Gestione dei preventivi

Dopo aver creato e inviato i preventivi, scopri come gestirli e tenerne traccia nel tuo account. 

Esistono due modi per visualizzare e gestire i preventivi:

• Pagina indice dei preventivi: una pagina indice di tutti i tuoi preventivi che può essere visualizzata e gestita. 
• Dalla vista tabellare della pagina indice delle trattative o dall'area di lavoro vendite: una vista tabellare kanban delle trattative con le informazioni sui preventivi incluse.

Visualizza e gestisci i preventivi

Nella pagina dell'indice dei preventivi, puoi gestire i preventivi che sono in stato di bozza o già pubblicati, indipendentemente dal fatto che siano stati firmati elettronicamente, siano in attesa di pagamento o meno.

Navigare nella pagina dell'indice dei preventivi

La pagina dell'indice dei preventivi mostra tutti i preventivi, insieme al loro stato. Dalla pagina dell'indice, puoi visualizzare i preventivi in diverse visualizzazioni tabellari, aggiungere visualizzazioni personalizzate, gestire i preventivi in bozza e quelli pubblicatie navigare verso altri strumenti relativi ai preventivi, tra cui l'editor dei temi, il generatore di modelli, i report sui preventivi, l'analisi dei preventivi pubblicati e la pagina di ripristino dei record.

• Utilizza le schede nella parte superiore della pagina indice per visualizzare tutti i preventivi, i preventivi in scadenza, quelli in attesa di accettazione o quelli in attesa di approvazione. In alto a destra, fai clicsu Aggiungi Aggiungi vista per aggiungere una vista personalizzata.
  
  
• Perfiltrare la pagina dell'indice in base a proprietà specifiche dei preventivi:
  • Fare clic su Filtri avanzati Filtri avanzatisopra la tabella.
  • Nel pannello di destra, cerca e seleziona laproprietàche desideri filtrare, quindi imposta i criteri di filtro.
  • Per selezionare un'altra proprietà da aggiungere al filtro, fai clic su+ Aggiungi filtro.
  • Per filtrare in base alla proprietà selezionata o a un altro filtro, sotto OR, clicca su+ Aggiungi gruppo di filtri.
  • Clicca sullaX inalto a destra del pannello dopo aver impostato il filtro. Scopri di piùsull'impostazione dei filtri e sul salvataggio delle visualizzazioni.

• Scopri come gestire le bozze individuali e i preventivi pubblicati.
• Per accedere ad altri strumenti relativi ai preventivi, in alto a destra, fai clic su Azioni, quindi seleziona una delle seguenti opzioni:
  • Personalizza lo stile del preventivo externalLink: personalizza l'aspetto dei tuoi preventivi, inclusi caratteri, colori, layout e stile.
  • Personalizza modelli di preventivo externalLink: crea e modifica modelli di preventivoche i venditori possono utilizzare per velocizzare la creazione di un preventivo e aiutare a standardizzare i preventivi per gli acquirenti.
  • Vai ai rapporti sui preventivi externalLink: passaalla suite di analisi commerciali.
  • Analizza i tuoi preventivi pubblicati externalLink: analizza i tuoi preventivi pubblicati.

• • Scarica i preventivi pubblicati: scarica tutti i preventivi pubblicati. Ti verrà inviato un link per il download via e-mail.
    
    
• Scopri come esportare i record dei preventivi.

Stati delle quotazioni

I preventivi possono avere diversi stati:

• Bozza: un preventivo in fase di bozza che non è stato ancora pubblicato.
• Pubblicato: un preventivo pubblicato che non ha la firma elettronica o i pagamenti online attivati.
• Accettato: un preventivo che ha completato tutte le fasi richieste (ad esempio, approvazione, metodo di accettazione, pagamento).
• In attesa di firma: unpreventivo in attesa delle firme elettroniche dei firmatari o dei controfirmatari.
• Firmato: unpreventivo firmato.
• In attesa di pagamento: un preventivo con pagamenti online attivati in attesa di pagamento.
• Elaborazione del pagamento: il pagamento è stato effettuato dall'acquirente ed è in fase di elaborazione.
• Scaduto: un preventivo scaduto.

