Zarządzanie cytatami

Po utworzeniu i wysłaniu ofert, dowiedz się, jak zarządzać nimi i śledzić je na swoim koncie. 

Istnieją dwa sposoby przeglądania ofert i zarządzania nimi:

• Strona indeksu ofert: strona indeksowa wszystkich ofert, które można przeglądać i zarządzać nimi. 
• Z widoku tablicy na stronie indeksu transakcji lub obszaru roboczego sprzedaży: widok tablicy kanban transakcji zawierający informacje o ofertach.

Wyświetlanie i zarządzanie ofertami

Na stronie indeksu ofert można zarządzać ofertami, które mają status „Wersja robocza ” lub zostały już opublikowane, niezależnie od tego, czy zostały podpisane elektronicznie, oczekują na płatność, czy nie.

Poruszanie się po stronie indeksu ofert

Strona indeksu ofert wyświetla wszystkie oferty wraz z ich statusami. Na stronie indeksu można przeglądać oferty w różnych widokach tabelarycznych, dodawać widoki niestandardowe, zarządzać ofertami w wersji roboczej i opublikowanymioraz przechodzić do innych narzędzi związanych z ofertami, w tym edytora motywów, kreatora szablonów, raportowania ofert, analizy opublikowanych ofert i strony przywracania rekordów.

• Użyj zakładek u góry strony indeksu, aby wyświetlić wszystkie oferty, oferty wkrótce wygasające, oczekujące na akceptację lub oczekujące na zatwierdzenie. W prawym górnym rogu kliknij Dodaj widok, aby dodać widok niestandardowy.
  
  
• Abyfiltrować stronę indeksową według określonych właściwości ofert:
  • Kliknij opcję „Filtry zaawansowane” nad tabelą.
  • W prawym panelu wyszukaj i wybierzwłaściwość, według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania.
  • Aby wybrać inną właściwość do dodania do filtra, kliknij+ Dodaj filtr.
  • Aby filtrować według wybranej właściwości lub innego filtra, w sekcji OR kliknij+ Dodaj grupę filtrów.
  • Po skonfigurowaniu filtra kliknijX wprawym górnym rogu panelu. Dowiedz się więcej okonfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.

• Dowiedz się, jak zarządzać poszczególnymi wersjami roboczymi i opublikowanymiofertami.
• Aby przejść do innych narzędzi związanych z ofertami, kliknij w prawym górnym rogu opcję Działania, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
  • Dostosuj styl oferty externalLink: dostosuj wygląd i styl ofert, w tym czcionki, kolory, układ i stylizację.
  • Dostosuj szablony ofert externalLink: twórz i edytuj szablony ofert, z których mogą korzystać sprzedawcy, aby przyspieszyć tworzenie ofert i ujednolicić je dla kupujących.
  • Przejdź do raportów ofert zewnętrzny link: przejdźdo pakietu narzędzi analitycznych dla handlu.
  • Analizuj opublikowane oferty externalLink: analizuj opublikowane oferty.

• • Pobierz opublikowane oferty: pobierz wszystkie opublikowane oferty. Link do pobrania zostanie wysłany na Twój adres e-mail.
    
    
• Dowiedz się, jak eksportować rekordy ofert.

Statusy ofert

Oferty mogą mieć różne statusy:

• Wersja robocza: oferta, która jest w trakcie tworzenia i nie została jeszcze opublikowana.
• Opublikowana: opublikowanaoferta , która nie ma włączonego podpisu elektronicznego ani płatności online.
• Zaakceptowana: oferta, która przeszła wszystkie wymagane etapy (np. zatwierdzenie, metoda akceptacji, płatność).
• Oczekująca na podpis: ofertaoczekująca na podpisy elektroniczne osób podpisujących lub kontrasygnujących.
• Podpisane: podpisana wycena.
• Oczekiwanie na płatność: oferta z włączoną opcją płatności online, która oczekuje na płatność.
• Przetwarzanie płatności: płatność została dokonana przez kupującego i jest przetwarzana.
• Wygasła: wygasła oferta.

Zarządzanie wersjami roboczymi ofert

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na wersję roboczą oferty i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
   • Wyświetl ofertę: wyświetl i edytuj ofertę.
   • Aktywność: wyświetl aktywność oferty. 

