Zarządzanie cytatami

Po utworzeniu i wysłaniu ofert dowiedz się, jak nimi zarządzać i śledzić je na swoim koncie.

Istnieją trzy sposoby wyświetlania ofert i zarządzania nimi po ich utworzeniu:

• Wszystkie oferty: strona indeksu wszystkich ofert, które można przeglądać i którymi można zarządzać.
• Analizuj: podsumowanie ofert, które można filtrować. Podsumowanie obejmuje widok aktywności i wygaśnięcia ofert, przegląd potoku ofert, listę opublikowanych ofert oraz zalecane działania następcze.
• Z widoku tablicy na stronie indeksu transakcji lub w obszarze roboczym sprzedaży: widok tablicy kanban transakcji z uwzględnieniem informacji o ofercie.

Wyświetlanie ofert i zarządzanie nimi

Wyświetlanie i analizowanie ofert oraz zarządzanie nimi. Możesz zarządzać ofertami o statusie Wersja robocza lub ofertami, które zostały opublikowane, niezależnie od tego, czy zostały podpisane elektronicznie, oczekują na płatność, czy nie.

Zarządzanie wersjami roboczymi ofert

Aby zarządzać wersjami roboczymi ofert:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na wersję roboczą cytatu i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij Akcje, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
   • Wyświetl cytat: wyświetl i edytuj cytat. W edytorze cytatów można zakończyć tworzenie cytatu.
   • Aktywność : wyświetl aktywność oferty.

• • Klonuj: klonowanie oferty.
  • Usuń: usunięcie oferty.

Uwaga: wersje robocze ofert mogą być rejestrowane w przepływach pracy.

Zarządzanie opublikowanymi ofertami

Opublikowanymi kwotowaniami można zarządzać na stronie indeksu kwotowań. Opublikowane oferty mogą mieć różne statusy:

• Opublikowana : opublikowana oferta, która nie ma włączonego podpisu elektronicznego ani płatności online.
• Zaakceptowana: oferta ukończyła każdy wymagany krok (np. zatwierdzenie, metoda akceptacji, płatność itp.).
• Oczekuje na podpis: oferta oczekująca na e-podpisy sygnatariuszy lub kontrasygnatariuszy.
• Podpisana : podpisana wycena.
• Oczekiwanie na płatność: wycena z włączonymi płatnościami online, która oczekuje na płatność.
• Przetwarzanie płatności: płatność została dokonana przez kupującego i jest przetwarzana.
• Wygasła: wycena wygasła.

Aby zarządzać opublikowanymi ofertami:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij Akcje, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:

• • Wyświetl ofertę: wyświetlanie oferty w HubSpot.
  • Wyświetl opublikowaną ofertę: wyświetl udostępnioną ofertę w nowej karcie przeglądarki.
  • Aktywność : wyświetl aktywność oferty.
  • Kopiuj link dozatwierdzenia: kopiowanie linku do zatwierdzenia oferty w przypadku ofert wymagających zatwierdzenia.

• • Kopiuj link : kopiowanie linku URL do oferty.
  • Wyślij e-mailem : otwórz okno dialogowe Wyślij ofertę, aby wysłać ofertę e-mailem.
  • Pobierz: pobranie wersji PDF oferty.
  • Kontrasygnata: gdy wycena wymaga kontrasygnaty elektronicznej, wybierz, aby otworzyć wycenę i zweryfikować kontrasygnatę.
  • Oznacz jako podpisaną: gdy wycena wymaga pisemnego podpisu, możesz ręcznie oznaczyć wycenę jako podpisaną.
  • Konwertuj na fakturę/subskrypcję: konwersja oferty na fakturę lub subskrypcję.
    • Opcja konwersji na fakturę będzie wyświetlana w przypadku ofert z jednorazowymi pozycjami.
    • Opcja konwersji na subskrypcję będzie wyświetlana w przypadku ofert z cyklicznymi pozycjami.
  • Klonuj: klonowanie istniejącej oferty w celu ponownego użycia tej samej oferty. Sklonowane oferty zawierają skojarzenia rekordów oryginalnej oferty oraz wartości właściwości pozycji, w tym cenę, warunki i rabat.
  • Przywołaj i edytuj: wprowadzanie zmian i poprawek do oferty, która została już opublikowana. Po wprowadzeniu zmian zaktualizowana zawartość oferty będzie wyświetlana za każdym razem, gdy kontakt wyświetli ofertę. Cytaty można również przywoływać przed ich zastosowaniem.

