Administrar cotizaciones

Después de crear y enviar cotizaciones, aprenda a gestionarlas y hacer un seguimiento de ellas en su cuenta. 

Hay dos formas de ver y gestionar las cotizaciones:

• Página de índice de cotizaciones: una página de índice de todas sus cotizaciones que se pueden ver y gestionar. 
• Desde la vista de tablero de la página de índice de negocios, o espacio de trabajo de ventas: una vista de tablero kanban de negocios con información de cotización incluida.

Ver y gestionar cotizaciones

En la página de índice de cotizaciones, puede gestionar las cotizaciones en estado Borrador o ya publicadas, tanto si se han firmado electrónicamente como si están pendientes de pago o no.

Navega por la página de índice de cotizaciones

La página de índice de cotizaciones muestra todas las cotizaciones, junto con sus estados. Desde la página de índice, puedes ver las cotizaciones en diferentes vistas de tabla, añadir vistas personalizadas, gestionar borradores y cotizaciones publicadas, y navegar a otras herramientas de cotización como el editor de temas, el creador de plantillas, los informes de cotización, el análisis de cotización publicados y la página de restauración de registros.

• Utilice las pestañas de la parte superior de la página de índice para visualizar todas las cotizaciones, las que vencen pronto, las pendientes de aceptación o las pendientes de aprobación. En la parte superior derecha, haga clic en add Añadir vista para añadir una vista personalizada.
  
  
• Para filtrar la página de índice por propiedades específicas de la cotización:
  • Haga clic en advancedFilters Filtros avanzados encima de la tabla.
  • En el panel derecho, busque y seleccione la propiedad por la que desea filtrar y, a continuación, ajuste los criterios de filtrado.
  • Para seleccionar otra propiedad y añadirla al filtro, haga clic en + Añadir filtro.
  • Para filtrar por la propiedad que ha seleccionado, o por otro filtro, en O, haga clic en + Añadir grupo de filtros.
  • Haz clic en la X de la parte superior derecha del panel cuando hayas ajustado el filtro. Más información sobre cómo ajustar los filtros y guardar las vistas.

• Aprenda a gestionar los borradores individuales y las cotizaciones publicadas.
• Para navegar a otras herramientas de cotización, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
  • Personalizar el estilo de las cotizaciones externalLink : personaliza el aspecto de tus cotizaciones, incluidos los tipos de letra, los colores, el diseño y el estilo.
  • Personalizar plantillas de cotización externalLink : cree y edite plantillas de cotización para que los vendedores las utilicen para agilizar la creación de una cotización y para ayudar a estandarizar las cotizaciones para los compradores.
  • Ir a los informes de cotización externalLink: navegar a la suite de analíticas de comercio.
  • Analiza tus cotizaciones publicadas externalLink : analiza tus cotizaciones publicadas.

• • Descarga de cotizaciones publicadas: descarga de todas las cotizaciones publicadas. Se le enviará un enlace de descarga por correo electrónico.
    
    
• Aprenda a exportar registros de cotizaciones.

Estado de las cotizaciones

Las cotizaciones pueden tener diferentes estados:

• Borrador : una cotización que se está redactando y aún no se ha publicado.
• Publicado: una cotización publicada que no tiene activada la firma electrónica ni los pagos online .
• Aceptado: una cotización que ha completado cada paso requerido (por ejemplo, aprobación, método de aceptación, pago).
• Pendiente de firma: cotización que está a la espera de la firma electrónica de los firmantes, o de los refrendantes.
• Firmado: una cotización firmada .
• A la espera de pago: una cotización con los pagos online activados que está a la espera de pago.
• Procesamiento del pago: el comprador ha efectuado el pago y se está procesando.
• Caducada: una cotización que ha caducado.

Administrar borradores de cotizaciones

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de un borrador de cotización y haga clic en el botón Vista previa .
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una de las siguientes opciones:
   • Ver cotización: ve y edita la cotización.
   • Actividad: ver la actividad de la cotización. 

• • Clonar: clona la cotización.
  • Eliminar: elimina la cotización. 

Nota: las cotizaciones elaboradas pueden inscribirse en workflows.

Administrar cotizaciones publicadas

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de una cotización y haga clic en el botón Vista previa .
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una de las siguientes opciones:

• • Ver cotización: ver la cotización en HubSpot.

• • Actividad: ver la actividad de la cotización. 
  • Copiar enlace de aprobación: copie el enlace para aprobar la cotización, para cotizaciones que requieren aprobación.

