Gestione dei preventivi

Dopo aver creato e inviato i preventivi, imparate a gestirli e a tenerne traccia nel vostro account.

Esistono tre modi per visualizzare e gestire i preventivi una volta creati:

• Tutti i preventivi: una pagina di indice di tutti i preventivi che possono essere visualizzati e gestiti.
• Analizza: un riepilogo dei preventivi che può essere filtrato. Il riepilogo include una vista dell'attività e della scadenza dei preventivi, una panoramica della pipeline dei preventivi, un elenco dei preventivi pubblicati e dei follow-up consigliati.
• Dalla vista del tabellone della pagina indice delle offerte o dell'area di lavoro delle vendite: una vista del tabellone kanban delle offerte con le informazioni sulle offerte incluse.

Visualizzare e gestire i preventivi

Visualizzare, gestire e analizzare i preventivi. È possibile gestire i preventivi con lo stato di bozza o quelli pubblicati, sia che siano stati firmati elettronicamente, sia che siano in attesa di pagamento o meno.

Gestire le bozze di preventivo

Per gestire le bozze di preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse su una bozza di preventivo e fare clic sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Visualizza preventivo: visualizza e modifica il preventivo. Nell'editor di preventivi, si finisce di costruire il preventivo.
   • Attività: visualizza l'attività del preventivo.

• • Clona: clona il preventivo.
  • Elimina: elimina il preventivo.

Nota bene: i preventivi in bozza possono essere inseriti nei flussi di lavoro.

Gestire i preventivi pubblicati

È possibile gestire i preventivi pubblicati dalla pagina dell'indice dei preventivi. Le citazioni pubblicate possono avere diversi stati:

• Pubblicato: un preventivo pubblicato che non ha la firma elettronica o i pagamenti online attivati.
• Accettato: il preventivo ha completato tutte le fasi richieste (ad esempio, approvazione, metodo di accettazione, pagamento, ecc.)
• In attesa di firma: un preventivo in attesa della firma elettronica dei firmatari o dei controfirmatari.
• Firmato: un preventivo firmato.
• In attesa di pagamento: un preventivo con pagamenti online attivati in attesa di pagamento.
• Elaborazione del pagamento: il pagamento è stato effettuato dall'acquirente ed è in fase di elaborazione.
• Scaduto: preventivo scaduto.

Per gestire le citazioni pubblicate:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse su un preventivo e fare clic sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare una delle seguenti opzioni:

• • Visualizza preventivo: visualizza il preventivo in HubSpot.
  • Visualizza preventivo pubblicato: visualizza un preventivo condiviso in una nuova scheda del browser.
  • Attività: visualizza l'attività del preventivo.
  • Copia link di approvazione: copia il link per approvare il preventivo, per i preventivi che richiedono l'approvazione.

• • Copia link: copia il link URL del preventivo.
  • Invia via e-mail: apre la finestra di dialogo Invia preventivo per inviare il preventivo via e-mail.
  • Scarica: scarica una versione PDF del preventivo.
  • Controfirma: quando il preventivo richiede una controfirma elettronica, selezionare per aprire il preventivo e verificare la propria controfirma.
  • Contrassegna firmato: quando il preventivo richiede una firma scritta, è possibile contrassegnare manualmente il preventivo come firmato.
  • Converti in fattura/abbonamento: per convertire il preventivo in una fattura o in un abbonamento.
    • L'opzione di conversione in fattura viene visualizzata per i preventivi con voci non ricorrenti.
    • L'opzione di conversione in abbonamento viene visualizzata per i preventivi con voci ricorrenti.
  • Clona: clona un preventivo esistente per riutilizzare lo stesso preventivo. I preventivi clonati includono le associazioni dei record del preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci di riga, compresi prezzo, condizioni e sconto.
  • Richiamare e modificare: apportare modifiche e revisioni a un preventivo già pubblicato. Dopo aver apportato le modifiche, il contenuto aggiornato del preventivo verrà visualizzato ogni volta che un contatto visualizza il preventivo. I preventivi possono essere richiamati anche prima di essere stati applicati.

Nota bene: i preventivi che sono stati firmati elettronicamente da tutte le parti o che sono stati pagati, non possono essere richiamati e modificati, né cancellati. Se un preventivo ha più firme elettroniche e non tutte le parti hanno firmato il preventivo, può essere richiamato, modificato o cancellato.

