Wersja betaZarządzanie cytatami

Po utworzeniu i wysłaniu ofert dowiedz się, jak zarządzać nimi i śledzić je na swoim koncie.

Istnieją trzy sposoby przeglądania ofert i zarządzania nimi po ich utworzeniu:

• Wszystkie oferty: strona indeksowa wszystkich ofert, które można przeglądać i zarządzać nimi.
• Analiza: podsumowanie ofert, które można filtrować. Podsumowanie zawiera przegląd aktywności i wygaśnięcia ofert, przegląd procesu ofertowego, listę opublikowanych ofert oraz zalecane działania następcze.
• Z widoku tablicy na stronie indeksu transakcji lub obszaru roboczego sprzedaży: widok tablicy kanban transakcji wraz z informacjami o ofertach.

Wyświetlanie i zarządzanie ofertami

Przeglądaj, zarządzaj i analizuj swoje oferty. Możesz zarządzać ofertami o statusie „Wersja robocza” lub ofertami, które zostały opublikowane, niezależnie od tego, czy zostały podpisane elektronicznie, oczekują na płatność, czy nie.

Zarządzanie wersjami roboczymi ofert

Aby zarządzać wersjami roboczymi ofert:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na wersję roboczą oferty i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
   • Wyświetl ofertę: wyświetl i edytuj ofertę. W edytorze ofert zakończ tworzenie oferty.
   • Aktywność: wyświetl aktywność oferty.

• • Klonuj: sklonuj ofertę.
  • Usuń: usuń ofertę.

Uwaga: projekty ofert można włączyć do przepływu pracy.

Zarządzanie opublikowanymi ofertami

Opublikowanymi ofertami można zarządzać na stronie indeksu ofert. Opublikowane oferty mogą mieć różne statusy:

• Opublikowana: opublikowanaoferta , która nie ma włączonej funkcji podpisu elektronicznego ani płatności online.
• Zaakceptowana: oferta przeszła wszystkie wymagane etapy (np. zatwierdzenie, metoda akceptacji, płatność itp.).
• Oczekuje na podpis: oferta oczekująca na podpisy elektroniczne osób podpisujących lub kontrasygnujących.
• Podpisana: podpisana oferta.
• Oczekuje na płatność: oferta z włączoną opcją płatności online, która oczekuje na płatność.
• Przetwarzanie płatności: płatność została dokonana przez kupującego i jest przetwarzana.
• Wygasła: oferta wygasła.

Aby zarządzać opublikowanymi ofertami:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:

• • Wyświetl ofertę: wyświetl ofertę w HubSpot.
  • Wyświetl opublikowaną ofertę: wyświetl udostępnioną ofertę w nowej karcie przeglądarki.
  • Aktywność: wyświetl aktywność oferty.
  • Kopiuj link do zatwierdzenia: skopiuj link do zatwierdzenia oferty, w przypadku ofert wymagających zatwierdzenia.

• • Kopiuj link: skopiuj link URL oferty.
  • Wyślij e-mailem: otwórz okno dialogowe Wyślij ofertę, aby wysłać ofertę pocztą elektroniczną.
  • Pobierz: pobierz wersję PDF oferty.
  • Kontrasygnacja: jeśli oferta wymaga elektronicznego podpisu, wybierz tę opcję, aby otworzyć ofertę i zweryfikować swój podpis.
  • Oznacz jako podpisane: jeśli oferta wymaga podpisu odręcznego, możesz ręcznie oznaczyć ją jako podpisaną.
  • Konwertuj na fakturę/subskrypcję: przekonwertuj ofertę na fakturę lub subskrypcję.
    • Opcja konwersji na fakturę będzie wyświetlana dla ofert zawierających pozycje jednorazowe.
    • Opcja konwersji na subskrypcję będzie wyświetlana dla ofert zawierających pozycje cykliczne.
  • Klonuj: sklonuj istniejącą ofertę, aby ponownie użyć tej samej oferty. Sklonowane oferty zawierają powiązania z oryginalną ofertą oraz wartości właściwości pozycji, w tym cenę, warunki i rabat.
  • Wycofanie i edycja: wprowadź zmiany i poprawki do oferty, która została już opublikowana. Po wprowadzeniu zmian zaktualizowana treść oferty będzie wyświetlana za każdym razem, gdy kontakt wyświetli ofertę. Oferty można również wycofać przed ich zatwierdzeniem.

Uwaga: oferty, które zostały podpisane elektronicznie przez wszystkie strony lub zostały opłacone, nie mogą być wycofane, edytowane ani usunięte. Jeśli oferta ma wiele podpisów elektronicznych i nie wszystkie strony podpisały ją elektronicznie, można ją wycofać, edytować lub usunąć.

