ワークフロー設定を管理する

ワークフローの［設定］タブから、アクションを実行するタイミングを管理したり、登録解除トリガーを設定したりできます。また、関連付けるキャンペーンを追加することも、Salesforce登録を許可することもできます。

ワークフローの設定にアクセスするには、次の手順を実行します。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの上にカーソルを置き、［編集］をクリックします。
• ワークフローエディターで、［設定］タブをクリックします。

ワークフロー設定の概要を確認するには、以下の動画をご覧ください。

HubSpotアカデミーの全レッスンを見る：ワークフローの詳細

全般

［全般］セクションでは、アクションを実行できる曜日と時間帯を管理したり、Salesforceからのコンタクト登録を許可したりできます。また、コンタクトベースのワークフローをHubSpotキャンペーンに関連付けることもできます。

アクションを実行する時間帯を設定する

既定では、ワークフローアクションは登録されたレコードがアクションに到達すると直ちに実行されます。アクションを実行するタイミングを指定するには、次の手順に従います。

• ［特定の時間］を選択します。
• ドロップダウンメニューから曜日を選択します。次に、ドロップダウンメニューを使用して、アクションを実行する時間帯を指定します。時間は、アカウント設定で選択されているタイムゾーンに基づきます。 
• アクションを実行する時間帯をさらに追加するには、［時間を追加］をクリックします。

レコードがアクションに到達するのが設定された時間枠外であった場合、そのアクションは再スケジュールされます。

• ワークフローは、次に可能な日程の同時刻にアクションの再スケジュールを試みます。ただし、アクションの時間が指定の時間枠外になっている場合、次に可能な日程の中で最も早く利用できる時刻にアクションを再スケジュールします。

• ワークフローの過負荷を防止するため、15分の時間枠内で実行されるようにアクションが再スケジュールされます。たとえば、次の利用可能な時間が午前9:00の場合、アクションは午前9:00～9:15の間の時間に再スケジュールされます。

遅延とIf／Then分岐は再スケジュールされませんが、その後に来るアクションは再スケジュールされます。例えば、

• 取引ベースのワークフローが、月曜日から木曜日まで、午前9時から午後5時の間にのみアクションを実行するように設定されています。
• 木曜日に、取引で2日間の遅延が開始され、土曜日に遅延が終了します。
• 土曜日に遅延が終了した後、取引が次のステップに進みます。次のステップは、If／Then分岐です。
• 取引がIf／Then分岐に対してチェックされた後、YES分岐に進みます。次のアクションは月曜日の午前9:00～9:15の間に再スケジュールされます。

アクションにレコードが再スケジュールされる場合、そのようなレコードの件数がアクションに表示されます（例：このアクションには1件のコンタクト）。特定のレコードと、そのレコードがいつ続行されるように再スケジュールされているかを確認するには、アクションをクリックし、右側のパネルで［アクション内の［オブジェクト］］タブをクリックします。

アクションが実行されないようにするための一時停止日付を設定する

特定の日付にアクションを実行しないようにするためのワークフローを設定することができます。それらの日付では、レコードがアクションに到達した時点で、次に利用可能な日付になるまでアクションが一時停止します。 

たとえば、今後のマーケティングキャンペーンのワークフローを作成したとします。キャンペーン実施が11月の場合、米国の感謝祭休日にはEメールを送信しないことでしょう。一時停止日付を追加することにより、11月26日にはEメールアクションによるEメール送信が実行されないようにすることができます。その日付にそのEメール送信アクションに到達したコンタクトには、代わりにその翌日の深夜0時にEメールが送信されます。

一時停止日付では、アクション再スケジュールの際に、その他の日付設定が考慮されます。たとえば、あるアクションが月曜から水曜までの午前9時から午後5時までのみ実行されるように設定されているとします。水曜日に適用される一時停止日付を追加すると、その日に実行されるはずだったアクションは次の月曜日の午前9時に再スケジュールされます。

注：、一時停止日にもレコードは登録され、遅延やif／then分岐に入ります。ワークフローに入った時点、または遅延やif／then分岐から出た時点で、次のアクションで一時停止になります。 

ワークフローに一時停止日を追加するには、次の手順に従います。

• ［何日後にアクションの実行を一時停止しますか？］の下で、［+日付を追加］をクリックします。
  
  
• 日付フィールドをクリックして日付を選択します。選択できるのは、翌日以降の将来の日付のみです。毎年同じ日付でアクションを一時停止するには、［年次］チェックボックスをオンにします。
  
