Gerenciar orçamentos

Depois de criar e enviar suas cotações, aprenda a gerenciá-las e acompanhá-las em sua conta.

Há três maneiras de exibir e gerenciar cotações depois que elas são criadas:

• Todas as cotações: uma página de índice de todas as suas cotações que podem ser exibidas e gerenciadas. 
• Analisar: um resumo das suas cotações que podem ser filtradas. O resumo inclui uma exibição da atividade e da expiração do orçamento, uma visão geral da pipeline de orçamento, uma lista das cotações publicadas e os acompanhamentos recomendados.
• Da exibição de quadro da página de índice de negociações ou do espaço de trabalho de vendas: uma exibição do quadro kanban de negociações com informações de orçamento incluídas.

Exibir e gerenciar cotações

Exibir, gerenciar e analisar suas cotações. Você pode gerenciar cotações com um status Rascunho ou cotações que foram publicadas, tenham sido assinadas novamente, estejam aguardando pagamento ou não.

Gerenciar cotações de rascunho

Para gerenciar cotações preliminares:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento de rascunho e clique no botão Visualizar .
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma das seguintes opções:
   • Exibir orçamento: exibir e editar o orçamento. No editor de orçamentos, você termina de construir seu orçamento .
   • Atividade: exibir a atividade do orçamento . 

• • Clonar: clonar o orçamento.
  • Excluir: exclua o orçamento. 

Observação: as cotações rascunhadas podem ser inscritas no fluxos de trabalho .

Gerenciar orçamentos publicados

Você pode gerenciar as cotações publicadas na página de índice de cotações. As cotações publicadas podem ter status diferentes:

• Publicado: um orçamento publicado que não tem assinatura eletrônica ou pagamentos online ativado.
• Aceito: o orçamento concluiu cada etapa necessária (por exemplo, aprovação, método de aceitação, pagamento etc.).
• Assinatura pendente: um orçamento aguardando assinaturas eletrônicas de signatários ou contrasignatários.
• Assinado: um orçamento assinado.
• Aguardando pagamento: um orçamento com pagamentos online ativado que está aguardando pagamento.
• Processamento de pagamento: o pagamento foi feito pelo comprador e está sendo processado.
• Expirado: o orçamento expirou.

Para gerenciar cotações publicadas:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento e clique no botão Visualizar .
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma das seguintes opções:

• • Exibir orçamento: exiba o orçamento em HubSpot.
  • Exibir orçamento publicado: exiba um orçamento compartilhado em uma nova guia do navegador.
  • Atividade: exibir a atividade do orçamento . 
  • Copiar link de aprovação: copiar o link para aprovar o orçamento , para cotas que exigem aprovação.

• • Copiar link: copie o link do URL do orçamento.
  • Enviar por email: abre a caixa de diálogo Enviar orçamento para enviar o orçamento por email.
  • Baixar: baixe uma versão PDF do orçamento.
  • Assinatura adicional: quando for necessária uma assinatura eletrônica adicional, selecione para abrir o orçamento e verificar sua assinatura.
  • Marcar como assinado: quando for necessária uma assinatura por escrito, você pode marcar manualmente o orçamento como assinado.
  • Converter em fatura/assinatura: converta o orçamento em uma fatura ou uma assinatura.
    • A opção de conversão em uma fatura será exibida para cotações com itens de linha não recorrentes.
    • A opção para converter em uma assinatura será exibida para cotações com itens de linha recorrentes.
  • Clonar: clone um orçamento existente para usá-lo novamente. Os orçamentos clonados incluem as associações de registro do orçamento original e os valores de propriedade dos itens de linha, incluindo preço, prazos e descontos.
  • Recuperar e editar: faça alterações e revisões em um orçamento que já foi publicado. Após fazer as edições, o conteúdo do orçamento atualizado será exibido sempre que um contato visualizar o orçamento. As cotações também podem ser canceladas antes de serem aprovadas.

