Maak een HubSpot-account aan om gebruik te maken van AI-functies

Voordat je aan de slag gaat met de AI van HubSpot, is het raadzaam om te leren hoe je je account kunt instellen om optimaal te profiteren van de AI-functies. De onderstaande stappen beschrijven de processen en aanbevolen werkwijzen voor beheerders die AI-tools in HubSpot gaan gebruiken, van de eerste installatie en personalisatie tot het gebruik van AI-functies en het bijhouden van de effecten daarvan.

Instellen: schakel AI-functies in en verleen toegang tot accountgegevens

Om gebruik te maken van de basisfuncties van AI in je account, schakel je deze in via je AI-instellingen. Het inschakelen van deze instellingen voor het hele account kost geen HubSpot-credits. Credits worden gebruikt door specifieke functies, wat wordt aangegeven door de HubSpot-credits-pictogrammen in je account. Lees hoe je HubSpot-credits beheert en raadpleeg de Product- en servicecatalogus van HubSpot voor meer informatie over functies die credits gebruiken.

Schakel de volgende AI-instellingen in:

• Geef gebruikers toegang tot generatieve AI-tools en -functies: stel gebruikers in staat om inhoud te genereren in het hele HubSpot-account, inclusief in teksteditors (bijv. marketing-e-mails, blogberichten), de Conversations-inbox, verkoop-e-mails, sjablonen, Breeze Assistant en meer.

• Geef generatieve AI-tools en -functies, aangedreven door AI-dienstverleners, toegang tot specifieke gegevenscategorieën: zodra generatieve AI-tools en -functies zijn ingeschakeld, geef je toegang tot de volgende bronnen die context bieden om de door AI gegenereerde resultaten te verbeteren. Dit helpt bij het personaliseren van resultaten op basis van de unieke gegevens van je account.

  • CRM-gegevens: de CRM-gegevens, inclusief contacten, bedrijven, deals, tickets, notities en feedback.

  • Gegevens over klantgesprekken: gegevens van interacties met klanten, waaronder gespreksverslagen, gespreksopnames, e-mails en chats.

  • Bestandsgegevens: openbare bestanden en documenten die zijn opgeslagen in de tools voor bestanden en documenten.
    

• Geef gebruikers toegang tot Breeze Assistant: sta alle gebruikers toe om Breeze Assistant, een conversatiegerichte AI-assistent die in uw hele HubSpot-account beschikbaar is om te helpen bij taken en het genereren van content. Toegang tot Breeze Assistant is standaard ingeschakeld. Om de toegang voor bepaalde gebruikers te beperken, beheer je de individuele toegang via de gebruikersrechten.

Sprocket Supply Co. is bijvoorbeeld een e-commercebedrijf in kantoorbenodigdheden dat een nieuwe meubellijn op de markt brengt. Door deze instellingen in te schakelen, worden de basis-AI-tools van HubSpot geconfigureerd om de gebruikers van Sprocket Supply Co. te helpen bij hun werkzaamheden voor de lancering.

Als je klaar bent om meer tools te gebruiken, stel deze dan in hun eigen ruimte in.

Toegang beheren: machtigingen voor AI-tools instellen

Nadat je de AI-instellingen voor het hele account hebt ingeschakeld, kun je beheren hoe gebruikers toegang krijgen tot AI via de configuratie van gebruikersrechten en functiespecifieke toegang. Het wordt aanbevolen om toegang tot Breeze Assistant toe te staan, aangezien dit kan helpen bij dagelijkse taken zonder gebruik te maken van HubSpot-credits. Toegang voor agents en assistenten moet worden beperkt tot specifieke gebruikers om onbedoelde proceswijzigingen of het verbruik van HubSpot-credits te voorkomen.

Beheer de gebruikerstoegang tot Breeze Assistant

Toegang tot Breeze Assistant is standaard ingeschakeld. Dit betekent dat alle gebruikers toegang hebben om met Breeze Assistant te chatten. Om individuele toegang te beheren (bijvoorbeeld toegang voor bepaalde gebruikers intrekken),pas je de Breeze Assistant-machtigingvoor bepaalde gebruikers of teamsaan.

Voor Breeze Assistant-functies die in andere tools zijn geïntegreerd, moeten gebruikers ook rechten hebben voor die tool. Om bijvoorbeeld inhoud in een blogbericht te genereren, moet een gebruiker rechten hebben om Breeze Assistant te gebruiken en blogberichten te bewerken.

