Importazione di record e attività

Per aggiungere o aggiornare dati in blocco, è possibile importare file in HubSpot. È possibile importare record, come contatti e aziende, o attività, come un'e-mail inviata a un contatto o una riunione per un accordo in corso.

Di seguito sono elencati i tipi di importazioni che è possibile effettuare e gli oggetti e le attività supportate:

• Importazione di un singolo oggetto o attività: importazione per creare o aggiornare un solo oggetto o attività. In un'importazione di un singolo oggetto:
  • È possibile creare e aggiornare contatti, aziende, offerte, biglietti, prodotti e record di oggetti personalizzati .
  • È possibile creare, ma non aggiornare, chiamate e attività.
• Importazione di più oggetti e attività: importazione per creare, aggiornare e/o associare più oggetti e attività. È possibile importare più oggetti e attività in un unico file, oppure due oggetti/un oggetto e un'attività in due file separati. In un'importazione di oggetti multipli:
  • È possibile creare e aggiornare contatti, aziende, offerte, biglietti e record di oggetti personalizzati.
  • È possibile creare, ma non aggiornare, voci di riga, chiamate, e-mail, riunioni, note e attività. Le righe devono essere associate alle transazioni, mentre le e-mail, le riunioni e le note devono essere associate a un oggetto.

È possibile seguire le istruzioni descritte di seguito per tutte le importazioni, ma ci sono passaggi che si applicano solo a determinati tipi di importazione (ad esempio, i passaggi per associare i record in un'importazione di oggetti multipli). Per ulteriori informazioni, consultare i requisiti dei file di importazione.

Prima di importare

Prima di avviare un'importazione:

• Per saperne di più su oggetti, record, proprietà e su come gestire il database CRM in HubSpot. gestire il database CRM in HubSpot.
• Impostare i file di importazione e verificare che siano presenti tutti i campi richiesti. Una corretta impostazione dei file consente di evitare errori di importazione o l'aggiunta di dati errati al CRM. Per iniziare, è possibile fare riferimento a file di importazione di esempio.
• Esistono altri modi per creare, sincronizzare o associare i record:
  • Per i contatti e le aziende, è possibile attivare l'impostazione per creare e associare automaticamente le aziende ai contatti in base al dominio e-mail del contatto. Se i contatti hanno domini e-mail diversi da quelli delle aziende, o se si stanno importando altri oggetti, seguire le istruzioni per associare i record tramite l'importazione.
  • Se avete dati in un altro sistema e volete impostare una sincronizzazione bidirezionale, imparate a connettervi e a usare la sincronizzazione dei dati di HubSpot piuttosto che l'importazione.

Importazione di record e attività

Una volta impostati i file, per importarli in HubSpot:

• Fare clic su Importa in alto a destra nella pagina dell'indice degli oggetti, oppure accedere alle impostazioni di importazione:
  • Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
  • Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Importazione ed esportazione.
  • Fare clic su Vai per importare.
• Nella pagina Importazioni, fare clic su Avvia un'importazione.
• Selezionare File dal computer, quindi fare clic su Avanti.
• A seconda del tipo di importazione, selezionare e caricare i file:
  • Importazione di un singolo oggetto o attività:
    • Selezionare Un file, quindi fare clic su Avanti.
    • Selezionare Un oggetto, quindi fare clic su Avanti.
    • Selezionare l'oggetto o l'attività nel file di importazione. Le chiamate e le attività sono le uniche che possono essere importate da sole.
    • Fare clic su Scegli un file e selezionare il file di importazione.
  • Importazione di più oggetti o attività in un unico file:
    • Selezionare Un file, quindi fare clic su Avanti.
    • Selezionare Oggetti multipli, quindi fare clic su Avanti.
    • Selezionare gli oggetti e le attività nel file di importazione, quindi fare clic su Avanti.
    • Fare clic su Scegli un file e selezionare il file di importazione.
  • Importazione di più oggetti o attività in due file:
    • Selezionare File multipli con associazioni, quindi fare clic su Avanti.
    • Selezionare i due oggetti o l'oggetto e l'attività, quindi fare clic su Avanti.
    • Per ogni oggetto, fare clic su Scegli un file e selezionare il file di importazione.