• • Klonuj: sklonuj ofertę.
  • Usuń: usuń ofertę. 

Uwaga: wersje robocze ofert można włączyć do przepływów pracy.

Zarządzanie opublikowanymi ofertami

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:

• • Wyświetl ofertę: wyświetl ofertę w HubSpot.

• • Aktywność: wyświetl aktywność oferty. 
  • Skopiuj link do zatwierdzenia: skopiuj link do zatwierdzenia oferty, w przypadku ofert wymagających zatwierdzenia.

• • Kopiuj link: skopiuj link URL oferty.
  • Wyślij e-mailem: otwórzokno dialogowe Wyślij ofertę, aby wysłać ofertę pocztą elektroniczną.
  • Pobierz: pobierz plik PDF z ofertą.
  • Kontrasygnacja: jeśli oferta wymaga kontrasygnacji, wybierz tę opcję, aby otworzyć ofertę i ją kontrasygnować.
  • Oznacz jako podpisane: jeśli oferta wymaga podpisu odręcznego, możesz ręcznie oznaczyć ją jako podpisaną.
  • Konwertuj na fakturę/subskrypcję: przekonwertuj ofertę na fakturę lub subskrypcję.
    • Opcja konwersji na fakturę będzie wyświetlana dla ofert zawierających pozycje jednorazowe.
    • Opcja konwersji na subskrypcję będzie wyświetlana dla ofert zawierających pozycje cykliczne.
  • Klonuj: sklonuj istniejącą ofertę. Sklonowane oferty zawierają powiązania z oryginalną ofertą oraz wartości właściwości pozycji, w tym cenę, warunki i rabat.
  • Wycofaj i edytuj: wprowadź zmiany w ofercie, która została już opublikowana. Po wprowadzeniu zmian zaktualizowana treść oferty będzie wyświetlana za każdym razem, gdy kontakt wyświetli ofertę. Oferty można również wycofać przed ich zatwierdzeniem.

Uwaga: oferty, które zostały podpisane elektronicznie przez wszystkie strony lub zostały opłacone, nie mogą być wycofane, edytowane ani usunięte. Jeśli oferta ma wiele podpisów elektronicznych i nie wszystkie strony podpisały ją elektronicznie, można ją wycofać, edytować lub usunąć.

• • Archiwizuj: oznacz ofertę jako zarchiwizowaną, aby ją wycofać i ukryć z domyślnego widoku strony indeksowej. Zarchiwizowane oferty można wyświetlić, filtrując stronę indeksową według statusu archiwizacji. Kupujący nie mają dostępu do zarchiwizowanych ofert. Tego działania nie można cofnąć. Dowiedz się więcej o archiwizowaniu ofert.
  • Usuń: usuń ofertę, aby trwale usunąć ją ze swojego konta i uniemożliwić kupującym dostęp do niej. Dowiedz się więcej o usuwaniu ofert. Tego działania nie można cofnąć.

Zarządzanie wygasłymi ofertami

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na cytat i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz jedną z opcji:
   • Szczegóły: wyświetl szczegóły oferty. Na stronie Szczegóły w prawym górnym rogu kliknijopcję Wyświetl ofertęexternalLink, abywyświetlić wygasłą ofertę.
   • Pobierz: pobierz plik PDF z ofertą.
   • Klonuj: sklonuj wygasłą wycenę. Sklonowane wyceny zawierają powiązania z oryginalną wyceną oraz wartości właściwości pozycji, w tym cenę, warunki i rabat.

Analizowanie ofert

Wyświetl podsumowanie aktywności opublikowanych ofert, w tym daty wygaśnięcia, przegląd potencjalnych ofert, informacje o opublikowanych ofertach i zalecane działania następcze.

Możesz skorzystać z raportowania ofert, aby uzyskać bardziej szczegółową analizę ofert lub tworzyć niestandardowe raporty dotyczące ofert.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. W prawym górnym rogu kliknijopcję Działania, a następnie wybierz opcję Analizuj opublikowane oferty.
3. Aby filtrować wyświetlane oferty według daty wygaśnięcia, w prawym górnym rogu sekcji Opublikowane oferty kliknij menu rozwijane okresu i wybierz okres, który chcesz wyświetlić.
   
