Offertes beheren

Gebruik Offertes om offertes op te stellen en te versturen, de acceptatie van offertes te registreren en betalingen te ontvangen. Nadat u offertes hebt opgesteld en verstuurd, kunt u deze in uw account bekijken, beheren, volgen en exporteren. Bekijk alle offertes in uw account en werk ze indien nodig bij of wijzig ze. 

U kunt offertes filteren, medeondertekenen, terugroepen, archiveren, ongeldig maken en verwijderen, en ze markeren als ondertekend. U kunt ook de status van offertes volgen door hun activiteit te monitoren en rapporten te gebruiken, en offertes exporteren voor gebruik in andere tools. 

Offertes bekijken

Bekijk offertes vanaf de indexpagina voor offertes, de indexpagina voor deals, of in bordweergaven op de indexpagina voor deals of in de verkoopwerkruimte.

Offertes bekijken op de indexpagina voor offertes

Op de indexpagina met offertes worden alle offertes weergegeven, samen met hun status. Vanaf de indexpagina kunt u offertes in verschillende tabelweergaven bekijken of aangepaste weergaven toevoegen. Beheer concept- en gepubliceerdeoffertes en navigeer naar andere offertetools, waaronder de thema-editor, de sjabloonbouwer, offertetrapportage, analyse van gepubliceerde offertes en de pagina voor het herstellen van records.

1. Gebruik de tabbladen bovenaan de indexpagina om alle offertes, offertes die binnenkort verlopen, offertes in afwachting van acceptatie of offertes in afwachting van goedkeuring te bekijken. Klik rechtsbovenadd 'Weergave toevoegen' om een aangepaste weergave toe te voegen.
   
   
2. Omde indexpagina te filteren, klikt u op de vervolgkeuzemenu's Status, Datum van laatste activiteit, Eigenaar en Ondertekeningsstatus, of klikt u op Geavanceerde filters boven de tabel. Offertes kunnen de volgende statussen hebben:
   • Concept: een offerte die wordt opgesteld en nog niet is gepubliceerd.
   • In afwachting van goedkeuring: een offerte die in afwachting is van goedkeuring.
   • Wijzigingen aangevraagd: een offerte die goedkeuring vereist en waarvoor wijzigingen zijn aangevraagd bij de goedkeurder.
   • Gepubliceerd: een gepubliceerde offerte waarbij e-handtekeningen of online betalingen niet zijn ingeschakeld.
   • Publiceren: de offerte wordt momenteel gepubliceerd.
   • Geaccepteerd: een offerte waarbij alle vereiste stappen zijn voltooid (bijv. goedkeuring, acceptatiemethode, betaling).
   • Verlopen: een verlopen offerte.
   • Ongeldig: een ongeldig gemaakte offerte.
   • Gearchiveerd: een gearchiveerde offerte.
3. Offertes kunnen de volgende ondertekeningsstatussen hebben:
   • Niet van toepassing: er is geen acceptatiemethode toegevoegd aan de offerte.
   • In afwachting van handtekening: de offerte wacht op een handtekening, waarbij de acceptatiemethodeis ingesteld opAfdrukken en ondertekenen ofE-handtekening.
   • Ondertekend: een ondertekende offerte.
4. Klik opGeavanceerde filters om geavanceerde filters in te stellen.  
   • Klik in het rechterpaneel op + Filter toevoegen. Zoek en selecteer de eigenschap waarop u wilt filteren en stel vervolgens de filtercriteria in. Om een ander filter aan de filtergroep toe te voegen, klikt u onder en op + Filter toevoegen.
   • Om een extra filtergroep toe te voegen, klikt u onder 'of' op '+ Filtergroep toevoegen'.
   • Klikop X rechtsbovenin het paneel wanneer u uw filter hebt ingesteld. Lees meer over het instellen van filters en het opslaan van weergaven.
5. Om naar andere tools voor offertes te gaan, klik je rechtsboven op ‘Acties’ en selecteer je vervolgens een optie:
   • Offertestijl aanpassen: pas het uiterlijk van offertes, inclusief lettertypen, kleuren, lay-out en opmaak.
   • Offerte-sjablonen aanpassen: offertesjablonen maken en bewerken die verkopers kunnen gebruiken om het opstellen van een offerte te versnellen en om offertes voor kopers te standaardiseren.
   • Ga naar offerrapporten:ga naar de Commerce Analytics Suite.
   • Analyseer uw gepubliceerde offertes: analyseer gepubliceerde offertes.
   • Eigenschappen bewerken: bekijk standaardofferte-eigenschappen en voeg aangepaste eigenschappen voor gebruik in offertes.
   • Records herstellen: herstel verwijderde offertes. Offertes die online betalingen of e-handtekening ingeschakeld, kunnen niet worden hersteld.
   • Gepubliceerde offertes downloaden: download alle gepubliceerde offertes. Er wordt een downloadlink per e-mail verzonden.