Gestisci le bozze di preventivo

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su una bozza di preventivo e fai clic sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi seleziona una delle seguenti opzioni:
   • Visualizza preventivo: visualizza e modifica il preventivo.
   • Attività: visualizzal'attività della quotazione. 

• • Clona: clona il preventivo.
  • Elimina: elimina il preventivo. 

Nota: le quotazioniin bozza possono essere inserite nei flussi di lavoro.

Gestione delle quotazioni pubblicate

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su un preventivo e clicca sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi seleziona una delle seguenti opzioni:

• • Visualizza preventivo: visualizza il preventivo in HubSpot.

• • Attività: visualizzal'attività del preventivo. 
  • Copia link di approvazione: copia il link per approvare il preventivo, per i preventivi che richiedono l'approvazione.

• • Copia link: copia il link URL del preventivo.
  • Invia tramite e-mail: aprila finestra di dialogo Invia preventivo per inviare il preventivo tramite e-mail.
  • Scarica: scarica un PDF del preventivo.
  • Controfirma: quando il preventivo richiede una controfirma, selezionare questa opzione per aprire il preventivo e controfirmare il preventivo.
  • Contrassegna come firmato: quando il preventivo richiede una firma scritta, è possibile contrassegnare manualmente il preventivo come firmato.
  • Converti in fattura/abbonamento: converti il preventivo in una fattura o in un abbonamento.
    • L'opzione di conversione in fattura verrà visualizzata per i preventivi con voci non ricorrenti.
    • L'opzione di conversione in abbonamento verrà visualizzata per i preventivi con voci ricorrenti.
  • Clona: clona un preventivo esistente. I preventivi clonati includono le associazioni dei record del preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci, inclusi prezzo, termini e sconto.
  • Richiamare e modificare: apportare modifiche a un preventivo già pubblicato. Dopo aver apportato le modifiche, il contenuto aggiornato del preventivo verrà visualizzato ogni volta che un contatto visualizza il preventivo. I preventivi possono anche essere richiamati prima che siano stati approvati.

Nota: i preventivi che sono stati firmati elettronicamente da tutte le parti o che sono stati pagati non possono essere richiamati, modificati o eliminati. Se un preventivo ha più firme elettroniche e non tutte le parti lo hanno firmato elettronicamente, può essere richiamato, modificato o eliminato.

• • Archivia: contrassegna un preventivo come archiviato per annullarne la pubblicazione e nasconderlo dalla visualizzazione predefinita della pagina indice. Puoi visualizzare i preventivi archiviati filtrando la pagina indice in base allo stato di archiviazione. Gli acquirenti non possono accedere ai preventivi archiviati. Questa azione non può essere annullata. Ulteriori informazioni sull'archiviazione dei preventivi.
  • Elimina: elimina il preventivo per rimuoverlo definitivamente dal tuo account e impedire agli acquirenti di accedervi. Ulteriori informazioni sull'eliminazione dei preventivi. Questa azione non può essere annullata.

Gestisci preventivi scaduti

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su una citazione e clicca sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi seleziona un'opzione:
   • Dettagli: visualizza i dettagli del preventivo. Nella pagina Dettagli, in alto a destra, clicca suVisualizza preventivoexternalLink pervisualizzare il preventivo scaduto.
   • Scarica: scarica un PDF del preventivo.
   • Clona: clona il preventivo scaduto. I preventivi clonati includono le associazioni dei record del preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci, inclusi prezzo, termini e sconto.

Analizza i preventivi

Visualizza un riepilogo dell'attività dei preventivi pubblicati, comprese le date di scadenza, una panoramica della pipeline dei preventivi, le informazioni sui preventivi pubblicati e i follow-up consigliati.

