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ドキュメントを使用する

更新日時 1月 3, 2019

ドキュメントツールを使用すると、チーム全員で最新のコンテンツのライブラリを作成できます。コンタクトがコンテンツとやり取りし、コンテンツパフォーマンスに関する集計指標を確認する際に、即時アラートを受け取ります。この記事では、以下の方法について説明します。

ドキュメントを追加

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ドキュメント]の順に進みます。
  • [新規ドキュメントをアップロード]をクリックして、ファイルのインポートソースを選択します。ファイルがファイルタイプとサイズ制限に従っていることを確認します。 

ドキュメントがアップロードされたら、ドキュメントダッシュボードに表示されます。 

ご注意ください:ドキュメントが公開されているため、機密情報や機密情報を送信するためにドキュメントツールを使用することはできません

ドキュメントを管理

ドキュメントをHubSpotにアップロードしたら:

  • ドキュメントをクリックして編集用にアクセスします。
  • ドキュメントタイトルを編集するには、左上で鉛筆アイコン edit iniを編集します。完了したら、[保存] をクリックします。

  • 既存のドキュメントを置換するには、右上にある[再アップロード]をクリックして、ファイルのソースを ドロップダウン メニューから選択します。

  • ドキュメントを削除するには、右上にある[アクション] > [上部]の順にクリックします。ダイアログボックスが表示されたら、[はい、削除します] をクリックして確認します。

ブランディング(Sales Hub StarterProfessionalEnterprise、 Service Hub Starter、ProfessionalEnterprise版のみ)を設定

ドキュメントでブランディングをカスタマイズできます。

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  • 左のサイドバーメニューで [セールス] > [ブランディング] に移動します。
  • [アップロード]をクリックしてロゴを追加するか、[画像を参照]をクリックしてすでにファイルマネージャーにアップロードした画像を使用します。 
  • 色を選択するか、カスタム16進数カラー値を入力してドキュメントを共有したときにドキュメントビューアに表示される色をカスタマイズします。document-branding
  • [保存]をクリックします。
  • ダイアログボックスで[はい、チームブランディングを変更します]をクリックします。 

ご注意ください: セールスのブランディング設定に変更を加えると、コミュニケーションツールを除くすべてのセールスツールのすべてのユーザーに適用されます。

 

ドキュメントを共有

HubSpotは トラッキングをドキュメントを共有する際に自動的に適用し、プロスペクトがドキュメントを閲覧するかどうかを確認できるようになります。コンテンツを表示する前に、Eメールアドレスを入力する受信者も要求されることがあります。ドキュメントを共有するには、次の4つの方法があります。

  • ドキュメントツールから
  • Eメールの受信トレイ
  • Eメールテンプレートを使用
  • シーケンス内

GDPR対応ドキュメントに関するコメント

一般的なデータ保護規則(GDPR)を遵守する場合、以下のように、ドキュメントをシェアする前に少し変更します。

注:これらはHubSpotに組み込まれている機能ですが、状況に最適なコンプライアンス上のアドバイスについては、自社の法務部門にご相談ください。

  • GDPRのグローバル機能がHubSpotアカウントで有効になっている場合、 今後のすべてのドキュメントにおいて、デフォルトでプライバシーと同意が有効になります。 ドキュメントの名前をクリックして、[プライバシーと同意(GDPR)を有効にする] スイッチをクリックしてオンに切り替えることで、共有前に以前アップロードされたドキュメントに対して有効にすることができますこの有効になったコンタクトは、コミュニケーションとデータ処理に同意する必要があります。この言語はプライバシーおよび同意の設定から引き継がれ、1対1のコミュニケーションサブスクリプションタイプに同意するよう自動的に促す画面も含まれます。
  • グローバルGDPR機能がHubSpotアカウントで無効化されている 場合、既存のドキュメントではアクションはありません。作成した新しいドキュメントはデフォルトで、プライバシーと同意が無効になっています。 ドキュメントの名前をクリックして、[プライバシーと同意(GDPR)を有効にする] スイッチをクリックしてオンに切り替えることで、共有前にドキュメントに対して有効にすることができます。この有効になったコンタクトは、コミュニケーションとデータ処理に同意する必要があります。この言語はプライバシーおよび同意の設定から引き継がれ、1対1のコミュニケーションサブスクリプションタイプに同意するよう自動的に促す画面も含まれます。
  • ドキュメントのデフォルトのサブスクリプションは “1対1”のコミュニケーションです。これはHubSpotアカウントの内部サブスクリプションタイプです。このデフォルトのサブスクリプションIDは、コンタクトと企業設定で更新でき、新しく作成されたドキュメントに適用されます。

