Administrar cotizaciones

Después de crear y enviar sus cotizaciones, aprenda a gestionarlas y seguirlas en su cuenta.

Hay tres formas de ver y gestionar las cotizaciones una vez elaboradas:

• Todas las cotizaciones: una página de índice de todas sus cotizaciones que se pueden ver y gestionar.
• Analizar: un resumen de sus cotizaciones que puede filtrarse. El resumen incluye una vista de la actividad y el vencimiento de las cotizaciones, una visión general de su pipeline de cotizaciones, una lista de sus cotizaciones publicadas y los seguimientos recomendados.
• Desde la vista de tablero de la página de índice de negocios, o espacio de trabajo de ventas: una vista de tablero kanban de negocios con información de cotización incluida.

Ver y gestionar cotizaciones

Vea, gestione y analice sus cotizaciones. Puede gestionar cotizaciones con estado Borrador o cotizaciones publicadas, tanto si se han firmado electrónicamente como si están pendientes de pago o no.

Gestionar los proyectos de cotización

Gestionar los proyectos de cotización:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de un borrador de cotización y haga clic en el botón Vista previa .
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una de las siguientes opciones:
   • Ver cotización: ver y editar la cotización. En el editor de cotizaciones, termine de crear su cotización.
   • Actividad: ver la actividad de la cotización. 

• • Clonar: clonar la cotización.
  • Eliminar: elimina la cotización. 

Nota: las cotizaciones elaboradas pueden inscribirse en workflows.

Administrar cotizaciones publicadas

Puede gestionar las cotizaciones publicadas desde la página de índice de cotizaciones. Las cotizaciones publicadas pueden tener diferentes estados:

• Publicado: una cotización publicada que no tiene activada la firma electrónica ni los pagos online .
• Aceptado: la cotización ha completado cada paso requerido (por ejemplo, aprobación, método de aceptación, pago, etc.).
• Pendiente de firma: cotización que está a la espera de la firma electrónica de los firmantes, o de los refrendantes.
• Firmado: una cotización firmada .
• A la espera de pago: una cotización con los pagos online activados que está a la espera de pago.
• Procesamiento del pago: el comprador ha efectuado el pago y se está procesando.
• Caducado: la cotización ha caducado.

Gestionar las cotizaciones publicadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de una cotización y haga clic en el botón Vista previa .
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una de las siguientes opciones:

• • Ver cotización: ver la cotización en HubSpot.
  • Ver cotización publicada: ver una cotización compartida en una nueva pestaña del navegador.
  • Actividad: ver la actividad de la cotización. 
  • Copiar enlace de aprobación: copie el enlace para aprobar la cotización, para cotizaciones que requieren aprobación.

• • Copiar enlace: copia el enlace URL de la cotización.
  • Enviar por correo electrónico: abra el cuadro de diálogo Enviar cotización para enviar la cotización por correo electrónico.
  • Descargar: descarga una versión en PDF de la cotización.
  • Refrendar: cuando la cotización requiera un refrendo electrónico, selecciona esta opción para abrir la cotización y verificar tu refrendo.
  • Marcar como firmado: cuando la cotización requiere una firma manuscrita, puedes marcar manualmente la cotización como firmada.
  • Convertir en factura/suscripción: convierta la cotización en una factura o una suscripción.
    • La opción de convertir en factura aparecerá para las cotizaciones con elementos de pedido no recurrentes.
    • La opción de convertir en suscripción se mostrará para las cotizaciones con elementos de pedido recurrentes.
  • Clonar: clona una cotización existente para volver a utilizar la misma cotización. Las cotizaciones clonadas incluyen todas las asociaciones de registros de su cotización original y los valores de propiedad de los elementos de línea, incluidos precio, términos y descuento.
  • Retirar y editar: puedes hacer cambios y revisar una cotización que ya ha sido publicada. Después de realizar tus ediciones, el contenido actualizado de la cotización se mostrará cada vez que un contacto la vea. Las cotizaciones también pueden recuperarse antes de haber sido aprobadas.

