レコードでミーティングをスケジュールする

GoogleカレンダーまたはOffice 365カレンダーを連携したら、コンタクト、会社、取引、チケットレコード、または 営業ワークスペース (ベータ版)から コンタクトとのミーティングスケジュールを設定できます。ミーティングが作成されると、カレンダーの招待状がミーティング参加者に送信されます。アカウントのユーザーをミーティング参加者として追加することもできます。

シートが割り当てられているSales Hub または Service Hubの Professionalまたは Enterpriseアカウントのユーザーは 、アカウント内で同じくシートが割り当てられている他のユーザーに代わってミーティングをスケジュールできます。

この記事は、Googleカレンダー、またはOffice 365とHubSpotの連携を接続しているユーザーに当てはまります。カレンダーをミーティングツールに接続した場合、日程設定ページの作成と編集について、詳しくはこちらをご覧ください。 

デスクトップでミーティングを使用

パソコンでミーティングを自分でスケジュールする

レコードから、または 営業ワークスペース (ベータ版)からミーティングをスケジュールします。

1. レコードからミーティングのスケジュールを設定するには、次の手順に従います。
   • レコードに移動します。
     • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
     • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。
     • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
     • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。
   • レコードの名前をクリックします。
   • 左側のパネルで[ meetings ミーティング]をクリックします。
     
     
   • 接続済みのカレンダーが記載されたダイアログボックスが開きます。
2. 営業ワークスペース(ベータ版)からミーティングをスケジュールするには、次の手順に従います。
   • HubSpotアカウントにて、［営業］＞［営業ワークスペース］の順に進みます。
   • [スケジュール]タブをクリックします。
   • 右上の[ ミーティングをスケジュール]をクリックします。
   • [コンタクトを選択]ドロップダウンメニューをクリックします。
   • コンタクト名の入力を開始して、コンタクトを検索します。
   • コンタクト名をクリックします。
   
3. ミーティングをセットアップするために：

• • [タイトル]フィールドにミーティング のタイトル を入力します。

1. • 開始日を入力します。
   • 開始時刻を入力し、 終了時刻を入力します。または、表示されたカレンダーの 日付 をクリックします。

• • [ミーティングタイプ ]ドロップダウンメニューをクリックして 、ミーティングタイプを選択します。この設定は、カスタマイズされたコールおよびミーティングのタイプを有効にした場合にのみ設定できます。

• • [ 参加者 ]ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングに含める 他のコンタクトやユーザー を検索し選択します。

• • 場所ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティング場所に以下のオプションのいずれかを選択します。 
    • 電話: テキストフィールドに 電話番号 を入力します。
    • 対面: テキストフィールドに 住所 を入力します。
    • カスタム: テキストフィールドに カスタムの場所 を入力します。
    • Google Meet:Google Meet 連携を接続し、ユーザーを連携にマッピングしている場合は、[ Google Meet ]をクリックしてその連携をミーティングに使用します。 
    • Zoom: Zoom連携を接続していて、ユーザーを連携にマッピングしている場合は、[ Zoom ]をクリックしてそれをミーティングに使用します。 
  • ミーティングの前にリマインダーEメールを送信するには、[+リマインダーを追加]をクリックします。
    • [ スケジュール済みリマインダーEメール ]セクションで、テキストフィールドに 数値 を入力し、[ スケジュール済みリマインダーEメール ]ドロップダウンメニューをクリックして、 時間の単位 (日、週、月など)を選択します。アカウントの[ミーティングリマインダーをデフォルトでオンにする ]スイッチがオンになっている場合、新しいミーティングはデフォルトのリマインダーを継承します。ミーティング リマインダーのタイムゾーンがどのように決定されるかを学ぶ。
    • リマインダーEメールは合計3件まで追加できます。別のリマインダーEメールを追加するには、[ +リマインダーを追加]をクリックします。リマインダーを削除するには、[deleteTo deltoT削除]をクリックします。
    • リマインダーEメールの本文に招待の説明を含めるには、[ リマインダーEメール本文に参加者の説明を含める ]チェックボックスを選択します。

• • [参加者の説明]フィールドに、 ミーティングの詳細を入力します。ミーティングプラットフォームには、カレンダーの招待にこの情報が表示されます。[参加者の説明 ]フィールドの下部にある書式設定オプションを使用して、テキストの変更、リンクの挿入、または スニペットの使用を行います。

注： Zoom、Google Meet、UberConferenceのリンクをミーティングに追加するには、HubSpotユーザーのEメールがZoom、Google Meet、UberConferenceユーザーのEメールと一致している必要があります。

