Gestisci i preventivi

Utilizza i preventivi per comunicare i prezzi agli acquirenti, registrare l'accettazione dei preventivi, raccogliere le firme e ricevere i pagamenti. Dopo aver creato e inviato i preventivi, puoi visualizzarli, gestirli, monitorarli ed esportarli dal tuo account. Esamina tutti i preventivi presenti nel tuo account e, se necessario, aggiorna o modifica quelli che desideri. 

Puoi filtrare, controfirmare, richiamare, archiviare, annullare ed eliminare i preventivi, oltre a contrassegnarli come firmati. Puoi anche monitorare lo stato dei preventivi controllandone l’attività e utilizzando i report, nonché esportarli per utilizzarli in altri strumenti. 

Visualizza i preventivi

Visualizza i preventivi dalla pagina dell'indice dei preventivi, dalla pagina dell'indice delle trattative o nelle visualizzazioni della bacheca nella pagina dell'indice delle trattative o nell'area di lavoro delle vendite.

Visualizza i preventivi nella pagina indice dei preventivi

La pagina di indice dei preventivi mostra tutti i preventivi insieme al loro stato. Dalla pagina di indice, visualizza i preventivi in diverse viste tabellari o aggiungi viste personalizzate. Gestisci i preventivi in bozza e quelli pubblicatie accedi ad altri strumenti relativi ai preventivi, tra cui l’editor dei temi, il generatore di modelli, i report sui preventivi, l’analisi dei preventivi pubblicati e la pagina di ripristino dei record.

1. Utilizza le schede nella parte superiore della pagina indice per visualizzare tutti i preventivi, quelli in scadenza a breve, quelli in attesa di accettazione o quelli in attesa di approvazione. In alto a destra, fai clicadd "Aggiungi vista" per aggiungere una vista personalizzata.
   
   
   
2. Perfiltrare la pagina indice, clicca sui menu a tendina "Stato", "Data dell'ultima attività", "Proprietario" e "Stato della firma ", oppure clicca su "Filtri avanzati " sopra la tabella. I preventivi possono avere i seguenti stati:
   • Bozza: un preventivo in fase di stesura e non ancora pubblicato.
   • In attesa di approvazione: un preventivo in attesa di approvazione.
   • Modifiche richieste: un preventivo che richiede l'approvazione e per il quale sono state richieste modifiche da parte dell'approvatore.
   • Pubblicato: un preventivo pubblicato per il quale non sono attivate la firma elettronica né i pagamenti online.
   • In fasedi pubblicazione: il preventivo è in fase di pubblicazione.
   • Accettato: un preventivo che ha completato tutte le fasi richieste (ad es. approvazione, modalità di accettazione, pagamento).
   • Scaduto: un preventivo scaduto.
   • Annullato: un preventivo annullato.
   • Archiviato: un preventivo archiviato.
3. I preventivi possono avere i seguenti stati di firma:
   • Non applicabile: nessun metodo di accettazione è stato aggiunto al preventivo.
   • In attesa di firma: il preventivo è in attesa di firma, laddove il metodo di accettazionesia impostato su"Stampa e firma " o "Firma elettronica".
   • Firmato: un preventivo firmato.
4. Per configurare i filtri avanzati, fare clic suFiltri avanzati.  
   • Nel pannello di destra, fare clic su + Aggiungi filtro. Cercare e selezionare la proprietà in base alla quale si desidera filtrare, quindi impostare i criteri di filtro. Per aggiungere un altro filtro al gruppo di filtri, sotto "e", fare clic su + Aggiungi filtro.
   • Per aggiungere un ulteriore gruppo di filtri, sotto "o", clicca su "+ Aggiungi gruppo di filtri".
   • Fai clicsulla X in alto a destra del pannello una volta configurato il filtro. Scopri di più su come configurare i filtri e salvare le visualizzazioni.
5. Per accedere ad altri strumenti di quotazione, in alto a destra, clicca su “Azioni”, quindi seleziona un’opzione:
   • Personalizza lo stile del preventivo: personalizza l'aspetto dei preventivi, inclusi caratteri, colori, layout e stile.
   • Personalizza i modelli di preventivo: crea e modifica i modelli di preventivo che i venditori possono utilizzare per velocizzare la creazione di un preventivo e contribuire a standardizzare i preventivi per gli acquirenti.
   • Accedi ai report sui preventivi:vai alla suite di analisi dei ricavi.
   • Analizza i tuoi preventivi pubblicati: analizza i preventivi pubblicati.
   • Modifica le proprietà: visualizza le proprietà predefinite dei preventivi e aggiungi o modifica proprietà personalizzate da utilizzare nei preventivi.
   • Ripristina record: ripristina i preventivi eliminati. I preventivi che hanno pagamenti online o la firma elettronica non possono essere ripristinati.
   • Scarica i preventivi pubblicati: scarica tutti i preventivi pubblicati. Ti verrà inviato un link per il download via e-mail.

