Samenwerken met je team in de conversatie-inbox

Met de conversatie-inbox kun je je lopende conversaties op één plek bekijken en beheren. Wanneer je met je team in de inbox werkt, wil je misschien een gesprek opnieuw toewijzen, commentaar geven op een bestaande thread, de gesprekken verplaatsen naar een andere inbox of helpdesk, of de e-mail doorsturen naar een andere ontvanger.

Toegang tot de conversatie in de inbox

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.

2. Als u meerdere inboxen hebt ingesteld in uw account, klikt u op het vervolgkeuzemenu linksboven en selecteert u vanuit welke inbox u wilt werken.

3. Klik op een gesprek om het te openen.

Een gesprek opnieuw toewijzen

Als je een gesprek aan een andere gebruiker wilt toewijzen, klik je op het vervolgkeuzemenu Eigenaar linksboven en selecteer je een andere gebruiker of een ander team om het gesprek over te nemen. Meer informatie over het routeren van gesprekken naar gebruikers en teams.

Gebruikers in een thread weergeven

Als een ander teamlid de thread bekijkt en actief reageert, verschijnt hun avatar in de antwoordeditor. Een type-indicator geeft aan dat ze bezig zijn met een reactie. Als een ander teamlid het gesprek aan het afhandelen is, moet je een ander niet-toegewezen gesprek behandelen.

Commentaar geven op een gesprek

Als u wilt dat een andere gebruiker de thread bekijkt of de contactpersoon opvolgt, kunt u een opmerking toevoegen aan de conversatie. Deze opmerking is niet zichtbaar voor de contactpersoon.

• Klik in de antwoordeditor op de tab Commentaar.
• Typ @ en de naam van je teamlid en voer je bericht in.
  • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om de tekststijl aan te passen, een koppeling in te voegen of een bestand te uploaden.
  • Als u een document, fragment, link naar een vergadering, kennisbankartikel, citaat of video wilt toevoegen aan uw reactie, klikt u op Invoegen.
• Klik op Opmerking toevoegen. Er wordt een melding naar het teamlid gestuurd met een link naar de conversatie.

Een conversatie naar een andere inbox of helpdesk verplaatsen

Gedurende de levenscyclus van een contactpersoon binnen uw bedrijf kan het nodig zijn om het eigendom van de conversatie over te dragen aan een heel ander team. Als een contactpersoon bijvoorbeeld een aankoop heeft afgerond, kan uw verkoopteam de thread verplaatsen naar de inbox van uw supportteam. Dan kan iemand van het ondersteuningsteam het overnemen en reageren op de vragen van de contactpersoon.

Je kunt elk type conversatie verplaatsen naar een andere inbox of de helpdeskwerkruimte, inclusief e-mails, chats, Facebook Messenger- en WhatsApp-berichten. Tickets die aan de conversatie zijn gekoppeld, worden ook verplaatst naar de nieuwe inbox.

1. Klik rechtsboven op de ellipses ellipsen en selecteer Gesprek verplaatsen.
2. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Kies een postvak of helpdesk en selecteer een postvak of helpdesk om naartoe te verplaatsen.
3. Als je het gesprek verplaatst naar de helpdesk:
   • Voer een ticketonderwerp in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Pijplijn en selecteer een pijplijn om de tickets naartoe te leiden.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Ticketstatus en selecteer een ticketstatus.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Inkomende tickets toewijzen aan en selecteer een optie:
     • Elke gebruiker: wijs het ticket toe aan elke in aanmerking komende gebruiker. Meer informatie over het routeren van tickets in de helpdesk.
     • Specifieke gebruiker en teams: wijs het ticket toe aan de geselecteerde gebruikers of teams. Klik op het vervolgkeuzemenu Specifieke gebruikers of teams en schakel de selectievakjes naast de gebruikers of teams in om ze aan de conversatie toe te wijzen.
     • Niemand: de conversatie wordt aan niemand toegewezen.
   • Klik op Verplaatsen. Meer informatie over het verplaatsen van een inboxkanaal naar de inbox van conversaties.
4. Als je de conversatie naar een andere inbox verplaatst:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan en selecteer vervolgens een toewijzingsoptie:
     • Elke gebruiker: wijs het gesprek toe aan elke gebruiker met toegang tot de inbox.
     • Huidige toewijzing behouden: het gesprek blijft toegewezen aan de huidige eigenaar.
     • Specifieke gebruiker en teams: toewijzen aan de geselecteerde gebruikers of teams. Klik op het vervolgkeuzemenu Specifieke gebruikers of teams en schakel de selectievakjes naast de gebruikers of teams in om ze aan de conversatie toe te wijzen.
     • Eigenaar contactpersoon: routeer inkomende conversaties naar de eigenaar van een contactpersoon. Aan de contactpersoon moet een eigenaar zijn toegewezen en deze moet worden gevolgd met een cookie. Als er voor de conversatie geen eigenaar is opgegeven, configureer dan uw voorkeur voor toewijzing.
     • Niemand: de conversatie wordt aan niemand toegewezen.
5. Klik op Verplaatsen.

De conversatie verschijnt in de nieuwe inbox en de oorspronkelijke conversatie wordt vervangen door een alleen-lezen bericht in de conversatielijst van de eerste agent. Als je een opmerking hebt toegevoegd bij het opnieuw toewijzen van de conversatie, zal deze ook verschijnen in de inbox van het doelobject.

Een e-mail doorsturen vanuit de inbox

Als je de e-mail naar een ander team of iemand buiten je organisatie moet sturen, kun je de e-mail doorsturen vanuit de inbox.

1. Klik rechtsboven in het meest recente antwoord op Doorsturen.
2. Voer in het venster voor het samenstellen van de e-mail het e-mailadres van de ontvanger en een bericht in.
3. Klik op Verzenden.

Het doorgestuurde bericht verschijnt in de inbox met een gele balk bovenaan, om aan te geven dat het bericht is doorgestuurd. De e-mail is zichtbaar in de inbox en voor de externe ontvanger.