Een HubSpot-account instellen om AI-functies te gebruiken

Voordat u aan de slag gaat met Breeze, de AI van HubSpot, leert u hier hoe u uw account kunt instellen om optimaal te profiteren van de AI-functies. De onderstaande stappen beschrijven de processen en aanbevolen werkwijzen voor beheerders die AI-tools in HubSpot gaan gebruiken, van de eerste installatie en aanpassing tot het gebruik van AI-functies en het bijhouden van de resultaten.

Instellen: schakel Breeze in en geef toegang tot accountgegevens

Om de basisfuncties van AI in je account te gebruiken, schakel je ze in via je AI-instellingen. Het inschakelen van deze instellingen kost geen HubSpot-credits. Credits worden gebruikt door specifieke functies, aangegeven door HubSpot-creditpictogrammen in je account. Lees hoe je HubSpot-credits beheert en raadpleeg de Product- en servicecatalogus van HubSpot voor meer informatie over functies die credits gebruiken.

Schakel de volgende AI-instellingen in:

• Geef gebruikers toegang tot generatieve AI-tools en -functies: laat gebruikers content genereren in het hele HubSpot-account, inclusief in teksteditors (bijv. marketing-e-mails, blogposts), de Conversations-inbox, verkoop-e-mails, sjablonen, Breeze Assistant en meer.

• Geef generatieve AI-tools en -functies, aangedreven door AI-dienstverleners, toegang tot specifieke gegevenscategorieën: zodra generatieve AI-tools en -functies zijn ingeschakeld, geef je toegang tot de volgende bronnen die context bieden om door AI gegenereerde resultaten te verbeteren. Dit helpt bij het personaliseren van resultaten op basis van de unieke gegevens van je account.

  • CRM-gegevens: de CRM-gegevens van uw account, inclusief contacten, bedrijven, deals, tickets, notities en feedback.

  • Gegevens over klantgesprekken: gegevens van interacties met klanten, inclusief gespreksverslagen, gespreksopnames, e-mails en chats.

  • Bestandsgegevens: openbare bestanden en documenten die zijn opgeslagen in de tools voor bestanden en documenten.
    

• Geef gebruikers toegang tot Breeze Assistant: laat alle gebruikers Breeze Assistant, een conversatie-AI-assistent die in uw hele HubSpot-account beschikbaar is om te helpen bij taken en het genereren van content. Toegang tot Breeze Assistant is standaard ingeschakeld. Om de toegang voor bepaalde gebruikers te beperken, beheer de individuele toegang in de gebruikersrechten.

Sprocket Supply Co. is bijvoorbeeld een e-commercebedrijf in kantoorbenodigdheden dat een nieuwe meubellijn op de markt brengt. Door deze instellingen in te schakelen, worden de basisfuncties van Breeze ingesteld om de gebruikers van Sprocket Supply Co. te helpen bij hun werk voor de lancering.

Wanneer u klaar bent om meer tools te gebruiken, stelt u deze in hun eigen ruimte in.

Toegang beheren: machtigingen voor AI-functies instellen

Om te bepalen hoe gebruikers toegang hebben tot AI, stelt u machtigingen en functiespecifieke toegang in. Het wordt aanbevolen om toegang tot Breeze Assistant toe te staan, aangezien dit kan helpen bij dagelijkse taken zonder gebruik te maken van HubSpot-credits. Toegang voor agents en assistenten moet worden beperkt tot specifieke gebruikers om onbedoelde proceswijzigingen of het verbruik van HubSpot-credits te voorkomen.

Beheer de gebruikerstoegang tot Breeze Assistant

Toegang tot Breeze Assistant is standaard ingeschakeld. Dit betekent dat alle gebruikers toegang hebben om te chatten met Breeze Assistant. Om individuele toegang te beheren (bijv. toegang voor bepaalde gebruikers intrekken),werkt u de Breeze Assistant-machtigingvoor bepaalde gebruikers of teamsbij.

Voor Breeze Assistant-functies die in andere tools zijn geïntegreerd, moeten gebruikers ook rechten hebben voor die tool. Om bijvoorbeeld inhoud in een blogbericht te genereren, moet een gebruiker rechten hebben om Breeze Assistant te gebruiken en blogberichten te bewerken. 

Beheer de toegang van gebruikers tot specifieke functies, assistenten en agents

Assistenten en agents helpen bij of automatiseren taken en processen in je HubSpot-account. In tegenstelling tot de standaard Breeze Assistant zijn andere agents en assistenten bedoeld voor specifieke gebruikssituaties (bijvoorbeeld het opstellen van prospecting-e-mails, het beheren van supporttickets) en kunnen ze HubSpot Credits gebruiken. Daarom wordt aanbevolen om de toegang te beperken tot alleen de teams die ze nodig hebben.

