Utiliser des tâches

Surveillez votre liste de choses à faire grâce à l'outil Tâches de HubSpot. Les utilisateurs disposant d'autorisations de super administrateur dans votre compte HubSpot peuvent également définir les utilisateurs qui sont autorisés à consulter et à modifier des tâches.

Découvrez comment mieux planifier vos tâches en fonction de votre planning et de vos performances passées. Au lieu de recevoir des notifications par tâche, vous pouvez également choisir de recevoir un résumé des tâches dues chaque semaine par e-mail.

Définir des paramètres par défaut pour créer des tâches

Avant de commencer à créer des tâches, vous pouvez définir, par défaut, une date d'échéance, une heure d'échéance et une période avant la date d'échéance d'une tâche et l'envoi d'un rappel. Ces préférences s'appliqueront uniquement aux tâches que vous créez sur la page index des tâches ou dans une fiche d'informations. Les tâches créées dans une séquence ne contiendront pas ces paramètres par défaut.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à votre compte dans l'angle supérieur droit, puis sur Profil et préférences.
• Sélectionnez l'onglet Tâches.
• Dans la section Paramètres par défaut, cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner la valeur par défaut :
  • Date d'échéance : sélectionnez le nombre de jours ou de semaines par défaut pour l'échéance de vos tâches après leur création.
  • Heure d'échéance : sélectionnez l'heure par défaut pour l'échéance de vos tâches.
  • Rappel : sélectionnez la durée par défaut avant la date d'échéance de votre tâche pour l'envoi d'un rappel. Sélectionnez Aucun rappel pour désactiver les rappels de tâches par défaut.
• Dans la section Tâches de suivi, sélectionnez la case à cocher pour recevoir un rappel pour créer une tâche de suivi à chaque fois que vous terminez une tâche à partir d'une vue de liste. Désélectionnez la case à cocher pour désactiver les rappels de suivi.
• Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Vos paramètres par défaut renseigneront automatiquement les champs Date d'échéance et Rappels de tâche lorsque vous créez une nouvelle tâche, mais vous pouvez toujours ajuster ces champs pour chaque tâche, le cas échéant. 

Créer des tâches

Vous pouvez créer des tâches à partir de différents outils dans HubSpot. Les utilisateurs Hub Sales Pro ou Entreprise peuvent également automatiser des tâches sur des phases de transaction. Si vous avez accès aux séquences, vous pouvez également créer des tâches dans une séquence.

Pour terminer vos tâches l'une après l'autre, découvrez comment créer et utiliser une file d'attente.

Créer des tâches dans la page index des tâches

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer une tâche.
• Dans le panneau de droite :
  • Titre : saisissez un nom de tâche dans le champ Titre. Vous pouvez inclure le texte appel ou e-mail dans le titre de la tâche pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
  • Type : sélectionnez Appel, E-mail ou À faire. Si vous utilisez l'intégration HubSpot avec LinkedIn Sales Navigator, sélectionnez Sales Navigator - Envoyer un InMail ou Sales Navigator - Demande de connexion. 
  • Priorité : sélectionnez le niveau de priorité de la tâche.
  • Associer aux fiches d'informations : recherchez et sélectionnez les fiches d'informations à associer à la tâche.
  • Attribué à : sélectionnez l'utilisateur à qui la tâche est attribuée.
  • File d'attente : ajoutez la tâche à une file d'attente ou créez une nouvelle file d'attente.
  • Date d'échéance : sélectionnez la date et l'heure d'échéance.

• • Rappels de tâches : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner quand un rappel d'e-mail doit être envoyé au propriétaire de la tâche.
  • Notes : saisissez les détails de votre tâche.

• Cliquez sur Enregistrer.

Créer des tâches dans une fiche d'informations

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts, puis cliquez sur le menu déroulant dans l'angle supérieur gauche et sélectionnez le nom de l'objet personnalisé que vous souhaitez modifier.

• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le volet de gauche, cliquez sur Tâche tasks.
• Dans la fenêtre en bas, saisissez les détails de la tâche :
  1. Titre : saisissez le nom de la tâche. Vous pouvez inclure le texte appel ou e-mail pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
  2. Date d'échéance : sélectionnez une date et une heure d'échéance pour la tâche.
  3. Notes : saisissez les détails de votre tâche.
  4. Associée à X fiche(s) d'informations : consultez, ajoutez et supprimez toute autre fiche d'informations associée à la tâche.
  5. Type : sélectionnez Appel, E-mail ou À faire. Si vous utilisez l'intégration HubSpot avec LinkedIn Sales Navigator, sélectionnez Sales Navigator - Envoyer un InMail ou Sales Navigator - Demande de connexion. 
  6. Priorité : sélectionnez le niveau de priorité de la tâche.
  7. Attribuée à : sélectionnez un utilisateur responsable de la tâche dans le menu déroulant Attribuée à.
  8. Envoyer un rappel : sélectionnez une date et une heure pour envoyer un rappel par e-mail au propriétaire de la tâche.
  9. File d'attente : ajoutez la tâche à une file d'attente ou créez une nouvelle file d'attente. Choisissez l'option Aucune si vous ne souhaitez pas ajouter cette tâche à une file d'attente.

• Cliquez sur Enregistrer une tâche.

Créer des tâches lors de l'enregistrement d'un e-mail ou d'un appel

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts, puis cliquez sur le menu déroulant dans l'angle supérieur gauche et sélectionnez le nom de l'objet personnalisé que vous souhaitez modifier.

• Cliquez sur le nom du contact, de l'entreprise, de la transaction ou du ticket.
• Dans le volet de gauche, cliquez sur E-mail email ou sur Appel calling et saisissez l'e-mail ou les informations d'appel.
• Avant d'envoyer l'e-mail ou d'enregistrer l'appel, cochez la case Créer une tâche pour assurer le suivi et cliquez sur le menu déroulant pour définir une date d'échéance pour votre tâche.

Créer des tâches dans votre boîte de réception Gmail

Si vous avez connecté votre boîte de réception Gmail personnelle et que vous avez installé l'extension Hub Sales pour Chrome, vous pouvez créer des tâches dans votre boîte de réception Gmail.

• Connectez-vous à Gmail.
• Sur la droite de votre boîte de réception Gmail, cliquez sur l'icône HubSpotsprocket.

• Assurez-vous que vous êtes dans l'onglet Tâches. Si vous ne voyez qu'un profil de contact, cliquez sur la flèche dans l'angle supérieur gauche du panneau pour revenir en arrière et cliquez sur l'onglet Tâches.

• Cliquez sur Créer une tâche et saisissez les informations suivantes.
  • Titre : saisissez le nom de la tâche. Vous pouvez inclure le texte appel ou e-mail pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
  • Date d'échéance : cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner une date et une heure d'échéance pour la tâche.
  • Notes : saisissez les détails de votre tâche.
  • Associée à X fiche(s) d'informations : cliquez sur le menu déroulant pour consulter, ajouter et supprimer toute autre fiche d'informations associée à la tâche.
  • Type de tâche : sélectionnez Appel, E-mail ou À faire. Si vous utilisez l'intégration HubSpot avec LinkedIn Sales Navigator, sélectionnez Sales Navigator - Envoyer un InMail ou Sales Navigator - Demande de connexion. 
  • Attribuée à : sélectionnez un utilisateur responsable de la tâche dans le menu déroulant Attribuée à.
  • Rappels de tâches : sélectionnez la case à cocher Envoyer un rappel, puis dans le menu déroulant, sélectionnez une date et une heure pour envoyer un rappel par e-mail au propriétaire de la tâche.
  • File d'attente : ajoutez la tâche à une file d'attente ou créez une nouvelle file d'attente. Choisissez l'option Aucune si vous ne souhaitez pas ajouter cette tâche à une file d'attente.
• En bas, cliquez sur Enregistrer.

