管理報價

建立並發送報價單後，請學習如何在您的帳戶中管理與追蹤報價單。 

檢視與管理報價單有兩種方式：

• 報價索引頁面： 可檢視與管理的完整報價清單索引頁面 。 
• 從交易索引頁的看板視圖或銷售工作區：包含報價資訊的看板式交易視圖。

檢視與管理報價單

在報價索引頁面上，您可以管理處於草稿狀態或已發佈的報價單，無論其是否已完成電子簽署、正在等待付款或尚未處理。

導覽報價索引頁面

報價索引頁面會顯示所有報價及其狀態。您可在此頁面透過不同表格檢視模式瀏覽報價、新增自訂檢視、管理草稿與 已發佈報價，並導航至其他報價工具，包括主題編輯器、範本建構器、報價報表、已發佈報價分析及記錄還原頁面。

• 使用索引頁頂部的標籤頁可檢視所有報價單、即將到期報價單、待接受報價單或待核准報價單。點擊右上角「 新增檢視 」可建立 自訂檢視。
  
  
• 若要依特定報價屬性篩選索引頁面：
  • 點擊表格上方的「 進階篩選器 」。
  • 於右側面板搜尋並選取欲篩選的屬性，接著設定篩選條件。
  • 若需新增其他篩選屬性，請點擊「+ 新增篩選條件」。
  • 若需依選取屬性或其他篩選條件進行「或」運算，請於「或」欄位點擊「+ 新增篩選群組」。
  • 完成篩選設定後，點擊面板右上角的 X關閉面板。進一步瞭解篩選設定與檢視儲存功能。

• 瞭解如何管理個別草稿與已發佈的報價單。
• 若要導覽至其他報價工具，請於右上角點擊「動作」，再選擇下列任一選項：
  • 自訂報價單樣式externalLink： 調整報價單視覺風格，包含字型、色彩、版面配置與樣式設定。
  • 自訂報價單範本externalLink： 建立與編輯賣方專用報價單範本，加速報價單建立流程並協助統一買方報價格式。
  • 前往報價報告外部連結：導覽至商務分析套件。
  • 分析已發佈報價externalLink： 檢視已發佈報價的分析數據。

• • 下載已發佈報價單：下載所有已發佈報價單。系統將透過電子郵件發送下載連結。
    
    
• 瞭解如何匯出報價記錄。

報價單狀態

報價可能呈現以下狀態：

• 草稿：正在編寫且尚未發佈的報價單。
• 已發佈： 已發佈但未啟用電子簽署或線上付款功能的報價單 。
• 已接受：完成所有必要步驟（例如：核准、接受方式、付款）的報價單。
• 待簽署：等待簽署人或副簽署人 完成電子簽署的報價單。
• 已簽署： 已簽署的報價單。
• 等待付款：已啟用線上付款功能且正在等待付款的報價單。
• 付款處理中： 買家已付款 ，款項 正在處理中。
• 已過期：報價已失效。

管理草稿報價單

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將游標懸停於草稿報價上，點擊預覽按鈕。
3. 於右上角點擊「操作」，選擇下列任一選項：
   • 檢視報價單：查看並編輯報價單。
   • 活動紀錄：檢視 報價的活動紀錄。 

• • 複製：複製報價單。
  • 刪除：刪除報價。 

請注意：草稿 報價可 納入工作流程。

管理已發佈報價單

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將游標懸停於報價上並點擊預覽按鈕。
3. 於右上角點擊「操作」，再選擇下列任一選項：

• • 檢視報價單： 於 HubSpot中檢視報價單 。

• • 活動：檢視 報價單的活動紀錄。 
  • 複製核准連結：複製報價單核准連結（適用需審核之報價單）。

• • 複製連結：複製 報價單的網址連結。
  • 透過電子郵件發送：開啟「發送報價單」對話方塊，透過電子郵件發送報價單。
  • 下載：下載 報價單的 PDF 檔案。
  • 加簽：當報價單需要加簽時，請選取此選項開啟報價單並進行加簽。
  • 標記為已簽署：當報價單需要書面簽署時，可手動標記報價單為已簽署狀態。
  • 轉換為發票/訂閱：將報價轉換為發票或訂閱。
    • 轉換為發票的選項僅適用於包含非重複性明細項目的報價單。
    • 轉換為訂閱的選項將顯示於含重複性項目之報價單。
    複製：複製現有報價單。複製的報價單包含原始報價單的記錄關聯及項目屬性（含價格、條款與折扣）。
  • 複製：複製 現有報價單。複製的報價單將包含原始報價單的記錄關聯及項目屬性值，包括價格、條款與折扣。
  • 撤回與編輯： 對已發佈的報價進行 修改。編輯後，更新的報價內容將在聯絡人檢視報價時顯示。報價在核准前亦可撤回。