Visualizza i preventivi nelle visualizzazioni delle trattative

Visualizza i preventivi dalla pagina di indice delle trattative, dalla vista a bacheca della pagina di indice delle trattative o dall’area di lavoro delle vendite.

Per visualizzare i preventivi nella pagina indice delle trattative:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
2. Se la colonna " DealdataSyncRight Quote " non è stata aggiunta alla pagina indice:
   • In alto a destra, fare clic suModifica colonne.
   • Seleziona la casella di controllo " Off ertadataSyncRight " e clicca su "Applica".
3. Visualizza il preventivo nella colonna " Preventivo DealdataSyncRight ".
   
   
   
4. I preventivi possono avere i seguenti stati, con un indicatore di colore corrispondente:
   
   • Nessun preventivo associato: grigio.
   • In bozza: grigio.
   • Pubblicato: giallo.
   • In attesa di firma: giallo.
   • Pubblicato - inviato: giallo.
   • Inviato - in attesa di firma: giallo.
   • In attesa di approvazione: giallo.
   • Modifiche richieste: rosso.
   • Pubblicato - visualizzato: giallo.
   • Visualizzato - in attesa di firma: giallo.
   • In attesa di controfirma: giallo.
   • Accettato: verde.

Per accedere ai preventivi dalla vista bacheca delle trattative o dall'area di lavoro delle vendite:

1. Accedi alla vista del comitato dalla pagina dell'indice delle trattative o dall'area di lavoro delle vendite:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative. In alto a sinistra, clicca sull'icona a forma di griglia.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Vendite > Area di lavoro delle vendite. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Vendite > Area di lavoro delle vendite. Se sei un Super Admin, puoi attivare il tuo account nella Bacheca Kanban per le trattative, ora disponibile nell'area di lavoro Vendite . In alto, clicca sulla scheda " Opportunità".
2. I preventivi vengono visualizzati nella parte inferiore della scheda di un'opportunità.
   
   
   

Gestire i preventivi

Nella pagina indice dei preventivi, puoi gestire i preventivi in bozza, pubblicati o scaduti. I preventivi pubblicati possono essere gestiti indipendentemente dal fatto che siano stati accettati o meno, che siano in attesa di pagamento o che siano stati pagati.

Quando visualizzi l’anteprima di un preventivo, viene visualizzata una barra laterale con schede che mostrano le informazioni sul preventivo e le associazioni, gli allegati e i dati provenienti dagli strumenti HubSpot. Scopri come personalizzare la barra laterale di anteprima dei preventivi.

Gestire i preventivi in bozza

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Passa il mouse su una bozza di preventivo e fai clic sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, fare clic su "Azioni", quindi selezionare un'opzione:
   • Visualizza preventivo: visualizza e modifica il preventivo.
   • Attività: visualizza l'attività relativa al preventivo.
   • Clona: clona un preventivo esistente. I preventivi clonati includono le associazioni dei record del preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci, inclusi prezzo, condizioni e sconto.
   • Annulla: annulla il preventivo. Il preventivo rimarrà nel tuo account, ma non potrà essere modificato. Potrai comunque visualizzarlo e accedervi nei report, nei flussi di lavoro e nei record associati.
   • Elimina: elimina il preventivo dal tuo account. Scopri come ripristinare le bozze di preventivo eliminate.

Nota: i preventiviin bozza possono essere inseriti nei flussi di lavoro.