• • [ + Add Internal Notes(内部メモを追加 )]をクリックして、チームメンバーがレビューする内部メモを入力します。ミーティングのコンタクト参加者には、カレンダーの招待にこの情報は表示されません。下部の書式設定オプションを使用してテキストを変更したり、リンクを挿入したり、 スニペットを使用したりできます。
  • [関連付け ] ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティングアクティビティーとの関連付けを解除するレコードの横にあるチェックボックス をオフにします。検索バー を使用して、関連付ける他のレコードを検索し、レコードの横にあるチェックボックスをオンにします 。
  • カレンダーを表示せずにミーティングをスケジュール設定するには 、折りたたみアイコンをクリックします。
    
    
  • [保存]をクリックします。

保存後、次の点に注意してください。

• コンタクトが招待状を受け取るには、「Eメール」プロパティーに有効なEメールアドレスが入力されている必要があります。
• ミーティングがスケジュール設定されると、コンタクトに.icsファイルが記載された招待状が送られ、この招待状はカレンダーに追加できます。
• あなたのカレンダーにミーティングが自動的に作成されます。
• ミーティングはレコードのタイムラインにエンゲージメントとして保存されます。あなたのお名前がホスティングし、主催者として記載されます。

デスクトップで自分用にミーティングを編集

デスクトップで既存のミーティングを編集するには、次の手順に従います。

1. レコードに移動します。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。
2. ミーティングの右上にあるアクティビティータイムラインで、[ アクション]をクリックし、[編集]を選択します。
   
   
3. 変更を行ったら、ミーティングアクティビティの下部にある[保存]をクリックします。

注: コンタクトレコード上のミーティングの説明に対する変更は、Googleカレンダーを使用していて、 Googleカレンダーの双方向連携を HubSpot との双方向連携を有効にしている場合のみ、変更がコンタクトに送信されます。Office 365カレンダーを使用しているか、連携が有効になっていない場合は、コンタクトレコードではなく、カレンダーイベントでミーティングの説明を更新し、変更を参加者に送信するようにしてください。

パソコンでミーティングの成果を割り当てる

ミーティングが行われた後、ホスティングする人はミーティングの結果を割り当てることができ、コンタクトとのミーティングをよりよく追跡することができます。既定のミーティングの成果オプションは、[ スケジュール済み]、[ 完了]、[ スケジュール変更済み]、[ 欠席]、および [上位] です。カスタム ミーティング 結果を作成することもできます。

1. レコードに移動します。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。
2. ミーティングの右上にあるアクティビティータイムラインで、[ アクション]をクリックし、[ 編集]を選択します。
   
   
3. 結果ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティング結果を選択する。
4. ［保存］をクリックします。

デスクトップ(Sales Hub または Service Hub のProfessionalおよび Enterprise)で別のユーザーのミーティングをスケジュールする

Sales Hubまたは Service Hub Professionalまたは Enterpriseアカウントでシートが割り当てられているユーザーは、アカウント内の他のユーザーに代わってミーティングをスケジュールできます。当該ユーザーにもシートが割り当てられていて、 それらのユーザーにカレンダーが接続されていて、 かつカレンダーの同期 が有効化されている。これは、ビジネスまたは営業開発の担当者がアカウントエグゼクティブのミーティングをスケジュールする必要がある場合に役立ちます。

他のユーザーのミーティングを予約する： 

1. レコードに移動します。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。
2. レコードの名前をクリックします。
3. 左側のパネルで meetingsミーティングをスケジュールをクリックします。接続されているカレンダーのポップアップボックスが表示されます。ミーティングを設定するには、次の手順に従います。
   • [ ホスト]ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングのスケジュールを設定するユーザーを選択します。
   • または、[ ミーティングのローテーション]をクリックしてミーティングのローテーションを使用します。[ミーティングのローテーションを検索 ]ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングのローテーションを選択します。
     • [ミーティング ローテーション ユーザー フィールドには、割り当てられたミーティング数が最も少ないローテーションのメンバーによって入力されます。そのメンバーのカレンダーも表示される。複数のメンバーに同じ数のミーティングが割り当てられている場合、前回の割り当てが最も遠い過去のメンバーが選択されます。
     • 提案されたユーザーのカレンダーがいっぱいの場合、または別のユーザーを選択する場合は、[ ミーティングローテーションユーザー]ドロップダウンメニューをクリックして別のメンバーを選択します。
   • カレンダーが更新されてホストの空き状況が表示され、場所が更新されてホストのビデオ会議オプションが反映されます。カレンダーの既存のミーティングは、ミーティングのタイトルではなく[ 予定あり]と表示されます。
   • デフォルトでは、ミーティングに参加者として 追加されることはありません 。ミーティングへの参加を希望する場合は、[ 参加者 ]ドロップダウンメニューをクリックし、 自身 を参加者として選択します。
4. ミーティングのスケジュール設定を続行します。
5. ［保存］をクリックします。
   

