見積もりを管理する

見積もりを作成して送信したら、アカウントで見積もりを管理して追跡する方法をご確認ください。 

見積もりを表示して管理するには、次の2つの方法があります。

• 見積もりインデックスページ: 表示および管理可能な、全ての見積もりのインデックスページ。 
• 取引の一覧ページのボードビュー、または営業ワークスペースから:見積もり情報を含む取引の カンバンボードビュー 。

見積もりを表示して管理する

見積もりのインデックスページでは、「 下書き 」ステータスにある見積もり、またはすでに公開済みの見積もり、電子署名済み、支払い待ちかどうかを管理できます。

見積もりインデックスページを操作する

見積もりインデックスページには、すべての見積もりとその ステータスが表示されます。インデックスページから、さまざまな テーブルビューでの見積もりの表示、カスタムビューの追加、 見積もりの下書き および 公開済み見積もりの管理、テーマエディター、テンプレートビルダー、見積もりレポート、公開済み見積もり分析、レコードの復元ページなどの他の見積もりツールへのアクセスができます。

• インデックスページの上部にあるタブを使用して、すべての見積もり、間もなく期限切れになる見積もり、承認待ち、または承認待ちの見積もりを表示します。右上の[ ビューadd 追加]をクリックしてカスタムビューを追加します。
  
  
• 特定の見積もりプロパティーでインデックスページを絞り込むには次の手順に従います。 
  • 表 advancedFilters 上にある [詳細フィルター]をクリックします。
  • 右側のパネルで、絞り込み基準にするプロパティーを検索して選択し、絞り込み基準を設定します。
  • フィルターに追加する別のプロパティーを選択するには、[+フィルターを追加]をクリックします。
  • 選択したプロパティーまたは別のフィルターで絞り込むには、[OR]の下の[+フィルターグループを追加]をクリックします。
  • フィルターの設定が完了したら、パネル右上の[X]をクリックします。フィルターの設定とビューの保存について詳細をご確認ください。

• 個々の 下書き 見積もりと 公開済みの見積もりを管理する方法について説明します。
• 他の見積もりツールに移動するには、右上の [アクション]をクリックし、次のいずれかのオプションを選択します。
  • 見積もりのスタイル externalLinkをカスタマイズ: フォント、色、レイアウト、スタイルなど、見積もりの外観 や操作性をカスタマイズし ます。
  • 見積もりテンプレートのカスタマイズ externalLink: 営業担当者向けの 見積もりテンプレートを作成および編集することで、見積もり作成の迅速化や、購入者向けの見積もりの標準化が可能になります。
  • 見積もりレポートに移動 externalLink: コマースアナリティクススイートに移動します。
  • 公開済みの見積もりを分析 externalLink: 公開済みの見積もりを分析します。

• • 公開済みの見積もりのダウンロード: 公開済みの全ての見積もりをダウンロードします。ダウンロードリンクがメールで届きます。
    
    
• 見積もりレコードをエクスポートする方法をご確認ください。

見積もりのステータス

見積もりにはさまざまなステータスがあります。

• 下書き: 下書き中で公開されていない見積もり。
• 公開中: 電子署名 または オンライン決済 が有効になっていない公開済みの見積もり。
• 承認済み: 必須の各ステップ(承認、承認方法、支払いなど)を完了した見積もり。
• 署名待ち:署名者または 副署名者の 電子署名 待ちの見積もり。
• 署名済み: 署名済みの 見積もり。
• 支払い待ち: オンライン決済 機能がオンになっていて、支払い待ちの見積もり。
• 支払い処理: 支払いは購入者によって行われ、処理中です。
• 期限切れ: 有効期限が切れた見積もり。

見積もりの下書きを管理する

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 見積もりの下書きの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー ]ボタンをクリックします。
3. 右上にある [アクション]をクリックし、次のいずれかのオプションを選択します。
   • 見積もりを表示: 見積もりを表示して 編集します。
   • アクティビティー: 見積もりのアクティビティーーを表示します。 

• • 複製：見積もりを複製します。
  • 削除：見積もりを削除できます。 

注:下書きの見積もりは ワークフローに登録 できます 。

公開済みの見積もりを管理する

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー ]ボタンをクリックします。
3. 右上にある [アクション]をクリックし、次のいずれかのオプションを選択します。

• • 見積もりを表示: HubSpotで見積もりを表示します。

• • アクティビティー: 見積もりのアクティビティーーを表示します。 
  • 承認リンクをコピー: 承認が必要な見積もりについて、見積もり を承認するためのリンクをコピーします。

