Gevoelige gegevens opslaan in HubSpot

Om gevoelige informatie op te slaan in je HubSpot account, zoals persoonlijke identificatie, financiële, gezondheids- of medische informatie, kunnen gebruikers met machtigingenset Superbeheerder de instelling Gevoelige gegevens inschakelen. Zodra de instelling is ingeschakeld, kun je aangepaste eigenschappen maken die Gevoelige gegevens opslaan en vervolgens de toegang van gebruikers tot de eigenschappen beperken met behulp van machtigingen op veldniveau.

Voordat je begint

Voordat u Gevoelige gegevens gaat opslaan, moet u de volgende informatie doornemen, inclusief vereisten, beperkingen en aanbevelingen met betrekking tot de functionaliteit van Gevoelige gegevens.

• Je kunt alleen bepaalde soorten Gevoelige gegevens opslaan in HubSpot. Raadpleeg de pagina met de voorwaarden voor Gevoelige gegevens om te begrijpen welke soorten Gevoelige gegevens je kunt opslaan en waar deze functies beschikbaar zijn.
• Alleen gebruikers met Superbeheerders kunnen Gevoelige gegevens inschakelen. Zodra de instelling Gevoelige gegevens is ingeschakeld, kan deze niet meer worden uitgeschakeld.
• Alleen gebruikers met Superbeheerdersrechten kunnen eigenschappen van Gevoelige gegevens maken, bewerken of verwijderen. Gebruikers van Partner Admin kunnen geen eigenschappen van Gevoelige gegevens maken, bewerken of verwijderen, tenzij ze ook Superbeheerders rechten hebben.
• Eigenschappen met betrekking tot Gevoelige gegevens zijn niet beschikbaar in bepaalde tools, waaronder personalisatietoken, sandboxen, chatbots en draaiboeken.
• Na het inschakelen van Sensitive Data kunt u te maken krijgen met beperkingen bij het samenvatten van records. Je kunt bijvoorbeeld bepaalde activiteiten zoals calls en sales e-mails niet samenvatten.

Gevoelige gegevens inschakelen

Voordat u eigenschappen met Gevoelige gegevens kunt aanmaken, moet u Gevoelige gegevens inschakelen in uw instellingen voor Privacy en Toestemming en de bijbehorende voorwaarden accepteren. Gebruikers moeten Superbeheerdersrechten hebben om Gevoelige gegevens in te schakelen.

Let op: als je Gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, kun je deze niet meer uitschakelen. Als je eenmaal een gegevenscategorie hebt geselecteerd, kun je deze niet meer verwijderen, maar je kunt wel categorieën toevoegen als dat nodig is.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Privacy & toestemming.
• Klik op Instellingen gevoelige gegevens configureren. Als u Gevoelige gegevens al hebt ingeschakeld, klikt u op Instellingen voor gevoelige gegevens bewerken om extra gegevenscategorieën te selecteren.

• Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes in om de categorieën op te geven waarin je Gevoelige gegevens opslaat. Raadpleeg de voorwaarden voor Gevoelige gegevens om te begrijpen welke soorten gegevens kunnen worden opgeslagen in de categorieën.
• Om gegevens op te slaan die onder de HIPAA-dekking vallen, moet u zowel het selectievakje Medische gegevens als het selectievakje Wij zijn een onder de HIPAA-dekking vallende entiteit of zakenpartner inschakelen.

Let op: hoewel HubSpot een robuust beveiligingsprogramma biedt om uw persoonlijke en gevoelige gegevens te beschermen, ongeacht de inhoud, helpen deze gegevenstype identificatieprocessen ervoor te zorgen dat uw HIPAA en wettelijke behoeften worden ondersteund. Door zich te identificeren als een HIPAA Covered Entity of Business Associate, kan HubSpot de toepassing van de Business Associate Agreement (BAA) volgen en voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

• Klik op Volgende.
• Lees de Voorwaarden Gevoelige gegevens en, indien van toepassing, de Business Associate Agreement. Schakel het selectievakje in om de voorwaarden te accepteren.
• Klik op Instellingen voor gevoelige gegevens inschakelen of klik op Instellingen voor gevoelige gegevens bijwerken als u categorieën hebt toegevoegd.

