Gerenciar orçamentos

Depois de criar e enviar cotações, aprenda como gerenciá-las e acompanhá-las em sua conta. 

Há duas maneiras de exibir e gerenciar cotações:

• Página de índice de cotações: uma página de índice de todas as suas cotações que podem ser exibidas e gerenciadas. 
• Da exibição de quadro da página de índice de negociações ou do espaço de trabalho de vendas: uma exibição do quadro kanban de negociações com informações de orçamento incluídas.

Exibir e gerenciar cotações

Na página de índice de cotações, você pode gerenciar cotações que estão no status Rascunho , ou que já foram publicadas, tenham sido assinadas novamente, estejam aguardando pagamento ou não.

Navegar na página de índice de orçamentos

A página de índice cotações exibe todas as cotações, juntamente com seus status. Na página de índice, você pode exibir orçamentos em diferentes exibições de tabela, adicionar exibições personalizadas , gerenciar rascunhos e orçamentos publicados e navegar para outras ferramentas de orçamentos, incluindo o editor de temas, o criador de modelos, o relatório de orçamentos, a análise de orçamentos publicados e a página Restaurar registros.

• Use as guias na parte superior da página de índice para exibir todas as cotações, cotações que vencem em breve, aceitação pendente ou aprovação pendente. Na parte superior direita, clique em add Adicionar modo de exibição para adicionar um modo de exibição personalizado.
  
  
• Para filtrar a página de índice por propriedades de orçamento específicas:
  • Clique em advancedFilters Filtros avançados acima da tabela.
  • No painel direito, procure e selecione a propriedade pela qual deseja filtrar e, em seguida, defina os critérios de filtro.
  • Para selecionar outra propriedade a ser adicionada ao filtro, clique em + Adicionar filtro.
  • Para filtrar pelas propriedades selecionadas ou por outro filtro, em OU, clique em + Adicionar grupo de filtros.
  • Clique no X no canto superior direito do painel quando tiver configurado o filtro. Saiba mais sobre como configurar filtros e salvar exibições.

• Aprenda a gerenciar rascunhos individuais e cotações publicadas.
• Para navegar até outras ferramentas de orçamento, no canto superior direito, clique em Ações e selecione uma das seguintes opções:
  • Personalizar estilo do orçamento externalLink: personalize a aparência das suas citações, incluindo fontes, cores, layout e estilo.
  • Personalizar modelos de orçamento externalLink: criar e editar modelos de orçamento para vendedores para acelerar a construção de um orçamento e ajudar a padronizar cotações para compradores.
  • Ir para relatórios de orçamento externalLink: navegue até o commerce análise suite.
  • Analisar suas cotações publicadas externalLink: analise suas cotações publicadas.

• • Baixar citações publicadas: baixar todas as citações publicadas. Um link para download será enviado a você por e-mail.
    
    
• Saiba como exportar registros de orçamento .

Status do orçamento

As cotações podem ter status diferentes:

• Rascunho: um orçamento que está sendo elaborado e não foi publicado.
• Publicado: um orçamento publicado que não tem assinatura eletrônica ou pagamentos online ativado.
• Aceito: um orçamento que concluiu cada etapa necessária (por exemplo, aprovação, método de aceitação, pagamento).
• Assinatura pendente: um orçamento aguardando assinaturas eletrônicas de signatários ou contrasignatários.
• Assinado: um orçamento assinado.
• Aguardando pagamento: um orçamento com pagamentos online ativado que está aguardando pagamento.
• Processamento de pagamento: o pagamento foi feito pelo comprador e está sendo processado.
• Expirado: um orçamento que expirou.

Gerenciar rascunho de orçamentos

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento de rascunho e clique no botão Visualizar .
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma das seguintes opções:
   • Exibir orçamento: exibir e editar o orçamento.
   • Atividade: exibir a atividade do orçamento . 

• • Clonar: clonar o orçamento.
  • Excluir: exclua o orçamento. 

Observação: as cotações rascunhadas podem ser inscritas no fluxos de trabalho .

Gerenciar orçamentos publicados

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento e clique no botão Visualizar .
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma das seguintes opções:

• • Exibir orçamento: exiba o orçamento em HubSpot.

• • Atividade: exibir a atividade do orçamento . 
  • Copiar link de aprovação: copiar o link para aprovar o orçamento , para cotas que exigem aprovação.