• • リンクをコピー：見積もりのURLリンクをコピーします。
  • Eメールで送信: 見積もりをEメールで送信するには、[ 見積もりを送信 ]ダイアログボックスを開きます。
  • ダウンロード: 見積もりのPDFをダウンロードします。
  • 副署名: 見積もりで 副署名が必要な場合、このオプションを選択して見積もりを開き、見積もりに副署名します。
  • 署名済みにする: 見積もりに手書きの署名が必要な場合は、見積もりを手動で署名済みにできます。
  • 請求書/サブスクリプションに変換: 見積もりを 請求書 または サブスクリプションに変換します。
    • 請求書に変換するオプションは、定期契約以外の商品項目がある見積もりに表示されます。
    • 定期商品項目がある見積もりには、サブスクリプションに変換するオプションが表示されます。
  • 複製: 既存の見積もりを複製します。複製した見積もりには、元の見積もりのレコードとの関連付けと、価格、条件、割引などの商品項目のプロパティー値が含まれます。
  • 取り消し & 編集: 公開済みの見積もり を編集 します。編集を加えた後でコンタクトが見積もりを閲覧すると、更新後の見積もりコンテンツが表示されます。見積もりは 、承認される前に取り消すこともできます。

注: 双方が電子署名した見積もり、または支払い済みの見積もりについては、取り消したり編集したり、削除 したりすることはできません 。見積もりに複数の電子署名があり、一部の関係者が電子署名を済ませていない場合は、見積もりの取り消し、編集、または削除が可能です。

• • アーカイブ：見積もりをアーカイブ済みにします。これにより、その見積もりは非公開になり、デフォルトの一覧ページビューに表示されなくなります。アーカイブされた見積もりを表示するには 、アーカイブステータスでインデックスページを絞り込み ます。購入者はアーカイブされた見積もりにアクセスできません。この操作は元に戻すことができません。詳しくは見積もりのアーカイブをご確認ください。
  • 削除：見積もりを削除します。これにより、見積もりはアカウントから完全に削除され、購入者は見積もりにアクセスできなくなります。詳しくは、見積もりの削除をご確認ください。この操作は元に戻すことができません。

期限切れの見積もりを管理

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー ]ボタンをクリックします。
3. 右上の [アクション]をクリックし、オプションを選択します。
   • 詳細:見積もりの詳細を表示します。[詳細 ]ページの右上にある[見積もりを表示]をクリックすると、externalLink t失効した見積もりが表示されます。
   • ダウンロード: 見積もりのPDFをダウンロードします。
   • 複製: 期限切れの見積もりを複製します。複製した見積もりには、元の見積もりのレコードとの関連付けと、価格、条件、割引などの商品項目のプロパティー値が含まれます。

見積もりを分析

有効期限、見積もりパイプラインの概要、公開済み見積もり情報、推奨されるフォローアップなど、公開済みの見積もりアクティビティーの概要を表示できます。

見積もりレポートを使用すれば、見積もりに関するさらに詳細な分析を取得したり、見積もりに関するカスタムレポートを作成したりできます。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 右上の[アクション]をクリックし、[公開済みの見積もりを分析]を選択します。
3. 有効期限に基づいて表示する見積もりを絞り込む には、[公開済みの見積もり]の右上にある[ 期間 ]ドロップダウンメニューをクリックし、表示する 期間 を選択します。
   
   
4. 見積もり設定で設定したアクティビティーのしきい値 より少ないアクティビティーの見積もりは黒色で表示されます。アクティビティーのしきい値を超えるアクティビティーがある見積もりは緑色で強調表示されます。見積もりバブルの上にマウスポインターを置くと、見積もり名、有効期限、アクティビティー数が表示されます。過去の期限切れの見積もりを表示するには、[ 過去の期限切れの見積もりを表示 ]チェックボックスをオンにします。
   
   
5. [パイプラインの概要]で、アクティビティーの高い見積もりと期限切れのリスクがある見積もりの金額を、見積もりの承認率とともに表示します。
6. [最近の見積もりアクティビティー ー]では、見積もりに対する最近のアクティビティーを、名前、前回のアクティビティー日、見積もり金額、有効期限と共に参照できます。
7. [推奨されるフォローアップ]では、見積もりのアクティビティーと有効期限(長期間アクティビティーがない見積もりや、まもなく期限切れになる見積もりなど)に基づいて、見積もりの推奨されるフォローアップを参照できます。[フォローアップを送信 ]をクリックして、[ 見積もりを送信 ]ダイアログボックスを開きます。

取引ビューで見積もりを表示

取引のインデックスページから、あるいは取引のインデックスページまたは営業ワークスペースのボードビューから確認できます。

取引のインデックスページで見積もりを表示するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
2. [ 取引dataSyncRight 見積もり ]列がインデックスページに追加されていない場合: 
   • 右上で、列の編集をクリックする。
   • [取引dataSyncRight 見積もり]チェックボックスをオンにして、[適用]をクリックします。 
3. [取引dataSyncRight 見積もり ]列で見積もりを確認します。 
   