Toegangsaanbevelingen voor het opslaan van gevoelige gegevens

Als je eenmaal de instelling hebt ingeschakeld om Gevoelige gegevens op te slaan, moet je mogelijk acties ondernemen of bepaalde instellingen bijwerken om je gegevens beter te beschermen. Om aanbevelingen te bekijken die je kunnen helpen bij het beheren van gevoelige gegevens:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Privacy & toestemming.
• Klik op Aanbevelingen controleren.

• Bekijk de aanbevolen acties in het rechterpaneel. Klik voor elke aanbeveling op een link voor meer informatie of navigeer naar de relevante instellingen.

Eigenschap aanmaken om gevoelige gegevens op te slaan

Superbeheerders kunnen een eigenschap markeren als gevoelig. Je kunt ook aangeven of de eigenschap beschermde gezondheidsinformatie zal opslaan. Standaard worden gegevens in HubSpot onderweg en in rust versleuteld. Het markeren van een eigenschap als gevoelig voegt een extra laag van encryptie toe, applicatie laag encryptie, die individuele accounts en hun Gevoelige Gegevens meer bescherming en isolatie geeft. Gevoelige gegevens die nodig zijn voor zoekopdrachten en rapportages worden opgeslagen in beschermde omgevingen met zeer beperkte toegang. Toegang tot de niet-versleutelde waarden voor eigenschappen van Gevoelige Gegevens is beperkt tot aangewezen HubSpot applicaties en door de gebruiker goedgekeurde verbonden privé apps.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschap.
• Klik op Eigenschap maken.
• Voer de basisgegevens van de eigenschap in, selecteer het veldtype en klik op het tabblad Gevoelige gegevens.
• Selecteer Gevoelige gegevens om de eigenschap als gevoelig te markeren. Als je zeer gevoelige gegevens (BETA) opslaat, selecteer je Zeer gevoelige gegevens. Lees meer over de bèta van Zeer gevoelige gegevens in dit artikel.

• Als de eigenschap HIPAA-beschermde gezondheidsgegevens zal opslaan, schakel dan het selectievakje Ja, deze gegevens bevatten beschermde gezondheidsinformatie (PHI) in .
• Om in te stellen wie toegang heeft om de eigenschap te bekijken en te bewerken, klikt u op het tabblad Toegang beheren en selecteert u een optie.
• Voltooi het instellen van uw eigenschap en klik op Maken.

Gevoelige gegevens beheren

Leer in de onderstaande secties meer over het gebruik van eigenschappen van Gevoelige gegevens en het beheren van Gevoelige gegevens in Hubspot tools.

Eigenschap Gevoelige gegevens gebruiken

Als je eenmaal een eigenschap hebt aangemaakt om Gevoelige gegevens in op te slaan:

• Superbeheerders kunnen machtigingen op veldniveau instellen om de toegang tot de eigenschap te beperken tot specifieke gebruikers en teams. Dit wordt sterk aangeraden om ervoor te zorgen dat Gevoelige Data alleen door bepaalde gebruikers gezien of gewijzigd kan worden.
• Superbeheerders kunnen gebruikersacties gerelateerd aan de waarden van eigenschappen van Gevoelige Data bekijken in het auditlogboek.
• Superbeheerders kunnen de eigenschap Gevoelige gegevens bewerken of verwijderen.
• Gebruikers met toegang tot de eigenschap kunnen de waarden van de eigenschap handmatig of via import en workflows bijwerken.
• Gebruikers met toegang tot de eigenschap kunnen de eigenschap gebruiken in HubSpot tools, waaronder CRM records, weergaven, lijsten, workflow triggers en acties, rapporten, zoeken en mobiel. Gevoelige gegevens zijn niet beschikbaar in alle andere HubSpot tools.
• Als uw account HubSpot-medewerkers toegang geeft om problemen met ondersteuning op te lossen, hebben HubSpot-medewerkers geen toegang om de waarden van eigenschappen van Gevoelige gegevens te bekijken.