• • Copiar link: copie o link do URL do orçamento.
  • Enviar por email: abre a caixa de diálogo Enviar orçamento para enviar o orçamento por email.
  • Download: baixar um PDF do orçamento.
  • Countersign: quando o orçamento requer uma contra-assinatura, selecione esta opção para abrir o orçamento e contra-assinar o orçamento.
  • Marcar como assinado: quando o orçamento requer uma assinatura escrita, você pode marcar manualmente o orçamento como assinado.
  • Converter em fatura/assinatura: converta o orçamento em uma fatura ou uma assinatura.
    • A opção de conversão em uma fatura será exibida para cotações com itens de linha não recorrentes.
    • A opção para converter em uma assinatura será exibida para cotações com itens de linha recorrentes.
  • Clonar: clonar um orçamento existente. Os orçamentos clonados incluem as associações de registro do orçamento original e os valores de propriedade dos itens de linha, incluindo preço, prazos e descontos.
  • Reverter & edição: faça edições em um orçamento que já foi publicado. Após fazer as edições, o conteúdo do orçamento atualizado será exibido sempre que um contato visualizar o orçamento. As cotações também podem ser canceladas antes de serem aprovadas.

Observação: as cotações que foram assinadas por todas as partes ou que foram pagas não podem ser canceladas, editadas ou excluídas. Se um orçamento tiver várias assinaturas eletrônicas e nem todas as partes tiverem assinado eletronicamente, ele poderá ser revogado, editado ou excluído.

• • Arquivar: marque um orçamento como arquivado para cancelar sua publicação e ocultá-lo da exibição de página de índice padrão. Você pode exibir suas cotações arquivadas filtrando a página de índice por status de arquivo. Os compradores não podem acessar as cotações arquivadas. Essa ação não poderá ser desfeita. Saiba mais sobre como arquivar orçamentos.
  • Excluir: exclua o orçamento para removê-lo permanentemente da sua conta e impedir que os compradores tenham acesso a ele. Saiba mais sobre a exclusão de orçamentos. Essa ação não poderá ser desfeita.

Gerenciar orçamentos expirados

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento e clique no botão Visualizar .
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione uma opção:
   • Detalhes: veja os detalhes do orçamento. Na página Detalhes , no canto superior direito, clique em Exibir orçamento externalLink t para ver o orçamento expirado.
   • Download: baixar um PDF do orçamento.
   • Clonar: clonar o orçamento expirado. Os orçamentos clonados incluem as associações de registro do orçamento original e os valores de propriedade dos itens de linha, incluindo preço, prazos e descontos.

Analisar cotações

Exibir um resumo da atividade de orçamento publicada, incluindo datas de vencimento, uma visão geral das pipelines de orçamento, informações de orçamento publicadas e acompanhamentos recomendados.

Você pode usar os relatórios de orçamento para obter uma análise mais detalhada das cotas ou para criar relatórios personalizados sobre as cotas.

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Analisar as cotações publicadas.
3. Para filtrar quais cotações são exibidas com base na data de expiração, no canto superior direito de Suas cotações publicadas, clique no menu suspenso de período de tempo e selecione o período de tempo que você gostaria de exibir.
   
   
4. As cotas com menos atividades do que o limite de atividade definido nas configurações de orçamento serão exibidas em preto. As cotações com mais atividades que o limite de atividade serão realçadas em verde. Passe o mouse sobre qualquer bolha de orçamento para ver o nome do orçamento, a data de expiração e o número de atividades. Marque a caixa de seleção Mostrar cotações expiradas mais antigas para ver as cotações expiradas anteriores.
   
   
5. Em Visão geral das Pipelines , exiba o valor de cotações de alta atividade e cotações em risco de expiração, juntamente com a porcentagem da taxa de aceitação do orçamento.
6. Em Atividade de orçamento Recente , exiba a atividade recente em cotas com seu nome, data da última atividade, valor de orçamento e data de expiração.
7. Em Acompanhamentos recomendados, exiba os acompanhamentos recomendados para cotações com base na atividade no orçamento e datas de expiração (por exemplo, cotações sem atividade em muito tempo ou cotações que expirarão em breve). Clique em Enviar acompanhamento para abrir a caixa de diálogo Enviar orçamento .

Exibir cotações em exibições de negócio

Você pode exibir cotações da página de índice de negócios ou da exibição de quadro da página de índice de negócio ou do espaço de trabalho de vendas.

Para exibir cotações na página de índice de negócios:

1. Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
2. Se o Negócio dataSyncRight A coluna Orçamento não é adicionada à página de índice:
   • Na parte superior direita, clique em Editar colunas.
   • Selecionar o Negócio dataSyncRight caixa de seleção Orçamento e clique em Aplicar.
3. Exibir o orçamento no Negócio dataSyncRight coluna Orçamento .
   
