Gespreksopnamen en transcripties bekijken

Je kunt opnames bekijken die zijn gemaakt via HubSpot's beltool, via HubSpot's integratie met Zoom, of via een externe belprovider die is geïntegreerd met HubSpot.

Als je een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seatkun je Conversation Intelligence (CI) gebruiken om opnames te transcriberen en analyseren. Hierdoor kun je je team effectiever coachen en waardevolle klantinzichten uit de opnames en transcripten halen.

Als je de HubSpot mobiele app gebruikt, lees dan hoe je onderweg opnames kunt bekijken.

Voordat je begint

• Stel de beltool in. Je kunt een door HubSpot verstrekt telefoonnummer aanschaffen, je uitgaande telefoonnummer registreren bij HubSpot, HubSpot's integratie met Zoom instellen of integreren met een externe belprovider.

Let op: HubSpot ondersteunt alleen een selecte groep telefoonproviders van derden. Lees meer over welke belproviders worden ondersteund in de HubSpot App Marketplace.

• HubSpot gespreksopnamen zijn standaard ingeschakeld. Zorg ervoor dat gespreksopname is ingeschakeld in je instellingen.
• Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise-gebruiker bent, zorg er dan voor dat Conversation Intelligence ook is ingeschakeld in je instellingen zodat je opnamen worden getranscribeerd.
• Als je Zoom gebruikt om gesprekken te voeren, zorg er dan voor dat opnemen in de cloud is ingeschakeld.
• Controleer de wetgeving voor het opnemen van gesprekken in uw regio.

Opnames controleren

De opname bekijken en notities toevoegen.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Oproepen.
• Klik op de gesprekstitel.
• Om de opname te starten, klikt u links in het overzichtsscherm op playerPlay Afspelen. U kunt ook de knoppen playerFastForward gebruiken om over te slaan of playerRewind om terug te spoelen. Als u een Zoom cloud-opname bekijkt, kunt u ook afspelen, pauzeren of vooruitspoelen.
• Klik onderaan op Notities en vervolgens op Notities toevoegen om gespreksnotities toe te voegen. Om een notitie naar een ander teamlid te sturen, typ je @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voerje notitie inen klik op Opslaan. Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise-account hebt, kun je ook inline opmerkingen toevoegen.
  • Om een door Breeze, de AI-tools van HubSpot, gegenereerde gesprekssamenvatting te maken, klik je op Dit gesprek samenvatten (Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise). Dit veld kan niet worden bewerkt. Gebruik het onderstaande tekstvak Opmerkingen om extra informatie toe te voegen.
  • Als je Copilot meer informatie wilt vragen over het gesprek, klik je op Stel een vraag.

• • Als je feedback wilt geven op de samenvatting, klik je op hetpictogram thumbsUp duimen omhoog of thumbsDown duimen omlaag.
  • Als je de samenvatting wilt kopiëren, klik je op het pictogram Bericht kopiëren.
  • Om de samenvatting te verbergen, klik je op Sluiten.

Let op: om Breeze gesprekssamenvattingen te kunnen gebruiken, moet u AI Assistant en gespreksopname aanzetten in uw account.

• Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account hebt, klik je rechts tussen de tabbladen Inzichten, Statistieken en Transcript om gevolgde termen, gespreksstatistieken en het gesprekstranscript te bekijken. Je kunt tracked termen alleen bekijken als je een Sales Hub of Service Hub Enterprise account hebt en een superbeheerder tracked termen heeft toegevoegd.

Opnames delen of toevoegen aan afspeellijsten

• De opname delen:
  • Klik op de knop share Delen rechtsboven.
  • Klik in het vervolgkeuzemenu E-mail verzenden naar om teamleden toe te voegen met wie u de opname wilt delen.
  • Typ een bericht in het tekstvak.
  • Gebruik de afspeelhendels of de tekstvakken Begin en Einde om het gedeelte van de opname dat je wilt delen aan te passen.
  • Klik op de link Delen of Kopiëren. Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account hebt, kun je ook specifieke transcriptfragmenten delen.