• • Copiar enlace: copia el enlace URL de la cotización.
  • Enviar por correo electrónico: abra el cuadro de diálogo Enviar cotización para enviar la cotización por correo electrónico.
  • Descargar: descargar un PDF de la cotización.
  • Refrendo: cuando la cotización requiera un refrendo, seleccione esta opción para abrir la cotización y refrendarla.
  • Marcar como firmado: cuando la cotización requiere una firma escrita, puede marcar manualmente la cotización como firmada.
  • Convertir en factura/suscripción: convierta la cotización en una factura o una suscripción.
    • La opción de convertir en factura aparecerá para las cotizaciones con elementos de pedido no recurrentes.
    • La opción de convertir en suscripción se mostrará para las cotizaciones con elementos de pedido recurrentes.
  • Clonar: clona una cotización existente. Las cotizaciones clonadas incluyen todas las asociaciones de registros de su cotización original y los valores de propiedad de los elementos de línea, incluidos precio, términos y descuento.
  • Editar retirada & : realiza ediciones en una cotización que ya se ha publicado. Después de realizar tus ediciones, el contenido actualizado de la cotización se mostrará cada vez que un contacto la vea. Las cotizaciones también pueden retirarse antes de haber sido aprobadas.

Nota: las cotizaciones que han sido firmadas electrónicamente por todas las partes, o que han sido pagadas, no pueden ser retiradas, editadas o borradas. Si una cotización tiene varias firmas electrónicas y no todas las partes la han firmado, puede recuperarse, editarse o eliminarse.

• • Archivar: marca una cotización como archivada para anular su publicación y ocultarla de la vista predeterminada de la página de índice. Puede ver sus cotizaciones archivadas filtrando la página de índice por estado de archivo. Los compradores no pueden acceder a las cotizaciones archivadas. Luego no podrás deshacerlo. Consulta más información sobre archivar cotizaciones.
  • Eliminar: elimina la cotización para borrarla permanentemente de tu cuenta y evitar que los compradores accedan a ella. Más información sobre eliminar cotizaciones. Luego no podrás deshacerlo.

Administrar cotizaciones vencidas

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de una cotización y haga clic en el botón Vista previa .
3. En la parte superior derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona una opción:
   • Detalles: Ver detalles de la cotización. Desde la página Detalles , en la parte superior derecha, haz clic en Ver cotizaciónpara externalLink t ver la cotización vencida.
   • Descargar: descargar un PDF de la cotización.
   • Clonar: clona la cotización vencida. Las cotizaciones clonadas incluyen todas las asociaciones de registros de su cotización original y los valores de propiedad de los elementos de línea, incluidos precio, términos y descuento.

Analizar cotizaciones

Vea un resumen de la actividad de cotizaciones publicadas, incluidas las fechas de vencimiento, un resumen del pipeline de cotizaciones, información sobre cotizaciones publicadas y seguimientos recomendados.

Puede utilizar los informes de cotizaciones para obtener un análisis más detallado de las cotizaciones o para crear informes personalizados sobre las cotizaciones.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione Analizar sus cotizaciones publicadas.
3. Para filtrar las cotizaciones que se muestran en función de su fecha de vencimiento, en la parte superior derecha de Sus cotizaciones publicadas, haga clic en el menú desplegable de periodo de tiempo y seleccione el periodo de tiempo que desea ver.
   
   
4. Las cotizaciones con menos actividades que el umbral de actividad establecido en los ajustes de cotización se mostrarán en negro. Las cotizaciones con más actividades que el umbral de actividad se resaltarán en verde. Pase el ratón por encima de cualquier burbuja de cotización para ver el nombre de la cotización, la fecha de caducidad y el número de actividades. Seleccione la casilla de verificación Mostrar cotizaciones caducadas más antiguas para ver las cotizaciones caducadas anteriores.
   
   
5. En la vista general de Pipeline, vea el valor de las cotizaciones de alta actividad y las cotizaciones en riesgo de caducidad, junto con su porcentaje de aceptación de cotizaciones.
6. En Actividad reciente de cotizaciones podrá ver la actividad reciente de las cotizaciones con su nombre, fecha de la última actividad, cantidad cotizada y fecha de vencimiento.
7. En Seguimientos recomendados, vea los seguimientos recomendados para las cotizaciones en función de la actividad en la cotización y las fechas de caducidad (por ejemplo, cotizaciones sin actividad en mucho tiempo o cotizaciones que caducarán pronto). Haga clic en Enviar seguimiento para abrir el cuadro de diálogoEnviar cotización.

Ver cotizaciones en vistas de negocio

Puede ver cotizaciones desde la página de índice de negocios, o desde la vista de tablero de la página de índice de negocios o del espacio de trabajo de ventas.