   
4. As aspas podem ter um dos seguintes status, com um indicador de cor correspondente:
   
   • Nenhum orçamento associado: cinza.
   • Desenhado: cinza.
   • Publicado: amarelo.
   • Assinatura pendente: amarelo.
   • Publicado - enviado: amarelo.
   • Enviado - assinatura pendente: amarelo.
   • Aprovação pendente: amarelo.
   • Alterações solicitadas: vermelho.
   • Publicado - visualizado: amarelo.
   • Revisado - assinatura pendente: amarelo.
   • Contraassinatura pendente: amarelo.
   • Aceita: verde.

Para acessar cotações da exibição de quadro do espaço de trabalho de negócios ou vendas:

1. Acesse a exibição de quadro na página de índice de negociações ou no espaço de trabalho de vendas:
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios. Na parte superior esquerda, clique na guia grid ícone da placa.
   • No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Espaço de trabalho de vendas.
     • Certifique-se de que você está inscrito no Quadro de Kanban para Negociações Agora na versão beta do Espaço de Trabalho de Vendas. Se você é um Superadministrador, aprenda a optar por sua conta na versão beta.
     • Na parte superior, clique na guia Ofertas .
2. As cotações são exibidas na parte inferior de um cartão de negócio.
3. As aspas podem ter um dos seguintes status, com um indicador de cor correspondente:
   
   • Nenhum orçamento associado: cinza.
   • Desenhado: cinza.
   • Publicado: amarelo.
   • Assinatura pendente: amarelo.
   • Publicado - enviado: amarelo.
   • Enviado - assinatura pendente: amarelo.
   • Aprovação pendente: amarelo.
   • Alterações solicitadas: vermelho.
   • Publicado - visualizado: amarelo.
   • Revisado - assinatura pendente: amarelo.
   • Contraassinatura pendente: amarelo.
   • Aceita: verde.
     
     

Arquivar e excluir orçamentos

Ao criar orçamentos, talvez você queira limpar a página de índice, remover orçamentos não utilizadas ou impedir que os compradores as vejam. Para isso, você pode arquivar e excluir orçamentos. 

Quando um orçamento é excluído ou arquivado, ele não pode ser restaurado. 

• Arquivar um orçamento: o arquivamento de um orçamento definirá seu status como Arquivado, removendo-o da exibição de página de índice padrão e impedindo que os compradores tenham acesso a ele. Você ainda pode exibir, fazer download, clonar e excluir o orçamento em sua conta.
  • As cotações que foram pagas, estão processando um pagamento ou estão parcialmente assinadas não podem ser arquivadas.

• • Você pode exibir cotações arquivadas usando o filtro Status na parte superior da tabela na página de índice de cotações. 
    
    

• Excluir um orçamento: ao ser excluído, o orçamento é removido permanentemente da sua conta da HubSpot. Os usuários deixarão de ver o orçamento no HubSpot e os compradores não poderão mais acessá-lo. Orçamentos que foram pagos não podem ser excluídos.

Para arquivar ou excluir um orçamento:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento e clique no botão Visualizar .
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Arquivar ouExcluir .

Rastrear atividade de orçamento

Quando um orçamento é compartilhado, o HubSpot rastreia atividades-chave, tanto do comprador quanto internamente. Isso fornece informações atualizadas sobre como os compradores estão interagindo com suas cotações e as ações internas tomadas sobre elas.

Atividade do comprador

As seguintes ações rastreadas são registradas como atividade no orçamento:

• Orçamento enviado: o orçamento foi compartilhado com o comprador.
• Orçamento exibido: o comprador abriu o orçamento.
• Orçamento baixado: o comprador baixou o PDF.
• Orçamento impresso: o comprador imprimiu o documento.
• comprador do Orçamento assinado: o orçamento foi assinado novamente pelo comprador.
• Orçamento assinado manualmente: o orçamento foi marcado como assinado.
• Orçamento aceito: o orçamento concluiu cada etapa necessária e foi aceito pelo comprador (por exemplo, aprovação interna, método de aceitação (por exemplo, assinatura eletrônica), pagamento).

Atividade do vendedor

Os seguintes eventos do vendedor são rastreados em cotações:

• Orçamento publicado: o orçamento foi publicado.
• Aprovação de Orçamento solicitada por outro usuário: uma aprovação foi solicitada por outro usuário do HubSpot.
• Aprovação do Orçamento rejeitada/alterações solicitadas: o orçamento foi rejeitado ou as alterações foram solicitadas durante o estágio de aprovação.
• Orçamento aprovado: o orçamento foi aprovado.
• Orçamento recolhido: o orçamento foi recolhido.
• Orçamento referendado: o orçamento foi referendado.
• Orçamento expirado: o orçamento expirou.