Formulieren

Met de mogelijkheid om Gevoelige Gegevens op te slaan in HubSpot, kun je HubSpot formulieren en niet-HubSpot-formulieren gebruiken om vertrouwelijk gevoelige informatie van je bezoekers te verzamelen. Gevoelige gegevens die via formulieren worden verzameld, worden versleuteld en veilig gesynchroniseerd naar de CRM. Bestanden die worden geüpload via formulierverzendingen die gekoppeld zijn aan een eigenschap van Gevoelige gegevens, worden ook als gevoelig beschouwd.

Alleen gebruikers met de juiste rechten om Gevoelige gegevens te bekijken, kunnen de waarden van formulierverzendingen en bestanden die als gevoelig zijn gemarkeerd, bekijken. Alle meldingen over formulierverzending voldoen ook aan de vereisten voor gebruikersrechten voor gevoelige gegevens.

Integraties

Ontwikkelaars kunnen de API-documentatie gebruiken om integraties te bouwen die Gevoelige Gegevens synchroniseren. Conform de voorwaarden voor Gevoelige gegevens erkent u, indien u ervoor kiest om te integreren met producten van derden of deze anderszins te gebruiken in verband met de Abonnementsdienst, dat Klantgegevens die worden gehost of verwerkt door dergelijke Producten van derden worden gehost in overeenstemming met het beleid van deze derden.

Als u HIPAA-beschermde gevoelige gegevens opslaat, wordt de Snowflake Data Share-integratie alleen ondersteund voor de volgende regio's: AWS US_EAST_1 en AWS EU_CENTRAL_1.

Bijlagen

Met de mogelijkheid om Gevoelige gegevens op te slaan, kun je bestanden met gevoelige informatie opslaan in tools in HubSpot. Zodra je de instelling Gevoelige gegevens inschakelt, worden bijlagen die op de onderstaande manieren worden geüpload, beschermd door een extra laag van encryptie in de databaseopslag van HubSpot. Dit verwijdert ook de optie om bestanden extern te delen zonder authenticatie en zorgt ervoor dat HubSpot medewerkers geen toegang hebben tot de bijlagen.

Als bestanden worden toegevoegd via de volgende methoden, worden ze beschermd:

• Geüpload vanaf uw computer op een record in de sectie Bijlagen.
• Uploaden naar een record via een nieuwe notitie.
• Geüpload op een record via een e-mail van een contactpersoon.
• Geüpload op een record in de HubSpot mobiele app.
• Geüpload naar een eigenschap van een bestandstype.
• Geüpload via een formulierverzending.
• Geüpload via import.

Je kunt de toegang van gebruikers tot bijlagen regelen via machtigingen voor elke tool. Je kunt bijvoorbeeld de toegang tot Contactpersonen beperken voor specifieke gebruikers die geen toegang zouden mogen hebben tot contactpersonen.

Meldingen

Zodra Gevoelige gegevens zijn ingeschakeld in je account, zullen bepaalde meldingen geen voorvertoning bevatten (bijv. een voorvertoning van een notitie) om te voorkomen dat Gevoelige gegevens worden weergegeven. Dit gebeurt momenteel voor de volgende meldingen: je wordt @ genoemd in een record of in een opmerking, je krijgt een taak toegewezen of een herinnering, er is activiteit in een record dat je volgt of er is een opmerking over een activiteit waarbij je betrokken bent.