• • Archivia: contrassegnare un preventivo come archiviato per non pubblicarlo e nasconderlo dalla visualizzazione predefinita della pagina indice. È possibile visualizzare i preventivi archiviati filtrando la pagina indice in base allo stato dell'archivio, ma gli acquirenti non potranno accedere ai preventivi archiviati. Questa azione non può essere annullata. Per saperne di più sull'archiviazione dei preventivi.
  • Elimina: elimina l'offerta per rimuoverla definitivamente dal vostro account e impedire agli acquirenti di accedere all'offerta. Per saperne di più sull'eliminazione dei preventivi. Questa azione non può essere annullata.

Analizzare i preventivi

La scheda Analizza consente di visualizzare un riepilogo dell'attività dei preventivi, comprese le date di scadenza, una panoramica della pipeline dei preventivi, le informazioni sui preventivi pubblicati e i follow-up consigliati.

È possibile utilizzare la reportistica sulle quotazioni per ottenere analisi più dettagliate sulle quotazioni o per creare report personalizzati sulle quotazioni.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. In alto, fare clic sulla scheda Analizza.
3. Per filtrare le quotazioni visualizzate in base alla loro data di scadenza, in alto a destra di Le tue quotazioni pubblicate, fare clic sul menu a discesa Periodo di tempo e selezionare il periodo di tempo che si desidera visualizzare.
   
   
   
4. Le quotazioni con un numero di attività inferiore alla soglia di attività impostata nelle impostazioni delle quotazioni saranno visualizzate in nero. Le quotazioni con un numero di attività superiore alla soglia di attività impostata nelle impostazioni delle quotazioni sono evidenziate in verde. Passare il mouse su qualsiasi bolla di quotazione per visualizzare il nome della quotazione, la data di scadenza e il numero di attività. Selezionare la casella di controllo Mostra citazioni scadute più vecchie per vedere le citazioni scadute in passato.
   
   
   
5. In Panoramica delle pipeline, è possibile visualizzare il valore delle quotazioni ad alta attività e di quelle a rischio di scadenza, insieme alla percentuale di accettazione delle quotazioni.
6. In Attività recenti delle citazioni, visualizzare le attività recenti delle citazioni, con il loro nome, la data dell'ultima attività, l'importo della citazione e la data di scadenza.
7. In Seguiti consigliati, visualizzare i seguiti consigliati per i preventivi in base all'attività del preventivo e alle date di scadenza (ad esempio, preventivi senza attività da molto tempo o preventivi che scadranno presto). Fare clic su Invia un follow-up per aprire la finestra di dialogoInvia preventivo.

Visualizzare i preventivi nelle schede delle trattative

1. Accedere alla vista della scheda dalla pagina indice delle offerte o dall'area di lavoro delle vendite:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative. In alto a sinistra, fare clic sull'icona della lavagna grid .
   • Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Area di lavoro delle vendite.
     • Assicuratevi di essere iscritti alla versione beta di Kanban Board for Deals Now in Sales Workspace. Scoprite come iscrivervi a una beta pubblica.
     • In alto, fare clic sulla scheda Offerte.
2. Le quotazioni sono visualizzate nella parte inferiore di una scheda affare.
   
3. I preventivi possono avere uno dei seguenti stati, con un indicatore di colore corrispondente:
   
   • Nessun preventivo associato: Grigio.
   • Redatto: Grigio.
   • Pubblicato: Giallo.
   • In attesa di firma: Giallo.
   • Pubblicato - inviato: Giallo.
   • Inviato - in attesa di firma: Giallo.
   • In attesa di approvazione: Giallo.
   • Modifiche richieste: Rosso.
   • Pubblicato - visualizzato: Giallo.
   • Visualizzato - in attesa di firma: Giallo.
   • In attesa di controfirma: Giallo.
   • Accettato: Verde.
     
     

Archiviare ed eliminare i preventivi

Quando si creano preventivi, è possibile che si voglia ripulire la pagina di indice, rimuovere i preventivi inutilizzati o impedire agli acquirenti di vederli. A tal fine, è possibile archiviare ed eliminare le quotazioni.

Quando un'offerta viene eliminata o archiviata, non può essere ripristinata.