Beheer de toegang van gebruikers tot specifieke functies, projecten en agents

Projecten en agents helpen bij of automatiseren taken en processen in je HubSpot-account. In tegenstelling tot de standaard Breeze Assistant zijn andere projecten en agents bedoeld voor specifieke toepassingen (bijvoorbeeld het opstellen van prospecting-e-mails, het beheren van supporttickets) en kunnen ze HubSpot-credits verbruiken. Daarom wordt aanbevolen om de toegang te beperken tot alleen de teams die ze nodig hebben.

U kunt gebruikersrechten en functie-instellingen aanpassen om ervoor te zorgen dat de juiste gebruikers projecten en agents kunnen aanmaken, bewerken of gebruiken.

Functies met gebruikersrechten

Bepaalde functies hebben hun eigen gebruikersrechten. Om deze te beheren, werk jede rechten voor specifieke gebruikers en teams bijof bewerk je eenrechtenpakket. Voertijdens het bewerken van rechten ‘AI-functies’ in de zoekbalk van de rechten-editor in om toegang te krijgen tot alle AI-rechten.

Tip: Als een machtiging HubSpot-credits gebruikt, betekent dit dat de bijbehorende acties credits verbruiken. Beperk welke gebruikers toestemming hebben om functies te gebruiken die HubSpot-credits verbruiken, totdat je zeker bent van de AI-strategie van je account. Je kunt machtigingen op elk moment bijwerken als gebruikers later toch toegang nodig hebben.

Toegangsinstellingen voor projecten en agents

Voor projecten en agents zonder gebruikersmachtigingen kun je de toegangsinstellingen bewerken om te bepalen welke gebruikers deze kunnen bewerken of gebruiken (bijvoorbeeld chatten met projecten en acties van agents uitvoeren).

Ga naar de toegangsinstellingen van het project of de agent en kies uit de volgende opties.

Personaliseren: leer de AI-tools van HubSpot over uw bedrijf

Maximaliseer de impact van de AI van HubSpot door deze aan te passen aan je bedrijf. De personalisatiefase bouwt je digitale identiteit op, waarbij je van basisautomatisering overstapt naar een op maat gemaakte ervaring die de specifieke context van je organisatie begrijpt. Door deze personalisatie te bieden, zorg je ervoor dat door AI gegenereerde content (bijv. blogposts, klantenservicemedewerkers) nauwkeurig is, aansluit bij je bedrijf en consistent is binnen je verschillende teams.

Stel je merkpakket samen

Je merkpakket is de fundamentele bron van waarheid voor de visuele en verbale identiteit van je bedrijf. In de context van AI fungeert het als de definitieve handleiding die voorkomt dat assistenten en medewerkers generieke, robotachtige content genereren. Merkpakketten bieden:

• Visuele consistentie: centraliseer uw logo's, kleurenpaletten en typografie om een samenhangende uitstraling te behouden in al uw social media-uitingen en presentaties.

• Verbale identiteit: leg de toon en het vocabulaire van uw merk vast om de nodige context te bieden, zodat assistenten en medewerkers geen generieke of robotachtige antwoorden geven.

• Merkvertrouwen: toon professionele uitmuntendheid door middel van uniformiteit op alle platforms, zodat klanten uw organisatie als betrouwbaar ervaren in plaats van als ongeorganiseerd.

Sprocket Supply Co. kan deze instellingen bijvoorbeeld gebruiken om ervoor te zorgen dat elk e-mailontwerp voor hun nieuwe producten voldoet aan de technische context. De AI van HubSpot kan socialemedia-assets maken waarin hun merkpaletten zijn verwerkt en die de pijnpunten aanpakken die in hun kopersprofielen zijn gedefinieerd. Dit levert een basisontwerp op dat slechts minimale handmatige bewerking vereist om aan de organisatienormen te voldoen.

Om het maximale uit je merkpakket te halen, stel je het volgende in:

1. Bewerk het logo, de favicon, de merkkleuren, de lettertypen en het thema van uw merk.

2. Stel de context van uw merkidentiteit in om uw websitedomein te crawlen, en definieer een stem, toon, ideaal klantprofiel, producten en concurrentie-informatie aan de hand van de context van de website.

3. Stel de stem van je merk in om gegenereerde of geschreven content af te stemmen op de specifieke stijl van je merk.

4. Configureer uw merkassistent als kwaliteitscontrole om te waarborgen dat alle door AI gegenereerde content in overeenstemming blijft met uw merkidentiteit.

Vul uw bedrijfsprofiel in

Uw bedrijfsprofiel fungeert als de ‘bron van waarheid’ voor de digitale identiteit van uw organisatie voor de AI-tools van HubSpot, en geeft precies aan wie het vertegenwoordigt, wat het domein is en in welke markt het actief is.