Nota: las cotizaciones que han sido firmadas electrónicamente por todas las partes, o que han sido pagadas, no pueden ser recuperadas y editadas, o borradas. Si una cotización tiene varias firmas electrónicas y no todas las partes la han firmado, puede recuperarse, editarse o eliminarse.

• • Archivar: marca una cotización como archivada para anular su publicación y ocultarla de la vista predeterminada de la página de índice. Puedes ver tus cotizaciones archivadas filtrando la página de índice por estado de archivo, pero los compradores no podrán acceder a las cotizaciones archivadas. Luego no podrás deshacerlo. Consulta más información sobre archivar cotizaciones. 
  • Eliminar: elimina la cotización para borrarla permanentemente de tu cuenta y evitar que los compradores accedan a ella. Más información sobre eliminar cotizaciones. Luego no podrás deshacerlo.

Analice sus cotizaciones

Utilice la pestaña Analizar para ver un resumen de la actividad de cotización, incluidas las fechas de vencimiento, un resumen del pipeline de cotizaciones, información sobre cotizaciones publicadas y seguimientos recomendados.

Puede utilizar los informes de cotizaciones para obtener un análisis más detallado de las cotizaciones o para crear informes personalizados sobre las cotizaciones.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. En la parte superior, haga clic en la pestaña Analizar.
3. Para filtrar las cotizaciones que se muestran en función de su fecha de vencimiento, en la parte superior derecha de Sus cotizaciones publicadas, haga clic en el menú desplegable de periodo de tiempo y seleccione el periodo de tiempo que desea ver.
4. Las cotizaciones con menos actividades que el umbral de actividad establecido en los ajustes de cotización se mostrarán en negro. Las cotizaciones con más actividades que el umbral de actividad establecido en los ajustes de cotización se resaltarán en verde. Pase el ratón por encima de cualquier burbuja de cotización para ver el nombre de la cotización, la fecha de caducidad y el número de actividades. Seleccione la casilla de verificación Mostrar cotizaciones caducadas más antiguas para ver las cotizaciones caducadas anteriores.
   
   
   
5. En la vista general de Pipeline, vea el valor de las cotizaciones de alta actividad y las cotizaciones en riesgo de caducidad, junto con su porcentaje de aceptación de cotizaciones.
6. En Actividad reciente de cotizaciones podrá ver la actividad reciente de las cotizaciones, con su nombre, fecha de última actividad, cantidad cotizada y fecha de vencimiento.
7. En Seguimientos recomendados, consulte los seguimientos recomendados para las cotizaciones en función de la actividad en la cotización y las fechas de caducidad (por ejemplo, cotizaciones sin actividad en mucho tiempo o cotizaciones que caducarán pronto). Haga clic en Enviar seguimiento para abrir el cuadro de diálogoEnviar cotización.

Ver cotizaciones en tableros de negocios

1. Acceda a la vista de tablero desde la página de índice de negocios o desde el espacio de ventas:
   • En la parte superior izquierda, haga clic en el icono del tablero .
   • En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Espacio de ventas.
     • Asegúrate de estar inscrito en la beta de Kanban Board for Deals Now en el espacio de ventas. Aprenda a inscribirse en una beta pública.
     • En la parte superior, haz clic en la pestaña Negocios .
2. Las cotizaciones se muestran en la parte inferior de una tarjeta de negocio.
   
3. Las cotizaciones pueden tener uno de los siguientes estados, con su correspondiente indicador de color:
   
   • Sin cotización asociada: Gris.
   • Dibujado: Gris.
   • Publicado: Amarillo.
   • Firma pendiente: Amarillo.
   • Publicado - enviado: Amarillo.
   • Enviado - pendiente de firma: Amarillo.
   • Pendiente de aprobación: Amarillo.
   • Cambios solicitados: Rojo.
   • Publicado - visto: Amarillo.
   • Visto - pendiente de firma: Amarillo.
   • Pendiente de refrendo: Amarillo.
   • Aceptado: Verde.
     
     

Archivar y eliminar cotizaciones

A medida que crea cotizaciones, es posible que desee limpiar su página de índice, eliminar cotizaciones no utilizadas o evitar que los compradores las vean. Para ello, puedes archivar y eliminar cotizaciones. 