U kunt gebruikersrechten en functie-instellingen aanpassen om ervoor te zorgen dat de juiste gebruikers agents en assistenten kunnen aanmaken, bewerken of gebruiken.

Functies met gebruikersrechten

Bepaalde functies hebben hun eigen gebruikersrechten. Om deze te beheren, werkt ude rechten voor specifieke gebruikers en teams bijof bewerkt u eenrechtenpakket. Voertijdens het bewerken van rechten 'Breeze' in de zoekbalk van de rechten-editor in om toegang te krijgen tot alle AI-rechten.

Tip: Als een machtiging HubSpot-credits gebruikt, betekent dit dat de bijbehorende acties credits verbruiken. Beperk welke gebruikers toestemming hebben om functies te gebruiken die HubSpot-credits verbruiken, totdat je zeker bent van de AI-strategie van je account. Je kunt machtigingen op elk moment bijwerken als gebruikers later toegang nodig hebben.

Toegangsinstellingen voor assistenten en agents

Voor assistenten en agents zonder gebruikersmachtigingen kun je de toegangsinstellingen bewerken om te bepalen welke gebruikers ze kunnen bewerken of gebruiken (d.w.z. chatten met assistenten en acties van agents uitvoeren).

Ga naar de toegangsinstellingen van de assistent of agent en kies uit de volgende opties.

Personaliseren: leer Breeze over uw bedrijf

Maximaliseer de impact van Breeze door het aan te passen aan uw bedrijf. De personalisatiefase bouwt uw digitale identiteit op, waarbij u van basisautomatisering naar een op maat gemaakte ervaring gaat die de specifieke context van uw organisatie begrijpt. Door deze personalisatie te bieden, zorgt u ervoor dat door AI gegenereerde content (bijv. blogposts, klantenservicemedewerkers) nauwkeurig is, aansluit bij uw bedrijf en consistent is binnen uw verschillende teams.

Configureer uw merkpakket

Uw merkpakket is de fundamentele bron van waarheid voor de visuele en verbale identiteit van uw bedrijf. In de context van AI fungeert het als de definitieve handleiding die voorkomt dat assistenten en medewerkers generieke, robotachtige content genereren. Merkpakketten bieden:

• Visuele consistentie: centraliseer uw logo's, kleurenpaletten en typografie om een samenhangende stijl te behouden in alle socialemedia-uitingen en presentaties.

• Verbale identiteit: formaliseer uw merkstem en woordgebruik om de nodige context te bieden, zodat assistenten en medewerkers geen generieke of robotachtige reacties genereren.

• Merkvertrouwen: toon professionele uitmuntendheid door middel van uniformiteit op alle platforms, zodat klanten uw organisatie als betrouwbaar in plaats van ongeorganiseerd ervaren.

Sprocket Supply Co. kan deze instellingen bijvoorbeeld gebruiken om ervoor te zorgen dat elk e-mailontwerp voor hun nieuwe producten voldoet aan hun technische context. Breeze kan socialemedia-assets maken waarin hun merkpaletten zijn verwerkt en die de pijnpunten aanpakken die in hun kopersprofielen zijn gedefinieerd. Dit levert een basisontwerp op dat minimale handmatige bewerking vereist om aan de organisatienormen te voldoen.

Om het meeste uit uw merkpakket te halen, stelt u het volgende in:

1. Bewerk het logo, de favicon, de merkkleuren, de lettertypen en het thema van uw merk.

2. Stel de context van uw merkidentiteit in om uw websitedomein te crawlen en bepaal via de websitecontext een stem, toon, ideaal klantprofiel, producten en concurrentie-informatie.

3. Stel uw merkstem in om gegenereerde of geschreven content af te stemmen op de specifieke stem van uw merk.

4. Configureer uw merkassistent als kwaliteitscontrole om te verifiëren dat alle door AI gegenereerde content consistent blijft met uw merkidentiteit.

Vul uw bedrijfsprofiel in

Uw bedrijfsprofiel dient als de bron van waarheid voor de digitale identiteit van uw organisatie voor Breeze, waarin precies wordt gespecificeerd wie het vertegenwoordigt, het domein en de markt waarin het actief is.

Door deze gegevens nauwkeurig in te stellen, creëert u een kader dat voorkomt dat Breeze zich dingen inbeeldt over fundamentele aspecten van uw bedrijf. Dit biedt voordelen zoals:

• Integriteit van de branding: centraliseer uw bedrijfsnaam en domein om ervoor te zorgen dat door AI gegenereerde content en klantcommunicatie consistent uw goedgekeurde professionele identiteit weerspiegelen.