Let op: gebruikers met toestemming om een opnamefragment te bekijken, kunnen ook de hele opname beluisteren. De bedoeling van de clip is om een duidelijke focus en richting te geven.

• Een opname toevoegen aan een afspeellijst:
  • Klik op + Toevoegen aan afspeellijst.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer afspeellijst om de opname aan verschillende afspeellijsten toe te voegen.
  • Typ een beschrijving in het tekstvak.
  • Gebruik de afspeelhendels of de tekstvakken Begin en Einde om het gedeelte van de opname aan te passen dat u wilt delen.
  • Klik op Toevoegen.

Getraceerde voorwaarden bekijken(Sales Hubof Service Hub Enterprise)

Je kunt getraceerde termen maken om naar delen van het transcript te gaan waar de term wordt genoemd.

Let op: je moet een superbeheerder zijn om tracked termen toe te voegen of te bewerken.

• Klik in het rechterpaneel op de tab Inzichten om gevolgde termen te bekijken.
• Klik op Bewerken om gevolgde termen te bewerken.
• In het rechterpaneel kunt u klikken op + Categorie toevoegen om categorieën toe te voegen voor gevolgde termen.
• Om een tracked term aan een categorie toe te voegen, klikt u op + Tracked term toevoegen en typt u de tracked term in het tekstvak.
• Klik onder in het rechterpaneel op Opslaan.

Gesprekssprekers toevoegen en gespreksstatistieken bekijken(Sales Hubof Service Hub Professional of Enterprise)

Je kunt gespreksstatistieken bekijken door de contactrecords van deelnemers aan het gesprek te koppelen.

• Om deelnemers aan een gesprek te koppelen aan records, klik je bovenaan op Deelnemers. Klik in het rechterpaneel op de linkknop link naast de spreker in de sectie Gespreksontvanger. Typ de naam van de contactpersoon in de zoekbalk. Als er geen record bestaat, klikt u op Contact toevoegen om een record voor de contactpersoon te maken. Klik vervolgens op Koppelen. Om een contact te ontkoppelen, klik je nogmaals op de link link knop om de link te verbreken.

Let op: HubSpot zal automatisch de namen van de sprekers matchen op getranscribeerde tweepartijengesprekken die zijn gevoerd met Zoom Basic of Pro. Handmatige sprekerherkenning is niet beschikbaar voor gesprekken die zijn gemaakt met Zoom Business, Business Plus of Enterprise, omdat deze transcripties worden geleverd door Zoom en niet door HubSpot.

• Om toegang te krijgen tot de contactgegevens van de ontvanger van het gesprek, klik je in het rechterpaneel op de naam van de contactpersoon om naar die contactpersoon te gaan.

• Nadat je sprekers hebt toegevoegd, klik je in het rechterpaneel op het tabblad Statistieken om de volgende gespreksstatistieken te bekijken.
  • Gesprekstijd gesprekseigenaar: het percentage van de tijd dat de gesprekseigenaar praat.
  • Spraaksnelheid: het aantal woorden per minuut van de beller.
  • Langste monoloog: de langste tijd dat de beller spreekt.
  • Langste klantenverhaal: de langste tijd dat een klant aan het woord is.
  • Interactiviteit: de hoeveelheid interactie binnen het gesprek.
  • Geduld: het aantal pauzes tussen de deelnemers.

Transcripts bekijken en inline commentaar toevoegen(Sales Hubof Service Hub Professional of Enterprise)

Wanneer u transcripten bekijkt, kunt u inline commentaar toevoegen of een link naar een specifiek deel van het transcript delen. Vertegenwoordigers kunnen eenvoudig reageren op opmerkingen, zodat gesprekken gefocust blijven en alle relevante informatie op één plek staat.

Let op: automatische transcriptie is beschikbaar voor HubSpot's standaard talen voor het maken van content. HubSpot zal de opname transcriberen in de taal die is geselecteerd in je accountinstellingen. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.