Cuando se elimina o archiva una cotización, no se puede restaurar. 

• Archivar una cotización: Al archivar una cotización, se establecerá el estado de la cotización en Archivado, eliminándola de la vista predeterminada de la página de índice e impidiendo que los compradores accedan a la cotización. Puede seguir viendo, descargando, clonando y eliminando la cotización en su cuenta. 
  • Las cotizaciones que se hayan pagadas, estén procesando un pago o estén parcialmente firmadas, no se pueden archivar.

• • Puede ver las cotizaciones archivadas utilizando el filtro de estado de archivo en la parte superior de la tabla de la página de índice de cotizaciones.
    
    

• Eliminar una cotización: eliminar una cotización la eliminará permanentemente de tu cuenta de HubSpot. Los usuarios ya no podrán ver la cotización en HubSpot y los compradores ya no podrán acceder a la cotización. Las cotizaciones que se han pagado no se pueden borrar.

Para archivar o eliminar una cotización:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de una cotización y haga clic en el botón Vista previa .
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Archivar o Eliminar.

Seguimiento de las cotizaciones

Cuando se comparte una cotización, HubSpot realiza un seguimiento de las actividades clave, tanto del comprador como internamente, lo que le proporciona visibilidad en tiempo real sobre cómo interactúan los compradores con sus cotizaciones y las acciones internas que tienen lugar en sus cotizaciones.

Visualización de la actividad de las cotizaciones en la página del índice de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Utiliza las siguientes columnas de la tabla para entender la actividad:
   • Última actividad: muestra la última actividad de la cotización.
   • Vistas de cotización: muestra cuántas veces se ha visto una cotización.

Para ver la actividad en una cotización individual:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Haga clic en una cotización publicada.
3. Ver la actividad en la barra lateral derecha, en la tarjeta Actividad .

Para ver la cronología completa de la actividad de una cotización individual:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pase el ratón por encima de una cotización y haga clic en el botón Vista previa .
3. Haga clic en Acciones y seleccione Actividad.
4. Se mostrará la cronología completa de la actividad.

Actividad de los compradores

Las siguientes acciones de seguimiento se registran como actividad en la cotización:

• Cotización enviada: la cotización se ha compartido con el comprador.
• Cotización vista: el comprador ha abierto la cotización.
• Cotización descargada: el comprador ha descargado el PDF.
• Cotización impresa: el comprador ha impreso el documento.
• Cotización firmada por el comprador: la cotización ha sido firmada electrónicamente por el comprador.
• Cotización firmada manualmente: la cotización se ha marcado como firmada.
• Cotización aceptada: la cotización ha completado cada uno de los pasos requeridos y ha sido aceptada por el comprador (por ejemplo, aprobación interna, método de aceptación (por ejemplo, firma electrónica), pago, etc.).

Actividad del vendedor

En las cotizaciones se siguen los siguientes eventos de vendedor:

• Cotización publicada: la cotización ha sido publicada.
• Aprobación de cotización solicitada por otro usuario: otro usuario de HubSpot ha solicitado una aprobación .
• Aprobación de cotización rechazada / cambios solicitados: la cotización ha sido rechazada o se han solicitado cambios durante la fase de aprobación.
• Cotización aprobada: la cotización ha sido aprobada.
• Cotización retirada: la cotización ha sido retirada.
• Cotización refrendada: la cotización ha sido refrendada.
• Cotización caducada: la cotización ha caducado.

Informe sobre cotizaciones

Puede elaborar informes sobre cotizaciones utilizando la suite de analíticas de comercio, o creando un informe de un solo objeto utilizando el objeto cotización.

Exportar cotizaciones

Los Superadministradores de una cuentaCommerce Hub Professional o Enterprise pueden descargar archivos PDF de todas las cotizaciones que se han publicado en la cuenta.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. En Descargar cotizaciones publicadas , haga clic en Descargar.
4. Se le enviará un enlace de descarga por correo electrónico cuando se haya procesado el archivo de descarga. También recibirás una notificación en la aplicación.

Pasos siguientes

Gestione la aprobación de cotizaciones.