設定 HubSpot 帳戶以採用 AI 功能

在開始使用 HubSpot 的 AI 工具Breeze 之前，請先了解如何設定您的帳戶，以充分發揮人工智慧功能的效益。以下步驟概述了管理員在 HubSpot 中採用 AI 工具的流程與最佳實務，涵蓋從初始設定與個人化，到使用 AI 功能及追蹤其成效等各環節。

設定：啟用 Breeze 並授予帳戶資料存取權限

若要在您的帳戶中使用基本 AI功能，請在 AI 設定中啟用這些功能。啟用這些設定不會消耗HubSpot 點數。點數僅用於特定功能，這些功能會顯示於帳戶中的 HubSpot 點數圖示旁。瞭解如何管理 HubSpot 點數，並參閱HubSpot 的產品與服務目錄，以獲取有關使用點數之功能的詳細資訊。

請開啟以下AI 設定：

• 讓使用者存取生成式 AI 工具與功能：允許使用者在整個 HubSpot 帳戶中生成內容，包括文字編輯器（例如行銷電子郵件、部落格文章）、對話收件匣、銷售電子郵件、範本、Breeze Assistant 等。

• 讓由 AI 服務供應商驅動的生成式 AI 工具與功能存取特定資料類別：一旦啟用生成式 AI 工具與功能，請授予存取以下資料來源的權限，這些來源可提供背景資訊以改善 AI 生成的結果。這有助於根據您帳戶的獨特資料來個人化結果。

  • CRM 資料： 您帳戶的 CRM 資料，包括聯絡人、公司、商機、服務單、備註及回饋。

  • 客戶對話資料：來自 與客戶互動的資料，包括通話記錄、通話錄音、電子郵件及聊天紀錄。

  • 檔案資料：儲存於檔案與文件工具中的公開檔案及文件。
    

• 授予使用者存取 Breeze Assistant 的權限： 允許所有使用者使用 Breeze Assistant， 這是一款可在您的 HubSpot 帳戶中使用的對話式 AI 助理，能協助處理任務並生成內容。 Breeze Assistant 的存取權限預設為開啟。若要限制特定使用者的存取權限， 請在使用者權限中管理個別存取權限。

舉例來說，Sprocket Supply Co. 是一家電子商務辦公用品公司，即將推出全新家具系列。啟用這些設定將建立基礎的 Breeze 功能，協助 Sprocket Supply Co. 的使用者完成新產品發布相關工作。

當您準備使用更多工具時，請在專屬區域中進行設定。

控制存取權限：設定 AI 功能的權限

若要控制使用者存取 AI 的方式，請設定權限及特定功能的存取權限。建議允許存取 Breeze Assistant，因為它可在不消耗 HubSpot 點數的情況下協助處理日常任務。應將代理人和助理的權限限制在特定使用者，以避免無意間變更流程或消耗HubSpot 點數。

管理使用者對 Breeze Assistant 的存取權限

Breeze Assistant預設為啟用狀態。這表示所有使用者皆可與 Breeze Assistant 進行聊天。若要管理個別存取權限（例如撤銷特定使用者的存取權限），請更新特定使用者或團隊的Breeze Assistant 權限設定。

對於嵌入其他工具的 Breeze Assistant 功能，使用者還必須具備該工具的權限。例如，若要在部落格文章中生成內容，使用者必須同時具備使用 Breeze Assistant以及編輯部落格文章的權限。 

管理使用者對特定功能、助理及代理的存取權限

助理與代理程式可協助處理或自動化您 HubSpot 帳戶中的任務與流程。與預設的 Breeze Assistant 不同，其他代理程式和助理是針對特定使用情境（例如：草擬開發潛在客戶的電子郵件、管理支援票證）而設計，且可能會消耗HubSpot 點數。因此，建議僅限於確實需要這些功能的團隊才能存取。

您可以自訂使用者權限與功能設定，以確保正確的使用者能夠建立、編輯或使用代理程式與助理。

具備使用者權限的功能

某些功能設有專屬的使用者權限。若要管理這些權限，請更新特定使用者或團隊的權限，或編輯權限集。編輯權限時， 請在權限編輯器的搜尋欄中輸入「Breeze」，即可存取所有 AI 權限。

提示：若某項權限會消耗 HubSpot 點數，表示相關操作會消耗點數。在您確定帳戶的 AI 策略之前，請限制哪些使用者有權使用會消耗 HubSpot 點數的功能。若使用者日後需要存取權限，您可隨時更新權限設定。

