インポートファイルの設定

初めてのCRMとしてHubSpotを使用する場合も、別のシステムからの移行の場合も、インポート処理（取り込み）はレコードとアクティビティーの作成とデータベースの更新に役立ちます。インポートファイルは、ビジネスにおける関係性やプロセスの整理に使用するデータのスプレッドシートです。インポートを開始する前に、インポートファイルに関連するHubSpotの用語と要件を確認してください。

用語集

• CRMオブジェクト：コンタクト、会社、取引、チケットなど、ビジネスにおける関係性またはプロセスの種類。インポートする際、オブジェクトとは HubSpotにインポートするデータセットの種類を指します。

• レコード：オブジェクトの個々の実データ（例えば「トム・スミス」は1件のコンタクトレコードです）。1種類のオブジェクトのインポートファイルでは、ファイル内の各行が1つのオブジェクトレコードを表します。1つのファイル内にある複数のオブジェクトをインポートする場合、各行は互いに関連付けられた複数のレコードを表します。

• アクティビティー：コンタクトに送信されたEメールや、チケットレコードに記録されたメモなど、レコードに関連付けることができるエンゲージメント。アクティビティーには、コール、Eメール、ミーティング、メモ、タスクがあります。インポートによって新規のアクティビティーを作成することはできますが、既存のアクティビティーを更新することはできません。コールとタスクは単体でインポートできますが、Eメール、ミーティング、メモはインポートしてCRMオブジェクトに関連付ける必要があります。

• プロパティー：レコードとアクティビティーに関する情報を格納するために作成されるフィールド。インポートの際には、プロパティーがファイルの列ヘッダーと結び付けられます。

  ファイルの例

この例でインポートするオブジェクトは、コンタクトです。各行はコンタクトレコードを表します。各情報列はコンタクトプロパティー（「名」、「姓」、「Eメールアドレス」）を表します。

• 固有（一意の）ID：HubSpot上で各レコードを個別のデータとして認識するために使用されるプロパティー値。インポートでは、重複するレコードの作成を避けるため（例：「Tom Smith」のレコードを2件）、および異なるレコードを関連付けるため（例：「Tom Smith」をインポートしてこの人の会社「Smith Inc.」と関連付ける）に、固有IDが必要です。インポート時に使用できる固有IDを次に示します。
  • Eメール：コンタクトのEメールアドレス。コンタクトのインポート時に重複を避けたりコンタクトを別のオブジェクトと関連付けたりするには、これが必要です。コンタクトのEメールアドレスがない場合は、既存のコンタクトレコードの更新と関連付けに「レコードID」を使用します。

• 会社のドメイン名：会社のウェブサイトドメイン（例：example.com）。会社のインポート時に重複を避けたり会社を別のオブジェクトと関連付けたりするには、これが必要です。会社のドメイン名がない場合は、既存の会社レコードの更新と関連付けに「レコードID」を使用します。
• レコードID。 HubSpotが各レコードに付与している一意のプロパティー値です。HubSpotから既存のレコードをエクスポートすると、各レコードに「レコードID」が付与されます。この列は、既存の取引、チケット、またはカスタムオブジェクトをインポートして別のオブジェクトに関連付ける場合に必須です。また、Eメールや会社ドメイン名がない場合に、個々のコンタクトおよび会社の固有の識別情報（ID）としても使用できます。
• ユニークな値を必要とするカスタムプロパティ（会社、取引、チケット、カスタムオブジェクトのみ）：ユニークな値を必要とするプロパティを作成した場合、そのプロパティをインポートファイルでユニークなIDとして使用することができます。
• 関連付けラベル（「Professional」と「Enterprise」のみ）：レコード間の関係を指定する値です。関連付けラベルを作成した後、それらをレコードと一緒にインポートできます。