• Se si importano dati in una lingua diversa da quella predefinita, fare clic sul menu a discesa e selezionare la lingua delle intestazioni delle colonne del file. La selezione della lingua corretta consente a HubSpot di abbinare meglio le intestazioni delle colonne alle proprietà predefinite esistenti. Se non c'è una corrispondenza nella lingua selezionata, HubSpot cercherà una proprietà inglese da abbinare.
• Fare clic su Avanti.
• Se si importano e si associano più oggetti in due file, indicare quale colonna è inclusa in entrambi i file:
  • Fare clic sul menu a discesa Intestazioni di colonna comuni trovate nei file e selezionare il nome della colonna comune.
  • Fare clic sul menu a discesa Per quale oggetto [colonna comune] è la chiave univoca? e selezionare l'oggetto in cui importare la proprietà. Ad esempio, se si importano contatti e aziende e si utilizza il nome dell'azienda come colonna comune, selezionare Azienda per caricare questi dati nei record dell'azienda.
• Fare clic su Avanti.
• Nella schermata Mappa delle colonne del file nelle proprietà [dell'oggetto/attività], HubSpot mapperà le colonne del file nelle proprietà dell'oggetto o dell'attività selezionati, in base all'intestazione, alla lingua dell'intestazione e al nome della proprietà. Se sono stati importati due file, ci sarà una pagina di mappatura per ogni oggetto o attività.
• La Guida alla mappatura(BETA) visualizza le proprietà necessarie per creare o aggiornare gli oggetti o le attività. Se nel file manca una delle proprietà necessarie per completare l'obiettivo dell'importazione (ad esempio, si desidera aggiornare le transazioni esistenti ma non si è inclusa la colonna ID record ), è necessario correggere il file di importazione e riavviare l'importazione per evitare errori.
• Nella colonna Anteprima informazioni è presente un'anteprima delle prime tre righe del foglio di calcolo.
  • Se non sono stati rilevati errori nelle prime tre righe di una colonna, nella colonna Mappato sarà presente un segno di spunta success.
  • Se vengono rilevati alcuni errori nelle prime tre righe di una colonna, nella colonna Mappati sarà presente un'icona di avviso exclamation. Passare il mouse sull'icona per visualizzare l'errore e fare clic su Correggi errori di importazione per sapere come risolvere l'errore.

• Se le colonne sono state mappate alle proprietà dell'oggetto o dell'attività sbagliati, fare clic sul menu a discesa nella colonna Importa come e selezionare le proprietà [Oggetto/Attività] corrette.

• Se alcune colonne non corrispondono a una proprietà esistente, fare clic sul menu a discesa nella colonna HubSpot Property. Nel menu a discesa è possibile scegliere una delle seguenti opzioni:
  
  • Per mappare la colonna a una proprietà esistente, cercare e selezionare una proprietà esistente.
  • Per impostare una nuova proprietà personalizzata (solo per gli oggetti), fare clic su Crea una nuova proprietà, quindi impostare la proprietà nel pannello di destra. I dati della colonna saranno mappati alla nuova proprietà personalizzata.
• Per non importare i dati da una singola riga, fare clic sul menu a discesa nella colonna Importa come e selezionare Non importare la colonna. Per non importare i dati da tutte le colonne non mappate, selezionare la casella di controllo Non importare i dati nelle colonne non mappate in basso a destra.

• Se si importano e si associano più oggetti, per importare le etichette di associazione ( solo perProfessional ed Enterprise ):

• • Fare clic sul menu a discesa nella colonna Importa come, quindi selezionare Etichetta associazione. L'importazione di una nuova etichetta di associazione non sovrascrive l'etichetta di associazione esistente. L'etichetta importata verrà aggiunta al record come etichetta di associazione aggiuntiva. Per sapere come rimuovere manualmente un'etichetta di associazione da un record.
  • Quando si importano due oggetti, la colonna delle proprietà di HubSpot popola automaticamente la relazione tra gli oggetti importati (ad esempio, Contatto e Azienda). Se si importano più di due oggetti, selezionare i due oggetti la cui relazione è descritta dalle etichette di associazione.