Uwaga: ofert, które zostały podpisane elektronicznie przez wszystkie strony lub zostały opłacone, nie można przywoływać i edytować ani usuwać. Jeśli oferta ma wiele podpisów elektronicznych i nie wszystkie strony podpisały ją elektronicznie, można ją przywołać, edytować lub usunąć.

• • Archiwizuj: oznacz cytat jako zarchiwizowany, aby anulować jego publikację i ukryć go w domyślnym widoku strony indeksu. Zarchiwizowane oferty można przeglądać, filtrując stronę indeksu według statusu archiwizacji, ale kupujący nie będą mogli uzyskać dostępu do zarchiwizowanych ofert. Działania tego nie można cofnąć. Dowiedz się więcej o archiwizowaniu ofert.
  • Usuń: usuń ofertę, aby trwale usunąć ją ze swojego konta i uniemożliwić kupującym dostęp do oferty. Dowiedz się więcej o usuwaniu ofert. Tej akcji nie można cofnąć.

Analizowanie ofert

Karta Analizuj umożliwia wyświetlenie podsumowania aktywności związanej z ofertami, w tym dat wygaśnięcia, przeglądu potoku ofert, opublikowanych informacji o ofertach i zalecanych działań następczych.

Możesz użyć raportowania ofert, aby uzyskać bardziej szczegółową analizę ofert lub utworzyć niestandardowe raporty dotyczące ofert.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. U góry kliknij kartę Analizuj.
3. Aby filtrować wyświetlane oferty na podstawie ich daty wygaśnięcia, w prawym górnym rogu sekcji Opublikowane oferty kliknij menu rozwijane Okres i wybierz okres, który chcesz wyświetlić.
   
   
   
4. Kwotowania z mniejszą liczbą aktywności niż próg aktywności ustawiony w ustawieniach kwotowania będą wyświetlane w kolorze czarnym. Kwotowania z większą liczbą aktywności niż próg aktywności ustawiony w ustawieniach kwotowania będą podświetlone na zielono. Po najechaniu kursorem na bąbelek dowolnej oferty wyświetlona zostanie jej nazwa, data wygaśnięcia i liczba aktywności. Zaznacz pole wyboru Pokaż starsze wygasłe oferty, aby zobaczyć wcześniejsze wygasłe oferty.
   
   
   
5. W sekcji Przegląd rurociągów wyświetl wartość kwotowań o wysokiej aktywności i kwotowań zagrożonych wygaśnięciem, wraz z procentowym wskaźnikiem akceptacji kwotowań.
6. W sekcji Ostatnia aktywność na kwotowaniach wyświetl ostatnią aktywność na kwotowaniach wraz z ich nazwą, datą ostatniej aktywności, kwotą kwotowania i datą wygaśnięcia.
7. W sekcji Zalecane działania następcze wyświetl zalecane działania następcze dla kwotowań na podstawie aktywności na kwotowaniu i dat wygaśnięcia (np. kwotowania bez aktywności od dłuższego czasu lub kwotowania, które wkrótce wygasną). Kliknij przycisk Wyślij monit, aby otworzyć okno dialogoweWyślij ofertę.

Wyświetlanie ofert w tablicach transakcji

1. Dostęp do widoku tablicy można uzyskać ze strony indeksu transakcji lub obszaru roboczego sprzedaży:
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty. W lewym górnym rogu kliknij ikonę tablicy grid .
   • Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Obszar roboczy sprzedaży.
     • Upewnij się, że jesteś zarejestrowany w wersji beta Kanban Board for Deals Now w Sales Workspace. Dowiedz się, jak zapisać się do publicznej wersji beta.
     • U góry kliknij kartę Deals.
2. Oferty są wyświetlane w dolnej części karty transakcji.
   
3. Wyceny mogą mieć jeden z następujących statusów z odpowiednim wskaźnikiem kolorystycznym:
   
   • Brak powiązanej oferty: Szary.
   • Wersja robocza: Grey.
   • Opublikowano: Żółty.
   • Oczekuje na podpis: Żółty.
   • Opublikowane - wysłane: Żółty.
   • Wysłane - oczekuje na podpis: Żółty.
   • Oczekuje na zatwierdzenie: Żółty.
   • Wymagane zmiany: Czerwony.
   • Opublikowane - przeglądane: Żółty.
   • Przeglądane - oczekujące na podpis: Żółty.
   • Oczekuje na kontrasygnatę: Żółty.
   • Zaakceptowano: Zielony.
     