  
• ［+日付を追加］をクリックしてさらに日付を追加するか、［保存］をクリックして変更内容を保存します。

アクションにレコードがスケジュールされる場合、そのようなレコードの件数がアクションに表示されます（例：このアクションには1件のコンタクト）。特定のレコードと、そのレコードがどの程度の時間一時停止するようスケジュールされているかを確認するには、アクションをクリックし、右側のパネルで［アクション内の［オブジェクト］］タブをクリックします。

Salesforceからの登録を許可する

コンタクトベースのワークフローで、Salesforce統合をインストールし、HubSpot Visualforceウィンドウを追加した場合、HubSpotに同期されているSalesforceのリードとコンタクトを登録可能にすることができます。Salesforceのリードまたはコンタクトを登録する場合は、［はい。Salesforceからの登録を許可します］をオンにします。

Salesforceから直接HubSpotワークフローにSalesforceのリードまたはコンタクトを登録する方法をご確認ください。

ワークフローをHubSpotキャンペーンに関連付ける

Marketing Hub ProfessionalまたはEnterpriseのユーザーは、以下に示すコンタクトベースのワークフロー設定を使用して、ワークフローを任意のキャンペーンに関連付けることができます。それには、［関連付けられているキャンペーン］ドロップダウンメニューをクリックし、キャンペーン名を選択します。

キャンペーンがワークフローに関連付けられると、以下のデータをキャンペーンで使用できるようになります。

• 登録済みコンタクトの数。
• 目標リストに参加したコンタクトの数。ワークフローの目標を設定する方法をご確認ください。
• ワークフロー全体のコンバージョン率。この率は、目標リストに参加したコンタクトの数を開始済みワークフローの数で除算してから、100を乗算して算出されます。

登録解除と除外

［登録解除と除外］セクションの設定を使用することにより、どのレコードをいつ登録するかを制御できます。

会社、取引、見積もり、およびチケットをベースとするワークフローでは、アクティブなレコードを登録解除する条件を設定したり、それらが登録または再登録の対象とならないようにしたりすることができます。

コンタクトベースのワークフローでは、マージされたコンタクトの登録を管理したり、登録条件を満たさなくなったコンタクトを削除したり、特定のリスト内のコンタクトが登録されないようにしたりすることができます。

会社、取引、見積もり、チケットの登録解除トリガーを設定する

会社、取引、見積もり、チケットをベースとするワークフローでは、登録解除トリガーによって、ワークフローからアクティブ登録されたレコードが削除されると共に、それらのワークフローが登録または再登録の対象から外されます。

• ［登録解除トリガーを設定］をクリックします。
  
• 右側のパネルで、登録解除トリガーを設定します。次に、［フィルターを適用］をクリックします。ワークフローの登録解除トリガーの詳細をご確認ください。
• 必要に応じて、さらに登録解除トリガーを追加してから、［保存］をクリックします。

登録済みコンタクトを他のワークフローから削除する

以下に示すコンタクトベースのワークフロー設定を使用して、別のワークフローでも登録されている登録済みコンタクトの処理方法を指定することができます。既定では、コンタクトは他のワークフローから削除されません。

• 他のワークフローから削除しない：コンタクトは他のワークフローに登録されたままになります。
• 他のすべてのワークフローから削除：コンタクトがこのワークフローに登録されると、他のすべてのワークフローからそのコンタクトが削除されます。
• 特定のワークフローから削除：コンタクトがこのワークフローに登録されると、ドロップダウンメニューから選択したすべてのワークフローからそのコンタクトが削除されます。［特定のワークフローから削除］ドロップダウンメニューをクリックし、特定のワークフローを選択します。

マージされたコンタクトの登録を可能にする

コンタクトをマージした場合、マージされたコンタクトがワークフローの登録トリガーの条件を満たすようになる可能性があります。マージされたコンタクトを登録するための既定の動作は、ワークフローが作成された時期によって異なります。

• 2021年3月以前に作成されたワークフローは、既定で、コンタクトをマージの結果として登録します。
• 2021年3月以降に作成されたワークフローは、既定で、コンタクトをマージの結果として登録しません。ただし、マージされたコンタクトは、将来的に、登録トリガーを再度満たし、再登録が有効になっている場合に、コンタクトを登録できます。 

ワークフロー内のマージされたコンタクト登録を更新するには、この設定で［はい］または［いいえ］を選択します。