Offertes bekijken in dealweergaven

Bekijk offertes vanaf de indexpagina voor deals, of vanuit de bordweergave van de indexpagina voor deals of de verkoopwerkruimte.

Om offertes te bekijken op de indexpagina voor deals:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Als de kolom 'DealdataSyncRight Quote ' niet is toegevoegd aan de indexpagina:
   • Klik rechtsboven opKolommen bewerken.
   • Schakel het selectievakje DealdataSyncRight Quotein en klik opToepassen.
3. Bekijk de offerte in de kolom DealdataSyncRight Quote.
   
   
4. Offertes kunnen de volgende statussen hebben, met een bijbehorende kleurindicator:
   
   • Geen offerte gekoppeld: grijs.
   • Opgesteld: grijs.
   • Gepubliceerd: geel.
   • In afwachting van handtekening: geel.
   • Gepubliceerd - verzonden: geel.
   • Verzonden - in afwachting van handtekening: geel.
   • In afwachting van goedkeuring: geel.
   • Wijzigingen gevraagd: rood.
   • Gepubliceerd - bekeken: geel.
   • Bekeken - in afwachting van handtekening: geel.
   • In afwachting van medeondertekening: geel.
   • Geaccepteerd: groen.

Om offertes te openen vanuit de deal- of verkoopwerkruimte-bordweergave:

1. Open de bordweergave vanaf de deals-indexpagina of de verkoopwerkruimte:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals. Klik linksboven op het rasterpictogram.
   • Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Verkoopwerkruimte. Als u een superbeheerder bent, kunt u uw account aanmelden voor het Kanban-bord voor deals, nu in de verkoopwerkruimte . Klik bovenaan op het tabblad Deals.
2. Offertes worden onderaan een dealkaart weergegeven.
   
   

Offertes beheren

Op de indexpagina met offertes kun je conceptoffertes, gepubliceerde offertes of verlopen offertes beheren. Gepubliceerde offertes kunnen worden beheerd, ongeacht of ze zijn geaccepteerd of niet, of dat ze in afwachting zijn van betaling of al zijn betaald.

Wanneer u een voorbeeld van een offerte bekijkt, verschijnt er een zijbalk met kaarten die offerte-informatie en koppelingen, bijlagen en gegevens uit HubSpot-tools weergeven. Lees hoe u de voorbeeldzijbalk voor offertes kunt aanpassen.

Conceptoffertes beheren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een conceptofferte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens een optie:
   • Offerte bekijken: de offerte bekijken en bewerken.
   • Activiteit: bekijkde activiteit van de offerte.
   • Kopiëren: een bestaande offerte klonen. Gekloonde offertes bevatten de recordkoppelingen van de oorspronkelijke offerte en de eigenschapswaarden van de regelitems, inclusief prijs, voorwaarden en korting.
   • Ongeldig maken: de offerte ongeldig maken. De offerte blijft in uw account staan, maar kan niet meer worden bewerkt. U kunt de offerte nog steeds bekijken en er toegang toe krijgen in rapporten, workflows en gekoppelde records.
   • Verwijderen: verwijder de offerte uit uw account. Leer hoe u verwijderde conceptoffertes te herstellen.

Let op: conceptoffertes kunnen worden opgenomen in workflows.