Para ver las cotizaciones en la página del índice de negocios:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
2. Si el Negocio dataSyncRight La columna de cotización no se añade a la página de índice:
   • En la parte superior derecha, haz clic en Editar columnas.
   • Seleccione el Negocio dataSyncRight Casilla de verificación de cotización y haga clic en Aplicar.
3. Ver la cotización en el Negocio dataSyncRight Columna de cotización .
   
   
4. Las cotizaciones pueden tener uno de los siguientes estados, con su correspondiente indicador de color:
   
   • No hay cotización asociada: gris.
   • Drafted: gris.
   • Publicado: amarillo.
   • Firma pendiente: amarillo.
   • Publicado - enviado: amarillo.
   • Enviado - pendiente de firma: amarillo.
   • Pendiente de aprobación: amarillo.
   • Cambios solicitados: rojo.
   • Publicado - visto: amarillo.
   • Visto - firma pendiente: amarillo.
   • Pendiente de refrendo: amarillo.
   • Aceptado: verde.

Para acceder a las cotizaciones desde la vista de tablero del espacio de negocios o ventas:

1. Acceda a la vista de tablero desde la página de índice de negocios o desde el espacio de ventas:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios. En la parte superior izquierda, haga clic en el icono grid tablero.
   • En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Espacio de ventas.
     • Asegúrate de estar inscrito en la beta de Kanban Board for Deals Now en el espacio de ventas. Si eres Superadministrador, aprende a incluir tu cuenta en la beta.
     • En la parte superior, haz clic en la pestaña Negocios .
2. Las cotizaciones se muestran en la parte inferior de una tarjeta de negocio.
3. Las cotizaciones pueden tener uno de los siguientes estados, con su correspondiente indicador de color:
   
   • No hay cotización asociada: gris.
   • Drafted: gris.
   • Publicado: amarillo.
   • Firma pendiente: amarillo.
   • Publicado - enviado: amarillo.
   • Enviado - pendiente de firma: amarillo.
   • Pendiente de aprobación: amarillo.
   • Cambios solicitados: rojo.
   • Publicado - visto: amarillo.
   • Visto - firma pendiente: amarillo.
   • Pendiente de refrendo: amarillo.
   • Aceptado: verde.
     
     

Archivar y eliminar cotizaciones

A medida que creas cotizaciones, es posible que quieras limpiar tu página de índice, eliminar cotizaciones no utilizadas o evitar que los compradores las vean. Para ello, puedes archivar y eliminar cotizaciones. 

Cuando se borra o archiva una cotización, no se puede restaurar. 

• Archivar una cotización: Al archivar una cotización, se establecerá el estado de la cotización en Archivado, eliminándola de la vista predeterminada de la página de índice e impidiendo que los compradores accedan a la cotización. Puedes seguir viendo, descargando, clonando y eliminando la cotización en tu cuenta.
  • Las cotizaciones que han sido pagadas, están procesando un pago o están parcialmente firmadas no pueden ser archivadas.

• • Puede consultar las cotizaciones archivadas utilizando el filtro Estado situado en la parte superior de la tabla de la página de índice de cotizaciones.
    
    

• Eliminar una cotización: eliminar una cotización la eliminará permanentemente de tu cuenta de HubSpot. Los usuarios ya no podrán ver la cotización en HubSpot y los compradores ya no podrán acceder a la cotización. Las cotizaciones que se han pagado no se pueden eliminar.

Para archivar o eliminar una cotización:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de una cotización y haga clic en el botón Vista previa .
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Archivar o Eliminar.

Seguimiento de las cotizaciones

Cuando se comparte una cotización, HubSpot realiza un seguimiento de las actividades clave, tanto del comprador como internamente. Esto le proporciona información actualizada sobre la forma en que los compradores interactúan con sus cotizaciones y las acciones internas que se llevan a cabo en relación con ellas.

Actividad de los compradores

Las siguientes acciones de seguimiento se registran como actividad en la cotización:

• Cotización enviada: la cotización se ha compartido con el comprador.
• Cotización vista: el comprador ha abierto la cotización.
• Cotización descargada: el comprador ha descargado el PDF.
• Cotización impresa: el comprador ha impreso el documento.
• Cotización firmada por el comprador: la cotización ha sido firmada electrónicamente por el comprador.
• Cotización firmada manualmente: la cotización se ha marcado como firmada.
• Cotización aceptada: la cotización ha completado cada paso requerido y ha sido aceptada por el comprador (por ejemplo, aprobación interna, método de aceptación (por ejemplo, firma electrónica), pago).

Actividad del vendedor

En las cotizaciones se siguen los siguientes eventos de vendedor:

• Cotización publicada: la cotización ha sido publicada.
• Aprobación de cotización solicitada por otro usuario: otro usuario de HubSpot ha solicitado una aprobación .
• Aprobación de cotización rechazada / cambios solicitados: la cotización ha sido rechazada o se han solicitado cambios durante la fase de aprobación.
• Cotización aprobada: la cotización ha sido aprobada.
• Cotización retirada: la cotización ha sido retirada.
• Cotización refrendada: la cotización ha sido refrendada.
• Cotización caducada: la cotización ha caducado.