   
4. Oferty z mniejszą liczbą działań niż próg aktywności ustawiony w ustawieniach oferty zostaną wyświetlone na czarno. Oferty z większą liczbą działań niż próg aktywności zostaną podświetlone na zielono. Najedź kursorem na dowolną dymkę oferty, aby wyświetlić nazwę oferty, datę wygaśnięcia i liczbę działań. Zaznacz pole wyboru Pokaż starsze wygasłe oferty, aby wyświetlić poprzednie wygasłe oferty.
   
   
5. W sekcji Przegląd potencjalnych klientów możesz sprawdzić wartość ofert o wysokiej aktywności i ofert, które mogą wygasnąć, a także procentowy wskaźnik akceptacji ofert.
6. W sekcjiOstatnia aktywność ofert można wyświetlić ostatnią aktywność ofert wraz z ich nazwą, datą ostatniej aktywności, kwotą oferty i datą wygaśnięcia.
7. W sekcjiZalecane działania następcze można wyświetlić zalecane działania następcze dla ofert na podstawie aktywności w ofercie i dat wygaśnięcia (np. oferty bez aktywności od dłuższego czasu lub oferty, które wkrótce wygasną). Kliknijopcję Wyślij działanie następcze, aby otworzyć okno dialogoweWyślij ofertę.

Wyświetlanie ofert w widokach transakcji

Oferty można przeglądać na stronie indeksu transakcji lub w widoku tablicy na stronie indeksu transakcji lub w obszarze roboczym sprzedaży.

Aby wyświetlić oferty na stronie indeksu transakcji:

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. Jeśli kolumna „Oferta ”w danych synchronizacji nie została dodana do strony indeksowej:
   • W prawym górnym rogu kliknij opcjęEdytuj kolumny.
   • Zaznacz pole wyboru OfertadataSyncRight Quotei kliknijZastosuj.
3. Wyświetl ofertę w kolumnie DealdataSyncRight Quote.
   
   
4. Oferty mogą mieć jeden z następujących statusów, oznaczonych odpowiednim kolorem:
   
   • Brak powiązanej oferty: szary.
   • Wersja robocza: szary.
   • Opublikowana: żółty.
   • Oczekuje na podpis: żółty.
   • Opublikowane – wysłane: żółty.
   • Wysłane – oczekujące na podpis: żółty.
   • Oczekuje na zatwierdzenie: żółty.
   • Wymagane zmiany: czerwony.
   • Opublikowane – wyświetlone: żółty.
   • Wyświetlone – oczekujące na podpis: żółty.
   • Oczekuje na kontrasygnatę: żółty.
   • Zaakceptowane: zielony.

Aby uzyskać dostęp do ofert z widoku tablicy transakcji lub obszaru roboczego sprzedaży:

1. Aby uzyskać dostęp do widoku tablicy, przejdź do strony indeksu transakcji lub obszaru roboczego sprzedaży:
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty. W lewym górnym rogu kliknij ikonę tablicy siatkowej.
   • Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Obszar roboczy sprzedaży.
     • Upewnij się, że jesteś zarejestrowany w Kanban Board for Deals Now w Sales Workspace beta. Jeśli jesteś superadministratorem, dowiedz się, jak włączyć swoje konto do wersji beta.
     • W górnej części kliknij kartę Transakcje.
2. Oferty są wyświetlane w dolnej części karty transakcji.
3. Oferty mogą mieć jeden z następujących statusów, oznaczonych odpowiednim kolorem:
   
   • Brak powiązanej wyceny: szary.
   • Wersja robocza: szary.
   • Opublikowana: żółty.
   • Oczekuje na podpis: żółty.
   • Opublikowane – wysłane: żółty.
   • Wysłane – oczekujące na podpis: żółty.
   • Oczekuje na zatwierdzenie: żółty.
   • Wymagane zmiany: czerwony.
   • Opublikowane – wyświetlone: żółty.
   • Wyświetlone – oczekujące na podpis: żółty.
   • Oczekuje na kontrasygnatę: żółty.
   • Zaakceptowane: zielony.
     