È possibile utilizzare i report sui preventivi per ottenere analisi più dettagliate sui preventivi o per creare report personalizzati sui preventivi.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. In alto a destra, clicca suAzioni, quindi selezionaAnalizza i tuoi preventivi pubblicati.
3. Per filtrare i preventivi visualizzati in base alla loro data di scadenza, in alto a destra in I tuoi preventivi pubblicati, fai clic sul menu a discesa del periodo di tempo e seleziona il periodo di tempo che desideri visualizzare.
   
   
4. I preventivi con un numero di attività inferiore alla soglia impostata nelle impostazioni dei preventivi verranno visualizzati in nero. I preventivi con un numero di attività superiore alla soglia verranno evidenziati in verde. Passa con il mouse su qualsiasi bolla di preventivo per visualizzare il nome del preventivo, la data di scadenza e il numero di attività. Seleziona la casella di controllo Mostra preventivi scaduti più vecchi per visualizzare i preventivi scaduti in passato.
   
   
5. In Panoramica pipeline, visualizza il valore dei preventivi ad alta attività e dei preventivi a rischio di scadenza, insieme alla percentuale di accettazione dei preventivi.
6. InAttività recenti delle quotazioni, visualizza le attività recenti sulle quotazioni con il loro nome, la data dell'ultima attività, l'importo della quotazione e la data di scadenza.
7. InFollow-up consigliati, visualizza i follow-up consigliati per le quotazioni in base all'attività sulla quotazione e alle date di scadenza (ad esempio, quotazioni senza attività da molto tempo o quotazioni che scadranno presto). Fai clic suInvia un follow-up per aprire la finestra di dialogoInvia quotazione.

Visualizza le quotazioni nelle visualizzazioni delle trattative

È possibile visualizzare i preventivi dalla pagina dell'indice delle trattative o dalla vista tabellare della pagina dell'indice delle trattative o dell'area di lavoro delle vendite.

Per visualizzare i preventivi nella pagina dell'indice delle trattative:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
2. Se la colonna DealdataSyncRight Quote non è stata aggiunta alla pagina indice:
   • In alto a destra, fai clic suModifica colonne.
   • Seleziona la casella di controllo DealdataSyncRight Quotee fai clic suApplica.
3. Visualizza il preventivo nella colonna DealdataSyncRight Quote.
   
   
4. I preventivi possono avere uno dei seguenti stati, con un indicatore di colore corrispondente:
   
   • Nessun preventivo associato: grigio.
   • Bozza: grigio.
   • Pubblicata: giallo.
   • In attesa di firma: giallo.
   • Pubblicato - inviato: giallo.
   • Inviato - in attesa di firma: giallo.
   • In attesa di approvazione: giallo.
   • Modifiche richieste: rosso.
   • Pubblicato - visualizzato: giallo.
   • Visualizzato - in attesa di firma: giallo.
   • In attesa di controfirma: giallo.
   • Accettato: verde.

Per accedere alle quotazioni dalla visualizzazione tabellare delle trattative o dell'area di lavoro vendite:

1. Accedi alla visualizzazione della bacheca dalla pagina dell'indice delle trattative o dall'area di lavoro delle vendite:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative. In alto a sinistra, clicca sull'icona della griglia.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Area di lavoro delle vendite.
     • Assicurati di essere iscritto alla bacheca Kanban per le trattative ora nell'area di lavoro vendite beta. Se sei un super amministratore, scopri come iscrivere il tuo account alla versione beta.
     • In alto, fai clic sulla scheda Offerte.
2. I preventivi vengono visualizzati nella parte inferiore della scheda dell'affare.
3. I preventivi possono avere uno dei seguenti stati, con un indicatore di colore corrispondente:
   
   • Nessun preventivo associato: grigio.
   • Bozza: grigio.
   • Pubblicata: giallo.
   • In attesa di firma: giallo.
   • Pubblicato - inviato: giallo.
   • Inviato - in attesa di firma: giallo.
   • In attesa di approvazione: giallo.
   • Modifiche richieste: rosso.
   • Pubblicato - visualizzato: giallo.
   • Visualizzato - in attesa di firma: giallo.
   • In attesa di controfirma: giallo.
   • Accettato: verde.
     
