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Meetings

ミーティングを使用する

更新日時 2月 13, 2019

ミーティングツールを使用すると、カレンダーを HubSpot と統合でき、何度も E メールをやり取りすることなく、プロスペクトは双方にとって都合の良い時間を予約することができます。ミーティングツールの使用を開始するには、次の手順を実行します。

ミーティングツールを使用してカレンダーを統合する

Google または Office 365 のカレンダーをミーティングツールと統合すると、カレンダーを HubSpot に同期できます。統合済みカレンダーにイベントがあると、ミーティングツールによってイベント期間中に予定ありと表示されます。

ミーティングをセットアップしてカレンダーを統合するには、次の手順を実行します。

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  • 左のサイドバーメニューで [セールス] > [Meetings] の順に進みます。

  • プロンプトが表示されたら、[許可] をクリックしてミーティングツールにカレンダーへのアクセス権を付与します。
:
  • 受信トレイを HubSpot に接続していない場合、カレンダーをミーティングツールに接続すると、E メール統合設定で受信トレイも接続されます。ただし、カレンダーが統合された後で、カレンダーの接続を無効にすることなく受信トレイの接続を無効にすることはできます。
  • 受信トレイを共有受信トレイとして接続している場合、カレンダーをミーティングツールに接続することはできません。ミーティングツールに接続できるのは個人受信トレイのみです。

統合を設定したら、ミーティング設定に既定の個人カレンダーが表示されます。次に、追加のカレンダーを統合できます。 

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  • 左のサイドバーメニューで [セールス] > [Meetings] の順に進みます。 
  • [カレンダー統合] タブをクリックします。  
  • [他のカレンダーを使用] ドロップダウンメニューを選択して、他のカレンダーを追加します。 

追加できるカレンダーは、自分で所有しているか、接続済みの Gmail または Office 365 アカウントで E メールアドレスにアクセス権があるカレンダーのみです。  

ミーティングツールでは、統合済みカレンダーで [Show as Busy (予定ありと表示)] に設定されているイベント中には自動的にクライアントがミーティングを予約できなくなります。 

プロスペクトがあなたとのミーティングを予約すると、ミーティングイベントは個人既定のカレンダーにのみ表示され、他の統合済みカレンダーには表示されません。

: Google カレンダーと HubSpotとの双方向の統合を有効にしている場合、Google カレンダーで直接コンタクトとのカレンダーイベントを作成すると、そのイベントはミーティングエンゲージメントとして CRM に同期されます。

この双方向の統合により、CRM のコンタクトレコードの [スケジュール] タブでミーティングを作成すると、実際のカレンダーイベントの招待がコンタクトに送信されます。カレンダーが接続されていない場合は、単にレコードでミーティングエンゲージメントを作成するだけになります。

この双方向の統合は Office 365 では利用できません。

ミーティングの設定を行う (Sales Hub StarterProfessional、または Enterprise、または Service Hub StarterProfessional、または Enterprise のみ)

HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。左のサイドバーメニューで [セールス] > [Meetings] の順に進みます。

[設定] タブでは、次のことができます。

  • [Meetings URL] フィールドでミーティング URL をカスタマイズします。後からミーティング URL に変更を加えた場合、それ以降のすべての新しいリンクには適用されますが、既存のミーティングリンクが変更されることはありません。
  • [既定のミーティングリンク] ドロップダウンメニューから既存のミーティングリンクを選択します。

ブランディングをカスタマイズする (Sales Hub StarterProfessionalEnterprise または Service Hub StarterProfessional または Enterprise のみ)

HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。[ブランディング] タブをクリックします。

[アップロード] をクリックして会社ロゴをアップロードし、すべてのミーティング予約ページに表示します。すでに会社ロゴを HubSpot にアップロードしている場合は、[参照] をクリックしてここに追加します。カラーピッカーを使用して、すべてのミーティング予約ページをスタイル設定するアクセント色を選択します。

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ミーティングリンクに app.hubspot.com を含める代わりに、Marketing Hub BasicProfessional、または Enterprise ユーザーであれば、独自のカスタムドメインを使用できます。

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  • 左のサイドバーメニューで [セールス] > [Meetings] の順に進みます。
  • [カスタムドメイン] タブをクリックします。[ミーティングドメイン] ドロップダウンメニューで、HubSpot アドレスの代わりにミーティングリンクをホストするカスタムドメインを選択します。ドメインマネージャーに接続されているドメインのみがドロップダウンメニューに表示されて選択できます。