注：、ミーティングのローテーションを使用しているユーザーにミーティングが予約されると、そのユーザーのミーティング予約数が1つ増えます。ミーティングが削除されると、その人のミーティング予約数は1つ減ります。 

保存後、次の点に注意してください。

• コンタクトが招待状を受け取るには、「Eメール」プロパティーに有効なEメールアドレスが入力されている必要があります。
• ミーティングがスケジュールされると、コンタクトとホスティングする人のカレンダーに追加できる.icsファイルの招待状が届きます。
• レコードのタイムライン を確認することで、誰がミーティングを企画し、主催したかを確認できます。

• プロパティー によって作成されたアクティビティ ー(主催者)とプロパティー に割り当てられたアクティビティ ー(ホスト)を使用して、レポートを作成します。

HubSpotモバイルアプリでミーティングを使用する

HubSpotモバイルアプリでミーティングを自分でスケジュールする

1. iOSデバイスまたはAndroidデバイスでHubSpotアプリを開きます。
2. 左上の[メニュー]をタップし、左サイドバーの[コンタクト]をタップします。
3. ミーティングに関連付けられたレコードの名前をタップします。
4. [続きverticalMenu ]をタップします。次に、［ミーティング］をタップします。ミーティングをセットアップするために：
   • ミーティングのタイトルと説明を入力してください。
   • ［開始日］、［開始時刻］、［終了日］、［終了時刻］をタップして、ミーティングの日付と時間を設定します。
   • 空き状況確認をタップしてカレンダーを表示します。ミーティングを設定する時間をタップし、右上の[完了 ]をタップします。または、左上の[キャンセル ]をタップして前の画面に戻ります。
   • [ミーティングタイプ]をタップし、 ミーティングタイプを選択します。この設定は、カスタマイズされたコールおよびミーティングのタイプを有効にした場合にのみ設定できます。
   • [ミーティングの成果]をタップし、ミーティングの成果を選択します(例:ミーティングがすでに開催されている場合は、[完了]を選択できます)。
   • 場所をタップして、ミーティング場所として次のオプションのいずれかを選択してください。
     • 住所: テキストフィールドに 住所 を入力します。
     • 電話番号: テキストフィールドに 電話番号 を入力します。
     • カスタムの場所: テキストフィールドに カスタマイズした場所の詳細 を入力します。

     注: HubSpotモバイルアプリからミーティングを設定する場合、ビデオ会議はご利用いただけません。

   • [ 内部メモ]をタップし、チームメンバーが確認できるように内部メモ を入力します。ミーティングのコンタクト参加者には、カレンダーの招待にこの情報は表示されません。他のユーザーをタグ付けするには＠を使用します。
   • [関連付け ] をタップして、関連付けるレコードを検索します。ミーティングアクティビティーに関連付けるレコードの横にある[ X ]を選択またはクリアします。 
   
5. ［保存］ をタップします。ポップアップボックスで[ 続行して送信]をタップします。

• コンタクトが招待状を受け取るには、「Eメール」プロパティーに有効なEメールアドレスが入力されている必要があります。
• ミーティングをスケジュールすると、コンタクトに「.ics」ファイルの招待状が送られ、これはコンタクトのカレンダーにも追加することができます。
• あなたのカレンダーにミーティングが自動的に作成されます。
• ミーティングはレコードのタイムラインエンゲージメントとして保存されます。ホストおよび主催者としてあなたの名前が表示されます。

HubSpotモバイルアプリで自分用のミーティングを編集する

ミーティングをスケジュールしたら、HubSpotモバイルアプリで編集できます。ミーティングを編集するには、次の手順を実行します。 

1. iOSデバイスまたはAndroidデバイスで HubSpot アプリ を開きます。
2. 左上の[メニュー]をタップし、左サイドバーの[コンタクト]をタップします。
3. ミーティングに関連付けられたレコードの名前をタップします。 
4. タイムラインミーティングの右上にあるverticalMenu メニューアイコンをタップし、[ 編集]をタップします。 
5. 変更を加えたら、右上の[ 保存 ]をタップします。

HubSpotモバイルアプリでミーティングの成果を割り当てる

ご注意ください: この機能は現在iOSユーザーのみで利用可能です。

1. iOSデバイスまたはAndroidデバイスでHubSpotアプリを開きます。
2. 左上の[メニュー]をタップし、左サイドバーの[コンタクト]をタップします。
3. ミーティングに関連付けられたレコードの名前をタップします。 
4. タイムラインミーティングの右上にあるverticalMenu メニューアイコンをタップし、[ 編集]をタップします。 
5. ミーティングの成果 フィールドをタップし、ミーティングの 成果を選択します。
   
   
6. ［保存］ をタップします。