Gepubliceerde en verlopen offertes beheren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op 'Acties' en selecteer vervolgens een optie:
   • Citaat bekijken: bekijk de offerte in de offerte-editor.
   • Gepubliceerde offerte bekijken: bekijk de gepubliceerde offerte.
   • Activiteit: bekijk de activiteit van de offerte.
   • Kopieer de goedkeuringslink: kopieer de link om de offerte goed te keuren. Dit geldt alleen voor offertes die goedkeuring vereisen.
   • Link kopiëren: kopieer de URL van de offerte.
   • Per e-mail verzenden: open de dialoogvenster 'Citaat verzenden' om de offerte via e-mail te verzenden.
   • Download: een PDF van de offerte downloaden.
   • Ondertekenen: wanneer de offerte een medeondertekening vereist, selecteer dan deze optie om de offerte te openen en te ondertekenen.
   • Markeren als ondertekend: wanneer de offerte een handgeschreven handtekening, markeer de offerte dan handmatig als ondertekend.
   • Omzetten naar factuur of abonnement: zet de offerte om in een factuur of een abonnement. De optie om om te zetten naar een factuur wordt weergegeven bij offertes met eenmalige regelitems. De optie om om te zetten naar een abonnement wordt weergegeven bij offertes met terugkerende regelitems.
   • Kopiëren: een bestaande offerte klonen. Gekloonde offertes bevatten de recordkoppelingen van de oorspronkelijke offerte en de eigenschapswaarden van de regelitems, waaronder prijs, voorwaarden en kortingen.
   • Oproepen en bewerken: bewerk wijzigingen aan een offerte die al is gepubliceerd. Offertes kunnen worden opgeroepen voordat ze zijn goedgekeurd, door door alle partijen, of betaald.

Let op: als een offerte meerdere elektronische handtekeningen vereist en niet alle partijen de offerte elektronisch hebben ondertekend, kan de offerte worden teruggeroepen, bewerkt of verwijderd.

• • Archiveren: markeer een offerte als gearchiveerd. De offerte wordt niet meer gepubliceerd, is verborgen in de standaardweergave van de indexpagina en kopers hebben er geen toegang meer toe. U kunt de offerte nog steeds bekijken, downloaden, klonen en verwijderen in uw account. Bekijk uw gearchiveerde offertes door de indexpagina te filteren op archiefstatus. Gearchiveerde offertes waarvoor online betalingen of elektronische handtekeningen zijn ingeschakeld, kunnen niet worden hersteld. 
  • Ongeldig maken: maak de offerte ongeldig. De offerte blijft in uw account staan, maar kan niet worden bewerkt. De URL van de offerte wordt gedeactiveerd. U kunt ongeldig gemaakte offertes nog steeds bekijken en er toegang toe krijgen in rapporten, workflows en bijbehorende records.
  • Verwijderen: verwijder de offerte om deze definitief uit uw account te verwijderen en te voorkomen dat kopers toegang hebben tot de offerte. Verwijderde offertes waarvoor online betalingen of elektronische handtekeningen zijn ingeschakeld, kunnen niet worden hersteld. Om een gepubliceerde offerte te verwijderen die nog niet is geaccepteerd of betaald, selecteert u Terugroepen & bewerkenen selecteer vervolgens Verwijderen.

De primaire offerte van een deal handmatig bijwerken

Een primaire offerteis de gepubliceerde of geaccepteerde offerte die aan een deal is gekoppeld en die het dealbedrag en de regelitems bijwerkt. De primaire offerte van een deal kan handmatig worden bijgewerkt, afhankelijk van de status ervan:

• Gepubliceerd:de primaire offerte kan alleen worden bijgewerkt naar een andere gepubliceerde offerte. Om een geaccepteerde offerte als primaire offerte aan te wijzen, maakt u een nieuwe offerte aan en koppelt u deze aan de deal.

• Geaccepteerd: de primaire offerte kan alleen worden bijgewerkt naar een andere geaccepteerde offerte. 

De primaire offerte van een deal handmatig bijwerken:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

2. Klik op de naam van dedeal.
3. Ga in de rechterzijbalk op de kaart‘Citaten ’ met de muis naar het citaat dat je als primair citaat wilt instellen. Klik op hetpictogram ellipsesde drie horizontale puntjes en selecteer ‘Als primair instellen’. Als de kaart ‘Citaten’ niet standaard wordt weergegeven in het dealrecord, lees dan hoe je deze handmatig toe te voegen.
   
   
4. Klik op'Als primaire offerte instellen' in het dialoogvenster om te bevestigen.
5. Het dealbedrag en de regelitems worden bijgewerkt om de bijbehorende primaire offerte weer te geven.