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: カスタムドメインを使用する場合でも、URL には他のドメインの既存のリンクとは異なるスラッグが必要です。http://yourcustomname.com/meetings/example と http://app.hubspot.com/meetings/example は同じものと見なされるため、http://app.hubspot.com/meetings/example がすでに存在する場合は http://yourcustomname.com/meetings/example を使用できなくなります。ミーティングリンクでカスタムドメインを使用する場合でも、非カスタムドメインのリンクと同じスラッグを使用することはできません。

HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ミーティング]の順に進みます。無料のセールスユーザーは、1 つのミーティングリンクと 1 つの予約ページを使用できます。Sales Hub StarterProfessionalまたは Enterprise ユーザーまたは Service Hub Starter、Professional、または Enterprise ユーザーの場合、ミーティングツールには既定で以下のリンクが入力されます。


15 分、30 分、60 分のミーティングのプリセットオプションがあります。これらのリンクでは、訪問者があなたとのミーティングを予約するときに名前と E メールアドレスを入力する必要もあります。Sales Hub Professional または Enterprise または Service Hub Professional または Enterprise ユーザーは、これらのリンクをワークフローのフォーム送信登録トリガーとして使用できます。 

これらのプリセットミーティングのリンクの上にカーソルを置いて[編集] をクリックして編集することも、右上の [ミーティングリンクを作成] をクリックして新しいカスタムミーティングリンクを作成することもできます。

ミーティングの詳細をカスタマイズする

ミーティングを作成する際には、4 つのステップ ([詳細][設定][空き状況][フォーム用の質問項目]) に従って操作していきます。最初の [詳細] ステップでは、以下の項目をカスタマイズできます。

  • ミーティング用の写真: この写真は、ミーティングリンクページの上部に表示されます。写真の上にカーソルを置き、[写真を変更] をクリックして編集します。
  • ミーティングの見出し: この見出しは、ミーティングリンクページの上部にあるミーティング用の写真の横に表示されます。見出しをクリックして編集します。
  • ミーティング名: ミーティングダッシュボードに表示され、ミーティングリンクを E メールに挿入するときに使用される内部名。
  • ミーティングリンク: プロスペクトがこのミーティングを予約するために使用するリンク。リンクを編集できるのは、Sales Hub StarterProfessional、または Enterprise ユーザー、または Service Hub Starter Professional、または Enterprise ユーザーのみです。この値は作成後に編集することはできません。新しい URL でリンクを含めるには、新しいリンクを作成する必要があります。
  • ミーティングタイプ (Sales Hub Professional または Enterprise または Service Hub Professional または Enterprise のみ): ドロップダウンメニューからミーティングタイプを選択します。
  • 期間: 訪問者がこのミーティングリンクをクリックしたときに予約できる期間。 

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[次へ] をクリックして、次のステップに進みます。 

ミーティングの設定をカスタマイズする

  1. 場所: 接続方法に関する情報。コールインリンク、所在地などを指定できます。この場所は、コンタクトに届くカレンダー招待と、既定の個人カレンダーで作成されるイベントに表示されます。 
  2. ビデオ会議リンクを追加: Zoom を HubSpot と統合している場合、ミーティングの招待に追加するビデオ会議リンクを選択します。統合を設定していない場合、このオプションは表示されません。 
  3. 招待の件名: コンタクトに届くカレンダー招待、およびミーティングが予約された後に既定の個人カレンダーで作成されるイベントの名前 (例: Lauren への製品デモ)。[コンタクトトークン] または [会社トークン] をクリックして、件名にパーソナライズトークンを挿入できます。
  4. 招待の説明: 予約されたときに表示されるミーティングの説明。この説明は、コンタクトに届くカレンダー招待と、既定の個人カレンダーで作成されるイベントに表示されます。 
  5. 言語: ミーティングリンクの言語を選択します。 
  6. 日付および数値の形式: ミーティングリンクの日付および数値のスタイルで使用する国を選択します。
  7. リマインダー: リマインダー E メールはミーティングの 3 日前に送信され、ミーティングの 1 時間前に再び送信されます。
    • ミーティングのリマインダー E メールを有効にするには、[このリンクからミーティングを予約したプロスペクトにリマインダー E メールを送信] チェックボックスをオンにします。
    • 上で入力した招待の説明をリマインダー E メールに含めるには、[リマインダーに招待の説明を含める] チェックボックスをオンにします。 
    • リマインダーの時間をカスタマイズします。リマインダー E メールを追加するには [別のリマインダーを追加] をクリックし、リマインダー時間を削除するにはゴミ箱アイコンをクリックします。最大 3 件までリマインダーの時間を追加できます。
    • プロスペクトに届くリマインダー E メールをプレビューするには、[プレビュー E メールを表示] をクリックします。E メールの言語は、上の [言語] ドロップダウンメニューで指定した言語と同じになります。