Observação: os orçamentos que foram assinados eletronicamente por todas as partes, ou que foram pagos, não podem ser recuperados e editados ou excluídos. Se um orçamento tiver várias assinaturas eletrônicas e nem todas as partes tiverem assinado eletronicamente, ele poderá ser recuperado, editado ou excluído.

• • Arquivar: marque um orçamento como arquivado para cancelá-la e ocultá-la da exibição de página de índice padrão. Você poderá ver os orçamentos arquivados filtrando a página de índice por status de arquivo, mas os compradores não poderão acessar os orçamentos arquivados. Essa ação não poderá ser desfeita. Saiba mais sobre como arquivar orçamentos. 
  • Excluir: exclua o orçamento para removê-lo permanentemente da sua conta e impedir que os compradores acessem os orçamentos. Saiba mais sobre a exclusão de orçamentos. Essa ação não poderá ser desfeita.

Analisar suas cotações

Use a guia Analisar para exibir um sumário da atividade de orçamento, incluindo datas de expiração, uma visão geral das pipelines de orçamento, informações de orçamento publicadas e acompanhamentos recomendados.

Você pode usar os relatórios de orçamento para obter uma análise mais detalhada das cotas ou para criar relatórios personalizados sobre as cotas.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Na parte superior, clique na guia Analisar. 
3. Para filtrar quais cotações são exibidas com base na data de expiração, no canto superior direito de Suas cotações publicadas, clique no menu suspenso de período de tempo e selecione o período de tempo que você gostaria de exibir.
4. Cotações com menos atividades do que o limite de atividade definido nas configurações de orçamento serão exibidas em preto. Cotações com mais de atividades do que o limite de atividade definido nas configurações de orçamento serão realçadas em verde. Passe o mouse sobre qualquer bolha de orçamento para ver o nome do orçamento, a data de expiração e o número de atividades. Marque a caixa de seleção Mostrar cotações expiradas mais antigas para ver as cotações expiradas anteriores.
   
   
   
5. Em Visão geral das Pipelines , exiba o valor de cotações de alta atividade e cotações em risco de expiração, juntamente com a porcentagem da taxa de aceitação do orçamento.
6. Em Atividade de orçamento recente, exiba a atividade recente nas cotas, com seu nome, data da última atividade, valor de orçamento e data de expiração.
7. Em Acompanhamentosrecomendados, exiba os acompanhamentos recomendados para cotações com base na atividade no orçamento e datas de expiração (por exemplo, cotações sem atividade em um longo período ou cotações que expirarão em breve). Clique em Enviar acompanhamento para abrir a caixa de diálogo Enviar orçamento .

Exibir cotações em quadros de negócio

1. Acesse a exibição de quadro na página de índice de negociações ou no espaço de trabalho de vendas:
   • Na parte superior esquerda, clique no botão ícone placa.
   • No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Espaço de trabalho de vendas.
     • Certifique-se de que você está inscrito no Quadro de Kanban para Negociações Agora na versão beta do Espaço de Trabalho de Vendas. Saiba como inscrever em uma versão beta pública.
     • Na parte superior, clique na guia Ofertas .
2. As cotações são exibidas na parte inferior de um cartão de negócio.
   
3. As aspas podem ter um dos seguintes status, com um indicador de cor correspondente:
   
   • Nenhum orçamento associado: Cinza.
   • Desenhado: Cinza.
   • Publicado em: Amarelo.
   • Assinatura pendente: Amarelo.
   • Publicado - enviado: Amarelo.
   • Enviado - assinatura pendente: Amarelo.
   • Aprovação pendente: Amarelo.
   • Alterações solicitadas: Vermelho.
   • Publicado - visto: Amarelo.
   • Revisado - assinatura pendente: amarelo.
   • Assinatura pendente: Amarela.
   • Aceito: Verde.
     
     

Arquivar e excluir orçamentos

Ao criar cotações, talvez você queira limpar a página de índice, remover cotações não utilizadas ou impedir que os compradores as vejam. Para isso, você pode arquivar e excluir orçamentos. 