   
4. 見積もりには次のいずれかのステータスがあり、対応する色のインジケーターが表示されます。
   
   • 関連付けられた見積もりがありません: 灰色。
   • 下書き: 灰色。
   • 公開済み: 黄色。
   • 署名待ち: 黄色。
   • 公開済み - 送信済み: 黄色。
   • 送信済み - 署名待ち: 黄色。
   • 承認待ち: 黄色。
   • 求められた変更: 赤。
   • 公開済み - 表示: 黄色。
   • 表示済み - 署名待ち: 黄色。
   • 連署待ち: 黄色。
   • 受け入れられました: 緑。

取引または営業ワークスペース ボードビューから見積もりにアクセスするには、次の手順に従います。

1. ボードビューには、取引のインデックスページ、または営業ワークスペースからアクセスできます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。 左上の grid ボードアイコンをクリックします。
   • HubSpotアカウントにて、［営業］＞［営業ワークスペース］の順に進みます。
     • 現在営業ワークスペースベータにある取引のカンバンボードに登録していることを確認してください。アカウントのスーパー管理者である場合は、 アカウントをベータにオプトインする方法をご確認ください。
     • 上部にある [取引 ]タブをクリックします。
2. 見積もりは取引カードの下部に表示されます。
3. 見積もりには次のいずれかのステータスがあり、対応する色のインジケーターが表示されます。
   
   • 関連付けられた見積もりがありません: 灰色。
   • 下書き: 灰色。
   • 公開済み: 黄色。
   • 署名待ち: 黄色。
   • 公開済み - 送信済み: 黄色。
   • 送信済み - 署名待ち: 黄色。
   • 承認待ち: 黄色。
   • 求められた変更: 赤。
   • 公開済み - 表示: 黄色。
   • 表示済み - 署名待ち: 黄色。
   • 連署待ち: 黄色。
   • 受け入れられました: 緑。
     
     

見積もりのアーカイブと削除

見積もりを作成するときに、一覧ページをクリーンアップしたり、未使用の見積もりを削除したり、見積もりが購入者に表示されないようにしたりする場合があります。このためには、見積もりをアーカイブまたは削除できます。 

見積もりが削除またはアーカイブされると、復元できなくなります。 

• 見積もりをアーカイブする：見積もりをアーカイブすると、見積もりステータスが「アーカイブ済み」に設定され、デフォルトの一覧ページから削除され、購入者は見積もりにアクセスできなくなります。アカウントで見積もりを引き続き表示、ダウンロード、複製、削除できます。
  • 支払い済みの見積もり、支払い処理中の見積もり、または部分的に署名済みの見積もりはアーカイブできません。

• • 見積もりインデックスページのテーブル上部にある [ステータス]フィルターを使用して アーカイブされた見積もりを表示できます。
    
    

• 見積もりを削除する：削除した見積もりは、HubSpotアカウントから完全に削除されます。ユーザーはHubSpotで見積もりを表示できなくなり、購入者は見積もりにアクセスできなくなります。支払い済みの見積もりは削除できません。

見積もりをアーカイブまたは削除するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー ]ボタンをクリックします。
3. 右上にある [アクション]をクリックし、[アーカイブ ]または[削除]を選択します。

見積もりアクティビティーをトラッキング

見積もりを共有すると、 HubSpot上で購入者と 社内の両方の主要なアクティビティーが追跡されます。そうすることで、顧客が見積もりに対してどのようにやり取りし、見積もりに対して行われた社内のアクションかについて、最新の情報を得ることができます。

購入者アクティビティー

次のトラッキング対象のアクションは、見積もりのアクティビティーとして記録されます。

• 見積もり送信済み: 見積もりが購入者と共有されました。
• 見積もりの表示:顧客が見積もりを開封しました。
• 見積もりのダウンロード:購入者がPDFをダウンロードしました。
• 見積もりの印刷:購入者がドキュメントを印刷しました。
• 見積もりの購入者の署名: 見積もりは購入者によって電子署名されています。
• 見積もりの手動署名:見積もりが 署名済みになりました。
• 見積もりの承認: 見積もりは必須の各ステップを完了し、購入者によって承認されています(内部承認、承認方法(電子署名など)、支払いなど)。

販売活動

以下の販売者のイベントは見積もりでトラッキングされます。

• 見積もりが公開されました:見積もりは 公開されました。
• 他のユーザーから見積承認を依頼されました:別のHubSpotユーザーによって 承認 が依頼されました。
• 見積もりの承認が却下された/変更された :見積もりが却下されたか、 承認ステージで変更を依頼されました。
• 見積もりが承認されました:見積もりは 承認されました。
• 見積もりの取り消し:見積もりが 取り消されました。
• 見積もりの副署名済み:見積もりは 副署名されています。
• 見積もりの有効期限が切れています:見積もりの有効期限が切れています。

