BetaGestire i preventivi

Dopo aver creato e inviato i tuoi preventivi, scopri come gestirli e tenerne traccia nel tuo account.

Esistono tre modi per visualizzare e gestire i preventivi una volta creati:

• Tutti i preventivi: una pagina indice di tutti i preventivi che possono essere visualizzati e gestiti.
• Analizza: un riepilogo dei tuoi preventivi che può essere filtrato. Il riepilogo include una panoramica dell'attività e della scadenza dei preventivi, una panoramica della tua pipeline di preventivi, un elenco dei tuoi preventivi pubblicati e i follow-up consigliati.
• Dalla vista tabellare della pagina indice delle trattative o dall'area di lavoro vendite: una vista tabellare kanban delle trattative con le informazioni sui preventivi incluse.

Visualizza e gestisci i preventivi

Visualizza, gestisci e analizza i tuoi preventivi. Puoi gestire i preventivi con stato Bozza o quelli che sono stati pubblicati, indipendentemente dal fatto che siano stati firmati elettronicamente, siano in attesa di pagamento o meno.

Gestire le bozze dei preventivi

Per gestire le bozze di preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su una bozza di preventivo e fai clic sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, fai clic su Azioni, quindi seleziona una delle seguenti opzioni:
   • Visualizza preventivo: visualizza e modifica il preventivo. Nell'editor dei preventivi, completa la creazione del preventivo.
   • Attività: visualizza l'attività del preventivo.

• • Clona: clona il preventivo.
  • Elimina: elimina il preventivo.

Nota: i preventiviin bozza possono essere inseriti nei flussi di lavoro.

Gestisci i preventivi pubblicati

Puoi gestire i preventivi pubblicati dalla pagina dell'indice dei preventivi. I preventivi pubblicati possono avere diversi stati:

• Pubblicato: un preventivo pubblicato che non ha la firma elettronica o i pagamenti online attivati.
• Accettato: il preventivo ha completato tutte le fasi richieste (ad esempio, approvazione, metodo di accettazione, pagamento, ecc.).
• In attesa di firma: un preventivo in attesa delle firme elettroniche dei firmatari o dei controfirmatari.
• Firmato: preventivo firmato.
• In attesa di pagamento: un preventivo con pagamenti online attivati in attesa di pagamento.
• Elaborazione del pagamento: il pagamento è stato effettuato dall'acquirente ed è in fase di elaborazione.
• Scaduto: il preventivo è scaduto.

Per gestire i preventivi pubblicati:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su un preventivo e fai clic sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi seleziona una delle seguenti opzioni:

• • Visualizza preventivo: visualizza il preventivo in HubSpot.
  • Visualizza preventivo pubblicato: visualizza un preventivo condiviso in una nuova scheda del browser.
  • Attività: visualizza l'attività del preventivo.
  • Copia link di approvazione: copia il link per approvare il preventivo, per i preventivi che richiedono l'approvazione.

• • Copia link: copia il link URL del preventivo.
  • Invia tramite e-mail: apri la finestra di dialogo Invia preventivo per inviare il preventivo tramite e-mail.
  • Scarica: scarica una versione PDF del preventivo.
  • Controfirma: quando il preventivo richiede una controfirma elettronica, selezionare questa opzione per aprire il preventivo e verificare la propria controfirma.
  • Contrassegna come firmato: quando il preventivo richiede una firma scritta, puoi contrassegnare manualmente il preventivo come firmato.
  • Converti in fattura/abbonamento: converti il preventivo in una fattura o in un abbonamento.
    • L'opzione di conversione in fattura verrà visualizzata per i preventivi con voci non ricorrenti.
    • L'opzione di conversione in abbonamento verrà visualizzata per i preventivi con voci ricorrenti.
  • Clona: clona un preventivo esistente per riutilizzarlo. I preventivi clonati includono le associazioni dei record del preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci, inclusi prezzo, termini e sconto.
  • Richiamare e modificare: apportare modifiche e revisioni a un preventivo già pubblicato. Dopo aver apportato le modifiche, il contenuto aggiornato del preventivo verrà visualizzato ogni volta che un contatto visualizza il preventivo. I preventivi possono anche essere richiamati prima che siano stati approvati.

Nota: i preventivi che sono stati firmati elettronicamente da tutte le parti o che sono stati pagati non possono essere richiamati, modificati o eliminati. Se un preventivo ha più firme elettroniche e non tutte le parti lo hanno firmato elettronicamente, può essere richiamato, modificato o eliminato.