     

Archiwizowanie i usuwanie ofert

Podczas tworzenia ofert możesz chcieć uporządkować stronę indeksową, usunąć nieużywane oferty lub uniemożliwić kupującym ich wyświetlanie. W tym celu możesz archiwizować i usuwać oferty. 

Po usunięciu lub zarchiwizowaniu oferty nie można jej przywrócić. 

• Archiwizacja oferty: archiwizacja oferty spowoduje ustawienie jej statusu na „Zarchiwizowana”, usunięcie jej z domyślnego widoku strony indeksowej i uniemożliwienie kupującym dostępu do oferty. Nadal można przeglądać, pobierać, klonować i usuwać ofertę na swoim koncie.
  • Oferty, które zostały opłacone, są w trakcie przetwarzania płatności lub są częściowo podpisane, nie mogą być archiwizowane.

• • Archiwizowane oferty można wyświetlić, korzystając z filtra Statusugóry tabeli na stronie indeksu ofert. 
    
    

• Usuń ofertę: usunięcieoferty spowoduje jej trwałe usunięcie z konta HubSpot. Użytkownicy nie będą już mogli wyświetlać oferty w HubSpot, a kupujący nie będą mieli do niej dostępu. Oferty, które zostały opłacone, nie mogą zostać usunięte.

Aby zarchiwizować lub usunąć ofertę:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcjęArchiwizuj lubUsuń.

Śledzenie aktywności ofert

Po udostępnieniu oferty HubSpot śledzi kluczowe działania zarówno ze strony kupującego, jak i wewnętrzne. Dzięki temu masz aktualny wgląd w to, jak kupujący reagują na Twoje oferty, oraz w działania podejmowane w ich sprawie wewnątrz firmy.

Aktywność kupujących

Następujące śledzone działania są rejestrowane jako aktywność w ofercie:

• Oferta wysłana: oferta została udostępniona kupującemu.
• Oferta wyświetlona: kupującyotworzył ofertę.
• Oferta pobrana: kupującypobrał plik PDF.
• Oferta wydrukowana:kupujący wydrukował dokument.
• Oferta podpisana przez kupującego: oferta została podpisana elektronicznie przez kupującego.
• Oferta podpisana ręcznie: ofertazostała oznaczona jako podpisana.
• Oferta zaakceptowana: oferta przeszła wszystkie wymagane etapy i została zaakceptowana przez kupującego (np. zatwierdzenie wewnętrzne, metoda akceptacji (np. podpis elektroniczny), płatność).

Aktywność sprzedawcy

Następujące zdarzenia sprzedawcy są śledzone w ofertach:

• Oferta opublikowana: ofertazostała opublikowana.
• Wniosek o zatwierdzenie oferty złożony przez innego użytkownika:inny użytkownik HubSpot złożył wnioseko zatwierdzenie.
• Odrzucenie zatwierdzenia oferty / prośba o zmiany: oferta została odrzucona lub podczas etapu zatwierdzania zgłoszono prośbę o zmiany.
• Oferta zatwierdzona: ofertazostała zatwierdzona.
• Oferta wycofana: ofertazostała wycofana.
• Oferta kontrasygnowana: ofertazostała kontrasygnowana.
• Oferta wygasła: oferta wygasła.

Wyświetl działania

Aby wyświetlić aktywność ofert na stronie indeksu ofert:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Aby zrozumieć aktywność, skorzystaj z następujących kolumn w tabeli:
   • Data ostatniej aktywności: data ostatniej aktywności dotyczącej oferty.
   • Liczba działań związanych z ofertą: łączna liczba działań związanych z ofertą.
   • Liczba działań związanych z ofertą od ostatniej komunikacji: liczba działań od momentu wysłania ostatniej komunikacji do osoby kontaktowej związanej z ofertą.
   • Liczba wyświetleń oferty: liczba wyświetleń oferty.

Aby wyświetlić aktywność na poszczególnych ofertach:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na cytat i kliknij przycisk Podgląd.
3. Wyświetl aktywność w prawym pasku bocznym, na karcieAktywność cytatów.
   