Exibir atividades

Para exibir a atividade das cotas na página de índice do orçamento:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Use as seguintes colunas da tabela para entender a atividade:
   • Data da Última Atividade: a data da última atividade no orçamento.
   • Contagem de Atividade do Orçamento: o número total de atividades no orçamento.
   • Contagem de Atividade do Orçamento Desde a Última Comunicação: o número de atividades desde a última comunicação enviadas a um contato do orçamento.
   • Contagem de Exibição de Orçamento: o número de exibições de um orçamento.

Para exibir a atividade em um orçamento individual:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento e clique no botão Visualizar .
3. Exiba a atividade na barra lateral direita, no cartão de atividades de Orçamento .
   
   

Para exibir a linha do tempo completa da atividade de um orçamento individual:

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. Passe o mouse sobre um orçamento e clique no botão Visualizar .
3. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Atividade.
4. A linha do tempo de atividade completa será exibida.
   
   

Relatório sobre cotações

Você pode emitir relatórios sobre cotas usando a suíte de análises comerciais ou criando um relatório de objeto único usando o objeto de orçamento.

Exportar orçamentos

1. Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
2. No canto superior da tabela, clique em Exportar.
3. Na caixa de diálogo:
   • Digite um nome de exportação na caixa de texto Nome da exportação .
   • Clique no menu suspenso Formato do arquivo e selecione um formato.
   • Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
   • Clique em Personalizar para personalizar ainda mais a exportação:
     • Em Propriedades incluídas na exportação , selecione uma opção cujas propriedades serão incluídas na exportação.
     • Em Associações incluídas na exportação, marque a caixa de seleção Incluir nome do registro associado para incluir nomes de registro associados (por exemplo, o negócio ou a NFF).
     • Em Associações incluídas na exportação, selecione se deseja incluir até 1.000 registros associados ou todos os registros associados.
   • Clique em Exportar. Saiba mais sobre a exportação de registros.

Criar segmentos de orçamento

Use segmentos para criar uma lista usando orçamentos. Veja exemplos de segmentos que você pode criar usando orçamentos.

Envie e-mails automaticamente aos compradores cujo orçamento ainda não foi aceito, mas expirará em breve

Crie um segmento de orçamentos que ainda não foram aceitos e estão próximos da data de validade. Use o segmento em fluxos de trabalho para enviar automaticamente um e-mail ao comprador.

1. Crie um segmento, selecionando o objeto Orçamentos ao criar o segmento.
2. Adicione os seguintes filtros:
   • A data de aceitação é desconhecida.
   • O status do Orçamento é qualquer um de Publicado.
   • A data de expiração é inferior a sete dias a partir de agora.
3. Use o segmento em um fluxo de trabalho para enviar automaticamente um e-mail, lembrando-o de aceitar o orçamento.
   
   

Orçamentos de alto valor aguardando assinatura

Crie um segmento para definir uma tarefa para o orçamento proprietário acompanhar onde os orçamentos de alto valor pararam.

1. Crie um segmento, selecionando o objeto Orçamentos ao criar.
2. Adicione os seguintes filtros:
   • Orçamento valor é maior ou igual a [valor] (por exemplo, 10.000).
   • O status do Orçamento é qualquer um de Publicado.
   • A data de aceitação é desconhecida.
   • A data de criação é superior a sete dias.
3. Use o segmento em um fluxo de trabalho para criar automaticamente uma tarefa para o orçamento proprietário quando um orçamento for adicionado ao segmento ativo.
   
   

Volte a envolver os compradores de orçamentos expirados

Crie um segmento para envolver novamente os compradores onde os orçamentos expiraram.

1. Crie um segmento, selecionando o objeto Orçamentos ao criar.
2. Adicione os seguintes filtros:
   • O status do Orçamento é qualquer um dos expirados.

1. • A data de aceitação é desconhecida.
   • A data de expiração é nos últimos 30 dias.
2. Use o segmento em um fluxo de trabalho para criar automaticamente uma tarefa para o orçamento proprietário. Opcionalmente, envie e-mails automatizados ao comprador quando um orçamento for adicionado ao segmento ativo.
   
   

Próximas etapas

• Gerenciar aprovações de orçamento .
• Personalize as cotações com brandings e modelos.