Gestire i preventivi pubblicati e scaduti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Passa il mouse su un preventivo e clicca sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, clicca su "Azioni", quindi seleziona un'opzione:
   • Visualizza preventivo: visualizza la citazione nell' editor dei preventivi.
   • Visualizza il preventivo pubblicato: visualizza la quotazione pubblicata.
   • Attività: visualizza l' attività del preventivo.
   • Copia il link di approvazione: copia il link per approvare il preventivo. Questo vale solo per i preventivi che richiedono l'approvazione.
   • Copia il link: copia l'URL del preventivo.
   • Invia via e-mail: apri il finestra di dialogo per inviare il preventivo via e-mail.
   • Scarica: scarica il preventivo in formato PDF.
   • Conferma: quando il preventivo richiede una controfirma, seleziona questa opzione per aprire il preventivo e apporre la controfirma.
   • Contrassegna come firmato: quando il preventivo richiede una firma autografa, contrassegna manualmente il preventivo come firmato.
   • Converti in fattura o abbonamento: converti il preventivo in una fattura o in un abbonamento. L'opzione per convertire in fattura verrà visualizzata per i preventivi con voci non ricorrenti. L'opzione per convertire in abbonamento verrà visualizzata per i preventivi con voci ricorrenti se non sei iscritto alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments. 
   • Clona: clona un preventivo esistente. I preventivi clonati includono le associazioni dei record del preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci, inclusi prezzo, condizioni e sconti.
   • Richiamare e modificare: apportare modifiche a un preventivo già pubblicato. I preventivi possono essere richiamati prima che siano stati approvati, accettate da tutte le parti o pagate.

Nota: se un preventivo richiede più firme elettroniche e non tutte le parti lo hanno firmato elettronicamente, il preventivo può essere richiamato, modificato o eliminato.

• • Archivia: contrassegna un preventivo come archiviato. Il preventivo viene rimosso dalla pubblicazione, nascosto dalla visualizzazione predefinita della pagina indice e impedisce agli acquirenti di accedervi. Puoi comunque visualizzare, scaricare, clonare ed eliminare il preventivo dal tuo account. Visualizza i tuoi preventivi archiviati filtrando la pagina indice in base allo stato di archiviazione. I preventivi archiviati per i quali sono abilitati i pagamenti online o la firma elettronica non possono essere ripristinati. 
  • Annulla: annulla il preventivo. Il preventivo rimarrà nel tuo account ma non potrà essere modificato. L'URL del link del preventivo verrà disattivato. Puoi comunque visualizzare i preventivi annullati e accedervi nei report, nei flussi di lavoro e nei record associati.
  • Elimina: elimina il preventivo per rimuoverlo definitivamente dal tuo account e impedire agli acquirenti di accedervi. I preventivi eliminati per i quali sono abilitati i pagamenti online o la firma elettronica non possono essere ripristinati. Per eliminare un preventivo pubblicato che non è stato accettato o pagato, seleziona Richiamare e modificare, quindi seleziona Elimina.

Aggiornare manualmente il preventivo principale di un affare

Un preventivo principaleè il preventivo pubblicato o accettato associato a un'operazione che aggiorna l'importo dell'operazione e le voci di dettaglio. Il preventivo principale di un'operazione può essere aggiornato manualmente, a seconda del suo stato:

• Pubblicato:il preventivo principale può essere aggiornato solo con un altro preventivo pubblicato. Per assegnare un preventivo accettato come preventivo principale, crea un nuovo preventivo e associalo all'affare.

• Accettato: il preventivo principale può essere aggiornato solo con un altro preventivo accettato. 

Per aggiornare manualmente il preventivo principale di un affare:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.

2. Fare clic sul nome dell’affare.
3. Nella barra laterale destra, nella scheda"Citazioni", passa il mouse sulla citazione che desideri impostare come citazione principale. Fai clicsull'icona ellipsesi tre puntini orizzontali e seleziona "Imposta come principale". Se la scheda "Citazioni" non viene visualizzata per impostazione predefinita nella scheda dell'affare, scopri come aggiungerla manualmente.
   
   
   
4. Fai clic su "Imposta come principale " nella finestra di dialogo per confermare.
5. L'importo dell'affare e le voci di riga verranno aggiornati per riflettere il preventivo principale associato.

Analizzare i preventivi

Visualizza un riepilogo dell'attività relativa ai preventivi pubblicati, comprese le date di scadenza, una panoramica della pipeline dei preventivi, le informazioni sui preventivi pubblicati e i follow-up consigliati.