   

Aby wyświetlić pełną oś czasu aktywności poszczególnych ofert:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na wycenę i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierzopcję Aktywność.
4. Wyświetli się pełna oś czasu aktywności.
   
   

Raportowanie ofert

Możesz tworzyć raporty dotyczące ofert, korzystając z pakietu narzędzi analitycznych dla handlu lub tworząc raport dotyczący pojedynczego obiektu przy użyciu obiektu oferty.

Eksportuj oferty

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. W górnej części tabeli kliknij przycisk Eksportuj.
3. W oknie dialogowym:
   • W polu tekstowymNazwa eksportu wprowadź nazwę eksportu.
   • Kliknij menu rozwijaneFormat pliku i wybierzformat.
   • Kliknij menu rozwijaneJęzyk nagłówków kolumn i wybierzjęzyk.
   • Kliknijopcję Dostosuj, abydostosować eksport:
     • W sekcjiWłaściwości uwzględnione w eksporcie wybierz opcję określającą właściwości, które mają zostać uwzględnione w eksporcie.
     • W sekcjiPowiązania uwzględnione w eksporcie zaznacz pole wyboruUwzględnij powiązane nazwy rekordów, aby uwzględnić powiązane nazwy rekordów (np. transakcję lub fakturę).
     • W sekcjiPowiązania uwzględnione w eksporcie wybierz, czy chcesz uwzględnić do 1000powiązanych rekordów, czywszystkie powiązane rekordy.
   • KliknijEksportuj. Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.

Wykorzystanie danych ofert w innych narzędziach HubSpot

Wykorzystaj właściwości ofert w innych narzędziach, takich jakprzepływy pracyisegmenty, aby zautomatyzować i uporządkować dane ofert w całym HubSpot.

Automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail do kupujących, których oferta nie została jeszcze zaakceptowana, ale wkrótce wygaśnie

Utwórz segment ofert, które nie zostały jeszcze zaakceptowane i zbliżają się do daty wygaśnięcia. Wykorzystaj ten segment w przepływach pracy, aby automatycznie wysyłać wiadomości e-mail do kupujących.

1. Utwórz segment, wybierając obiekt „Oferty” podczas tworzenia segmentu.
2. Dodaj następujące filtry:
   • Akceptowane data nie jest znana.
   • Status oferty to dowolny z opcjiOpublikowana.
   • Termin ważności upływa za mniej niż siedem dni od dzisiaj.
     
     
3. Użyj segmentu w przepływie pracy, aby automatycznie wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem o zaakceptowaniu oferty.

Oferty o wysokiej wartości oczekujące na podpisanie

Utwórz segment, aby ustawić zadanie dla właściciela oferty, aby śledził, gdzie utknęły oferty o wysokiej wartości.

1. Utwórz segment, wybierając obiekt „Oferty ” podczas tworzenia.
2. Dodaj następujące filtry:
   • Kwota oferty jest większa lub równa [kwocie] (na przykład 10 000).
   • Status oferty to dowolny z opcjiOpublikowana.
   • Data akceptacji jest nieznana.
   • Data utworzenia jest starsza niż siedem dni.
     
     
3. Użyj segmentu w przepływie pracy, aby automatycznie utworzyć zadanie dla właściciela oferty, gdy oferta zostanie dodana do aktywnego segmentu.

Ponowne zaangażowanie nabywców wygasłych ofert

Utwórz segment, aby ponownie zaangażować kupujących, których oferty wygasły.

1. Utwórz segment, wybierając obiekt „Oferty ” podczas tworzenia.
2. Dodaj następujące filtry:
   • Status oferty to dowolny z następujących:Wygasła.
   • Data akceptacji jest nieznana.
   • Data wygaśnięcia przypada w ciągu ostatnich 30 dni.
     
     
3. Wykorzystaj segment w przepływie pracy, aby automatycznie utworzyć zadaniedla właściciela oferty. Opcjonalnie wyślij automatyczne wiadomości e-mail do kupującego, gdy oferta zostanie dodana do aktywnego segmentu.

Kolejne kroki

• Zarządzaj zatwierdzaniem ofert.
• Dostosuj oferty za pomocą brandingu i szablonów.