• 列のマッピング：インポート処理の手順で、ファイル内の列ヘッダーとHubSpotプロパティーのひも付け操作を求められます。

例えば、コンタクトおよび会社を1つのファイルにインポートして関連付ける必要があるとします。インポートして関連付けるオブジェクトはコンタクトおよび会社です。各行はコンタクトレコードと、それに関連付けられている会社レコードを表します。各列ヘッダーは、インポート中にマッピングされるプロパティーを表します。以下に示すファイルには、コンタクトのプロパティー（「名」、「姓」、「Eメールアドレス」、「電話番号」、「お気に入りの食べ物」）および会社のプロパティー（「名前」、「会社のドメイン名」）が含まれています。HubSpot上で重複しない2つのレコード（コンタクトの「Eメールアドレス」、会社の「会社のドメイン名」）に結び付けられる各オブジェクトにも、固有のIDがあります。インポート処理中に、HubSpotプロパティーへの列のマッピング（［名］列と「名」HubSpotプロパティーなど）を行います。

ファイルの例

列をプロパティーにマッピング

ファイルの要件と技術的な制限

• .csv、.xlsx、または.xlsファイル。
• 1シートのみが含まれている。
• ヘッダー行が含まれていて、その各列ヘッダーがHubSpot内の特定のプロパティーに対応する。列のヘッダーを任意の順序で整理することができます。それによってインポートが影響を受けることはありません。インポート処理の前に、ヘッダーに一致する既定のプロパティーが存在するか、カスタムプロパティーを作成するかを確かめておくことができます。プロパティーの要件の詳細を確認してください。
• 含まれる列は1000未満である。
• 英語以外の文字が含まれる場合は、UTF-8でエンコードされている。
• Excelファイルの日付／時刻プロパティーをインポートしている場合は、数値の書式のセルが含まれている。
• 小数を使用する米ドルの形式の通貨データのみが含まれている（例：123.45）。 

インポートツールには、HubSpotサブスクリプションに応じて、さらに技術的な制限があります。この制限には、インポートファイルのサイズと行数の制限、および1日にインポート可能なファイル数と行数の制限が含まれます。

• HubSpotの無料のツールを使用している場合は、以下の操作が可能です。
  • 最大20MBのファイルをインポートする。
  • 1日に最大50件のインポートを完了する。
  • 1日に最大500,000行をインポートする。500,000行を超えるファイルをインポートする場合は、完了までに数日かかります。
• アカウントに「Starter」、「Professional」、「Enterprise」のいずれかのサブスクリプションが含まれている場合は、以下の操作が可能です。
  • 最大512MBのファイルをインポートする。
  • 1日に最大500件のインポートを完了する。
  • 1日に最大10,000,000行をインポートする。1ファイルあたりの行数の上限は1,048,576です。インポートAPIを介してインポートしている場合は、1日に最大80,000,000行をインポートできます。

これらの制限は24時間に対して恒常的に適用され、特定の時点でリセットされることはありません。HubSpotのサブスクリプションとその制限事項について、詳細を確認してください。

プロパティーの要件

プロパティー値の形式設定

データを正しくインポートするには、以下の形式設定ルールに従う必要があります。

• 「電話番号」および「携帯電話番号」コンタクトプロパティーについて、インポートした電話番号を国コードに基づいて自動的に書式設定する場合は、+［国コード］［電話番号］の形式で書式設定します。内線番号がある場合は、ext［内線番号］を追加します。例えば、アメリカ合衆国の国コードを含む電話番号は、+11234567890 ext123のようになります。

• 価格を含むプロパティーには、HubSpotで利用可能な通貨のいずれかを使用する必要があります。使用可能な通貨とその通貨コードのリストは、アカウントの初期設定の「通貨」タブで確認することができます。
• インポートツールはスプレッドシートの空白セルを無視するので、新しいプロパティーデータをインポートするときは、プロパティーの値がないレコードのセルを空白のままにしておきます。HubSpot内で既存のレコードのプロパティーに値がすでにある場合、既存のプロパティー値は空白セルによってクリアされません。既存のプロパティー値を一括でクリアするには、手動で値を編集するか、「プロパティー値をクリア」ワークフローアクションを使用します。
• インポート中にレコードまたはアクティビティーに担当者を割り当てるには、次の手順に従います。
  • オブジェクトの場合は、「［オブジェクト］の担当者」ヘッダーを含めます。アクティビティーの場合は、「アクティビティーの割り当て先」ヘッダーを含めます。
  • その列の各行に、該当するユーザーの名前またはEメールアドレスを追加します。インポートを通じてレコードが割り当てられるユーザーには、新しいレコードまたはアクティビティーの割り当てに関する通知は届きません。
• 日付を含むプロパティーの場合、このプロパティーの値の形式を設定するには、次の手順に従います。
  