È inoltre possibile utilizzare i report sui preventivi per ottenere analisi più dettagliate o per creare report personalizzati sui preventivi.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. In alto a destra, fare clic su"Azioni", quindi selezionare"Analizza i tuoi preventivi pubblicati".
3. Per filtrare i preventivi visualizzati in base alla loro data di scadenza, in alto a destra nel grafico " I tuoi preventivi pubblicati ", fai clic sul menu a discesa del periodo di tempo e seleziona un periodo.
   
   
   
4. I preventivi con un numero di attività inferiore alla soglia impostata nelle impostazioni dei preventivi sono evidenziati in nero. I preventivi con un numero di attività superiore alla soglia sono evidenziati in verde. Passa il mouse su qualsiasi bolla di preventivo per visualizzarne il nome, la data di scadenza e il numero di attività. Seleziona la casella di controllo Mostra preventivi scaduti più vecchi per visualizzare i preventivi scaduti in passato.
   
   
   
5. Nella sezione " Panoramica della pipeline", visualizza il valore dei preventivi ad alta attività e dei preventivi a rischio di scadenza, insieme alla percentuale del tuo tasso di accettazione dei preventivi.
6. InAttività recenti sui preventivi, visualizza le attività recenti sui preventivi con il loro nome, la data dell'ultima attività, l'importo del preventivo e la data di scadenza.
7. Nella sezione"Follow-up consigliati", visualizza i follow-up consigliati per i preventivi in base all’attività sul preventivo e alle date di scadenza (ad esempio, preventivi senza attività da molto tempo o preventivi che scadranno a breve). Fai clic su"Invia un follow-up" per aprire la finestra di dialogo"Invia preventivo".

Associare i preventivi a oggetti personalizzati

Associa i preventivi a oggetti personalizzati per fornire un contesto migliore nel tuo modello di dati quando utilizzi oggetti personalizzati insieme agli oggetti standard di HubSpot. Scopri di più sui limiti di associazione nel catalogo prodotti e servizi.

1. Crea un oggetto personalizzato.
2. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Gestione dati > Modello di dati. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Gestione dati > Modello di dati.
3. In alto a destra, fare clic suModifica modello dati.
4. Nella scheda dell'oggetto personalizzato, fare clic su Visualizza tutto.
   
   
   
5. Accanto alla scheda dell'oggetto personalizzato, fare clic su +.
   
   
   
6. Fai clic sul menu a discesaSeleziona l'oggetto che desideri associare a [nome oggetto personalizzato] e selezionaPreventivi.
7. Fare clic su "Crea".
8. Per aggiungere, visualizzare o rimuovere le associazioni dei preventivi da un oggetto personalizzato:
   
   • Nel tuo account HubSpot, vai su CRM > [oggetto personalizzato].
   • Fai clic sul nome di un record dell'oggetto personalizzato.
   • Nella barra laterale destra, vai alla scheda Preventivi. Se la scheda Preventivi non viene visualizzata per impostazione predefinita nel tuo record, scopri come aggiungerla manualmente al tuo record HubSpot.
   • Fai clic su+ Aggiungi per associare i preventivi esistenti all’oggetto personalizzato.
   • Nel pannello di destra, seleziona le caselle di controllo accanto ai preventivi che desideri associare e clicca su Salva.
   • Per visualizzare, copiare o visualizzare in anteprima il preventivo, oppure per rimuovere l’associazione, passa il mouse sul preventivo e scegli un’opzione:
     
     • Fai clicsull'icona del link esterno per aprire il preventivo in una nuova scheda del browser.
     • Fai clicsull'icona "copia " per copiare un link al preventivo.
     • Fai clicsull'icona di anteprima per visualizzare i dettagli del preventivo nel pannello di destra.
     • Fai clicsull'icona dei tre puntini orizzontali e seleziona un'opzione per gestire la quotazione. Fai clic su Rimuovi associazione per rimuovere l'associazione tra la quotazione e l'oggetto personalizzato. Scopri di più sulla gestione delle quotazioni in bozza e delle quotazioni pubblicate.

Tieni traccia dell'attività relativa ai preventivi

Quando viene condiviso un preventivo, HubSpot tiene traccia delle attività chiave, sia da partedegli acquirenti che degli utenti interni. Questo ti aiuta a capire come gli acquirenti interagiscono con i preventivi e quali azioni interne sono state intraprese.

