Configurare la casella di posta delle conversazioni

La casella di posta delle conversazioni è un'area centrale del tuo account HubSpot in cui vengono visualizzati i messaggi provenienti da tutti i tuoi canali collegati. Puoi visualizzare le conversazioni in corso e rispondere ai messaggi.

A seconda del tuo abbonamento HubSpot, puoi modificare la casella di posta predefinita delle conversazioni oppure crearne di nuove .

Nota: tutti gli account creati dopo il 1° aprile 2024 non possono creare ticket dai canali collegati alla casella di posta. Scopri invece come gestire i ticket nell’help desk. In alternativa, puoi utilizzare la

casella di posta

come casella di posta condivisa.

Configura la casella di posta predefinita

Quando crei un account HubSpot per la prima volta, HubSpot creerà automaticamente una casella di posta delle conversazioni e fornirà un indirizzo email di riserva. Puoi modificare l’indirizzo email di riserva oppure collegare canali aggiuntivi per iniziare a ricevere messaggi nella casella di posta. Puoi anche modificare quali utenti e team hanno accesso alla casella di posta delle conversazioni.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk > Posta in arrivo.
3. Per rinominare la casella di posta:
   • Accanto al menu a discesa "Vista corrente ", clicca sul menu a discesa "Azioni " e seleziona " Rinomina casella di posta".
   • Nella finestra di dialogo, inserisci un nome per la casella di posta e fai clic su Rinomina.
4. Per collegare un canale e iniziare a ricevere messaggi nella casella di posta, clicca su "Collega un canale", quindi seleziona un canale. Scopri di più su come collegare i canali alla casella di posta.
5. Per collegare un account Slack alla casella di posta, nellasezione " Integrazione Slack ", clicca su "Collega Slack". Scopri di più su come configurare l'integrazione con Slack.
6. Per gestire quali utenti e team possono accedere alla casella di posta, fai clic sulla scheda "Accesso " e seleziona un'opzione:
   
   • Disponibile per tutti: ogni utente HubSpot dell’account può accedere alla casella di posta.
   • Seleziona utenti e team autorizzati alla modifica: solo gli utenti o i team selezionati possono accedere a questa casella di posta.
7. Fai clic su Salva.

Modifica l’indirizzo email

di riserva Un indirizzo email di riserva è un indirizzo fornito da HubSpot che ti consente di utilizzare determinati strumenti di HubSpot, come l’automazione dei ticket, se non hai ancora collegato un indirizzo email del team. L’indirizzo email di riserva viene utilizzato anche se l’indirizzo email del tuo team viene improvvisamente scollegato dalla casella di posta delle conversazioni.

Durante la configurazione della casella di posta, hai la possibilità di personalizzare l’indirizzo e-mail di riserva per iniziare immediatamente a inviare e-mail. Se non desideri utilizzare l’indirizzo e-mail di riserva, scopri come collegare un indirizzo e-mail del team per iniziare a ricevere e-mail nella casella di posta.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk > Posta in arrivo.
3. Accanto all’indirizzo e-mail di riserva, fai clic su Modifica.

4. Per attivare l'indirizzo email di riserva per l'invio, nella scheda Configurazione , seleziona la casella di controllo Usa l'email di HubSpot per l'invio dei messaggi .
5. Per personalizzare il nome del mittente che viene visualizzato, clicca sul menu a tendina "Nome del mittente " e seleziona un'opzione.

Nota: nonè possibile utilizzare lo stesso nome del mittente per più indirizzi email di riserva. Il valore del nome del mittente deve essere univoco per l’indirizzo email di riserva.

• • Nome dell’agente e nome dell’azienda: il nome dell’utente e il nome dell’azienda appariranno quando il contatto riceverà un’e-mail. Inserisci il nome dell’azienda nel campo di testo.
  • Nome dell’azienda: seleziona questa opzione per visualizzare solo il nome dell’azienda. Inserisci il nome dell’azienda nel campo di testo.

6. Per personalizzare l’indirizzo del mittente, seleziona una delle seguenti opzioni: 
   • Usa impostazione predefinita: l’indirizzo del mittente predefinito per gli utenti con un account a pagamento apparirà come [nome utente]@[sottodominio].hs-inbox.com. L’opzione predefinita per gli utenti con account gratuito apparirà come [nome utente]@[sottodominio].hubspot-inbox.com.