     

Archiviazione ed eliminazione delle quotazioni

Man mano che crei preventivi, potresti voler ripulire la tua pagina indice, rimuovere i preventivi inutilizzati o impedire agli acquirenti di vederli. Per farlo, puoi archiviare ed eliminare i preventivi. 

Quando un preventivo viene eliminato o archiviato, non può essere ripristinato. 

• Archivia un preventivo: l'archiviazione di un preventivo imposterà lo stato del preventivo su Archiviato, rimuovendolo dalla visualizzazione predefinita della pagina indice e impedendo agli acquirenti di accedere al preventivo. È comunque possibile visualizzare, scaricare, clonare ed eliminare il preventivo dal proprio account.
  • I preventivi che sono stati pagati, sono in fase di elaborazione del pagamento o sono parzialmente firmati non possono essere archiviati.

• • Puoi visualizzare le quotazioni archiviate utilizzando il filtro Statonellaparte superiore della tabella nella pagina dell'indice delle quotazioni. 
    
    

• Eliminare un preventivo: l'eliminazionedi un preventivo lo rimuoverà definitivamente dal tuo account HubSpot. Gli utenti non potranno più visualizzare il preventivo in HubSpot e gli acquirenti non potranno più accedervi. I preventivi che sono stati pagati non possono essere eliminati.

Per archiviare o eliminare un preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su un preventivo e fai clic sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi selezionaArchivia oElimina.

Traccia l'attività dei preventivi

Quando un preventivo viene condiviso, HubSpot tiene traccia delle attività chiave, sia da parte dell'acquirente che internamente. Questo ti fornisce informazioni aggiornate su come gli acquirenti interagiscono con i tuoi preventivi e sulle azioni interne intraprese su di essi.

Attività dell'acquirente

Le seguenti azioni tracciate vengono registrate come attività sul preventivo:

• Preventivo inviato: il preventivo è stato condiviso con l'acquirente.
• Preventivo visualizzato: l'acquirenteha aperto il preventivo.
• Preventivo scaricato: l'acquirenteha scaricato il PDF.
• Preventivo stampato: l'acquirenteha stampato il documento.
• Preventivo firmato dall'acquirente: il preventivo è stato firmato elettronicamente dall'acquirente.
• Preventivo firmato manualmente: ilpreventivo è stato contrassegnato come firmato.
• Preventivo accettato: il preventivo ha completato tutte le fasi richieste ed è stato accettato dall'acquirente (ad es. approvazione interna, metodo di accettazione (ad es. firma elettronica), pagamento).

Attività del venditore

I seguenti eventi relativi al venditore vengono tracciati sui preventivi:

• Preventivo pubblicato: ilpreventivo è stato pubblicato.
• Approvazione del preventivo richiesta da un altro utente:un altro utente HubSpot ha richiesto l'approvazione.
• Approvazione del preventivo rifiutata/modifiche richieste: il preventivo è stato rifiutato o sono state richieste modifiche durante la fase di approvazione.
• Preventivo approvato: ilpreventivo è stato approvato.
• Preventivo richiamato: ilpreventivo è stato richiamato.
• Preventivo controfirmato: ilpreventivo è stato controfirmato.
• Preventivo scaduto: il preventivo è scaduto.

Visualizza attività

Per visualizzare l'attività dei preventivi nella pagina dell'indice dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Utilizza le seguenti colonne della tabella per comprendere l'attività:
   • Data dell'ultima attività: la data dell'ultima attività relativa al preventivo.
   • Conteggio attività preventivo: il numero totale di attività sul preventivo.
   • Numero di attività sul preventivo dall'ultima comunicazione: il numero di attività dall'ultima comunicazione inviata a un contatto del preventivo.
   • Numero di visualizzazioni del preventivo: il numero di visualizzazioni di un preventivo.

Per visualizzare l'attività su un singolo preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su una quotazione e clicca sul pulsante Anteprima.
3. Visualizza l'attività nella barra laterale destra, nella schedaAttività citazioni.
   
