Configurer l'outil de facturation HubSpot

Les factures HubSpot permettent à votre équipe d'envoyer des factures directement depuis HubSpot, de suivre vos créances et d'être payée en utilisant les paiements HubSpot. En utilisant des factures, vos acheteurs peuvent également s'attendre à un processus de paiement similaire à celui des liens de paiement et des devis. Cependant, contrairement aux liens de paiement et aux devis, les factures suivent les dates d'échéance, les soldes et peuvent être marquées comme payées en dehors des paiements HubSpot. Ils contiennent également des numéros de facture, qui peuvent être exigés par certains acheteurs lors d'une demande de paiement.

Vérification de la facture de l'acheteur	Enregistrement de la facture interne

Remarque : les fonctions de facturation sont disponibles dans tous les comptes qui utilisent l'intégration Quickbooks. Pour créer des factures HubSpot manuellement, vous aurez besoin d'un compte Starter, Pro, ou Entreprise avec l'outil de paiement configuré.

Ci-dessous, vous apprendrez comment commencer à collecter des paiements avec les factures HubSpot.

Définir les autorisations pour les factures

Pour contrôler quels utilisateurs de HubSpot ont accès à la visualisation, à la création et à la modification des factures, apprenez comment modifier les permissions des utilisateurs existants, ou comment définir les permissions lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs.

Remarque : Les utilisateurs de HubSpot créés avant le 9 février 2023 ont par défaut des droits de consultation et de modification de la facture. Les utilisateurs créés après cette date n'ont pas d'autorisation de facturation par défaut.

Ajouter un logo à votre kit de marque HubSpot

Les factures HubSpot intégreront automatiquement votre logo défini dans les paramètres par défaut de votre marque HubSpot.

Pour afficher votre logo actuel ou en attribuer un nouveau :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Account Defaults.
• Cliquez sur l'onglet Branding . 
• Cliquez sur le kit de marque que vous souhaitez modifier. 

Définissez vos options de paiement par défaut

En option, vous pouvez définir les modes de paiement que vos factures accepteront par défaut dans les paramètres de paiement de . Les modes de paiement acceptés sont les cartes de crédit ou de débit et les virements bancaires. Vous pouvez également personnaliser cette fonction sur chaque facture lors de sa création.

Pour mettre à jour vos paramètres de paiement par défaut :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Paiements.
• Cliquez sur l'onglet Checkout .

Personnalisez le préfixe et le numéro de départ de votre facture

Pour s'assurer que les numéros de factures HubSpot ne se chevauchent pas avec les numéros de factures de votre système de comptabilité, les factures HubSpot ont le préfixe INV et un numéro de départ de 1001 par défaut. Vous pouvez personnaliser le préfixe et le numéro de départ à partir des paramètres de votre facture. Une fois qu'une facture a été finalisée et qu'un numéro lui a été attribué, par exemple INV-1002, ce numéro ne peut être ni modifié ni réutilisé.

Remarque : Avant de personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture, vous devez consulter votre équipe comptable pour vous assurer qu'elle fonctionnera avec tous les systèmes actuels.

Pour personnaliser le préfixe et le numéro de départ de votre facture :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral gauche, naviguez vers Objets > Factures.

Connecter votre domaine à HubSpot.

Par défaut, les factures HubSpot sont hébergées sur le domaine primaire connecté à votre compte HubSpot. Lors de la création d'une facture, vous pouvez également sélectionner l'un de vos domaines connectés. Si vous n'avez pas encore connecté un domaine, ou si vous souhaitez connecter un sous-domaine séparé pour l'hébergement des factures (comme billing.website.com), apprenez comment connecter un domaine à HubSpot.

Créez et envoyez votre première facture

En fonction de votre workflow préféré, vous pouvez créer des factures de plusieurs façons :

• A partir de la page d'index des factures en naviguant vers Ventes > Factures.
• À partir d'un contact, d'une entreprise ou d'une transaction.
• En convertissant un devis publié, en copiant les détails du devis sur la facture.

La création d'une facture à partir d'une transaction ou d'un devis permet de récupérer automatiquement les contacts, la société et les postes associés. Vous pouvez également ajouter ou supprimer manuellement les contacts et la société associés, ainsi que les postes, les remises, les taxes et les frais lors de la création de la facture. Après avoir défini les conditions de paiement de la facture et les éventuels commentaires facultatifs destinés à l'acheteur, vous pouvez prévisualiser la facture et la finaliser. Une fois finalisée, la facture se voit attribuer un numéro de facture et ne peut plus être modifiée. 

Après avoir créé une facture, vous pouvez ensuite l'envoyer manuellement aux acheteurs.

Examiner et gérer les factures

Pour consulter et gérer vos factures, vous pouvez vous rendre sur la page d'index des factures. Sur cette page, HubSpot propose un ensemble de vues sauvegardées pour organiser vos factures. Ces vues sauvegardées vous aideront à comprendre :

• les factures en souffrance.
• le nombre et le montant des factures en souffrance.
• les factures arrivant à échéance ce mois-ci.
• les factures qui ont été payées.

En utilisant ces vues sauvegardées pour identifier les factures qui nécessitent de l'attention, vous pouvez ensuite utiliser les tâches HubSpot pour rester organisé, ou automatiser la prise de contact avec les acheteurs avec HubSpot séquences ou workflows basés sur les factures. Vous pouvez également personnaliser davantage la page d'index des factures en utilisant des filtres pour créer vos propres vues sauvegardées. En savoir plus sur Les propriétés par défaut des factures de HubSpot.

Pour approfondir l'analyse des factures, apprenez comment créer des rapports personnalisés avec le générateur de rapports personnalisés de HubSpot. 

Envoi des factures à votre système comptable

Actuellement, les intégrations de comptes développées par HubSpot, telles que Quickbooks Online et Xero, ne prennent pas en charge la synchronisation des factures depuis HubSpot. Cependant, vous pouvez exporter vos enregistrements de factures et les télécharger dans votre système comptable.

Vous pouvez vous abonner aux mises à jour concernant les nouvelles fonctionnalités d'intégration des factures, telles que la synchronisation des factures, en remplissant ce formulaire.