Quando um orçamento é excluído ou arquivado, ele não pode ser restaurado. 

• Arquivar um orçamento: o arquivamento de um orçamento definirá seu status como Arquivado, removendo-o da exibição de página de índice padrão e impedindo que os compradores acessem o orçamento. Você ainda pode exibir, fazer download, clonar e excluir o orçamento em sua conta. 
  • Orçamentos que foram pagos, que estão processando um pagamento ou que foram assinados parcialmente não podem ser arquivados.

• • Você pode exibir as cotações arquivadas usando o filtro Status do arquivo na parte superior da tabela na página de índice de cotações. 
    
    

• Excluir um orçamento: excluir um orçamento irá removê-lo permanentemente da sua conta da HubSpot. Os usuários deixarão de ver o orçamento no HubSpot e os compradores não poderão mais acessá-lo. Não é possível excluir cotações pagas.

Para arquivar ou excluir um orçamento:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento e clique no botão Visualizar .
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Arquivar ouExcluir .

Rastrear atividade de orçamento

Quando um orçamento é compartilhado, o HubSpot rastreia atividades-chave, tanto do comprador, como internamente, dando a você visibilidade em tempo real de como os compradores estão interagindo com suas cotações e ações internas ocorrendo em suas cotações.

Para exibir a atividade das cotas na página de índice do orçamento:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Use as seguintes colunas da tabela para entender a atividade:
   • Última atividade: mostra a última atividade do orçamento.
   • Visualizações do Orçamento: mostra quantas vezes um orçamento foi visualizado.

Para exibir a atividade em um orçamento individual:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Clique em um orçamento publicado.
3. Exiba a atividade na barra lateral direita, no Cartão de Atividade .

Para exibir a linha do tempo completa da atividade de um orçamento individual:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento e clique no botão Visualizar .
3. Clique em Ações e selecione Atividade.
4. A linha do tempo de atividade completa será exibida.

Atividade do comprador

As seguintes ações rastreadas são registradas como atividade no orçamento:

• Orçamento enviado: o orçamento foi compartilhado com o comprador.
• Orçamento exibido: o comprador abriu o orçamento.
• Orçamento baixado: o comprador baixou o PDF.
• Orçamento impresso: o comprador imprimiu o documento.
• comprador do Orçamento assinado: o orçamento foi assinado novamente pelo comprador.
• Orçamento assinado manualmente: o orçamento foi marcado como assinado.
• Orçamento aceito: o orçamento concluiu cada etapa necessária e foi aceito pelo comprador (por exemplo, aprovação interna, método de aceitação (por exemplo, assinatura eletrônica), pagamento etc).

Atividade do vendedor

Os seguintes eventos do vendedor são rastreados em cotações:

• Orçamento publicado: o orçamento foi publicado.
• Aprovação de Orçamento solicitada por outro usuário: uma aprovação foi solicitada por outro usuário do HubSpot.
• Aprovação do Orçamento rejeitada/alterações solicitadas: o orçamento foi rejeitado ou as alterações foram solicitadas durante o estágio de aprovação.
• Orçamento aprovado: o orçamento foi aprovado.
• Orçamento recolhido: o orçamento foi recolhido.
• Orçamento referendado: o orçamento foi referendado.
• Orçamento expirado: o orçamento expirou.

Relatório sobre cotações

Você pode emitir relatórios sobre cotas usando a suíte de análises comerciais ou criando um relatório de objeto único usando o objeto de orçamento.

Exportar orçamentos

Superadministradores num Commerce hub Profissional ou Empresa conta pode baixar PDFs de todas as cotações publicadas na conta.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Em Baixar cotações publicadas, clique em Baixar.
4. Um link de download será enviado a você por e-mail quando o arquivo de download tiver sido processado. Você também receberá uma notificação no aplicativo.

Próximas etapas

Gerenciar aprovações de orçamento .