• Contextuele nauwkeurigheid: formaliseer uw branche om Breeze de nodige logica voor navigatie te bieden; het vaststellen van dit uitgangspunt zorgt ervoor dat klantinteracties zijn afgestemd op uw specifieke sector in plaats van op algemene informatie.

Lees meer over hoe u uw bedrijfsprofiel kunt bewerken in uw AI-instellingen.

Geef details over uw klanten en verkoopproces

Voeg informatie toe over uw klanten, kopers en verkoopprocessen om AI-tools de nodige context te geven om een consistente verkoopuitvoering te ondersteunen. Deze informatie helpt Breeze om resultaten en aanbevelingen te personaliseren voor verschillende kopers en klanten.

Het verkoopteam van Sprocket Supply Co. benadert bijvoorbeeld potentiële kopers voor hun nieuwe meubellijn. Met een gedefinieerde productcatalogus en unieke aankoopprofielen voor leidinggevenden en individuele medewerkerskunnen verkoperse-mails genereren die zijn afgestemd op rolspecifieke behoeften en op maat gemaakte productaanbevelingen bevatten.

Stel het volgende in:

1. Maak ideale klantprofielen aan die uw doelmarkten definiëren op basis van branche, omvang, regio en andere kenmerken.
2. Definieer uw product- en dienstenaanbod, inclusief uw waardepropositie, de pijnpunten die uw bedrijf oplost en de specifieke beschikbare producten en diensten.
3. Maak kopersprofielen die de kenmerken van bepaalde prospects schetsen en uitleggen hoe u zich op hen kunt richten.
4. Maak verkoopprofielen die de communicatiestijl en toon definiëren die AI-gegenereerde verkoopcontent moet gebruiken bij specifieke prospects.

Organiseren: gegevens opschonen om de resultaten te verbeteren

Breeze gebruikt je CRM-gegevens om informatie op te halen en reacties te genereren. Als je gegevens onvolledig of inconsistent zijn, kunnen de AI-uitkomsten onnauwkeurig of irrelevant zijn. Het onderhouden van schone, gestructureerde gegevens helpt om betrouwbare resultaten te garanderen.

Volg deze best practices om de datakwaliteit in uw HubSpot-account op peil te houden:

• Vul eigenschapswaarden in en standaardiseer deze: onvolledige of inconsistente eigenschapswaarden kunnen leiden tot onnauwkeurige of generieke AI-reacties. Stel regels voor eigenschapsvalidatie in om consistente opmaak van eigenschapswaarden af te dwingen, markeer belangrijke eigenschappen als verplicht bij het aanmaken van records en archiveer eigenschappen met lage invulpercentages. 
• Identificeer en voeg dubbele records samen: als er meerdere records bestaan voor hetzelfde object (bijv. twee HubSpot-bedrijfsrecords), kan Breeze verwijzen naar verouderde, tegenstrijdige of onvolledige informatie. Gebruik de tool voor dubbele records om duplicaten te vinden ensamen te voegen, zodat er één bron van waarheid blijft.
• Leg ontbrekende of ongestructureerde gegevens vast: Breeze verwijst naar ongestructureerde gegevens, zoals e-mails en transcripties van gesprekken. Zorg ervoor dat teams hun klantgesprekken vastleggen in HubSpot, inclusief het verzenden of vastleggen van e-mails in HubSpot en het opnemen van gesprekken. Gebruik duidelijke en beschrijvende taal bij het schrijven van e-mailonderwerpen en activiteitentitels.

Voor een overzicht van de gegevenskwaliteit van uw account en aanbevolen vervolgstappen, leert u hoe u tools voor gegevenskwaliteit kunt gebruiken.

Voeg context toe: koppel documentatie en externe bronnen

In combinatie met gepersonaliseerde gegevensbronnen en een georganiseerd CRM geven documentatie en externe gegevens Breeze een volledig beeld van hoe uw bedrijf en uw medewerkers werken.

Koppel bestanden en geschreven content

Nauwkeurige en goed gestructureerde context is essentieel voor de kwaliteit van door AI gegenereerde output. Voor interne assistenten en agents, zoals de sales coach-assistent, helpt context over uw bedrijfsprocessen en regels om gepersonaliseerde aanbevelingen te doen aan accountgebruikers. Voor agents die in contact staan met klanten, zoals de klantagent, helpt context over uw producten, diensten en beleid om nauwkeurige antwoorden te geven aan klanten.