• Archiviare un preventivo: l' archiviazione di un preventivo imposta lo stato del preventivo su Archiviato, rimuovendolo dalla visualizzazione predefinita della pagina indice e impedendo agli acquirenti di accedere al preventivo. È comunque possibile visualizzare, scaricare, clonare ed eliminare il preventivo nel proprio account.
  • I preventivi che sono stati pagati, che stanno elaborando un pagamento o che sono parzialmente firmati non possono essere archiviati.

• • È possibile visualizzare le citazioni archiviate utilizzando il filtro Stato archivio nella parte superiore della tabella della pagina indice delle citazioni.
    
    

• Eliminare un preventivo: l 'eliminazione di un preventivo lo rimuove definitivamente dal vostro account HubSpot. Gli utenti non potranno più visualizzare il preventivo in HubSpot e gli acquirenti non potranno più accedere al preventivo. I preventivi che sono stati pagati non possono essere cancellati.

Per archiviare o eliminare un preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse su un preventivo e fare clic sul pulsante Anteprima.
3. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Archivia o Elimina.

Tracciare l'attività del preventivo

Quando un preventivo viene condiviso, HubSpot tiene traccia delle attività principali, sia da parte dell'acquirente che internamente, dandovi visibilità in tempo reale su come gli acquirenti interagiscono con i vostri preventivi e sulle azioni interne che avvengono sui vostri preventivi.

Per visualizzare l'attività dei preventivi nella pagina dell'indice dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Per comprendere l'attività, utilizzare le seguenti colonne della tabella:
   • Ultima attività: mostra l'ultima attività del preventivo.
   • Visualizzazioni del preventivo: mostra quante volte il preventivo è stato visualizzato.

Per visualizzare l'attività di un singolo preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Fare clic su una citazione pubblicata.
3. Visualizza l'attività nella barra laterale destra, nella scheda Attività.

Per visualizzare la cronologia completa delle attività di un singolo preventivo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse su un preventivo e fare clic sul pulsante Anteprima.
3. Fare clic su Azioni, quindi selezionare Attività.
4. Viene visualizzata la cronologia completa dell'attività.

Attività dell'acquirente

Le seguenti azioni tracciate sono registrate come attività sul preventivo:

• Preventivo inviato: il preventivo è stato condiviso con l'acquirente.
• Preventivo visualizzato: l'acquirente ha aperto il preventivo.
• Preventivo scaricato: l'acquirente ha scaricato il PDF.
• Preventivo stampato: l'acquirente ha stampato il documento.
• Preventivo firmato dall'acquirente: il preventivo è stato firmato elettronicamente dall'acquirente.
• Preventivo firmato manualmente: il preventivo è stato contrassegnato come firmato.
• Preventivo accettato: il preventivo ha completato tutte le fasi richieste ed è stato accettato dall'acquirente (ad es. approvazione interna, metodo di accettazione (ad es. firma elettronica), pagamento ecc.)

Attività del venditore

I seguenti eventi del venditore sono tracciati sulle quotazioni:

• Preventivo pubblicato: il preventivo è stato pubblicato.
• Approvazione del preventivo richiesta da un altro utente: è stata richiesta un'approvazione da un altro utente di HubSpot.
• Approvazione preventivo rifiutata / richiesta di modifiche: il preventivo è stato rifiutato o sono state richieste modifiche durante la fase di approvazione.
• Preventivo approvato: il preventivo è stato approvato.
• Preventivo richiamato: il preventivo è stato richiamato.
• Preventivo controfirmato: il preventivo è stato controfirmato.
• Preventivo scaduto: il preventivo è scaduto.

Report sulle citazioni

È possibile creare rapporti sui preventivi utilizzando la suite di analisi del commercio o creando un rapporto a oggetto singolo utilizzando l'oggetto preventivo.

Esportazione di preventivi

I superamministratori di un accountCommerce Hub Professional o Enterprise possono scaricare i PDF di tutti i preventivi pubblicati nell'account.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
3. In corrispondenza di Scarica preventivi pubblicati, fare clic su Scarica.
4. Un link per il download verrà inviato via e-mail quando il file di download sarà stato elaborato. Riceverete anche una notifica in-app.

Passi successivi

Gestire le approvazioni dei preventivi.