Créer des tâches en masse en fonction des fiches d'informations sélectionnées

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts, puis cliquez sur le menu déroulant dans l'angle supérieur gauche et sélectionnez le nom de l'objet personnalisé que vous souhaitez modifier.

• Cochez les cases à côté des fiches d'informations pour lesquelles vous souhaitez créer des tâches.
• Cliquez sur + Créer des tâches en haut du tableau.

• Dans le volet de droite, saisissez les détails de vos tâches, puis cliquez sur Créer.

• Dans le panneau de droite, saisissez les informations suivantes.
  • Titre : le titre sera défini pour vous et indiquera la fiche d'informations à laquelle il est associé.
  • Type : sélectionnez Appel, E-mail ou À faire. Si vous utilisez l'intégration HubSpot avec LinkedIn Sales Navigator, sélectionnez Sales Navigator - Envoyer un InMail ou Sales Navigator - Demande de connexion. 
  • Priorité : sélectionnez le niveau de priorité de la tâche.
  • Attribuée à : sélectionnez un utilisateur à qui la tâche sera attribuée.
  • File d'attente : ajoutez la tâche à une file d'attente ou créez une nouvelle file d'attente.
  • Date d'échéance : cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner la date et l'heure d'échéance.
  • Envoyer un rappel : sélectionnez la case à cocher, puis cliquez sur le menu déroulant pour définir quand l'e-mail de rappel doit être envoyé au propriétaire de la tâche.
• Cliquez sur Créer. Une tâche par fiche d'informations sera créée.

Modifier, compléter et supprimer des tâches

Vous pouvez consulter, modifier, terminer ou supprimer vos tâches à partir de différents endroits dans votre compte HubSpot. Si vous utilisez un appareil mobile, découvrez comment utiliser les tâches sur l'application mobile HubSpot.

Travailler sur des tâches sur la page index des tâches

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.

• Pour filtrer les tâches dans l'onglet sur lequel vous êtes, cliquez sur Filtrer et sélectionnez le type de tâche, la date d'échéance ou la priorité des tâches que vous souhaitez afficher.
• Pour modifier une tâche, passez le curseur de la souris sur cette tâche et cliquez sur Modifier. Dans le panneau de droite, apportez vos modifications à la tâche et cliquez sur Enregistrer.
• Pour compléter, modifier, supprimer les tâches ou modifier la file d'attente de tâches en masse :
  • Sélectionnez les cases à cocher à côté des tâches que vous souhaitez compléter, modifier ou supprimer.

    • Pour sélectionner toutes les tâches sur votre page actuelle, sélectionnez la case à cocher Tout sélectionner dans l'angle supérieur gauche du tableau.

    • Pour sélectionner toutes les fiches d'informations dans le filtre, sélectionner la case à cocher Tout sélectionner et cliquez sur le lien Sélectionner toutes les [nombre] tâches.

• • En haut du tableau, sélectionnez l'action que vous souhaitez entreprendre :
    • Marquer comme terminée : les tâches sélectionnées seront marquées comme terminées.
    • Modifier : dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriété à mettre à jour et sélectionnez la propriété que vous souhaitez modifier. Saisissez ou sélectionnez la valeur mise à jour et cliquez sur Enregistrer. 
    • Supprimer : dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer. Les tâches sélectionnées seront supprimées.
    • Modifier la file d'attente : dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant File d'attente et sélectionnez la vue à laquelle vous souhaitez ajouter ces tâches. Cliquez sur Enregistrer.
• Pour modifier les colonnes du tableau, cliquez sur Modifier les colonnes. Dans la boîte de dialogue :

• • Dans le panneau de gauche, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher :

