BCCまたは転送先アドレスを使用してEメールをCRMに記録します。
更新日時 2024年 6月 19日
以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。
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Sales Hub Eメール拡張機能またはアドインを使用すると、HubSpot外部からCRMに送信されたEメールを自動的にログに記録できます。セールス拡張機能またはアドインを使用していない場合は、HubSpotのBCCアドレスまたは転送先アドレスを使用してEメールを手動で記録することができます。
BCCアドレスまたは転送先アドレスを使用してHubSpotに記録されるEメールには、Eメールの内容とそのEメールの全ての添付ファイルが含まれます。ログに記録されるEメールは、自動的に受信者のコンタクトレコード、そのコンタクトに関連付けられている会社レコードと最後に行った5件の取引レコードに関連付けられます。HubSpotへのEメールの返信のログ記録についての詳細をご確認ください。
注:
- Eメールの添付ファイルが50MBを超えていると、添付ファイルはCRMにログ記録されません。Eメール自体はCRMにログ記録されますが、添付ファイルはなくなります。受信トレイにEメール配信エラーも届きます。
- Eメールが2MBを超えていると、そのEメールはCRMにログ記録されません。この制限はEメールの内容のみをカウントし、添付ファイルのサイズは含みません。
BCCアドレスを使用する場合
EメールクライアントからEメールを送信する際に、EメールのBCC行にBCCアドレスを追加します。Eメールの内容は、HubSpotのコンタクトレコードに自動的に記録されます。
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、[オブジェクト]>[アクティビティー]の順に移動します。
- [Eメールの記録]タブをクリックします。
- [BCCアドレス]フィールドの右にある[コピー]をクリックします。
- Eメールの受信トレイに移動して、新しいEメールを作成します。
- コピーしたBCCアドレスをEメールのBCC行に追加します。
送信されたEメールはHubSpotのコンタクトレコードに記録されます。Eメールの受信者がHubSpotのコンタクトレコードに関連付けられていない場合、新しいレコードが作成されます。
BCCアドレスを使用してEメールをCRMにログ記録するための要件
EメールをCRMに記録するには、以下の条件を満たしている必要があります。
- Eメールを送信するユーザーが「個人Eメールの利用」権限を持っていること。
- Eメールの送信元となるEメールアドレスが以下のいずれかに一致すること。
- アカウントのユーザー。
- 接続されている個人用Eメールのいずれか。
- Eメールクライアントのエイリアス(接続先のGmail受信トレイで設定されているエイリアス、または[プロファイルと設定]に追加したエイリアスのいずれか)。
- 受信者のEメールアドレスが[ログに記録しない]リストに含まれていないこと。
- Eメールアドレスが永久削除されていないこと。
- HubSpotアカウントでGDPRプライバシー設定をオンにしている場合は、Eメールの受信者とコミュニケーションを行うための法的根拠が必要です。
注:トラッキングせずにEメールクライアントでBCCアドレスを手動で使用する場合、HubSpotのコンタクトレコードにEメールが記録されるだけです。Eメールの開封やクリックがトラッキングされることはありません。
転送先アドレスを使用する場合
転送先アドレスを使用して、Eメールの返信をコンタクトレコードのタイムラインに記録します。転送先アドレスは、受信したEメールをログに記録する必要がある場合に便利です。開始する前に、Eメールクライアントが転送機能でサポートされていることを確認してください。
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、[オブジェクト]>[アクティビティー]の順に移動します。
- [Eメールの記録]タブをクリックします。
- [転送先Eメールアドレス]フィールドの右にある[コピー]をクリックします。
- Eメールの受信トレイに移動して、HubSpotに記録するEメールを開きます。
- コピーした転送先アドレスにEメールを転送します。