Door deze gegevens nauwkeurig in te stellen, creëert u een kader dat voorkomt dat de AI van HubSpot verkeerde aannames doet over fundamentele aspecten van uw bedrijf. Dit biedt onder andere de volgende voordelen:

• Integriteit van de merkidentiteit: centraliseer uw bedrijfsnaam en domein om ervoor te zorgen dat door AI gegenereerde content en klantcommunicatie consistent uw goedgekeurde professionele identiteit weerspiegelen.

• Contextuele nauwkeurigheid: definieer uw branche om de AI-tools van HubSpot de nodige logica voor navigatie te bieden; door dit uitgangspunt vast te stellen, zorgt u ervoor dat klantinteracties zijn afgestemd op uw specifieke sector in plaats van op algemene informatie.

Lees meer over hoe u uw bedrijfsprofiel kunt bewerken in uw AI-instellingen.

Geef details over uw klanten en verkoopproces

Voeg informatie toe over uw klanten, kopers en verkoopprocessen om de AI-tools de nodige context te geven voor een consistente uitvoering van de verkoop. Deze informatie helpt de AI-tools van HubSpot om resultaten en aanbevelingen te personaliseren voor verschillende kopers en klanten.

Het verkoopteam van Sprocket Supply Co. benadert bijvoorbeeld potentiële kopers voor hun nieuwe meubellijn. Met een gedefinieerde productcatalogus en unieke aankoopprofielen voor leidinggevenden en individuele medewerkerskunnen verkoperse-mails opstellen die zijn afgestemd op functiespecifieke behoeften en waarin op maat gemaakte productaanbevelingen zijn opgenomen.

Stel het volgende in:

1. Maak ideale klantprofielen aan die uw doelmarkten definiëren op basis van branche, omvang, regio en andere kenmerken.
2. Definieer uw product- en dienstenaanbod, inclusief uw waardepropositie, de pijnpunten die uw bedrijf oplost en de specifieke beschikbare producten en diensten.
3. Maak kopersprofielen die de kenmerken van bepaalde potentiële klanten beschrijven en uitleggen hoe u zich op hen kunt richten.
4. Maak verkoopprofielen aan waarin de communicatiestijl en -toon worden gedefinieerd die AI-gegenereerde verkoopcontent moet gebruiken bij specifieke potentiële klanten.

Organiseren: gegevens opschonen om de resultaten te verbeteren

De AI-tools van HubSpot gebruiken je CRM-gegevens om informatie op te halen en reacties te genereren. Als je gegevens onvolledig of inconsistent zijn, kunnen de AI-resultaten onnauwkeurig of irrelevant zijn. Het onderhouden van schone, gestructureerde gegevens draagt bij aan betrouwbare resultaten.

Volg deze best practices om de gegevenskwaliteit in je HubSpot-account op peil te houden:

• Vul eigenschapswaarden in en standaardiseer deze: onvolledige of inconsistente eigenschapswaarden kunnen leiden tot onnauwkeurige of generieke AI-reacties. Stel validatieregels voor eigenschappen in om een consistente opmaak van eigenschapswaarden af te dwingen, markeer belangrijke eigenschappen als verplicht bij het aanmaken van records en archiveer eigenschappen met een lage invulgraad. 
• Identificeer en voeg dubbele records samen: als er meerdere records bestaan voor hetzelfde object (bijvoorbeeld twee HubSpot-bedrijfsrecords), kunnen de AI-tools van HubSpot verwijzen naar verouderde, tegenstrijdige of onvolledige informatie. Gebruik de tool voor het beheer van duplicaten om duplicaten op te sporen ensamen te voegen, zodat er één betrouwbare bron blijft.
• Leg ontbrekende of ongestructureerde gegevens vast: de AI-tools van HubSpot maken gebruik van ongestructureerde gegevens, zoals e-mails en transcripties van telefoongesprekken. Zorg ervoor dat teams hun klantgesprekken vastleggen in HubSpot, inclusief het verzenden of registreren van e-mails in HubSpot en het opnemen van telefoongesprekken. Gebruik duidelijke en beschrijvende taal bij het schrijven van e-mailonderwerpen en activiteitentitels.

Voor een overzicht van de gegevenskwaliteit van je account en aanbevolen vervolgstappen, lees je hier hoe je tools voor gegevenskwaliteit kunt gebruiken.

Voeg context toe: koppel documentatie en externe bronnen

In combinatie met gepersonaliseerde context en een georganiseerd CRM geven documentatie en externe gegevens de AI-tools van HubSpot een volledig beeld van hoe uw bedrijf en uw medewerkers werken.