Attività degli acquirenti

Le seguenti azioni monitorate vengono registrate come attività relative al preventivo:

• Preventivo inviato: il preventivo è stato condiviso con l’acquirente.
• Preventivo visualizzato: l’acquirenteha aperto il preventivo.
• Preventivo scaricato: l’acquirenteha scaricato il PDF.
• Preventivo stampato: l'acquirente ha stampato il documento.
• Preventivo firmato dall'acquirente: il preventivo è stato firmato elettronicamente dall'acquirente.
• Preventivo firmato manualmente: ilpreventivo è stato contrassegnato come firmato.
• Preventivo accettato: il preventivo ha completato ogni fase richiesta, come l'approvazione interna, il metodo di accettazione (ad es. firma elettronica) o il pagamento.

Attività del venditore

I seguenti eventi relativi al venditore vengono monitorati sui preventivi:

• Preventivo pubblicato: ilpreventivo è stato pubblicato.
• Approvazione del preventivo richiesta:è stata richiesta un'approvazione.
• Approvazione del preventivo rifiutata / modifiche richieste: il preventivo è stato rifiutato o sono state richieste delle modifiche.
• Preventivo approvato: ilpreventivo è stato approvato.
• Preventivo ritirato: ilpreventivo è stato ritirato.
• Preventivo controfirmato: ilpreventivo è stato controfirmato.
• Preventivo riassegnato: il firmatario elettronico del preventivo è stato riassegnato.
• Tentativo di firma non riuscito: l'acquirente ha tentato di firmare il preventivo, ma la firma non è andata a buon fine.
• Chat avviata: l'acquirente ha avviato una chat con l'agente incaricato della chiusura.
• Preventivo scaduto: il preventivo è scaduto.

Visualizza le attività nella pagina indice

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Utilizza le seguenti colonne della tabella per comprendere l'attività:
   • Data dell'ultima attività: la data dell'ultima attività relativa al preventivo.
   • Numero di attività: il numero totale di attività relative al preventivo.
   • Conteggio attività dall'ultima comunicazione: il numero di attività dall'invio dell'ultima comunicazione a un contatto del preventivo.
   • Numero di visualizzazioni: il numero di volte in cui un preventivo è stato visualizzato.

Visualizza le attività sui preventivi

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Passa il mouse su un preventivo e fai clic sul pulsante Anteprima.
3. Visualizza le attività nella barra laterale destra nella scheda "Attività del preventivo".
   
   
   

Visualizza la cronologia delle attività su un preventivo

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Passa il mouse su una quotazione e fai clic sul pulsante "Anteprima".
3. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi selezionaAttività.
4. Verrà visualizzata la cronologia completa delle attività.
   
   
   

Generare report sui preventivi

Generare report sui preventivi utilizzando la suite di analisi dei ricavi oppure creando un report su un singolo oggetto utilizzando l'oggetto "preventivo".

Esportare i preventivi

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Nella parte superiore della tabella, clicca su " Esporta".
3. Nella finestra di dialogo:
   • Inserire un nome di esportazione nella casella di testoNome esportazione.
   • Fare clic sul menu a discesaFormato file e selezionare unformato.
   • Fare clic sul menu a discesa "Lingua delle intestazioni delle colonne " e selezionare unalingua.
   • Fare clic suPersonalizza perscegliere le opzioni di esportazione:
     • In "Proprietà incluse nell'esportazione ", selezionare un'opzione per scegliere quali proprietà includere nell'esportazione.
     • In "Associazioni incluse nell'esportazione", selezionare la casella di controllo"Includi nome del record associato" per includere i nomi dei record associati (ad esempio, l'affare o la fattura).
     • In "Associazioni incluse nell'esportazione", seleziona se includere fino a 1.000record associatiotutti i record associati.
   • Fai clic suEsporta. Scopri di più sull'esportazione dei record.

Prossimi passi

• Gestisci le approvazioni dei preventivi per scoprire come gestire e approvare i preventivi che richiedono approvazione.
• Personalizza il branding dei preventivi per configurare l’aspetto dei preventivi per l’acquirente.
• Personalizza i modelli di preventivo per configurare modelli standardizzati e riutilizzabili, consentendo ai venditori di risparmiare tempo e garantendo coerenza.