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ドキュメントをアップロードおよび共有する

更新日時 6月 19, 2019

ドキュメントツールを使用して、チーム全員で最新のコンテンツのライブラリを作成し、作成したライブラリを使用したりコンタクトと共有したりできます。

注:無料ユーザーがアクセスできるドキュメントは、アカウントにアップロードされた最初の 5 件です。5 件以上のドキュメントにすでにアップロードされているアカウントに無料ユーザーが追加された場合、その無料ユーザーが閲覧および使用できるのは、アカウントに最初にアップロードされた 5 件のドキュメントのみです。アカウントにドキュメントが 1 件も追加されていなければ、無料ユーザーは最大 5 件のドキュメントをアップロードできます。

ドキュメントを追加する

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ドキュメント]の順に進みます。
  • [新規ドキュメントをアップロード] をクリックして、ファイルのインポートソースを選択します。アップロードするファイルがファイルタイプとサイズ制限に従っていることを確認します。upload-a-document

アップロードされたドキュメントは、ドキュメントダッシュボードに表示されます。

注:ドキュメントは公開されるため、機密情報や機密情報を送信する際はドキュメントツールを使用しないでください

ドキュメントを管理する

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ドキュメント]の順に進みます。
  • 右上にある検索バーを使用して、名前でドキュメントを検索します。
  • フォルダー内のドキュメントを整理するには、移動するドキュメントの横にあるチェックボックスを選択して、テーブルの一番上にある [フォルダーに移動] をクリックします。ダイアログボックスで、フォルダー名を選択してから [移動] をクリックします。
  • 個々のドキュメントの詳細を表示する場合、またはドキュメントを編集する場合には、ドキュメントをクリックします。
    • ドキュメントのタイトルを編集するには、左上にある鉛筆アイコン edit ini を編集します。新しいタイトルを入力し、[保存] をクリックします。

    • ドキュメントタイトルの下で、特定のドキュメントのプライバシーと同意のオプションを有効または無効にできます。一般データ保護規則 (GDPR) を遵守するために、以下のように、ドキュメントを共有する前に少々変更を加えます。

注:これらはHubSpotに組み込まれている機能ですが、状況に最適なコンプライアンス上のアドバイスについては、自社の法務部門にご相談ください。

      • アカウントでGDPRが有効になっている場合、各ドキュメントでは[プライバシーと同意(GDPR)を有効にする] スイッチが既定で有効になっていますが、これは個別に無効にできます。アカウントでプライバシーと同意が有効にされている場合、コミュニケーションとデータ処理について、コンタクトから同意を得る必要があります。同意を求める文言はプライバシーおよび同意の設定から取得され、1 対 1 のコミュニケーションサブスクリプションタイプに同意するよう促すメッセージが自動的に組み込まれます。

注:現在、アカウント設定で英語以外の言語を選択している場合でも、共有ドキュメントのプライバシーおよび同意のテキストは英語でのみ表示されます。 

      • ドキュメントの既定のサブスクリプションは「1 対 1」のコミュニケーションです。これは HubSpot アカウントの内部サブスクリプションタイプです。このデフォルトのサブスクリプション ID は、コンタクトと会社の設定で更新でききます。新しく作成されたドキュメントには更新後の ID が適用されます。

注:GDPR 機能を有効にする前にドキュメントをアップロードした場合、プライバシーおよび同意のオプションを手動で有効にするため、トグルをオンに切り替える必要があります。

  • ドキュメントの詳細の下にある [訪問者] テーブルで、ドキュメントを閲覧したコンタクトのリストを確認します。名前の上にカーソルを置いて [詳細] をクリックし、コンタクトによるドキュメントに対する行動に関する具体的な情報を確認します。
  • 既存のドキュメントを置換するには、右上にある [再アップロード] をクリックして、新しいファイルのソースをドロップダウンメニューから選択します。

  • [アクション] ドロップダウンメニューをクリックし、 [プレビュー][ダウンロード]、または [削除] を選択します。

ブランディングを設定する(Sales HubまたはService Hubのみ)

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  • 左のサイドバーメニューで、[アカウントの既定値] を選択します。
  • [ブランディング] タブをクリックし、タブを移動してセールスドキュメントの会社名、ロゴ、色Image%2525202019-03-25%252520at%25252012.05.30%252520PMを設定します。
  • [保存] をクリックします。
  • ダイアログボックスで [はい、チームブランディングを変更します] をクリックします。

注:セールスのブランディング設定に変更を加えると、コミュニケーションツールを除くすべてのセールスツールのすべてのユーザーにその変更が適用されます。

 

ドキュメントを共有する

HubSpot はドキュメントを共有する際に自動的にトラッキング を適用します。これにより、コンタクトがドキュメントを閲覧したかどうかと閲覧した時点が表示されます。また受信者対し、コンテンツを表示する前にEメールアドレスを入力するように求めることもできます。

ドキュメントツール

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ドキュメント]の順に進みます。
  • ドキュメント名の上にカーソルを置き、[共有] をクリックします。または、ドキュメントの名前をクリックしてから、右上にある [共有] をクリックします。
  • 表示されるダイアログボックスで、[誰にこれを送信しますか?] に受信者のEメールアドレスを入力します。
  • このドキュメントを閲覧する個人をトラッキングするには、クリックして [ドキュメントの閲覧にEメールアドレスを要求document] スイッチをオンに切り替えます。
  • [リンクを入手] をクリックします。

  • [コピー] をクリックしてドキュメントリンクをコピーするか、[CRMからのEメール] をクリックして、コンタクトのレコードのドキュメントリンクを含むEメールを送信します。
HubSpot Sales Chrome拡張機能 HubSpot Sales Outlookのデスクトップアドイン、またはHubSpot Sales Office 365アドインを使用して、受信トレイからドキュメントリンクをメールで送信することもできます。
 

Eメールテンプレート

  • HubSpotアカウントにて、[コミュニケーション] > [テンプレート]の順に進みます。
  • 右上にある [新規テンプレート] をクリックするか、テンプレート名をクリックして既存のテンプレートを編集します。
  • テンプレートエディターの下部にある [ドキュメント] ドロップダウンメニューをクリックし、ドキュメント名を選択し、リンク表示テキストを入力します。
  • [ドキュメントの閲覧にEメールを要求 document チェックボックスをオンにして、このドキュメントを表示する個人をトラッキングします。
  • [含めるリンクプレビュー] チェックボックスをオンにして、Eメール本文にドキュメントのプレビューを表示します。
  • [挿入] をクリックします。

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シーケンのコンタクトの登録時にEメールテンプレートにドキュメントを挿入する方法を説明します。