Offertes analyseren

Bekijk een overzicht van gepubliceerde offerteactiviteiten, inclusief vervaldata, een overzicht van de offertestromen, informatie over gepubliceerde offertes en aanbevolen vervolgacties.

U kunt ook offertesrapportage gebruiken om een meer gedetailleerde analyse te krijgen of om aangepaste rapporten voor offertes te maken.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik rechtsboven opActies en selecteer vervolgensUw gepubliceerde offertes analyseren.
3. Om te filteren welke offertes worden weergegeven op basis van hun vervaldatum, klikt u rechtsboven in de grafiek Uw gepubliceerde offertes op het vervolgkeuzemenu voor de periode en selecteert u een periode.
   
   
4. Offertes met minder activiteiten dan de drempelwaarde die is ingesteld in de offerte-instellingen, worden zwart gemarkeerd. Offertes met meer activiteiten dan de activiteitsdrempel worden groen gemarkeerd. Beweeg de muis over een offerteballon om de naam van de offerte, de vervaldatum en het aantal activiteiten te zien. Schakel het selectievakje Oudere verlopen offertes weergeven in om eerdere verlopen offertes te zien.
   
   
5. Bekijk onder 'Pijplijnoverzicht' de waarde van offertes met veel activiteit en offertes die dreigen te verlopen, samen met het percentage van uw offerte-acceptatiegraad.
6. Bekijk onder'Recente offerteactiviteit' recente activiteiten op offertes met hun naam, datum van laatste activiteit, offertebedrag en vervaldatum.
7. Bekijk onderAanbevolen follow-ups de aanbevolen follow-ups voor offertes op basis van de activiteit op de offerte en de vervaldata (bijv. offertes waar al lange tijd geen activiteit op is geweest, of offertes die binnenkort verlopen). Klik opEen follow-up verzenden om het dialoogvensterOfferte verzenden te openen.

Offertes koppelen aan aangepaste objecten

Koppel offertes aan aangepaste objecten om meer context te geven in je datamodel wanneer je aangepaste objecten gebruikt naast de standaardobjecten van HubSpot. Lees meer over koppelingslimieten in de product- en servicecatalogus.

1. Maak een aangepast object aan.
2. Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevensmodel.
3. Klik rechtsboven op'Gegevensmodel bewerken'.
4. Klik op de kaart van het aangepaste object op Alles weergeven.
   
   
5. Klik naast de kaart van het aangepaste object op +.
   
   
6. Klik op het vervolgkeuzemenuSelecteer het object dat u wilt koppelen aan [naam aangepast object] en selecteerOffertes.
7. Klik opMaken.
8. Om koppelingen met offertes aan een aangepast object toe te voegen, te bekijken of te verwijderen:
   
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > [aangepast object].
   • Klik op de naam van een record van het aangepaste object.
   • Ga in de rechterzijbalk naar de kaart Offertes. Als de kaart Offertes niet standaard in je record wordt weergegeven, lees dan hoe je deze handmatig aan je HubSpot-record.
   • Klik op+ Toevoegen om bestaande offertes aan het aangepaste object te koppelen.
   • Vink in het rechterpaneel de selectievakjes aan naast de offertes die je wilt koppelen en klik op Opslaan.
   • Om de offerte te bekijken, te kopiëren of een voorbeeld te bekijken, of om de koppeling te verwijderen, beweeg je de muis over de offerte en kies je een optie:
     
     • Klik op hetpictogram voor het openen van een externelink om de offerte in een nieuw browsertabblad te openen.
     • Klik op hetpictogram 'dupliceren'om een link naar de offerte te kopiëren.
     • Klik op hetpictogram 'Voorbeeld' om de offertegegevens in het rechterpaneel te bekijken.
     • Klik op hetpictogram met de drie horizontale puntjes en selecteer een optie om de offerte te beheren. Klik op Koppeling verwijderen om de koppeling tussen de offerte en het aangepaste object te verwijderen. Lees meer over het beheren van conceptoffertes en het beheren van gepubliceerde offertes.

Offerteactiviteit bijhouden

Wanneer een offerte wordt gedeeld, houdt HubSpot belangrijke activiteiten bij, zowel vankopers als van interne gebruikers. Dit helpt je te begrijpen hoe kopers omgaan met offertes en welke interne acties er hebben plaatsgevonden.