Workflows

Als u een eigenschap Gevoelige gegevens gebruikt in workflows, is het aanbevolen om de toegang tot de tool workflows te beperken, omdat workflows momenteel geen machtigingen op veldniveau afdwingen.

Het volgende wordt momenteel niet ondersteund in workflows:

• Associatieacties die eigenschappen van Gevoelige gegevens gebruiken of ernaar verwijzen
• Personalisatietokens die eigenschappen van Gevoelige gegevens gebruiken of ernaar verwijzen
• Registratietriggers gebaseerd op wijzigingen in de waarden van eigenschappen van gevoelige gegevens

HubSpot AI tools

De AI-tools van HubSpot kunnen je helpen bij het automatiseren van taken, het verzamelen van gegevensinzichten, het opstellen van content en meer op het klantenplatform van HubSpot. Alleen gebruikers met Superbeheerdersrechten kunnen bepaalde AI-tools inschakelen, zoals AI-assistenten.

Als je Gevoelige gegevens inschakelt, worden de eigenschappen van Gevoelige gegevens die je aanmaakt niet gebruikt om de HubSpot AI modellen te trainen. Andere Klantgegevens binnen uw account kunnen echter wel worden gebruikt om de HubSpot AI modellen te trainen. U kunt zich afmelden voor het gebruik van uw Klantgegevens voor machine learning door een e-mail te sturen naar privacy@hubspot.com. Bekijk voor meer informatie de Servicevoorwaarden van HubSpot en het Privacybeleid van HubSpot.

Let op: vermijd het delen van gevoelige informatie in je prompts. Om het product te verbeteren, registreert en bewaart HubSpot uw prompts, gegenereerde taal en gebruiksgegevens wanneer u AI-producten gebruikt. HubSpot deelt uw prompts met HubSpot AI-serviceproviders om uw gebruik van AI-producten mogelijk te maken en HubSpot AI-serviceproviders slaan uw prompts op ten behoeve van inhoudsmoderatie. Uw prompts worden aan u toegeschreven. Op uw gebruik van HubSpot's beta AI Producten zijn onze Bèta Voorwaarden van toepassing en op AI Producten die zijn opgenomen in onze Abonnementsdiensten zijn onze Productspecifieke Voorwaarden van toepassing.

HubSpot's AI Producten maken geen deel uit van de Gevoelige gegevens functies. Bepaalde AI-producten kunnen Gevoelige gegevens verwerken die je mogelijk niet van plan was op te nemen bij het genereren van resultaten op basis van de ingevoerde prompt. Deze tools omvatten:

• Gesprekken Samenvattingen
• Gesprekken intelligentie
• AI-assistent gesprekssamenvattingen
• Automatische spreker toewijzing
• Contacteigenschappen automatisch invullen

Als u bijvoorbeeld gevoelige gegevens bespreekt tijdens een gesprek, moet u de tool Gesprekken samenvatten niet gebruiken. Hoewel het misschien niet je bedoeling was om gevoelige gegevens in te voeren in je prompt, zou de tool Gesprekken samenvatten alle inhoud in de conversatie verwerken.

Raadpleeg de kaarten met AI-modellen voor meer informatie over de HubSpot AI tools. Vermijd het gebruik van AI-tools als je niet wilt dat de AI-tools je Gevoelige gegevens verwerken.

Datacenters

Je kunt gevoelige informatie opslaan in elk Data Center dat je gebruikt. Als je echter eenmaal de instelling Gevoelige gegevens hebt ingeschakeld, kun je op dit moment niet migreren naar een ander Data Center.

Extra middelen

• Raadpleeg het HubSpot Trust Center voor meer informatie over het beveiligingsprogramma van HubSpot.
• Raadpleeg de documentatie voor ontwikkelaars om te leren hoe je gevoelige gegevens via API beheert.
• Als je wilt weten hoe je Zeer Gevoelige Gegevens (BETA) kunt opslaan, raadpleeg je dit kennisbankartikel.