ドキュメントツール からの共有

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ドキュメント]の順に進みます。
  • ドキュメントの名前をクリックします。
  • 表示されるダイアログボックスで、[誰にこれを送信しますか?]に受信者のEメールアドレスを入力します。
  • このドキュメントを閲覧する個人をトラッキングするには、[ドキュメントの閲覧にEメールアドレスを要求]をクリックしてオンに切り替えます。 
  • [リンクを入手]をクリックします。

  • [コピー]をクリックしてドキュメントリンクをコピーするか、[CRMからのEメール]をクリックして、受信者のコンタクトレコードに移動します。

Eメール受信トレイ からの共有

HubSpot Sales Chrome 拡張機能またはいずれかのアドインを使用して、受信トレイからEメールにドキュメントのリンクを挿入します: 

Eメールテンプレートから共有

  • HubSpotアカウントにて、[コミュニケーション] > [テンプレート]の順に進みます。
  • テンプレートダッシュボードで[新規テンプレート]をクリックするか、テンプレート名をクリックして既存のテンプレートを編集します。
  • テンプレートエディターの下部にある[Document(ドキュメント)]をクリックします。
  • 表示されるポップアップウィンドウで、 [ドキュメント]を選択し、リンクの表示テキストを入力します。
  •  [ドキュメントの閲覧にEメールを要求 ] チェックボックスを選択して、このドキュメントを表示する個人をトラッキングします。 
  •  [含めるリンクプレビュー]チェックボックスを選択して、Eメール本文にドキュメントのプレビューを表示します。
  • 完了したら、[挿入]をクリックします。 

templates-tokens

シーケンスから共有

シーケンスにコンタクトを登録するには、シーケンスエディタダイアログボックスのテンプレートの右下隅にあるドキュメントアイコンドキュメントをクリックします。 ドキュメントドロップダウンメニューから選択して、表示するリンクテキストを編集し、E メールアドレスを要求してリンクプレビューを表示するかどうかを選択します。完了したら、[挿入] をクリックします。
HubSpotのヘルプ記事のスクリーンショット
 

ドキュメントのレポート

ドキュメントに関するデータを3つの方法で確認できます。まず、ドキュメントが表示されたときにリアルタイムで通知されます。これらのビューは、アクティビティストリームに加え、受信者のコンタクトレコードに表示されます。

2つ目は、レポートダッシュボードの2つのレポートでドキュメントパフォーマンスデータを表示できます。 

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ドキュメント]の順に進みます。
  • [レポートを追加]をクリックします。

  • 左のサイドバーメニューで [セールス] > [ドキュメント] に移動します。
  • ここに[ドキュメントのサマリー] レポートが表示されます。ドキュメントのパフォーマンスの概要、最も人気のあるドキュメントのレポートであるトップドキュメントのレポートが表示されます。
  • [追加]をクリックして、ダッシュボードにレポートを追加します。 
documents-reports

 Sales HubProfessionalまたはEnterprise版ユーザーであれば、セールスコンテンツ分析ツールでドキュメントパフォーマンスデータを表示できます。 

  • HubSpotアカウントにて、[レポート] > [アナリティクスツール]の順に進みます。
  •  セールスコンテンツアナリティクスを選択します。
  • [ドキュメント] タブをクリックします。 
  • 既定では、すべてのユーザーのデータが表示されます。[ユーザー] ドロップダウンメニューをクリックして、特定のユーザーのデータを表示します。 
  • [日付範囲]ドロップダウンメニューをクリックして、特定の期間のデータを表示します。 
  • ドキュメント名の右側にあるチェックボックスを選択し、データを表示するドキュメントを選択します。ドキュメントの名前をクリックしてドキュメントサマリーページを開きます。 
ご注意ください:レポートで[追加]ボタンがグレー表示されている場合、これはそのダッシュボードのレポート上限(10)に達したことを示します。レポートを追加するには、新しいダッシュボードを作成する か、現在のダッシュボードから レポートを削除 できます。