Koppel bestanden en geschreven content

Nauwkeurige en goed gestructureerde context vormt de basis voor de kwaliteit van door AI gegenereerde output. Voor projecten en agents, zoals de salescoach-assistent, helpt context over uw bedrijfsprocessen en regels om gepersonaliseerde aanbevelingen te doen aan accountgebruikers. Voor agents die in contact staan met klanten, zoals de klantenservicemedewerker, helpt context over uw producten, diensten en beleid om nauwkeurige antwoorden aan klanten te geven.

Koppel bij het aanpassen van AI-functies, zoals assistenten en agents, bronnen zoals bestanden, kennisbankartikelen, blogberichten en landings- of webpagina’s. Lees meer over best practices bij het schrijven van content voor AI-tools:

• Optimaliseer content voor AI-engines

• Bereid content voor de klantmedewerker voor

• Best practices voor bronnen van content voor medewerkers

Externe gegevens koppelen

Om assistenten en agents toegang te geven tot gegevens uit apps van derden, koppelt u apps vanuit de HubSpot Marketplace. Voeg bijvoorbeeld Google Agenda toe om uw agendagegevens te koppelen, Zoom om opnames van Zoom-vergaderingen te koppelen, of Asana om uw taken te koppelen. U kunt ook AI-connectoren gebruiken, zoals de HubSpot Gemini-connector, om andere AI-modellen toegang te geven tot uw HubSpot-gegevens.

Door je tools en gegevensbronnen te koppelen aan HubSpot, krijg je alle relevante context voor gepersonaliseerde AI-resultaten van de AI van HubSpot. Bekijk de beschikbare apps en hun mogelijkheden in de HubSpot Marketplace.

Aan de slag: gebruik de AI-functies van HubSpot

Zodra je de AI-functies hebt ingeschakeld en de gegevens en context hebt ingesteld om deze te ondersteunen, kun je aan de slag met AI-functies die zijn afgestemd op jouw bedrijf en jouw HubSpot-account.

In de onderstaande tabel worden AI-functies bijvoorbeeld gekoppeld aan veelvoorkomende doelen. 

Monitoren: Test en verbeter AI-tools en -processen

Hoewel de bovenstaande aanbevelingen je voorbereiden op het gebruik van AI-functies in HubSpot, moet je de resultaten bijhouden en in de loop van de tijd aanpassingen doorvoeren om je AI-uitkomsten te blijven verbeteren.

Het verkoopteam van Sprocket Supply Co. gebruikt bijvoorbeeld Breeze Assistant om zich voor te bereiden op gesprekken. De verkoopmanager houdt bij hoeveel tijd er wordt besteed aan de voorbereiding van gesprekken en in hoeverre de verkopers vertrouwen hebben in de antwoorden van Breeze Assistant. Bij de meeste verkopers is de tijd die aan de voorbereiding wordt besteed afgenomen en zijn de antwoorden accuraat, wat een positieve indicator is voor de acceptatie van de tool. Voor sommige verkopers zijn de antwoorden te algemeen. De verkoopmanager zou deze verkopers moeten aanraden hun gesprekken in HubSpot op te nemen om de assistent gepersonaliseerde context te geven over hun gespreksstrategieën.

Raadpleeg de volgende artikelen voor meer informatie over het implementeren van AI-functies en het verbeteren van AI-prestaties:

• Verbeter de zichtbaarheid van het AI-merk 
• Schaal 24/7-ondersteuning op

Aanvullende bronnen

Gebruik de volgende bronnen voor meer informatie over het toepassen van AI in je processen en het gebruik van de AI-functies van HubSpot:

• Alle Breeze-cursussen en -certificeringen van HubSpot Academy

  • Cursus: Een organisatie opbouwen die toonaangevend is op het gebied van AI

  • Les: Je AI-volwassenheid beoordelen

  • Les: Je eerste drie tools voor AI-gereedheid

• De Breeze-bibliotheek van de HubSpot-community
• De AI-bronnenbibliotheek van HubSpot

Woordenlijst

• Breeze Assistant: een AI-assistent die gebruikers in HubSpot ondersteunt, die op basis van de accountcontext relevante aanbevelingen en inzichten geeft. Breeze Assistant kan worden gebruikt voor allerlei taken, zoals het verfijnen of genereren van content, het voorbereiden van vergaderingen en het samenvatten van gegevens.
• Agents: AI-agents die helpen bij het automatiseren van werkzaamheden in HubSpot. Gebruik kant-en-klare agents uit de Marketplace of pas agents aan in de agent-builder.
  
• Agent Builder: een werkruimte om agents te beheren en aan te passen.
• Projecten: configureerbare AI-ervaringen die in Breeze Assistant worden gemaakt om te helpen bij specifieke taken of processen. Ze volgen instructies, tools en kennis die door beheerders zijn ingesteld en zijn zichtbaar in Breeze Assistant of andere door HubSpot ondersteunde omgevingen.