• Klik in het rechterpaneel op het tabblad Transcript om het transcript van het gesprek te bekijken. Gebruik de zoekbalk om specifieke trefwoorden op te zoeken. De resultaten geven elk deel van het transcript weer waarin het zoekwoord is gebruikt.
• Doe een van de volgende dingen om een notificatie naar een ander teamlid te sturen of een commentaar met tijdstempel toe te voegen:
  • Klik op het tabblad Opmerkingen onder het afspelen van de opname. Typ @ in het tekstvak, gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer uw opmerking in en klik op Opslaan.

• • Een tijdstempel toevoegen:
    • Typ onder het tekstvak de tijdstempel en klik vervolgens op het tekstvak om de tijdstempel toe te passen. Op het tabblad Transcript aan de rechterkant springt het naar dat deel van het transcript.

• • • Beweeg de muisaanwijzer in het transcript over het gedeelte waar u een opmerking aan wilt toevoegen. Klik op de knop comments Commentaar. Op het tabblad Commentaar onder het afspelen van de opname wordt een tekstvak geopend met de juiste tijdstempel.
  • Klik op Commentaar.
  • Klik op de knop Beantwoorden onder een van de opmerkingen om een thread te beginnen. Klik na het schrijven van je antwoord op Reply.

• Om een specifiek deel van het transcript te delen, gaat u met de muis over dat transcriptfragment en klikt u op de knop share Delen. In het dialoogvenster gebruikt u de hendels langs het spoor van de spreker of typt u de begin- en eindtijd om de lengte van de opnamefragmenten aan te passen. Als u de hele opname wilt delen, zorg er dan voor dat de hendels langs het spoor van de spreker aan het begin en einde van de opname staan.

Let op: gebruikers met toestemming om een opnamefragment te bekijken, kunnen ook de hele opname beluisteren. De bedoeling van de clip is om een duidelijke focus en richting te geven.

Zoom opnames synchroniseren

Als je een Zoom Business of Enterprise account hebt, kun je je Zoom cloud opnames synchroniseren om te bekijken in HubSpot. Zodra cloud opname is ingeschakeld in je Zoom account, verschijnen de opnames op de tijdlijn van de gekoppelde record. Als je een gebruiker bent met eenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat, zal Conversation Intelligence Zoom cloud opnames transcriberen en deze transcripten zullen ook worden gesynchroniseerd naar de tijdlijn van het record.

Zoom opname instellen met behulp van Conversation Intelligence:

• Schakel cloud recording in Zoom in. Zorg ervoor dat het selectievakje audiotranscripties is ingeschakeld, zodat je transcripties in HubSpot ontvangt van je Zoom-opnames.
• Schakel het selectievakje Synchroniseer gegevens van opnames en transcripts in je Zoom-integratie-instellingen in. Als je het selectievakje Gegevens van opnamen en transcripties synchroniseren inschakelt, worden alle nieuwe opnamen en transcripties automatisch gesynchroniseerd met HubSpot voor zowel vergaderingen als webinars. Je kunt een gespreksopname verwijderen via de pagina Gespreksindex.

• Om opnamen toe te wijzen aan gebruikers in uw HubSpot account, moet u ervoor zorgen dat zij hun Zoom-accounts koppelen. Opnameactiviteiten worden toegewezen aan een gebruiker in je HubSpot account als hun e-mailadres overeenkomt met het e-mailadres van een Zoom-gebruiker in het gesprek.

Opnames koppelen aan andere records

Standaard zal HubSpot AI opnames automatisch koppelen aan het primaire bedrijf dat is gekoppeld aan de deelnemers van het gesprek.

Je kunt een opname ook koppelen aan andere contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of vergaderrecords in je CRM. De opname verschijnt op de tijdlijn van het gekoppelde record, zodat je de opnamedetails kunt bekijken voor meer context.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Oproepen.
• Klik op de gesprekstitel.
• Klik bovenin op Associaties.
• Om een koppeling toe te voegen, klikt u in het rechterpaneel op + Toevoegen naast een van de tabbladen Contactpersoon, Bedrijf, Overeenkomst, Ticket of Vergadering.

De bijbehorende records verschijnen ook op de pagina Oproepindex. Als de gekoppelde records niet in de tabel verschijnen, bewerk dan de kolommen van de tabel.