助理與客服代表的存取設定

對於未具備使用者權限的助理與客服代表，請編輯存取設定以控制哪些使用者可編輯或使用它們（例如與助理聊天及執行客服代表動作）。

前往助理或代理的存取設定，並從以下選項中進行選擇。

個人化：讓 Breeze 了解您的業務

透過將 Breeze 個人化以符合您的業務需求，最大化其效益。個人化階段將建立您的數位身分，從基礎自動化進階至能理解貴組織特定情境的客製化體驗。提供此個人化設定可確保 AI 生成的內容（例如：部落格文章、客服代理）既精準、符合您的業務需求，並在各團隊間保持一致性。

設定您的品牌工具包

您的品牌工具包是企業視覺與語言識別的基礎準則。在 AI 應用中，它扮演著權威指南的角色，防止助理與代理產生千篇一律、機械化的內容。品牌工具包提供：

• 視覺一致性：集中管理您的標誌、色彩方案和字體，以確保所有社群媒體素材和簡報檔保持一致的美學風格。

• 語言風格：確立品牌語調與詞彙體系，提供必要語境，避免助理與客服人員產生千篇一律或機械化的回應。

• 品牌信賴：透過跨平台的一致性展現專業卓越，確保客戶將您的組織視為可靠而非雜亂無章。

舉例來說，Sprocket Supply Co. 可運用這些設定，確保每封新產品電子郵件草稿皆符合其技術背景。Breeze 則能創建結合品牌色盤，並針對買家檔案中定義的痛點所設計的社群媒體素材。這將產出符合組織標準的基礎草稿，僅需極少的手動編輯即可。

要充分發揮品牌工具包的效益，請設定以下項目：

1. 編輯您的品牌標誌、網站圖示、品牌顏色、字型及主題。

2. 設定品牌識別背景以爬取您的網站網域，並透過網站內容建立品牌語調、語氣、理想客戶檔案、產品及競爭情資。

3. 設定品牌語調，將生成的或撰寫的內容調整為符合您品牌特定語調的風格。

4. 將品牌助理設定為品質管控措施，以驗證所有 AI 生成的內容是否與您的品牌識別保持一致。

完善您的公司檔案

您的公司檔案是 Breeze 眼中貴組織數位身分的「權威來源」，其中明確指定了該檔案代表誰、其網域以及所處的市場。

精確設定這些細節可建立框架，防止 Breeze 對貴公司的基礎業務資訊產生錯誤推測。這將帶來以下好處：

• 品牌一致性：集中管理公司名稱與網域，確保 AI 生成的內容及客戶溝通始終如一地反映您核准的專業形象。

• 情境準確性：明確界定您的產業類別，為 Breeze 提供必要的導航邏輯；建立此起點可確保客戶互動內容針對您的特定產業量身打造，而非泛用資訊。

請前往 AI 設定中，進一步了解如何編輯您的公司檔案。

提供客戶與銷售流程的詳細資訊

請新增客戶、買家及 銷售流程的相關資訊，為 AI 工具提供必要的背景脈絡，以協助維持一致的銷售執行。這些資訊有助於 Breeze 針對各類買家和客戶，提供個人化的結果與建議。

舉例來說，Sprocket Supply Co. 的銷售團隊正針對其新推出的家具系列聯繫潛在買家。透過明確的產品目錄，以及針對高階主管與一般員工所建立的獨特購買檔案，銷售代表可生成電子郵件，針對特定職務需求進行鎖定，並加入量身訂製的產品推薦。

請設定以下項目：

1. 建立理想的客戶檔案，根據產業、規模、地區及其他特徵來定義您的目標市場。
2. 定義您的產品與服務內容，包括價值主張、貴公司所解決的痛點，以及可提供的具體產品與服務。
3. 建立買家檔案，概述特定潛在客戶的屬性，並說明如何鎖定這些對象。
4. 建立銷售檔案，定義 AI 生成的銷售內容在與特定潛在客戶溝通時應採用的風格與語氣。

整理：清理資料以提升結果品質

Breeze 會利用您的 CRM 資料來擷取資訊並產生回應。若資料不完整或不一致，AI 產出的結果可能不準確或不相關。維持乾淨、結構化的資料有助於確保結果的可靠性。

請遵循以下最佳實踐，以維持 HubSpot 帳戶中的良好資料品質：

• 填寫並標準化屬性值：不完整或不一致的屬性值可能導致 AI 回應不準確或流於泛泛。請設定屬性驗證規則以確保屬性值格式一致，在建立記錄時將重要屬性標記為必填，並歸檔填寫率低的屬性。 
• 識別並合併重複記錄：若同一對象存在多筆記錄（例如兩筆 HubSpot 公司記錄），Breeze 可能會引用過時、衝突或不完整的資訊。請使用重複記錄管理工具找出重複項並進行合併，以維持單一可信資料來源。
• 擷取缺失或非結構化資料：Breeze 會參考非結構化資料，例如電子郵件和通話記錄。請確保團隊在 HubSpot 中記錄客戶對話，包括透過 HubSpot 發送或記錄電子郵件，以及錄製通話。撰寫電子郵件主旨行和活動標題時，請使用清晰且具描述性的語言。