注: ラウンドロビンのミーティングの場合、リマインダー E メールの送信元はプロスペクトとのミーティングが予約されている HubSpot ユーザーとなり、ミーティングリンクを作成した HubSpot ユーザーとはなりません

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[詳細設定] をクリックして、以下の項目をカスタマイズします。  

  1. 最小通知時間: 訪問者がミーティングを予約できるまでの最短時間。
  2. 予備時間: 各ミーティング前後の予約不可の時間。予備時間を設定することで、ミーティングの予約が近くなりすぎるのを防ぐことができます (例: 午後 1:00~1:30 のミーティングがあり、予備時間が 30 分だとすると、次にミーティングを予約できる時間は午後 2:00 となります)。
  3. ミーティングをスケジュール設定できるタイミング: カレンダーで予約可能になるのが今から何週間後であるか。 

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イベントまたはカンファレンスのミーティングリンクを作成する場合、予約のカスタム日付範囲を指定できます。[ミーティングをスケジュール設定できるタイミング] ドロップダウンメニューをクリックして、[カスタム日付範囲] を選択します。日付選択カレンダーフィールドをクリックして時間範囲を設定します。カスタム日付範囲として設定できるのは 10 週間までです。custom-time-range

[次へ] をクリックして、次のステップに進みます。 

ミーティングの空き状況を設定する

時間の上にカーソルを置き、 [コピー] アイコンをクリックして、空き時間を適用する曜日を選択するか、ゴミ箱アイコンをクリックして削除します。

空き状況を決定したら、[次へ] をクリックします。 

フォーム用の質問項目をカスタマイズする (Sales Hub StarterProfessional、または Enterprise または Service Hub StarterProfessional、または Enterprise)

すると、フォーム用の質問項目をカスタマイズするオプションが表示されます。既定では、[名][姓][E メール] が必須フィールドですが、この画面で、CRM からコンタクトのプロパティーを選択して追加したり、カスタム質問を追加したりできます。

[+ コンタクトのプロパティー] をクリックするか、[+ カスタム質問] をクリックして、ドロップダウンメニューからプロパティーを選択するか、フィールドに質問を入力して [保存] をクリックします。フィールドを任意にする場合は、フィールドの右にある [必須] チェックボックスをクリアします。

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右下の [変更を保存] をクリックしてミーティングの作成を完了します。

一般データ保護規則 (GDPR) を遵守するには、以下のように、ミーティングリンクを少し変更する必要があります。

注: これらは HubSpot に組み込まれている機能ですが、状況に最適なコンプライアンス上のアドバイスについては、自社の法務部門にご相談ください。

  • HubSpot アカウントで GDPR のスイッチをクリックしてオンにすると、以降は作成したすべてのミーティングリンクが既定で GDPR がオンになります。カスタマイズしていない場合、ミーティングリンクはグローバルアカウント設定からテキストを抽出し、自動的に 1 対 1 のサブスクリプションタイプの対応となります。
  • HubSpot アカウントで GDPR のスイッチをクリックしてオフにしても、既存のミーティングリンクに対しては何もアクションを行いません。新しいミーティングリンクを作成すると、既定で GDPR がオフになります。
  • ミーティング機能は、コンタクトおよび会社の設定の [プライバシーと同意] タブから既定のテキストを取得します。 
  • ミーティングで選択する既定のサブスクリプションは「1 対 1」のコミュニケーションです。これは、HubSpot アカウントの内部サブスクリプションタイプです。この既定のサブスクリプション ID は、コンタクトと会社の設定で更新でき、新しく作成したミーティングリンクに適用されます。
  • すべての GDPR 設定は、リンクごとにさらにカスタマイズできます。アカウントのユーザーがリンクで GDPR をオフにした場合、設定のカスタマイズは後からオンに戻したときに保存されます。

正当な利害関係とは、コンタクトがミーティングリンクを使用してミーティングを予約したときに取得できる個別の同意のタイプです。 

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ミーティング]の順に進みます。
  • 既存のミーティングリンクの上にカーソルを置いて [編集] をクリックするか、右上の [ミーティングリンクを作成] をクリックします。 
  • 左のサイドバーメニューで [フォーム用の質問項目] に移動します。 
  • [プライバシーと同意 (GDPR)] セクションで [カスタマイズ] をクリックします。customize-privacy-and-consent-
  • [マーケティング同意をカスタマイズ] ペインで、[通知と同意/正当な利害関係] ドロップダウンメニューをクリックします。[正当な利害関係] を選択します。legitimate%20interest%20
  • [法的根拠] ドロップダウンメニューをクリックし、2 つの法的根拠オプション、[正当な利害関係 - プロスペクト/リード] [正当な利害関係 - 既存の顧客] のうち 1 つを選択します。 
  • 正当な利害関係を取得する場合、気づかないうちに複数のサブスクリプションタイプを取得する場合があります。これは、コンタクトがチェックボックスを使用して特定のサブスクリプションタイプに同意する必要がないことを意味しています。サブスクリプションを追加するには、[+ 別のサブスクリプションを追加] をクリックして、[サブスクリプションタイプ] ドロップダウンメニューをクリックしてサブスクリプションタイプを選択します。 
  • 必要に応じてプライバシーポリシーのテキストを編集します。ミーティングリンクでテキストがどのように表示されるか確認するには、[プレビュー] タブをクリックしてテキストをプレビューします。 
  • 編集が終わったら、[保存] をクリックします。
  • ミーティングエディターで [保存] をクリックして変更を公開します。 