• • Archiwizuj: oznacz ofertę jako zarchiwizowaną, aby ją wycofać i ukryć z domyślnego widoku strony indeksowej. Zarchiwizowane oferty można wyświetlić, filtrując stronę indeksową według statusu archiwizacji, ale kupujący nie będą mieli dostępu do zarchiwizowanych ofert. Tego działania nie można cofnąć. Dowiedz się więcej o archiwizowaniu ofert.
  • Usuń: usuń ofertę, aby trwale usunąć ją ze swojego konta i uniemożliwić kupującym dostęp do niej. Dowiedz się więcej o usuwaniu ofert. Tego działania nie można cofnąć.

Analizuj swoje oferty

Użyj zakładki Analizuj, aby wyświetlić podsumowanie aktywności ofert, w tym daty wygaśnięcia, przegląd potencjalnych ofert, informacje o opublikowanych ofertach i zalecane działania następcze.

Możesz skorzystać z raportowania ofert, aby uzyskać bardziej szczegółową analizę ofert lub tworzyć niestandardowe raporty dotyczące ofert.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. W górnej części kliknij kartę Analizuj.
3. Aby filtrować wyświetlane oferty według daty wygaśnięcia, w prawym górnym rogu sekcji Twoje opublikowane oferty kliknij menu rozwijane okresu i wybierz okres, który chcesz wyświetlić.
   
   
   
4. Oferty z mniejszą liczbą działań niż próg aktywności ustawiony w ustawieniach oferty zostaną wyświetlone na czarno. Oferty z większą liczbą działań niż próg aktywności ustawiony w ustawieniach oferty zostaną podświetlone na zielono. Najedź kursorem na dowolną dymkę oferty, aby wyświetlić nazwę oferty, datę wygaśnięcia i liczbę działań. Zaznacz pole wyboru Pokaż starsze wygasłe oferty, aby wyświetlić wygasłe oferty z przeszłości.
   
   
   
5. W sekcji Przegląd potencjalnych klientów można wyświetlić wartość ofert o wysokiej aktywności i ofert zagrożonych wygaśnięciem, a także procentowy wskaźnik akceptacji ofert.
6. W sekcji Ostatnia aktywność ofert można wyświetlić ostatnią aktywność ofert wraz z ich nazwą, datą ostatniej aktywności, kwotą oferty i datą wygaśnięcia.
7. W sekcji Zalecane działania następcze wyświetlaj zalecane działania następcze dotyczące ofert na podstawie aktywności związanej z ofertą i dat wygaśnięcia (np. oferty bez aktywności od dłuższego czasu lub oferty, które wkrótce wygasną). Kliknij opcję Wyślij działanie następcze, aby otworzyć okno dialogoweWyślij ofertę.

Wyświetlaj oferty w widokach transakcji

Oferty można przeglądać na stronie indeksu transakcji lub w widoku tablicy na stronie indeksu transakcji lub w obszarze roboczym sprzedaży.

Aby wyświetlić oferty na stronie indeksu transakcji:

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. Jeśli kolumna „ dataSyncRight ” ( ) oferty nie została dodana do strony indeksowej:
   • W prawym górnym rogu kliknij opcję Edytuj kolumny.
   • Zaznacz pole wyboru „ dataSyncRight uj ofertę” i kliknij „Zastosuj”.
3. Wyświetl ofertę w kolumnie „ Oferta dataSyncRight ”.
   
   
4. Oferty mogą mieć jeden z następujących statusów, oznaczonych odpowiednim kolorem:
   
   • Brak powiązanej oferty: Szary.
   • Projekt: Szary.
   • Opublikowano: Żółty.
   • Oczekuje na podpis: Żółty.
   • Opublikowany – wysłany: żółty.
   • Wysłany – oczekuje na podpis: Żółty.
   • Oczekuje na zatwierdzenie: Żółty.
   • Wymagane zmiany: czerwony.
   • Opublikowane – wyświetlone: żółty.
   • Wyświetlone – oczekujące na podpis: żółty .
   • Oczekuje na kontrasygnatę: żółty .
   • Zaakceptowane: zielone .

Aby uzyskać dostęp do ofert z widoku tablicy transakcji lub obszaru roboczego sprzedaży:

1. Dostęp do widoku tablicy można uzyskać ze strony indeksu transakcji lub obszaru roboczego sprzedaży:
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty. W lewym górnym rogu kliknij ikonę tablicy „ grid ”(Oferty lokalne).
   • Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Obszar roboczy sprzedaży.
     • Upewnij się, że jesteś zarejestrowany w Kanban Board for Deals Now w Sales Workspace beta. Jeśli jesteś superadministratorem,dowiedz się, jak włączyć swoje konto do wersji beta.
     • W górnej części kliknij kartę Transakcje.
2. Oferty są wyświetlane na dole karty transakcji.
   
3. Oferty mogą mieć jeden z następujących statusów, z odpowiednim wskaźnikiem koloru:
   
   • Brak powiązanej wyceny: szary.
   • Wersja robocza: szary.
   • Opublikowany: żółty.
   • Oczekuje na podpis: żółty.
   • Opublikowane – wysłane: żółty.
   • Wysłane – oczekuje na podpis: Żółty.
   • Oczekuje na zatwierdzenie: Żółty.
   • Wymagane zmiany: czerwony.
   • Opublikowane – wyświetlone: żółty.
   • Wyświetlone – oczekujące na podpis: żółty .
   • Oczekuje na kontrasygnatę: żółty .
   • Zaakceptowane: zielone .
     