• • • Associations : toute fiche d'informations associée à la tâche.
    • Date d'échéance : date à laquelle la tâche est due. Une date antérieure sera affichée si la tâche est en retard.
    • Contacté pour la dernière fois : date de la dernière fois où un chat, un appel, un e-mail de vente ou une réunion a été enregistré sur la fiche d'informations du contact. Cela aura une valeur uniquement si un contact est directement associé à la tâche.
    • Dernière interaction : date de la dernière consignation de clics et d'ouvertures d'un e-mail individuel, de nouvelles visites de leads, de planifications de réunions et de soumissions de formulaires dans la fiche d'informations du contact. Cela aura une valeur uniquement si un contact est directement associé à la tâche.
    • Priorité : le niveau de priorité de la tâche. Cela aura une valeur uniquement si vous sélectionnez Élevée lors de la création de la tâche.
    • Type de tâche : le type de tâche, y compris Appel, E-mail ou À faire.
    • Attribué à : l'utilisateur HubSpot à qui est attribuée la tâche.
    • Notes : toute note que vous avez incluse dans la tâche.
    • Date de création : date à laquelle la tâche a été créée.
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur Supprimer pour supprimer les colonnes que vous ne souhaitez pas afficher.

Découvrez comment exporter vos tâches et utiliser les files d'attente de tâches sur la page index de tâches.

Travailler sur des tâches dans une fiche d'informations

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts, puis cliquez sur le menu déroulant dans l'angle supérieur gauche et sélectionnez le nom de l'objet personnalisé que vous souhaitez modifier.

• Pour consulter les tâches associées à la fiche d'informations, cliquez sur Tâches dans le volet central.
• Sur chaque tâche :
  • Terminée : cliquez sur l'icône Terminée success pour indiquer que la tâche a été réalisée.
  • Titre : saisissez le nom de la tâche. Vous pouvez inclure le texte appel ou e-mail pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
  • Attribuée à : sélectionnez un utilisateur responsable de la tâche dans le menu déroulant Attribuée à.
  • Date d'échéance : sélectionnez une date et une heure d'échéance pour la tâche.
  • Type de tâche : sélectionnez Appel, E-mail ou À faire. 
  • Priorité : sélectionnez le niveau de priorité de la tâche.
  • Rappel : sélectionnez une date et une heure pour l'envoi d'un rappel par e-mail au propriétaire de la tâche.
  • File d'attente : ajoutez la tâche à une file d'attente ou créez une nouvelle file d'attente. Choisissez l'option Aucun si vous ne souhaitez pas ajouter cette tâche à une file d'attente.

• • Description : saisissez les détails de votre tâche.
• Passez le curseur de la souris sur la tâche pour des actions supplémentaires :
  • Associée à X fiche(s) d'informations : cliquez sur le menu déroulant pour consulter, ajouter et supprimer toute autre fiche d'informations associée à la tâche.
  • Épingler : cliquez pour épingler la tâche en haut de la fiche d'informations.
  • Historique : cliquez pour afficher l'historique de propriété associé à la tâche. 
  • Lien : cliquez pour accéder à une URL spécifique à la tâche. 
  • Supprimer : supprimez la tâche.

Travailler sur des tâches depuis votre boîte de réception Gmail

• Connectez-vous à Gmail.
• Sur la droite de votre boîte de réception Gmail, cliquez sur l'icône HubSpotsprocket.

• Assurez-vous que vous êtes dans l'onglet Tâches. Si vous ne voyez qu'un profil de contact, cliquez sur la flèche dans l'angle supérieur gauche du panneau pour revenir en arrière et cliquez sur l'onglet Tâches.

• Pour modifier une tâche, cliquez sur cette tâche et mettez à jour ses détails. Une fois cette étape terminée, cliquez sur Enregistrer.
• Pour terminer une tâche, cliquez sur la coche à côté de cette tâche.
• Pour afficher une tâche dans votre compte HubSpot, passez le curseur de la souris sur cette tâche et cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Afficher dans HubSpot.
• Pour supprimer une tâche, passez le curseur de la souris sur cette tâche et cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionner Supprimer.