転送されたEメールはHubSpotのコンタクトレコードに記録されます。Eメールの受信者がHubSpotのコンタクトレコードに関連付けられていない場合は、新しいレコードが作成されます。
転送先アドレスを使用して返信をCRMにログ記録するための要件
EメールをCRMに記録するには、以下の条件を満たしている必要があります。
- Eメールを送信するユーザーが「個人Eメールの利用」権限を持っていること。
- 個別の返信Eメールを転送することになります(Eメールチェーンに含まれる他のEメールは転送されません)。Eメールクライアントによって生成される転送メッセージヘッダーは、次のようになります。
- Eメールを転送するために使用するEメールアドレスは、次のいずれかと一致している必要があります。
- アカウントのユーザー。
- 接続されているEメール受信トレイのいずれか1つ。
- Eメールクライアントのエイリアス(接続先のGmail受信トレイで設定されているエイリアス、または[プロファイルと設定]に追加したエイリアスのいずれか)。
- コンタクトのEメールアドレスが[ログに記録しない]リストに含まれていてはなりません。
- HubSpotアカウントでGDPRプライバシー設定をオンにしている場合は、Eメールの受信者とコミュニケーションを行うための法的根拠が必要です。
- 転送Eメールはコンタクトのタイムラインに次のように表示されます。
- 元のEメールを送信した相手がCRMに含まれていない場合、そのEメールまたはEメールドメインが[ログに記録しない]リストに含まれていない限り、メッセージを転送するとコンタクトレコードが作成されます。
- 転送メッセージは、HubSpotでサポートされている言語のいずれかで作成されている必要があります。
- 転送メッセージに、EメールのHTMLとプレーンテキストの両方のセクションが含まれていることが必要です。
- Eメールサーバーが外部転送を許可していることが必要です。
転送されるEメールについて、標準の書式はありません。Eメールの書式をHubSpotで処理できない場合、そのEメールはHubSpotにログ記録されません。HubSpotにEメールを手動でログ記録する方法について詳細をご確認ください。
注:コンタクトまたはプロスペクトからEメール返信を受信した場合、かつ相手が受信者をCCにしていた場合、HubSpotはポータルでコピーされた受信者をコンタクトとして追加しません。
転送機能によってサポートされているEメールクライアント
転送されるEメールが上記の要件を満たしているのに、HubSpotにログ記録されない場合、そのEメールクライアントにはHubSpotの転送機能との互換性がありません。Eメールクライアントに転送機能との互換性がない場合、HubSpotのレコードにEメールを転送することはできません。
転送ツールとの互換性があるEメールクライアントを以下に示します。
- Apple iPhone
- Gmail
- Apple Mail
- Outlookデスクトップ2010-2019
- Yahoo!メール
- Samsung Mail
- Apple iPad
- Google Android
- Windows Liveメール
- Outlook.com
- Thunderbird
BCCで送信されたメールまたは転送メールの送信者アトリビューション
BCCまたは転送アドレスを使用してEメールを送信する場合、どのユーザーがCRMに記録されるEメールの送信者と見なされるかは、以下のルールによって決定されます。ルールは優先順位の高い順に示されており、セールスレポートで報告されるユーザーのアクティビティーの合計として計算されるメールを決定します。
- 送信元Eメールアドレスが接続された個人用Eメールアドレスであるユーザーが1人のみの場合は、そのユーザーが送信者と見なされます。
- 送信元EメールアドレスがHubSpotのユーザーアカウントEメールであるユーザーが1人のみの場合は、そのユーザーが送信者と見なされます。
- 送信元Eメールアドレスがエイリアスであるユーザーが1人のみの場合は、そのユーザーが送信者と見なされます。
- 送信元Eメールアドレスが接続された個人用Eメールアドレスであるユーザーが複数いる場合は、そのEメールアドレスを最も長く接続しているユーザーが送信者と見なされます。
BCCアドレスを使用してHubSpot外からEメールをログに記録する場合、送信元EメールアドレスがHubSpotでチームの共有アドレスとして接続されているEメールアドレスであれば、チームの共有アドレスアカウントを最初に接続したユーザーがそのEメールの送信者と見なされます。