6. • Personalizza l’indirizzo del mittente: seinserisci un indirizzo e-mail non riconosciuto, dovrai verificare di avere accesso a quel dominio. Fai clic su«Collega il tuo dominio»percollegare eautenticare il tuo dominio di invio e-mail.
7. Puoi configurare l’indirizzo e-mail di riserva come indirizzo di inoltro nelle impostazioni del tuo client di posta, in modo che le e-mail inviate a quell’indirizzo vengano inoltrate alla casella di posta delle conversazioni. Fai clic su “Copia” accanto al campo “Indirizzo di inoltro ”, quindi aggiungilo come indirizzo di inoltro nelle impostazioni deltuo client di posta.
8. Per includere una firma e-mail del team:

1. • Fai clic su " Aggiungi firma del team". Questa firma si applica solo alle email inviate direttamente dalla casella di posta delle conversazioni. Scopri come configurare la firma email per le email inviate dai record del CRM.
   • Nella casella di testo, personalizza la firma e-mail del team nell’editor Semplice oppure fai clic su HTML e modifica la firma in HTML.
   • Utilizza la barra degli strumenti di formattazione nella parte inferiore per formattare il testo, inserire un link o un'immagine.
   • Per inserire un token di personalizzazione che inserirà automaticamente il nome del mittente, fai clic sul menu a discesa "Inserisci token " e seleziona "Nome completo ", "Nome" o "Cognome". Se hai attivato la Opzioni di personalizzazione aggiuntive per le firme e-mail del team (versione beta ), puoi anche includere l'indirizzo e-mail del mittente, la qualifica professionale e il numero di telefono.

9. A destra, visualizza l’anteprima di come il nome del mittente, l’indirizzo e-mail del mittente e la firma appariranno nella casella di posta del contatto, quindi fai clic su Salva.
10. Per impostazione predefinita, quando un’e-mail viene inoltrata alla casella di posta in arrivo, l’e-mail verrà registrata nel record di contatto del mittente originale. Per disattivare questa impostazione in modo che le e-mail vengano registrate a nome del mittente che ha inoltrato l’e-mail, fai clic per disattivare l’interruttore “Scegli il mittente originale degli inoltri e-mail ”.

Nota: nella casella di posta della conversazione e nella cronologia del record verranno visualizzati solo i destinatari in CC originali. Eventuali destinatari aggiunti al campo CC durante l’inoltro dell’e-mail non verranno visualizzati.

11. Per configurare le regole di assegnazione, fare clic sulla scheda "Automazione ".
12. Se sei assegnato a un posto di lavoro"Vendite" o "Assistenza", puoi impostare regole di instradamento per indirizzare automaticamente le email in arrivo a utenti e team specifici del proprio account:
    • Fare clic per attivare l’ opzione «Assegna automaticamente le conversazioni ».
    • Fai clic sul menu a discesa "Assegna a " e seleziona un'opzione di instradamento:

• • • Agente del servizio clienti: assegna un agente clienti basato sull'intelligenza artificiale per rispondere alle domande di assistenza. Se l'agente clienti non è in grado di rispondere, la conversazione verrà riassegnata in base alle tue impostazioni di trasferimento. Scopri come configurare e personalizzare il processo di trasferimento dell'agente clienti.
      
    • Utenti e team specifici: assegna le email in arrivo agli utenti o ai team selezionati. Seleziona gli utenti o i team dal menu a tendina " Utenti e team specifici ".
    • Titolare del contatto: assegna le e-mail in arrivo al titolare di un contatto. Il contatto deve avere un titolare assegnato al proprio record ed essere tracciato tramite un cookie. Se il titolare è offline, la richiesta verrà inviata via e-mail al titolare del visitatore.
  • Per impostazione predefinita, le conversazioni in arrivo verranno assegnate solo agli agenti disponibili. Se non ci sono agenti disponibili, la conversazione via e-mail rimarrà non assegnata. È possibile deselezionare la casella di controllo «Assegna solo agli utenti disponibili» per disattivare l’assegnazione in base alla disponibilità degli agenti.