アクティビティーを表示

見積もりのインデックスページで見積もりのアクティビティーを表示するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. アクティビティーを把握するには、表の以下の列を使用します。
   • 前回のアクティビティー日: 見積もりの最後のアクティビティーの日付。
   • 見積もりアクティビティー数: 見積もりのアクティビティーの合計数。
   • 前回のコミュニケーション以降の見積もりアクティビティー数: 前回のコミュニケーションが見積もりのコンタクトに送信されてからのアクティビティー数。
   • 見積もりの表示数: 見積もりの表示回数。

個々の見積もりのアクティビティーを表示するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー ]ボタンをクリックします。
3. 見積もりアクティビティーーカード右のサイドバーでアクティビティーを表示します。
   
   

個々の見積もりのアクティビティーのタイムライン全体を表示するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー ]ボタンをクリックします。
3. 右上の[ アクション]をクリックし、[アクティビティー]を選択します。
4. アクティビティーのタイムラインがすべて表示されます。
   
   

見積もりについてレポートする

コマース アナリティクス スイートを使用するか、引用オブジェクトを使用して 単一オブジェクトのレポートを作成すること で、引用に関するレポートを作成できます。

見積もりをエクスポートする

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. テーブルの一番上にある［エクスポート］をクリックします。
3. 表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • [エクスポート名 ]テキストボックスに エクスポート名 を入力します。
   • [ファイル形式 ]ドロップダウンメニューをクリックし、形式を選択します。
   • [列ヘッダーの言語 ]ドロップダウンメニューをクリックし、言語を選択します。
   • [「カスタマイズ」(カスタマイズ)]をクリックしてエクスポートの内容をカスタマイズします。
     • [エクスポートに含まれるプロパティー ]で、エクスポートに含めるプロパティーの オプションを選択します 。
     • [エクスポートに含まれる関連付け]で、[関連レコード名を含める ]チェックボックスをオンにして、関連するレコード名(例:取引や請求書など)を含めます。
     • [エクスポートに含まれる関連付け]で、 最大1,000件の関連付けられたレコードを含めるか、それとも全ての関連付けられたレコードを含めるかを選択します。 
   • ［エクスポート］をクリックします。詳しくはレコードのエクスポートでご確認ください。

見積もりセグメントを作成

セグメントを使用すると、見積もりからリストを作成できます。以下に、見積もりを使用して作成できるセグメントの例を示します。

見積もりの承認がまだ確定していないが、間もなく期限切れになる購入者に自動送信

まだ承認されておらず有効期限が近づいている見積もりのセグメントを作成します。ワークフローでセグメントを使用し、購入者に自動的にEメールを送信します。

1. セグメントを作成するときに 見積もり オブジェクトを選択して、セグメントを作成します。
2. 次のフィルターを追加します。
   • 承認 日は不明です。
   • 見積もりのステータスが[公開済み]のいずれかです。
   • 有効期限は今から7日未満です。
3. ワークフロー でこのセグメントを使用すると、見積もりを承諾するようリマインダーのEメールを自動的に送信することが可能です。
   
   

署名待ちの高額取引の見積もり

セグメントを作成して、価値の高い見積もりが停滞している場合に見積もり担当者がフォローアップするタスクを設定します。

1. セグメントを作成し、作成時に 見積もり オブジェクトを選択します。
2. 次のフィルターを追加します。
   • 見積もり金額が[金額]以上(例:10,000)。
   • 見積もりのステータスが[公開済み]のいずれかです。
   • 承認日は不明です。
   • 作成日が7日以上前。
3. ワークフロー でセグメントを使用すると、見積もりがアクティブセグメントに追加されたときに、見積もり担当者の タスク を自動的に作成できます。
   
   

期限切れの見積もりの購入者と再度信頼関係を築く

見積もりの有効期限が切れた購入者と再度働きかけるためのセグメントを作成します。

1. セグメントを作成し、作成時に 見積もり オブジェクトを選択します。
2. 次のフィルターを追加します。
   • 見積もりのステータスが次のいずれかです:期限切れ。

1. • 承認日は不明です。
   • 有効期限は過去30日以内です。
2. ワークフロー でセグメントを使用すると、見積もり担当者の タスクを自動的に作成できます。オプションで、見積もりが有効なセグメントに追加されたときに購入者に自動送信Eメールを送信します。
   
   

次のステップ

• 見積もりの承認を管理します。
• ブランディングとテンプレートを使用して見積もりをカスタマイズします。