  • 有効な日付形式には、mm/dd/yyyy（10/28/2020）、dd/mm/yyyy（28/10/2020）、yyyy-mm-dd（2020-10-28）などがあります。
  • 日付／時刻プロパティーの場合、時刻を含めるにはタイムスタンプをhh:mm（28/10/2020 14:30）という形式で追加します。デフォルトでは、インポートツールは24時間制を採用しています。12時間制を指定する場合は、タイムスタンプにAMまたはPMを追加します（10/28/2020 2:30PM）。タイムスタンプを含めない場合、時刻は既定で真夜中に設定されます。

注：HubSpotの既定の日付プロパティー（例：［クローズ日］）をインポートする場合、値はミリ秒単位のUNIXタイムスタンプ形式でなければなりません。Excelファイルをインポートしている場合は、日付／時刻プロパティーのセルは数値の書式でなければなりません。タイムスタンプの値を形式設定する方法、および日付をUNIX形式に変換する方法をご覧ください。

• プロパティーフィールドの種類によって、その他の特定のフォーマット要件があります：
  • 数値、テキスト、日付のカスタムピッカーのプロパティーでは、検証ルールを設定した場合、インポートした値がそのルールに従っていなければインポートされません。

• • 列挙型プロパティの場合、インポートファイルの値は、ラベルまたはプロパティの内部値（定義オプション）のいずれかと一致する必要があります。 HubSpotのデフォルト列挙プロパティー（例：ライフサイクルステージ、産業）の場合、値は内部値または英語のラベルと一致する必要があります。
  • チェックボックスプロパティーへのインポートに関する詳細をご覧ください。

• 商品をインポートする場合（Professional、Enterpriseのみ）：
  • 「期間」プロパティー値をインポートする場合は、「期間」列の値を「PXM」（Xは月数で、例えばP6Mは6か月の期間）、または「PXY」（Xは年数で、例えばP1Yは1年の期間）のように表記します。
  • 「請求頻度」プロパティー値をインポートするには、製品の価格タイプが定期の場合は月次、年次、四半期ごとを使用します。製品の価格が1回限りの場合は、セルを空白のままにします。

必須プロパティー

インポートするオブジェクトやアクティビティーによっては、以下のプロパティーが必須です。これらのプロパティーをファイルの列ヘッダーとして含める必要があります。

• コンタクト：「名」、「姓」、「Eメール」、（また既存のコンタクトの場合は）「レコードID」のうち少なくとも1つ。
• 会社：「名前」、「会社のドメイン名」、（また既存のコンタクトの場合は）「レコードID」のうち少なくとも1つ。
• 取引：新しい取引を作成する場合は「取引名」、「パイプライン」、および「取引ステージ」。既存取引の場合は、「レコードID」。
• チケット：新しいチケットを作成する場合は「チケット名」、「パイプライン」、および「チケットステータス」。既存チケットの場合は「レコードID」。
• 製品：「単価」、「名前」、または既存の製品の場合は「レコードID」

• 商品項目：「名前」、「数量」、「価格」、および関連付けられた取引の「レコードID」または「取引名」。さらに商品項目を製品に関連付ける場合は、製品の「製品ID」を含めてください。これはインポート時に商品項目プロパティーにマッピングされます。

注：インポートによって新規の商品項目を作成することはできますが、インポートによって既存の商品項目を更新することはできません。取引に関連付けられた商品項目をインポートした場合、取引金額はインポートによって更新されません。既存の商品項目を更新したり、関連付けされた取引金額を更新するには、HubSpotで商品項目を手動で編集するか、商品項目を取引に関連付けることができます。