Nota: i messaggi in arrivo possono essere instradati automaticamente solo agli utenti con licenze di Venditeo Assistenzaassegnate. Se l’utente non ha accesso a una licenza a pagamento, non è possibile includerlo nelle regole di assegnazione automatica.

13. Per modificare le proprietà predefinite del ticket, tra cui la pipeline e la fase del ticket:
• Fare clic su " Modifica ticket" accanto all’impostazione "Tratta le conversazioni in arrivo come ticket di assistenza ".
• Nel pannello di destra, utilizzare i menu a discesa per modificare le proprietà.
• Per impostazione predefinita, se sono state configurate regole di assegnazione automatica nella casella di posta in arrivo, il titolare del ticket sarà lo stesso del titolare della conversazione. Per modificare il titolare del ticket, fare clic sul menu a discesa "Titolare del ticket " e selezionare un'altra opzione.

• • Fai clic su " Salva".

14. Per completare la modifica dell’indirizzo e-mail di riserva, clicca su Salva.

Se sono state apportate modifiche alla configurazione o alle regole di instradamento, i contatti vedranno il nome del mittente, l’indirizzo del mittente e la firma e-mail aggiornati quando riceveranno un’e-mail da parte tua.

Crea una nuova casella di posta in arrivo 

Creando più caselle di posta in arrivo, puoi organizzare e segmentare i tuoi messaggi per i diversi team. Ad esempio, puoi creare una casella di posta in arrivo dedicata alle vendite per gestire le richieste relative a prezzi e confezioni e una casella di posta in arrivo dedicata all’assistenza clienti affinché il tuo team di supporto possa gestire le richieste in arrivo.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk > Posta in arrivo.
3. Accanto al menu a discesa "Vista corrente ", fare clic sul menu a discesa "Azioni " e selezionare " Crea nuova casella di posta".
4. Nel campo Nome casella di posta del team , inserisci un nome per la tua casella di posta.
5. Fai clic sul menu a tendina " Chi ha accesso alla casella di posta " per scegliere chi può visualizzare questa casella di posta. Puoi anche aggiungere o rimuovere membri del team dopo aver creato la tua casella di posta.
   • Tutti: ogni utente HubSpot dell’account può accedere alla casella di posta.
   • Utenti e team specifici: solo gli utenti o i team selezionati possono accedere alla casella di posta.

Nota: le conversazioniin arrivo possono essere assegnate automaticamente solo agli utenti con un posto a pagamento, ma gli utenti gratuiti possono comunque assegnare e rispondere alle conversazioni non assegnate se hanno accesso alla casella di posta.

Se scegli "Utenti e team specifici", gli utenti con accesso all’account o autorizzazioni da superamministratore possono visualizzare qualsiasi casella di posta delle conversazioni nel portale, ma non possono eseguire azioni nella casella di posta, come rispondere a un thread, a meno che non siano selezionati come membri del team nelle impostazioni di accesso della casella di posta.

6. Fare clic su Avanti.
7. Seleziona un canale da collegare oppure fai clic su “Collega un canale in un secondo momento”.

Scopri di più sul collegamento dei canali alla casella di posta delle conversazioni.

Quando accedi alle impostazioni della casella di posta, apparirà un elenco dei canali collegati. Puoi modificare le impostazioni dei canali esistenti o collegarne di nuovi. Scopri come comporre e rispondere alle e-mail nella casella di posta o chattare con i visitatori del tuo sito web.

Gestisci lo stato dei canali

Puoi disattivare un canale collegato nelle impostazioni della tua casella di posta:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk > Posta in arrivo.
3. Fai clic per attivare o disattivarel’interruttore Statorelativo a un canale collegato.

Se un canale è disattivato, non potrai più inviare messaggi da quel canale in HubSpot. Inoltre, eventuali messaggi in arrivo sul canale non appariranno nello strumento Conversazioni e non verranno registrati nel CRM.

Utilizza la

casella di posta delle

conversazioni

Dopo aver configurato la casella di posta delle conversazioni, scopri come comporre messaggi, rispondere alle conversazioni e gestire la tua casella di posta.