     

Archiwizowanie i usuwanie ofert

Podczas tworzenia ofert możesz chcieć uporządkować stronę indeksową, usunąć nieużywane oferty lub uniemożliwić kupującym ich wyświetlanie. W tym celu możesz archiwizować i usuwać oferty.

Po usunięciu lub zarchiwizowaniu oferty nie można jej przywrócić.

• Archiwizacja oferty: archiwizacja oferty spowoduje ustawienie jej statusu na Archiwizowana, usunięcie jej z domyślnego widoku strony indeksowej i uniemożliwienie kupującym dostępu do oferty. Nadal możesz przeglądać, pobierać, klonować i usuwać ofertę na swoim koncie.
  • Oferty, które zostały opłacone, są w trakcie przetwarzania płatności lub są częściowo podpisane, nie mogą być archiwizowane.

• • Możesz przeglądać zarchiwizowane oferty, korzystając z filtra statusu Archiwum u góry tabeli na stronie indeksu ofert.
    
    

• Usuwanie oferty: usunięcie oferty spowoduje jej trwałe usunięcie z konta HubSpot. Użytkownicy nie będą już mogli wyświetlać oferty w HubSpot, a kupujący nie będą mieli do niej dostępu. Oferty, które zostały opłacone, nie mogą zostać usunięte.

Aby zarchiwizować lub usunąć ofertę:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz op cję Archiwizuj lub Usuń.

Śledzenie aktywności ofert

Po udostępnieniu oferty HubSpot śledzi kluczowe działania zarówno ze strony kupującego, jak i wewnętrzne, zapewniając wgląd w czasie rzeczywistym w interakcje kupujących z ofertami oraz działania wewnętrzne związane z ofertami.

Aby wyświetlić aktywność ofert na stronie indeksu ofert:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Aby zrozumieć aktywność, skorzystaj z następujących kolumn w tabeli:
   • Najnowsza aktywność: pokazuje najnowszą aktywność cytatu.
   • Wyświetlenia oferty: pokazuje , ile razy oferta została wyświetlona.

Aby wyświetlić aktywność dotyczącą pojedynczej oferty:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Kliknij opublikowaną wycenę.
3. Wyświetl aktywność w prawym pasku bocznym, na karcie Aktywność.

Aby wyświetlić pełną oś czasu aktywności pojedynczej oferty:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na cytat i kliknij przycisk Podgląd.
3. Kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Aktywność.
4. Wyświetli się pełna oś czasu aktywności.

Aktywność kupującego

Następujące śledzone działania są rejestrowane jako aktywność na ofercie:

• Oferta wysłana: oferta została udostępniona kupującemu.
• Wyświetlona oferta: kupujący otworzył ofertę.
• Oferta pobrana: kupujący pobrał plik PDF.
• Oferta wydrukowana: kupujący wydrukował dokument.
• Oferta podpisana przez kupującego: oferta została podpisana elektronicznie przez kupującego.
• Oferta podpisana ręcznie: oferta została oznaczona jako podpisana.
• Oferta zaakceptowana: oferta przeszła wszystkie wymagane etapy i została zaakceptowana przez kupującego (np. zatwierdzenie wewnętrzne, metoda akceptacji (np. podpis elektroniczny), płatność itp.

Aktywność sprzedającego

Następujące zdarzenia sprzedawcy są śledzone w ofertach:

• Oferta opublikowana: oferta została opublikowana.
• Wniosek o zatwierdzenie oferty złożony przez innego użytkownika: inny użytkownik HubSpot złożył wniosek o zatwierdzenie.
• Odrzucenie zatwierdzenia oferty / prośba o zmiany: oferta została odrzucona lub podczas etapu zatwierdzania zgłoszono prośbę o zmiany.
• Oferta zatwierdzona: oferta została zatwierdzona.
• Oferta wycofana: oferta została wycofana.
• Oferta kontrasygnowana: oferta została kontrasygnowana.
• Oferta wygasła: oferta wygasła.

Raporty dotyczące ofert

Możesz tworzyć raporty dotyczące ofert, korzystając z pakietu narzędzi analitycznych dla handlu lub tworząc raport dotyczący pojedynczego obiektu przy użyciu obiektu oferty.

Eksportowanie ofert

Superadministratorzy w koncie Commerce Hub Professional lub Enterprise mogą pobrać pliki PDF wszystkich ofert opublikowanych na koncie.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Oferty.
3. W sekcji Pobierz opublikowane oferty kliknij Pobierz.
4. Po przetworzeniu pliku do pobrania otrzymasz link do pobrania na adres e-mail. Otrzymasz również powiadomienie w aplikacji.

Kolejne kroki

Zarządzaj zatwierdzaniem ofert.