• コール：「通話メモ」（通話に関する説明やコンテキストを提供するテキストフィールド）。
• Eメール：「Eメール本文」（Eメールのテキスト本文）と「Eメールの方向」（「着信」または「発信」）。
• ミーティング：「ミーティングの説明」（ミーティングを説明するテキストフィールド）、「ミーティングの開始時刻」、「ミーティングの終了時刻」。開始時刻と終了時刻の値は、日付／時刻プロパティープロパティーとして形式設定する必要があります。
• メモ：「メモ本文」（メモのテキスト本文）。
• タスク：「タスクのタイトル」（タスクの名前）と「期日」。期日は日付／時刻プロパティーとして形式設定する必要があります。

追加のプロパティー

追加のプロパティーは必須ではありませんが、データを一括で追加または更新するためにHubSpotにインポートできます。インポートできる追加のプロパティーを以下に示します。

• HubSpotの既定のコンタクト、会社、取引、チケットのプロパティー（編集不可能な一部の自動設定プロパティーを除く）。デフォルトのコンタクト、会社、取引、チケットのプロパティーについて詳しく説明します。
• コンタクト、会社、取引、チケットまたはカスタムオブジェクトに対して作成したカスタムプロパティー。
• 全てのアクティビティーについてインポートできるプロパティーを以下に示します。
  • アクティビティーの割り当て先：アクティビティーの担当者。このプロパティの値には、HubSpotのユーザー名、またはユーザーの Eメールのいずれかを指定する必要があります。
  • アクティビティー日：アクティビティーが発生した日付と時刻。これは日付／時刻プロパティーとして形式設定する必要があります。新しいアクティビティーをインポートするがこのプロパティーを含めない場合、［アクティビティー日］の値は、アクティビティーが作成された日時に自動的に設定されます。
• コールのプロパティー：:
  
  • コール方向：コールの方向。［着信］または［発信］です。
  • 通話結果：通話結果。オプションは、通話やミーティングの結果設定で設定します。
  • コールのソース：コールのソース。オプションは、［VoIP］、［Zoom］、または［連携プラットフォーム］などです。
  • コールステータス：コールのステータスまたは結果。オプションは、［話し中］、［キャンセル済み］、［完了］、［接続中］、［失敗］、［進行中］、［不在］、［応答なし］、［キューに追加済み］、［呼び出し中］です。

• • コールのタイトル：コールの名前。
  • コールタイプ：コールのタイプ。オプションは、通話とミーティングの種類設定で設定します。

• • 記録のURL：コールの録音にアクセスするためのURL。
  • 文字起こしが利用可能：コールに文字起こしがあるかどうかを、「TRUE」または「FALSE」で示します。
• Eメールのプロパティー。
  
  • Eメールの件名：Eメールの件名。
  • Eメールの送信ステータス：Eメールのステータス。オプションは、［バウンス］、［失敗］、［スケジュール済み］、［送信中］、［送信済み］です。

• ミーティングのプロパティー：

• • 内部ミーティングメモ：ミーティングに関するメモを追加するテキストフィールド。
  • 場所タイプ：ミーティングが開催された場所のタイプ。オプションは、［電話］、［住所］、［ビデオ会議］です。
  • ミーティングの場所：ミーティングの場所の名前。
  • ミーティング名：ミーティングの名前。

• • ミーティングの成果：ミーティングの成果。オプションは、通話やミーティングの結果設定で設定します。
  • ミーティングタイプ：ミーティングのタイプ。オプションは、通話とミーティングの種類設定で設定します。
• タスクのプロパティー：
  
  • メモ：タスクに関するメモを追加するテキストフィールド。
  • 優先度：タスクに割られた優先度。オプションは、［低］、［中］、［高］です。
  • タスクタイプ：タスクのタイプ。オプションは、［コール］、［Eメール］、［To Do］です。インポート時にタイプを設定しない場合、タスクはデフォルトで［To Do］に設定されます。 
  • タスクのステータス：タスクのステータス。オプションは、［完了］、［繰延］、［進行中］、［開始前］、［待機中］です。

