Configurer l'outil Factures de HubSpot

En utilisant les factures HubSpot, vous pouvez envoyer des factures directement depuis HubSpot, suivre les créances et être payé en utilisant Stripe payment processing ou HubSpot payments. En utilisant des factures, vos acheteurs peuvent s'attendre à un processus de paiement similaire à liens de paiement et devis. Toutefois, contrairement aux liens de paiement et aux devis, les factures suivent les dates d'échéance, les soldes et peuvent être marquées comme payées en dehors de votre processeur de paiement. Ils contiennent également des numéros de facture, qui peuvent être exigés par certains acheteurs lors d'une demande de paiement.

Vérification de la facture de l'acheteur	Enregistrement de la facture interne

Ci-dessous, vous apprendrez comment commencer à collecter des paiements avec les factures HubSpot.

Configuration des paramètres généraux de la facture

Pour commencer, configurez les paramètres de facturation suivants :

• Configuration des autorisations pour les factures : pour contrôler quels utilisateurs de HubSpot ont accès à la visualisation, à la création et à la modification des factures, découvrez comment modifier les autorisations des utilisateurs existants, ou comment configurer les autorisations lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs.
  
  

  Remarque : Les utilisateurs de HubSpot créés avant le 9 février 2023 ont par défaut des droits de consultation et de modification de la facture. Les utilisateurs créés après cette date n'ont pas d'autorisation de facturation par défaut.

• Ajoutez un logo à votre kit de marque HubSpot : les factures reprendront automatiquement le logo défini dans les paramètres par défaut de votre HubSpot.
  • Les factures n'utiliseront pas les couleurs du kit de marque.
  • La mise à jour de votre logo ne mettra pas à jour les factures finalisées existantes, mais uniquement les factures en cours de rédaction et les factures créées après la mise à jour.

• Paramètrez les options de paiement par défaut : En option, vous pouvez définir les modes de paiement que vos factures accepteront par défaut dans vos paramètres de paiement. Vous pouvez également personnaliser cette fonction sur chaque facture lors de sa création.
• Connectez votre domaine à HubSpot : par défaut, les factures sont hébergées sur le domaine primaire connecté à votre compte. Lors de la création d'une facture, vous pouvez également sélectionner l'un de vos domaines connectés. Si vous n'avez pas encore connecté un domaine, ou si vous souhaitez connecter un sous-domaine distinct pour l'hébergement des factures (par exemple, billing.website.com), apprenez comment connecter un domaine à HubSpot.

Personnalisez le préfixe et le numéro de départ de votre facture

Pour s'assurer que les numéros de factures HubSpot ne se chevauchent pas avec les numéros de factures de votre système de comptabilité, les factures HubSpot ont le préfixe INV et un numéro de départ de 1001 par défaut. Vous pouvez personnaliser le préfixe et le numéro de départ à partir des paramètres de votre facture. Une fois qu'une facture a été finalisée et qu'un numéro lui a été attribué, par exemple INV-1002, ce numéro ne peut être ni modifié ni réutilisé. 

Remarque : Avant de personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture, vous devez consulter votre équipe comptable pour vous assurer qu'ils fonctionneront avec vos systèmes actuels.

Pour personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral gauche, naviguez vers Objets > Factures.
• Par défaut, les factures commencent par le préfixe INV. Pour le modifier, dans l'onglet Setup cliquez sur Edit prefix. Ensuite, dans la boîte de dialogue, entrez un nouveau préfixe  , et cliquez sur Enregistrer le préfixe. Un préfixe peut comporter un maximum de 8 caractères.
• Par défaut, le numéro de facture de départ est 1001. Pour le modifier, cliquez sur Mise à jour du point de départ des numéros de facture. Ensuite, dans la boîte de dialogue, entrez un nouveau numéro de point de départ  , et cliquez sur Mise à jour du point de départ.

Configuration par défaut d'un commentaire

Pour ajouter un message par défaut qui apparaîtra dans le champ commentaires de chaque facture : 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral gauche, naviguez vers Objets > Factures.
• Cliquez sur l'onglet Modèle de facture.
• Saisissez le commentaire par défaut et cliquez sur Enregistrer en tant que.

Remarque : le commentaire par défaut apparaîtra pour toutes les nouvelles factures créées après avoir confirmé ce paramètre et ne mettra pas à jour les factures existantes, même si elles sont en cours de rédaction.

Ajouter un numéro d'identification fiscale

En option, vous pouvez ajouter jusqu'à trois numéros d'identification fiscale dans l'en-tête de chaque facture, ainsi que les informations relatives à votre entreprise. L'ajout d'un numéro d'identification fiscale à votre compte ne mettra pas à jour les factures finalisées ou en cours d'élaboration, mais uniquement les factures nouvellement créées.

Pour ajouter des fichiers d'attente des tâches :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral gauche, naviguez vers Objets > Factures.
• Cliquez sur l'onglet Modèle de facture.
• Sous Ajouter un numéro d'identification fiscale aux factures, cliquez sur Ajouter un numéro d'identification fiscale.
• Cliquez sur le menu déroulant Tax ID type, puis sélectionnez un type .
• Dans le champ Numéro d'identification fiscale, entrez votre Numéro d'identification fiscale.
• Répétez ces étapes si vous devez ajouter un deuxième ou un troisième numéro d'identification fiscale.
• Cliquez sur Enregistrer.

Créer des factures à partir des paiements d'abonnements

Par défaut, HubSpot crée des factures pour les paiements des abonnements récurrents. Lorsqu'un client paie son abonnement avec succès, HubSpot crée une facture payée. Lorsqu'un paiement d'abonnement échoue, il est créé en tant que facture ouverte. 

Pour empêcher HubSpot de créer des factures pour les paiements d'abonnements :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral gauche, naviguez vers Objets > Factures.
• Dans l'onglet Setup , sous Subscriptions, cliquez pour décocher la case Create invoices for subscription payments.

Prochaines étapes

Après avoir configuré l'outil de facturation HubSpot, apprenez à :

• Créer, gérer et envoyer des factures.
• Créer des séquences (Sales Hub et Service Hub Professional et Entrepriseonly) et workflows basés sur les factures (Pro et Entreprise only) pour automatiser les processus de facturation.
• Générer des rapports personnalisés avec le générateur de rapports personnalisés de HubSpot (Pro et Entreprise et uniquement).