   

Per visualizzare la cronologia completa delle attività di una singola quotazione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passa con il mouse su un preventivo e clicca sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi selezionaAttività.
4. Verrà visualizzata la cronologia completa delle attività.
   
   

Report sui preventivi

È possibile creare report sui preventivi utilizzando la suite di analisi commerciale o creando un report a oggetto singolo utilizzando l'oggetto preventivo.

Esportare le quotazioni

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Nella parte superiore della tabella, clicca su Esporta.
3. Nella finestra di dialogo:
   • Immettere un nome di esportazione nella casella di testoNome esportazione.
   • Fare clic sul menu a discesaFormato file e selezionare unformato.
   • Fai clic sul menu a discesaLingua delle intestazioni delle colonne e seleziona unalingua.
   • Fai clic suPersonalizza perpersonalizzare ulteriormente l'esportazione:
     • InProprietà incluse nell'esportazione selezionare un'opzione per le proprietà da includere nell'esportazione.
     • InAssociazioni incluse nell'esportazione, seleziona la casella di controlloIncludi nome record associato per includere i nomi dei record associati (ad esempio, l'affare o la fattura).
     • InAssociazioni incluse nell'esportazione, seleziona se includere fino a 1.000record associati otutti i record associati.
   • Fai clic suEsporta. Ulteriori informazioni sull'esportazione dei record.

Utilizza i dati dei preventivi in altri strumenti HubSpot

Utilizza le proprietà dei preventivi in altri strumenti, comeflussi di lavoroesegmenti, per automatizzare e organizzare i dati dei preventivi su HubSpot.

Invia automaticamente un'e-mail agli acquirenti il cui preventivo non è ancora stato accettato, ma sta per scadere

Crea un segmento di preventivi che non sono ancora stati accettati e che stanno per scadere. Utilizza il segmento nei flussi di lavoro per inviare automaticamente un'e-mail all'acquirente.

1. Crea un segmento, selezionando l'oggetto Preventivi durante la creazione del segmento.
2. Aggiungi i seguenti filtri:
   • Accettato La data è sconosciuta.
   • Lo stato del preventivo è uno qualsiasi traPubblicato.
   • La data di scadenza è inferiore a sette giorni da oggi.
     
     
3. Utilizza il segmento in un flusso di lavoro per inviare automaticamente un'e-mail, ricordando loro di accettare il preventivo.

Preventivi di alto valore in attesa di firma

Crea un segmento per impostare un'attività per il proprietario del preventivo affinché dia seguito ai preventivi di alto valore che sono in fase di stallo.

1. Crea un segmento selezionando l'oggetto Preventivi durante la creazione.
2. Aggiungi i seguenti filtri:
   • L'importo del preventivo è maggiore o uguale a [importo] (ad esempio, 10.000).
   • Lo stato del preventivo èPubblicato.
   • La data di accettazione è sconosciuta.
   • La data di creazione risale a più di sette giorni fa.
     
     
3. Utilizza il segmento in un flusso di lavoro per creare automaticamente un'attività per il proprietario del preventivo quando un preventivo viene aggiunto al segmento attivo.

Reaggancia gli acquirenti di preventivi scaduti

Crea un segmento per coinvolgere nuovamente gli acquirenti i cui preventivi sono scaduti.

1. Crea un segmento selezionando l'oggetto Preventivi durante la creazione.
2. Aggiungi i seguenti filtri:
   • Lo stato del preventivo è uno qualsiasi dei seguenti:Scaduto.
   • La data di accettazione è sconosciuta.
   • La data di scadenza è compresa negli ultimi 30 giorni.
     
     
3. Utilizza il segmento in un flusso di lavoro per creare automaticamente un'attivitàper il proprietario del preventivo. Facoltativamente, invia e-mail automatiche all'acquirente quando un preventivo viene aggiunto al segmento attivo.

Passaggi successivi

• Gestisci le approvazioni dei preventivi.
• Personalizza i preventivi con il branding e i modelli.