Activiteit van kopers

De volgende bijgehouden acties worden geregistreerd als activiteit op de offerte:

• Offerte verzonden: de offerte is gedeeld met de koper.
• Offerte bekeken: dekoper heeft de offerte geopend.
• Offerte gedownload: dekoper heeft de PDF gedownload.
• Offerte afgedrukt: dekoper heeft het document afgedrukt.
• Offerte door koper ondertekend: de offerte is elektronisch ondertekend door de koper.
• Offerte handmatig ondertekend: deofferte is gemarkeerd als ondertekend.
• Offerte geaccepteerd: de offerte heeft alle vereiste stappen doorlopen, zoals interne goedkeuring, acceptatiemethode (bijv. elektronische handtekening) of betaling.

Activiteit van verkopers

De volgende verkopersgebeurtenissen worden bijgehouden op offertes:

• Offerte gepubliceerd: deofferte is gepubliceerd.
• Goedkeuring offerte aangevraagd: eriseen goedkeuring aangevraagd.
• Goedkeuring offerte afgewezen / wijzigingen aangevraagd: de offerte is afgewezen of er zijn wijzigingen aangevraagd.
• Offerte goedgekeurd: deofferte is goedgekeurd.
• Offerte ingetrokken: deofferte is ingetrokken.
• Offerte medeondertekend: deofferte is medeondertekend.
• Offerte opnieuw toegewezen: de ondertekenaar van de offerte is opnieuw toegewezen.
• Ondertekeningspoging mislukt: de koper heeft geprobeerd de offerte te ondertekenen, maar de ondertekening is mislukt.
• Chat gestart: de koper is een chat begonnen met de afsluitende makelaar.
• Offerte verlopen: de offerte is verlopen.

Activiteiten bekijken op de indexpagina

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Gebruik de volgende kolommen in de tabel om de activiteit te begrijpen:
   • Datum laatste activiteit: de datum van de laatste activiteit op de offerte.
   • Aantal activiteiten: het totale aantal activiteiten op de offerte.
   • Aantal activiteiten sinds laatste communicatie: het aantal activiteiten sinds de laatste communicatie naar een contactpersoon van de offerte is verzonden.
   • Aantal weergaven: het aantal keren dat een offerteis bekeken.

Activiteiten op offertes bekijken

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Bekijk de activiteit in de rechterzijbalk op de kaart'Offerteactiviteiten'.
   
   

Bekijk de tijdlijn van activiteiten op een offerte

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een offerte en klik op de knop Voorbeeld.
3. Klik rechtsboven op 'Acties' en selecteer vervolgens'Activiteit'.
4. De volledige activiteitentijdlijn wordt weergegeven.
   
   

Rapportage over offertes

Rapportage over offertes met behulp van de Commerce Analytics Suite, of door een rapport voor één object te maken met behulp van het offerteobject.

Offertes exporteren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik bovenaan de tabel op Exporteren.
3. In het dialoogvenster:
   • Voer een exportnaam in het tekstvakExportnaam in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuBestandsformaat en selecteer eenformaat.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuTaal van kolomkoppen en selecteer eentaal.
   • Klik opAanpassen omexportopties te kiezen:
     • Selecteer onderEigenschappen opgenomen in export een optie voor de eigenschappen die u in de export wilt opnemen.
     • Schakel onder'Koppelingen opgenomen in export' het selectievakje'Naam van gekoppeld record opnemen' in om de namen van gekoppelde records (bijvoorbeeld de deal of factuur) op te nemen.
     • Selecteer onder'Koppelingen opgenomen in export' of u maximaal 1.000gekoppelde recordsofalle gekoppelde records wilt opnemen.
   • Klik opExporteren. Meer informatie over het exporteren van records.

Volgende stappen

• Beheer offertegoedkeuringen om te leren hoe u offertes die goedkeuring vereisen, kunt beheren en goedkeuren.
• Pas de huisstijl van offertes aan om te configureren hoe offertes er voor de koper uitzien.
• Pas offertesjablonen aan om gestandaardiseerde, herbruikbare sjablonen voor offertes te configureren, waardoor verkopers tijd besparen en consistentie wordt gecreëerd.