若需了解帳戶的資料品質概覽及建議的下一步驟，請學習如何使用資料品質工具。

添加背景資訊：連結文件與外部來源

結合個人化資料來源與有條理的 CRM，文件與外部資料能讓 Breeze 全面掌握您的企業及其員工的運作方式。

連結檔案與書面內容

準確且結構完善的背景資訊，是 AI 生成輸出品質的基礎。對於內部助理與客服人員（例如銷售教練助理），關於業務流程與規則的背景資訊有助於為帳戶使用者提供個人化建議；對於面對客戶的客服人員（例如客戶服務專員），關於產品、服務及政策的背景資訊則有助於向客戶提供精準的解答。

在自訂 AI 功能（例如助理與客服專員）時，請串聯檔案、知識庫文章、部落格貼文，以及登陸頁或網頁等資料來源。進一步了解為 AI 工具撰寫內容的最佳實務：

• 針對 AI 引擎優化內容

• 為客戶服務專員準備內容

• 客服專員內容來源的最佳實踐

連接外部資料

若要讓助理和客服專員存取第三方應用程式的資料，請從 HubSpot 市集連接應用程式。例如，新增 Google 日曆以連接您的行事曆資料、新增 Zoom 以連接 Zoom 會議錄影，或新增 Asana 以連接您的任務。您也可以使用 AI 連接器（例如 HubSpot Gemini 連接器），讓其他 AI 模型存取您的 HubSpot 資料。

將您的工具和資料來源與 HubSpot 連接，可為 Breeze 提供生成個人化 AI 輸出所需的所有相關背景資訊。請在HubSpot 市集查看可用的應用程式及其功能。

採用：使用 Breeze 功能

啟用 AI 功能並設定相關資料與情境後，即可開始使用針對您的企業及 HubSpot 帳戶量身打造的 AI 功能。

例如，下表將 AI 功能與常見目標相互對應。若要了解可用功能的概覽（包括客服專員和助理），請進一步瞭解 Breeze。

監控：測試並優化 AI 工具與流程

雖然上述建議可協助您在 HubSpot 中採用 AI 功能，但您仍應追蹤成效並隨著時間迭代優化，以持續提升 AI 產出品質。

例如，Sprocket Supply Co. 的銷售團隊使用 Breeze Assistant 來準備通話。銷售經理會追蹤花在通話準備上的時間，以及業務代表對 Breeze Assistant 回應的信心程度。 對多數業務代表而言，準備時間有所縮短且回覆內容準確，這顯示該工具的採用成效良好。但對部分業務代表來說，回覆內容過於籠統。銷售經理應建議這些業務代表在 HubSpot 中錄製通話內容，以便為助理提供關於其通話策略的個人化背景資訊。

如需有關實施 AI 功能及提升 AI 效能的進一步指引，請參閱以下文章：

• 提升 AI 品牌能見度 
• 擴展 24/7 支援服務

其他資源

若想進一步了解如何將 AI 整合至您的流程以及使用 Breeze 功能，請參考以下資源：

• 所有 HubSpot Academy Breeze 課程與認證

  • 課程：打造以 AI 為導向的組織

  • 課程：評估您的 AI 成熟度

  • 課程：提升 AI 準備度的前三項工具

• HubSpot 社群的 Breeze 資源庫
• HubSpot 的 AI 資源庫

詞彙表

• Breeze：HubSpot 的 AI 工具集合。
• Breeze Assistant： 一款支援 HubSpot 用戶的 AI 助手， 透過帳戶背景資訊提供相關建議與洞察。 Breeze Assistant 可用於多種任務，例如精煉或生成內容、準備會議，以及彙整數據。
• Breeze 代理：協助在 HubSpot 平台中自動化工作的 AI 代理程式。您可以使用 Breeze 市集中的預建 Breeze 代理程式，或在 Breeze Studio 中自訂代理程式。
  
• Breeze Studio：用於管理及自訂 Breeze 代理程式與助理的工作區。
• 自訂助理：在 Breeze Studio 中建立或安裝的可配置 AI 體驗，用於協助特定任務或流程。它們遵循管理員設定的指示、工具及知識庫，並可在 Breeze Assistant 或其他 HubSpot 支援的區域中使用。