関連付けと重複の削除の要件

• 1つのファイルで複数のオブジェクトをインポートして関連付けるには、関連するレコードまたはアクティビティーの情報を同じ行に含めます。2つのファイルでは、共通する列を使用して各ファイル内のレコードを接続します。レコードのインポートと関連付けの詳細については、サンプルファイルを参照できます。
• 既存のレコードの更新、レコードの関連付け、重複レコードの回避を行うには、各オブジェクトの固有の識別情報（ID）プロパティーを含める必要があります。全てのオブジェクトについて、既存のレコードをエクスポートし、「レコードID」を固有の識別情報（ID）として使用することができます。コンタクトについては、「Eメール」も使用できます。会社については、「会社のドメイン名」も使用できます。
  • 複数のオブジェクトをインポートする際に「レコードID」を含める場合は、IDが正しいオブジェクトと一致するようにファイルの列ヘッダーを区別することをお勧めします（例えば、「レコードID - コンタクト」という列と「レコードID - 会社」という別の列を設定します）。
  • HubSpotにセカンダリーEメールアドレスが入力されている既存のコンタクトについては、そのコンタクトの固有の識別情報（ID）としてセカンダリーEメールを使用できます。セカンダリーEメールを使用し、ファイルに「レコードID」列を含めなかった場合、プライマリーEメールはセカンダリーEメールに置き換えられません。しかし、ファイルにセカンダリーEメールと「レコードID」の両方を列として含めた場合は、プライマリーEメールがセカンダリーEメールに置き換えられます。

• 1つのレコードを別のオブジェクトの複数のアクティビティーまたはレコードと関連付けるには、そのレコードの固有の識別情報（ID）を、関連付けたい各レコードに対応する複数の行に含めます。例えばLuke Danes氏は「Luke's Diner」では店長ですが、「The Dragonfly Inn」では契約社員です。同氏を両方の会社に関連付けるには、Luke Danesに対応する2つの行を含めて、会社ごとに「Eメール」（または「レコードID」）列と「会社のドメイン名」（または「レコードID」）列を使用する必要があります。

注：固有の識別情報（「Eメール」、「会社のドメイン名」、「レコードID」など）を含めずにインポートした場合、それぞれが同じレコードに関連付けられるのではなく、重複したレコードが作成されます。

• 関連付けラベルをインポートするには（「Professional」と「Enterprise」のみ）、［関連付けラベル］列を含めます。インポートする前に、HubSpotで関連付けラベルを作成する必要があります。
  • 2つのレコードの関係を表すラベルを複数設定するには、1つのセルにセミコロンで区切って複数の関連付けラベル値を含めることができます（例：マネージャー; 請求先コンタクト）。
  • 複数のファイルのインポートで関連付けラベルをインポートする場合、関連付けラベルの列と関連付けるオブジェクトの一意の IDを同じファイルに含める必要があります。
• インポートによって子会社と親会社の関連付けを作成するには、親会社の「レコードID」の値を含む「親会社」列をインポートファイルに含めます。子会社のインポートについて詳細をご確認ください。

インポートファイルのサンプル

以下のファイルには、各オブジェクトタイプの必須列ヘッダーと、使用可能な追加のヘッダーが含まれています。ご自分の組織のHubSpotデータベースの維持に必要なプロパティーを他にも更新または作成するために、独自の列ヘッダーを追加することもできます。

1つのオブジェクトまたはアクティビティー

• コンタクトのサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• 会社のサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• 取引のサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• チケットのサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• 製品のサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• タスク サンプル スプレッドシート：XLSX
• コール サンプル スプレッドシート：XLSX

ファイルの準備ができたら、1つのオブジェクトまたはアクティビティーをHubSpotにインポートする方法を学びます。

注：製品は、1つのオブジェクトのインポートでのみインポートできます。既存の商品を商品項目に関連付けたり、手動で商品を取引や見積りに関連付けたりすることができます。