Ver actividades

Visualización de la actividad de las cotizaciones en la página del índice de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Utiliza las siguientes columnas de la tabla para entender la actividad:
   • Fecha de la última actividad: fecha de la última actividad en la cotización.
   • Recuento de actividades de la cotización: el número total de actividades de la cotización.
   • Recuento de actividades de la cotización desde la última comunicación: el número de actividades desde que se envió la última comunicación a un contacto de la cotización.
   • Recuento de visitas a una cotización: número de visitas a una cotización.

Para ver la actividad en una cotización individual:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de una cotización y haga clic en el botón Vista previa .
3. Ver la actividad en la barra lateral derecha, en la ficha Actividades de cotización.
   
   

Para ver la cronología completa de la actividad de una cotización individual:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de una cotización y haga clic en el botón Vista previa .
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione Actividad.
4. Se mostrará la cronología completa de la actividad.
   
   

Informe sobre cotizaciones

Puede elaborar informes sobre cotizaciones utilizando la suite de analíticas de comercio, o creando un informe de un solo objeto utilizando el objeto cotización.

Exportar cotizaciones

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. En la parte superior de la tabla, haz clic en Exportar.
3. En el cuadro de diálogo:
   • Introducir un nombre de exportación en el cuadro de texto Nombre de exportación .
   • Haga clic en el menú desplegable Formato de archivo y seleccione un formato.
   • Haga clic en el menú desplegable Idioma de los encabezados de columna y seleccione un idioma.
   • Haga clic en Personalizar para personalizar aún más la exportación:
     • En Propiedades incluidas en la exportación seleccione una opción para las propiedades que desea incluir en la exportación.
     • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione la casilla de verificación Incluir nombre de registro asociado para incluir los nombres de registro asociados (por ejemplo, el negocio o la factura).
     • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione si desea incluir hasta 1.000 registros asociados o todos los registros asociados.
   • Haz clic en Exportar. Más información sobre cómo exportar registros.

Utilizar datos de cotizaciones en otras herramientas de HubSpot

Utiliza propiedades de cotización en otras herramientas, como workflows y segmentos, para automatizar y organizar cotización datos en HubSpot.

Enviar automáticamente correos electrónicos a los compradores cuya cotización aún no ha sido aceptada, pero que expira pronto

Crea un segmento de cotizaciones que aún no se han aceptado y que se acercan a su fecha de vencimiento. Usa el segmento en workflows para enviar automáticamente un correo electrónico al comprador.

1. Crea un segmento, seleccionando el objeto Cotizaciones al crear el segmento.
2. Agrega los siguientes filtros:
   • Se desconoce la fecha de aceptación.
   • El estado de la cotización es cualquiera de Publicada.
   • La fecha de vencimiento es en menos de siete días a partir de ahora.
     
     
3. Usa el segmento en un workflow para enviarles automáticamente un correo electrónico recordándoles que acepten la cotización.

Cotizaciones de alto valor pendientes de firma

Crea un segmento para establecer una tarea para que el propietario del cotización haga seguimiento donde las cotizaciones de alto valor se hayan estancado.

1. Crea un segmento, seleccionando el objeto Cotizaciones al crear.
2. Agrega los siguientes filtros:
   • Cotización cantidad es mayor que o igual a [cantidad] (por ejemplo, 10.000).
   • El estado de la cotización es cualquiera de Publicada.
   • Se desconoce la fecha de aceptación.
   • La fecha de creación fue hace más de siete días.
     
     
3. Usa el segmento en un workflow para crear automáticamente una tarea para el propietario de la cotización cuando se agrega una cotización al segmento activo.

Vuelve a interactuar con compradores de cotizaciones vencidas

Crea un segmento para volver a interactuar con los compradores donde vencieron las cotizaciones.

1. Crea un segmento, seleccionando el objeto Cotizaciones al crear.
2. Agrega los siguientes filtros:
   • El estado de la cotización es cualquiera de Vencida.
   • Se desconoce la fecha de aceptación.
   • La fecha de vencimiento es dentro de los últimos 30 días.
     
     
3. Utiliza el segmento en un workflow para crear automáticamente una tarea para el propietario de la cotización. Opcionalmente, envía correos electrónicos automatizados al comprador cuando se agrega una cotización al segmento activo.

Pasos siguientes

• Gestione la aprobación de cotizaciones.
• Personalice las cotizaciones con branding y plantillas.