     

Archiwizowanie i usuwanie ofert

Podczas tworzenia ofert możesz chcieć wyczyścić stronę indeksu, usunąć nieużywane oferty lub uniemożliwić kupującym ich wyświetlanie. W tym celu można archiwizować i usuwać oferty.

Po usunięciu lub zarchiwizowaniu oferty nie można jej przywrócić.

• Zarchiwizuj ofertę: zarchiwizowanie oferty ustawi jej status na Zarchiwizowana, usuwając ją z domyślnego widoku strony indeksu i uniemożliwiając kupującym dostęp do oferty. Nadal możesz wyświetlać, pobierać, klonować i usuwać ofertę na swoim koncie.
  • Oferty, które zostały opłacone, przetwarzają płatność lub są częściowo podpisane, nie mogą zostać zarchiwizowane.

• • Zarchiwizowane oferty można wyświetlić za pomocą filtra stanu archiwum w górnej części tabeli na stronie indeksu ofert.
    
    

• Usunięcie oferty: usunięcie oferty spowoduje jej trwałe usunięcie z konta HubSpot. Użytkownicy nie będą już mogli wyświetlać oferty w HubSpot, a kupujący nie będą mogli uzyskać do niej dostępu. Oferty, które zostały opłacone, nie mogą zostać usunięte.

Aby zarchiwizować lub usunąć ofertę:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Archiwizuj lub Usuń.

Śledzenie aktywności ofert

Gdy oferta jest udostępniana, HubSpot śledzi kluczowe działania, zarówno ze strony kupującego, jak i wewnętrznie, zapewniając wgląd w czasie rzeczywistym w to, w jaki sposób kupujący wchodzą w interakcję z ofertami, a także w wewnętrzne działania podejmowane w związku z ofertami.

Aby wyświetlić aktywność ofert na stronie indeksu ofert:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Użyj następujących kolumn w tabeli, aby zrozumieć aktywność:
   • Ostatnia aktywność: pokazuje ostatnią aktywność cytatu.
   • Wyświetlenia cyt atu: pokazuje, ile razy cytat był wyświetlany.

Aby wyświetlić aktywność dotyczącą pojedynczej oferty:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Kliknij opublikowany cytat.
3. Wyświetl aktywność na prawym pasku bocznym, na karcie Aktywność.

Aby wyświetlić pełną oś czasu aktywności pojedynczej oferty:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. Kliknij Akcje, a następnie wybierz Aktywność.
4. Wyświetlona zostanie pełna oś czasu aktywności.

Aktywność kupującego

Następujące śledzone działania są rejestrowane jako aktywność w ramach oferty:

• Wysłano ofertę: oferta została udostępniona kupującemu.
• Oferta wyświetlona : kupujący otworzył ofertę.
• Oferta pobrana : kupujący pobrał plik PDF.
• Oferta wydrukowana : kupujący wydrukował dokument.
• Oferta podpisana przez kupującego: oferta została podpisana elektronicznie przez kupującego.
• Oferta podpisana ręcznie: oferta została oznaczona jako podpisana.
• Oferta zaakceptowana : oferta ukończyła każdy wymagany krok i została zaakceptowana przez kupującego (np. zatwierdzenie wewnętrzne, metoda akceptacji (np. podpis elektroniczny), płatność itp.)

Aktywność sprzedającego

Następujące zdarzenia sprzedawcy są śledzone na kwotowaniach:

• Oferta opublikowana : oferta została opublikowana.
• Zatwierdzenie oferty zażądane przez innego użytkownika: zatwierdzenie zostało zażądane przez innego użytkownika HubSpot.
• Zatwierdzenie oferty odrzucone / zażądano zmian: oferta została odrzucona lub zażądano zmian na etapie zatwierdzania.
• Zatwierdzono ofertę: oferta została zatwierdzona.
• Wycofano ofertę: oferta została wycofana.
• Oferta kontrasygnowana: oferta została kontrasygnowana.
• Quote expired: oferta wygasła.

Raportowanie ofert

Cytaty można raportować za pomocą pakietu analityki handlu lub tworząc raport pojedynczego obiektu przy użyciu obiektu cytatu.

Eksportowanie ofert

Super Administratorzy na koncieCommerce Hub Professional lub Enterprise mogą pobierać pliki PDF wszystkich ofert, które zostały opublikowane na koncie.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.
3. W sekcji Pobierz opublikowane oferty kliknij Pobierz.
4. Po przetworzeniu pliku do pobrania otrzymasz wiadomość e-mail z linkiem do pobrania. Otrzymasz również powiadomienie w aplikacji.

Następne kroki

Zarządzanie zatwierdzeniami ofert.