関連付けを伴う複数オブジェクト

複数のオブジェクト、またはオブジェクトとアクティビティーを1つのファイルにまとめて、または2つのファイルに分けて、各ファイルが1つのオブジェクト/アクティビティーを表すように、インポートおよび関連付けを行うことができます。

1つのファイル内にある複数のオブジェクトをインポート

1つのファイル内にある複数のオブジェクト／アクティビティーをインポートして関連付けるには、ファイル内の同じ行に関連付けるレコード／アクティビティーを含めます。これらのサンプルファイルは一般的な使用例ですが、列ヘッダーを変更すればオブジェクトまたはアクティビティーを自由に組み合わせることができます。

• コンタクトまたは会社のサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• 関連付けラベルを含むコンタクトと会社のサンプルスプレッドシート：XLXSまたはCSV
• コンタクトとチケットのサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• 会社と取引のサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• 会社とメモのサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• 会社、取引、メモのサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• 取引と新規の商品項目のサンプルスプレッドシート（関連付けられた製品を含む）：XLSXまたはCSV1つのファイルでインポートする場合、1つの取引についてインポートできる商品項目は1つだけです。
• コールとコンタクトのサンプルスプレッドシート：CSV
• メモとチケットのサンプルスプレッドシート：CSV
• タスクと既存の取引のサンプルスプレッドシート：CSV
• Eメールと既存コンタクトのサンプルスプレッドシート：CSV

ファイルの準備ができたら、HubSpotに複数のオブジェクトまたはアクティビティーをインポートして関連付けする方法について詳細をご確認ください。

2つのファイル内にある複数のオブジェクトをインポート

2つのファイルをインポートして関連付けを行う場合は、各ファイルがオブジェクトまたはアクティビティーを表します。2つのファイルのインポートでインポートできるのは、2つのオブジェクト、または1つのオブジェクトと1つのアクティビティーのみです。3つ以上のオブジェクト／アクティビティーをインポートする場合は、1つのファイルでインポートできます。

複数のファイル間で関連付けるレコードを特定するには、両方に共通する列を含めます。一方のファイルには、この列の各行に重複しない固有の値が含まれている必要があります。この値をもう一方のファイルで、各行に関連付けるレコードを示すために使用します。例えば、一般的な使用例は、コンタクトおよび会社をインポートして関連付けることです。次のサンプルファイルでは、「Company Name（会社名）」が共通の列になっています。

• 会社のサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV

• コンタクトのサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV

会社ファイルの「Company name」（会社名）列の各行には、重複のない固有の値があります。コンタクトファイルの各行では、「Company name」列の値が、コンタクトの関連付け先となる会社と一致しています。このようなファイルをコンタクトおよび会社のインポートに使用できます。つまり、共通の列があれば、他のオブジェクトを自由に組み合わせることができます。

その他の例には以下のようなものがあります。

• 2つのファイルに関連付けラベルがある取引と会社：これらのサンプルファイルでは、「会社名」が「会社」オブジェクトの固有のキーです。
  • 取引のサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
  • 会社のサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
• 2つのファイルの取引と新規の商品項目：これらのサンプルファイルでは、「取引名」が「取引」オブジェクトの固有のキーです。2つのファイルでインポートする場合は、1つの取引について複数の商品項目をインポートできます。
  • 取引のサンプルスプレッドシート：XLSXまたはCSV
  • 商品項目のサンプルスプレッドシート（関連付けられた製品を含む）：XLSXまたはCSV
• 2つのファイルのコールとコンタクト：これらのファイルでは、「Eメール」がコンタクトの共通の列であり、固有のキーです。
  • コールのサンプルスプレッドシート：CSV
  • コンタクトのサンプルスプレッドシート：CSV

ファイルの準備ができたら、HubSpotに複数のオブジェクトまたはアクティビティーをインポートして関連付けする方法について詳細をご確認ください。