• Se si aggiornano i record esistenti o si vogliono evitare i duplicati durante l'associazione dei record, assicurarsi di aver mappato l'identificativo univoco corretto (ad esempio, ID record, e-mail, nome del dominio aziendale o proprietà del valore univoco):
  
  • ID record: fare clic sul menu a discesa nella colonna Importa come, quindi selezionare ID record o, se si importano più oggetti, selezionare ID record - [Oggetti] per l'oggetto corretto. Se una riga del file non contiene un valore per ID record, verrà creato un nuovo record.

• • Proprietà personalizzata a valore univoco(BETA solo per offerte, biglietti e oggetti personalizzati): se è stata creata una proprietà che richiede valori univoci, mappare la colonna a tale proprietà nella colonna delle proprietà di HubSpot. Se si importano più proprietà a valore univoco, si sceglierà quale proprietà usare come identificatore nella pagina Dettagli prima di terminare l'importazione.
  • Email (solo per i contatti) o Nome di dominio dell'azienda (solo per le aziende): mappano la colonna alla proprietà corrispondente nella colonna delle proprietà di HubSpot. Esistono ulteriori opzioni per l'utilizzo di queste proprietà identificative:
    
    • Per evitare che l'importazione sovrascriva le proprietà individuali dei record, selezionare la casella di controllo Non sovrascrivere il valore esistente se non si desidera aggiornare i record che hanno un valore esistente per quella proprietà.
    • Per evitare che l'importazione sovrascriva tutte le proprietà incluse nell'importazione, selezionare la casella di controllo in cima alla tabella. Con la casella di controllo selezionata, l'importazione non aggiornerà la proprietà per tutti i record che hanno il valore. Verranno aggiornati tutti i nuovi record o i record esistenti che non hanno alcun valore per quella proprietà.

• Una volta mappate tutte le colonne o impostate su Non importare colonne, fare clic su Avanti. Se sono stati importati due file, mappare le proprietà del secondo oggetto o attività, quindi fare clic su Avanti.
• Inserire i dettagli dell'importazione:
  
  • Immettere un nome di importazione.
  • Se i file includono più proprietà a valore univoco(BETA solo per offerte, biglietti e oggetti personalizzati), fare clic sul menu a discesa Proprietà da usare per trovare [oggetti] esistenti e selezionare la proprietà da usare per aggiornare o deduplicare i record.
  • Se si importano contatti:
    
    • Per creare automaticamente un elenco dei contatti importati, selezionare la casella di controllo Crea un elenco di contatti da questa importazione. Anche se si è importato solo per aggiungere i contatti esistenti a un elenco (cioè un file con i valori dell'e-mail o dell'ID record ma senza nuovi valori di proprietà), i record saranno comunque inclusi come record aggiornati nella tabella della cronologia delle importazioni e nel riepilogo della singola importazione.
    • Per accettare che i contatti si aspettino di essere contattati e che il file di importazione non includa un elenco acquistato, selezionare la casella di controllo. Per saperne di più sulla politica di utilizzo accettabile di HubSpot.
    • Se nel vostro account è stata attivata la funzionalità General Data Protection Regulation (GDPR), fate clic sul menu a tendina Imposta la base giuridica per il trattamento dei dati di un contatto e selezionate una base giuridica per il trattamento.
  • Se si sta importando un file con una proprietà data, fare clic sul menu a discesa Formato data e confermare la formattazione dei valori della data nel foglio di calcolo.
  • Se state importando un file con una proprietà numero, fate clic sul menu a discesa Formato numero e confermate il formato numerico del Paese da utilizzare per i vostri dati.
• Una volta impostate le opzioni per l'importazione, fare clic su Fine importazione.

Una volta importati, è possibile visualizzare i record nuovi e aggiornati nella pagina dell'indice di ogni oggetto, le nuove attività nella pagina dell'indice delle attività o le nuove attività nei record. Se l'importazione conteneva degli errori, si può apprendere come risolvere gli errori di importazione. È anche possibile visualizzare, analizzare e completare le azioni con le importazioni precedenti, tra cui la creazione di un elenco, la visualizzazione o l'eliminazione dei record importati.