• • Archivia: contrassegna un preventivo come archiviato per annullarne la pubblicazione e nasconderlo dalla visualizzazione predefinita della pagina indice. Puoi visualizzare i preventivi archiviati filtrando la pagina indice in base allo stato di archiviazione, ma gli acquirenti non potranno accedere ai preventivi archiviati. Questa azione non può essere annullata. Ulteriori informazioni sull'archiviazione dei preventivi.
  • Elimina: elimina il preventivo per rimuoverlo definitivamente dal tuo account e impedire agli acquirenti di accedervi. Ulteriori informazioni sull'eliminazione dei preventivi. Questa azione non può essere annullata.

Analizza i tuoi preventivi

Utilizza la scheda Analizza per visualizzare un riepilogo dell'attività dei preventivi, comprese le date di scadenza, una panoramica della pipeline dei preventivi, le informazioni sui preventivi pubblicati e i follow-up consigliati.

Puoi utilizzare i report sui preventivi per ottenere analisi più dettagliate sui preventivi o per creare report personalizzati sui preventivi.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. In alto, clicca sulla scheda Analizza.
3. Per filtrare le quotazioni visualizzate in base alla loro data di scadenza, in alto a destra di Le tue quotazioni pubblicate, clicca sul menu a tendina del periodo di tempo e seleziona il periodo di tempo che desideri visualizzare.
   
   
   
4. I preventivi con un numero di attività inferiore alla soglia impostata nelle impostazioni dei preventivi verranno visualizzati in nero. I preventivi con un numero di attività superiore alla soglia impostata nelle impostazioni dei preventivi verranno evidenziati in verde. Passa con il mouse su qualsiasi bolla di preventivo per visualizzare il nome del preventivo, la data di scadenza e il numero di attività. Seleziona la casella di controllo Mostra preventivi scaduti più vecchi per visualizzare i preventivi scaduti in passato.
   
   
   
5. Nella sezione Panoramica pipeline, visualizza il valore delle quotazioni ad alta attività e delle quotazioni a rischio di scadenza, insieme alla percentuale di accettazione delle quotazioni.
6. In Attività recenti delle quotazioni è possibile visualizzare le attività recenti relative alle quotazioni, con il loro nome, la data dell'ultima attività, l'importo della quotazione e la data di scadenza.
7. In Follow-up consigliati, visualizza i follow-up consigliati per i preventivi in base all'attività sul preventivo e alle date di scadenza (ad esempio, preventivi senza attività da molto tempo o preventivi che scadranno presto). Fai clic su Invia un follow-up per aprire la finestra di dialogoInvia preventivo.

Visualizza i preventivi nelle visualizzazioni delle trattative

Puoi visualizzare i preventivi dalla pagina dell'indice delle trattative o dalla vista tabellare della pagina dell'indice delle trattative o dell'area di lavoro delle vendite.

Per visualizzare i preventivi nella pagina dell'indice delle trattative:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
2. Se la colonna " dataSyncRight a l'offerta " non è stata aggiunta alla pagina indice:
   • In alto a destra, fai clic su Modifica colonne.
   • Seleziona la casella di controllo Offerta dataSyncRight e preventivo e fai clic su Applica.
3. Visualizza il preventivo nella colonna Preventivo dell'dataSyncRight e dell'accordo.
   
   
4. I preventivi possono avere uno dei seguenti stati, con un indicatore di colore corrispondente:
   
   • Nessun preventivo associato: Grigio.
   • Bozza: Grigio.
   • Pubblicato: Giallo.
   • In attesa di firma: Giallo.
   • Pubblicato - inviato: Giallo.
   • Inviato - in attesa di firma: Giallo.
   • In attesa di approvazione: Giallo.
   • Modifiche richieste: Rosso.
   • Pubblicato - visualizzato: Giallo.
   • Visualizzato - in attesa di firma: giallo .
   • In attesa di controfirma: giallo .
   • Accettato: verde .

Per accedere alle quotazioni dalla visualizzazione tabellare delle trattative o dell'area di lavoro vendite:

1. Accedi alla vista tabellare dalla pagina dell'indice delle trattative o dall'area di lavoro delle vendite:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative. In alto a sinistra, clicca sull'icona della bacheca" grid ".
   • Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Area di lavoro delle vendite.
     • Assicurati di essere iscritto alla versione beta di Kanban Board for Deals Now in Sales Workspace. Se sei un Super Admin,scopri come iscrivere il tuo account alla versione beta.
     • In alto, fai clic sulla scheda Offerte.
2. I preventivi vengono visualizzati nella parte inferiore della scheda dell'affare.
   
3. I preventivi possono avere uno dei seguenti stati, con un indicatore di colore corrispondente:
   
   • Nessun preventivo associato: Grigio.
   • Bozza: Grigio.
   • Pubblicato: giallo.
   • In attesa di firma: giallo.
   • Pubblicato - inviato: giallo.
   • Inviato - in attesa di firma: Giallo.
   • In attesa di approvazione: Giallo.
   • Modifiche richieste: Rosso.
   • Pubblicato - visualizzato: Giallo.
   • Visualizzato - in attesa di firma: giallo .
   • In attesa di controfirma: giallo .
   • Accettato: verde .
     