請注意：經所有當事人完成電子簽署或已付款的報價單，無法撤回、編輯或刪除。若報價單含有多個電子簽署欄位，且尚未獲得所有當事人簽署，則可進行撤回、編輯或刪除操作。

• • 歸檔：將報價標記為歸檔狀態以取消發佈，並隱藏於預設索引頁面檢視。您可透過索引頁面的歸檔狀態篩選功能檢視已歸檔報價。買方無法存取歸檔報價。此操作無法撤銷。瞭解更多關於報價歸檔的資訊。
  • 刪除： 永久移除報價並防止買家存取。深入了解刪除報價操作。此操作無法撤銷。

管理已過期報價單

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將游標懸停於引文上並點擊預覽按鈕。
3. 於右上角點擊「動作」，再選擇選項：
   • 詳細資訊：檢視報價明細。於「詳細資訊」頁面右上角點擊「檢視報價外部連結」即可查看已過期報價。
   • 下載：下載報價單的 PDF 檔案。
   • 複製：複製 已過期的報價單。複製的報價單包含原始報價單的記錄關聯性及明細項目的屬性值，包括價格、條款與折扣。

分析報價單

檢視已發佈報價活動摘要，包含到期日期、報價流程概覽、已發佈報價資訊及建議跟進事項。

您可運用報價報表功能，取得更詳盡的報價分析，或建立自訂報價報表。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 於右上角點擊「操作」，選擇「分析已發佈報價」。
3. 若要依據報價單到期日篩選顯示內容，請於「已發佈報價單」頁面右上角點擊時間區間下拉選單，選擇欲檢視的期間。
   
   
4. 活動次數低於報價設定中設定的活動門檻的報價將以黑色顯示。活動次數高於活動門檻的報價將以綠色標示。將游標懸停於任何報價氣泡上，即可查看報價名稱、到期日期及活動次數。勾選「 顯示更早過期報價」核取方塊，即可查看過往已過期的報價。
   
   
5. 在「銷售管道概覽」區塊中，可檢視高活動報價與即將到期報價的價值，以及您的報價接受率百分比。
6. 在「近期報價動態」區塊，可檢視報價最近活動紀錄，包含報價名稱、最後活動日期、報價金額及到期日。
7. 在「推薦跟進事項」區塊，可依據報價活動狀態與到期日（例如長期無活動的報價或即將到期的報價）查看系統推薦的跟進事項。點擊「發送跟進」即可開啟「發送報價」對話框。

在交易檢視中查看報價

您可從交易索引頁面、交易索引頁面的看板檢視或銷售工作區檢視報價。

於交易索引頁面檢視報價：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
2. 若交易資料同步權限中的「報價」欄位未顯示於索引頁面：
   • 請點擊右上角的「編輯欄位」。
   • 勾選「交易dataSyncRight 報價」核取方塊，然後點擊「套用」。
3. 於「交易資料同步右側 報價」欄位檢視報價內容。
   
   
4. 報價可能呈現以下狀態之一，並對應特定顏色標示：
   
   • 未關聯報價：灰色。
   • 草稿狀態：灰色。
   • 已發佈：黃色。
   • 待簽署：黃色。
   • 已發佈 - 已發送：黃色。
   • 已發送 - 待簽署：黃色。
   • 待核准：黃色。
   • 要求修改：紅色。
   • 已發佈 - 已檢視：黃色。
   • 已檢視 - 待簽署：黃色。
   • 待副署：黃色。
   • 已接受：綠色。

從交易或銷售工作區看板檢視存取報價：

1. 從交易索引頁面或銷售工作區進入看板檢視：
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。 於左上角點擊網格 看板圖示。
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「銷售工作區」。
     • 請確認您已註冊參與銷售工作區測試版的「交易看板」。若您是超級管理員，請參閱如何將帳戶加入測試版。
     • 頂部點擊「交易」標籤頁。
2. 報價單顯示於交易卡片的底部。
3. 報價可呈現以下狀態之一，並配有對應的顏色標示：
   
   • 未關聯報價：灰色。
   • 草稿狀態：灰色。
   • 已發佈：黃色。
   • 待簽署：黃色。
   • 已發佈 - 已發送：黃色。
   • 已發送 - 待簽署：黃色。
   • 待核准：黃色。
   • 要求修改：紅色。
   • 已發佈 - 已檢視：黃色。
   • 已檢視 - 待簽署：黃色。
   • 待副署：黃色。
   • 已接受：綠色。
     
     

歸檔與刪除報價

建立報價單後，您可能需要整理索引頁面、移除未使用報價單，或防止買家看見這些報價單。此時可透過歸檔與刪除功能處理。 

報價一旦刪除或歸檔，將無法復原。 

• 歸檔報價單：將報價單狀態設為「已歸檔」後，該報價單將從預設索引頁面中移除，買家亦無法存取。您仍可在帳戶中檢視、下載、複製及刪除該報價單。
  • 已付款、正在處理付款或部分簽署的報價單無法歸檔。

• • 您可透過報價索引頁表格頂端的「狀態」篩選器檢視已歸檔報價。 
    
    