Wanneer u AI-functies, zoals assistenten en agents, aanpast, koppelt u bronnen zoals bestanden, kennisbankartikelen, blogposts en landings- of webpagina's. Lees meer over best practices bij het schrijven van content voor AI-tools:

• Content optimaliseren voor AI-systemen

• Bereid content voor de klantagent voor

• Best practices voor bronnen van medewerkerinhoud

Externe gegevens koppelen

Om assistenten en agents toegang te geven tot gegevens uit apps van derden, koppelt u apps vanuit de HubSpot Marketplace. Voeg bijvoorbeeld Google Agenda toe om uw agendagegevens te koppelen, Zoom om opnames van Zoom-vergaderingen te koppelen of Asana om uw taken te koppelen. U kunt ook AI-connectoren gebruiken, zoals de HubSpot Gemini-connector, om andere AI-modellen toegang te geven tot uw HubSpot-gegevens.

Door je tools en gegevensbronnen te koppelen aan HubSpot, krijg je alle relevante context voor gepersonaliseerde AI-uitkomsten van Breeze. Bekijk de beschikbare apps en hun mogelijkheden in de HubSpot Marketplace.

Toepassen: gebruik Breeze-functies

Zodra je de AI-functies hebt ingeschakeld en de benodigde gegevens en context hebt ingesteld, kun je aan de slag met AI-functies die zijn afgestemd op jouw bedrijf en jouw HubSpot-account.

In de onderstaande tabel worden AI-functies bijvoorbeeld gekoppeld aan veelvoorkomende doelen. Lees meer over Breeze voor een overzicht van beschikbare functies, waaronder agents en assistenten.

Monitor: Test en verbeter AI-tools en -processen

Hoewel de bovenstaande aanbevelingen u voorbereiden op het gebruik van AI-functies in HubSpot, moet u de resultaten bijhouden en in de loop van de tijd aanpassingen doorvoeren om uw AI-resultaten te blijven verbeteren.

Het verkoopteam van Sprocket Supply Co. gebruikt bijvoorbeeld Breeze Assistant om zich voor te bereiden op gesprekken. De verkoopmanager houdt bij hoeveel tijd er wordt besteed aan de voorbereiding van gesprekken en hoe groot het vertrouwen van de verkopers is in de antwoorden van Breeze Assistant. Voor de meeste vertegenwoordigers is er een afname in de tijd die aan voorbereiding wordt besteed en zijn de antwoorden accuraat, wat een positieve indicator is voor de acceptatie van de tool. Voor sommige vertegenwoordigers zijn de antwoorden te algemeen. De salesmanager zou deze salesvertegenwoordigers moeten aanraden hun gesprekken in HubSpot op te nemen om de assistent gepersonaliseerde context te geven over hun gespreksstrategieën.

Raadpleeg de volgende artikelen voor meer informatie over het implementeren van AI-functies en het verbeteren van AI-prestaties:

• Verbeter de zichtbaarheid van het AI-merk 
• Schaal 24/7 ondersteuning

Aanvullende bronnen

Gebruik de volgende bronnen voor meer informatie over het toepassen van AI in uw processen en het gebruik van Breeze-functies:

• Alle HubSpot Academy Breeze-cursussen en -certificeringen

  • Cursus: Een AI-toonaangevende organisatie opbouwen

  • Les: Uw AI-volwassenheid beoordelen

  • Les: Uw eerste drie tools voor AI-gereedheid

• De Breeze-bibliotheek van de HubSpot-community
• De AI-bronnenbibliotheek van HubSpot

Woordenlijst

• Breeze: HubSpot's verzameling AI-tools.
• Breeze Assistant: een AI-assistent die gebruikers in HubSpot ondersteunt die accountcontext gebruikt om relevante aanbevelingen en inzichten te geven. Breeze Assistant kan worden gebruikt voor allerlei taken, zoals het verfijnen of genereren van content, het voorbereiden van vergaderingen en het samenvatten van gegevens.
• Breeze Agents: AI-agenten die helpen bij het automatiseren van werkzaamheden in HubSpot. Gebruik vooraf gebouwde Breeze Agents uit de Breeze Marketplace of pas agenten aan in Breeze Studio.
  
• Breeze Studio: een werkruimte om Breeze Agents en assistenten te beheren en aan te passen.
• Aangepaste assistenten: configureerbare AI-ervaringen die in Breeze Studio zijn gemaakt of geïnstalleerd om te helpen bij specifieke taken of processen. Ze volgen instructies, tools en kennis die door beheerders zijn ingesteld en zijn te zien in Breeze Assistant of andere door HubSpot ondersteunde gebieden.