rapports.

• Créez des workflows basés sur les abonnements pour automatiser des actions en fonction des informations sur les abonnements. Par exemple, envoyez une notification interne à votre équipe lorsque le statut d'un abonnement est En retard ou mettez automatiquement à jour le propriétaire de l'abonnement. Découvrez-en davantage sur les critère d'inscription à un abonnement.
• Suivez les revenus récurrents dans l'outil d'analytics des abonnements ou créez un rapport personnalisé basé sur les données des abonnements. Lors de la création d'un rapport personnalisé, veillez à sélectionner Abonnements comme source de données ou l'objet unique si vous créez un rapport personnalisé à objet unique.
  
• Segmentez vos contacts ou entreprises en listes en fonction des propriétés d'abonnement. Par exemple, créez une liste de contacts avec une date de fin d'abonnement connue, puis envoyez un e-mail à la liste de contacts afin de les inviter à renouveler leur abonnement.