• 刪除報價單：刪除報價單將永久從您的 HubSpot 帳戶移除。使用者將無法在 HubSpot 檢視該報價單，買家亦無法存取該報價單。已付款的報價單無法刪除。

要歸檔或刪除報價單：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將游標懸停於報價單上並點擊預覽按鈕。
3. 於右上角點擊「操作」，選擇「歸檔」或「刪除」。

追蹤報價活動

報價單分享後，HubSpot 將追蹤買家與內部人員的關鍵活動。此功能可提供即時洞察，協助您掌握買家與報價單的互動狀況，以及內部人員對報價單採取的操作。

買家活動

以下追蹤動作將記錄為報價活動：

• 報價已發送：報價已分享給買家。
• 報價單已檢視：買家已開啟報價單。
• 報價單已下載：買家已下載PDF檔案。
• 報價單已列印：買家已列印文件。
• 報價買家簽署：報價單已由買家完成電子簽署。
• 報價手動簽署：報價單已標記為簽署完成。
• 報價單已接受：報價單已完成 所有必要步驟並獲買家接受（例如：內部審批、接受方式（如電子簽署）、付款）。

賣方活動

以下賣方事件將被追蹤至報價單：

• 報價發佈：報價單已發佈。
• 其他用戶請求報價核准：另一位 HubSpot 用戶已提出核准請求。
• 報價單核准遭拒／要求修改：報價單於 核准階段遭拒或被要求修改。
• 報價單已核准：報價單已獲 批准。
• 報價撤回：報價已被 撤回。
• 報價單已加簽：報價單已完成加簽程序。
• 報價單已過期： 報價單已失效。

檢視活動

若要在報價索引頁檢視報價活動：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 請透過表格中的下列欄位了解報價動態：
   • 最後活動日期： 報價單上最近一次活動的日期 。
   • 報價活動次數：報價單上的活動總數。
   • 自上次通訊後的報價活動次數：自最後一次向報價聯絡人發送通訊後產生的活動次數。
   • 報價單瀏覽次數：報價單的瀏覽次數。

查看單一報價的活動：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將游標懸停於引言上並點擊預覽按鈕。
3. 在右側邊欄的「引文活動」卡片中檢視活動紀錄。
   
   

查看單一報價的完整活動時間軸：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將游標懸停於引文上並點擊預覽按鈕。
3. 於右上角點擊「動作」，再選擇「活動」。
4. 完整的活動時間軸將顯示。
   
   

報價分析

您可透過商務分析套件製作報價報告，或使用報價物件建立單一物件報告。

匯出報價單

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 在表格頂端點擊「匯出」。
3. 在對話方塊中：
   • 在「匯出名稱」文字方塊中輸入匯出檔 名稱。
   • 點擊「檔案格式」下拉式選單並選擇格式。
   • 點擊「欄位標題語言」下拉式選單並選擇語言。
   • 點擊「自訂」以進一步調整匯出設定：
     • 在「匯出包含的屬性」下，選擇要納入匯出的屬性選項。
     • 在「匯出包含關聯記錄」區段中，勾選「包含關聯記錄名稱」核取方塊以納入關聯記錄名稱（例如交易或發票）。
     • 在「匯出包含關聯記錄」區段中，選擇是否包含最多 1,000筆關聯記錄，或包含所有關聯記錄。
   • 點擊「匯出」。瞭解更多關於匯出記錄的資訊。

在其他 HubSpot 工具中使用報價資料

在其他工具（如工作流程與區隔）中運用報價屬性，實現跨 HubSpot 平台的報價資料自動化與組織化。

自動寄送電子郵件給尚未接受報價且即將到期的買家

建立尚未接受且即將到期的報價分群。在工作流程中使用該分群，自動向買家發送電子郵件。

1. 建立區段時，請選擇「報價」物件作為區段對象。
2. 新增下列篩選條件：
   • 已接受 日期未知。
   • 報價狀態為已發佈。
   • 到期日距今不足七日。
     
     
3. 在工作流程中使用此區隔 ，自動發送電子郵件提醒客戶接受報價。

待簽署的高價值報價單

建立分群以設定任務，要求報價負責人跟進停滯的高價值報價。

1. 建立分段，並在建立時選擇報價單物件。
2. 新增以下篩選器：
   • 報價金額大於或等於 [金額]（例如：10,000）。
   • 報價狀態為已發佈。
   • 接受日期未知。
   • 建立日期超過七天。
     
     
3. 在工作流程中使用該分段 ，當報價新增至活躍分段時， 自動 為報價負責人 建立 任務 。

重新接觸已過期報價的買家

建立分群以重新接觸報價已過期的買家。

1. 建立分段，並在建立時選擇報價單物件。
2. 新增以下篩選條件：
   • 報價狀態為任何已過期狀態。
   • 接受日期未知。
   • 到期日期在過去30天內。
     
     
3. 在工作流程中使用該區段 ，自動 為報價負責人 建立 任務。可選擇性地在報價新增至活躍區段時，自動發送電子郵件給買方。

後續步驟

• 管理報價單核准流程。
• 透過品牌化與範本自訂報價單。