     

Archiviazione ed eliminazione delle quotazioni

Man mano che crei preventivi, potresti voler ripulire la tua pagina indice, rimuovere i preventivi inutilizzati o impedire agli acquirenti di vederli. Per farlo, puoi archiviare ed eliminare i preventivi.

Quando un preventivo viene eliminato o archiviato, non può essere ripristinato.

• Archivia un preventivo: l'archiviazione di un preventivo imposta lo stato del preventivo su Archiviato, rimuovendolo dalla visualizzazione predefinita della pagina indice e impedendo agli acquirenti di accedere al preventivo. È comunque possibile visualizzare, scaricare, clonare ed eliminare il preventivo dal proprio account.
  • I preventivi che sono stati pagati, sono in fase di elaborazione del pagamento o sono stati parzialmente firmati non possono essere archiviati.

• • È possibile visualizzare i preventivi archiviati utilizzando il filtro Stato archivio nella parte superiore della tabella nella pagina dell'indice dei preventivi.
    
    

• Eliminare un preventivo: l'eliminazione di un preventivo lo rimuoverà definitivamente dal tuo account HubSpot. Gli utenti non potranno più visualizzare il preventivo in HubSpot e gli acquirenti non potranno più accedervi. I preventivi che sono stati pagati non possono essere eliminati.

Per archiviare o eliminare un preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su un preventivo e fai clic sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi seleziona Archivia o Elimina.

Traccia l'attività dei preventivi

Quando un preventivo viene condiviso, HubSpot tiene traccia delle attività chiave, sia da parte dell'acquirente che internamente, offrendoti una visibilità in tempo reale su come gli acquirenti interagiscono con i tuoi preventivi e sulle azioni interne che vengono intraprese sui tuoi preventivi.

Per visualizzare l'attività delle quotazioni nella pagina dell'indice delle quotazioni:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Utilizza le seguenti colonne nella tabella per comprendere l'attività:
   • Attività più recente: mostra l'attività più recente della quotazione.
   • Visualizzazioni del preventivo: mostra quante volte è stato visualizzato un preventivo.

Per visualizzare l'attività su un singolo preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Clicca su un preventivo pubblicato.
3. Visualizza l'attività nella barra laterale destra, nella scheda Attività.

Per visualizzare la cronologia completa delle attività di un singolo preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su una quotazione e clicca sul pulsante Anteprima.
3. Clicca su Azioni, quindi seleziona Attività.
4. Verrà visualizzata la cronologia completa delle attività.

Attività dell'acquirente

Le seguenti azioni tracciate vengono registrate come attività sul preventivo:

• Preventivo inviato: il preventivo è stato condiviso con l'acquirente.
• Preventivo visualizzato: l'acquirente ha aperto il preventivo.
• Preventivo scaricato: l'acquirente ha scaricato il PDF.
• Preventivo stampato: l'acquirente ha stampato il documento.
• Preventivo firmato dall'acquirente: il preventivo è stato firmato elettronicamente dall'acquirente.
• Preventivo firmato manualmente: il preventivo è stato contrassegnato come firmato.
• Preventivo accettato: il preventivo ha completato tutte le fasi richieste ed è stato accettato dall'acquirente (ad es. approvazione interna, metodo di accettazione (ad es. firma elettronica), pagamento ecc.

Attività del venditore

I seguenti eventi relativi al venditore vengono tracciati sui preventivi:

• Preventivo pubblicato: il preventivo è stato pubblicato.
• Approvazione del preventivo richiesta da un altro utente: un altro utente HubSpot ha richiesto l'approvazione.
• Approvazione del preventivo rifiutata/modifiche richieste: il preventivo è stato rifiutato o sono state richieste modifiche durante la fase di approvazione.
• Preventivo approvato: il preventivo è stato approvato.
• Preventivo richiamato: il preventivo è stato richiamato.
• Preventivo controfirmato: il preventivo è stato controfirmato.
• Preventivo scaduto: il preventivo è scaduto.

Report sui preventivi

È possibile creare report sui preventivi utilizzando la suite di analisi commerciale o creando un report a oggetto singolo utilizzando l'oggetto preventivo.

Esportazione dei preventivi

I super amministratori di un account Commerce Hub Professional o Enterprise possono scaricare i PDF di tutti i preventivi pubblicati nell'account.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti > Preventivi.
3. Sotto Scarica preventivi pubblicati, clicca su Scarica.
4. Una volta elaborato il file di download, ti verrà inviato un link per il download tramite e-mail. Riceverai anche una notifica nell'app.

Passaggi successivi

Gestire le approvazioni dei preventivi.