Verbind je agenda met HubSpot

In je agenda-instellingen kun je een Google-, Office 365- of Exchange-agenda koppelen aan de vergadertool. Met een gekoppelde agenda:

• Contactpersonen kunnen vergaderingen plannen in je agenda en tegelijkertijd voorkomen dat ze vergaderingen boeken over bestaande agenda-evenementen heen
• Je kunt vergaderingen die zijn aangemaakt in HubSpot synchroniseren met je agenda
• Je kunt extra agenda-instellingen aanpassen.

Een verbonden agenda is niet nodig om de afsprakenpagina's in de vergadertool te bekijken, te bewerken of te maken, maar wel om afspraken te boeken. Als een agenda niet verbonden is, zal de afsprakenpagina in offline modus staan, zodat vergaderingen wel aangevraagd kunnen worden maar niet automatisch aan de agenda worden toegevoegd.

Om uw agenda te verbinden, moet u Persoonlijke e-mailtoegang hebben toegekend in uw instellingen.

Verbind uw Gmail- of Office 365-agenda

Je kunt een agenda verbinden die wordt gehost bij Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) of Office 365. Houd rekening met het volgende voordat je je agenda aansluit:

• Als je je inbox hebt gekoppeld als een gedeelde inbox in de conversatietool, kan je agenda niet worden gekoppeld aan de vergadertool. Alleen persoonlijke inboxen kunnen worden verbonden met de vergadertool.
• Wanneer je een agenda koppelt, wordt de bijbehorende inbox automatisch gekoppeld in je instellingen voor e-mailintegratie. Nadat je je agenda hebt gekoppeld, kun je de inbox loskoppelen.
• Zorg ervoor dat je bent aangemeld bij het juiste Gmail- of Office 365-account voordat je verbinding maakt met HubSpot.

Desktop

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Klik op Uw agenda verbinden.
• Klik in het dialoogvenster op Google / Gmail of Office 365 en klik vervolgens op Uw agenda koppelen.

• Bekijk de informatie in het dialoogvenster, klik dan op Accepteren en maak verbinding met [Google/Office 365] om de vergadertool toegang te geven tot je agenda.
  • Op de aanmeldingspagina van Google selecteert u de account waarmee u verbinding wilt maken en bekijkt u de machtigingen. Klik op Toestaan om door te gaan met het verbinden van je agenda.
  • Op de Office 365-aanmeldingspagina controleert u of u bent aangemeld bij het juiste account en bekijkt u de machtigingen. Klik op Ja om door te gaan met het koppelen van uw agenda.

Je wordt doorgestuurd naar het dashboard van vergaderingen, waar je je agenda-instellingen kunt beheren.

HubSpot mobiele app

Elke gebruiker kan een Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) of Office 365 agenda koppelen en een koppeling voor vergaderingen gebruiken in de HubSpot mobiele app.

Om de agendatool in de mobiele app te kunnen gebruiken, moet je account een Sales Hub Professional of Enterprise abonnement hebben en moeten gebruikers eenSales seat toegewezen hebben.

• Open de HubSpot app op je mobiele apparaat.
• Tik in het gedeelte Uw agenda verbinden op Verbinden.
• Tik op Google / Gmail of Office 365.
• Controleer de informatie en tik op Doorgaan om de vergadertool toegang te geven tot je agenda.
  • Tik op de aanmeldingspagina van Google op de account waarmee u verbinding wilt maken en controleer de machtigingen. Klik op Doorgaan om door te gaan met het verbinden van je agenda en klik vervolgens op Toestaan.
  • Op de Office 365-aanmeldingspagina controleert u of u bent aangemeld bij het juiste account en bekijkt u de machtigingen. Klik op Ja om door te gaan met het koppelen van uw agenda.
• Tik op Gereed linksboven om terug te keren naar Home. Een pop-upmelding geeft aan dat je agenda is gekoppeld.

Noodzakelijke openbaarmaking: HubSpot heeft toegang tot zowel je Google Agenda als elke andere agenda die je opent via Google om de vergadertool van stroom te voorzien en je in staat te stellen evenementen te koppelen aan contactpersonen in het CRM. HubSpot heeft de mogelijkheid om je agenda's te maken of te wijzigen en individuele agenda-evenementen bij te werken.

Uw Exchange-agenda aansluiten

Houd rekening met het volgende voordat u uw Exchange-agenda aansluit:

• Bevestig met je IT-team dat je Exchange-server Exchange 2010 SP2 en hoger draait.
• Je Exchange e-mailadres en wachtwoord zijn vereist om je agenda te verbinden, maar afhankelijk van de configuratie van je Exchange server kan HubSpot aanvullende informatie nodig hebben om verbinding te maken. Raadpleeg de onderstaande tabel voordat je je agenda koppelt om er zeker van te zijn dat je alle benodigde informatie hebt.

Let op: als uw Exchange-account is geconfigureerd om verificatie met twee factoren te gebruiken, moet u een app-wachtwoord van derden invoeren. Raadpleeg de documentatie van Microsoft voor informatie over het genereren van een app-wachtwoord van derden.

Houd rekening met het volgende voordat je je agenda aansluit:

• Je kunt een vergadering voor een gekoppelde Exchange-agenda niet annuleren of opnieuw plannen.
• Tweerichtings-synchronisatie tussen je Exchange en HubSpot agenda's wordt niet ondersteund:
  • Vergaderingen die zijn gemaakt via een CRM-record worden niet toegevoegd aan een Exchange-agenda.
  • Vergaderingen die zijn gemaakt in een Exchange-agenda worden niet gesynchroniseerd met HubSpot als een agenda-evenement.
• Je kunt geen voorgestelde vergadertijden invoegen in een e-mail met behulp van een Exchange-kalender.

Desktop

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het menu aan de linkerkant op General.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op Uw agenda koppelen.
• Selecteer Exchange in het dialoogvenster en klik vervolgens op Uw agenda koppelen.

• Lees wat je kunt verwachten als je je agenda aansluit op HubSpot en klik op Doorgaan.
• Voer in het dialoogvenster de volgende informatie in:
  • E-mailadres: je e-mailadres voor uitwisseling.
  • Gebruikersnaam: voer je gebruikersnaam in. Meestal staat dit voor het @-symbool in het e-mailadres, oftewel je gebruikers-ID.
  • Wachtwoord: uw Exchange-wachtwoord.
  • Exchange URL: voer de URL in die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot uw Exchange-server.

• Klik op Inbox aansluiten.

Je wordt doorgestuurd naar het dashboard van vergaderingen, waar je je agenda-instellingen kunt beheren.

HubSpot mobiele app

Elke gebruiker kan een Exchange-agenda koppelen en een koppeling voor vergaderingen gebruiken in de HubSpot mobiele app. Om de agendatool in de mobiele app te kunnen gebruiken, moet je account een Sales Hub Professional of Enterprise abonnement hebben en moeten gebruikers eenSales seat toegewezen hebben.

• Open de HubSpot app op je mobiele apparaat.
• Tik in het gedeelte Uw agenda verbinden op Verbinden.
• Tik op Microsoft Exchange.
• Klik op de pagina Uw Exchange-account instellen op Optionele velden weergeven. Voer vervolgens je e-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord en Exchange URL in en klik op Inbox verbinden.
• Controleer de informatie en tik op Doorgaan om de vergadertool toegang te geven tot uw agenda.
• Tik op Gereed linksboven om terug te keren naar je Beginscherm. Een pop-up melding geeft aan dat je agenda is verbonden.