ワークフローの設定で、アクションを実行するタイミングを管理したり、登録解除条件を設定したりできます。また、関連付けるキャンペーンを追加することも、Salesforce登録を許可することもできます。
- HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
- ワークフローの名前をクリックします。
- ワークフローエディターで、［設定］タブをクリックします。
全般
［全般］セクションでは、アクションを実行できる曜日と時間帯を管理したり、Salesforceからのコンタクト登録を許可したりできます。また、コンタクトベースのワークフローをHubSpotキャンペーンに関連付けることもできます。
アクションを実行する時間帯を設定する
既定では、ワークフローアクションは登録されたレコードがアクションに到達すると直ちに実行されます。アクションを実行するタイミングを指定するには、次の手順に従います。
- ［特定の時間］を選択します。
- ドロップダウンメニューから曜日を選択します。次に、ドロップダウンメニューを使用して、アクションを実行する時間帯を指定します。時間は、アカウント設定で選択されているタイムゾーンに基づきます。
- アクションを実行する時間帯をさらに追加するには、［時間を追加］をクリックします。
設定された時間枠を外れている時点でレコードがアクションに到達すると、次に実行可能な時間にアクションが再スケジュールされます。ワークフローの過負荷を防止するため、15分の時間枠内で実行されるようにアクションが再スケジュールされます。たとえば、次の利用可能な時間が午前9:00の場合、アクションは午前9:00～9:15の間の時間に再スケジュールされます。
遅延とIf／Then分岐は再スケジュールされませんが、その後に来るアクションは再スケジュールされます。例：
- 取引ベースのワークフローが、月曜日から木曜日まで、午前9時から午後5時の間にのみアクションを実行するように設定されています。
- 木曜日に、取引で2日間の遅延が開始され、土曜日に遅延が終了します。
- 土曜日に遅延が終了した後、取引が次のステップに進みます。次のステップは、If／Then分岐です。
- 取引がIf／Then分岐に対してチェックされた後、YES分岐に進みます。次のアクションは月曜日の午前9:00～9:15の間に再スケジュールされます。
Salesforceからの登録を許可する
コンタクトベースのワークフローで、Salesforce統合をインストールし、HubSpot Visualforceウィンドウを追加した場合、HubSpotに同期されているSalesforceのリードとコンタクトを登録可能にすることができます。Salesforceのリードまたはコンタクトを登録する場合は、［はい。Salesforceからの登録を許可します］を選択します。
Salesforceから直接HubSpotワークフローにSalesforceのリードまたはコンタクトを登録する方法をご確認ください。
ワークフローをHubSpotキャンペーンに関連付ける
Marketing Hub ProfessionalまたはEnterpriseのユーザーは、以下に示すコンタクトベースのワークフロー設定を使用して、ワークフローを任意のキャンペーンに関連付けることができます。それには、［関連付けられているキャンペーン］ドロップダウンメニューをクリックし、キャンペーン名を選択します。
キャンペーンがワークフローに関連付けられると、以下のデータをキャンペーンで使用できるようになります。
- 登録済みコンタクトの数。
- 目標リストに参加したコンタクトの数。ワークフローの目標を設定する方法をご確認ください。
- ワークフロー全体のコンバージョン率。この率は、目標リストに参加したコンタクトの数を開始済みワークフローの数で除算してから、100を乗算して算出されます。
登録解除と除外
［登録解除と除外］セクションでは、レコードを登録解除する条件を設定できます。コンタクトベースのワークフローでは、マージされたコンタクトの登録も管理できます。さらに、登録条件を満たさなくなったコンタクトを削除したり、指定したリストの条件を満たすコンタクトが登録されないようにすることもできます。
会社、取引、見積もり、チケットの登録解除条件を設定する
会社ベース、取引ベース、見積もりベース、チケットベースのワークフローでは、ワークフローからレコードを削除する条件を設定できます。
- ［登録解除トリガーを設定］をクリックします。
- 右側のパネルで、登録解除トリガーを設定します。次に、［フィルターを適用］をクリックします。ワークフローの登録解除トリガーの詳細をご確認ください。
- 必要に応じて、さらに登録解除トリガーを追加してから、［保存］をクリックします。
登録済みコンタクトを他のワークフローから削除する
以下に示すコンタクトベースのワークフロー設定を使用して、別のワークフローでも登録されている登録済みコンタクトの処理方法を指定することができます。既定では、コンタクトは他のワークフローから削除されません。
- 他のワークフローから削除しない：コンタクトは他のワークフローに登録されたままになります。
- 他のすべてのワークフローから削除：コンタクトがこのワークフローに登録されると、他のすべてのワークフローからそのコンタクトが削除されます。
- 特定のワークフローから削除：コンタクトがこのワークフローに登録されると、ドロップダウンメニューから選択したすべてのワークフローからそのコンタクトが削除されます。 ［特定のワークフローから削除］ドロップダウンメニューをクリックし、特定のワークフローを選択します。
マージされたコンタクトが登録されないようにする
既定では、コンタクトをマージする際に、両方のコンタクトが登録トリガーを満たしていれば、マージ後のコンタクトがコンタクトベースのワークフローに登録されます。マージされたコンタクトがワークフローに登録されないようにするには、以下に示す設定で［いいえ］を選択します。
除外リストを追加する
コンタクトベースのワークフローで、［このワークフローの除外リスト］ドロップダウンメニューをクリックし、ワークフローに登録しないコンタクトのリストを選択します。
注：
- ワークフローの除外リストを作成できるのは、Marketing Hub ProfessionalおよびEnterpriseのユーザーのみです。Sales Hub、Service Hub ProfessionalまたはEnterpriseのユーザーの方は、コンタクトベースのワークフローで目標を設定してコンタクトを登録解除または除外する方法について詳細を確認してください。
- 会社ベース、取引ベース、見積もりベース、またはチケットベースのワークフローでオブジェクトを登録解除または除外する場合は、登録解除トリガーを設定する方法をご確認ください。
除外リストをワークフローに追加すると、コンタクトの現在の登録ステータスに基づいて、次の3つの処理のいずれかが行われます。
- コンタクトがワークフローに現在登録されておらず、除外リストのメンバーである場合：後でコンタクトが登録トリガーを満たすようになったとしても、ワークフローには登録されません。そのコンタクトは、ワークフローの履歴の中で、除外リスト中に検出されて登録解除されたコンタクトとして示されます。
- コンタクトがワークフローに現在登録されていて、除外リストのメンバーである場合：ワークフローの次のステップに到達すると登録解除されます。
- コンタクトがワークフローに現在登録されていて、除外リストのメンバーではない場合：コンタクトはワークフローに維持されます。ただし、後で除外リストの条件を満たした場合は、登録解除されます。
コンタクトが除外リストから削除された場合、ワークフローの登録トリガーを満たしているとしても、そのコンタクトは自動的にワークフローに登録されません。コンタクトは、ワークフローの登録トリガーまたは再登録トリガーを満たした時点でのみ、登録されます。