ミーティングの予約を受ける

ミーティング設定を行ったら、最初の予約を受ける準備は完了です。この記事では、ミーティングのカレンダーを共有する手順を説明し、プロスペクト側から見るとどのように物事が進むかを示します。

パーソナライズしたミーティングリンクを送信して、プロスペクトがあなたとのミーティングの日時を予約できるようにできます。ミーティングリンクを送信するには、ミーティングの上にカーソルを置き、右の [リンクをコピー] をクリックします。[続き] > [エンベッド] をクリックしてページにコードを貼り付けて、訪問者があなたとのミーティングを予約するためのフォームを埋め込むこともできます (Sales Hub StarterProfessional、または Enterprise または Service Hub StarterProfessional、または Enterprise のみ)

プロスペクトが期間を選択できる (15 分、30 分、60 分) プリセットオプションに加えて、プリセットの 15 分、30 分、60 分のミーティングリンクもあります。リンクをコピーしたり、カスタム作成したミーティングリンクを埋め込んだりすることもできます。

以下に、最も一般的なミーティングリンクの使用例を 2 つ挙げます。

プロスペクトがミーティングを予約するときに期待すること

プロスペクトはミーティングリンクをクリックするときに、日時 (および複数の期間のオプションを設定した場合は時間) を選択できます。ミーティングの時間を事前定義するには、上記のプリセットリンクのいずれかを指定します。

プロスペクトがミーティングの日時を選択したら、予約を確認するように要求されます。プロパティーや質問をミーティングに追加している場合、プロスペクトはその情報をここに入力するように要求されます。 

同様に、ウェブサイトでミーティングが埋め込まれたページを訪問した人は、あなたとのミーティングを行う日時を選択できます。訪問者にはミーティングに予約しているプロパティーや質問が表示され、予約を確認して情報を追加するように要求されます。

相手がミーティングを予約したら、予約時間とコンタクトの名前が記載された E メールアラートがあなたに届きます。CRM でコンタクトをクリックして表示したり、統合済みの既定の個人カレンダーでカレンダーイベントを表示したりすることもできます (追加のカレンダーを統合している場合、招待が追加されることはありません)。プロスペクトには、ミーティングのすべての詳細が記載されたカレンダー招待も届きます。 

: コンタクトレコードのミーティングの説明を変更した場合、Google カレンダーを使用していて Google カレンダーの HubSpot との双方向の統合を有効にしている場合のみ、変更がコンタクトに送信されますOffice 365 カレンダーを使用しているか、統合が有効になっていない場合は、コンタクトレコードではなく、カレンダーイベントでミーティングの説明を更新し、変更をコンタクトに送信するようにしてください。

ミーティングリクエストページ

統合済みカレンダーのいずれかへのアクセス権を失った場合、アクセス権がある他のカレンダーを統合している場合であっても、プロスペクトはあなたとのミーティングを予約できなくなります。その代わり、いずれかのミーティングリンクをクリックすると、ミーティングリクエストページに誘導され、そこであなたとのミーティングをリクエストすることができます。誰かがあなたとのミーティングを予約しようとしているがカレンダーが接続されていないことを通知する E メールがあなたに届きます。 

統合済みカレンダーのいずれかへのアクセス権を失うと、[セールス] > [Meetings] の HubSpot Sales アカウントのミーティングリンクのリストページにアラートが表示されます。

また、アクセス権を失ったカレンダーがミーティング設定のカレンダー統合ページに赤色で表示されます。左のサイドバーメニューから [セールス] > [Meetings] のアカウント設定でこのページにアクセスできます。このページにアクセスしたら、[カレンダー統合] タブをクリックします。

この場合、横にある [X] をクリックしてミーティング設定のカレンダー統合ページからカレンダーを削除するか、カレンダーの所有者に連絡してもう一度アクセス権を付与するように依頼することができます。アクセス権が付与されたら、ミーティング設定で再びこのカレンダー統合ページにアクセスして、ページを更新します。